Q1 - Ministerio de Comercio, Industria y Turismo de Colombia

PLAN DE ACCIÓN PES 2015
Seguimiento Comité Fortalecimiento Institucional
OBJETIVO
MISIONAL:
Estrategias
Para el 2018, el Sector Comercio, Industria y Turismo será un modelo excelencia en el sector publico, gracias a su modelo de gestión por resultados y a su esquema de bienestar
Iniciativa
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
administrativo.
1. Gestión
Misional y de
Gobierno
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Seguimiento
a
los
indicadores de Sinergia
en cada comité de
Planeación
Estratégica
Sectorial
(Industria,
Comercio y Turismo).
Meta
Resultado
Cumplimie
nto
1
100%
100%
Total Iniciativa
7.1
Comentario
Responsable
Los indicadores del Plan Nacional de Desarrollo a cargo del Sector CIT, se empezarán a cargar en la plataforma Sinergia una vez el mismo sea aprobado en el Congreso cuyo plazo Mary Amalia Vásquez
vence el 7 de mayo, periodo después del cual se realizará el alistamiento del sistema que tomará algunos días, luego se efectuarán las capacitaciones a los usuarios del sistema y se Jefe Oficina Asesora
de Planeación
espera que en los primeros 10 días del mes de junio, los responsables puedan realizar el reporte correspondiente. Así las cosas, el seguimiento por parte de la OAPS, se llevará a
Sectorial
cabo a partir de Q2.
100%
Sensibilizar a través de
los
medios
de
comunicación
el
significado
de
participación ciudadana
como el ejercicio de
diálogo entre el Estado y
la Comunidad para hacer
parte a los ciudadanos en
la formulación de las
políticas,
planes
y
proyectos
de
las
entidades del Sector.
Publicación
actualización
información básica
y
de
Formulación
Plan
Acción Micitios
de
7. Transparencia
en la gestión del
Seguimiento
Plan
desarrollo
Acción Micitios
administrativo.
2.
Transparencia,
participación y
servicio al
ciudadanía
de
1
72%
72%
Ministerio. Definió 6 actividades a desarrollar a través de los medios de comunicación virtual y presencial; 1.Informar y capacitar en las políticas, planes y proyectos 2. Hacer seguimiento a proyectos
de normatividad; 3.Promover participación ciudadana a través del correo electrónico 4.Automatizar los datos personales y profesionales de los ciudadanos para ser convocados al ejercicio de
participación ciudadana; 5.Sensibilizar el significado de participación; 6.Establecer el diálogo con la comunidad en las Ferias Nals. Servicio al Ciudadano. Se realizaron las actitividades 1, 3 y 6 con la
participación de 533 ciudadanos, la publicación del correo electrónico y divulgación de Ferias en la página Institucional.
Supersociedades. La página web publicó protocolo atención al ciudadano, en trámites y servicios www.supersociedades.gov.co/tys/Paginas/AtencionCiudadano.aspx.
Artecol. Sensibilizó sobre el valor de la participación ciudadana, por medio de foros y blogs. Realizó el Foro para retroalimentación por parte de la ciudadanía del Plan Estratégico 2015-2018; En redes
sociales se convocó a participar en el Primer taller de demostración de oficio 2015 y Expoartesanías 2015; Incentivó el uso del canal Contáctenos, atendiendo 304 solicitudes; Incentivó la participación
Libia Gómez de
de los artesanos en actividades y servicios: Jornadas Asesorías puntuales, Comité de compras, Medalla Maestría Artesanal, Becas para programa técnico de joyería, Cursos cortos joyería y Registro de
Galeano
marca.
Coordinadora
SIC. Sic Móvil espacio de participación ciudadana. Dialogó abierto entidad - ciudadania de una región específica. Link . http://www.sic.gov.co/drupal/sic-movil, para consultar los soportes 2015.
Atención al Ciudadano
INM. Desarrolló una reunión con la Procuraduría General para profundizar en la aplicación de la ley de transparencia en la información. Aplicó el cronograma para la entrada en funcionamiento de la
nueva página web dando facilidad de uso y cercanía al ciudadano.
JCC. En 2 piezas comunicacionales se sensibilizó el significado de participación ciudadana y los mecanismos que la Entidad ha habilitado para que los usuarios ejerzan dicho derecho.
Bancóldex. Realizó un ejercicio de materialidad con un grupo de stakeholders, a través de la empresa Contreebute, profundizando el rol de la entidad, su futuro y los asuntos sociales, ambientales y de
gobierno corporativo, teniendo en cuenta la estrategia de negocio y las expectativas de los grupos de interés.
FNG. Por correo electrónico y por la intranet se divulgó una cápsula informativa referente al Plan Anticorrupción como uno de los mecanismos de participación ciudadana. Así mismo generó en las
redes sociales una plataforma de comunicación.
No reportaron: Procolombia, Fontur y Fiducoldex
1
100%
100%
MinCIT: Si bien la mayoría de la información clasificada en este ítem se encontraba publicada en la Página Web del Minsterio, para mayor claridad y facilidad de acceso, el 6 de marzo
se creó una sección especial llamada "Ley de Transparencia y Acceso a la información", en la que se ha compilado la información indicada por la Ley 1712 de 2014, lo que ha
permitido que para el Q1 se cumpliera con la meta impuesta para ese periodo.
Las nueve entidades del sector reportaron el link donde se encuentra publicada la informaciòn bàsica requerida.
1
100%
100%
Los MiCITios de San Andrès, Pasto, Armenia, Ibague, Neiva y Manizales, cuentan con su repectivo Plan de Acciòn encaminados al cumplimiento de los objetivos estratègicos de
Comercio, Industria, Turismo y Fortalecimiento Institucional. Estos planes de acciòn son el resultado de las mesas del trabajo de las entidades del sector y los lineamientos de la
metodologìa SBDC y el mejoramiento de la competitividad a nivel regional.
100%
A Q1 las actividades desarrolladas en los MiCITios se encuentra la identificaciòn de empresas con o sin potencial exportador, estudio y otorgamiento de crèdito para modernizaciòn de
mipymes, atenciòn a empresas para modernizaciòn, desembolso de crèditos para microempresas y jornadas de formaciòn financiera. Adcionalemente, los coordinadores de Armenia,
San Andrès, Ibaguè y Pasto se han capacitado en el modelo SBDC.
1
100%
1
Rosalba Cubillos
Coordinadora Grupo
de Comunicaciones
con el apoyo de las
áreas responsables
de la información.
Gina Astrid Salazar
Secretaria General
Estrategias
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
Iniciativa
administrativo.
2.
Transparencia,
participación y
servicio al
ciudadanía
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Meta
Consolidación del Plan
Anticorrupción y atención
al ciudadano.
1
Resultado
82%
Responsable
Cumplimie
nto
82%
De acuerdo a lo establecido normativamente, las Oficinas de Planeación del Sector, realizaron la consolidación del Plan Anticorrupción y atención al ciudadano, con el apoyo de las dependencias y se encuentra
publicado en la paginas web así:
MinCIT: en el link http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=9754
INM: http://www.inm.gov.co/index.php/el-inm/planes-y-programas/plan-anticorrupcion
JCC:https://www.jcc.gov.co/images/pdfs/actualizacion/Control%20Interno/Plan_de_Anticorrupcion_y_Atencion_al_Ciudadano_2015_.pdf
SIC: http://www.sic.gov.co/drupal/transparencia-participacion-y-servicio-al-ciudadano
SS: http://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/Plan-Anticorrupcion-y-de-Atencion-al-Ciudadano/Documents/Plan%20Anticorrupci%c3%b3n%202015%20ajus.pdf
ARTECOL: http://www.artesaniasdecolombia.com.co/Documentos/Contenido/15644_plan-anticorrupcion-servicio-ciudadano-adc-2015.pdf
FNG: http://www.fng.gov.co/sobre-el-fng/entidades-y-mecanismos-de-control/mecanismos-de-control/plan-anticorrupcion
FIDUCOLDEX: www.fiducoldex.com.co/userfiles/SARO%20DICIEMBRE%202014%20pagina%20web.pdf
BANCOLDEX:http://www.bancoldex.com/documentos/4667_Programa_de_Prevencion_Riesgos_de_Fraude_y_Corrupcion.pdf
No reporta Fontur y Procolombia.
MinCIT: Se efectuó el seguimiento al Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano del periodo comprendido entre enero a marzo de 2015 y se puede evidenciar en la respectiva Matriz de Seguimiento a través del
Enlace: http://www.mincit.gov.co/publicaciones.php?id=9754 de la página Web del MinCIT.
JCC: Se realizó el seguimiento al plan de anticorrupción y de atención al ciudadano, siguiendo los lineamientos de la Estrategia para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. El seguimiento se
publicará en la página web de la Entidad en el link de políticas planes y programas - Seguimiento plan de anticorrupción y de atención al ciudadano.
Bancóldex: El seguimiento que realiza Bancóldex al Plan Anticorrupción y atención al ciudadano se evidencia en el archivo adjunto "Consol Seg Estrat Plan Antic At al ciudadano".
ArteCol: De acuerdo a lo establecido normativamente, el primer seguimiento al Plan fue realizado el 30 de abril de 2015, evidenciando un avance general del 16,37% de sus cuatro componentes, así: Componente 1:
Mapa de Riesgos de corrupción 5,77%; Componente 2: Medidas antitrámites 2,75%; Componente 3: Rendición de cuentas 0,%; Componente 4: Mecanismos de mejoramiento del servicio al ciudadano 7,85%.
SuperSociedades: La OCI efectua el segumiento de Q1 y emetiò la constancia de verificaciòn la cual fue publicada en la pàgina Web de la entidad.
Giovanny Chamorro
Jefe Oficina de
SIC: Se realizó el seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano el 30 de abril de 2015, publicandolo en la página web en http://www.sic.gov.co/drupal/control-interno en el numeral 6. Seguimiento al
Control Interno
Modelo de Planeación y Gestión Institucional 2015 item 4
ProColombia: Se finalizó la capacitación de SARLAFT,
- Se capacitó el 90% de las oficinas comerciales
- En Colombia se capacito al 98% de los nuevos funcionarios, equivalente a 30 personas
- Los temas que se incluyeron fueron: Lavado de Activos, Impacto, Normatividad, Magnitud, Tipología y señales de alerta.
INM: Realizó el seguimiento con corte al 30 de marzo de los componetes que hace parte del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano.
FNG: Efectuó el seguimiento donde se reportan los entregables a enero y Abril de 2015
No reportan: Fontur y Fiducoldex.
Seguimiento
Plan
Anticorrupción y atención
al ciudadano.
1
82%
82%
Formulación
Plan de
Capacitación por entidad
1
100%
100%
El Ministerio y las entidades FNG, Fiducoldex, ArteCol, Bancòldex, Fontur, INM, SIC, SuperSociedades, JCC y ProColombia establecieron el Plan de Capacitaciòn para el año 2015.
100%
ArteCol: El plan BCS en su eje de capacitación cuenta con un total de cinco (5) actividades a ser desarrolladas a paritr de finales de Q2.
Bancòldex: Se han realizado las capacitaciones en temas tècnicos y legales, de acuerdo con el programa general.
Fontur: Se capacitò en Cultura Coorporativa y Procedimientos internos en el nuevo modelo de gestiòn y en desarrollo de competencias en relaciòn a la retroalimentacion de las jefes
de la entidad.
Fiducoldex: Dentro del
plan de Capacitación se realizaron cursos en Bonds Loans and Derivatives Andes, seminarios de quejas y reclamos, actualizaciòn de FIC's, seminarios en gerencia de riesgos,
contratciòn laboral, temas de UGPP, certificaciones AMV, fiducia inmobiliaria y cursos para comunicaciòn y trabajo en equipo para una cultura de servicio.
FNG: La entidad ha realizado las siguientes actividades en capacitaciòn: Incentivos segunda lengua e incentivos a carrera profesional y especializaciòn; Neurobrandin y Diplomado en
Talento Humano.
INM: Se capacitò en gestiòn docuemntal con apoyo cpn el AGN, cursos de SIIF Naciòn, metrologìa bàsica, temperatura y humedad, seminario manual de contrataciòn y norma
NTG17025.
MINCIT: En el programa de Cpacitaciòn no esta contemplado entregables para Q1.
SIC: Se capacitò a los funcionarios en normas internacionales y àrea financiera.
SuperSociedades: Se realizan los seguimientos periòdicos a la ejecuciòn del Plan Institucional de Capacitaciòn a travès de la Secretaria General en los Comitès Ejecutivos. Se realiza
un informe trimestral del Plan Institucional de Capacitaciòn.
PROCOLOMBIA: La entidad realizó capacitaciones en Excel, TLC, Inducción y guardinanes del conocimiento.
JCC: Se han estado realizando capacitaciones con la càmara de comercio, la ARL positiva y capacitaciones con otras enmpresas.
Total Iniciativa
7.2
Mary Amalia Vásquez
Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Sectorial
89%
Seguimiento
Plan
de
Capacitación por entidad
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
administrativo.
Comentario
1
100%
2
María del Rosario
Becerra
Coordinadora Talento
Estrategias
Iniciativa
Formulación
Plan
Bienestar por entidad
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
administrativo.
3 Gestión del
Talento Humano
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Seguimiento
Plan
Bienestar por entidad
de
de
Actualización del Plan
Anual de Vacantes a las
entidades que aplique de
acuerdo con la ley 909 de
2005.
Elaboración acuerdos de
Gestión Suscritos, para
las entidades que aplique
Comentario
Meta
Resultado
Cumplimie
nto
1
100%
100%
Las entidades del sector: MinCIT, FNG, Fiducoldex, ArteCol, Bancòldex, Fontur, INM, SIC, SuperSociedades,JCC y ProColombia cuentan con el Plan de Bienestar para el 2015.
100%
Todas las entidades del sector hacen parte de las Olimpiadas Sectoriales, las cuales se inaguraron el 10 de marzo y empezaron el 11 de marzo dle presente año.
ArteCol: El plan BCS en su eje de bienestar cuenta con un total de seis (6) actividades a ser desarrolladas durante el año; durante Q1, se tenía proyectado dar alcance a dos de ellas, el cumplimiento fue el siguiente:
1. Tips semanales por la Intranet: Se realizaron publicaciones semanales de tips y artículos por la intranet relacionados con los siguientes temas: Comer sano trae excelentes beneficios, Alimentos que ayudan a hidratar
tu piel, Que causa el sobrepeso y cómo prevenirlo, hábitos de vida saludable y riesgos de la diabetes, Sabes si presionas a tu hijo en los deportes, adicionalmente se realizó la campaña de orden y aseo y se realizó
María del Rosario
campaña de sensibilización, frente a la importancia de realizar pausas activas durante la jornada de trabajo.
Becerra
2. Celebración de fechas especiales: En el mes de marzo se celebró el día de la mujer con un desayuno y entrega de un detalle; se contó con la asistencia de 70 mujeres; para el día de San José, AdC celebro el día
Coordinadora Talento
del hombre con un detalle y felicitación a través de la intranet.
Humano
Bancoldex: Programas deportivos, torneo interno de bolos, programas recreativos ambientales, programas culturales, programas sociales, programas de formación, programas de cuidado y salud.
FONTUR: Se celebraron los cumpleaños, día de la mujer, día del hombre. Se llevaron a cabo cursos deportivos y jornadas de vacunaciòn.
FIDUCOLDEX: Se celebraron el dìa de la mujer, día del hombre, jornas de vacunaciòn, cursos deportivos y asesorìas de empresas de servicios.
FNG: Se elaboraron las tarjetas virtuales de cumpleaños, dìa de la mujer y dìa del hombre. Adicionalmente se realizò un plan integral de motiviaciòn.
INM: Se celebrò el dìa de la mujer y del hombre, cumpleaños y se realizaron clases de rumba para sus funcionarios.
MINCIT: La entidad celebrò el dìa de los cumpleaños, el dìa de la mujer, el dìa del hombre. Se llevaron a cabo cursos deportivos, asesorìas de compensar y EPS.
SIC: Se celebrò el día Internacional de la Mujer, Cumpleaños Servidores, Concurso Temas Entidad.
SuperSociedades: 1- Se realizar seguimientos periodico a la ejecucion del Plan de Bienestar Intitucional a traves de la Secretaria General en los Comites Ejecutivos Principales actividades: -Suscripcion contrato de
Compensar para apoyar las actividades de integracion; Apoyo logistico de las Olimpiadas Intersectoriales, Conmemoracion con mensaje a Contador y Periodista, actividades de pausas activas, día madre.
PROCOLOMBIA: La entidad realizò las actividades propuestas en el Plan de Bienestar a saber, la celebraciòn del dìa de la mujer y del hombre, cumpleaños; actividades deportivas y de relajaciòn.
JCC: Se han realizado las actividades como cumpleaños, dìa de la mujer, dìa del hombre, junto con actividades para la realizaciòn de pausas activas.
1
1
1
100%
100%
80%
Total Iniciativa
7.3
100%
80%
MinCIT: La entidad estableciò con el Plan de Anual de Vacantes, para ello cuenta con el presupuesto y el procedimiento para proveer los cargos que se encuentran vacantes en la
planta de personal. Se reportan las vacantes y novedades al DAFP.
JCC: Se realizò la guìa del Plan Anual de Vacantes bajo los paràmetros y normas vigentes para su realizaciòn.
SuperSociedades: Tiene un plan de trabajo en el cual uno de los entregables es Archivo de Planta de Personal, donde se evidencian las vacantes temporales y las definitivas.
SIC: La entidad cuenta con el Plan Anual de Vacantes.
INM: se reporto al DAFP y a la CNSC, lo relacionado con las vacantes definitivas al 2014 y 2015.
No Aplica para: Bancòldex, ArteCol, ProColombia, FNG, Fontur y Fiducoldex.
MinCIT: Se elaboraron 19 acuerdos de gestiòn, incluyendo las 3 oficinas en el exterior.
ArteCol: Se elaboraron los acuerdos de Gestión de dos de los tres subgerentes y del jefe de la Oficina de Planeación. Se aclara que el acuerdo del subgerente administrativo y
financiero no ha sido suscrito ya que el cargo fue provisto en abril 9 de 2015 y aún no ha vencido el plazo estipulado por la Ley para su suscripción.
SuperSociedades y SIC: Se elaboraron y suscribieron los acuerdos de gestiòn.
No Aplica para: Bancòldex, JCC, ProColombia, FNG, Fontur y Fiducoldex
No reporto: INM
97%
Actualización del Plan de
ajuste tecnológico
Responsable
1
90%
90%
MinCIT:Se actualizó el Plan de ajuste tecnológico, según el proyecto de inversión aprobado para el 2015.
JCC: Se realizó el ajuste funcional y tecnológico del Sistema de Gestión Documental ccsNET.
Bancóldex: El plan de ajuste tecnológico de Bancóldex se encuentra descrito en el archivo "PESGA 2015 Q1 - Tecnología".
ArteCol: Se actualiza el Plan de ajuste tecnológico, con alcance a 31 de diciembre de 2015. El mismo es gestionado por la Oficina Asesora de Planeación e Información y está incluido en el Plan de acción del proceso
de Gestión TICS.
SuperSociedades: El plan de ajuste tecnològico esta asociado al plan estratègico de Tecnologìa.
SIC: La entidad cuenta con el Plan de ajuste tecnològico el cual incluye entre otros items la adquisiciòn, renovaciòn y mantenimiento d el aplataforma tecnològica y el desarrollo y mantenimiento de sistemas de
informaciòn.
ProColombia: A Q1 ProColombia, continua con los siguientes contratos vigentes: Outsourcing de impresión, Computación en la nube,Tercerización del centro de datos, Comunicaciones unificadas, Telepresencia
INM: Adquisición de nuevas tecnologías de información, servicios de comunicaciones y dispositivos de seguridad que conllevan su respectivo mantenimiento preventivo y correctivo
Fiducoldex: Actualización del Plan de ajuste tecnológico
FNG: Se actualiza el Plan de ajuste tecnològico de conformidad con los lineamientos GEL.
No reporto Fontur
3
Estrategias
Iniciativa
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Meta
Plan
para
la
Implementación de un
Sistema de Gestión de
Seguridad
de
la
Información.
1
Resultado
82%
Seguimiento del
programa de ahorro y uso
eficiente de papel. "Cero
papel".
1
1
90%
90%
Responsable
Cumplimie
nto
82%
7. Plan Administrativo
de excelencia
Actualización del
programa de ahorro y uso
eficiente de papel. "Cero
papel".
Comentario
90%
90%
MinCIT: Se actualizó el plan de conformidad con el proceso: "Concurso de Méritos Abierto No. 01 de 2015, por medio del cual se seleccionará el contratista para la definición del sistema de gestión de seguridad de la
información - SGSI - en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo aplicando los requisitos establecidos en la norma ISO 27001:2013 y los lineamientos del programa de gobierno en línea, acorde con las
especificaciones técnicas mínimas solicitadas"
JCC: Se realizó el plan para llevar a cabo la implementación del Sistema de Seguridad de la Información.
Bancóldex: Esta entidad al ser vigilada por la Superintendencia Financiera, tiene implementado el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI desde el año 2007. Dicho sistema no se encuentra publicado
en la página web por considerarlo información pública clasificada de propiedad intelectual y profesional del Banco.
ArteCol: Se realiza el Plan para la Implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información, con alcance a 31 de diciembre de 2015. El mismo es gestionado por la Oficina Asesora de Planeación e
Información y está incluido en el Plan de acción del proceso de Gestión TICS.
SuperSociedades: Se definiò el Plan de implementaciòn con miras a mantener la certificaciòn del sistema de seguridad de la informaciòn.
SIC: Para la vigencia 2015, en el marco de la ejecuciòn del Plan de tratamiento de riesgos del SGSI se tiene previsto la implementaciòn de los controles iniciales, que corresponden a los 6 controles que tienen mayor
impacto en los grupos activos de informaciòn.
INM: Implementación de la etapa del HACER en el SGSI para el 2015
Fiducoldex: Actualización del SGSI
FNG: Elaborar política de integrada del Sistema Integrado SGI, Actualizar Objetivos Del Sistema Integrado SGI, Indicadores de Seguridad de la Información, Roles y responsabilidades de Seguridad de la Información.
No reporta Fontur y Procolombia
MinCIT: Se Actualiza el programa de conformidad con la directiva 04 del 2012 para el año 2015.
JCC: En el plan de gestión ambiental vigencia 2015, presenta como estrategia, garantizar el óptimo uso de papel en el desarrollo de actividades administrativas, para el logro de esto se formularon tres (3) actividades
Edgar Carrillo
los cuales son:1. Realizar aprovechamiento del papel. 2. Aplicar CcNet (Software de gestión documentall) 3.Realizar seguimiento al consumo mensual de resmas de papel.
Jefe Oficina Sistemas
Bancóldex: Esta actualización incorpora nuevas implementaciones requeridas por distintas áreas del Banco, y cuentan con un Cronograma Plan Cero positivo para Q1 del 2015.
de Información
ArteCol: Se cuenta con el PIGA 2013-2016, el cual fue actualizado dando alcance al desarrollo de los programas de ecoeficiencia para 2015, dentro de los cuales se encuentra incluido el Programa de ahorro y uso
eficiente de papel, cuyo objetivo es: Racionalizar el consumo de papel conforme a la directiva presidencial 04 de 2012 “Cero Papel” en la sede principal de Artesanías de Colombia.
Supersociedades: Se ha realizado el plan operativo para cero papel, el cual cuenta con actividades de estadìsticas, sensibilizaciòn y acompañamiento a partir de la implemenatciòn de buenas pràcticas de
sensibilizaciòn del uso racional del papel en la entidad.
SIC: Se actualizò el programa cero papel y se elaborò plan de mejoramiento con base en los resultados obtenidos en la vigencia 2014.
ProColombia: Se realizò la contratación del un BPM para ProColombia, para lo procesos de correspondencia interna, contratos, entre otros.
INM: inclusión Implementación del Uso Eficientede Papel en el PGA
Fiducoldex: Actualización del programa de ahorro y uso eficiente de papel. "Cero papel". Para el año 2015
FNG: presentación en Power con las actividades para el 2015, en este programa
No reporto Fontur
MinCIT: Contrato de Prestación de Servicios N° 182 de 2015, suscrito para realizar nuevos funcionalidades del sistema de Gestión Documental, módulo de tareas y Sistema de Comisiones y viáticos.
JCC: Mensualmente el área de Almacén realiza seguimiento al consumo de resmas de papel por áreas, comparando el trimestre actual con el inmediatamente anterior es posible identificar una reducción del 49%.
Asimismo se diseño un indicador que permite realizar seguimiento mensual al consumo de papel en la realización de las tareas de la Entidad.
Bancóldex: 1. Actualización de la interfaz del software de administración documental, la cual cuenta con el aspecto y funcionalidad de Office 2007 y 2010, y es más fácil de utilizar, ésta interfaz ayuda también a
encontrar y manejar información necesaria para el trabajo diario de los funcionarios del Banco, sin requerir un aprendizaje previo.
2. Control de cambios aprobados al flujo electrónico de facturas implementado en Onbase, como parte de los mecanismos diseñados para disminuir los costos y riesgos asociados a la manipulación de documentos en
soporte papel. Se adjuntan los siguientes entregables: 2.1 Registros Deck de pruebas usuarios FMI, UDI y PTP.
2.2 Diagrama técnico funcional de flujo electrónico configurado.
ArteCol: El programa de ahorro y uso eficiente de papel, se desarrolla en el marco del PIGA y es parte de los programas de ecoeficiencia. Se presentan a continuación los avances:
- Respecto a la actividad de promoción de buenos hábitos, se continúa con la reducción del No de resmas entregadas por oficina. - Disminución importante del número de fotocopias realizadas por la entidad.- Se realiza
el registro y verificación mensual del ahorro de consumo de papel de forma mensual. Dicho registro puede evidenciarse en el anexo del presente informe.
Para Q1 se evidencia una disminución del 87% en el consumo de papel con respecto al año anterior, debido esencialmente a la importante reducción en el número de fotocopias realizadas.
Supersociedades: Se han venido implementando seguimientos a cada una de las àreas de la entidad por centro de costos con el fin de detectar àreas crìticas del consumo para realizar seguimiento a las mismas. Se
cuenta con el servicio de envìo de correos electrònicos certificados por el CertiMail, con lo que se espera reducir el consumo de envìos por medio tradicional fìsico.
SIC: Se iniciò la divulgaciòn del proyecto sticker digital que permite la automatizaciòn de los correos electrònicos que llegan al buzòn institucional.
ProColombia: Se da inicio a la ejecución del contrato en el mes de marzo de 2015.
INM: Ejecución del PGA en el tema de la Implementación del Uso Eficientede Papel
Fiducoldex: diseñó el programa “Cero Papel “ para el presente año el cual está para aprobación teniendo en cuanta que se involucra para el manejo de documentos el sistema Bizagi para radicación y manejo de la
correspondencia interna. La etapas del programa contempla desde la Socialización por diferentes medios que lleguen al funcionario; la etapa de Educación e informe de indicadores de gestión.
FNG: presentacion de informe con las actividades desarrolladas en el primer Q
No reporto Fontur.
4
Estrategias
Iniciativa
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Meta
Formulación
Plan
Gestión Ambiental
entidad.
de
por
1
Resultado
82%
Comentario
Responsable
Cumplimie
nto
82%
Las entidades del sector formularon sus planes de gesión ambiental, así:
INM.: Se formuló el PGA con los programas Ahorro y uso eficiente de agua, Uso racional de energía eléctrica, Gestión integral de residuos y Gestión integral de residuos peligrosos y electrónicos.
SIC.: Se realizó actualización de los tres programas que hacen parte del SGA para el 2015 (Residuos Sólidos, Uso Eficiente y Racional de Agua, Uso Eficiente y Racional de Energía).
S.S.: Se realizó el cronograma de actividades para 2015 para cada uno de los programas del SGA
JCC.: Durante el mes de enero y de manera conjunta se formuló el PGA, en los programas de agua, energía, residuos sólidos y adquisición de bienes y servicios y el programa de uso eficiente de papel y el de
comunicación ambiental..
ProColombia: Se incluyó en la planeación el tema ambiental para el 2015.
Bx: Incluyó en su planeación las Iniciativas ambientales: clasificación de desechos orgánicos y reciclables, adquisición de vasos ambientalmente amigables, programa de rutas de transporte para empleados, cmpañas
educación para el cuidado ambiental, ahorro de papel y onsumo de energía eléctrica.
ADC: Se cuenta con el PGA 2013-2016, el cual fue actualizado para 2015, el cual incluye los programas de: Uso eficiente del agua, la energía, el papel, Gestión Integral de los residuos, Consumo sostenible y la
implementación de prácticas sostenibles. Del mismo modo el PGA Misional, se orientó a: Fortalecimiento de la legalidad ambiental en el sector artesanal; Articulación interinstitucional; Promoción del manejo adecuado
de materias primas; Gestión ambiental de la producción.
FNG: Para Q1 se realizó la formulación del programa de gestión ambiental para 2015, teniendo en cuenta los criterios de uso eficiente del agua, uso eficiente de la energía, gestión integral de residuos y papel, criterios
ambientales para el control de emisiones atmosféricas, mejoramiento de condiciones ambientales internas.
MinComercio: Durante el primer trimestre de 2015, se formuló el PGA, el cual contiene los Programas de Gestión Integral de residuos, uso eficiente de la energía, el papel y del agua, control de emisiones atmosféricas,
criterios de sostenibilidad para la adquisición de bienes y servicios, educación y sensibilización ambiental y gestión ambiental misional. Cada uno de ellos actualizados y ajustados de conformidad con la normatividad
ambiental vigente y las observaciones de la auditoría realizada en diciembre.
No reporto: Fontur, Fiducoldex.
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
administrativo.
4 Eficiencia
Administrativa
1
82%
82%
INM: Se cumplió con las actividades programadas para el primer trimestre del añoel PGA en los programas Ahorro y uso eficiente de agua, Uso racional de energía eléctrica, Gestión integral de
residuos y Gestión integral de residuos peligrosos y electrónicos..
SIC: Se realizó seguimiento a los tres programas que hacen parte del Sistema de Gestión Ambiental (Residuos Sólidos, Uso Eficiente y Racional de Agua, Uso Eficiente y Racional de Energía).
Priscila Aunta
SS: Se efectuó seguimiento a las actividades propuestas para el 2015 en cada uno de los programas del SGA: 1. Procove: Se realizó la fumigación y control de roedores en la sede Bogotá, conforme lo Coordinadora Grupo
establecido. 2. Control de Emisiones Atmosféricas y Ruido: Se firma acta de inicio el 12 de mayo del contrato para la medición de huella de carbono. 3. Procure: Se realiza socialización a las
Asuntos Ambientales
Intendencias Regionales, se actualiza la información correspondiente al consumo y pago de los servicios de Agua y Luz. Se lleva un registro de consumo de papel y se realiza mensualmente la
y Desarrollo
Sostenible
campaña de apagado de luces al finalizar la jornada laboral. 4. Residuos Eléctricos, Electrónicos y Tecnológicos: Se realiza inspección a la unidad de almacenamiento, se realiza socialización en el
mes de abril del programa RESTEL a las Intendencias Regionales. 5. Gestión Integral de Residuos Sólidos: Se realiza mensualmente inspección a los puntos ecológicos, se realiza la cuantificación y
caracterización de los residuos ordinarios cuarteo, se solicita el servicio de recolección especial para los residuos de poda, mensualmente se realiza un recorrido para el retiro de las dependencia del
papel archivo para reciclar, se realiza inspecciones continuas a la unidad de almacenamiento temporal de residuos a fin de verificar el orden y aseo y se apoya al programa de tapas para una vida.
JCC: Se realizó seguimiento al PGA, dando continuidad a los programas definidos en el año 2014 (agua, energía, residuos sólidos y adquisición de bienes y servicios); además se incluyó el programa
de uso eficiente de papel y el de comunicación ambiental.
ProColombia: Con el objeto de sensibilizar a los empleados en el ahorro de los recursos naturales, e implementar una plataforma que permita generar indicadores para una adecuada medición, se
incluyó en la planeación la ejecución de las siguientes etapas durante 2015: Sensibilización, replica, educación parte 1 y 2 y cierre.
Bx: Se efectuó seguimiento a las actividdes propuestas para el Q1 de las Iniciativas ambientales: Puntalamiento de la clasificación de desechos orgánicos y reciclables, adquisición de vasos
biocompostables para cafetería, programa de rutas de transporte para empleados, campañas educativas en torno al tema de cuidado ambiental, racionalización de impresiones y monitoreo del consumo
de energía eléctrica y+K26 la implementación gradual de lámparas led
ADC: Se realizó y verificó el cumplimiento de las actividades para Q1 de los programas de: Uso eficiente del agua, la energía, el papel, Gestión Integral de los residuos, Consumo sostenible y la
implementación de prácticas sostenibles. Del mismo modo el PGA Misional, se orientó a: Fortalecimiento de la legalidad ambiental en el sector artesanal; Articulación interinstitucional; Promoción del
manejo adecuado de materias primas; Gestión ambiental de la producción.
FNG: Para Q1 se realizó la formulación del programa de gestión ambiental para 2015, teniendo en cuenta los criterios de uso eficiente del agua, uso eficiente de la energía, gestión integral de residuos
y papel, criterios ambientales para el control de emisiones atmosféricas, mejoramiento de condiciones ambientales internas. Se realizaron al 100% las actividades programadas, dando cumplimiento a
cada uno de los criterios.
MinComercio: Dentro del PGA para Q1 se contempla para el primer trimestre de 2015, la formulación del PGA, el cual contiene los Programas de Gestión Integral de residuos, uso eficiente de la
energía, el papel y del agua, control de emisiones atmosféricas, criterios de sostenibilidad para la adquisición de bienes y servicios, educación y sensibilización ambiental y gestión ambiental misional.
Cada uno de ellos actualizados y ajustados de conformidad con la normatividad ambiental vigente y las observaciones de la auditoría realizada en diciembre. Se realizó seguimiento a los programas
con actividades de seguimeinto propuestass para el primer trimiestre de 2015. Programas de Gestión Integral de residuos, uso eficiente de la energía, el papel y del agua, criterios de sostenibilidad
para la adquisición de bienes y servicios, educación y sensibilización ambiental.
No reporto: Fontur, Fiducoldex.
Formulación
Plan
Racionalización
de
trámites. No aplica FNG,
Procolombia, Bancoldex.
1
100%
100%
Se solicitó a las entidades adscritas y vinculadas la formulación del Plan de Racionalización de Trámites, el cual se conformó con las siguientes entidades: MinCIT (DCE y DIE), Instituto
Nacional de Metrologia, Junta Central de Contadores, Superintendencia de Sociedades y Superintendencia de Industria y Comercio.
Giovanny Chamorro
No aplica para Artesanías, Fontur y Fiducoldex.
Seguimiento
Plan
Racionalización
de
trámites. No aplica FNG,
Procolombia, Bancoldex.
1
Seguimiento
Plan
Gestión Ambiental
entidad.
de
por
Jefe Oficina de
Control Interno
100%
100%
Se efectuó el seguimiento al Plan de Racionalización de Trámites, en el cual se pudo evidenciar que se ha venido cumpliendo dentro de los plazos establecidos. Dicho seguimiento se
puede evidenciar en la Matriz de Seguimiento respectivo, asi como en el Informe No. 19 de 2015.
No aplica para Artesanías, Fontur y Fiducoldex.
5
Estrategias
Iniciativa
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Meta
Formulación
Plan
de
Garantía y aseguramiento
de los derechos de las
personas
con
discapacidad
1
Resultado
82%
Comentario
Responsable
Cumplimie
nto
82%
Actualmente el MinCIT cuenta con un plan de garantías en Discapacidad aprobado y en funcionamiento con actividades para los diferentes Q. Frente al sector CIT, la mayoria de las
entidades presentó un proyecto de plan de garantías en discapacidad, en el cual figuran acciones realcionadas con adecuaciones físicas, sensisibiliación y acciones relacionadas con
emprendimientos para personas con Discapacidad, es importante anotar que aún cuando Artesanias de colombia, Procolombia y Bancóldex tienen acciones frente a la atención de los
usuarios con discapacidad, se hace necesario que frente a sus funcionarios y a nivel interno, se formulen dentro del plan de accion actividades tendientes a la sensibilización,
capacitación y formulación de planes y programas en materia de discapacidad.
No reporto: Fontur, Fiducoldex.
Durante el corte Q1 se realizaron las siguientes actividades en el Ministerio: • Desarrollar píldoras informativas de "alertas tempranas" que permitan a los funcionarios identificar la
posibilidad de estar ante la presencia de una limitación y/o discapacidad en el ámbito visual, motriz, auditivo o cognitivo.
• Diseñar y aplicar una encuesta con el objeto de caracterizar a las personas en condición de discapacidad dentro de la entidad y sus entidades adscritas y vinculadas cómo a su vez
su núcleo familiar
• Sensibilización en discapacidad a contratistas de Vigilancia, aseo y cafetería
• Lograr la inclusión de escuelas de formación especial dentro del programa Colegios Amigos del Turismo; con el propósito de establecer el enfoque diferencial de Discapacidad en el
Gina Astrid Salazar
sector Turístico nacional. (Está gestión se debe apoyar con el Viceministerio de Turismo)
Secretaria General
Seguimiento
Plan
de
Garantía y aseguramiento
de los derechos de las
personas
con
discapacidad
Formulación programa de
Gestión documental de
acuerdo
con
los
lineamientos del modelo
integrado de planeación y
Gestión
y
los
lineamientos del AGN.
(Nota el programa de
Gestión documental debe
contener: Cuadros de
clasificación, tablas de
retención, inventario
Seguimiento
al programa
de Gestión documental
de acuerdo con los
lineamientos del modelo
integrado de planeación y
Gestión
y
los
lineamientos del AGN.
(Nota el programa de
Gestión documental debe
contener: Cuadros de
clasificación, tablas de
retención, inventario
1
1
82%
82%
82%
82%
Las entidades adscritas y vinculadas han realizado las siguientes actividades:
1. Procolombia: Adecuación de baños para personas en condición de discapacidad.
2. Junta central de contadores: Capacitacion al personal de vigilancia y ventanilla; Socializacion del boletín @com-CAPACIDAD; Adecuación de instalaciones físicas de la Entidad
que garanticen el acceso a personas con discapacidad.
3. Fondo Nacional de Garantias: Realizó ajustes en la página web para facilitar el acceso a las personas con discapacidad.
4. SuperSociedades: Realizó adecuación de baños; realizó ajustes en la página web para facilitar el acceso a las personas con discapacidad.
5. INM: Realizó señalización de la entidad; adecuación de baños para personas en condición de discapacidad; realizó ajustes en la página web para facilitar el acceso a las personas
con discapacidad.
6. BANCOLDEX: En la matrizde acciones para emprsa de personas con dispacadidad establece las acciones adelantadas.
7. Sic: Las actividades programadas se inician a partir del Q2.
8. Artecol: Las actividads programadas se inician en Q4.
No reporto: Fontur, Fiducoldex.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y las entidades del sector implementaron acciones con el propósito de garantizar el cumplimiento de la normatividad archivística
Colombiana, en la cual las entidades cuentan con un Programa de Gestión Documental, contemplando el uso de nuevas tecnologías de la información, relacionada con la utilización de
los medios electrónicos en los procesos administrativos, en cuya aplicación se observan los principios y técnicas archivísticas dentro del concepto de Archivo total enmarcado en la Ley
594 de 2000.
No Reporto: Fontur, Fiducoldex
Lucía Mendez
Coordinadora de
Gestión Documental
1
82%
82%
El Ministerio y cada una de las entidades del sector reportaron en el informe de seguimiento al 31 de marzo de 2015, actividades de actualización de Tablas de Retención
Documental, organización, Clasificación y descripción de expedientes, transferencias documentales, implementación de correspondencia virtual; entre otros, cumpliendo con lo
establecido por el AGN y la normatividad reglamentada en cada entidad.
No Reporto: Fontur, Fiducoldex
6
Estrategias
Iniciativa
Total Iniciativa
7.4
Fecha Cumplimiento
Entregable Q1
Entregables
Responsable
Cumplimie
nto
87%
Meta
Resultado
Elaborar el
Programa
Anual Mensualizado de
Caja - PAC, a las
entidades que aplique.
1
100%
100%
Rafael Chavarro
Con corte al 31 de Marzo de 2015, el seguimiento de la ejecución del PAC Sectorial de las Entidades a las que aplica, indica que el PAC aprobado y utilizado en los pagos asciende al
Coordinador Grupo de
12 %.
Financiera
Seguimiento sectorial de
la ejecución presupuestal
e indicadores.
1
100%
100%
LA OAPS hizo el seguimiento sectorial a la ejecución presupuestal en el marco de los Comités de la Ministra y de los Secretarios Generales. Igualmente, se realizo el seguimiento a los Jefe Oficina Asesora
de Planeación
Indicadores de producto y gestión de los proyectos de inversión del sector.
Mary Amalia Vásquez
Sectorial
7. Transparencia
en la gestión del
desarrollo
administrativo.
5 Gestión
Financiera
Elaborar y publicar el Plan
Anual de Adquisiciones
(PAA).
Total Iniciativa 7
Comentario
Total Iniciativa
7.5
1
100%
100%
MinCIT: Se elaboro y publico el Plan Anual de Adquisiciones (PAA) en la Pagina del SECOP y en la Pagina Web del Mincit a 31 de enero de 2015. Lo anterior de conformidad con lo
dispuesto por el Decreto 1510 de 2013.
JCC: El Plan Anual de Adquisiciones fue elaborado y publicado el 30 de enero en las página web de la UAE JCC y en la página de Colombia Compra Eficiente. Para su elaboracion, se
tuvo en cuenta las directices de austeridad del gasto y al corte del primer trimestre presenta una ejecucion del 38%.
ArteCol:
Se
elaboró
y
publicó
en
el
portal,
el
plan
anual
de
adquisiciones
(PAA)
de
AdC
en
el
link:
Fernando Martinez
http://www.artesaniasdecolombia.com.co/Documentos/PlanCompras/15653_artesanias-colombia-plan-adquisiciones-2015.pdf
Coordinador Grupo
SuperSociedades: El plan anual de adquisiciones de la Superintendencia de Sociedades se ha publicado y actualizado de conformidad con los lineamientos establecidos. Se puede
Administrativa
evidenciar
ingresando
al
siguiente
link:
http://www.supersociedades.gov.co/superintendencia/subdireccion-administrativa-contratacion/plan-anual-de-comprascontratacion/Paginas/default.aspx
SIC: Se elaboró y publicó el plan anual de adquisiciones (PAA) en el siguiente link: http://www.sic.gov.co/drupal/planes-de-compras
INM: Se elaborò publicò a 31 enero 2015 el PAA.
No aplica para Fontur, Fiducoldex, Bancoldex, Procolombia,FNG
100%
95%
Calle 28 Nº 13A -15 / Bogotá, Colombia
Conmutador (571) 6067676
www.mincit.gov.co
7