introducción y primeros pasos en word
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Guía de Access 2007 Introducción: El programa Access de la suite de Office 2007 conserva gran parte de sus características y rendimiento como el programa más utilizado para el manejo de bases de datos en el mercado de la computación y la informática, la presentación en pantalla de los menús, barras de herramientas, botones, etc. y demás elementos que lo constituyen, sí han tenido cambios significativos, pero siempre enfocados hacia el mayor rendimiento, desempeño y facilidad en su manejo por quienes lo utilizan para realizar tareas diversas en cualquier ambiente, sea esté de trabajo o escolar. Conceptos básicos: ¿Qué es una base de datos? Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información común sobre personas, productos, pedidos, etc. o cualquier otro tipo de información relevante. Partes de una base de datos Los componentes típicos de una base de datos hecha en Access son: Tablas Formularios Informes Consultas Macros Módulos Tablas: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Cada fila de una tabla se denomina “registro” y es donde se almacena cada información individual. Formularios: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas. Consultas: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes. Informes: Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico. Macros: Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando así mucho tiempo. Partes principales del programa: Botón Office: Lo nuevo de Microsoft Office 2007 ha incorporado un botón denominado botón de Microsoft Office el cual se encuentra ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla de los programas y reemplaza el menú Archivo utilizado en versiones anteriores de Office. El Botón Office contiene los mismos comandos disponibles en versiones anteriores de Microsoft Office como Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Preparar, Publicar y Cerrar. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Una vez abierto el Programa, se encontrará pestañas de herramientas con sus diferentes opciones Revise cada una de las Pestañas. Pestaña Inicio: Seleccionar una vista diferente. Copiar y pegar del Portapapeles. Configurar las actuales características de fuente. Configurar la actual alineación de fuente. Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo. Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).Ordenar y filtrar los registros. Buscar registros. Pestaña Crear: Crear una nueva tabla vacía. Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla. Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada. Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva tabla dinámica o un nuevo gráfico dinámico. Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa. Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase. Pestaña Datos Externos: Importar o Vincular a datos externos. Exportar datos. Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico. Trabajar con listas de SharePoint sin conexión. Crear importaciones y exportaciones guardadas. Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente. Pestaña Herramientas de Base de datos: Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro. Crear y ver relaciones entre las tablas. Mostrar u ocultar dependencias de objetos o la hoja de propiedades Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento. Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas). Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas Administrar los complementos de Access. Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Pestaña Hoja de datos: Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Se pueden ver la diferentes visualizaciones de tablas o formularios, inserta o eliminar columnas y o campos, cambiar nombre a los campos, editar tipos de datos y crear relaciones entre tablas. Crear una base de datos en blanco: Abra Access y en la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco. En el panel derecho Base de datos en blanco, escriba el nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre se llamara Trabajadores, cambie la ubicación del archivo y guárdela en su carpeta de alumno, haga clic en Examinar, situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar. Por último haga clic en el botón Crear. Ahora saldrá una ventana de una tabla en blanco solo con el Id Autonumérico, inmediatamente estando en la Pestaña Hoja de datos, haga clic la sección Vistas y seleccione Vista de Diseño, mostrara una ventana para definir el nombre de la tabla coloque como nombre Trabajadores y luego Botón Aceptar. Ahora mostrara la tabla Trabajadores en vista de diseño, en Nombre del campo, cambie Id por Código y presione la tecla Enter, ahora en Tipo de datos, cambie de Autonumérico a Numero, más abajo en propiedades del campo, en la casilla Requerido active la opción Si, y en la casilla Indexado active la opción Si, sin duplicado. En el siguiente nombre del campo escriba Nombre, y presione la tecla Enter, en tipo de dato saldrá por defecto la opción de Texto déjela tal como sale, abajo en propiedades del campo, en la casilla tamaño del campo cambie 255 por 50. En el siguiente nombre del campo escriba Dirección, y Presione la tecla Enter, en el tipo de dato, deje texto, abajo en propiedades del campo, en la casilla tamaño del campo cambie 255 por 100. En el siguiente nombre del campo escriba Teléfono, y presione la tecla Enter, en tipo de dato saldrá por defecto la opción de Texto cámbiela por Numero, abajo en propiedades del campo, en la casilla tamaño del campo cambie Entero largo por Entero. Ahora cierre al ventana Tabla Trabajadores haciendo un clic en la de más abajo. Preguntara si deseamos guardar los cambios presione el botón sí . Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 En este momento hemos creado la tabla trabajadores. Haga doble clic en la Trabajadores:Tabla para abrirla e ingresar en ella los datos directamente. Ingrese los datos de los siguientes trabajadores en la nueva tabla: Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Nombre Nancy Davolio Andrés Fuentes Jeannette Lizama Margarita Parada Esteban Buendía Miguel Suarez Roberto Romero Luisa Cañete Ana Díaz Héctor Mora Dirección Diagonal Paraguay 238 Av. Irarrázaval 2586 Morande 330 Las Nieves 990 Los Toros 1200 Lo Arcaya 35 Las Industrias 1443 O’Higgins 487 San José 1712 Rojas Magallanes 568 Teléfono 2658963 6375426 2331515 8514587 8596988 8441185 6325419 5875222 2156334 2821485 Nota: de ser necesario ajuste las columnas de los campos. Cierre y guarde los cambios de la tabla y sus registros. Ejercicio: En la Pestaña Crear, Cree la tabla sueldos en vista de diseño, dicha tabla debe tener los siguientes campos: Código: Tipo Numero, Entero largo / Requerido (Si) / Indexado (Si, sin duplicados) / Establecer código como Clave Principal. Sueldo: Tipo Numero, Entero Largo. Ingrese a la Sueldos:Tabla e ingrese los códigos del 1 a 10 y los montos de los sueldos los inventa usted. Crear un Formulario: Ahora Ubíquese en el panel de Exploración, seleccione Trabajadores:Tabla, ahora en la Pestaña Crear, sección Formularios y presione el botón formulario, y habrá creado el formulario para trabajadores. En la Subpestaña que se acaba de abrir, en la sección de autoformato, elija un tema que le agrade, también en la sección de controles haga clic en Fecha y hora, también puede cambiar el Logotipo por una imagen a elección (Tipo Corporativa). Cierre la ventana formulario en la y al mensaje que pregunta si deseamos guardar los Cambio presione el botón Si . Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Cambiar de posición el tamaño del formulario: Estando en la Ventana de Base de Datos, debemos seleccionar con el Botón secundario el Formulario, Trabajadores, luego la opción Vista Diseño. Cambie el alto y el ancho del formulario dando 1 cuadro hacia el lado y 2 cuadros hacia abajo tal como indica la figura resultante. Esto es para agrandar nuestro formulario y poder botones y mas herramientas que nos ofrece Access 2007. Cierre y guarde los cambios. Insertar mas campos en una tabla existente: Esto nos permite agregar o modificar los campo ya existentes en una tabla ya creada, a continuación realizaremos los siguientes cambios. Seleccione con el botón secundario Sueldos:Tabla y del menú emergente seleccione la opción vista de diseño, y agregaremos 2 nuevos campos. Oficina. Tipo: texto / Tamaño del campo: 50 / Requerido: Sí / Permitir longitud cero: No / Indexado: No Cargo. Tipo: texto / Tamaño del campo: 50 / Requerido: Sí / Permitir longitud cero: No / Indexado: No Al Cerrar, pedirá guardar los cambios presione si a todas los cuadro de dialogo. Luego abra Sueldos:Tabla para ingresar los datos de oficina y cargo a cada uno de los registros, las oficinas son Ventas, Contabilidad, Gerencia o Computación, los cargos son Gerente, Asistente, Secretaria y Junior. Ejercicio crear un formulario para sueldos: Ahora Ubíquese en el panel de Exploración, seleccione Sueldos:Tabla, ahora en la Pestaña Crear, sección Formularios y presione el botón formulario, y habrá creado el formulario para trabajadores, no olvide colocarle un autoformato, un logotipo y también fecha y hora. Editar un formulario con cuadro de herramientas: Todos los objetos que pueden aparecer en un formulario están contenidos en una barra de herramientas llamada Cuadro de herramientas. Esta se encuentra al abrir en Diseño un formulario, en la sección de Controles estos son algunos controles importantes: Etiqueta: Texto descriptivo que no depende de un campo de alguna tabla. cuadros de texto: Las etiquetas se utilizan para representar valores fijos como los encabezados de los campos y los títulos, mientras que el cuadro de texto se utiliza para representar un valor que va cambiando, normalmente será el contenido de un campo del origen de datos. cuadro combinado y cuadro de lista: Estos controles sirven para mostrar una lista de valores en la cual el usuario puede elegir uno o varios de los valores. El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un cuadro de texto con un triángulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la lista. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Grupo de opciones: El Grupo de opciones permite agrupar controles de opción por Botones de opción, Casillas de verificación o Botones de alternar. Esto es útil para facilitar al usuario la elección, distinguiendo cada uno de los conjuntos limitado de alternativas. Control de pestaña: Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele organizar esa información en varias pestañas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaña. Imagen: control Imagen permite mostrar imágenes en un formulario o informe de Access. Para utilizarlo sólo tendrás que seleccionarlo y hacer clic donde quieras situarlo. Se abrirá un cuadro de diálogo donde tendrás que seleccionar la imagen. Botones de comando: Son controles capaces de ejecutar comandos cuando son pulsados. Cuando, teniendo el asistente activado, intentamos crear un Botón nos aparece una cuadro de diálogo. Insertar Controles en un Formulario: Una vez que tenemos creado un formulario podemos insertar controles en él para efectuar la manipulación de los registros. De esta forma podemos ingresar, modificar y eliminar registros de una tabla en forma fácil y rápida. Insertar botones de comando en un formulario: Abra el formulario trabajadores en vista de diseño(Botón Secundario). En la Subpestaña Diseño, en la sección de Controles, seleccione el que dice Botón (control de formulario), ubíquelo más o menos en el cuadro de debajo de teléfono y haga un clic ahí, saldrá una ventana de Asistente para botones de comando, la cual se divide en 1º en Categoría y en 2º Acciones, por defecto ya estará en la categoría de Exploración de registros y en la Acción de Buscar Registro, ahora Presione el Botón Siguiente > , ahora pregunta si deseamos Texto o Imagen (Prismáticos) déjelo en imagen y luego Presione el Botón Siguiente > , Ahora pregunta como llamaremos a este Botón déjelo tal como sale y Presione el Botón Finalizar . Si es Necesario reubique el botón. Cierre el formulario y ahora ábralo y pruebe el botón de Búsqueda que acaba de Crear. Nota: si tiene alguna duda sobre la guía consulte a su profesor. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Ejercicios: Abra el formulario trabajadores en vista de diseño(Botón Secundario). En la Subpestaña Diseño, en la sección de Controles, seleccione el que dice Botón (control de formulario), ubíquelo más o menos al lado del botón de Búsqueda y haga un clic ahí, saldrá una ventana de Asistente para botones de comando, en Categoría seleccione Exploración de registros y en Acciones seleccione Ir al primer registro, Presione el Botón Siguiente > , ahora pregunta si deseamos Texto o Imagen déjelo en imagen y luego Presione el Botón Siguiente > , Ahora pregunta como llamaremos a este Botón déjelo tal como sale y Presione el Botón Finalizar . De igual manera coloque en exploración de registros las demás acciones de Ir al registro anterior, ir al registro siguiente e ir al último registro. También hágalo en el formulario Sueldos. El resultado debe ser así. Ejercicios: En el formulario Trabajadores también de la misma forma inserte los botones para Categoría Operaciones con registros, Agregar nuevo registro y también Eliminar registro, Categoría Operaciones con formulario, Cerrar formulario, también haga lo mismo en formulario Sueldos. El resultado final debe ser así. Ejercicio: Estando en la Base de Datos Trabajadores, cree una tabla llamada comuna con las siguientes características: Comuna. Tipo: texto / Tamaño del campo: 20 Nombre de la tabla Comuna Nota: Preguntara si deseamos crear una clave principal coloque botón NO Luego abra la tabla comuna e ingrese los siguientes 5 registros: Quilpué, Antofagasta, La Serena, Concepción, Viña del Mar. Ejercicio: Seleccione con el botón secundario Trabajadores:Tabla y del menú emergente seleccione la opción vista de diseño, y agregaremos 1 nuevo campo. Comuna. Tipo: texto / Tamaño del campo: 20 Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Insertar un cuadro combinado en un formulario: Abra el formulario trabajadores en vista de diseño (Botón Secundario). En la Subpestaña Diseño, en la sección de Controles, seleccione el que dice Cuadro combinado, ubíquelo más o menos en el cuadro de debajo de teléfono y haga un clic ahí, saldrá una ventana de: a) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Cómo desea que el cuadro combinado obtenga sus valores? Debe seleccionar la opción Deseo que el cuadro combinado busque los valores en una tabla o consulta, luego Presione el Botón Siguiente > . b) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué tabla o consulta debe proporcionar los valores para el cuadro combinado? Debe seleccionar la Tabla Comuna luego Presione el Botón Siguiente > . c) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué campos contienen los valores que desea incluir en el cuadro combinado? A continuación a la izquierda del cuadro aparece una lista que indica Campos disponibles, haga doble clic en Comuna, luego Presione el Botón Siguiente > . d) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué orden desea para la lista? Al lado izquierdo del botón ascendente 1, seleccione de la lista la opción que dice Comuna presione el Botón Siguiente > . e) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué ancho deseamos para nuestro cuadro combinado? Solo presione el Botón Siguiente > . f) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué desea que haga Microsoft Access cuando seleccione un valor del cuadro combinado? En este caso seleccione la opción Almacenar el valor en el campo. Del las opciones que da seleccione Comuna luego Presione el Botón Siguiente > . g) Asistente para cuadros combinados, nos hará la pregunta ¿Qué etiqueta deseamos colocar al cuadro combinado? Solo presione el Botón Finalizar . h) Ahora muévala para dejarlo entre teléfono y los botones si es necesario mueva los botones de comando para que quede un resultado así. Guarde y ábrala. i) Siguiendo con el objetivo del cuadro combinado asígnele a cada registro una comuna. Relaciones entre tablas de la base de datos: Almacenar toda la información en una solo tabla de la base de datos puede llevar como consecuencia algunos problemas difíciles de solucionar. Por ejemplo, si por error alguna persona borra la tabla, se perdería toda la información. También si queremos efectuar algún cambio en la estructura de la tabla podría resultar complicado. Es mucho más fácil prevenir que se dupliquen datos y también permite actuar la información de manera mucha más sencilla y rápida. También podríamos agregar nuevas tablas sin afectar y sin cambiar las existentes. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Los tipos de relaciones que pueden existir entre tablas pueden ser: 1 a 1: Significa que un registro de la tabla X contiene un campo que tiene un valor idéntico en la tabla Y. 1 a N: Significa que un registro de la tabla X contiene un campo que tiene un valor idéntico que se repite dos o más veces en la tabla Y.Para relacionar a través del campo Código que se repiten en las tablas de nuestra Base de datos Trabajadores seguiremos el siguiente procedimiento: a) Abra la base de datos Trabajadores, seleccione la Pestaña Herramienta de base de datos. En la sección mostrar u ocultar, seleccione el botón relaciones, de la ventana que apararse haga un clic en Sueldos y luego el botón Agregar, luego también seleccione Trabajadores y haga clic en botón Agregar, luego el Botón Cerrar. b) Aparecerá una ventana que contiene 2 pequeños cuadros en cada cuadro está presente código con una llave amarilla, seleccione Código de Sueldos y arrástrela hasta Código de Trabajadores, luego saldrá otra ventana con el titulo Modificar relaciones, y haga clic en el botón crear ahora vera que código de Sueldos y coligo de trabajadores están unidas por una línea. Eso es crear una Relación entre tablas. Ejercicio 1: a) Abra su base de datos Trabajadores, b) Cree una tabla en vista de diseño con el nombre Cargos c) El campo sebe llamarse Cargo, debe de ser tipo texto, tamaño 15 d) Guarde y colóquele nombre. (Cuando nos pregunte por clave principal ponga NO) e) Abra la Cargos:Tabla y ingrese estos 4 registros Gerente, Asistente, Secretaria y Junior. Ejercicio 2: a) Abra su base de datos Trabajadores, b) Cree una tabla en vista de diseño con el nombre Oficinas c) El campo sebe llamarse Oficina, debe de ser tipo texto, tamaño 15 d) Guarde y colóquele nombre. (Cuando nos pregunte por clave principal ponga NO) e) Abra la Oficina:Tabla y ingrese estos 4 registros Gerencia, Computación, Ventas y Contabilidad. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Ejercicio 3: a) Abra el formulario Sueldos en diseño b) Elimine del formulario los campos Oficina y Cargo c) Inserte un cuadro combinado de tal forma que la cargo se ingrese a través de él d) Inserte un cuadro combinado de tal forma que la oficina se ingrese a través de él e) El nuevo aspecto del formulario debe ser el siguiente: Crear una Consulta en una Base de datos: a) En la base de datos Trabajadores, en la Pestaña Crear, sección Otros, seleccione el botón Asistente para consultas, saldrá una nueva ventana Nueva consulta, de ella marque la que dice Asistente para consultas sencillas, y presione botón Aceptar, b) Ahora en la ventana Asistente para consultas sencillas, ¿Qué campos deseamos incluir en la consulta? En la sección Tablas/Consultas del cuadro combinado marque Tabla: Trabajadores. Abajo en campos disponibles, haga doble clic en Código y en Nombre. En la sección Tablas/Consultas del cuadro combinado marque Tabla: Sueldos. Abajo en campos disponibles, haga doble clic en Sueldo, Oficina y Cargo, luego Presione el Botón Siguiente > . c) Ahora en la ventana Asistente para consultas sencillas, ¿Desea una consulta de detalle o resumen? Seleccione la que dice Detalle (Muestra cada campo de cada registro), luego Presione el Botón Siguiente > . d) Ahora en la ventana Asistente para consultas sencillas, ¿Qué titulo desea asignar a la consulta? En el recuadro inferior borre y escriba “Consulta Trabajadores” luego Presione el Botón Finalizar . e) Acaba de crear una Consulta trabajadores que muestra una combinación de campos de las tablas trabajadores y sueldo. Esto se ha logrado gracias a la relación establecida entre ambas mediante el campo Código, por ultimo en la pantalla aparecerá el resultado de la Consulta Trabajadores. Observe que solo apara recen los campos que usted selecciono anteriormente. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Crear una Consulta Personalizada en una Base de datos: Es posible filtrar(Personalizar) datos en una consulta estableciendo ciertos criterios, de acuerdo al objetivo que tenga la consulta, para realizar este filtro crearemos una consulta que nos muestre solamente los trabajadores del departamento de computación. Ejercicio: a) Repita el procedimiento que realizó para crear la Consulta Trabajadores b) La nueva consulta debe llamarse “Consulta Computación”. La consulta que acaba de crear es exactamente igual a la consulta trabajadores, pero a continuación procederemos a aplicar los criterios necesarios para que solo muestre a los trabajadores del departamento de computación. a) Seleccione la Consulta trabajadores con el botón secundario, y seleccione Vista de Diseño. b) Se desplegara el diseño de Consulta Computación. c) En la columna Oficina y en la fila Criterios debe escribir computación, tal como indica la figura: d) Cierre la Ventana de diseño de la ventana y cuando el sistema pregunte si desea grabar, haga clic en el botón Sí , e) Abra la Consulta computación y observe que solamente aparecen los trabajadores de la Oficina de Computación. Ejercicio: Utilizando el mismo procedimiento anterior, cree las consultas: Consulta Gerencia, Consulta Contabilidad y Consulta Ventas. Cree también las consultas para cada cargo, es decir: Consulta Gerente, Consulta Asistente, Consulta Secretaria y Consulta Junior. Un total de 9 Informes Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Crear un Informe en una Base de datos: Un informe es la presentacion grafica de la información proveniente de alguna tabla consulta, el objetivo final de cualquier informe es presentarlo como documento, es decir imprimir su contenido. A continuación, crearemos un informe basado en nuestra tabla Trabajadores. a) En la base de datos Trabajadores, haga clic en la Pestaña Crear, Sección Informes, y ahora el botón Asistente para informes. b) Se abrirá una ventana Asistente para informes, que pregunta ¿Qué campos desea incluir en los informes?, en la sección Tablas/Consultas, de las opciones marque la opción de Consulta:Consulta Trabajadores, en los campos disponibles con el Botón ..>.. pase un campo, pero con el botón ..>>.. pasa todos los campos, una vez que haya pasado todos los campos Presione el Botón Siguiente > . c) En la ventana Asistente para informes, que preguntara ¿desea agregar un nivel de agrupamiento? Solo Presione el Botón Siguiente > . d) En la ventana Asistente para informes, que preguntara ¿Qué criterios de ordenación desea utilizar para los registros? Solo Presione el Botón Siguiente > . e) En la ventana Asistente para informes, que preguntara ¿Qué distribución desea aplicar a su informe? En la sección Distribución seleccione a su gusto alguna de las tres opciones, y Presione el Botón Siguiente > . f) En la ventana Asistente para informes, que preguntara ¿Qué estilo desea aplicar? También seleccione uno a su gusto, , y Presione el Botón Siguiente > . g) En la ventana Asistente para informes, que preguntara ¿Qué titulo desea aplicar para el informe? Solo presione el botón Finalizar . A creado un informe para la Consulta Trabajadores. Ejercicio: Utilizando el mismo procedimiento anterior, cree los Informes para: Consulta Computación, Consulta Gerencia, Consulta Contabilidad y Consulta Ventas. Cree también los Informes para cada cargo, es decir: Consulta Gerente, Consulta Asistente, Consulta Secretaria y Consulta Junior. Un total de 9 Informes Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Creación de Macros en una base de datos: Una macro es un conjunto de una o más acciones donde cada una realiza una operación determinada, tal como abrir un formulario o Imprimir un informe. Las macros puede ayudar a automatizar las tareas comunes, por ejemplo crearemos una macro AUTOEXEC, es decir que se auto ejecutara al abrir la base de datos Trabajadores. a) En la base de datos Trabajadores, haga clic en la Pestaña Crear, sección Otros, el Botón Macro se abrirá la ventana de Macro1. b) Bajo Acción, esta , seleccione el que dice Abrir Formulario. c) Más Abajo en Argumentos de la Acción en el lado derecho de la opción , seleccione Trabajadores. Cierre la Macros y al guardar los cambios pedirá un Nombre, Nómbrela AUTOEXEC y luego el botón Aceptar. Para finalizar d) Cierre la Base de Datos y vuela a Abrirla y vera que el formulario Trabajadores se abre AUTOMATICAMENTE. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Ejercicio Global de Access: Cree una nueva Base de datos llamada Librería. Cree las siguientes tablas para base de datos. Campo CodArt CodProv Descripción Origen Cant PreCom PreVen Campos CodProv NomProv Origen Dirección Comuna Región Teléfono Fax Fpago Campo Comuna Campo Región Campo Origen Campo Fpago Tipo Numero Numero Texto Texto Numero Numero Numero Tabla Articulo Tamaño Entero Largo Entero Largo 50 20 Entero Entero Entero Tipo Numero Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Texto Tabla Proveedor Tamaño Entero Largo 50 20 50 20 20 20 20 30 Tipo Texto Tabla Comuna Tamaño 20 Descripción Uso del cuadro combinado Tipo Texto Tabla Región Tamaño 20 Descripción Uso del cuadro combinado Tipo Texto Tabla Origen Tamaño 20 Descripción Uso del cuadro combinado Tipo Texto Tabla Fpago Tamaño 30 Descripción Uso del cuadro combinado Descripción Código Articulo Código Proveedor Descripción del articulo Especifica Nacional o Internacional Cantidad de artículos Precio de Compra Precio de Venta Descripción Código Proveedor Descripción del articulo Especifica Nacional o Internacional Dirección del proveedor Teléfono del proveedor Fax del Proveedor Forma de pago Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Datos a Ingresar en la Tabla Articulo: Código Articulo 1010001 1010002 1020001 1020002 1030001 1030002 1040001 1040002 1050001 1050002 Código Proveedor 1010 1010 1020 1020 1030 1030 1040 1040 1050 1050 Descripción Cuaderno Block Cuaderno Block Corrector Regla Bolígrafo Repuesto Block Tempera El resto de la tabla Articulo lo ingresa Usted. Datos a Ingresar en la Tabla Proveedor: Código Proveedor 1010 1020 1030 1040 1050 Nombre Proveedor Austral Mistral Pelikan Parker Artel Origen Nacional Nacional Internacional Nacional Internacional El resto de la tabla Proveedor lo ingresa Usted. Datos a Ingresar en la Tabla Comuna: Ingrese 10 Registros ; Quilpué, La Serena, Antofagasta, Concepción Etc. Datos a Ingresar en la Tabla Región: Ingrese 15 Registros; I, II, III, IV, V, VI, VII, VIII, IX, X, XI, XII, XIII, XIV, XV o en Palabras Datos a Ingresar en la Tabla Origen: Ingrese 2 Registros; Nacional e Internacional. Datos a Ingresar en la Tabla FPago Ingrese 5 Registros; Contado, Cheque, RedCompra, Vale Vista y MasterCard. Establecer Clave Principal: En la tabla Articulo establezca CodArt como Clave Principal y En la tabla Proveedor establezca CodProv como Clave Principal. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY Guía de Access 2007 Relacionar Tablas: Relacione las tablas Articulo y Proveedor por el campo CodProv. Crear Formularios: Cree los Formularios correspondientes a las tablas Articulo y Proveedor, Cada formulario debe tener los botones de Buscar registro, Ir al Primer registro, Ir al registro anterior, ir a registro Siguiente, ir al Último registro y Cerrar formulario. En el formulario Articulo cambie Origen por un cuadro combinado. Y En el formulario Proveedor cambie Origen, Comuna, Región y FPago por cuadro combinados. Cree un Formulario en Blanco llamado Menú Principal y agregue 2 botones de comando, uno que abra el formulario Articulo y el otro que abra el Formulario Proveedores. Crear Una Macros: Cree una macros que abra el formulario Menú Principal y llámela AUTOEXEC. Crear Consultas: Cree una consulta que muestre la tabla Articulo. Cree una consulta que muestre la tabla Proveedor. Cree una consulta que se llame (Origen Nacional) que muestre de la tabla Proveedor, solo los registros donde aparezcan los de origen Nacional. Cree una consulta que se llame (Origen Internacional) que muestre de la tabla Proveedor, solo los registros donde aparezcan los de origen Internacional. Cree una consulta de la tabla Articulo que muestre solamente los registros donde aparezca Cuaderno. Cree una consulta de la tabla Articulo que muestre solamente los registros donde aparezca Block. Cree una consulta, utilice Codprov, Nomprov y Origen de la tabla PROVEEDOR y simultáneamente Codart, Descripción, Cant de la tabla ARTÍCULO y que muestre solamente los artículos Austral y Nómbrela Proveedor Austral. Cree una consulta, utilice Codprov, Nomprov y Origen de la tabla PROVEEDOR y simultáneamente Codart, Descripción, Cant de la tabla ARTÍCULO y que muestre solamente los artículos Mistral y Nómbrela Proveedor Mistral. Cree una consulta, utilice Codprov, Nomprov y Origen de la tabla PROVEEDOR y simultáneamente Codart, Descripción, Cant de la tabla ARTÍCULO y que muestre solamente los artículos Pelikan y Nómbrela Proveedor Pelikan. Cree una consulta, utilice Codprov, Nomprov y Origen de la tabla PROVEEDOR y simultáneamente Codart, Descripción, Cant de la tabla ARTÍCULO y que muestre solamente los artículos Parker y Nómbrela Proveedor Parker. Cree una consulta, utilice Codprov, Nomprov y Origen de la tabla PROVEEDOR y simultáneamente Codart, Descripción, Cant de la tabla ARTÍCULO y que muestre solamente los artículos Artel y Nómbrela Proveedor Artel. Crear Informes: Cree los informes correspondiente a las 11 consultas. Departamento de Docencia INSTITUTO TECNOLOGICO DE CAPACITACION WORLDKEY
