herramientas tecnológicas - Alcaldía de Santiago de Cali

SECRETARÍA DE DESARROLLO TERRITORIAL Y BIENESTAR SOCIAL
2
TEMAS DE GESTIÓN
GERENCIAL PARA MIPYMES
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
ALFABETIZACIÓN DIGITAL
ÁLVARO HERRERA VIDAL
1
Rodrigo Guerrero Velasco
Alcalde de Santiago de Cali
Luis Alfredo Gómez Guerrero
Secretaría de Desarrollo Territorial y Bienestar Social
Oscar I. Rojas Rentería
Director Estrategia TIOS
Hugo A. González López
Rector Universidad Antonio José Camacho
Weimar Escobar Saavedra
Gerente de Proyecto
José Campo Hurtado
Diseño - Diagramación - Ilustraciones
Carmen R. Caicedo López
Coordinadora de Diseño Gráfico
Artes Gráficas del Valle S.A.S.
Tel: 333 2742
Preprensa e Impresión
1a Edición, Julio 2015
El compendio de Temas de Gestión Gerencial para Mipymes, es un trabajo colectivo del Grupo Mipymes, bajo la Dirección de Weimar Escobar, grupo conformado por
Godfrey Corredor, Fernando Fernánez, Adriana Guarnizo, David Gutiérrez, Jhon Herrera, Alvaro Herrera, Christian E. Ramirez y Angela Tabares,
quienes son los autores intelectuales de los mismos.
2
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS PARA
LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES
3
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
I. INTRODUCCIÓN
II. EL CIUDADANO DIGITAL
6
8
Las tareas diarias
9
El computador, una herramienta útil
12
El uso del computador
15
¿Qué es Internet?
24
¿Cómo estar conectado?
25
¿Cómo usar la Internet para buscar información?
26
¿Cómo tener nuestro propio correo electrónico?
27
Administrar la seguridad y normas de convivencia para el envío de información en Internet
29
¿Cómo usar el comercio electrónico?
30
Ver noticias y actualidad en Internet
30
¿Cómo usar la mensajería instantánea?
31
III. MICROSOFT EXCEL
33
Iniciando el programa
34
Lo que se ve en pantalla al iniciar el programa
35
La barra de fórmulas y la hoja de trabajo
36
Las filas y las columnas
37
Introducir información en la hoja de trabajo
38
Dar formato
39
Desbordamiento de datos y mensajes de error
40
Guardar y abrir archivos
40
4
Datos numéricos y operaciones matemáticas
41
Datos en textos y listas
42
Imprimir
46
IV. MICROSOFT WORD
47
Iniciando el programa
48
Lo que se ve en pantalla al iniciar el programa
49
Introducir texto
50
Formato de texto y de los párrafos
51
Tablas
52
Insertar gráficos
53
Guardar y abrir archivos
54
Imprimir
56
V. MICROSOFT POWER POINT
57
Iniciando el programa
58
Lo que se ve en pantalla al iniciar el programa
60
Crear la presentación
61
Tipos de vistas
64
Manejo de diapositivas
65
Trabajo con objetos
66
Animaciones y transiciones
67
Guardar y abrir archivos
68
Imprimir
70
5
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
I. INTRODUCCIÓN
Se escucha por toda parte la importancia
de las TIC (Tecnología de la información y la
comunicación) y es lógico pues el cambio que
la sociedad está manifestando a través del uso
creciente de nuevas aplicaciones es muy fácil de
ver. No es sorprendente ver a personas pidiendo
un taxi desde un teléfono inteligente, jugar en
una tablet o entrevistarse con familiares en el
exterior desde un computador en su casa.
Se puede asegurar que estamos en presencia
de una de las mayores transformaciones de
la historia y avanzamos hacia una sociedad
de la información, puesto que las tecnologías
facilitan la creación, distribución y manejo de la
información, y los hechos y datos que podemos
transmitir por estos medios juegan un papel
cada vez más importante en las actividades
sociales, culturales y
económicas.
Las noticias se transmiten de lugares remotos
en segundos. La distancia ni es un impedimento
para conversar en texto o en video con personas
por negocios o por asuntos personales.
Todos en la sociedad podemos usar estas
tecnologías y sea cual sea la actividad que
desempeñemos a medida que entremos
en este mundo fascinante veremos cómo
seremos más productivos, tendremos
más tiempo disponible, mejorarán nuestras
comunicaciones y tendremos mayores
ingresos, a la vez que bajamos nuestros
costos.
6
INTRODUCCIÓN
CaliDigital.co
La administración municipal apoya, motiva y facilita nuestra entrada al mundo de las TIC con
su programa: “Cali Vive Digital, inserta verdaderamente al municipio en la sociedad digital
contemporánea mediante iniciativas innovadoras en gobierno electrónico, redes y sitios
ciudadanos, e infraestructura y servicio para la contectividad, en articulación con el programa Vive
Digital del Ministerio de TIC y con Colciencias, así como con otras iniciativas que se adelanten en
el territorio.”
7
EL CIUDADANO DIGITAL
II. EL CIUDADANO DIGITAL
OBJETIVO: Al finalizar la lectura del manual del Ciudadano Digital, los
empresarios podrán participar del mundo digital, e iniciar las actividades
de integración a la sociedad digital, tales como, buscar y leer noticias,
tener y usar un correo electrónico, buscar temas de interés y encontrar
las páginas web de algunos proveedores y clientes, cada que lo requiera
la administración de su empresa.
8
Las necesidades humanas son las mismas en todas partes. Son las cosas que toda persona
necesita satisfacer para lograr su potencial de desarrollo pleno, desde el punto de vista
físico, espiritual y comunitario.
Las necesidades fundamientales son:
Subsistencia: Por la cual nos proporcionamos
alimentos saludables, servicios de salud,
hacemos deportem y nos cuidamos de los
riesgos que puedan dañarnos.
Protección: Cuando buscamos una mejor
vivienda o un sistema de seguridad,
solicitamos asistencia de las autoridades
estamos solucionando esta importante
necesidad básica.
Afecto: La necesidad de tener un grupo
cercano de familia, de amistades con
quienes compartir la privacidad.
Entendimiento: Como son la necesidad
de aprendizaje y de educación, la de
comunicación y de estar informados.
Participación: Es la necesidad de ejercer
nuestros derechos, tener responsabilidades
en la comunidad y tener un trabajo digno.
Ocio: La necesidad de distraerse y romper la
rutina laboral asegura la saluf física y mental.
Todos necesitamos de juegos, prácticas de
un deporte, y acudir a espectáculos.
Creación: Conservar nuestra capacidad de
aprender y mejorar nuestras habilidades
y destrezas, así como el desarrollo de
nuestras capacidades en nuevos proyectos
y negocios.
Identidad: La pertenencia a grupos que
compartan nuestros intereses, como clubes,
asociaciones, iglesias o congregaciones
religiosas, enriquecen nuestra vida y
satisface esta necesidad humana.
Libertad: Una necesidad humana que se
manifiesta en la igualdad de derechos y de
oportunidades de todos en la comunidad.
9
EL CIUDADANO DIGITAL
Las tareas diarias
EL CIUDADANO DIGITAL
Como dijimos, todas las personas de todos los países y todas las épocas tenemos las
mismas necesidades. Lo que cambia es la forma cómo satisfacemos esas necesidades.
Se pueden ver eventos deportivos que no
se muestran por los medios tradicionales
como la televisión.
Los alimentos se pueden adquirir a través
de las páginas web de los supermercados y
sin que cueste más.
Es posible hacer uso de interés en sitios
especializados con pedagogía y que
entregan certificados.
Las autoridades se pueden contactar
por correo electrónico para denunciar
situaciones de inseguridad.
Se puede conversar con personas en sitios
distantes e incluso verlos.
En una sociedad de la información, estas
necesidades se satisfacen a través del uso
de la tecnología digital. Veamos algunos
ejemplos:
Es posible hacer cursos de interés en
sitios especializados con pedagogía y que
entregan certificados.
Cada una de estas necesidades hace que cada día debamos realizar actividades para
satisfacerlas adecuadamente. A diario debemos alimentarnos, asearnos, informarnos,
cuidarnos nosotros y a nuestras familias.
10
Elaboremos una lista con las actividades que tenemos que realizar en nuestro negocio:
Actividad
Objetivo
11
EL CIUDADANO DIGITAL
En nuestra actividad económica también debemos realizar actividades rutinarias para que
el negocio avance adecuadamente.
EL CIUDADANO DIGITAL
El computador, una herramienta útil
Siempre hemos usado herramientas.
Un martillo extiende nuestra fuerza y permite realizar labores de manera más eficiente que si lo hiciéramos
con nuestras manos.
De la misma manera si necesitamos trasladarnos de manera rápida a un sitio distante usamos otro tipo
de herramienta como es la bicicleta o el automóvil en lugar de nuestras piernas.
El computador es una herramienta que extiende el uso de nuestras mentes.
En el computador podemos hace cosas como:
• Sumar una gran cantidad de números.
• Elaborar cartas, archivarlas y actualizarlas.
• Archivar y actualizar listas de artículos comprados y el inventario.
• Actualizar el estado de la cuenta de nuestros clientes a crédito.
• Mantener listados de nombre, teléfono, dirección y compras de nuestros Clientes.
• Pedir una cotización a varios proveedores escribiendo a su correo electrónico.
• Hacer rótulos para los precios de los artículos o para promocionar ofertas.
• Llevar las cuentas del negocio.
Todas estas cosas las hacemos actualmente pero consumiendo gran cantidad de tiempo y con posibilidades de error.
La herramienta computador nos hace mas productivos porque hacemos el trabajo en menos tiempo y sin errores.
12
Podemos reconocer el tipo de equipos con solo verlos:
Computador de mesa
Computador portátil
Tablet
Teléfono inteligente
13
EL CIUDADANO DIGITAL
A muchos de nosotros los computadores nos parecen equipos misteriosos puesto que no se ven en
su interior mecanismos o ruedas con dientes sino un laberinto de cables y tarjetas que no podemos
entender.
EL CIUDADANO DIGITAL
Las partes del computador se pueden identificar fácilmente, tal como lo muestra la siguiente gráfica:
Monitor
Monitor
Torre
Teclado
Teclado
Almohadilla
Táctil
Ratón
Cuando los computadores se encienden se ponen
de manifiesto sus dos grandes elementos que
permiten su trabajo:
• Hardware: Son los dispositivos que se pueden
ver y que están en el equipo de manera física.
Están incluso sin encender el equipo.
• Software: Son los programas que están
archivados de manera electrónica y que no
podemos tocar. Solo se pueden usar cuando el
equipo está encendido.
Si un computador es utilizado por un profesional
en contabilidad, requiere un software que maneje
cuentas con muchas cifras y realice operaciones
matemáticas eficientemente. Pero si es utilizado
por un diseñador, requiere un software que haga
dibujos y maneje colores de manera muy rápida.
Entonces, vemos que aunque el computador
puede ser el mismo, cada software le permitirá
a cada usuario realizar su trabajo de manera
eficiente. Ambos computadores pueden tener
el mismo software para usos comunes a ambos
usuarios como es comunicarse con sus amigos,
para realizar búsquedas en internet y para enviar
correos electrónicos y cuando no estén trabajando,
podrán escuchar música, ver eventos deportivos,
leer noticias o ver sus películas favoritas.
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Antes de utilizar el computador sigamos estas pautas para cerciorarnos de que está bien instalado y
podamos utilizarlo con eficiencia.
• Verifiquemos que las conexiones eléctricas estén bien ajustadas.
• Normalmente estas conexiones salen de un estabilizador de voltaje, que requiere dos condiciones
para que funcione bien:el voltaje y la polaridad. Si observamos alguna irregularidad, asesorémonos
de un buen electricista.
• Verifiquemos que los cables que van de la torre al teclado, al ratón, al monitor y a la impresora, estén
bien ajustados.
• En la torre los puertos o entradas de estos cables tienen una forma que hace que queden en su sitio
correcto.
• Debemos evitar ingerir alimentos frente al equipo o al menos, un metro a su alrededor. Así evitaremos
accidentes por derrame de líquidos en el teclado o en la torre.
El teclado es el dispositivo de entrada de datos.
Tiene la posibilidad de digitar manualmente letras
y números, además de tener teclas especiales
que pueden realizar tareas complejas con solo
oprimirlas.
En el teclado existen 5 zonas o áreas bien
diferenciadas:
•
•
•
•
•
15
Teclado alfanumérico.
Bloque numérico.
Teclas especiales.
Teclas de función.
Cursores.
EL CIUDADANO DIGITAL
El uso del computador
EL CIUDADANO DIGITAL
Las teclas y su función.
Enter o Intro
Es una tecla importante pues permite realizar muchas acciones según el software en el que estemos
trabajando:
Es la tecla más grande del teclado alfanumérico. También se encuentra en el teclado numérico en
el extremo inferior derecho.
Cuando estemos realizando una búsqueda en Internet, escribimos el tema de interés y la tecla
Enter da inicio a la búsqueda., O si estamos escribiendo un texto y queremos hacer un punto y
aparte la usamos.
Escape
Es la tecla en el extremo superior izquierdo del teclado. Se utiliza para terminar alguna acción que
no deseamos continuar. como cancelar un comandoque hemos indicado.
Bloquear Mayúsculas
Al activarla, lo que escribamos aparecerá en mayúsculas y se enciende una luz verde en la parte
superior derecha del teclado. Para desactivarla sólo tenemos que pulsarla otra vez.
Alt
AltGr
Se usa manteniendo presionado con otras para que realice funciones específicas como atajos para
evitar otras rutas mas largas. Por ejemplo Alt 147 da “ô” en un texto que estemos escribiendo y Alt
Tab alterna ventanas.
Se usa manteniendo presionada con otra tecla para escribir símbolos que están dibujados en la
parte inferior, a la derecha, por ejemplo la “@” en la tecla del 2 o en la Q y el # en la tecla del 3. Está
ubicada al lado de la barra espaciadora, hacia la derecha.
Shift
Se usa manteniendo presionada con otra tecla, para escribir en mayúsculas o utilizar algún símbolo
que se encuentra dibujado en las teclas en la parte superior, por ejemplo los paréntesis sobre el 8 y
el 9 y las comillas (“ ”) en el 2.
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Para borrar desde la posición actual hacia atrás. Está ubicada encima del Enter y siempre muestra
una flecha que va hacia atrás.
Tabulador
Se ubica sobre el bloqueador de mayúsculas en la izquierda del teclado. Permite avanzar en el texto
saltando espacios más amplios que los de la barra espaciadora.
Suprimir
Sirve para borrar hacia adelante Está ubicada a la derecha del Enter. Se emplea para eliminar el
texto que hemos seleccionado.
Teclas cursoras
Permiten avanzar, retroceder, subir o bajar, según lo señalan las direcciones, dentro del mismo
texto.
Tecla Control
Para realizar tareas complejas se utiliza en combinación con otras teclas. La tecla Ctrl y otra
simultánea realiza:
CtrlAltSupr: Abre la ventana de la lista de tareas. Si se pulsa por segunda vez, reinicia el equipo.
Ctrl z: Deshacer la última acción realizada por el usuario.
Ctrl c: Copiar el elemento seleccionado a la memoria temporal Portapapeles para después pegarlo
en algún lugar determinado.
Ctrl v: Tiene dos funciones: Completa los comandos Ctrl x Ctrl c. Pasa el contenido de la memoria
Portapapeles a la ubicación determinada.
Ctrl x: Cortar el elemento y moverlo a otra ubicación. Siempre se acompaña de Ctrl v.
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EL CIUDADANO DIGITAL
Borrar hacia atrás
EL CIUDADANO DIGITAL
El ratón
El ratón posibilita abrir el software de interés de manera natural pues se puede ubicar
visualmente en el monitor mientras el cursor o puntero se mueve libremente respondiendo
al ratón según lo movamos sobre la superficie donde está.
Botón Derecho
Scroll
Se puede utilizar con ambas manos y su
funcionamiento se basa en la detección del
movimiento.
Es un elemento imprescindible para la mayoría de
las personas, y a pesar de que hay otras tecnologías,
como la pantalla táctil, sigue siendo un dispositivo
muy empleado por su sencillez, precision de
movimiento y bajo costo.
Un ratón (o mouse) tiene, por lo menos dos botones:
Botón Izquierdo
Izquierdo y derecho. Algunos tienen además un
botón en el medio o una rueda (scroll) entre ambos
botones que sirve para hacer desplazamientos. El
que más se usa es el botón izquierdo, pero el botón
derecho es muy útil para algunas operaciones.
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MAL
BIEN
MAL
BIEN
Todos hemos escuchado los problemas generados
por el uso prolongado del ratón y tiene que ver la
forma como la mano lo agarra. Se puede ver que el
eje de la mano debe estar recto.
El dedo índice debe quedar sobre el botón izquerdo,
y el dedo corazón debe estar sobre el botón
derecho. El pulgar, de un lado, al igual que el anular
y meñique, del otro, te servirán para sostenerlo y
moverlo.
Punteros: Al mover el ratón tambiénse mueve el puntero en la pantalla. Generalmente el puntero tiene
forma de flecha, pero puede tener otras formas dependiendo dedonde se encuentra y de lo que esté
ocurriendo con el software.
Puntero
normal
Cursor para
escribir
Puntero
ocupado
19
Puntero de
vínculo
EL CIUDADANO DIGITAL
Para el uso del ratón debemos tener unas normas
que tienen que ver con la salud de la mano.
EL CIUDADANO DIGITAL
La Primera Vez en el Computador
El computador o los demás equipos digitales son máquinas cuya
condición inicial es aprender su uso adecuado. Cada equipo nuevo
tiene su manual de usuario y es buena idea revisarlos para verificar
las condiciones adecuadas para evitar su deterioro prematuro.
Una vez instalado y aseguradas las conexiones eléctricas y el
cableado del computador en su posición correcta, estamos ya
frente a una computadora apagada.
La conexiones que se tienen normalmente llegan a la torre y son:
del teclado, del ratón del monitor, de la impresora, del sistema de
audio, y de la energía eléctrica.
Vamos a encenderla. Primero, pulsamos el
botón más grande que tiene la torre (
)
y, luego, hacemos lo mismo con la pantalla:
apretamos el botón más grande que hay en
ella.
Cuando se enciende correctamente, lo
primero que ésta hace es llevar a cabo un
autodiagnóstico llamado auto prueba de
encendido durante la cual el computador
Identifica el estado de su memoria y cualquier
dispositivo conectado.
Aparece un letrero “Iniciando Windows” y al
finalizar se presenta el escritorio.
20
La forma como se muestran las distintas opciones de ingreso a los programas depende de la necesidad
que tengamos.
Íconos del software en
el escritorio
Menú de inicio
Fondo de Pantalla
Botón de INICIO
Barra de Tareas
Barra de estado
21
EL CIUDADANO DIGITAL
En este momento el software que tenemos trabajando en el computador es el sistema operativo.
EL CIUDADANO DIGITAL
Íconos mas usados
Los íconos representan programas o aplicaciones en el escritorio los cuales al ser seleccionados ejecutan
una serie de instrucciones previamente predefinidas para facilitar las tareas de los usuarios.
Ícono
Función
Es el punto de partida para realizar actvidades como abrir documentos, ejecutar programas,
buscar archivos, obtener ayuda, arreglar problemas, escuchar música, ver imágenes y las
demás posibilidades de la tecnología. Una vez al terminar este mismo ícono nos permite
apagar correctamente el computador.
Con este ícono se pueden ver los archivos que se han guardado en el computador. Al
activarlo, se va a la ubicacion donde se guardan los archivos de manera predeterminada.
Al activar este ícono, se pueden ver las unidades de memoria de la computadora, tales
como el Disco Duro, las unidades de disquete y CD-ROM.
En este ícono se muestran los archivos borrados. Estos se pueden recuperar, mientras no
se vacíe porque se borran de manera permanente.
Ícono para verificar la conexión por cable a Internet.
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Función
Ícono que muestra la calidad de la conexión inhalámbrica a Internet.
Los computadores actualmente tienen sistemas de sonido y este ícono permite controlar
el nivel del sonido.
El panel de control al cual se puede accesar con este ícono, permite administrar los
parámetros mas importantes del equipo. Se recomienda modificar los parámetros
solamente después de ganar experiencia en su uso.
23
EL CIUDADANO DIGITAL
Ícono
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Qué es Internet?
Internet es la red de computadores interconectados a nivel mundial sin importar las marcas y modelos
de los equipos que hacen parte de la red.
Para poder llevar a cabo actividades en Internet se debe tener el software
adecuado, como son los navegadores de lo cuales los mas empleado son el
Internet Explorer y el Chrome. También se pueden conectar distintos dispositivos,
además de los computadores, como pueden ser las tablets y teléfonos celulares
inteligentes e incluso electrodométicos y equipos comerciales.
Una vez abierto el navegador tiene las siguientes partes:
Barra de Título
Pestaña
Barra de
direcciones
Barra de
desplazamiento
Página Web
Barra de Estado
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Banda ancha a través de cable
coaxial o de fibra óptica o
cobre.
Los métodos comunes de
acceso a Internet incluyen:
WiFi Inhalámbrica.
Televisión vía Satélite.
Teléfonos celulares con
tecnología 3G/4G y sus
módems (Plan de datos).
Estos servicios se deben
contratar con un proveedor
que esté en el sector, quienes
son responsables por la
configuración de módems,
antenas, cableado y del
software en nuestro equipo.
Hay lugares públicos para el uso del Internet por pago como los cafés
de internet, o bien los que ofrecen gratuitamente el servicio, como
bibliotecas salas de los aeropuertos y cafeterías o las zonas CaliDigital
en las estaciones del MIO.
Cuando esté en una zona CaliDigital se debe seguir este procedimiento para acceder a la red:
1. Identifica el logo de Cali
Digital que indica que hay
una red Wifi disponible.
2. El dispositivo móvil detecta las
redes inalámbricas disponibles
y conéctate a la red pública CALI
DIGITAL.
25
3. Luego de conectarte, encontrarás
un portal cautivo que te da la
bienvenida a la red CALI DIGITAL,
en la parte inferior hallarás el botón
NAVEGA GRATIS, haz click en el
mismo y a continuación disfruta de
tu conexión de Internet.
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Cómo estar conectado?
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Cómo usar Internet para buscar información?
El software de internet que nos ayuda a obtener información sobre algún tema se llama“buscador”, o
motor de búsqueda. Su función es la de localizar sitios web que estén relacionados con un término de
búsqueda. El término de búsqueda, o“palabras clave” clasifica la información en listados de páginas web
en las que se encuentren dichas palabras.
Actualmente Google y Yahoo son los buscadores mas populares. Para realizar una búsqueda se debe
entrar a Internet y en la barra de direcciones escribir www.google.com y marcar la tecla “Enter”.
Inicio de cesión con
correo electrónico
Logo del Buscador
Barra de búsqueda
El buscador dará un listado de páginas web que contengan las palabras en la barra de búsqueda y las
ordenará de acuerdo a criterios comerciales y de coincidencia con lo buscado.
26
El correo electronico es una opción para comunicarse efectivamente y por escrito. Es posible conservar
los archivos enviados y gestionar respuestas. Es posible adjuntar otros archivos como documentos,
música o imágenes. El correo electrónico se ve así:
Destinatario principal
Destinatario Copiado
Destinatario con copia oculta
Remitente
Asunto
Texto del correo
Adjuntar archivos
Para poder enviar y recibir correos se debe primero tener una
cuenta con algún proveedor. Los mas populares son Gmail y
Outlook.
27
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Cómo tener nuestro propio correo electrónico?
EL CIUDADANO DIGITAL
Crear una cuenta de correo electrónico brinda la posibilidad de usar de otros servicios según el
proveedorer que se seleccione. En general ofrecen mensajería instantánea (chat) con sonido y video;
ubicación geográfica; listados de contactos; manejo de fechas especiales y agenda; y algunos servicios
avanzados, tales como encuestas, almacenamiento de archivos con capacidad de almacenamiento
similares a los que se pueden encontrar en el computador.
Para garantizar el acceso personal a la cuenta de correo y de los demás servicios, se debe crear un
usuario y una contraseña.
Para crear una cuenta de Google se accede a la página del buscador google y se busca el vínculo a Gmail.
El proceso de registro requiere de información como género, fecha de nacimiento, número de celular y
ciudad y país de residencia. Se pide crear un nombre de usuario, que puede ser el mismo nombre, y que
se genere una contraseña que debe ser personal.
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El correo electrónico presenta las mismas características del correo normal, donde un
portador de la comunicación lleva un mensaje y lo entrega a un destinatario.
Este correo puede ser visto por terceras partes de forma abusiva. También es posible
que el destinatario lo envíe nuevamente a terceras personas, perdiendo de esa manera el control
de quien posea la información enviada a una persona en especial.
Es por eso que debemos
estar siempre atentos a lo que
escribimos.
La ley proteje a los
destinatarios de contenidos
no deseados o dañinos
que llegan en los correos
electrónicos.
Pero también cada uno de
nosostros debemos hacer
un esfuerzo para demostrar
un nivel de pulcritud en las
comunicaciones así como
en las demás actividades
cotidianas.
Se recomienda:
Ser verídicos en ofertas y promesas a los destinatarios.
Evitar el envío de publicidad no deseada, a menos que en el Asunto del mensaje
vaya “Publicidad”.
Manejar el lenguaje escrito de manera cortés con términos sencillos, escribiendo
en mayúsculas y minúsculas combinadas de acuerdo a las reglas de ortografía.
No abrir correos no solicitados o de remitentes desconocidos. Es posible que
contengan virus informáticos que afectarán las actividades en el computador.
Nunca enviar claves de tarjetas débito y crédito por este medio.
La ley penaliza la distribución de pornografía infantil y como regla general no se
deben enviar imágenes o videos de situaciones íntimas.
No distribuir cadenas, rumores, noticias falsas, o que vayan en contra de la moral
y las buenas costumbres.
Al final del correo es bueno firmar con el nombre completo.
29
EL CIUDADANO DIGITAL
Administrar la seguridad y normas de convivencia
para el envío de información en Internet
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Cómo usar el comercio electrónico?
El comercio electrónico es el desarrollo de las activdades de contacto, oferta, venta y pago a través de
medios electrónicos como Internet. El comercio es uno de los sectores económicos mas beneficiados
en la Sociedad Digital a tarvés de las siguientes acciones:
• Contacto directo con los Clientes. Pueden solicitarnos productos o servicios sin tener que acudir al
local de atención.
• Comunicaciones comerciales. Se pueden anunciar promociones, precios diarios. Así mismo el Cliente
puede opinar de productos o hacer preguntas sobre el uso de algún artículo.
• Fidelización de Clientes mediante comunicaciones en su cumpleaños o en fechas especiales.
• Hacer pedidos a los proveedores, así como transmitir comentarios de consumidores. También se
puede solicitar información relacionada con los productos y así brindar una mejor atención a los
Clientes del local de atención.
El diseño y publicación de una página web sobre nuestra actividad es un inicio para integrarnos al
comerco electrónico.
Ver Noticias y actualidad en Internet
Ya podemos acceder a servicios de noticias en internet. Podemos escribir en la barra de direcciones del
navegador el sitio que nos interesa. Podemos escribir:
www.cali.gov.co
www.elpais.com.co
http://www.msn.com/es-co
Página web oficial de la Alcaldía de Santiago de Cali.
Noticias de Cali y del Valle.
El portal de Microsoft con resúmenes de noticias.
30
Este servicio está integrado con el correo electrónico, aunque hay software especializado. Esta mensajería
consiste en la posibilidad de comunicación Persona a Persona como se hace con un teléfono, pero
estos servicios son mas complejos, pues admiten video, y la posibilidad de multiusuario, es decir, poder
comunicarse con varias personas al tiempo. Se debe contar con la dirección de correo electrónico de las
demás personas para lograr una comunicación.
Sistema de comunicicación:
Equipo en el que funciona
Celular
Computador, Tablet y Celular
31
EL CIUDADANO DIGITAL
¿Cómo usar la Mensajería Instantánea?
EL CIUDADANO DIGITAL
Actividad de Aprendizaje N° 1
Durante el desarrollo de este capítulo, hemos estado realizando actividades prácticas de aprendizaje
a medida que avanzamos en la lectura del manual.
Para verificar lo que hemos aprendido recojamos los correos electrónicos de todos los participantes
del curso.
• Escojamos dos de los participantes y envíemos un correo electrónico con un documento adjunto, que
puede ser una imagen o una canción.
• Verifiquemos si en nuestro dispositivo móvil, teléfono celular inteligente, tablet o en nuestro computador
de escritorio o portátil, el software de mensajería instantánea disponible. Con las direcciones de correo
electrónico del curso, elaboremos nuestra libreta de contactos e iniciemos conversaciones con alguno
de los participantes. Probemos la videoconferencia que permiten algunos de estos sistemas.
• Ubiquemos las siguientes páginas de internet y averiguemos en la información que se presenta en
cada una páginas lo siguiente:
• Contacto Comercial y Servicio al Cliente.
• Programas especiales de beneficio al tendero.
• Asesoría Técnica.
• Comunicación con nuestra entida bancaria, consulta de saldos y transacciones.
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OBJETIVO: Al final de esta unidad el Empresario podrá aprovechar una
de las mas poderosas herramientas para el trabajo administrativo. Podrá
reemplazar las notas de cuaderno por archivos guardados de manera
segura y con la posibilidad de actualización. También con los ejemplos
podrá estar preparados para los próximos cursos de costos.
33
MICROSOFT EXCEL
III. MICROSOFT EXCEL
MICROSOFT EXCEL
Iniciando el programa
Una hoja electrónica reemplaza la hoja de trabajo que usamos para realizar cuentas, o hacer listas de
productos. Reemplaza los tres instrumentos típicos de nuestro trabajo: la hoja de trabajo en papel, el
lápiz y la calculadora.
La hoja de trabajo es reemplazada por un conjunto de cajones o celdas dispuestas en filas y columnas
(matriz); el lápiz se reemplaza por el teclado y la unidad de aritmética del software reemplaza la calculadora.
Arranquemos a usar el programa. El boton de inicio despliega el menú donde podemos encontrar el
ícono de excel.
Al activarlo con el ratón, se abre el programa que tiene la apariencia descrita, es decir hay celdas y la
disposición de la hoja de trabajo es de filas identificadas con número y en columnas que están identifcadas
con letras.
34
Esto es lo que se ve en la pantalla inicial:
Barra de Título
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Barra de Fórmulas
Celda Activa
Cabecera de Columnas
Barra de Desplazamiento
Etiquetas de las Hojas
Cada herramienta de excel se usará según la necesidad que tengamos. Es fundamental poder identificar
la celda activa.
Al momento de escribir algo será en la celda activa donde quedará la información. El programa tiene un
formato establecido, pero es posibe cambiarlo y darle un tipo o tamaño de letra según lo necesitemos.
35
MICROSOFT EXCEL
Lo que se ve en la pantalla al iniciar el programa
MICROSOFT EXCEL
La barra de fórmulas y la hoja de trabajo
La barra de fórmulas muestra el contenido de la celda activa A1. En el espacio de la derecha se pueden
escribir nombres, números o fórmulas matemáticas como las sumas.
En la zona de trabajo siempre iniciamos con la celda A1 resaltada. El nombre de la celda viene de la
columna A y de la fila 1. Si queremos ir a otra celda, con el ratón vamos a la celda escogida. También
podemos usar el teclado de cursores. La información que escribimos en la celda activa se fija en la celda
con la tecla Enter.
Podemos decir entonces que el área de trabajo es el conjunto de todas las celdas que son conformadas
por las filas y columnas. Hay mas filas de las que vemos en la pantalla. Si movemos la celda activa hacia
abajo podemos llegar a encabezados mayores a un millón. Igual ocurre con las columnas donde hay
mas de 16000 hacia la derecha.
36
Las celdas se nombran por su columna y por su fila.
La celda activa se puede ver porque está resaltada.
En este caso la celda que está conformada por
la columna F y la fila 13 está resaltada y si en la
barra de fórmulas se escribe alguna informacion
entonces esta paraceerá en la celda activa.
Es posible marcar toda una fila o toda una columna
activando el encabezado. Esto se hace cuando se
quere dar un formato a todo ese conjunto. También
es posible cambiar el ancho de la columna o la
altura de la fila ubicando el puntero del ratón en el
borde hasta que aparezca el cursor carecterístico.
Dando altura a la fila
Dando ancho a la columna
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Marcando toda la columna
MICROSOFT EXCEL
Las filas y las columnas
MICROSOFT EXCEL
Introducir información en la hoja de trabajo
En nuestra actividad económica debemos hacer
listas y cálculos permanentemente. Debemos
guardar los datos de los Clientes que nos deben,
así como también debemos hacer los inventarios y
saber cuándo hay que hacer pedidos.
El control que hacemos del negocio es clave para su
prosperidad.
Lo que vamos a escribir en la hoja de trabajo es
normal para nosotros.
Vamos a elaborar una lista de venta diaria. Para hacerlo vamos a escribir en la celda B2 “Producto
vendido”, en la celda C2 “Cantidad del dia” y en la celda D2 “Total”.
Al escribir los textos anteriores vemos que no se pueden leer. Entonces se
puede usar el aumento de ancho de columna.
Se corrige y estamos listos para elaborar la lista. Debajo de cada columna va
el producto y los datos requeridos.
Ya tenemos una lista mejor presentada y preparada para las funciones que
tiene excel.
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Excel nos ofrece la posibilidad de mejorar la apariencia de las listas que podemos hacer. El programa tiene una barra de
herramientas dedicada solo a esta función de formato.
El primer conjunto de herramientas se encarga de mejorar la fuente, es decir el tipo de letra y su tamaño. Se puede
modificar su color y adicionalmente, permite colorear la celda, así como ponerle un borde para permitir una visualización
mas adecuada.
El segundo conjunto se encarga de alinear el texto, es decir
ubicarlo de manera vistosa en la celda.
El tercer conjunto da formato a los números de la lista. Si
necesitamos que el número tenga el símbolo de Pesos, o
en porcentaje, y si necesitamos ponerle decimales, es decir
los centavos a los pesos podemos usar esta herramienta.
Cada formato que queramos poner se hace sobre la celda
activa. También se puede hacer seleccionando un grupo de
celdas al mismo tiempo para aplicar el formato sobre las
celdas una por una. Para hacerlo pasamos el puntero del
ratón sobre el grupo de celdas mientra se sostiene el botón
izquierdo del ratón presionado. Al ver que están marcadas
las celdas de interés se puede liberar el botón y seleccionar
en la barra de herramientas el formato necesitado.
En el caso de la imagen, se está mejorando la presentación
de la columna de números, agregando dos decimales para
los centavos y adicionando el símbolo de Pesos.
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MICROSOFT EXCEL
Dar formato
MICROSOFT EXCEL
Desbordamiento de datos y mensajes de error
Cuando manejamos operaciones numéricas puede darse el caso de que
se produzca un desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el
dato no cabe en el espacio de la celda.
Cuando ocurre Excel nos llama la atención con el símbolo “#”
Es este ejemplo vemos el desbordamiento numérico en la columna D
que al ser la cifra mas extensa que la longitud de la celda, se muestra
con el símbolo # repetido todo el ancho de las celdas.
Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el valor
que escribimos. Para corregirlo tendremos que modificar el ancho de la
columna hasta que aparezca el dato.
Guardar y abrir archivos
Guardar: Al marcar el ícono del disquete en la barra de menú
se abre una ventana, Se da un nombre al archivo y se marca
Guardar.
Abrir: Se marca la pestaña Archivo y se marca el ícono
para Abrir. Aparece una ventana para escoger el archivo
necesitado.
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Excel es una hoja de cálculo y su función fundamental es la de trabajar con números y realizar cálculos numéricos.
La operación básica de sumar números está bien definida y el programa tiene maneras rápidas para realizarlas:
• Marcamos los números que deseamos sumar.
• Pulsamos sobre el símbolo de suma que es el ícono que ejecuta la acción. Σ que se encuentra en la Barra Estándar de
herramientas.
En este caso el resultado es de $44.200,00
El mismo resultado podemos obtener con otra manera. Escogemos la celda donde queremos el resultado y escribimos
en la barra de fórmulas:
+SUMA(D3:D14)
Notemos que las celdas con los números que vamos a sumar están entre la celda D3 y D14.
+D3+D4+D5+D6+D7+D8+D9+D10+D11+D12+D13+D14
Esto nos muestra que podemos sumar rangos como en las dos primeras maneras, o celda por celda como en este último
caso. Es posible realizar celda por celda otras operaciones como resta, multiplicación y división con los operadores - * /.
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MICROSOFT EXCEL
Datos numéricos y operaciones matemáticas
MICROSOFT EXCEL
Datos en texto y listas
Excel nos facilita la introducción de datos en las hojas de cálculo.
Las listas consisten en que mientras vamos introduciendo datos en una columna Excel crea automáticamente una lista
con todos ellos. Y cuando vayamos a repetir un dato ya introducido, Excel nos permite seleccionarlo de la lista en vez de
rescribirlo.
Por ejemplo, tras teclear esta columna de datos.
Y queremos continuar con la lista, al estar en la celda vacía a rellenar pulsamos
el botón derecho del ratón y escogemos “Elegir de Lista Desplegable” el valor
que necesitamos.
Hay otras funciones de automatización relacionadas con las listas, por ejemplo si escribimos Lunes y arrastramos la
ventana veremos que una nota nos va mostrando los distintos días de la semana y si soltamos el ratón vemos que se crea
automáticamente una lista con los días de la semana.
Para ahorrarnos trabajo Excel tiene predefinidas listas con los días de la semana, los días de la semana abreviados, los
meses y los meses abreviados.
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La lista de compras; Los créditos en el negocio; Inventario; Fijar el Precio de Venta; Elaborar un
Estado de Resultados.
• Elaboremos una lista que tenga los encabezados de las columnas: Proveedor; Artículo a
comprar; Precio unitario; Cantidad a comprar; valor de la compra por artículo y valor total
de la compra. Grabemos el archivo.
• Elaboremos una lista con los créditos activos e inactivos del negocio con los encabezados
de las columnas: Nombre Cliente; Valor Deuda.
• El inventario de artículos tiene las siguientes columnas: Artículo; Precio unitario; Unidades
en Inventario.
• El precio de venta se puede conseguir multiplicando el precio de compra por un factor
para obtener un precio de venta recomendado.
• Elaborar un Formato para el Flujo de Caja que debe considerar las entrada por venta en
efectivo del día, el cobro de las deudas a los Clientes a crédito, y otros ingresos de efectivo,
y restarle los pagos a proveedores, las compras de contado del día, y gastos como son
pagos a empleados, servicios públicos, arriendo entre otros. Se debe considerar el dinero
con el que se inicia el día. Se adjunta un formato modelo para que se elabore el mismo
en Excel.
• El Estado de resultados se hace determinando las ventas del periodo, restando el costo
de los artículos, restado también el gasto de salarios y restando los impuestos que deben
pagar. A diferencia del Flujo de Caja, en el Estado de Resultados se tiene en cuenta lo que
se vende a crédito, y lo que se compra a crédito.
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MICROSOFT EXCEL
Actividad de Aprendizaje N° 2
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MICROSOFT EXCEL
MICROSOFT EXCEL
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MICROSOFT EXCEL
Imprimir
Algunas veces es necesario imprimir el trabajo que se hizo, porque se debe legalizar, o simplemente para mantener un
archivo físico. La impresión siempre dependerá del modelo de impresora del que se disponga, pero principalmente del
programa en el que está dicho trabajo.
Excel por tener un área de trabajo
tan amplia, se debe identificar lo
que se necesita imprimir, pues en
caso de no establecer esta área, el
programa imprimirá todo lo que se
encuentre, gastando muchas hojas
sin necesidad.
Para asegurar que lo impreso sea lo
necesitado, se debe establecer un
área de impresión, que se encuentra
en la pestaña “Diseño de Página”,
opción Área de Impresión. Antes
de seleccionar “Establecer Área de
Impresión” se debe marcar el área
que se imprimirá.
Después de determinar esta área
se selecciona la pestaña “Archivo”,
opción Imprimir, y allí aparece
la impresora que a la que está
conectado el computador y se puede
ver una imagen de los que saldrá
impreso y el número de páginas que
se imprimirán.
Para iniciar e proceso se debe activar
el ícono de la impresora “Imprimir”.
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OBJETIVO: Al final de esta unidad el Empresario estará en capacidad
de elaborar cartas y comunicaciones en Word, de tal manera que podrá
revisar ortografía. También podrá hacer letreros para informar los precios
de los articulos y promocion de ofertas. Combinando lo aprendido con
los temas de los próximos cursos podrá elaborar informes de manera
óptima y muy limpia.
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MICROSOFT WORD
IV. MICROSOFT WORD
MICROSOFT WORD
Iniciando el programa
Word es un procesador de texto que crea o modifica documentos escritos. Es una alternativa moderna a las antiguas
máquinas de escribir, siendo mucho más potente y versátil que éstas.
El programa brinda funciones tipográficas, idiomáticas y organizativas.Tiene distintos tipos y tamaños de letra, formato
de párrafo y efectos artísticos; Se pueden insertar imágenes dentro del texto.
Arranquemos a usar el programa. El boton de inicio despliega el menú donde podemos encontrar el ícono de Word.
Al activarlo con el ratón, se abre el programa que tiene la apariencia de una hoja en blanco, con regletas y distintas
opciones para mejorar la calidad de nuestras comunicaciones.
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Barra de Título
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Área de Trabajo
Reglas
Barra de desplazamiento
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MICROSOFT WORD
Lo que se ve en la pantalla al iniciar el programa
MICROSOFT WORD
Introducir texto
Antes de iniciar la escritura de una comunicación debemos planear lo que necesitamos comunicar. Las comunicaciones
escritas tienen ventajas sobre la comunicación verbal, principalmente por la evidencia que se puede mantener de su
existencia y recepción.
Para que sea mas eficiente se deben seguir pautas que permitirán conseguir el objetivo propuesto y dejar una imagen
excelente de pulcritud a través de como nos comunicamos.
Logo y NIT
Consecutivo
Fecha
Destinatario
Asunto
Cuerpo del mensaje
Despedida
Firma
Identificación corporativa
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La primera característica del formato del texto en el trabajo que elaboramos es el del tipo de letra y tamaño. Podemos
iniciar con los el formato que necesitemos o mejorarlo cuando hayamos terminado de editar la comunicación. El programa
viene con un tipo de letra y tamaño que satisface los requerimientos de buena presentación.
Existen opciones que nos permiten enfatizar algún elemento de la
comunicación. Se ponen un texto en negritas cuando se quiere
llamar la atención del lector, como puede ser el nombre del
destinatario.
Se puede poner cursivas cuando se denomina un nombre propio o se hace referencia a un texto que no es de nuestra
autoría. Subrayar el texto para enfatizar lo mas importante de la idea.
Se refiere a un párrafo, como los bloques de texto que compone el escrito. Veamos como podemos dar formato a textos
y a párrafos completos:
Para marcar el texto al que se necesita dar formato se marca usando el ratón, con el botón izquierdo sostenido se pasa
sobre el texto solo liberando cuando está del color y entonces se usa la herramienta (Negrita en este caso).
Las herramientas de párrafo tienen que ver con la Justificación.
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MICROSOFT WORD
Formato de texto y de los párrafos
MICROSOFT WORD
Tablas
Las tablas permiten manejar grandes cantidades de información de manera lógica, fácil de entender y en poco espacio.
Word tiene herramientas especiales para la construcción de tablas.
En el ejemplo hay una tabla para agrupar los productos que se requieren para el negocio. Esta tabla tiene 2 columnas y 5
filas. Antes de hacer una tabla, debemos tener claro al menos cuántas columnas vamos a utilizar.
El cursor se ubica en el lugar del área de trabajo donde se necesita la tabla. En la pestaña Insertar de la barra de menú,
opción Tabla, se debe marcar cuántas columnas se necesitan:
La primer fila se deja para el título de las columnas.
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Los escritos ganan en presentación cuando llevan imágenes, que pueden ser fotografías, logos o gráficos.
El cursor se ubica en el lugar del área de trabajo donde se necesita la tabla. En la pestaña Insertar de la
barra de menú, opción Gráfico. Se abre una ventana con la ubicación de los gráficos y se selecciona cuál
se va a insertar.
Una vez se tiene el gráfico en el área de trabajo y se requiere modificar el tamaño, se puede hacer
con el ratón marcando el gráfico y tomándolo con el botón derecho del ratón e puede redimensionar
directamente.
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MICROSOFT WORD
Insertar Gráficos
MICROSOFT WORD
Guardar y abrir archivos
Guardar: Al marcar el ícono del disquete en la barra
de menú se abre una ventana, Se da un nombre al
archivo y se marca Guardar.
Abrir: Se marca la pestaña Archivo y se marca el
ícono para Abrir. Aparece una ventana para escoger
el archivo necesitado.
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Carta Comercial; Avisos de Promocionespara los Clientes; Letreros de Precios.
• Elaboremos una carta comercial a uno de nuestros proveedores solicitando la revisión
de condiciones comerciales.
• Hagamos un letrero informando de ofertas por vacaciones.
• Elaboremos la lista de precios para que todo el personal lo tenga disponible
permanentemente.
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MICROSOFT WORD
Actividad de Aprendizaje N° 3
MICROSOFT WORD
Imprimir
Word está diseñado para imprimir lo mismo que se ven en pantalla. Con esto la impresión es una labor
sencilla
En las pestañas de la barra de menú, se selecciona Archivo y la opción Imprimir. Se despliegan los
parámetros de la impresión, como el tipo de impresora al que el computador está conectado, el tamaño
de la hoja, y a la derecha e puede ver una preliminar de cómo saldrá la impresión.
Para iniciar e proceso se debe activar el ícono de la impresora “Imprimir”.
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OBJETIVO: Al final de esta unidad el Empresario estará en capacidad de
realizar presentaciones como material de soporte para capacitaciones a
su personal, para presentar un informe o una propuesta.
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MICROSOFT POWER POINT
V. MICROSOFT POWER POINT
MICROSOFT POWER POINT
Iniciando el programa
PowerPoint es software que le permite crear materiales que se pueden utilizar en un proyector a manera
de presentación ante un auditorio.
Este programa se basa en los proyectores usados para mostrar acetatos impresos y diapositivas.
El programa brinda funciones de edición tales que se pueden tener distintos tipos y tamaños de letra,
inserción de dibujos, fotos, películas, gráficos de estadísticas que enriquecen la presentación y brindan
información adicional muy útil.
Arranquemos a usar el programa. El boton de inicio despliega el menú donde podemos encontrar el
ícono de Power Point.
Al activarlo con el ratón, se abre el programa que tiene la apariencia de una diapositiva en blanco.
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MICROSOFT POWER POINT
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MICROSOFT POWER POINT
Lo que se ve en la pantalla al iniciar el programa
Barra de Título
Barra de Menú
Barra de Herramientas
Diapositiva
Panel de Diapositivas
Panel de Notas
Barra de Estado
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Para realizar una presentación exitosa ante cualquier auditorio se debe contar con una planeación del
tema. Entre los aspectos que se deben conocer están:
• Objetivo de la Presentación.
- El mensaje que se quiere dar.
- ¿Cuál es el mínimo de aprendizaje que requere interiorizar el
asistente para modificar su comportamiento?
• Auditorio.
- ¿A quién se le dirá el mensaje?
- Motivación para asistir.
• Recursos.
- El tiempo disponible.
- Se dispone de sillas, computador, proyector.
Con esta información se puede realizar una presentación exitosa. Para poder logarlo, debemos entender
lo siguiente:
• La información que queremos entregar es interpretada por el auditorio según el lenguaje oral y escrito
que mostremos, pero también por el lenguaje no verbal mediante nuestros gestos, miradas, vestuario o
poses del cuerpo en el momento de la presentación.
• Una buena presentación con una secuencia lógica ayuda a reforzar el mensaje permitiendo que el
auditorio se apropie del concepto.
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MICROSOFT POWER POINT
Crear una Presentación
MICROSOFT POWER POINT
Al tener el tema principal y los demás puntos importantes bien definidos, se debe determinar el número
de diapositivas que se van a elaborar. Una buena idea de esta cantidad la da el tiempo disponible.
Generalmente una diapositiva debería ser proyectada en no mas de 5 minutos mientras se habla.
Se debe tener en cuenta que la información debe estar en la mente del expositor, y no en la diapositiva
misma. Cada una de estas debe ser una compañía a la presentación, pero el centro del evento es el
expositor, lo que dice y como lo dice.
Para iniciar, se selecciona un fondo para la presentación, pues va a estar en cada una de las diapositivas:
En la barra de menú se busca la pestaña “Diseño”, donde aparecerán varias opciones. Se muestran en
“Temas” los fondos a escoger.
Cuando se escoge el fondo, aparece en la primera diapositiva cuadros de texto para diseñar la portada.
Siguiendo las instrucciones, se debe dar click y escribir un título y un subtítulo con la fecha de la
presentación.
Para continuar con las siguientes diapositivas se insertan con el comando “Nueva Diapositiva” ubicada
en la pestaña “Inicio” de la barra de menú.
Cada nueva diapositiva está configurada con un título y una caja donde se puede introducir texto, copiar
un gráfico, o cualquier objeto digital que pueda mejorar la presentación.
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MICROSOFT POWER POINT
Primera diapositiva o Portada.
Diapositiva interna.
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MICROSOFT POWER POINT
Tipos de Vistas de Presentación
• Normal. Es la que se utiliza para trabajar. Con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que
seleccionamos.
• Clasificador de diapositivas: Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por
el orden de aparición. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos
permite localizar una diapositiva más rápidamente para organizarlas y es muy útil para mover, copiar
o eliminarlas.
• Presentación con Diapositivas: La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a
partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados
que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación. Se puede
ensayar para ajustar al tiempo disponble o iniciarla ante el auditorio.
• Zoom: El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos, para
ver detalles o mejorar su diseño.
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MICROSOFT POWER POINT
Manejo de Diapositivas
Cuando tenemos una presentación adelantada y al tenerla en Vista de Clasificador de Diapositivas podemos modificarla
después insertando, eliminando, o copiando diapositivas.
• Insertar una nueva diapositiva. Ya vimos que es posible en la vista normal insertar una diapositiva. En la Vista de
Clasificaros también es posible, usando el mismo comando “nueva diapositiva”.
• Copiar una Diapositiva. Se puede seleccionar la diapositiva que se quiere copiar y pulsar el botón “copiar” que se
encuentra en la barra de menú. Después selecciona la diapositiva detrás de la cual se insertará la diapositiva a copiar
y pulsa el botón “pegar”
• Mover una diapositiva. Para mover las diapositivas de lugar dentro de una misma presentación se debe seleccionar la
diapositiva a mover y sin soltar el botón izquierdo del ratón se arrastra hasta la posición donde se quiere situar.
• Eliminar Diapositivas. Se selecciona la diapositiva a eliminar y se pulsa la tecla Supr.
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MICROSOFT POWER POINT
Trabajo con Objetos
Para causar mayor impacto y mejorar el aprendizaje de los conceptos que se quiere dejar en el auditorio
se pueden adicionar objetos a las diapositivas, tales como gráficos, imágenes, textos, videos, sonidos,
etc. . En la planeación de la presentación debemos identificar aquellos objetos que la mejorarán. Se debe
evitar sobrecargar la diapositiva pues resulta contraproducente al distraer al auditorio con excesos.
Power Point tiene una pestaña del menú de herramientas dedicada a insertar el tipo de objeto que
se requiere en la diapositiva. Cada uno de estos objetos se pueden ubicar en la diapositiva, donde se
pueden mover, copiar, eliminar, etc. Se pueden poner imágenes prediseñadas marcando en el cuadro
correspondiente. Se abre una galería a la derecha de la diapositiva. Se puede buscar una imagen
relacionada con el texto en “BUSCAR”. Al seleccionar la imagen, esta se ubica en la diapositiva donde se
puede mover y redimensionar según se requiera.
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Para capturar la atención del auditorio se puede dar movimiento a los objetos, incluso a los textos. Dicho movimiento
puede apreciarse cuando se está en Vista de Presentación con diapositivas. Una animación se aplica a los objetos en las
diapositivas, mientras que las transiciones se aplican al momento del cambio de una diapositiva a la siguiente.
Power point tiene una pestaña en la barra de menú para estas animaciones, donde se puede seleccionar la aplicación de
las transiciones entre las diapositivas, y los efectos de animación para los objetos en la diapositiva actual.
El objeto seleccionado puede tener efectos en la entrada, y en la salida. Cuando
no se usan efectos, al momento de cambiar la diapositiva todos los objetos,
incuído el texto se muestran simultáneamente.
Al darle efectos se asigna el orden en que van apareciendo los distintos elementos,
logrando asignar prioridades así como proyectar solo el elemento importante,
eliminando distracciones con el resto de la información en la misma diapositiva.
Se puede escoger de entre múltiples efectos, pero se recomienda seleccionar
aquellos que no requieran mucho tiempo, o aquellos que sean los mas simples
para evitar distracciones.
Los efectos motivan a la atención y muestran nuestras presentaciones de manera
profesional y llamativas con herramientas sencillas.
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MICROSOFT POWER POINT
Animaciones y Transiciones
MICROSOFT POWER POINT
Guardar y abrir archivos
Guardar: Al marcar el ícono del disquete en la barra
de menú se abre una ventana, Se da un nombre al
archivo y se marca Guardar.
Abrir: Se marca la pestaña Archivo y se marca el
ícono para Abrir. Aparece una ventana para escoger
el archivo necesitado.
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Presentación para Empleados, entrenamiento Orden y Aseo en almacenamiento.
• Planifiquemos una presentación para modificar los hábitos de Orden y Aseo de los
empleados de un punto de venta.
• Hagamos una presentación de manera que podamos dar el mensaje en 15 minutos.
• Hagamos la presentación ante nuestros compañeros de clase.
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MICROSOFT POWER POINT
Actividad de Aprendizaje N° 4
MICROSOFT POWER POINT
Imprimir
Power Point es un programa para realizar presentaciones ante un auditorio mas que para imprimir. No
obstante la impresión es sencilla, pero requiere definir el tipo de impresión que queremos, pues se puede
imprimir diapositivas individuales, o agrupadas en 2, 4 o 6 por página.
En las pestañas de la barra de menú, se selecciona Archivo y la opción Imprimir. Se despliegan los
parámetros de la impresión, como el tipo de impresora al que el computador está conectado, si se
quieren imprimir diapositivas o documentos, en cuyo caso se debe definir el número de diapositivas por
página. En el borde ingferior, a la izquierda se puede ver un botón para ver preliminarmente cómo saldrá
la impresión.
Para iniciar el proceso se debe activar el ícono de “Aceptar”.
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Centro Administrativo Municipal, torre Alcaldía. Piso 5
Teléfono 889 6232
www.cali.gov.co/Bienestar
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