fundamental para la elaboracion de documentos

PROCEDIMIENTO FUNDAMENTAL PARA LA
ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO-01
1.
Versión: 1
ISO 9001:2008
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OBJETIVO
Establecer los requisitos que permitan la elaboración sistemática y estandarizada de los documentos
del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) de la Fundación Academia de Dibujo Profesional, que
faciliten la búsqueda, gestión y circulación de la información.
2.
ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de la
Fundación Academia de Dibujo Profesional, y personas responsables o comprometidas con la
elaboración, revisión, aprobación, control y actualización de la documentación relativa al Sistema de
Gestión de Calidad.
3.
DEFINICIONES
3.1
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD (SGC): La estructura organizacional, los procedimientos, los
procesos y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.
3.2
MANUAL DE CALIDAD: Es un documento que enuncia la política de calidad y que describe el
Sistema de Gestión de Calidad de la institución.
3.3
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, videos, fotografías,
etc.)
3.4
PROCEDIMIENTO: Según el numeral 3.4.5 de la Norma ISO 9000:2000 es la “forma especificada
para llevar a cabo una actividad o un proceso”. La nota 1 del mismo numeral indica que los
procedimientos pueden estar documentados o no. También se entiende por procedimiento el
documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del
Sistema de Gestión de Calidad.
3.5
NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o
criterio dado.
3.6
REVISIÓN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo
que se hace.
3.7
FORMATO: Es un documento prestablecido impreso o digital, donde se registra información
relacionada con una actividad o proceso.
3.8
INSTRUCTIVO: Es un documento que explica como se debe realizar una tarea con un alto nivel de
detalle. Ej.: Explicación para diligenciar un formato.
3.9
Vo.Bo.: Visto Bueno.
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4.
DESARROLLO
4.1
DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Las siguientes características se
aplicarán a los siguientes tipos de documentos del Sistema de Gestión de la calidad: Manual de
Calidad (obligatorio), Procedimientos documentados obligatorios (Control de documentos y registros,
tratamiento de producto o servicio no conforme, auditorias internas, acciones correctivas y acciones
preventivas, revisión por la dirección), otros Manuales, Planes, Procesos, Procedimientos requeridos
en cada proceso o dependencia, Formatos, Registros, Instructivos, Guías y actas entre otros
documentos que establecen requisitos.
4.2
ASPECTOS GENERALES: Están definidos los siguientes aspectos
 Los documentos de procesos y procedimientos del SGC deben describir acciones y actividades
reales y no ideales.
 Tipo de letra: Arial 12 para código, versión, fecha y página de los encabezados, Arial 10 para el
cuerpo del documento, títulos y subtítulos (en negrilla).
 Tamaño de papel: Carta (216 x 279mm)
 Márgenes: Superior 2.5 cm, Inferior 2.5 cm, Lado izquierdo 2.5 cm, Lado derecho 2 cm,
Encabezado y Pie de pagina desde el borde 1.25 cm.
 Las divisiones y subdivisiones de títulos y subtítulos se manejarán con nomencladores
numéricos. Ejemplo: 1.0, 1.1, y 1.1.1
4.3
ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS
4.3.1
ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Los documentos a excepción de los formatos que conforman el
sistema de gestión de calidad de la Fundación Academia de Dibujo Profesional, deben conservar la
siguiente presentación:
4.3.1.1 ENCABEZADO
B
A
C
D
E
A. LOGOTIPO: Logo y nombre completo de la Fundación Academia de Dibujo Profesional.
B. TITULO: Nombre del documento que se va a tratar.
F
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C. CÓDIGO DEL DOCUMENTO: Según la estructura de codificación para los documentos del
sistema de gestión de calidad descrita en el 4.3.3.
D. VERSIÓN: Indica el número de veces que el documento ha tenido modificaciones.
E. REF. ISO: Indica la norma con la cual se implementa el sistema de Gestión de Calidad.
F. PAGINACIÓN: Indica la numeración consecutiva y total del documento desarrollado.
4.3.1.2 PIE DE PÁGINA
A
B
C
D
E
A
B
C
D
E
A
B
C
D
E
A. CAMPO: Presenta a las personas, cargos y fechas que intervienen el documento
B. ELABORO: Presenta la firma, cargo de quien elabora el documento y fecha de elaboración.
C. REVISO: Firma de aprobación luego de la revisión y consenso del jefe inmediato de la
dependencia a la que aplica el documento y el comité de calidad.
D. Vo.Bo.: Firma de aprobación del Asesor de Calidad.
E. APROBÓ: Firma del Vicepresidente de Planeación y Desarrollo Institucional quien con su firma
aprueba el documento.
4.3.2
ASPECTOS DE ORDEN EN LOS DOCUMENTOS
La estructura de la documentación debe seguir el formato de acuerdo al siguiente cuadro:
Manuales
Procedimientos
Instructivos
Registros
1. OBJETIVO
X
X
O
O
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN
X
X
O
O
3. DEFINICIONES
X
O
O
O
4. DESARROLLO
X
X
X
O
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
X
X
O
O
6. REGISTROS RELACIONADOS
X
O
O
O
CAPÍTULO
X= Requerido
O= Opcional
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1. OBJETIVO: Precisa sin ambigüedad los aspectos que trata el documento y amplía la información del
título del documento. Describe la finalidad del documento, el fin, para qué. Para la redacción de este
capítulo se recomienda utilizar expresiones como: “Coordinar, ejecutar, cumplir, desarrollar,
promover, mantener, etc.”
2. ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN: Define la cobertura y los límites de aplicabilidad del
documento.
Para la redacción de este capítulo se pueden utilizar las siguientes expresiones:
“Aplica para el área…”
Ej.: Este documento es de aplicación para el área académica y administrativa.
3. DEFINICIONES: Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión del
documento. En este capítulo se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden tener
varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren. Se debe evitar definir
términos que se encuentren en el diccionario de la Real Academia de la lengua Española o en
diccionarios técnicos, a menos que tengan un significado específico en el documento. Al elegir un
término para un concepto, es necesario asegurarse de que no se ha utilizado otro término para el
mismo concepto en otro documento.
4. DESARROLLO: Describe el desarrollo de cada procedimiento en la institución, se utiliza texto
corrido, diagrama de flujo, y diagrama matricial dependiendo de la necesidad del área y/o
dependencia.
Se describen las acciones manteniendo una secuencia lógica, indicando puntos claves.
Si se requiere mayor apoyo metodológico se utilizan flujogramas o se hace referencia a los
procedimientos asociados. Si se deben tener en cuenta riesgos, excepciones, controles u
observaciones se utilizan notas numeradas.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS: Relación de documentos internos y externos que se deban
consultar como apoyo.
NOMBRE
CÓDIGO
A
B
A. En este espacio va el nombre del documento.
B. En este espacio se enumera el código del documento.
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6. REGISTROS RELACIONADOS: Todos los registros que se generen como prueba de aplicación de
un procedimiento.
NOMBRE
CÓDIGO
A
B
A. En este espacio va el nombre del registro.
B. En este espacio se enumera el código del registro.
4.3.3
CODIFICACION PARA LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: La
documentación perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad se codificara de la siguiente manera:
MANUALES DE FUNCIONES Y PERFILES DE CARGOS: Constan de 9 dígitos de la siguiente
manera.
PRIMEROS DOS DÍGITOS:
Nombra el tipo de documento
MF
Manual de funciones (Descripción de las Funciones de cada cargo)
PC
Perfil del cargo por competencias (Descripción del perfil para cada cargo)
TERCER Y SEPTIMO DIGITO:
Es un guión (-) que separa los caracteres alfanuméricos
CUARTO, QUINTO Y SEXTO DIGITO:
Se toman las 3 primeras letras que identifican el nombre de la dependencia que origina o al cual
pertenece el documento
OCTAVO Y NOVENO DIGITO:
Numero consecutivo que se inicia en 01 para cada dependencia.
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Los demás documentos pertenecientes al SGC, se codificaran de la siguiente manera:
DESCRPCION DEL TIPO DE DOCUMENTO
GUÍA
=
GUÍA
FORMATO
=
FORMATO
PROCEDIMIENTO
=
PROCEDIMIENTO
LISTADO
=
LISTADO
INSTRUCTIVO
=
INSTRUCTIVO
La descripción del tipo de documento se separara por un guion seguido del número consecutivo de
dos dígitos.
4.4
CONTROL DE VERSIÓN Y DISTRIBUCIÓN: Todo documento perteneciente al sistema de gestión
de calidad, tiene un registro llamado CONTROL DE VERSION Y DISTRIBUCION (FORMATO-12),
en el cual se evidencia la historia del documento.
4.5.
ELABORACIÓN,
REVISIÓN,
APROBACIÓN,
MODIFICACIÓN,
ENTRENAMIENTO
Y
DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS: Cualquier empleado que considere necesario un nuevo
documento o modificación de uno ya existente elabora un borrador de acuerdo con el presente
procedimiento y luego diligencia y presenta el formato de SOLICITUD DE CREACION,
MODIFICACION O ELIMINACION DE DOCUMENTOS Y/O FORMATOS (FORMATO-08), el cual
evalúa con su jefe inmediato, quien con su firma aprueba dicho requerimiento. Luego es enviado al
Comité de Gestión de Calidad.
El Comité de Gestión de Calidad nuevamente evalúa y valida la solicitud recibida. En caso de tener
alguna sugerencia al borrador, lo entregara nuevamente al jefe inmediato del solicitante para que
este realice la re-evaluación teniendo en cuenta los criterios que le han sido dados por el comité y lo
presente nuevamente. Si el borrador y la solicitud son aceptadas por el comité de gestión de calidad,
se procede a realizar su edición, inclusión y divulgación como documento oficial del Sistema de
Gestión de Calidad.
4.5.1
DOCUMENTOS OBSOLETOS: El comité de gestión de calidad realiza la disposición de los
documentos obsoletos cuando se hace la publicación de nuevas versiones recogiendo la anterior, se
destruyen todas las copias excepto el original que se archiva con sello de OBSOLETO (usando tinta
de color rojo).
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4.5.2
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DOCUMENTOS CONTROLADOS: Son aquellos documentos para los cuales tanto su distribución
como su actualización, deben ser registrados en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
(LISTADO-03) por parte del responsable por el control de la documentación. Estos documentos se
identifican con un sello en la primera pagina, donde se anuncia la leyenda “CONTROLADO” (tinta
verde). Los documentos externos que se consideren parte del Sistema de Gestión de Calidad se
controlaran mediante el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS (LISTADO-04) que
forman parte del Sistema de Gestión de Calidad.
4.5.3
DOCUMENTOS NO CONTROLADOS: Son aquellos documentos de carácter perecedero que no
requieren actualización permanente, por lo tanto no tienen identificación con sello ni se incluyen en
los listados maestros.
5.
6.
DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE
CÓDIGO
N/A
N/A
REGISTROS RELACIONADOS
NOMBRE
CÓDIGO
Solicitud de creación, modificación o eliminación de
documentos y/o formatos
Control de versión y distribución
Listado maestro de documentos
Listado maestro de documentos externos
ELABORO:
FIRMA:
FORMATO-08
FORMATO-12
LISTADO-03
LISTADO-04
REVISO:
Vo.Bo.
APROBÓ:
Tatiana Moreno
Adalberto Ríos
Alejandro Larrahondo
Adalberto Ríos
CARGO:
Representante por la dirección
para el SGC
Vicepresidente de Planeación y
Desarrollo Institucional
Asesor de Calidad
Vicepresidente de Planeación y
Desarrollo Institucional
FECHA:
Marzo 18 de 2013
Marzo 20 de 2013
Marzo 20 de 2013
Abril 2 de 2013