Manual Para Ejecución de Proyectos SC 2016

ELIMINAR ESTE LOGO DEL QUETZAL Y QUITAR
LA LEYENDA GOBIERNO DE GUATEMALA.
DEJAR SOLO SECRETARÍA EJE……. CON EL
MISMO COLOR DE LETRA DE LA LEYENDA
“MANUAL DE PRO….”
Y ELIMINAR DE TODAS LAS HOJAS EL CINTILLO
“ DEL QUETZAL Y LA LEYENDA GOBIERNO DE
GUATEMALA”, NO DEJAR NADA, SOLO LOS
NUMEROS DE PAGINA.
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Página
1
Antecedentes
El Servicio Cívico en Guatemala tiene su origen en el artículo 135 de la Constitución
Política de la República de Guatemala1, así como en los Acuerdos de Paz, en el Acuerdo
sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad Democrática.
Ejército, numerales 43 y 44. Servicio Militar2.
El Servicio Cívico Social y Cívico Militar, sustituyó las prácticas establecidas por el Servicio
Militar “obligatorio”, dio opción a las juventudes de decidir libremente bajo que
modalidad prestarán su Servicio Cívico y reducir el tiempo de servicio a 728 horas.
El Decreto 20 – 2003 del Congreso de la República, establece que el “Servicio Cívico es la
actividad de carácter personal que todo ciudadano guatemalteco, tiene el derecho y el
deber de prestar al país, por el tiempo que se determina, para contribuir a su desarrollo y
defensa. El ciudadano percibirá la remuneración respectiva, por la prestación del servicio,
la cual no generará relación laboral. El Servicio Cívico comprende dos modalidades: el
Servicio Militar que es de carácter castrense y el Servicio Social que es de carácter civil”.
El Servicio Cívico busca que los ciudadanos conozcan y se involucren en la realidad social,
económica y cultural del país, estimulando la solidaridad entre los guatemaltecos y
promoviendo la participación directa de los jóvenes en la solución de los problemas
locales y nacionales. Adicionalmente pretende capacitar a los guatemaltecos para la
defensa armada, dentro de una doctrina militar respetuosa de los Derechos Humanos y
los valores cívicos, políticos, morales y prepararlos para actuar en la mitigación de
desastres naturales que ocasionen emergencia.
La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, es la unidad administrativa especializada en
ejecutar las decisiones de la Junta Nacional del Servicio Cívico. Entre las funciones de la
misma, destaca, asistir administrativamente a la Junta Nacional y Juntas Locales, ambas
del Servicio Cívico para el ejercicio de sus funciones.
2
Capitulo III, Deberes y Derechos Cívico Políticos. Artículo 135. Deberes y derechos cívicos.
Acuerdo de Paz. Acuerdo Sobre Fortalecimiento del Poder Civil y Función del Ejército en una Sociedad
Democrática. IV. Organismo Ejecutivo. C. Ejército. Servicio Social y Militar.
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1
2
La Junta Nacional del Servicio Cívico, es el órgano superior responsable de establecer la
política y dirección del Servicio Cívico, es el encargado de coordinar el proceso de
convocatoria a los ciudadanos en edad de prestar el servicio, así como, autorizar los
proyectos de las instituciones del Estado, instituciones autónomas y descentralizadas e
instituciones privadas que deseen participar en los programas de Servicio Cívico Social,
entre otras funciones.
Contenido
Procedimientos con la Dirección de Planificación y Desarrollo de Proyectos
Esquema del contenido del documento de proyecto
Ejemplo del cronograma
Ficha Técnica del Proyecto
4
7
8
Procedimientos con la Dirección de Informática
Requerimientos
Documentación indispensable a presentar por cada servidor
Cuentas bancarias
Reporte de horas
Formato de Tarjeta de Servicio
Formato del reporte de horas de Servicio o asistencia
Nómina de pago
Formato de la nómina de pago
Excepciones y carnetización
Recomendaciones Generales
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11
11
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26
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3
Procedimientos con la Dirección de Monitoreo
Información general
Formato para la elaboración de informe de avance y final del proyecto
Observaciones
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Procedimientos de la Dirección de Capacitación
Plan de capacitación de las Instituciones
Proceso de formación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico en el
Tema de Ciudadanía Activa
Coordinación Inter institucional para el Desarrollo del Proceso de
Formación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico
PROCEDIMIENTOS CON LA
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO DE PROYECTOS
La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico tiene el compromiso de dar acompañamiento y
apoyo técnico, en la elaboración de los documentos de proyecto de las instituciones que
se incorporan para brindar oportunidades a los jóvenes enmarcados en la Ley del Servicio
Cívico. Éste compromiso recae en la Dirección de Planificación y Desarrollo de Proyectos.
Todos los documentos de proyecto, deben ser enviados a la Dirección de Planificación
para su revisión y visto bueno. Este proceso se debe realizar en los meses de febrero y
marzo de cada año, para que las instituciones que los presentan, los incluyan en sus
Planes Operativos Anuales –POA-, y presupuesto del año siguiente.
Una vez revisados los documentos de proyecto e incluidos en los planes operativos de
cada institución, de acuerdo con la Ley del Servicio Cívico, a más tardar en el mes de abril
de cada año, se deben presentar a la Junta Nacional del Servicio Cívico, para su
conocimiento y aprobación.
Es por ello, que con el afán de llevar un ordenamiento y estandarizar los aspectos
fundamentales que se deben incluir en estos documentos, a continuación se presenta un
esquema con los lineamientos generales, por medio del cual, se busca, el ordenamiento,
coherencia y claridad en el contenido para la elaboración de los mismos. Es importante
que sin excepción alguna, todas las instituciones se adecuen a los requerimientos que acá
se establecen. Requerimientos que aplican para las instituciones que participan en ambas
modalidades de Servicio Cívico. Es importante que el documento se presente a la
Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, impreso y en archivo digital en formato Word.
Esquema del contenido del documento de proyecto:
1
Título del
proyecto
El Titulo debe resumir de manera concisa la idea principal del proyecto.
2
Introducción
Describe rápidamente las características y relevancias del problema, las
propuestas de intervención y los resultados esperados. El resumen debe ser
informativo definiendo conceptos, fases, formulaciones y las bases de cómo
se obtendrán los resultados planteados.
3
Marco de
referencia
Describe con precisión el carácter de la institución que presenta el proyecto,
cuál es su naturaleza. Establece el vínculo entre el quehacer de la institución
con los objetivos perseguidos por el Servicio Cívico.
4
Justificación
Especifica puntualmente la problemática comunitaria o nacional a resolver
con la implementación del proyecto.
Objetivos
Objetivo General: Se deben describir los logros que se quieren alcanzar con la
ejecución del proyecto.
Objetivos Específicos: Indica de forma precisa aquello que se pretende
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5
4
Incluir los logros que se pretenden alcanzar, clasificándolos en:
alcanzar con la ejecución del proyecto.
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7
8
Resultados
Describe una realidad que debe ser medible y observable, por medio de los
resultados obtenidos, a través de la cual se alcanzará la meta del proyecto.
Así mismo incluir quienes son los beneficiarios directos e indirectos con la
implementación del proyecto.
Actividades
Deben quedar especificadas todas las actividades que se desarrollarán
durante la ejecución del proyecto, si el proyecto se desarrollará en fases,
dejar bien claras las actividades para cada una de ellas. (Estas pueden ser:
capacitaciones, tareas en campo, réplicas de los temas aprendidos con la
población meta, visitas domiciliares, actividades de evaluación, entre otras).
Área
geográfica.
Especificar claramente dónde se realizarán las actividades establecidas por el
proyecto (ámbito municipal, departamental o nacional) y la cantidad de
Servidores que se asignarán a dicha área.
Se debe realizar la distribución de las horas de servicio por semana y con el
total del mes, hasta la finalización del proyecto, indicando las horas diarias
que se proyectan realizar.
9
Duración del
proyecto
Es importante considerar lo establecido en la Ley del Servicio Cívico, con
relación a lo siguiente:
Artículo 40. Duración. El Servicio Social se empieza a contar desde el
momento de la incorporación del servidor a la entidad que corresponda.
El Servicio Social Ordinario comprenderá una acumulación de setecientas
veintiocho horas, y el permanente tendrá una duración de hasta dieciocho
(18) meses.
10
Perfil del
Servidor
Es importante tener presente que los únicos requisitos establecidos en la Ley
son: Ser guatemalteco y estar comprendido en las edades de 18-24 años,
(Artículo 4. Reglamento de la Ley del Servicio Cívico). Sin embargo, la
institución puede sugerir el perfil del joven requerido según las
características del proyecto.
Capacitación
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12
Incluir en el proyecto, la elaboración de un plan de capacitación que
establezca la metodología y los temas en los cuales los servidores serán
capacitados por parte de la institución que presenta el proyecto, para el
desarrollo de sus acciones, así mismo establecer la logística y temporalidad
de este proceso. Es importante indicar que las horas de formación y
capacitación establecidas por el proyecto son parte de las 728 horas y
deberán estar claramente visibilizadas en el cronograma general del
proyecto. (Ver apartado de la Dirección de Capacitación para la elaboración
de este plan).
5
Se establecen las fechas en las cuales la institución responsable realizará la
11 Convocatoria convocatoria y los medios y canales utilizados para la divulgación de la
información.
13
Recursos
Incluir el presupuesto con la proyección de los gastos para cada actividad
(capacitaciones, visitas domiciliares, materiales e insumos, alimentos,
vestimenta, etc.) y el pago de la remuneración a Servidores Cívicos, así como
indicar que la fuente de financiamiento será el presupuesto de Ingresos y
Egresos de la institución que presenta el proyecto, para el año que
corresponda.
Ley del Servicio Cívico. Artículo. 41. Gastos. Corresponderán a las entidades
en las que se preste el Servicio Social, aportar los medios necesarios, sufragar
los gastos y la transportación necesaria para la realización del mismo. Las
instituciones del Estado deberán contemplar en sus respectivos presupuestos
un renglón destinado a los proyectos del Servicio Social.
14
15
16
Cronograma
Finalmente se presenta un cronograma que establece las acciones a realizar y
los tiempos requeridos para el desarrollo de estas actividades. El cronograma
deberá ser elaborado en Excel (en las columnas se detallarán las actividades
y en las filas las semanas y los meses establecidos para la ejecución de los
mismos), debe ser incorporado al documento. Ver ejemplo.
Monitoreo y
Evaluación
Es necesario definir el proceso de monitoreo y evaluación, para garantizar
que se logren los mejores resultados posibles. Es importante identificar
situaciones que ponen en riesgo la ejecución del proyecto y sobre todo el
cumplimiento de la Ley del Servicio Cívico.
Responsable
del Proyecto
La Institución deberá nombrar a un responsable del Proyecto, quien dará a
conocer el nivel de avance del mismo y será el enlace entre la Institución y la
Secretaría del Servicio Cívico, por lo que se les solicita incluir el correo
electrónico y número de teléfono.
El proyecto deberá ser presentado en hoja tamaño carta, tipo de letra Arial
Unicode MS, Tamaño 12, Títulos 14 en negrilla, Espaciado 1.5 sin tabulación
después del párrafo.
Márgenes: Normales
Margen superior
2.5
Margen inferior
Margen Izquierdo
2.5
3
6
De la forma
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17
Ejemplo de Cronograma
7
FICHA TÉCNICA DEL PROYECTO
Adicional a la elaboración del documento de proyecto, se requiere que las instituciones
elaboren la ficha técnica del mismo, es importante que en ella, se aborde de manera
resumida los aspectos generales del documento. Esta ficha es la base para la presentación
del proyecto a la Junta Nacional del Servicio Cívico, se debe presentar al momento de
hacer entrega del documento de proyecto. A continuación se presenta el formato de la
ficha técnica:
Nombre de la
Institución
Nombre del
Proyecto
No. de Servidores
Cívicos
Área Geográfica de
Intervención del Proyecto
Departamento (s):
Municipio (s):
Objetivo General:
Justificación del Proyecto:
Principales Actividades que Realizarán los Servidores Cívicos:
Resultados Esperados:
Costos del Proyecto y Fuente de Financiamiento:
La fuente del financiamiento es interna, presupuesto de ingresos y egresos de XXXXXX año XX y se
desglosa de la siguiente manera:
Los pagos por concepto de estipendio haciende a Q 000,000.00
Materiales y suministros por formación de educadores Q 000,000.00
Costos de logística para la formación Q 000,000.00
Otros.
Q 000,000.00
Costo total: 0,000,000.00
8
PROCEDIMIENTOS CON LA
DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA
En este apartado se hace referencia a los puntos básicos para la recepción de
documentación, registro, reporte de nóminas y horas acumuladas por cada uno de los
Servidores Cívicos, que participan en los distintos proyectos.
OBJETIVOS
Llevar un registro y control adecuado de todos los ciudadanos que presten o hayan
prestado el Servicio Cívico en coordinación con las instituciones estatales, autónomas,
descentralizadas y privadas, cuyos proyectos hayan sido autorizados por la Junta Nacional
del Servicio Cívico.
Llevar un control adecuado de las horas de servicio de cada uno de los Servidores Cívicos,
para que concluidas las 728 horas establecidas en la Ley, se proceda a emitir la
acreditación de conformidad con el precepto legal.
Requerimientos:
1. De Carácter General
a. Antes de iniciar con la ejecución del proyecto, se debe enviar a la Secretaría
Ejecutiva del Servicio Cívico, el listado de los jóvenes alistados para prestar su
Servicio con los datos siguientes: Nombres completos, fecha de nacimiento, edad y
número de Código Único de Identificación -CUI- (este último, sin espacios los trece
dígitos corridos). El envío previo de este listado es para verificar que los
interesados no hubieren prestado su Servicio con anterioridad, que estén inscritos
en un solo proyecto y que estén en el rango de edad que indica la Ley.
b. Revisado el listado por la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, se regresa a la
institución para las correcciones pertinentes y si fuera necesario proceder a una
nueva revisión. En caso de no haber encontrado problemas, este listado debe ser
conocido por las Juntas Locales y enviado a la Junta Nacional para continuar con el
proceso.
Página
d. Las instituciones al iniciar con las actividades del proyecto, de acuerdo con el
Artículo 29 del reglamento de la Ley del Servicio Cívico, procederán a llenar la
9
c. Presentación oficial del listado para la inscripción o registro de todos los Servidores
Cívicos. Este listado se debe presentar impreso y en digital en formato Excel, en
orden alfabético por nombres y apellidos, con los datos en cada columna ya
indicados. El listado oficial, será enviado por la Junta Local del Servicio Cívico a la
Junta Nacional, a través de la Secretaria Ejecutiva del Servicio Cívico.
tarjeta de Servicio para cada uno de los Servidores Cívicos inscritos, este
documento se deberá ir actualizando conforme se desarrolle el proyecto. Al
finalizar las actividades de los Servidores Cívicos, se enviará una copia de cada
tarjeta con la toda la información requerida a la Secretaría Ejecutiva del Servicio
Cívico acompañando la solicitud de emisión de los constancias para los que
concluyeron con las 728 horas de Servicio. Las instituciones se quedaran con las
originales para entregarlo a las autoridades competentes cuando sea requerida.
Las tarjetas deben ser numeradas de acuerdo con el correlativo del listado de
Servidores Cívicos.
e. Iniciada la ejecución del proyecto y realizado el primer pago a los Servidores
Cívicos, las instituciones deben enviar fotocopia de la nómina de pagos y reporte
de horas de Servicio de cada uno de los Servidores de forma impresa y en digital.
Esta acción se debe efectuar cada vez que se realizan los pagos de estipendio, para
que en la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico se descargue la información a la
base de datos y llevar control de las horas de Servicio para su oportuna
certificación.
f. Tanto el Reporte de horas como la Nómina de pagos deben estar en orden
alfabético, firmadas y selladas por autoridad competente de la institución que las
presenta.
2. Documentación indispensable a presentar de cada Servidor Cívico:
Para llevar un registro adecuado y cumplir con los requisitos, establecidos es
necesario que cada Servidor Cívico proceda a llenar los documentos que se
describen a continuación:
a) Carta de Solicitud de Alistamiento para Prestación de Servicio Cívico de forma
voluntaria (original) FORM. SESC.0001. Es un documento para completar con
datos personales del Servidor Cívico, debe estar completamente lleno con la
información requerida, sin correcciones y firmado por el interesado.
b) Hoja de Compromiso o Responsabilidad (en original) FORM. SESC.0002.
Es un documento para completar con datos personales del Servidor Cívico, debe
estar completamente lleno con la información requerida y firmado por el Servidor
Cívico.
e) Original de la boleta de apertura de cuenta bancaria de depósito monetario,
extendida por BANRURAL.
Página
d) Fotocopia legible de ambos lados del Documento Personal de Identificación (DPI).
10
c) Ficha de datos personales del Servidor Cívico, formato FORM. SESC.0003. Se debe
completar la información requerida con lapicero de tinta color azul o negra, letra
legible de molde.
f) Carta de aceptación. Esta carta es extendida al Servidor Cívico por la Junta Local
del Servicio Cívico, a través de la cual se le notifica su aceptación a prestar Servicio
Cívico.
Estos documentos forman parte del expediente de cada Servidor Cívico, necesario para
soporte del pago de estipendio. Deberán anexarse a la nómina de pagos y reporte de
asistencia, excepto la carta de aceptación.
3. Cuentas Bancarias
Todos los Servidores Cívicos sin excepción, deben abrir una cuenta bancaria de
depósito monetario en el Banco de Desarrollo Rural o en el banco que la institución
les indique y en el momento oportuno. Si fuera el caso del BANRURAL, deberán
indicar que se trata del producto Servicio Cívico 106, cada uno puede realizar su
trámite en cualquier agencia, llevando su documento de identificación original y
copia, recibo de luz, agua o teléfono; el mismo día el Banco les extenderá una
boleta de apertura de cuenta, misma que deberá ser trasladada a la coordinación
de sus proyectos para que a esa cuenta se realice el acreditamiento del estipendio.
4. Reporte de Horas
Para el pago de las horas de servicio es importante que las instituciones lleven un
control adecuado y detallado de las horas para cada uno de los Servidores. Es de
tomar en cuenta que este reporte es la base para la elaboración de la nómina de
pagos, también se tiene que enviar a la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico,
para incluir la información en la base de datos general.
Para lo cual, es necesario que se tenga en cuenta lo siguiente:
a) Transcribir en cada fila y verificar cada uno de los nombres y apellidos de los
Servidores Cívicos, de acuerdo con el documento de identificación. Los
nombres y apellidos se deben escribir con letra mayúscula.
b) Escribir el número de Documento Personal de Identificación –DPI-, sin espacios
los trece dígitos corridos.
A continuación se presenta el modelo de la Tarjeta de Servicio:
Página
d) Independientemente del número de columnas que se utilicen para el reporte
de horas, en la última de las columnas debe aparecer el total de horas
prestadas por cada uno de los servidores, durante el periodo que se establezca.
En la última fila de la matriz debe estar el total de horas acumuladas por todos
los Servidores Cívicos del proyecto.
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c) Detallar las horas de servicio prestadas diariamente por cada una de las
personas.
Tarjeta No.
TARJETA DE SERVICIO
NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN:
NOMBRE DEL PROYECTO:
MODALIDAD: SOCIAL
NOMBRE DEL SERVIDOR(a) CÍVICO(a):
FECHA DE NACIMIENTO:
/
MILITAR
D.P.I:
/
EDAD:
SEXO:
H
M
DIRECCIÓN PARTICULAR:
TELÉFONO:
EN CASO DE EMERGENCIA LLAMAR A:
TELÉFONO:
¿PRESENTÓ CONSTANCIA DE EXÁMEN MÉDICO GENERAL? SI
NO
¿HA CAMBIADO DE LUGAR PARA PRESTAR SU SERVICIO CÍVICO?
SI
NO
NO ES NECESARIA
SI HA CAMBIADO DE LUGAR, ¿CUAL FUÉ EL MOTIVO?
¿HA REQUERIDO O PLANTEADO ALGUNAS EXCEPCIONES? SI
NO
MOTIVOS DE LA EXCEPCIÓN:
TIEMPO DE LA EXCEPCIÓN:
¿DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO HA RECIBIDO DISTINCIONES?
SI
NO
SI
NO
SI
NO
DESCRIBA LAS DISTINCIONES QUE HA RECIBIDO:
DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO, ¿HA RECIBIDO CAPACITACIONES?
DESCRIBA LAS TEMÁTICAS SOBRE LAS CUALES HA SIDO CAPACITADO:
a)
d)
b)
e)
c)
f)
¿ACREDITÓ ESTUDIOS EFECTUADOS?
SI
NO
DURANTE EL DESARROLLO DEL SERVICIO, ¿HA OBJETO DE ALGUNA(S) SANCION(ES)?
SI
NO
INDIQUE EL/LOS MOTIVO(S) DE LA(S) SANCIÓN (ES):
a) FECHA:
/
/
MOTIVO:
b) FECHA:
/
/
MOTIVO:
FECHA DE INICIO DEL SERVICIO:
/
/
FECHA DE FINALIZACIÓN DEL SERVICIO:
/
/
¿SE RECOMIENDA AL SERVIDOR(A) CÍVICO(A) PARA ALGÚN PUESTO DE TRABAJO?
OBSERVACIONES:
Página
A continuación se presenta el modelo sugerido de reporte de horas de servicio o control
de asistencia:
12
ARTÍCULO 29. ACUERDO GUBERNATIVO 345-2010. REGLAMENTO DE LA LEY DEL SERVICIO CÍVICO.
Reporte de Horas de Servicio Cívico
Proyecto de Servicio Cívico:
Departamento:
Fecha del reporte:
Período:
No.
del 01 febrero
NOMBRES
1 BEATRÍZ ADRIANA
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Tren de Aseo
Guatemala
al 26 de febrero
APELLIDOS
DE LA CUEVA ARCE
Institución:
Municipio:
Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia
Villa Nueva
del año 2016
SEMANA 1
SEMANA 2
SEMANA 3
SEMANA 4
Total de
NÚMERO DE DPI 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
Horas
L MMJ V S D L MMJ V S D L MMJ V S D L MMJ V S D
5050000010101 6 6 6 6 6
8 8 8 8 8
8 8 8 8 8
8 8 8 8 8
150
TOTAL
Nombre del Supervisor
Firma Y sello
150
Nombre del Responsable
Firma y sello
13
5. Nómina de Pago
Este proceso se genera a partir del reporte de horas de Servicio Cívico o asistencia que
se ha elaborado previamente, este reporte de horas, se debe adjuntar como
documento que da soporte a la nómina de pagos o planilla. Los lineamiento
planteados en el presente manual, son sugeridos, se realizan con base a la experiencia
que ha funcionado en distintas instituciones que han ejecutado proyectos del Servicio
Cívico.
Criterios para la elaboración y presentación de las nóminas para pagos:
a) Se debe elaborar en orden alfabético por nombres y apellidos de igual manera
que el reporte de horas de servicio o de asistencia, el cual debe coincidir tanto
en nombres y apellidos, así como, en el orden para cada servidor y el total de
horas. (el reporte es la base de la elaboración).
b) Incluir el número de documento de identificación sin espacios (el número debe
ser confrontado contra el DPI).
c) Número de cuenta bancaria, debe ser confrontada contra la boleta emitida por
el banco para evitar que se asignen los fondos a otras cuentas.
d) Total de horas de servicio prestadas por cada servidor durante el período, debe
coincidir con el total que aparece en la última columna del reporte de horas de
asistencia.
e) Monto total en quetzales a recibir por cada Servidor Cívico, producto de las
horas de servicio prestadas en el período que se reporta.

Se debe tener cuidado que las horas reportadas en nómina coincidan con el
total contenidas en el reporte de asistencia, y estas multiplicadas por el
equivalente al valor de una hora de servicio, así como el total a pagar.
f) Totalizar el número de horas de todos los servidores y el monto total de la
Nómina de Pago. Haciendo las respectivas sumatorias y comprobaciones.
A continuación se presenta el formato sugerido.
14
Nómina de pagos No.
Institución:
Proyecto de Servicio Cívico:
Departamento:
Período:
No.
del 01 febrero
NOMBRES
1 BEATRÍZ ADRIANA
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Secretaría de Bienestar Social de la Presidencia
Tren de Aseo
Guatemala
al 26 de febrero
APELLIDOS
del año 2016
NÚMERO DE DPI
DE LA CUEVA ARCE
5050000010101
NÚMERO DE
CUENTA
Total de
Horas
111111111111
TOTAL
Monto en
quetzales
150
1,312.50
150
1,312.50
Vo.Bo.
Nombre del Supervisor
Director/coordinador del proyecto
Firma Y sello
Firma Y sello
15
Es importante recordar que al trasladar la nómina de pagos al departamento financiero de
las instituciones, es necesario adjuntar como mínimo los documentos de soporte
siguientes:
a) Reporte de horas de Servicio Cívico, debidamente firmado y sellado por los
responsables.
b) Fotocopia legible del Documento Personal de Identificación –DPI-.
c) Copia de la Hoja de solicitud debidamente firmada. FORM 0001.
d) Copia de la Hoja de Compromiso, debidamente firmada. FORM 0002
Las instituciones deberán escanear los documentos de los Servidores Cívicos (Formato
FORM. 001, 002 y la fotocopia legible del Documento Personal de Identificación), para
enviarlos en CD a la Secretaría. Se deberá crear un archivo en formato PDF por Servidor
Cívico con los documentos ya indicados.
La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, consciente de apoyar a las instituciones para
transparentar el proceso de pago, facilitará a las instituciones los formularios originales:
FORM 0001 y 0002 para adjuntarlos a las nóminas de pago.
El formato FORM 0003, se deberá enviar en original a la Secretaría Ejecutiva del Servicio
Cívico, en virtud que se procederá a digitalizar la información de cada Servidor en la base
de datos.
Excepciones
Al presentarse algunos casos especiales con los Servidores Cívicos durante el
desarrollo del proceso, las instituciones deberán enviar un oficio a la Secretaría
Ejecutiva indicando la situación presentada y esta a su vez, si amerita el caso, lo
trasladará a la Junta Local que corresponda, para la solución. En caso de abandono
en el Servicio, se debe enviar un oficio a la Secretaría indicando el nombre de los
jóvenes que han abandonado el Servicio Cívico, y de ser posible adjuntar nota del
Servidor Cívico en donde indica el motivo de su abandono temporal o definitivo.
Ante tal situación, se debe tomar en consideración los artículos; 24 Excepciones
Temporales, 25 Terminación Anticipada y 26 Suspensión Temporal, establecidos en
la Ley del Servicio Cívico.
6. Carnetización
Con el fin de identificar a los jóvenes que prestan Servicio Cívico, es necesaria la
impresión de los carné de identificación, para ello las instituciones deberán
requerir a los jóvenes Servidores Cívicos, una fotografía reciente en tamaño cédula.
La fotografía deberá ser adherida al carné por parte de las instituciones y colocarle
el respectivo sello y firma como se acostumbra, para que tenga respaldo
institucional.
16
El Carné tendrá los datos de cada Servidor Cívico y un número de registro, llevará
la firma y sello de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico. Esta Secretaría enviará
mediante oficio los carné al responsable del proyecto de cada institución.
Ejemplo3:
Recomendaciones generales del proceso:
a) Asegurarse que en los listados oficiales que se envíen, se anote el nombre de
los servidores tal y como aparece en el documento de identificación.
b) Verificar que el número del documento de identificación sea correcto.
c) Verificar el número exacto de la cuenta bancaria.
3
Muestra ilustrativa
Página
17
d) Verificar que la edad de los servidores se encuentre comprendida en el rango
que establece la ley 18-24 años.
e) En la nómina de pagos no se incluirá a Servidores que no presenten fotocopia
de documento de identificación.
f) Toda comunicación entre las instituciones y la Secretaría Ejecutiva del Servicio
Cívico, se hará a través de las personas idóneas y canales de comunicación
establecidos y definidos.
g) La Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico dará por oficializado el registro de los
jóvenes, toda vez tenga el listado definitivo previamente revisado y los
documentos escaneados.
h) Verificar que toda la documentación se encuentre completa: cartas, fotocopia
del documento de identificación y ficha de inscripción. (no se deben aceptar
expedientes incompletos).
i) Es de suma importancia que al momento en que los servidores gestionen la
apertura de su cuenta bancaria de depósito monetario, indicando que son
cuentas del producto Servicio Cívico, código 106 de BANRURAL, la cual la
agencia aperturará en cero quetzales.
j) Tomar en cuenta que si el joven prestó Servicio Cívico Militar, no podrá prestar
Servicio Cívico Social y viceversa, que no esté en otro proyecto, ni que haya
prestado servicio con anterioridad. El Servicio Cívico se presta una sola vez.
PROCEDIMIENTO DE LA
DIRECCIÓN DE CAPACITACIÓN
La Dirección de Formación y Capacitación tienen como objetivo acompañar y orientar a las
instituciones contrapartes del Servicio Cívico, en la elaboración del plan y cronograma
específico de capacitación, enfocado en el tema o los temas que están relacionados con el
quehacer del Servidor Cívico en el proyecto, para que los jóvenes puedan desarrollar con
eficiencia las diferentes actividades que se establecen en los proyectos aprobados por la
Junta Nacional del Servicio Cívico.
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18
Así mismo este apartado, define el proceso de formación que de parte de la Secretaría
Ejecutiva del Servicio Cívico, los Servidores Cívicos de los diferentes proyectos recibirán en
el tema de formación ciudadana, misma que consta de 16 horas y que será dosificada en
cuatro sesiones –talleres- de cuatro horas de duración cada uno. Finalmente se
establecen algunas actividades que serán desarrolladas a lo largo del proceso, entre los
responsables de los proyectos de Servicio Cívico de los diferentes ministerios y/o
instituciones y esta Dirección.
A. PLAN DE CAPACITACIÓN DE LAS INSTITUCIONES
La Dirección de Capacitación solicita a cada una de las instituciones contrapartes de la
Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, que desarrollen un plan específico de capacitación,
el cual deberá indicar las características metodológicas que utilizará para el traslado de
los conocimientos a los Servidores Cívicos. Este proceso es de suma importancia pues
establece la calidad y apropiación de los Servidores Cívicos de las acciones que desarrollan
en el proyecto.
Este proceso permite profundizar en la consecución de los objetivos que persiguen tanto
el Servicio Cívico como las instituciones que impulsan proyectos, en tanto que permite a
los jóvenes:
a) Sensibilizarse ante el contexto comunitario y nacional;
b) Identificarse en su rol de Servidor Cívico, como sujeto de derechos;
c) Reconocerse como sujeto con capacidad de transformar e incidir en su realidad
comunitaria, municipal y regional.
Los criterios para la presentación del plan deberán cubrir los siguientes apartados:
Indicar el objetivo general y los objetivos específicos del proceso de
capacitación.
2
Definir el campo temático y/o legislativo donde se inserta o
fundamenta el proyecto.
3
Sede de la o las capacitaciones.
4
Fecha y horarios de las capacitaciones.
5
Nombre y teléfono del responsable del proceso de capacitación.
Página
1
19
1. Información de la institución y nombre del proyecto que se desarrolla:
2. Describir en el proceso de capacitación:
1. Como se vincula el proceso de capacitación específico4, con el campo
temático y las actividades planteadas dentro del proyecto.
2. El abordaje teórico metodológico (recursos pedagógicos, técnicas,
dinámicas, etc.) que se establecerán en el proceso de aprehensión de
contenidos.
3. El proceso de dosificación de los contenidos que se abordarán, partiendo
de lo general a lo específico.
4. Cómo la metodología implementada es funcional a la población meta
– Servidores Cívicos3. Esquema de diseño metodológico por cada uno de los momentos establecidos.
Formato a utilizar
Tema a
desarrollar
Actividades
Objetivos y/o
competencias a
desarrollar
Recursos
Tiempo
Responsable
Monitoreo y acompañamiento de la Dirección de Capacitación a los procesos de
formación de los proyectos.
1. Socializar con la Dirección el proceso de capacitación y cronograma en que se
hará efectivo este proceso5.
2. Designar personal por parte de los proyectos, para el desarrollo de las
capacitaciones recomendando considerar la importancia de la pertinencia
cultural.
3. Elaborar y presentar a esta Dirección, informes de resultados de medio
término y final sobre el proceso de capacitación institucional (incluyendo
medios de verificación).
La Dirección de Capacitación elaborará a partir de la información recibida por cada proyecto, un cronograma global
que incorporará las capacitaciones de la institución responsable del proyecto y las correspondientes al Servicio
Cívico.
20
5
Capacitación específica, se refiere al proceso de formación o capacitación desarrollado por cada una de las
instituciones que ejecuta proyecto del Servicio Cívico, misma que dotará de los conocimientos necesarios para que
las y los Servidores desarrollen su ejercicio ciudadano satisfactoriamente.
Página
4
Ejemplo de formato:
Talleres con Servidores/as Cívicas del Proyecto XXXX
No.
Tema de la
capacitación
Objetivo de la
capacitación
Asistencia
Fecha
H
M total
Servidores en
activo a la
fecha de la
capacitación
Fotografía
de la
capacitación
Observaciones
B. PROCESO DE FORMACIÓN DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA DEL SERVICIO CÍVICO EN EL
TEMA DE CIUDADANIA ACTIVA
Este apartado tiene como finalidad informar al responsable de los proyectos de Servicio
Cívico sobre el trabajo que la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico a través de la
Dirección de Capacitación, desarrollará con los Servidores Cívicos de los diferentes
proyectos.
Es importante que los proyectos tomen en cuenta el tiempo requerido por parte de esta
Dirección para el desarrollo de este proceso, que tiene una duración de 16 horas y que
las mismas sean contabilizadas como parte de las 728 horas de la ejecución del proyecto.
El objetivo formativo es que: El Servidor Cívico dialogue y reflexione sobre la importancia
del ejercicio ciudadano para el fortalecimiento de la democracia y la exigibilidad de los
derechos humanos a través de su participación activa en proyectos del Servicio Cívico.
Los objetivos específicos son:
a) Reflexionar desde nuestra realidad acerca del ejercicio de derechos, la
necesidad de transformación social y el ejercicio del Servicio Cívico.
b) Analizar como los procesos organizativos son necesarios para la ampliación y
exigibilidad de los Derechos Humanos y el desarrollo de una ciudadanía activa.
c) Conocer como la creatividad es un elemento importante para el desarrollo de
acciones y estrategias para el ejercicio ciudadano.
d) Identificar la construcción democrática, desde la cotidianidad como un ejercicio
del poder individual y colectivo.
Página
21
Cada uno de los objetivos específicos, son conceptualizados como momentos formativos –
talleres-. De esta cuenta, cada uno de los objetivos específicos, corresponden a uno de los
cuatro talleres que la Secretaría diseñó para ser trabajados con todos los servidores de los
diferentes proyectos.
C. COORDINACIÓN INTER INSTITUCIONAL PARA EL DESARROLLO DEL PROCESO DE
FORMACIÓN DE LA SECRETARÍA EJECUTIVA DEL SERVICIO CÍVICO.
1. Reunión de información y/o coordinación con los responsables de los proyectos.
1.1 Aspectos a definir: Número de participantes. La metodología para trabajo
no admite más de 50 participantes por taller, si se tuvieran 150 jóvenes en
un proyecto, por ejemplo, se solicitará al o los coordinadores, que hagan 3
procesos de convocatoria diferentes, cuidando de llevar un registro de los
convocados en cada grupo;
1.2 Establecer el lugar donde se desarrollará el taller (es conveniente que este
lugar sea cómodo, ventilado, amplio y no tenga muchas fuentes de ruido
que afecten el proceso; así mismo que tenga servicios sanitarios en
funcionamiento);
1.3 El salón debe ser apto para presentaciones en power point, en este sentido
se solicita verificar que existan tomacorrientes en buen estado para instalar
cañonera y lap top.
1.4 Se solicita el apoyo de la institución responsable del proyecto de Servicio
Cívico, para que pueda proporcionarnos; equipo de sonido, micrófono y
bocinas para la reproducción del material audiovisual.
2. Implementación de los talleres de construcción de ciudadanía, por parte del equipo de
Capacitación de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, a partir de los acuerdos
alcanzados con cada institución, mismos que dependerán del número de Servidores
Cívicos del proyecto y su distribución geográfica.
2.1 En los proyectos donde el número sea mayor a 15 Servidores Cívicos, la
Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, procurará desplazarse a estos
municipios para desarrollar el proceso de capacitación.
Página
2.3 En aquellos proyectos donde la cantidad de Servidores Cívicos sea en
extremo numerosa y la dispersión geográfica amplia, se desarrollará un
proceso de capacitación con el apoyo de los equipos de formación
institucionales, que hemos denominado en “cascada”, donde el equipo de
capacitación traslada la metodología a los facilitadores institucionales,
quienes serán los encargados de replicar con sus grupos.
22
2.2 En proyectos donde por su cobertura, se tengan Servidores Cívicos ubicados
en diferentes municipios, pero no se llegue al número mínimo requerido,
se coordinará para establecer un punto de confluencia donde poder reunir
a los Servidores Cívicos.
3. Desarrollo de reuniones para el intercambio de experiencias con coordinadores de los
proyectos sobre el proceso de capacitación.
Página
23
3.1 Se propiciarán espacios de diálogo entre coordinadores y responsables de
proyectos e integrantes de la Dirección de Capacitación para evaluar los
procesos formativos de ambas instituciones y establecer la pertinencia de
los temas. Estos canales de comunicación se establecerán a mitad de
proceso y al final del mismo.
PROCEDIMIENTOS CON LA
DIRECCIÓN DE MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS
Con el fin de establecer una efectiva comunicación con las instituciones que ejecutan
proyectos, se elabora el presente documento, el cual contiene las principales acciones a
seguir en la Dirección de Monitoreo y Control de Proyectos, durante la ejecución de cada
uno de ellos; acciones que deben ser realizadas con base a lo que regula el Decreto Ley
20-2003 y su reglamento, Acuerdo Gubernativo 345-2010.
De los proyectos aprobados por Junta Nacional del Servicio Cívico y, como parte de la
responsabilidad de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico, se realiza acompañamiento y
monitoreo permanente durante la ejecución de los proyectos, esto de manera
programada con los responsables del Servicio Cívico de las instituciones ejecutoras, tanto
a nivel nacional como a nivel local.
El acompañamiento también consiste en realizar visitas de seguimiento y monitoreo de
forma aleatoria a las actividades que desarrollan los proyectos. El cual permite identificar
el cumplimiento y avance de la ejecución de los mismos, como situaciones que podrían
poner en riesgo el Servicio Cívico y lo más importante, tomar decisiones oportunas para
lograr los resultados planteados.
Para el monitoreo de proyectos existen 5 momentos claves; que se describen a
continuación:
1. Establecer canales de comunicación a través de llamadas telefónicas, correo
electrónico, acercamiento mediante visitas institucionales y de campo, con los
responsables directos de cada uno de los proyectos tanto a nivel nacional como a
nivel local.
Página
3. Visitas aleatorias en base a las necesidades que se identifiquen durante el proceso
de la ejecución de los proyectos como situaciones que pueden poner en riesgo la
integridad física, psicológica o emocional de los Servidores Cívicos, esto en el
marco del respeto a los derechos humanos, la igualdad y el reconocimiento a la
diversidad cultural. Con el propósito de velar porque se cumplan los principios y
derechos de los servidores.
24
2. Visitas programadas por parte del equipo de Monitoreo y Control de Proyectos al
lugar en que se desarrollan las actividades con los Servidores Cívicos, en estas
visitas se utilizarán instrumentos que permitirán conocer la ejecución del proyecto,
(Boleta de entrevista a coordinadores de proyectos, boleta de entrevista a
Servidores Cívicos, boleta de entrevista a líderes de la comunidad), identificando
en campo las acciones de voluntariado de los Servidores Cívicos a nivel
comunitario; en espera que los responsables de la ejecución como los jóvenes
Servidores Cívicos conozcan plenamente los objetivos del proyecto, actividades y
resultados esperados.
4. Solicitud de informe de avances de proyectos a las instituciones ejecutoras.
Tomando como referencia la programación de actividades y resultados esperados;
para ello se solicita presentar dos informes uno de avance y otro de resultado final
a la Dirección de Monitoreo de la Secretaría Ejecutiva del Servicio Cívico. El cual es
divido en dos etapas siendo las siguientes:
 Primer informe de avances cuando se alcance el 50% de la ejecución del
proyecto.
 Segundo Informe final de resultados cuando se haya culminado con las 728
horas establecidas.
4.1 Los informes de avances se deben presentar en versión impresa y digital en
formato Word, con un oficio dirigido a la Secretaría Ejecutiva del Servicio
Cívico, firmado y sellado por un responsable de proyecto.
4.2 Se deberán adjuntar en cada informe los medios de verificación: archivos
visuales, audiovisuales, que ilustren las acciones de los Servidores Cívicos.
5. Solicitar a responsables de proyectos cronograma o calendarización de actividades
bimensual a desarrollar con Servidores Cívicos, a fin de coordinar acciones y
vincular esfuerzos para el trabajo de campo, con la Dirección de Monitoreo y
Control de Proyectos. Ver ejemplo.
PROGRAMACIÓN Y/O CALENDARIZACIÓN BIMENSUAL DE ACTIVIDADES CON LOS SERVIDORES CÍVICOS.
Nombre de la Institución:
Nombre del Proyecto:
No. de Servidores Cívicos
Nombre del Responsable:
No. de Teléfonos:
E-mail
Meses programados
Fecha de entrega a la
SESC
Fecha
Actividad
Horario de la
actividad
Lugar y/o lugares donde se
desarrolla la actividad
Nombre del Responsable
No. de
teléfono
E-mail
semana 1
semana 2
semana 3
semana 4
Semana 5
semana 8
Firma del Responsable y sello de la institución:
________________________________________________________________________
Página
Semana 7
25
Semana 6
Anexo 1.
FORMATO PARA ELABORAR
INFORME DE AVANCE Y FINAL EN LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS
EN EL MARCO DEL SERVICIO CÍVICO
La Secretaria Ejecutiva del Servicio Cívico en atención a las funciones que le asigna el
Acuerdo Gubernativo 345-2010 en el artículo 17, literales f) y g), reglamento de la Ley del
Servicio Cívico, requiere de las instituciones que participan con proyectos en cualesquiera
de las modalidades, que presenten informes de avances en la ejecución de sus proyectos,
haciendo énfasis en los aspectos más relevantes realizados por los Servidores Cívicos, así
como describir todas aquellas dificultades encontradas y las medidas o correcciones
aplicadas. Se debe también informar de las deserciones y sus motivos, como también de
los procesos de capacitación realizados, ya sea con los temas específicos del Servicio
Cívico, como de los temas propios del proyecto aprobado por Junta Nacional, etc.
Con la finalidad de estandarizar la estructura de los informes y su contenido, la Secretaría
Ejecutiva del Servicio Cívico requiere que se siga el siguiente formato para la presentación.
ESTRUCTURA DEL INFORME DE AVANCE Y FINAL DE LOS PROYECTOS
II.
Institución responsable
del proyecto
III. Nombre de la persona
responsable del
proyecto
IV. Fecha de inicio de la
ejecución del proyecto
y fecha de finalización
V. Cobertura del proyecto
VI. Periodo que abarca el
informe
VII. Descripción de las
actividades realizadas
Indicar el nombre del proyecto con el cual fue aprobado por la
Junta Nacional del Servicio Cívico.
Escribir el nombre completo de la Unidad y/o Dirección ejecutora
del proyecto, además, el nombre de la Institución y/o Ministerio
responsable.
Escribir Nombre completo
ejecución del proyecto
Inicio:
Finalización:
de la persona
responsable de la
01/08/2015
20/11/2015
Identificar la Cobertura Geográfica en donde el proyecto tiene
intervención a la fecha del informe
Departamento, municipios y Número de Servidores Cívicos en
cada uno de ellos.
Ejemplo:
Del 01/08/2015 al 15/09/2015
Se debe realizar en forma clara, precisa y concisa una descripción
de cada una de las actividades realizadas las cuales deben estar
relacionadas al logro de los resultados previstos.
 Que actividades de las planteadas se realizaron.
 Que se logró con las actividades realizadas.
 Que no se logró ¿Y por qué?
 Que actividades de las planteadas No se realizaron. ¿Y por
26
Nombre del Proyecto
Página
I.

X.
XI.
XII.
XIII.
Con base a los objetivos planteados en el proyecto se debe realizar
una descripción de los resultados alcanzados total o parcialmente,
según los indicadores referidos (número de capacitaciones
recibidas y replicadas, número de personas y/o comunidades
atendidas, número de centros educativos atendidos, número de
visitas domiciliarias realizadas, número de diagnósticos
comunitarios elaborados, metodologías aplicadas, entre otros). Así
también anotar el porcentaje de permanencia o asistencia de
jóvenes en el proyecto en horas.
En general debe describir en qué medida se ha ido avanzando
hacia el logro de los resultados y estimar el avance en términos de
porcentaje.
Incluir el monto en quetzales de lo ejecutado a la fecha del informe
en:
Pago a servidores por horas de servicio prestadas
Otros gastos relacionados con la ejecución del proyecto.
Costo total del proyecto (previsto).
Descripción de las
Describir de manera resumida las principales dificultades que han
limitantes o
limitado el avance en el desarrollo de las actividades, tanto las de
situaciones internas tipo interno de la institución, así como, las de tipo externo.
y externas
Estas pueden ser de tipo financiero, de deserción de jóvenes
afrontadas
servidores (anotar número y razones), falta de recursos y/o
insumos para realizar las actividades o desplazamiento a los
lugares donde realizan su servicio, falta de personal para
acompañamiento, por paro, manifestaciones o huelga en las
instituciones o en la ruta, por órdenes de los superiores, por
delincuencia común, etc.
Acciones realizadas Se debe indicar que tipo de acciones ha tomado la institución para
para minimizar o
minimizar el impacto creado a raíz de las limitantes dadas o para
erradicar las
evitar que se den las situaciones que dificultan el avance del
limitantes
proyecto.
Medios ilustrativos
Se debe adjuntar (en anexo) cualquier medio que permita
de las actividades
evidenciar las actividades realizadas por los Servidores Cívicos en el
realizadas
marco de cada proyecto. Si fueran fotografías en formato JPEG
deben estar ordenadas e identificadas por fecha y tipo de actividad
realizada (no importa la cantidad) pueden adjuntarse también,
videos o documentales.
En este apartado, podrá describirse todo aquello que se considere
Observaciones
pertinente, que no se haya descrito con anterioridad y que esté
generales.
relacionado con el proyecto en ejecución.
Nombre y Firma de la persona Responsable del proyecto.
27
IX.
Resultados
obtenidos y
porcentaje
estimado de avance
Página
VIII.
qué?
Que actividades adicionales se realizaron. ¿Y por qué?
Observaciones:
Adicional a la estructura anterior se recomienda tomar en cuenta el siguiente
apartado para el informe final, que permitirá conocer la percepción adquirida en
cada uno de los proyectos:
a) Realizar una reflexión evaluativa sobre la experiencia adquirida o vivida
durante el desarrollo del proyecto.
A nivel Institucional
A nivel de Servidores Cívicos
A nivel local y/o
comunitario.
b) Hacer una valoración del proyecto con base a resultados.
Fortalezas
Debilidades
c) Realizar tres conclusiones y recomendaciones que puedan ser consideradas
para futuros proyectos.
Conclusiones
Recomendaciones
1. Es importante tomar en cuenta el tipo y tamaño de letra para la presentación de
los informes, se recomienda atender a lo siguiente:
Márgenes:
 Margen superior 2.5.
 Margen inferior 2.5.
 Margen Izquierdo 3.
 Margen derecho 3.
28
Presentarlo en hojas tamaño carta.
Letra Arial Unicode MS
Tamaño 12
Títulos en tamaño de letra 14 con negrilla.
Espaciado 1.5 sin tabulación después del párrafo.
Página
Forma:

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


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