Excel Básico - Passaic County Community College

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Excel Básico
[Introducción a Microsoft Excel 2003] Instructor: Maria Eugenia Sandoval, Daba Base Analyst Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 1 of 9 ¿Qué es Excel?
Excel es un programa que nos permite manipular libros y hojas de cálculo
almacenando los datos en un libro de archivo para ser manipulados con las
herramientas que ofrece el programa. Utilizamos las hojas de cálculo para analizar
datos y convertirlos en reportes profesionales.
Figura 1.1 Herramientas básicas de Excel
Las flechas que apuntan hacia abajo
significan que siempre se encontraran
más opciones cuando se hace clic en ellas.
Antes de comenzar los ejercicios vamos a repasar el funcionamiento de algunas de las
teclas.
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 2 of 9 La tecla [Tab] se utiliza para saltar de una celda a otra. Las flechas [Arrow keys] nos llevan a la celda situada a la izquierda,
derecha, arriba o abajo.
Presionando la tecla entrada [Enter] se da término a la entrada de datos
en la presente celda. Automáticamente el programa salta a la celda de
abajo.
Funcionamiento de los botones más comunes
Crea un nuevo [New]
documento basado en le
templete
Abrir [Open] y encontrar documentos
Guarda o graba [Save] el
documento con su nombre,
localización y formato
Imprime el documento activo – para
ver más opciones ir a “File” y
seleccione “Print”
Vista preliminar [Preview]
muestra como lucirá el
documento al imprimirlo
Chequea la gramática y la escritura
[Spelling/Grammar]
Corta [Cut] la selección del
documento y la guarda en el
“clipboard”
Copia [Copy] la selección del
“clipboard”
Pega [Paste] lo que se ha
cortado o copiado en el
punto de inserción
Suma [Sum] números
automáticamente
Sortea [Sort] el texto
descendentemente
Sortea [Sort] el texto
ascendentemente
Agranda/disminuye [Zoom] la
visión del documento activo
Guía para crear gráficas [Graphics]
Deshacer [Undo]
Rehacer [Repeat]
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 3 of 9 Veamos el funcionamiento del botón “Autosuma”
Este botón Autosuma se utiliza para iniciar una formula, como lo
muestra la gráfica. Una vez que abandone la celda con la fórmula, verá
el total de la columna o de la fila y no la formula.
Este botón es de mucha utilidad para agregar información adicional sobre
los datos o para explicar un cálculo.
Los documentos en Excel se
denominan libros. Y como sabemos
los libros se componen de páginas.
Estas páginas se pueden cambiar de
posición.
Mover hojas dentro de un libro de
trabajo
Páginas 1‐2‐3 [Sheet 1‐2‐3] Para mover una hoja a otra posición
del libro de trabajo, simplemente
arrastre la hoja que se desea mover,
esta acción mostrará un triangulo el
cual indica donde se va a insertar la
hoja.
Como cambiar el nombre de las hojas
Se puede asignar un nombre de hasta 31 caracteres. Para cambiar el nombre se
hace doble clic en la pestaña y se escribe el nuevo nombre, como lo muestra la
siguiente figura:
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 4 of 9 Ejercicio No. 1 – Crear un libro nuevo
1. Abrir un libro nuevo
2. Clic en la celda A4
3. Escriba Producto y presione la tecla [Tab]
4. Escriba Artículo y presione la tecla [Tab]
5. Escriba Cantidad Vendida y presione la tecla [Tab]
6. Escriba Precio de Compra y presione la tecla [Tab]
7. Escriba Precio de venta y presione la tecla [Tab]
8. Escriba Ganancia y vaya a la celda A6 para comenzar el ejercicio
9. Por último, entre la información como aparece en la siguiente gráfica: Figura 1.2 - Primera hoja de trabajo
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 5 of 9 Como guardar el libro
1. Clic [File] en el menú
2. Seleccione “Save As…”
3. Escriba “Ejercicio #1” donde dice File name: en la ventana de Save As
4.
Haga clic en el botón [Save]
1
2
3
4
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 6 of 9 Abrir el libro nuevamente
1 1. Con Excel abierto, clic [File] y seleccione “Open” 2 2. Excel siempre busca en la carpeta “My Documents”, seleccione el libro que había grabado como el nombre de Ejercicio #1 Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 7 of 9 Ejercicio No. 2 Formateo de las celdas y los datos
Formatear la página significa arreglar las celdas de una manera específica y
visualmente fácil de entender o analizar como lo muestra el siguiente ejemplo.
Datos originales (antes) Datos seleccionados para ser ordenados ascendentemente por apellido. Datos ordenados alfabéticamente por producto (después) Cuando se ordenan los datos en una hoja de cálculo se tiene que hacer con cuidado
para que las celdas permanezcan juntas.
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 8 of 9 Información general de Excel
Usted puede incorporar tres tipos primarios de datos en una hoja de cálculo: etiquetas,
valores o fórmulas.
Las etiquetas son tradicionalmente fragmentos de información descriptivos como
nombres, meses y otras estadísticas de identificación y generalmente incluyen
caracteres alfabéticos. Los valores son generalmente números o fechas. Las
fórmulas son resultados de cálculos.
Siempre que se crea una hoja de cálculo en un libro de Excel hay que ser cauteloso y
tener en cuenta que la presentación es muy importante. A veces las columnas no son
lo suficientemente anchas para desplazar todos los datos que se encuentran en ellas;
quizás porque el tipo de letra es muy pequeña y no se pueden leer fácilmente o las
fechas se exhiben de una manera inusual.
Afortunadamente con las herramientas de Excel podemos cambiar fácilmente la
apariencia de la hoja cambiando las características de los datos para ser exhibidos de
una manera fácil de leer.
Las siguientes son unas de las características que usted puede utilizar para darle un
aspecto profesional a su documento.
¾ La habilidad de cambiar el tipo, el tamaño y el estilo de los datos como también
las fechas.
¾ Cambiar la alineación de los datos en una celda; a la izquierda se alinean los
datos de texto, a la derecha se alinean los valores (números) y las fechas.
¾ Crear los títulos y centralizarlos usando el botón del centro.
¾ Cambiar el ancho de las columnas y la altura de las filas.
Imprimiendo las hojas de trabajo
Cuando usted ya ha terminado de compilar todos los datos en su hoja de cálculo
probablemente querrá obtener una copia de esta o quizás le gustaría enviársele a
alguien a través de la red electrónica de comunicación.
Antes de imprimir su hoja de trabajo o enviársela a alguien usted deberá estar seguro
que no contiene errores de ortografía, Excel contiene un diccionario que usted puede
utilizar para corregir los errores.
Excel asume que usted quiere imprimir toda la hoja de cálculo a menos que usted lo
especifique de otra manera.
Maria Eugenia Sandoval, Data Base Analyst – July 2008 Page 9 of 9