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Casos de Éxito Microsoft
Bigforest, información eficaz
y siempre accesible
Resumen
País: España
Sector: Consultoría
Perfil del Cliente
everis es una consultora multinacional.
Ofrece soluciones de negocio en todos los
aspectos de la cadena de valor de las
organizaciones. Cuenta con más de 5.000
empleados y la previsión para el año fiscal
2007 ronda los 320 millones de euros.
Situación de Negocio
La cantidad de tareas, herramientas e
información que tiene a su disposición
cualquier empleado hoy en día es tal que
el trabajo a realizar cada vez resulta más
complejo e infructuoso. Todo esto se
traduce en una degradación progresiva de
la productividad, unida a una cada vez
mayor dependencia de personas concretas
Solución
Con el apoyo de Microsoft, everis ha
creado la solución everis BigForest, que
facilita el acceso a la información
dinamizando el trabajo colaborativo y la
reutilización de experiencias desde un
sistema seguro y estable.
Beneficios
 Mejora en la organización.
 Aumento de la productividad.
 Mayor eficiencia para la información.
“Hemos modelado en la herramienta el proceso que
hace cualquier persona a la hora de localizar
información de forma intuitiva”.
Fernando Ibernón, responsable de Arquitectura y Gestión del Conocimiento de la consultora everis.
El modelo productivo basado en el conocimiento es el presente y el
futuro. Sin embargo, la enorme cantidad de información disponible,
en muchos casos, no es fácil de organizar. La solución Bigforest de
everis ayuda a las empresas a gestionar mejor su información,
fomentando la mejora continua de sus procesos. Se configura un
sistema mixto en el que, sin cambiar los hábitos de trabajo, se
consigue complementar los repositorios de información centrales
con otros distribuidos de forma transparente para el usuario. De
ese modo, es necesario la creación de un escenario único de
trabajo no como una solución rupturista, sino extensiva, del
tradicional portal de intranet. Así, se consigue una mejora de la
productividad personal y colectiva gracias a canales de
comunicación y colaboración de bajo coste individual y alto
beneficio y una mayor eficiencia en la extracción y transformación
de la información.
“La problemática es
generalizada. No es fácil
manejar el caudal de
información que llega
tanto de dentro de la
empresa como del
exterior y utilizarlo en
tus labores diarias”.
Situación
Fernando Ibernón, responsable de
Arquitectura y Gestión del Conocimiento de la
consultora everis.
“La problemática es generalizada. No es fácil
manejar el caudal de información que llega
tanto de dentro de la empresa como del
exterior y utilizarlo en tus labores diarias”,
comenta Fernando Ibernón, gerente de
everis, Gold Certified Partner de Microsoft en
diversas competencias, entre ellas, las de
Soluciones de Integración y Procesos de
Negocio, Gestión de Datos y Movilidad.
La cantidad de tareas, herramientas e
información que tiene a su disposición
cualquier empleado hoy en día es tal que el
trabajo a realizar cada vez resulta más
complejo e infructuoso. Todo esto se traduce
en una degradación progresiva de la
productividad, unida a una cada vez mayor
dependencia de personas concretas, las
cuales aplican en sus labores ese buen hacer
forjado en su experiencia intangible.
Solución
A partir de este análisis de situación, everis,
con el apoyo de Microsoft, creó la solución
everis BigForest (cuyo nombre en clave es
BlueInk), la cual facilita el acceso a la
información cuando y desde donde se quiera
dinamizando el trabajo colaborativo y la
reutilización de experiencias desde un
sistema seguro y estable.
Esta optimización de los recursos disponibles
hace que la productividad y la calidad del
trabajo aumenten, gracias, entre otras cosas,
a la potenciación y control de las llamadas
comunidades de colaboración informales que
pueblan los hábitos de trabajo de cualquier
empresa. “Como consultora, una gestión del
conocimiento de calidad nos supone una
materia prima ideal sobre la que ofrecer a
nuestros clientes productos y servicios
innovadores y de una alta calidad y eficacia.
Y esto, en mayor o menor medida, es
aplicable a cualquier tipo de empresa, la
mejora continua de cualquier proceso debe
acompañarse forzosamente de una retroa-
limentación del conocimiento aprendido”,
afirma Ibernón.
everis BigForest no es sólo una plataforma
tecnológica sino que supone “un ejercicio
práctico” de cómo poner en marcha una
estrategia de gestión del conocimiento
específica para una empresa. Aunque se
pueda partir de una solución genérica cada
cliente requerirá de una particularización
característica, adecuada a sus necesidades”,
subraya el gerente de everis. Así, una de sus
características es la facilidad para adaptarse
a las distintas organizaciones, ajustando su
funcionalidad a cada caso han construido
una arquitectura tecnológica robusta y
justificada para las necesidades reales de
cada empresa, que permite una rápida
implantación y absorción en los equipos de
trabajo.
everis BigForest supone una extensión
funcional sobre los productos que en
Microsoft componen sus soluciones
informacionales y de colaboración (Microsoft
Office System). Supone una adecuación de
los mismos, y acerca el tremendo potencial
que ofrecen ante este tipo de problemáticas
concretas; ¿el resultado? una solución cien
por cien Microsoft, concebida bajo una
Arquitectura modular y escalable que
garantiza una adecuación a soluciones
finales de cliente, flexible y poco agresiva. Sin
olvidar, por supuesto, la experiencia de
usuario, proporcionando a éste un espacio de
trabajo próximo, cómodo y adecuado a sus
necesidades.
Desde un punto de vista práctico, las
personas comparten información porque no
les supone un esfuerzo extra, se dispone de
mucha más cantidad de datos y, al mismo
tiempo, cada colectivo es responsable del
conocimiento que genera (federación de la
administración de la información). Para el
gerente de everis, éste es un aspecto muy
destacable de la solución. “El éxito de este
tipo de herramientas es sencillo de explicar y
complicado de conseguir, no existen
soluciones mágicas. En todo momento la
cuenta de resultados entre coste y beneficio
al usuario debe ser positiva. Hay que buscar
soluciones que tiendan a aportar el máximo
beneficio al usuario, pero sin que le
supongan un esfuerzo extra que le haga
plantearse la idoneidad de dicha solución”.
El motor de búsqueda se apoya en tres
características: ubicuidad, al no existir
fronteras entre datos estructurados y no
estructurados; contexto, al reflejar la manera
en que trabajan las personas, e integrado en
el sistema de gestión de información.
Fernando Ibernón explica que el éxito en el
diseño del buscador viene dado por el
tratamiento separado de las distintas fuentes
de información a partir de la naturaleza de
las mismas. Y, además, “hemos modelado en
la herramienta el proceso que hace cualquier
persona a la hora de localizar información de
forma intuitiva: primero buscando en su
propio equipo, segundo en las fuentes
corporativas, tercero en los foros internos de
la empresa, cuarto en los equipos de otros
profesionales, y, quinto, en Internet”,
concluye.
El escritorio de trabajo, aspecto fundamental
de la solución everis BigForest, se presenta
como un sistema de acceso único e integral
muy intuitivo a toda la información. La
integración de las funcionalidades colaborativas provistas por la tecnología de
Microsoft asociadas a la Web 2.0, es decir,
redes P2P, blogs, mensajería instantánea,
servicios web, wikies, voz e imagen, etcétera,
permiten un entorno orientado a la productividad al tiempo que se fomenta la
participación. De este modo, se permite el
intercambio de ideas en vivo, localización
personas e información por lo que aportan o
por el área a la que pertenecen, suscripción a
contenidos internos y externos, áreas
comunes para el desarrollo del trabajo en
equipo, trabajo sobre información
sincronizada en local y, lo más importante —
una gran novedad—, el acceso guiado a
dichos recursos a partir de procesos internos,
áreas temáticas u organizativas que facilitan
el modo de localizar la información del modo
más natural y cómodo posible.
Beneficios
Mejora en la organización. Para la orientación
a grupos de trabajo es necesaria toda la
información disponible y, asimismo,
almacenarla y catalogarla tanto en
repositorios centrales como distribuidos o
locales. Esto significa que se respeta el modo
de trabajar interno de cada colectivo, al
tiempo que se mantienen los servicios
centrales o generales del modelo. De esta
manera se consigue un sistema mixto en el
que, sin cambiar los hábitos de trabajo, se
consigue complementar los repositorios de
información centrales con otros distribuidos
de forma transparente para el usuario.
Aumento de la productividad. Es
precisamente la segunda clave del enfoque
tecnológico de everis BigForest. Ésta se
apoya en el escritorio único de trabajo, que
no se presenta como una solución rupturista,
sino extensiva, del tradicional portal de
intranet. Toda la información, herramientas,
personas y procedimientos se integran y
organizan dentro de un escritorio de trabajo
único que integra la funcionalidad de la
intranet clásica con un entorno mucho más
rico, cercano y eficaz. La consecuencia es,
una vez más, la mejora de la productividad
personal y colectiva gracias a canales de
comunicación y colaboración de bajo coste
individual y alto beneficio.
Mayor eficiencia en la extracción y
transformación de la información. Un motor
de búsqueda eficaz, manejable, extensible y
seguro constituye uno de los aspectos
diferenciadores de la solución.
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