matriculas. - San José de la Salle

PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULAS
Código: PR-GI-02
Versión: 01
Fecha: 20/08/2013
Página 1 de 3.
TABLA DE CONTENIDO.
Página
1.
OBJETIVO: ................................................................................................................................. 1
2.
ALCANCE :................................................................................................................................. 1
3.
DEFINICIONES :......................................................................................................................... 1
4.
RESPONSABLE: ........................................................................................................................ 1
5.
CONDICIONES GENERALES: .................................................................................................. 1
OBJETIVO:
Legalizar la matrícula y registrar a los estudiantes en el sistema Gnosoft del Instituto San José de
La Salle de Bucaramanga.
1. ALCANCE:
Inicia con el diligenciamiento de la pre-matricula la entrega de los documentos de matrícula y
termina con registro de estudiantes matriculados en el sistema Gnosoft.
2. DEFINICIONES:

Pre-Matricula: Diligenciamiento del formato que permite preparar el cupo para el año
lectivo siguiente. Matrícula Ordinaria: son las que se realizan dentro de las fechas
establecidas por la alcaldía.


Orden de Matrícula: documento por el cual se autoriza la matrícula.
Pin de Inscripción: Numero Consecutivo de Inscripción que se emplea para realizar
registro de matrícula del estudiante en el sistema informático Gnosoft.
3. RESPONSABLE:
•
•
Jefe del Proceso: Es el responsable de hacer cumplir lo establecido en este
procedimiento y dar seguimiento a los documentos necesarios.
Secretaria Académica: Es la responsable en la organización archivo y custodia de los
documentos de los estudiantes matriculados.
4. CONDICIONES GENERALES:
•
•
•
Antes de legalizar la matrícula el Padre de familia o acudiente y el estudiante
deben conocer el horizonte institucional, normatividad y características del servicio
ofrecido.
La orden de matrícula y el contrato de prestación de servicio están sujetos a las
directrices de la Secretaría de Educación Municipal y Departamental.
Se establece según cronograma de alcaldía las fechas de matrícula en el
aplicativo de Gnosoft con lo cual se permite realizar matricula.
PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULAS
•
•
Código: PR-GI-02
Versión: 01
Fecha: 20/08/2013
Página 2 de 3.
La Institución no realiza procedimiento de admisiones debido a que el listado de los
estudiantes admitidos lo envía directamente la Secretaría de Educación Municipal
En las fechas estipuladas por la secretaría de Educación municipal y por el
Ministerio de Educación Nacional, la secretaria académica debe hacer el reporte
en el SIMAT
5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.
6.1.
Matricula Estudiantes Antiguos:
ACTIVIDADES
1. Pre matrícula:
Se activa en Gnosoft
según
cronograma
de la Alcaldía y el
cronograma institucional.
RESPONSABLE
Jefe de Sistemas e
Información
Impresión y entrega del Formato de
pre-matricula.
2. Recepción De Documentos:
En las fechas establecidas se reciben
y se verifican los documentos
necesarios para la legalización de la
matrícula.
En caso de que la documentación
esté incompleta la Institución definirá
los espacios y los tiempos para
completar la documentación.
3. Matrícula: Legalizar la matrícula
mediante la firma de la hoja de
matrícula y el contrato de prestación
de servicios educativos.
4. Registro de Matrícula: Se registra
en el Software académico los
estudiantes matriculados para cada
uno de los grados.
6.2.
DOCUMENTO REFERENCIA
F-GI-07.
Formato de Pre-matricula.
Listado Entrega Pre-matricula.
Secretaria Académica.
F-GI-08.Lista de Chequeo Para
Matricula.
Documentos requisitos de
Matricula.
F-GI-09.Hoja de matricula
Secretaria Académica
Jefe de Sistemas e
Información
F-GE-25.Contrato
prestación
de
educativos
de
servicios
Listado de estudiantes
matriculados.
Matrícula de estudiantes nuevos.
ACTIVIDADES
1. Admisión: La Institución recibe la
lista de los estudiantes admitidos por
la alcaldía y verifica la disponibilidad
de cupos ofertados.
RESPONSABLE
Secretaria Académica.
DOCUMENTO REFERENCIA
Listado de la Alcaldía
Código: PR-GI-02
Versión: 01
Fecha: 20/08/2013
Página 3 de 3.
PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULAS
2. Entrega y registro del PIN:
El sistema genera un Número de
Identificación personal (PIN) que le
entrega a cada padre de familia de
los estudiantes admitidos para que a
través de la página descargue los
documentos requeridos.
3. Recepción De Documentos:
En las fechas establecidas se
reciben
y
se
verifican
los
documentos necesarios para la
legalización de la matrícula.
En caso de que la documentación
esté incompleta la Institución definirá
los espacios y los tiempos para
completar la documentación.
4. Matrícula: Legalizar la matrícula
mediante la firma de la hoja de
matrícula y el contrato de prestación
de servicios educativos.
5. Registro de Matrícula: Se
registra en el Software académico
los estudiantes matriculados para
cada uno de los grados.
Revisó:
Jefe de Sistemas e
Información
F-GI-07 Formato de Prematricula.
Listado Entrega Pre-matricula.
Secretaria Académica.
F-GI-08.Lista de Chequeo
Para Matricula.
Documentos requisitos de
Matricula.
F-GI-09 Hoja de matricula
Secretaria Académica
Jefe de Sistemas e
Información
F-GE-25
prestación
educativos
Contrato
de
de
servicios
Listado de estudiantes
matriculados
Aprobó:
William Javier Cáceres Hernández
Jefe de Calidad
Hno. Mauricio Maldonado Luna
Rector.