Catalogación, transferencia, depuración y conservación de archivos

TRIBUNAL SUPERIOR DE JUSTICIA DEL
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CONSEJO DE LA JUDICATURA DEL
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN EJECUTIVA DE PLANEACIÓN
CATALOGACIÓN, TRANSFERENCIA,
DEPURACIÓN Y CONSERVACIÓN DE
LOS ARCHIVOS JURISDICCIONALES
Y ADMINISTRATIVOS
ENERO 2005
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE
I.-
CONTENIDO
PÁGINA
Presentación
3
II.- Marco Jurídico
III.- Métodos y sistemas para la catalogación y
clasificación de la información
5
IV.- Métodos o sistemas para la conservación de la
información
10
V.- Procedimiento y forma de identificación para la
transferencia de la información
14
VI
16
Métodos o sistemas de transferencia de la
información
7
VII.- Procedimiento de recepción de la información
17
VIII.- Procedimientos y criterios de valoración para la
depuración de la información
18
IX.- Métodos o sistemas para la depuración de la
información
19
X.- Procedimiento para solicitar el acceso a la
información pública
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X1.- Anexo
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I.- PRESENTACIÓN
A efecto de dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y Acceso a la
Información Pública del Distrito Federal, publicada en la Gaceta Oficial
con fecha 8 de mayo de 2003, respecto a que la información
generada, administrada o en posesión del Tribunal Superior de
Justicia del Distrito Federal, se considera un bien del dominio público
accesible a cualquier persona, en los términos y condiciones que
establece esta Ley, el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal,
emitió
el
Acuerdo
General
21-33/2004
para
establecer
las
atribuciones, funciones y obligaciones a cargo de las dependencias,
órganos y áreas del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal.
La Dirección del Archivo Judicial del Distrito Federal y del Registro
Público de Avisos Judiciales, quien tiene como función principal la
guarda y custodia de todos los expedientes que conforme a la Ley se
integren
por
los
órganos
judiciales
y
demás
documentos
administrativos del Tribunal y del Consejo de la Judicatura del Distrito
Federal, requiere contar con un documento oficial que indique la
clasificación de la documentación que resguarda.
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Las funciones y responsabilidades de la Dirección del Archivo Judicial
del Distrito Federal y del Registro Público de Avisos Judiciales, se
originan en el Título Octavo, Capítulo I, Artículos 149 al 160 de la Ley
Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal, dando a
ésta la facultad para la recepción, resguardo y préstamo de
expedientes, documentos y libros enviados por los órganos judiciales,
áreas de apoyo judicial y administrativas del Tribunal, juzgados del
Registro Civil del Distrito Federal y depósito de testamentos de
particulares, así como de la organización y operación del servicio de
bases de datos que constituyen el Registro Público de Avisos
Judiciales, atendiendo al rubro general de su catalogación y al del año
al que corresponde la documentación remitida.
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II.- MARCO JURÍDICO
1.- Ley Orgánica del Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal.
Art. 151,
Art. 153.
2.- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal.
Art. 1º,
Art. 2º,
Art. 12º,
Art. 13,
Art. 22,
Art. 23,
Art. 51,
Art. 52,
Art. 53 y
Art. Cuarto Transitorio.
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3.- Acuerdo General 21-33/2004 emitido por el Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal, para la Catalogación,
Resguardo, y Almacenaje de todo tipo de Datos, Registros o
Archivos.
Art. 25,
Art. 26,
Art. 27,
Art. 28,
Art. 30,
Art. 33,
Art. 35,
Art. 36,
Art. 37,
Art. 38 y
Art. 39.
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III.- MÉTODOS Y SISTEMAS PARA LA CATALOGACIÓN Y
CLASIFICACIÓN DE LA
INFORMACIÓN.
Para la catalogación de la información generada por las dependencias
de la administración de justicia del Distrito Federal, se manejarán las
siguientes divisiones:
1.- Jurisdiccional. Consistirá en toda aquella información que se
emita en cumplimiento a la función judicial que realice el Tribunal
Superior de Justicia del Distrito Federal, catalogándola por instancia,
competencia por materia, cuantía, grado y territorio.
2.- Administrativa. Consistirá en toda la información generada por las
diversas áreas administrativas del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, de
acuerdo a las atribuciones y funciones que les confiera la ley.
La clasificación de todo documento, archivo, registro, o dato contenido
en los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios,
correspondencia,
acuerdos,
directivas,
directrices,
circulares,
contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o
bien cualquier otro registro que compruebe el ejercicio de las
facultades o la actividad de las dependencias, sin importar su fuente o
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fecha de elaboración que se encuentre en poder del Tribunal Superior
de Justicia del Distrito Federal o del Consejo de la Judicatura, del
Distrito Federal, atenderá los siguientes rubros:
A) Información de Acceso Restringido: es aquella que en sus
modalidades de reservada y confidencialidad no podrá ser divulgada,
bajo ninguna circunstancia, salvo las excepciones señaladas en la Ley
de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal, dicha información no podrá ser divulgada por un periodo de
10 años contados a partir de su clasificación como tal. Ésta a la vez se
clasifica en:
a) Información Confidencial: es aquella información en
poder del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y
del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, cuya
divulgación haya sido circunscrita a los servidores públicos
que integran dichas dependencias y que deban conocer en
razón de sus funciones, así como la información relativa a las
personas, protegidas por el derecho fundamental de la
privacidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de
Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal, las autoridades competentes tomarán las previsiones
debidas para que dicha información que sea parte de
procedimientos seguidos en forma de juicio, se mantenga
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reservada y sólo tengan acceso a la misma las partes
involucradas, salvo que expresamente den su autorización
para que sea pública.
b) Información Reservada: es aquella que se encuentra en
posesión del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal
y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal,
temporalmente sujeta a alguna de las excepciones previstas
en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Distrito Federal.
B) Información Pública: toda aquella que se encuentra en poder del
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y del Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal y que no haya sido previamente
clasificada como de acceso restringido.
C) Información Reciente: es aquella información que es parte de los
archivos de las áreas que la generaron y cuya antigüedad no sea
mayor a dos años, tratándose de expedientes o archivos judiciales
tendrá ese carácter mientras la resolución o sentencia que resuelva el
fondo del asunto no cause ejecutoria y no se encuentre transferido al
archivo judicial.
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IV.- MÉTODOS O SISTEMAS PARA LA CONSERVACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Para la guardia y custodia de la información en posesión del Tribunal
Superior de Justicia del Distrito Federal y el Consejo de la Judicatura
del Distrito Federal, se utilizarán métodos que eviten la desintegración,
destrucción, mutilación o afectación de la misma, correspondientes al
medio del cual se encuentre el documento, ya sea escrito, sonoro,
óptico, químico, físico, biológico, electrónico, magnético, informático u
holográfico o cualquier otro derivado de la innovación tecnológica.
Los archivos en que se contenga la información generada por el
Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y el Consejo de la
Judicatura del Distrito Federal, deberán observar los siguientes
aspectos para su resguardo:
a)
Se tomará en cuenta su valor administrativo, legal e histórico
y atender a los aspectos de confidencialidad, trascendencia,
valor
económico,
imposibilidad
legal
de
reposición
y
condiciones físicas.
b)
Deberán contener el año correspondiente del documento, si
se encuentran impresos en papel, digitalizados o en cualquier
otro medio de soporte electrónico.
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c)
Cuando se trate de archivos digitalizados se establecerán los
mecanismos que permitan su consulta por los medios que
establezca el Consejo de Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal a partir del año inmediato anterior al que se
encuentre en curso y hasta por cuarenta años.
d)
Clasificados por periodos trimestrales o conforme lo determine
el Consejo de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal.
e)
Clasificación por áreas o rubros conforme a las disposiciones
dictadas por el Consejo.
f)
De todo archivo impreso en papel o medio electrónico se
conservará un respaldo para su consulta y almacenamiento.
g)
Se capacite a los servidores públicos, en técnicas de
archivonomía para llevar el resguardo de la información.
h)
Ningún archivo podrá ser destruido sin la aprobación escrita
del Consejo de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal y sin que hayan transcurrido 40 años a partir de que
se produjeron. Para la destrucción de archivos se deberán
informar a los ciudadanos a través de la Gaceta Oficial del
Distrito Federal y el Diario Oficial de la Federación con treinta
días de anticipación por dos veces consecutivas.
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i)
En el caso de los archivos considerados como históricos, el
Consejo de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal, establecerá el procedimiento para resguardarlos y
almacenarlos.
j)
Cuando algún área del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal desaparezca, los archivos y registros
contenidos en la misma deberán ser resguardados por la
unidad encargada de su administración, previo inventario que
se levante con la participación de un representante del
Consejo de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal, uno del área administrativa que desaparece, uno de
la unidad encargada de su administración y uno del órgano de
control interno que corresponda.
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k)
Para conservar en buen estado los archivos, los titulares de
las áreas que integran el Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal, deberán ubicarlos en espacio aislado donde
se prohíba ingerir bebidas o alimentos, fumar o realizar alguna
actividad que pueda producir el deterioro o destrucción de los
mismos.
l)
Los integrantes de la Comisión Interna para la Transparencia
y Acceso a la Información Pública del Tribunal Superior de
Justicia del Distrito Federal y del Consejo de la Judicatura del
Distrito Federal serán responsables del resguardo y custodia
de la información de cualquier tipo que se remita a dicho
órgano para su estudio y, a este efecto, el área remitente
deberá recabar el correspondiente acuse de recibo de la
Secretaría Técnica. Dicha responsabilidad cesara cuando la
información sea devuelta.
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V.- PROCEDIMIENTO Y FORMAS DE IDENTIFICACIÓN PARA LA
TRANSFERENCIA DE LA INFORMACIÓN
Serán los titulares de las dependencias del Tribunal Superior de
Justicia y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, quienes
deberán transferir al Archivo Judicial la información que tengan en su
poder y que deje de ser considerada como reciente, mediante el
siguiente procedimiento:
• Solicitar al Archivo Judicial el formato para la transferencia de la
información, que previamente haya autorizado la Comisión
Interna para la Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Tribunal Superior de Justicia del Distrito Federal y del
Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, el cual deberá
señalar el fundamento legal que sustente la clasificación cuando
sea considerada de acceso restringido o personal, la fecha en
que ésta se realiza y, en su caso , el periodo de reserva.
• Los formatos constarán en medio impreso en papel y en un
soporte magnético.
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• El titular del área respectiva remitirá la información que obre en
su poder para su resguardo al Archivo Judicial, en el momento
que llene debidamente el formato de transparencia anexando la
información respectiva.
• El Archivo Judicial deberá revisar la información que le sea
enviada por las dependencias, cotejando el formato de
transferencia con el desglose físico de la misma.
• Se revisará el estado en que se recibe la información,
asentándose las circunstancias en el acta, que al efecto se
levante.
• El titular del Archivo Judicial almacenará la información
atendiendo al rubro general de su catalogación y al del año que
corresponde la documentación remitida.
• El Archivo Judicial tomará todas las medidas necesarias para la
conservación de la información que se le sea enviada por las
dependencias del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de
la Judicatura del Distrito Federal.
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VI.- MÉTODOS O SISTEMAS DE TRANSFERENCIA DE LA
INFORMACIÓN
Para la transferencia de la información las dependencias del
Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del
Distrito Federal se sujetarán a los siguientes criterios:
a) La información respectiva será enviada por paquetes
cuando se trate de documentos impresos en papel, los que
se contengan en medios digitalizados en microfichas,
diskettes, CD o cualquier otro medio electrónico, los
sonoros y ópticos en medios de audio o video, los
químicos, biológicos, físicos y holográficos de acuerdo a la
naturaleza de los mismos.
b) Los titulares de las áreas del Tribunal Superior de Justicia
y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, se
auxiliarán del servicio interno de mensajería o externo
como del servicio postal o cualquier otro medio idóneo para
la transferencia de la información de acuerdo a la
naturaleza de la misma.
c) El Comisario será la persona encargada de hacer la
entrega de la información respectiva y recibir el acuse de la
misma.
d)
En el caso que se utilice un medio externo para enviar la
información, el acuse de ésta deberá ser remitido a la
dependencia que realizó la transferencia de la misma, a
vuelta
de
correo
o
por
vía
fax.
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VII.- PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE LA INFORMACIÓN
a) El encargado del área respectiva del Archivo Judicial, recibirá la
información generada por las diversas dependencias del Tribunal
Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura del Distrito
Federal, revisando y cotejando el formato de transferencia con el
desglose físico de la misma y el estado en que la recibe,
asentando tales circunstancias en el acta que se levante, hecho
lo anterior, acusará de recibido.
b) Asentará registro de la información recibida, en el libro de control
interno respectivo.
c) Organizará la información en el lugar que corresponda dentro de
su infraestructura, de acuerdo de la naturaleza de la misma.
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VIII.- PROCEDIMIENTO Y CRITERIOS DE VALORACIÓN PARA LA
DEPURACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El Archivo Judicial podrá depurar la información que le sea transferida
por las dependencias del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo
de la Judicatura del Distrito Federal observando el siguiente
procedimiento:
• Se requiere de la aprobación escrita por parte del Consejo de
Acceso de Información Pública del Distrito Federal.
• Deberán haber transcurrido 40 años a partir de que se produjo.
• Se deberá informar que se realizará la depuración de
información a los ciudadanos a través de la Gaceta Oficial del
Distrito Federal y el Diario Oficial de la Federación, con treinta
días de anticipación y por dos veces consecutivas; indicando: el
ente público al que pertenece, el área o áreas que lo generaron y
la última que la tuvo en su poder, el periodo que comprende, el
tipo de información, el plazo y el procedimiento del que dispone
el ciudadano para solicitar su consulta y si se conservará
respaldo electrónico de la misma para efectos de su consulta, de
lo anterior se deberá levantar un acta administrativa.
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IX.- MÉTODOS O SISTEMAS PARA LA DEPURACIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Para la depuración de la información bajo la guardia o custodia del
Archivo Judicial se atenderá a los siguientes criterios:
a) La información impresa en papel, deberá ser destruida por
sistemas de reciclaje, trituración o incineración atendiendo a la
importancia de la misma.
b) Cuando
se
digitalizados,
trate
de
información
electrónicos,
contenida
sonoros,
ópticos,
en
medios
químicos,
biológicos, físicos y holográficos se depurarán de acuerdo a la
naturaleza de los mismos.
X.- PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR EL ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA
Las particulares ejercerán su derecho de acceso a la información
generada por las dependencias del Tribunal Superior de Justicia del
Distrito Federal y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal,
atendiendo a los siguientes lineamientos:
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a) La solicitud deberá ser por escrito, llenando el formato de
Solicitud de Información LTAI-01 (se anexa), que previamente le
sea proporcionado por la Dirección de Orientación Ciudadana y
Derechos
Humanos,
entregándose
copia
del
mismo
al
interesado.
b) La Solicitud de Información deberá contener los requisitos que
establece la Ley de Acceso a la Información Pública del Distrito
Federal.
c) En el caso de que la Solicitud no sea precisa o no contenga
todos los datos requeridos, la Dirección deberá prevenir por
escrito al solicitante, en un plazo no mayor de cinco días hábiles
después de recibida la misma, a fin de que aclare o complete,
con el apercibimiento de que se tendrá por no presentada la
Solicitud sino se atiende la prevención dentro de los cinco días
hábiles posteriores; misma que podrá ser notificada al solicitante
en el propio domicilio del Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal y que se indica en la Solicitud de Información LTAI-01.
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d) Para el caso de que la Solicitud de Información presentada no
sea de competencia de Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal y el Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, la
Dirección de Orientación Ciudadana y Derechos Humanos
deberá comunicar y orientar debidamente al solicitante sobre el
lugar donde posiblemente se encuentre la información requerida.
e) La solicitud de información pública será gratuita, pero la
reproducción o el proceso de búsqueda que no se encuentre
disponible en la dependencia a la que se formuló la consulta,
generará el pago de derechos de acuerdo a lo establecido en el
Código Financiero del Distrito Federal.
f) En caso de que la Solicitud de Información sea rechazada la
resolución correspondiente se comunicará fundando y motivando
por escrito al solicitante dentro de los cinco días hábiles
siguientes de recibida la misma, en el domicilio señalado para tal
efecto.
g) Cuando la Solicitud de Información sea aceptada, será
satisfecha en un plazo no mayor de 10 días hábiles a partir de la
recepción de ésta, haciendo su entrega previo pago de derechos
los correspondientes, teniendo un plazo igual para realizarlo.
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h) Si la información solicitada, no hubiere sido entregada en tiempo
y forma, una vez cubiertos los requisitos establecidos para la
entrega de la misma, se entenderá que la respuesta es en
sentido afirmativo en todo lo que le favorezca, excepto cuando la
solicitud esté relacionada con la información de acceso
restringido.
i) Cuando por negligencia no se de respuesta en tiempo y forma a
la Solicitud de Información, en caso de que esté en poder de las
dependencias del Tribunal Superior de Justicia del Distrito
Federal y del Consejo de la Judicatura del Distrito Federal, éstas
quedarán obligadas a otorgarle al interesado en un periodo no
mayor a diez días hábiles, posteriores al vencimiento del plazo
para la respuesta, sin cargo alguno, siempre y cuando la
información de referencia no sea de acceso restringido. Si la
respuesta a la Solicitud de Información fuese ambigua o parcial,
a juicio del solicitante podrá impugnar tal decisión en términos de
la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Distrito Federal.
j) La consulta directa de la información podrá realizarse por
cualquier persona, permitiéndole la consulta de datos o registros
originales, excepto aquella información que su estado no lo
permita.
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XI.- Anexo
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No. de Folio
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DIRECCIÓN DE ORIENTACIÓN CIUDADANA Y DERECHOS HUMANOS
OFICINA DE INFORMACIÓN PÚBLICA
SOLICITUD DE INFORMACIÓN
I.- DATOS DEL SOLICITANTE
Apellido paterno, materno y nombre(s)
Documento con el que se identifica
DOMICILIO DEL SOLICITANTE EN EL DISTRITO FEDERAL
Avenida / calle
No. Ext. / Int.
Delegación
Correo electrónico
Colonia
Código postal
Teléfono
II.- DESCRIPCIÓN CLARA Y PRECISA DE LA INFORMACIÓN QUE SOLICITA
III.- UNIDAD ADMINISTRATIVA EN LA QUE SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN
IV.- MODALIDAD EN LA QUE SE REQUIERE LA
INFORMACIÓN:
Copia simple
( )
Copia certificada
( )
Manifiesto mi conformidad para que las notificaciones que la
autoridad me dirija, derivadas del presente trámite se realicen en
la Oficina de Información Pública ubicada en: Niños Héroes 132
PB. Colonia Doctores, C. P. 06720 Delegación Cuauhtémoc,
México D. F.
Otro (especificar) ___________________________
_______________________________________
________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN
LTAI-01
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Elaborado por:
Validado por:
_________________________________
______________________________
Lic. Ma. de Lourdes Zamora Gómez
Directora del Archivo Judicial del Distrito
Federal y del Registro Público de Avisos
Judiciales
Lic. Javier A. Escalera Leandro
Director Ejecutivo de Planeación
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Autoriza:
El Consejo de la Judicatura del Distrito Federal
Mag. José Guadalupe Carrera Domínguez
Presidente
Lic. Juan Ángel Lara Lara
Consejero
Lic. Juan Tzompa Sánchez
Consejero
Mag. Lic. Rafael Crespo Dávila
Consejero
Dr. Sergio E. Casanueva Reguart
Consejero
_____________________________
Lic. Manuel Díaz Infante
Consejero
26