Coordinación de grupos en ANCAP

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Coordinación
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en ANCAP*
Desde el año 2005 ANCAP viene trabajando para llevar adelante
un proceso de Cambio Cultural en la empresa. En este último período,
el Directorio tomó la decisión de enfocarse en las personas, ubicándolas en un rol
central y promoviendo un cambio de estilo de gestión en la conducción
de las mismas, ya que son fundamentales para la Organización.
Para llevar adelante este proceso de transformación y como parte de la estrategia de
RRHH, se vienen realizando acciones que apuntan a promover y generar el Cambio Cultural
necesario.
Se han implementado diversas herramientas metodológicas que vienen siendo utilizadas
en distintos niveles, entre ellas el enfoque gestáltico de trabajo con coordinación de grupos.
Dicha metodología tiene por objetivo, el trabajo con los grupos-equipos para facilitar el proceso de comunicación, a efectos de ampliar el
potencial del grupo a través del logro y sostén
de la sinergia.
También se pretende acompañar en los
procesos por los que transitan los grupos y/o
subgrupos, con la finalidad de habilitar un espacio que permita avanzar en cualquier proceso de comunicación, contribuyendo a mejorar
el clima laboral, propiciando el desarrollo, habilitando espacios de reflexión, que lleven a un
mejor relacionamiento.
FORMACIÓN DE COORDINADORES
DE GRUPOS
Como primer paso para poder implementar
ésta metodología, se han realizado cursos de
Formación de Coordinadores de Grupo, dictados por la Oficina Nacional del Servicio Civil
(ONSC).
El haber capacitado a un grupo de funcionarios, tiene como propósito el que luego participen en distintas áreas como facilitadores o coordinadores de dichos grupos. Lo que se busca
es mejorar la integración de todas y cada una
de las personas que en ellas trabajan, su comunicación y potenciar el trabajo en equipo.
Se ha considerado de gran importancia el
poder contar, dentro de la empresa con nuestros propios coordinadores y por ello se han
realizado dos Cursos de Formación impartidos
por el Equipo de Facilitadores en Comunicación y Procesos Grupales de la Escuela Nacional de la Administración Publica (ENAP), quienes nos vienen acompañando desde el 2005,
en el proceso de Gestión del Cambio.
El primero de ellos culminó en agosto 2009,
del que egresaron los primeros 17 coordinadores y el segundo ha finalizado recientemente,
este pasado 26 junio, del cual han egresado 24
nuevos coordinadores.
Mariela Fresia, gerenta de Medio Ambiente,
Seguridad y Calidad, ha realizado la formación
como coordinadora; para ella en su larga tra-
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Elaborado por la Gerencia de RRHH - ANCAP.
Colaboraron Psic. Gabriela Catalurda y Lic. Ana Belén Aguirre
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Coordinadores de grupo egresados en 2009
yectoria en la empresa, este curso “fue quizás
la cosa que más me ha dejado, te cambia totalmente la cabeza, te posiciona en otro lugar”.
Para Mariela, “el desafío más grande de la
organización apunta a un cambio desde adentro, de cultura, yendo hacia la forma en cómo
nos desempeñamos en la empresa, no estamos hablando de cambio tecnológico y de negocios, a eso ya estamos acostumbrados, pero
no lo estamos acompañando culturalmente”.
Señaló que desde su punto de vista, “esto
está en la base de lo que proponemos para la
organización”, ya que “con esta metodología me
enseñan a pararme en el aquí y ahora, a tratar
de no traer cosas de afuera y en cómo me siento”. “En una empresa con cultura de no pararse
en la emoción, sino en la razón y además, absolutamente vertical y cerrada, donde cada uno
cuida lo que dice y no dice, que se forme gente
y aprenda a pararse de lo que siente sinceramente es la base”, subrayó Mariela.
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Todos los coordinadores formados en la organización y los docentes de ONSC,
se reunieron para la entrega de certificados de los egresados en 2010.
COORDINACIÓN DE GRUPOS
Los primeros grupos con coordinación, comenzaron a trabajar el año pasado, con el acompañamiento de los docentes de la ENAP, funcionando con dos coordinadores de ANCAP y uno
de ENAP.
Dichos grupos se integran con hasta aproximadamente 25 personas, en algunos casos
pertenecientes a una misma área y en otros
casos de áreas de trabajo diferentes; estando
en funcionamiento en este momento ocho grupos y existiendo demanda de otras áreas, que
ya están siendo estudiadas para comenzar a
trabajar en ellas a la brevedad.
En todos los casos estas experiencias son
precedidas de al menos dos instancias, en las
cuales se clarifica la demanda, con quienes pidieron la actividad y una charla informativa, con
amplia participación voluntaria, luego de la cual
las personas que asisten definen su interés en
participar en este tipo de experiencia grupal.
Los grupos están funcionando con reuniones
de tres o seis horas, con frecuencia quincenal o
mensual, dentro del horario de trabajo.
El modo de funcionamiento es trabajar con
un formato de dinámica libre, con el grupo configurado en círculo y con las temáticas que van
surgiendo del propio grupo. Se busca construir
un encuadre de respeto, escucha, inclusión, en
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conexión con los sentimientos y emociones,
donde se puedan ir trabajando las diferencias
y promoviendo una mayor cohesión grupal.
Se presentan también algunos elementos
teóricos, para aportar algunas instancias de clarificación desde lo cognitivo y se realizan como
complemento y apoyo al grupo de coordinadores, reuniones de intervisión con el equipo docente, para supervisar el trabajo y el avance de
los grupos.
La asistencia y el compromiso de los participantes a cada encuentro son fundamentales,
ya que al tratarse de una metodología basada
en lo vivencial, la presencia de cada integrante
es necesaria, ya que hace a la configuración y a
la dinámica del grupo y no puede luego ser retransmitida la experiencia vivida desde lo individual.
En los grupos participan funcionarios de todos los niveles jerárquicos; dentro de esa frontera creada, se trabaja bajo la norma de la horizontalidad, donde todas las opiniones son consideradas con el mismo valor y respeto.
Las áreas en las que actualmente funcionan
los grupos con coordinación son las siguientes: Controles, Planificación Estratégica, Tecnología de la Información (TI), Servicios Jurídicos, RRHH de Planta la Teja, Planta Portland
Paysandú y Minas.
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En los distintos grupos se han establecido
un número mínimo de siete reuniones, en otros
de doce encuentros y con la posibilidad de que
luego los grupos ante la dinámica propia, acuerden continuar hasta seis reuniones más de
considerarlo necesario.
Los grupos de Controles, RRHH (La Teja) y
Servicios Jurídicos vienen funcionando desde
el año pasado y el grupo de Planificación Estratégica comenzó este año. Lo que se busca en
estos casos es poder mejorar la comunicación,
la integración, el relacionamiento y el trabajo
en equipo en las áreas mencionadas.
Para Yamila Hana, profesional del área Planificación Estratégica y egresada también del
curso de coordinadores, a pesar de que el trabajo se encuentra en una etapa inicial en su
gerencia, ya se empiezan a ver los aportes. Contó que “al principio éramos pocos los que íbamos con ganas, había como cierta resistencia,
ahora ya me parece que somos más”.
El trabajo en cada grupo tiene sus particularidades, por lo que en algunos casos se hicieron dos talleres de Introducción a la metodología, con jornadas dobles, para dar la informa-
ción necesaria y generar el espacio propicio para
el posterior trabajo grupal. Este es el caso de
los grupos de las Plantas del Interior, los que
comenzaron su trabajo con talleres en los que
participaron conjuntamente funcionarios de las
dos Plantas. En estos dos grupos participan el
Gerente, Jefes y Supervisores Portland, así
como los de otras Gerencias que tienen personal allí, con el objetivo principal de mejorar la
integración, la comunicación y el trabajo en equipo.
En TI se trabajó el año pasado y comienzo de
este, con un grupo integrado por la Dirección
del área. Cuando este grupo iba a comenzar, se
comunicó a toda el área el trabajo previsto. Esto
generó que muchos funcionarios plantearan su
interés en poder participar de estas actividades
y experiencias enriquecedoras.
Se estableció entonces que cuando el grupo
de Dirección finalizara su proceso, se trabajaría
con un nuevo grupo con todos los que manifestaran su interés en participar.
El compromiso fue asumido y ante el gran
interés de la gente de TI, se tuvieron que formar
dos grupos de trabajo, que están en funcionamiento actualmente, participando en ambos todo
el equipo de Dirección.
Grupo con integrantes de la Gerencia de Controles 2010
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Grupo con integrantes de la gerencia de TI 2010
Pi señaló que anteriormente realizaron varios
intentos para lograr este cambio “pero nuestros
modelos mentales, propios de la cultura de
ANCAP, no nos permitieron avanzar” y dijo que
actualmente “pensamos que esta nueva
herramienta podría permitirnos probar
nuevos métodos, por aquello que es imposible
lograr algo distinto insistiendo con más de lo
mismo”.
La primera etapa del trabajo con esta gerencia se realizó con el equipo de Dirección del
área, para el gerente la experiencia fue muy positiva, especialmente por los resultados obtenidos. “Mejoramos la confianza y comunicación,
imprescindibles para trabajar en equipo. Y a este
nivel, lo que la vieja cultura podía temer en cuanto a que desdibujara el rol y autoridad de los
cargos de dirección, por el contrario, bien entendidos estos conceptos, los fortaleció”, puntualizó.
Ahora se encuentran en una nueva etapa, con
todos los integrantes de la gerencia que desearon integrarse a los grupos coordinados.
Nelly Tellechea, analista de TI, egresada del
curso de coordinadores, manifestó que en su
gerencia ya comienzan a verse los resultados,
“se han evitado enfrentamientos gratuitos, se
han dado algunas situaciones laborales, en las
que frente a determinadas dificultades de trabajos se ha optado por ver primero qué pasa con
el factor humano, después vemos el tema de
trabajo”.
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Para Pi, se ha enriquecido mucho la experiencia anterior con el aporte de un número importante de compañeros. “Conocer y considerar
todas las visiones sobre cualquier tema o problema, en un ámbito en que todas las opiniones valen por igual, habilitando las emociones,
es muy valioso para el crecimiento personal y
grupal. Pienso que es una herramienta que ayuda realmente a pensar nuestro trabajo y trabajar
en forma horizontal”, explicó.
En este momento está planteada la posibilidad de trabajar con esta metodología en las área
de Servicios Médicos, Logística, Refinería y Mantenimiento, por lo que se está planificando y
pensando las estrategias específicas de trabajo.
PENSANDO A FUTURO
Para seguir incrementando los conocimientos y poder contar con docentes propios, de la
primera generación de egresados (seis compañeros/as), se encuentran en proceso de “pasantía” en los grupos de formación y de herramientas de la comunicación, para completar su
formación como docentes.
Se realizó también en el año 2009, un Curso
de Herramientas de Comunicación y Proceso
Grupal, (con una formación de 80 hs.), con 23
participantes y ha comenzado ya el segundo grupo, con 25 participantes.
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Entre el año 2008 y 2009 se alcanzó con esta
metodología, a aproximadamente 216 personas,
tanto por formación, como por participación en
las experiencias grupales.
Es una aspiración como meta para el quinquenio, poder llegar a que el 50% de los funcionarios hayan participado en alguna actividad
grupal con metodología gestáltica, aportando así
al Cambio Cultural, en el entendido que los
logros de los objetivos planteados en cada grupo, van a impactar en el resto del sistema organizacional, contribuyendo a alcanzar la ANCAP
que el país necesita para asumir los desafíos
del futuro.
ONSC Y ANCAP
En este proceso de cambio que se viene impulsando, la ONSC ha sido un importante aliado para ANCAP. En cuanto a la experiencia con
el Equipo de Facilitadores en Comunicación y
Procesos Grupales de la ENAP se refiere, introdujeron la metodología en la organización y brin-
dan su acompañamiento y apoyo para que la
empresa pueda en un futuro caminar sola y seguir avanzando.
Para quienes se han formado como coordinadores con docentes de la ONSC, la experiencia ha sido muy positiva, “las personas de la
ONSC fueron como iluminadores, en el sentido
que te ayudaban a ver cosas a las cuales no
prestabas atención hasta el momento, que las
interpretabas de manera muy superficial, te ayudaban a poner luz en las cosas que realmente
importaban y de repente dejar de lado cosas
que no hacían al fondo de los asuntos”, manifestó Nelly.
Yamila, señaló que se vio sorprendida “de la
sensibilidad de las docentes, de cómo podían
ver todo tan fácil, se apreciaba en seguida la
gran experiencia acumulada. Me pareció un trabajo excelente de parte de ellas”.
ANCAP, como organización, agradece el valioso aporte de la ONSC.
Curso de Herramientas de Comunicación Grupal 2009
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