Políticas de uso del correo electrónico, servicios de red e

Coordinación General de Planeación y Evaluación
Dirección de Informática
DIRECCION DE INFORMATICA
Políticas de uso del correo electrónico, servicios de red e Internet.
Políticas de uso del correo electrónico, servicios de red e Internet.
PRESENTACIÓN
Dentro del INAES, se tienen instalados un conjunto de recursos informáticos (computadoras personales,
servidores, impresoras, programas, etc.) que son de gran importancia para el óptimo desarrollo de las
funciones sustantivas de todas las áreas que lo conforman; por lo que es imperativo establecer y seguir las
medidas que permitan un uso adecuado de los mismos.
Mediante la integración de estos recursos es posible contar con una serie de servicios en la red, entre los
cuales están: compartir programas, documentos, impresoras, discos, correo electrónico, transferencia de
archivos, conexión a Internet, etc.
Un conjunto de políticas Informáticas es un componente vital de un sistema de seguridad.
Sin importar cuántas barreras físicas o lógicas se empleen, la falta de lineamientos claros para la interacción
entre seres humanos y sistemas, pueden hacer que las medidas de seguridad sean minadas en forma
inmediata.
INAES considera que la protección de los recursos informáticos es de gran importancia para la prestación
de los servicios que se otorgan a la ciudadanía, asegurándonos con ello que nuestros sistemas e información
permanezcan en un ambiente seguro y protegido.
Dado que las claves de acceso son el punto de entrada a los recursos informáticos, se hace necesario dictar
estas políticas para la observancia de todo funcionario público del INAES, ya que de que esta forma se
lograrán eficientemente los objetivos marcados por la institución.
Por otro lado, la capacitación adecuada de los usuarios es obviamente la mejor manera de combatir las
amenazas de seguridad, a medida que crece el uso de los servicios.
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GLOSARIO Y DEFINICIONES
Administrador de
correo
Es un programa que permite la recepción, envío, clasificación, etc., de todos aquellos
mensajes transmitidos entre los usuarios de una red desde cualquier programa de
correo electrónico.
Archivo
Conjunto de información organizada localizada en el disco duro de una PC o
servidor.
Área de Buzón
Es el espacio en disco con que cuenta cada usuario para recibir toda la información que
le llegue a través de su correo electrónico. Esta área es de uso exclusivo de cada
usuario.
Clave de Acceso
Es una contraseña con clave secreta conformada por letras y/o números, la cual está
asociada a una identificación. Garantiza la privacidad de las identificaciones.
Cliente de Correo
Electrónico
Es un programa que permite entre sus varias funciones, escribir y enviar mensajes
electrónicos por la red a uno ó varios destinatarios. Permite también recibir y visualizar
los mensajes recibidos de otras personas.
un
Entre los programas más usados por los usuarios para enviar y recibir correo electrónico
se encuentran Netscape, Internet Explorer, Outlook, Outlook Express, etc.
Correo
Electrónico (email)
Es todo aquel mensaje que envía un usuario a otro(s) usuario(s) de la red a través del
servidor de correo electrónico. Estos mensajes pueden ser escritos, visualizados ó ser
respondidos con un programa cliente de correo electrónico.
Correo
electrónico en
cadena
Es aquella información enviada a través del correo electrónico, la cual se inicia con el
envío de un e-mail por parte de un usuario a un receptor(es); luego el(los) receptor(es)
de ese e-mail lo envía(n) nuevamente a otro(s) usuario(s), quien(es) lo envía(n) a otro(s)
y así sucesivamente, formando una cadena de receptores del mismo mensaje. Este tipo
de correo se caracteriza por contener información poco útil para los usuarios y además
de saturar los servidores de correo electrónico de INAES.
Dirección
Electrónica
(email)
Es una cadena de letras y/o números que le permiten al servidor de correo electrónico
identificar la ubicación del buzón de cada usuario en la red. De esta manera el sistema
sabrá dónde colocar exactamente un mensaje dirigido a un usuario en particular, para
que solamente él haga el uso correspondiente de la información contenida en el
mensaje. Un ejemplo de Dirección electrónica es: [email protected].
El término e-mail suele ser usado indistintamente para referirse a la Dirección
electrónica o a los mensajes que recibe o envía una persona.
Equipo de
cómputo.
Termino genérico que para propósitos de este manual, se denomina a una PC,
impresora, scanner, disco duro, unidad de disquete, o cualquier otro componente de la
computadora o periférico.
Espacio en disco
para correo
electrónico
Espacio disponible en el disco de un Servidor de INAES donde los usuarios
almacenan sus correos (área de buzón).
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Firewall
Es un filtro o barrera (centinela) que restringe el libre acceso de usuarios en alguna
determinada red.
Internet
Es una red mundial de computadoras interconectadas. Internet es la red de redes.
Integra redes de área local (Lan’s, local área Network) ubicadas en escuelas,
bibliotecas, oficinas, hospitales, agencias federales, institutos de investigación y otras
entidades, en una única red de comunicaciones extendida por todo el mundo.
Password o
contraseña
Es una cadena de caracteres que se usa para autentificar la identidad de un usuario,
cada contraseña está ligada hacia una clave de acceso (cuenta o nombre de usuario)
para la autorización de acceso a la red.
Servidor
Es un equipo de cómputo encargado de atender las solicitudes de los usuarios de los
servicios que se ofrecen en la red. Estos equipos están dedicados a manejar la mayor
carga de trabajo de una red y requieren de mayores capacidades de procesamiento y
almacenamiento, con frecuencia se utilizan para tareas específicas. Un ejemplo es el
servidor de correo electrónico, el cual administra el envío y recepción de los correos
electrónicos de los usuarios.
Usuario
Persona de cualquier área de INAES que requiere de un servicio o solución por parte
de la Dirección de Informática para aprovechar las ventajas tecnológicas a favor de su
trabajo.
World Wide Web
(WWW)
Un sistema de servidores de Internet que soportan especialmente documentos con
formato. Los documentos son formateados en un lenguaje llamado html (hyper text
markup languaje) que soporta ligas a otros documentos, así como gráficas y archivos de
audio y video. No todos los servidores de Internet son parte de la World Wide Web.
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Políticas.
1. El personal de la Dirección de Informática es el encargado de orientar respecto a las disposiciones
establecidas en las presentes políticas.
2. El personal del INAES deberá utilizar para el desarrollo de sus funciones únicamente el equipo y
programas de cómputo autorizados por la Dirección de Informática, con la finalidad de garantizar la
compatibilidad, estandarización e integridad de los recursos informáticos.
3. La Dirección de Informática es responsable de la aplicación de la presente política y de la vigilancia de su
cumplimiento, así como de reportar cualquier violación a la misma o a los procedimientos que se deriven
de ella.
4. Queda prohibido instalar en las computadoras juegos o programas de cómputo que no cuenten con
licencia y/o autorización de la Dirección de Informática (Por ejemplo Kazza, Emule, Edonkey, ICQ, todos
los programas de chat, antivirus no institucionales, etc. o cualquier tipo de FREEWARE que produzca
degradación en la conexión institucional a Internet y a la red interna (correo, SIEL, etc.), ya que puede
limitar el servicio ofrecido a los usuarios de INAES para el desempeño de sus labores cotidianas.
5. En adición a las políticas del INAES, los usuarios de equipo de cómputo deben respetar y hacer
respetar las leyes, normas y lineamientos establecidos, como la mencionada Ley de Derechos de Autor,
leyes de derechos reservados (copyright), leyes de patentes y las condiciones de licenciamiento de cada
software.
6. No exime de responsabilidad a los usuarios olvidar o desconocer cualquiera de las políticas, leyes,
normas y lineamientos vigentes para esta institución, de igual forma si diseñan, ejecutan o distribuyen
algún tipo de programa o documento que afecte negativamente al INAES o a sus sistemas.
7. Las políticas, normas y lineamientos que se presentan, aplican para todo el personal del INAES,
incluyendo personal transitorio o de honorarios y externo bajo contrato, respetando la privacidad y
confidencialidad de la información.
8. La Dirección de Informática será la responsable de difundir (a través de los medios institucionales de
comunicación interna, tales como correo, Intranet, circulares, oficios, etc.) a toda la institución, las
políticas, normas y lineamientos de Informática, así como de su modificación o actualización previa
autorización de los mismos.
9. El soporte a los usuarios en el caso de cualquier duda en torno a la seguridad, su implementación o su
utilización, se dará a través de la Dirección de Informática.
10. Todos los empleados, funcionarios y empleados temporales del INAES son responsables de cumplir
estrictamente con las políticas, normas y lineamientos de Informática y serán sujetos a las sanciones que
se determinen en caso de incumplimiento.
11. La Dirección de Informática, a través de la Subdirección de Soporte Técnico, resolverá a la brevedad
posible, cualquier solicitud que haga el usuario para utilizar aplicaciones Freeware/shareware (como
Acrobat reader, winzip, codecs de flash, etc.), siempre y cuando se justifique como software de apoyo
para coadyuvar en las tareas relacionadas con el área de trabajo y que su instalación no represente una
alteración en el equipo de cómputo. Para ello se levantará una boleta con las características de software:
tipo de programa, cuenta de usuario, plazo estimado de uso y directorio de alojamiento. El usuario será
responsable de utilizar el freeeware/shareware conforme a las disposiciones de licenciamiento del
software.
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Seguridad - Cuentas y contraseña de acceso a la red de INAES
1. Las claves de acceso a la red constan de dos partes: una cuenta de usuario y una contraseña, por lo que
las cuentas serán personalizadas.
Para formar la cuenta del usuario se toma la inicial del primer nombre, se une al apellido paterno y se une
la inicial del segundo apellido. En caso que exista un nombre de usuario igual, se agregará al nombre un
número consecutivo. Todas las letras deberán de ser minúsculas. Ejemplo: Si el usuario se llama Ulises
Díaz Nieto, el nombre del usuario quedaría como udiazn. Si ese nombre de usuario ya existe, entonces se
agrega un consecutivo quedando como udiazn1.
2. Al usuario se le asignará una contraseña (password), cuya longitud es de seis dígitos o caracteres
(combinación de letras y números) de los cuales al menos uno de ellos deberá de ser número, para
completar el acceso a la red.
3. También habrá cuentas especiales para algunos servidores del Site de Informática que realizan algún tipo
de trabajo automáticamente, las cuales se manejarán bajo los lineamientos de las cuentas de usuarios.
4. Cuando la Dirección de Informática considere que debe de haber cambio en los passwords de usuarios
para entrar a cualquier sistema de información institucional, debido a la necesaria protección de la
seguridad de la red, protección de la información institucional y prevención de ataques de intrusos
externos e internos, lo hará del conocimiento del usuario.
5. El usuario es responsable de su clave de acceso. Ninguna contraseña debe ser divulgada, escrita,
enviada por correo electrónico, compartida o conocida de cualquier otra manera por otra persona diferente
al usuario, ya que esto se considera una violación a la seguridad de la red y si es detectado, se
suspenderá la cuenta de red y se enviará un oficio informativo a la Unidad Administrativa correspondiente.
6. El usuario es responsable por las acciones que se lleven a cabo con su cuenta personal, es decir, las
modificaciones a las bases de datos, archivos recibidos o enviados por correo electrónico, uso de
recursos institucionales indebidamente.
7. Ninguna de las contraseñas pueden ser compartidas para “cubrir” a alguien ausente. El área de
Informática deberá crear a petición de la parte y por medio de un oficio, cuentas temporales que cubran
este tipo de eventualidades y que expiren en un tiempo determinado por el usuario solicitante.
8. Las contraseñas de acceso no deben ser formadas por el nombre personal, la Dirección, fecha de
nacimiento, nombre de usuario, apodos o cualquier término que pueda ser adivinado fácilmente por algún
hacker, el cual pudiera hacer daño a la información contenida en la computadora o inclusive a la red.
9. Las contraseñas de acceso no pueden ser desplegadas o publicadas en ningún caso.
10. En caso de intentar tres veces accesar un recurso con contraseñas inválidas, la cuenta del usuario se
bloqueará automáticamente y solo se podrá desbloquear después de una hora a través de una tarjeta u
oficio elaborado por el usuario responsable de la cuenta.
11. Las claves de acceso serán habilitadas únicamente por el administrador designado por la Dirección de
Informática del INAES.
12. Las claves de acceso serán asignadas a petición escrita del Director o del Representante Federal que
encabece el área de adscripción del empleado que lo requiera.
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13. La Dirección de Informática determinará el número de usuarios con claves de acceso, este número podrá
variar de acuerdo a solicitudes hechas por cada Dirección General; las limitantes de usuarios por
Dirección General serán tomadas por la Dirección de Informática de acuerdo a la capacidad de cómputo y
licencias disponibles.
14. Las claves de acceso serán canceladas inmediatamente, cuando se detecte un mal uso de ellas o que el
empleado cause baja. Cada área informará de las bajas de su personal a la Dirección de Informática, para
que proceda a cancelar las cuentas de acceso.
15. El administrador tendrá la base de datos con todos los nombres de los usuarios y podrá cambiar sus
contraseñas cuando detecte que un una clave de usuario ha sido prestada o robada por otro usuario para
hacer uso de la red Institucional. Esto es con el fin de proteger la seguridad de la red, proteger la
información institucional y prever ataques de intrusos externos e internos. Este cambio de password lo
hará del conocimiento del usuario y se enviará un oficio informativo a la Unidad Administrativa
correspondiente.
16. Los usuarios son responsables de recordar la contraseña de su cuenta, si en algún momento la olvide o la
pierde, inmediatamente deberá informar el titular del área a la Dirección de Informática a través de un
oficio para que le sea entregada una nueva contraseña al usuario afectado. Esto es con el fin de proteger
la seguridad de la red, proteger la información institucional y prever ataques de intrusos externos e
internos.
Administración de la red.
1. La seguridad en la red estará a cargo de la Dirección de Informática, que utilizará un filtro (Firewall) para
autorizar el acceso a la red (control de acceso), tipos de servicio por cuenta (Web, correo electrónico, ftp,
etc.), horario y día.
2. La Dirección de Informática no ejerce control sobre el contenido de la información que pase por la red o
quien la utiliza, quedando bajo la responsabilidad del usuario su acceso o utilización. No obstante lo
anterior, el administrador de la red tiene en funcionamiento permanente, herramientas de monitoreo y
control que posibilitan analizar y detectar usos indebidos; por lo tanto se advierte que el contenido de la
información que circula por la red, es monitoreada y sujeta a controles y reportes sobre su uso.
3. Cualquier usuario que acceda a otras redes nacionales o internacionales por medio del nodo de INAES
debe acatar las reglas que las rijan, deslindando de cualquier responsabilidad de mal uso a INAES.
4. Corre por cuenta o riesgo del usuario cualquier información obtenida por medio del servicio de Internet de
INAES.
5. El incurrir en el incumplimiento de los siguientes puntos, ameritarán la suspensión inmediata del servicio
de que se trate, además de informar a la Unidad administrativa correspondiente los motivos de la
suspensión:
a. Transmisión y circulación de materiales con derechos de propiedad intelectual, amenazantes u
obscenos, ya sea en forma individual o masiva
b. Acceso a páginas de Internet para ver y/u obtener información no relacionada con el área de trabajo
del usuario. Esto incluye sitios de pornografía, deportes, juegos, música, video, chistes, piratería
informática, etc.
c. Provocar deliberadamente, mal funcionamiento de computadoras, estaciones o terminales
periféricas de redes y sistemas.
d. Monopolizar los recursos en perjuicio de los otros usuarios, incluyendo: el envío de mensajes
masivos a todos los usuarios de la red, iniciación y facilitaciones de cadenas, creación de procesos
innecesarios, generar impresiones voluminosas, uso de recursos de impresión no autorizado.
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e. Poner información en la red que infrinja los derechos de los demás.
f. La exhibición de material pornográfico en cualquier lugar de la institución utilizando el equipo de
cómputo y/o los servicios de comunicación de la institución.
g. Cambiar o mover cables de la red de INAES sin consentimiento explícito y documentado de la
Dirección de Informática.
6. Como un punto muy especial se menciona el caso de que cualquier usuario de INAES que cambie la
configuración de conectividad de red (IP, Gateway, DNS, etc.) de cualquier computadora personal (PC o
Lap Top) perteneciente a la institución sin tener la autorización explícita y documentada de la Dirección de
Informática, se considerará como una amenaza a la seguridad de la información institucional, como una
amenaza de ataque de intrusos externos e internos así como de virus. La Dirección de Informática
suspenderá inmediatamente la cuenta de acceso a la red institucional y le enviará un oficio informativo a
la Unidad Administrativa correspondiente.
7. La Dirección de Informática atenderá a través del Centro de Atención a Usuarios (CAU), toda
comunicación vía telefónica que reporte un usuario por mal funcionamiento de su equipo de cómputo y de
los servicios de red, Internet y correo electrónico, y prestará alternativas de apoyo al usuario en aquellos
casos de envío del equipo de cómputo a reparación, siempre y cuando, exista disponibilidad de equipo
para préstamo.
Cuenta de correo
1. La Dirección de Informática a través de un oficio del titular de área, dará de alta una cuenta de correo
electrónico y una clave de acceso o password a cada uno de los usuarios que así lo requieran para el
mejor desarrollo de sus actividades dentro del trabajo.
2. La Dirección de Informática garantizará el acceso a la red por medio de una cuenta de correo para cada
uno de los empleados de INAES, la cual es generada con carácter personal e intransferible y deberá
ser empleada únicamente por la persona a quien le fue asignada. Ninguna persona podrá cederla ni
temporal ni definitivamente a terceros.
3. Es deber de cada usuario asegurarse de cerrar la sesión de trabajo una vez que finalice la utilización del
correo electrónico a fin de que nadie más pueda utilizar su identificación. El olvidar esta tarea puede
acarrear graves consecuencias para el usuario tales como el envío o lectura de correos a su nombre.
4. En caso de que un usuario, por descuido, olvidase su cuenta de correo y/o su clave de acceso o
password, deberá solicitarla nuevamente a la Dirección de Informática vía oficio autorizado por el director
de área.
5. Las cuentas de correo electrónico que no sean usadas por lo menos una vez al mes, serán desactivadas
y si en el transcurso del siguiente mes a la desactivación, no se realiza ningún reclamo por parte del
usuario, la cuenta de correo electrónico será eliminada definitivamente.
Espacio para buzón electrónico
1. El espacio de almacenamiento disponible para cada usuario será de 30 MB. Si algún usuario requiere de
más espacio en su buzón, deberá enviarse un oficio por el titular del área a la Dirección de Informática
para su autorización, exponiendo a detalle su justificación.
Las únicas cuentas que tendrán espacio mayor serán:
• El Coordinador General de INAES (100 MB)
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•
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•
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•
Secretario particular del Coordinador General (100 MB)
Todos los Directores Generales (50 MB)
Todos los Directores Generales Adjuntos (50 MB)
Todos los Representantes Federales (50 MB)
El titular del Órgano Interno de Control (50 MB)
El Coordinador de Comunicación Social (50 MB)
La Coordinadora del Programa de Desarrollo Productivo de la Mujer (100 MB)
La cuenta de correo Quejas y Denuncias ([email protected]) (40 MB)
Cuenta de Transparencia ([email protected]) (40 MB)
Centro de Atención a Usuarios ([email protected]) (40 MB)
Órgano Interno de Control ([email protected]) (40 MB)
2. El tamaño máximo para envío de correo será de 5 MB y el tamaño máximo para recibir correos será de 5
MB o menor de acuerdo al límite de espacio libre del buzón asignado a cada usuario.
3. Es deber de todo usuario de correo electrónico, la buena administración del espacio asignado a su cuenta
de correo y por lo tanto, es su responsabilidad, cualquier anomalía que se presente derivada de la mala
administración del espacio asignado para su cuenta.
4. Se recomienda no mantener almacenados archivos que ocupen demasiado espacio. Si estos son
necesarios para el usuario, deben ser bajados a su disco duro o a disquete y borrados del buzón.
5. El usuario será responsable del perjuicio que pueda ocasionarle el no poder recibir o enviar más correos
en caso de que se agote el espacio que tiene asignado.
6. Es obligación de cada usuario, mantener su recipiente de elementos eliminados, continuamente vacío, ya
que esto representa espacio de correo utilizado innecesariamente, debido a que implica la saturación de
la capacidad de almacenamiento del servidor de correo la cual es limitada.
Correo electrónico
1. No enviar mensajes que violen los derechos de los destinatarios o de terceras personas.
2. Al elaborar un correo electrónico, se deberá hacer uso de un lenguaje apropiado.
3. Revisar el buzón de su correo con frecuencia, especialmente si está suscrito a listas de interés o
intercambia grandes volúmenes de información a través de este servicio.
4. Determinar cuales mensajes de su buzón deben ser guardados en su área privada y cuales deben ser
guardados en disco o disquete.
5. Eliminar de su buzón de correo, aquellos mensajes que no necesite mantener almacenados.
6. No enviar mensajes a otras personas con juegos, pornografía, obscenidades, virus, etc.
7. No se permite iniciar o continuar una cadena de mensajes.
8. Solicitar o enviar correo de acuerdo a la cantidad de espacio de almacenamiento asignada a cada
identificación.
9. Si un usuario sabe que dejará de revisar su correo durante un tiempo considerable (por viaje, enfermedad,
vacaciones, etc.), deberá informar al Director de Informática para evitar que durante su ausencia, su
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buzón se llene y pueda perder todos los e-mails que intenten llegar durante ese tiempo. Sin embargo,
también es osible que el mismo usuario implemente un procedimiento automático para responder todos
los correos con un mensaje informativo durante el tiempo que estará ausente. La Dirección de Informática
orientará a los usuarios sobre este procedimiento en caso de que éstos lo requieran.
10. En el caso de que un usuario desee enviar o recibir un correo electrónico cuyo tamaño sea mayor a 5MB,
se deberá dirigir a la Dirección de Informática, donde se le presentará alguna alternativa. Es preciso
aclarar que este tipo de requerimientos serán considerados sólo si el correo a enviar o recibir será
utilizado para fines laborales.
11. La Dirección de Informática se reservará el derecho de monitorear las cuentas que presenten un
comportamiento sospechoso para la seguridad de la información institucional, detección de intrusos,
propagación de virus, seguridad de la red de INAES e inclusive podrá ir al lugar del usuario a verificar en
su PC el uso que le esté dando a su correo institucional.
12. El usuario es responsable de respetar la Ley Federal de Derechos de Autor, no abusando de los recursos
institucionales de computo, red y correo electrónico para distribuir o copiar de forma ilegal software
licenciado o reproducir información sin conocimiento del autor.
13. El incumplimiento por parte del usuario del buen uso de su cuenta puede ocasionar la suspensión de la
misma con un aviso por medio de un oficio informativo a la Unidad Administrativa correspondiente.
14. Los correos en el buzón personal del usuario, tendrán una vigencia de 30 días, desde la fecha de entrega
o recepción de los mismos. Todos los mensajes anteriores a un mes serán eliminados en forma
automática y permanente del servidor de correo.
15. Si desea mantener un mensaje en forma permanente, se debe almacenar en una carpeta personal en la
máquina del usuario.
16. Los correos que se envíen, serán de la completa responsabilidad del usuario que lo emite, y deberá
basarse en la racionalidad y la responsabilidad individual. Se asume que en ningún momento dichos
correos podrán emplearse en contra de los intereses de personas físicas así como de INAES ni de
cualquier otra institución.
17. La persona que sea sorprendida o se descubra que hace mal uso del correo electrónico para emprender
ataques a sitios externos, será sancionada de acuerdo a las normas y leyes vigentes en la materia.
18. Cualquier abuso o problema con el buen uso y manejo de las cuentas, deberá ser reportado a la
dirección: [email protected] o personalmente a la Dirección de Informática.
Antivirus
1. Desconfíe de todos los mensajes que vengan de Internet, pues pueden estar infectados con virus.
2. Si el mensaje que se detecta tiene un virus que no puede ser removido, entonces el mensaje no debe ser
salvado o abierto y debe ser eliminado por completo.
3. El usuario debe verificar periódicamente (se sugiere cada semana) su PC para evitar virus al momento de
enviar documentos adjuntos.
4. Cada usuario es responsable y debe tomar medidas para evitar el contagio de virus en los archivos
adjuntos que envía.
5. El usuario queda eximido de cualquier responsabilidad cuando su cuenta de correo sea afectada por la
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actividad de un virus “Worm” (gusano) que envía mensajes a nombre del usuario, siempre y cuando se
compruebe que el usuario es ajeno a la intromisión del virus en la red institucional de INAES, puesto
que el virus utiliza de manera aleatoria las cuentas de usuarios para distribuirse en otros equipos, antes
de que las versiones actualizadas de los antivirus detecten su presencia en la red.
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