no es viable esperar a efectuar el pago total de los bienes para

CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
CONCEPTO JURÍDICO No. 2000041161 DE 2012
(diciembre 14)
Tema 1.1 Principios de Contabilidad Pública/Registro, Devengo o Causación
1.2 Normas técnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelación de los hechos financieros,
económicos, sociales y ambientales/Otros activos/intangibles
2.1 Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los activos intangibles.
2.2 Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las
propiedades, planta y equipo.
Subtema 1 Reconocimiento contable de Licencias de Software, discos duros,
2 amortización y depreciación cuya propiedad se formaliza al finalizar un contrato de prestación de
servicios de comunicaciones.
ANTECEDENTES
Nos referimos a la consulta radicada con el No. de expediente 2012-550-003533-2, mediante la cual manifiesta
que:
“La Agencia, mediante contrato Interadministrativo (UNE) tiene suscrito un contrato de prestación de servicio de
comunicaciones, adicionalmente se paga en el mismo contrato mensualmente los siguientes equipos que
quedarán de propiedad de APC al término del mismo en el mes de Diciembre de 2012: Una licencia Server
2008, una licencia call server 2008, dos discos duros. El Valor total de estos equipos es de $9.301.212,00, de
los cuales se han realizado 5 pagos que equivalen ha $ 5.167.340,00 contabilizados en la cuenta 165590. Por
lo cual a APC le surgen diferentes inquietudes en la forma de manejar estos activos:
1. Si no se ha realizado el pago total de estos activos como deberían ingresar a la contabilidad
dichos pagos?
2. Si se ingresa el valor total de estos activos, la depreciación desde que fecha debería empezar a
correrse si el pago total de estos activos se realiza en diciembre.
3. Si se contabiliza cada pago en el activo, como se lleva el auxiliar de inventarios teniendo en cuenta que ya
están en el servicio? Y como se calcularía la depreciación.
4. Si se contabiliza en el activo hasta terminar los pagos, como sería el procedimiento para el cálculo de la
Depreciación teniendo en cuenta que los bienes ya tienen un uso.
Damos respuesta a esta consulta en los siguientes términos:
CONSIDERACIONES
g) Ingreso de los activos a la contabilidad sin haber efectuado el pago.
4. Licencias
El numeral 8° de los principios de contabilidad pública, del mismo texto normativo, establece en relación con el
principio de registro y de causación o devengo, y medición “116. Registro. Los hechos financieros, económicos,
sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del
proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos de que disponga la
entidad contable pública, con base en la unidad de medida.
(…) 117. Devengo o Causación. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben
reconocerse en el momento en que sucedan (…). El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos
y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.
(…)
119. Medición. Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en función de
los eventos y transacciones que los originan, empleando técnicas cuantitativas o cualitativas. Los hechos
susceptibles de ser cuantificados monetariamente se valuarán al costo histórico y serán objeto de actualización,
sin perjuicio de aplicar criterios técnicos alternativos que se requieran en la actualización y revelación. La
cuantificación en términos monetarios debe hacerse utilizando como unidad de medida el peso que es la
moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones en centavos. Para los hechos
que no sean susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicará lo reglamentado por las normas
técnicas.” (Subrayado fuera del texto)
El numeral 9.1.1.8 de las Normas técnicas relativas a los activos, del Marco Conceptual del Plan General de
Contabilidad Pública-PGCP, señala que los Otros activos “189- Noción. Comprenden los recursos, tangibles e
intangibles, que son complementarios para el cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad
contable pública o están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión,
titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar beneficios o servicios
futuros.(…)
190. (…). Los intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan identificarse, controlarse, que
generen beneficios económicos futuros o un potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en
caso contrario se registran como gasto. (…) (Subrayado fuera de texto)
199. El valor de los intangibles adquiridos y los desarrollados se amortizará durante el lapso que corresponde a
la recuperación de la inversión en que se incurrió, el período en que se obtendrá el potencial de servicios o los
beneficios económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o contractual de
los derechos otorgados, debiendo reconocerse como gasto, costo o menor valor del patrimonio según
corresponda.” (Subrayado fuera del texto)
El numeral 1° del Capítulo VI, del Título II, del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad PúblicaRCP, relacionado con el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los activos intangibles,
expresa que “Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan
identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o
un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable.
Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad contable pública cuando está en la
capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de servicios que posea genere una reducción de costos.
Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pública tenga el poder de obtener los
beneficios económicos futuros que procedan de los recursos que se derivan del mismo, y además pueda
restringir el acceso de terceras personas a tales beneficios; puede identificarse cuando es susceptible de ser
separado o escindido de la entidad contable pública y vendido, cedido, dado en operación, arrendado o
intercambiado; o cuando surge de derechos legales, con independencia de que esos derechos sean
transferibles o separables de la entidad o de otros derechos u obligaciones; y su medición monetaria es
confiable cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o la estimación del
valor dependan de variables que se pueden medir.
Para efectos del presente procedimiento los activos intangibles son de tres clases: adquiridos, desarrollados y
formados”.
El Catálogo General de Cuentas-CGC contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad
Pública, señala que la cuenta 1970-INTANGIBLES, “Representa el valor de los costos de adquisición o
desarrollo del conjunto de bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan identificarse, controlarse, de
cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios económicos futuros o un potencial de servicios.
También incluye los intangibles formados, es decir, los que ha obtenido y consolidado la entidad contable
pública a través del tiempo y que se caracterizan por generar ventajas comparativas frente a otras entidades.
(Subrayado fuera de texto) (…)
Así mismo el numeral 5 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los activos
intangibles, señala:
“5. REGISTRO CONTABLE DEL RECONOCIMIENTO COMO GASTO.
En el evento de que un intangible no pueda identificarse, controlarse, que no genere beneficios económicos
futuros y su medición monetaria no sea confiable, las erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen
como gasto. En este caso se debitan las subcuentas 511165–Intangibles o 521164–Intangibles, de las cuentas
5111–GENERALES y 5211–GENERALES, respectivamente, acreditando la subcuenta que corresponda, de la
cuenta 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES, o 2406- ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS DEL EXTERIOR, según corresponda”.
5. Discos Duros
Ahora, respecto al registro contable de los discos duros relacionados en su consulta, el Capítulo III, del Título II,
del Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública-RCP, señala el Procedimiento contable
para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, el cual
contiene el tratamiento contable de las adiciones y mejoras, reparaciones y mantenimientos, estimación y
revisión de la vida útil, métodos de depreciación, depreciación de bienes usados, por componentes, de activos
de menor cuantía, suspensión de la depreciación, así como los registros contables que se derivan de los
hechos antes mencionados.
El numeral 1 y 2 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las
propiedades, planta y equipo, en lo relacionado con las adiciones y mejoras, establece que:
“1. ADICIONES Y MEJORAS.
Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable
pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de
los productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costos.
El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, para lo cual se debita la subcuenta
de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y se
acredita la subcuenta 240101-Bienes y servicios ó la subcuenta 240601- Bienes y servicios, de la cuenta 2401ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES o 2406- ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
DEL EXTERIOR, según corresponda. (Subrayado fuera de texto).
2. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO.
Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en las cuales incurre la
entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal de producción y utilización.
El valor de las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo que no se encuentren
relacionados con la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, se reconoce como gasto
en la subcuenta 511115-Mantenimiento o 511116-Reparaciones, de la cuenta 5111-GENERALES, o en la
subcuenta 521113-Mantenimiento o 521114-Reparaciones, de la cuenta 5211-GENERALES, según
corresponda. (…)
2, 3 y 4. Calculo de la depreciación para bienes usados y manejo de inventarios El numeral 12 del
procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades, planta
y equipo, señala:
“12. DEPRECIACIÓN DE BIENES USADOS. La depreciación de los bienes usados, adquiridos o incorporados,
se debe determinar tomando como base la vida útil restante, de acuerdo con las condiciones naturales y la
capacidad de producción o de servicio de los mismos.”
CONCLUSIÓN
9- Ingreso de los activos a la contabilidad sin haber efectuado el pago.
6. Licencias
De conformidad con las consideraciones expuestas, se concluye que el principio de devengo o causación
impone la obligatoriedad de registrar contablemente toda transacción u operación que implica derechos y
obligaciones en el momento en que surjan, independientemente del momento en que se produzca la corriente
de efectivo, esto es cuando nazcan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada
por el hecho afecte los resultados del período.
En el caso consultado, y de acuerdo con las aclaraciones efectuadas telefónicamente donde nos manifiestan
que los activos fueron entregados a la Corporación y puestos en uso en forma anticipada a los pagos que se
efectúan mensualmente con base en la facturación que presenta la empresa UNE, y que adicionalmente la
propiedad de los mismos se dará en diciembre del 2012.
Las licencias de software que se ajusten a los criterios definidos en el Régimen de Contabilidad Pública, en
cuanto puedan identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios
económicos futuros o un potencial de servicios, deben reconocerse debitando la subcuenta 197007-Licencias,
de la cuenta 1970-INTANGIBLES, y acreditando afecta la respectiva subcuenta 240101-Bienes y Servicios, de
la cuenta 2401-ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES.
En caso contrario, su registro debe efectuarse mediante un registro débito en la subcuenta 511165–Intangibles
de la cuenta 5111–GENERALES, en cuanto estén relacionados con las actividades de dirección, planeación y
apoyo logístico, o en la subcuenta 521164–Intangibles, de la cuenta 5211–GENERALES, si se relacionen con
actividades propias de la operación básica o principal de la entidad, y un crédito en la subcuenta pertinente, de
la cuenta 2401-ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES.
Ahora bien, los pagos deben registrarse con un débito a la subcuenta 240101-Bienes y Servicios, de la cuenta
2401-ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES, o 2406- ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS DEL EXTERIOR, según corresponda, con crédito a la subcuenta respectiva de la cuenta 1110DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS. En caso de efectuarse pagos en forma anticipada, el
registro corresponde a un débito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1420 - AVANCES Y
ANTICIPOS ENTREGADOS, y una vez se formalice la obligación por las adquisiciones, debe efectuarse el
cruce respectivo con las subcuenta 240101-Bienes y Servicios, de la cuenta 2401-ADQUISICION DE BIENES Y
SERVICIOS NACIONALES, o 2406- ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS DEL EXTERIOR, según
corresponda.
En lo que respecta a la determinación de la vida útil estimada de activos intangibles, esta es una definición que
compete a la misma entidad, tomando en consideración el lapso durante el cual se percibirán beneficios
económicos o un potencial de servicios, a partir de la fecha en que se inicia su uso en cabeza de la entidad. En
relación con el método de amortización de intangibles, el procedimiento antes citado establece, que el valor
amortizable de tales activos con una vida útil finita, se distribuirá sobre una base sistemática a lo largo de la
vida útil estimada para lo cual es factible utilizar los métodos previstos para la depreciación de las Propiedades,
planta y equipo, como son: línea recta, número de unidades de producción u horas de trabajo, suma de los
dígitos de los años, doble tasa sobre saldo decreciente, entre otros, aplicando el que mejor refleje el equilibrio
entre los beneficios recibidos, la vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente.
7. Discos duros
Con respecto al reconocimiento de los discos duros, atendiendo a lo establecido sobre el particular, con base en
el Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las propiedades,
planta y equipo, corresponde a la entidad determinar si cumple con los criterios para ser reconocidos como
adiciones y mejoras y/o reparaciones o mantenimiento, de acuerdo con los numerales 1 y 2 del Procedimiento
contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con las Propiedades, planta y equipo,
contenido en el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública.
Si se determina que los discos duros cumplen con las características de una adición o mejora a los equipos de
cómputo, la entidad debe reconocerlos por el valor total del costo de adquisición, debitando la subcuenta
167002-Equipo de Computación, de la cuenta 1670-Equipos de Comunicación y Computación. Si por el
contrario se establece que corresponde a una reparación o mantenimiento, el valor del costo de adquisición,
debe contabilizarse en la subcuenta 511115- Mantenimiento o 511116-Reparaciones, de la cuenta 5111GENERALES, en cuanto esté relacionado con las actividades de dirección, planeación y apoyo logístico, o en la
subcuenta 521113- Mantenimiento o 521114-Reparaciones, de la cuenta 5211-GENERALES, en cuanto se
relacionen con actividades propias de la operación básica o principal de la entidad.
Estos registros proceden desde el momento en que los equipos quedan formalmente en cabeza de la entidad,
así hayan sido usados con anterioridad por el contratista.
2, 3 y 4. Cálculo y reconocimiento de la depreciación de los activos y manejo de inventarios, Respecto de la
depreciación de los bienes teniendo en cuenta que ya están en uso, estos deben depreciarse tomando como
base el tiempo restante de la vida útil computada a partir del momento en que entran en uso en cabeza de la
entidad, de acuerdo con las condiciones y la capacidad de producción o de servicio que le reste a los mismos.
En consecuencia, no es viable esperar a efectuar el pago total de los bienes, para reconocer la respectiva
depreciación.
Ahora bien, respecto al manejo del inventario, es un tratamiento que debe definirse dentro de la entidad, dado
que es la administración la responsable de implementar las políticas y procedimientos que permiten controlar
los bienes y cumplir los objetivos del Control Interno, entre los cuales está el de preservar el patrimonio público
buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.