Comité científico

Manual de funcionamiento para
el Comité Científico de
ANECIPN
Introducción
La palabra congreso, se define en cualquier diccionario enciclopédico de
la lengua española como, reunión de personas que deliberan sobre intereses o
estudios comunes.
La experiencia acumulada en los Congresos Nacionales de Enfermería
en Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatal en los últimos años, nos ha
hecho plantearnos como objetivo la realización de un manual que regule y
facilite la constitución, el funcionamiento, la organización y los componentes del
Comité Científico, así como las normas de aceptación de trabajos para su
presentación en los Congresos Nacionales.
Sin lugar a dudas, una de las formas mas importantes de mostrar
nuestra actividad de enfermería en las unidades de Cuidados Intensivos
Pediátricas y Neonatales, son los congresos anuales, que representan por otro
lado, un importante momento para impulsar y difundir los conocimientos
adquiridos o nuevas líneas de investigación dentro del campo de la enfermería.
De ahí la importancia de que la calidad de lo que se presente sea cada vez
mayor, y de que la evaluación de lo presentado sea siempre pertinente, y en al
medida de lo posible estimuladora de la iniciativa de investigación de las
enfermeras que realizan su labor profesional en Cuidados Intensivos
Pediátricos y Neonatales.
Comité científico.
La función fundamental del CC de ANECIPN, es velar por la naturaleza,
pertinencia y calidad científica de los productos de estudio o investigación
presentados a los congresos anuales.
Será el responsable del diseño del programa científico del congreso. Las
principales funciones:
•
Proposición del tema.
•
Temas concretos a tratar.
•
Modalidad de sesiones: ponencias, mesas redondas, debates, etc.
•
Propuesta y adjudicación de ponentes.
•
Evaluación de los resúmenes de las comunicaciones y posters.
•
Asesorar al comité organizador en el aspecto científico.
Compuesto por:
•
Presidente (1)
•
Secretario (1)
•
Vocales
(3 o 4)
Los miembros del comité científico deberán ser en número entre 5 o 6 no
mas, con el fin de ser operativo, estarán asociados a ANECIPN, como mínimo,
dos años antes del nombramiento y se comprometen a formar parte de este
comité un mínimo de cuatro años. Además no deberán dejar el cargo al mismo
tiempo haciéndolo de forma escalonada de manera que de tiempo a los nuevos
miembros de saber lo que tienen que hacer. Lo ideal es que la mitad del
Comité sea de la junta directiva.
Principales funciones:
•
Seleccionar temas de los actos científicos.
•
Propuesta y selección de los ponentes y moderadores participantes.
•
Llevar a cabo la evaluación de los resúmenes de las comunicaciones y
posters, así como la correspondiente comunicación con los interesados.
•
Asesorar al comité organizador en los aspectos científicos.
•
Asumir la responsabilidad científica del congreso.
El presidente del Comité científico debe señalar quien de hará cargo de
centralizar la recepción resúmenes y correspondencia, quien construirá la base
de datos de las comunicaciones recibidas, quien de responsabilizará del acuse
de recibo, quien verificará los envíos a los grupos de evaluación, etc.
Actividades que en general deben ser ejecutadas por la secretaría técnica del
congreso, siempre bajo la vigilancia del Comité científico a través del
presidente o el secretario.
La experiencia en los años anteriores, ha hecho patente la importancia
del buen funcionamiento de la Secretaria Técnica y la conexión de esta con el
Comité Científico.
Dicho comité hará explicito mediante contrato las actividades y servicios
que debe prestar la agencia, institución u organismo responsable de la
Secretaria Técnica y/o el apoyo de cualquier tipo a las actividades del Comité
Científico. Es preferible que haya una persona específicamente designada por
la agencia para hacerse cargo de estos asuntos.
La entidad responsable de la Secretaria Técnica y por lo tanto del apoyo
al Comité Científico deberá responsabilizarse de lo siguiente:
•
La gestión y manejo de la correspondencia, incluyendo la convocatoria
de reuniones, comunicación con los miembros del Comité, así como
gestión de viajes, alojamiento y preparación del material que el Comité
Científico considere necesario. Será responsable de al ubicación de los
registros y de la custodia, clasificación, transporte etc. de las
comunicaciones o resúmenes presentados al Congreso.
•
La Secretaria Técnica se encargará de confeccionar las circulares,
cartas y documentos que el Presidente del Comité Científico considere
oportuno. Así mismo existirá siempre documentación escrita de las actas
de las reuniones, así como de las cartas y otros documentos de interés
para todo el Comité Científico. Todas las actividades, comunicaciones,
etc. deben realizarse por escrito y remitirse por correo certificado, al
tiempo que puedan adelantarse por teléfono, fax o email.
•
Se encargaran de la recepción y manejo de las hojas de resúmenes.
•
El envío del acuse de recibo.
•
La confección y actualización de la base de datos para albergar la
filiación, identificación, dirección y contenidos fundamentales de los
resúmenes enviados al congreso.
•
El presidente o el Secretario del Comité Científico se responsabilizara de
verificar sistemáticamente los procedimientos para la confección de la
base de datos, la introducción de datos y al calidad de los registros
depositados en la misma. Transmitirá mediante informe al resto del
Comité el estado de dicha base de datos así como el estado de lo
registros de recepción y acuse de recibo.
•
Dar apoyo administrativo al Comité Científico.
•
Mantener listados, actualizados y validados los siguientes documentos:
-
Acuse de recibo de las comunicaciones recibidas
-
Resúmenes devueltos por incumplir normas de formato para l
aceptación
-
Resúmenes aceptados y resúmenes rechazados
-
Número de registro, nombre de autores, dirección, teléfono, fax,
email, etc.
Programa Científico.
Constará de las siguientes actividades;
•
Conferencia inaugural y de clausura. Optativas en función del calendario
o posibilidades del congreso.
•
Tres mesas redondas, con 3 o 4 ponentes cada una.
•
Comunicaciones orales.
•
Comunicaciones tipo póster.
•
Taller, relativo a tema de interés en enfermería pediátrica, este se decide
normalmente entre los asistentes a la asamblea de ANECIPN del año
anterior.
Evaluación de las comunicaciones
Una vez recopilados todos los resúmenes recibidos, el Presidente del
CC los distribuirá para su evaluación.
El CC dejará aprobados los formatos de evaluación y quedaran
aprobados en adelante las normas definitivas de aceptación de resúmenes.
Características para la aceptación de resúmenes:
1. Deben ser trabajos originales, es decir que no hayan sido presentados
en otros congresos de ANECIPN o publicados en alguna revista. Se
podrán aceptar aquellos trabajos que hallan sido presentados en otros
eventos y que pueda ser interesante la exposición en el congreso de
nuestra asociación.
2. Los trabajos deben estar en poder de la Secretaria Técnica del
Congreso dentro del plazo estipulado por el CC, debería fijarse un
plazo aproximado de entre 3 y 4 meses antes de la celebración del
Congreso.
3. Será obligación del CC incluir en el documento de normas de admisión
de resúmenes los datos postales de dicho comité, para el envío de las
hojas de resúmenes.
4. El CC se reserva el derecho de variar la asignación del resumen a las
mesas o bien cambiar el tipo de trabajo por comunicación oral o póster,
así como la designación de comunicaciones libres.
Normas de cumplimentación:
1. Número de autores. Máximo de seis por comunicación, subrayando
aquel que presente la comunicación, que deberá estar inscrito
necesariamente en el congreso. Y para optar a premio de ANECIPN
deben estar asociados el 50% de ellos.
2. Palabras clave.
3. Título en mayúsculas, máximo de dos líneas. Pudiéndose admitir
subtítulos cuando sea necesario.
4. El texto del resumen se escribirá en el modelo de hoja o de formato
elegido por el comité. Se recomiendo un máximo de 250-300 palabras.
5. El resumen sujeto a los límites de la hoja.
6. Envió en disquete o por email.
7. Abstract. El resumen debe ser concreto y presentar una manera
estructurada con los siguientes apartados:
•
Introducción
•
Objetivos
•
Material y Método
•
Resultados
•
Conclusiones
8. Deben hacerse explícitos los criterios de exclusión de resúmenes
9. Igualmente deben estar claros las necesidades para la exposición de las
comunicaciones orales, medios audiovisuales.
Presentación tipo Póster
Se deberá presentar previamente un resumen estructurado con los
mismos apartados que las comunicaciones orales.
El CC decidirá en caso el tamaño máximo y mínimo de la presentación
de los trabajos tipo póster, que se debe especificar en las normas de
aceptación de trabajos.
Así mismo se podrá establecer la figura del moderador de la sesión de
póster para responder a las preguntas de los asistentes.
Teniendo en cuenta el elevado número de trabajos tipo póster que se
presentan en los últimos congresos, es conveniente dar cada vez mayor
relevancia a la exposición de los pósters, con una adecuada ubicación,
previendo salas confortables y luminosas en los lugares donde se celebran
los congresos, con espacios para la discusión.
1. Ficha de evaluación de trabajos.
Cada evaluador del Comité tendrá a su disposición los formatos y
documentos necesarios para la evaluación, donde de verificará por un
lado el cumplimiento de las normas de aceptación y por otro se valorará
la originalidad, el interés para el Congreso y la metodología de dicha
comunicación.
2. Propuesta de criterios de evaluación. Se presentan a continuación
los aspectos fundamentales que se deberían evaluar y algunas
recomendaciones para su puntuación.
•
Presentación.
•
Originalidad.
0 puntos. Trabajos similares que se han ido difundiendo y la
presentación actual no supone ninguna novedad respecto a la
presentación anterior.
1 punto. Supone un esfuerzo de imaginación o se trata de una
actualización,
con
nueva
visión,
de
otros
estudios
realizados
anteriormente.
2 puntos. El trabajo es muy original y aporta conocimientos nuevos.
•
Interés para el congreso
0 puntos. El tema de investigación queda al margen de los Cuidados
Intensivos Pediátricos y Neonatales.
1 punto. El trabajo se refiere al ámbito de nuestra especialidad, pero su
interés se reduce a una zona muy acotada.
2. El trabajo es una valiosa aportación en el campo de la enfermería de
Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatal.
•
Metodología.
0 puntos. Cuando los objetivos son incorrectos o no se especifica
suficientemente la metodología, o se considera inadecuada para los
objetivos, o los resultados y/o las conclusiones no corresponden a los
objetivos del estudio.
1 punto. Existen defectos, faltas o errores metodológicos, pero que no
invalidan los resultados del estudio.
2 puntos. Se especifican los objetivos, la metodología es adecuada, los
resultados se presentan íntegros con un análisis correcto de los mismos
y las conclusiones emanan exclusivamente del estudio.
3. Consideraciones generales al evaluar.
•
Cada evaluador enviará sus resultados al secretario del CC
con el fin de resumir en una sola ficha la calificación de todos
los evaluadores de cada trabajo.
•
La presencia de dos ceros por al menos dos evaluadores en el
mismo apartado puede hacer que la comunicación sea
rechazada.
•
Siempre que se rechace una comunicación, el secretario
cumplimentará la causa de dicha denegación que figura en el
reverso de la ficha de evaluación.
•
La comunicaciones se podrían repartir por temas de manera
que sean evaluadas por la misma persona, con el fin de
aumentar
la
concordancia
y
la
homogeneidad
en
al
evaluación.
•
Las comunicaciones al ser evaluadas cuantitativamente
permiten sumar el total de puntos en todos los apartados por
todos los evaluadores. Esto nos permite crear una escala
cuantitativa para admitir más o menos comunicaciones en el
caso de que hubiera que limitar las comunicaciones aceptadas
en función del tiempo y el espacio para las comunicaciones
orales y tipo póster en el congreso.
4. Causas de exclusión de comunicaciones.
Se deberá rellenar una ficha con este formato o similar para cada
comunicación que se rechace.
1. Presentación :
-
No es un resumen estructurado.
-
Más de 6 autores.
-
Sobrepasa los límites.
-
Ilegible.
-
Tachaduras, enmiendas.
2. Originalidad:
-
Tema reiteradamente expuesto y/o no aporta nada.
3. Interés para el Congreso:
-
El trabajo presentado no está, o está escasamente relacionado con los
Cuidados Intensivos Pediátricos y Neonatales.
4. Metodología:
-
Objetivos: imprecisos o mal definidos.
-
Diseño: El tipo de estudio no es apropiado para alcanzar los objetivos
propuestos.
-
Ámbito: Impreciso o mal definido.
-
Sujetos del Estudio: Indefinición de las características que identifican a
los sujetos. Selección de muestra inadecuada. Tamaño de muestra
inadecuada. Presencia de sesgos de selección y/o información que
invalidan el estudio.
-
Mediciones e Intervenciones: Presencia de sesgos de información.
Indefinición de la intervención o naturaleza de la medición.
-
Resultados: Resultados no cuantificados. Análisis incorrecto del estudio.
Presencia de factores de conclusión que invaliden el estudio.
Presentación inadecuada de los resultados.
-
Conclusiones: Trabajo invalorable, pues no aporta elementos. La
inferencia es incorrecta. No hay conclusiones. Las conclusiones no se
derivan del estudio realizado o de los resultados obtenidos.
Se debe reservar un espacio en al ficha para comentarios al margen de los
citados.
Normas para la presentación de Comunicaciones orales.
Debe estar presente en la sala de comunicaciones asignada 15 minutos antes
del inicio, presentándose al moderador de la mesa.
La comunicación debe presentarse según el abstrat prediseñado (Objetivo,
diseño, material y método resultados y conclusiones).
Se dispone de 8 minutos para presentar la comunicación, Le aconsejamos que
prepare la exposición teniendo en cuenta esta norma puesto que el moderador
controlará exactamente el tiempo.
Es imprescindible hacer entrega de los medios audiovisuales a la secretaria
técnica del congreso como mínimo una hora antes del comienzo de su mesa.
Es conveniente que sus diapositivas o trasparencias reúnan unos criterios de
calidad gráfica.
•
Tamaño de la letra.
•
Un nº óptimo de de 4 o 5 líneas de texto.
•
No presentar las tablas con un nº excesivo de filas y/o columnas.
•
Gráficos sencillos evitando un exceso de datos.
Los medios audiovisuales deben estar perfectamente identificados con los
datos del autor y el título de la comunicación.
Normas para la presentación de Póster.
El despliegue se podrá hacer tanto en vertical como en horizontal.
El tamaño será como mínimo de ..... cm de alto por .... de largo.
Debe estar incluido los distintos apartados del abstrat (objetivo, diseño, material
y método, resultados y conclusiones)
El lugar y hora de exposición se lo comunicará la secretaria técnica,
probablemente ya le habrán enviado un nº de registro asignado a su panel que
tendrá que mostrar a la hora de su colocación.
Utilice tipografía de tamaño y aspecto visible a tres metros.
Observe los mismos criterios de calidad que para los medios audiovisuales.
El Comité Organizador y Científico se
reservan el derecho de retirar los
posters que no cumplan unas normas mínimas de calidad gráfica y que no se
ajusten al resumen aceptado.
Deberá estar presente en el lugar de la exposición hora antes del horario
señalado. No se permitirá instalar o retirar paneles fuera del horario previsto.
Para la discusión del póster el autor estará en el lugar del exposición 15
minutos antes y dispondrá de 3 minutos para la defensa.
5. Actividades durante el congreso
El Comité Científico y el Organizador deben haber elaborado
previamente el calendario y distribución de la lectura de las comunicaciones
para poder distribuirse entre los asistentes al congreso con antelación. La
distribución de los pósteres debe proporcionarse en un listado identificando el
nº de registro de la comunicación, título del póster, autores y lugar en el que se
mostrará.
El CC tendrá un despacho con mostrador, ordenador y apoyo de
secretaria.
La secretaria técnica deberá haber elaborado las listas de las
comunicaciones recibidas debidamente identificadas por el nº de registro y los
nombres de los autores así como el título de las mismas.
Existirá una base informática de consulta inmediata por parte del CC
durante el congreso.
Se especificará a los componentes del CC la posibilidad de que
participen como moderadores de ponencias, comunicaciones, póster, siempre
que no tengan asignadas otras responsabilidades.
1. Atenderá a cuantas reclamaciones, información u orientación de solicite
por parte de los asistentes
2. Velará por el cumplimiento de la calidad científica ya anticipada en las
comunicaciones
3. Velará por la correcta organización y distribución de los pósteres y
material de su incumbencia.
4. Confeccionará un cartel en que se incluya:
•
La composición
•
Las normas de aceptación de resúmenes
•
Las normas de evaluación
•
Las causas de rechazo
•
La clasificación de los resultados (nº de comunicaciones orales,
tipo póster, nº de rechazos, por índice temáticos y toda aquella
información que crea pueda ser de interés para el congresista)
Dicho cartel constituirá la primera aproximación a la evaluación científica
del congreso
El resumen de esta evaluación es conveniente que se presente antes de
la clausura del congreso por el Presidente del Comité Científico y en nombre de
este.
Memoria final
•
Composición del Comité y resumen de las actividades realizadas
•
Normas de admisión y aceptación de resúmenes
•
Criterios de evaluación
•
Criterios de exclusión
•
Evaluación de las comunicaciones presentadas
•
Distribución de trabajos presentados por temas
•
Seria deseable la inclusión en el libro o CD de comunicaciones de un
apartado donde se incluyan los datos postales de los autores con el fin
de facilitar la correspondencia a los interesados.