Introducción a Access 2003

Microsoft
Access 2003
Antonio M. Mora García
ÍNDICE
Introducción a las bases de datos.
Introducción a Access. Creación de una
base de datos.
Tablas.
Operaciones con tablas. Relaciones.
Consultas.
Formularios.
Informes.
Páginas de acceso a datos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
2
Introducción a las Bases de
Datos
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
3
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (I)
Una Base de Datos (BD en adelante) es un conjunto de información
relacionada entre si, almacenada de forma estructurada, congruente y
robusta, que facilita la actualización, búsqueda y recuperación de la
misma.
Ejemplo:
una BD podría almacenar los datos de los empleados de una empresa,
así como los clientes, los productos que ofrece dicha empresa y una
relación entre todos ellos que podrían ser los pedidos.
Las BBDD normalmente están distribuidas en varios equipos, uno
contiene los datos (la BD en sí) y los otros acceden a ellos y los modifican
usando programas remotos (a través de la red), por ejemplo formularios.
Además, en una BD suele haber varios tipos de usuarios: los que
consultan los datos, los que pueden modificarlos y los que pueden
modificar las propiedades de la misma (administradores).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
4
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (II)
Un Sistema de Gestión de la Base de Datos (SGBD en adelante) es un
conjunto de programas que se encuentran en un nivel entre los datos
físicos de la BD y los usuarios o aplicaciones que deseen acceder a
dichos datos. Estos programas se encargan de manejar todas las
solicitudes de acceso a la BD formuladas por usuarios y/o aplicaciones,
gestionando todas las acciones que ejecuta la BD (inserción, eliminación,
actualización, etc).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
5
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (III)
• Tabla (o entidad) es una estructura que sirve para almacenar las
características deseadas de una entidad real. Por ejemplo, se podría
considerar tener una tabla para guardar los datos relativos a una persona.
• Campo (o atributo) es una de las posibles características de la
entidad que queremos almacenar en una tabla. Por ejemplo la edad de la
persona sería un campo de la tabla anteriormente citada.
• Dominio conjunto dentro del que puede tomar valores cada campo.
Por ejemplo la edad de la persona tendría como dominio asociado el
conjunto de los números enteros positivos y mayores que 0.
Como posible valor también se contempla el NULO (no tomar ningún
valor)
• Registro (o tupla/fila) cada uno de los conjuntos que tengan un valor
para cada campo de la tabla. Los registros son los que contienen
realmente la información dentro de una tabla.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
6
Introducción a las Bases de Datos
Ejemplo
Campos
Tabla DATOS PERSONALES
DNI
Nombre
Apellido
Edad
Sexo
89387337-L
Juan
Martín
23
V
21312302-K
Ana
García
98728763-H
Rosa
Aranda
40
M
76565433-Z
José
Reyes
57
V
M
* Cualquier coincidencia con la realidad será fruto de la casualidad
Registro
Dominios
DNI
Alfanumérico
Nombre Apellido
Alfabético
Introducción a Access 2003
Alfabético
Edad
Sexo
Numérico Entero (> 0)
‘V’ o ‘M’
Antonio Mora García
Departamento ATC
7
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (IV)
• Clave Primaria (llave primaria o clave principal) es un campo, o
conjunto de campos que identifican a un registro de forma única dentro de
una tabla.
Ejemplo:
en la tabla anterior, DATOS PERSONALES, podríamos considerar como clave
primaria el campo DNI, o el conjunto de campos Nombre+Apellido. Ya que
ambos identificarían a un solo registro en dicha tabla
La clave primaria será mejor cuantos menos campos contenga (será más
simple) y para elegirla (para elegir los campos que la formarán), debemos
asegurarnos de su unicidad en el futuro (a medida que se introduzcan
datos en la tabla).
Muchas veces se usa como clave primaria un nuevo campo, que suele
ser un número entero que se incrementa (automáticamente en muchos
SGBD) con la creación de cada nuevo registro.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
8
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (V)
• Integridad los datos no deben duplicarse y ser congruentes, para ello
se establecen mecanismos que evitan dos accesos simultáneos y
modificación del mismo dato.
• Consistencia (fiabilidad) los datos no deben tener fallos lógicos (por
ejemplo ‘edad’ < 0) ni fallos semánticos (por ejemplo ‘Marai’ en lugar de
‘María’).
• Seguridad los usuarios se agrupan en clases con diferentes tipos de
acceso (incluso acceso a distintos datos). Además se encriptan (se
codifican) dichos datos y se protegen de fallos físicos que pudieran
afectarles (se hacen copias de seguridad).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
9
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (VI)
Existen varios modelos de BBDD, el más extendido es el modelo relacional, en el
cual las tablas de una BD están vinculadas con otras mediante relaciones.
Con ellas se dota de cierta lógica a la estructura de la BD, pues determinan la
‘interacción’ entre las tablas (pueden entenderse como acciones o dependencias),
que es lo realmente importante en este modelo.
Uno de sus usos más comunes es evitar la duplicación de información dentro de
una tabla, pues se tendrá una parte de los datos en ella y otra parte en una tabla
diferente.
Las relaciones pueden tener varias cardinalidades:
- 1 a 1 (1-1) cada registro de una tabla se corresponde con uno de la otra.
Ejemplo: EMPLEADOS  DATOS_PERSONALES
Cada empleado solo tiene unos datos personales y éstos solo se
corresponden con un empleado.
- 1 a Varios (1-N) cada registro de una tabla está vinculado con varios de otra.
Ejemplo: EMPRESA  EMPLEADOS
Una empresa tiene varios empleados.
- Varios a Varios (N-N) varios registros de una tabla se relacionan con varios
de otra. Ejemplo: MÉDICOS ----- PACIENTES
Un médico trata a varios pacientes y un paciente puede ser tratado por
varios médicos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
10
Introducción a las Bases de Datos
Conceptos (VII)
Antes de crear una BD, es necesario realizar un análisis de las necesidades del
usuario de la misma, para adaptarnos (en lo posible) a ellas.
Deberemos meditar acerca de las tablas a utilizar y los campos que deben
contener. Debemos pensar muy bien este aspecto a fin de:
- evitar la redundancia de datos (que no se repita lo mismo varias veces)
- tener el menor tamaño posible (lo cual acelerará la carga de datos), con
dominios adecuados al tipo y valores del campo.
- elegir una clave primaria correcta, asegurando que dos registros diferentes no
puedan tener la misma en ningún caso. Dicha clave debería contener el menor
número de campos posible y ser numérica para ser más óptima.
- agilizar el acceso a las tablas (con índices).
Igualmente debemos tener claro las reglas a introducir para asegurar la corrección
y fiabilidad de dichos datos.
Otro aspecto a considerar serán las relaciones entre tablas, a fin de modelar las
interacciones entre las entidades que representan, procurando, a su vez, evitar la
redundancia de datos dentro de cada tabla.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
11
Introducción a Access
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
12
Introducción a Access
¿Qué es Access?
Access es un Sistema de Gestión de Bases de Datos incluido dentro
del paquete Office de Microsoft.
Permite el diseño y creación de una BD y ofrece herramientas para su consulta e
interacción, tanto por parte del gestor de la BD, como por parte de los usuarios
finales de la misma.
Su filosofía, al igual que todas las aplicaciones de Microsoft es la de facilitar la
tarea al usuario del programa, por lo que ofrece un planteamiento sencillo de
todas sus posibilidades para el creador/gestor de la BD.
Entre las herramientas que ofrece con este fin se encuentran:
- Un sencillo editor de tablas.
- Una utilidad visual para establecer relaciones entre tablas.
- Un completo y sencillo asistente para creación de consultas.
- Los formularios (y autoformularios), que permiten crear sencillas aplicaciones
para que el usuario interaccione con las tablas.
- La posibilidad de definir macros (acciones automáticas).
- Los informes que muestran consultas ya construidas útiles para los clientes.
- Las páginas de acceso a datos, que permiten interaccionar con la BD a través
de internet o la red interna de la empresa.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
13
Introducción a Access
Crear una BD
Para ejecutar Access, podremos hacerlo, bien a través del icono que habrá en el
escritorio
, o en el conjunto de programas de Office (Inicio Todos los
Programas Microsoft Office).
Una vez iniciemos el programa, podremos crear una nueva base de datos en el
menú ‘Archivo Nuevo’ (o el icono ) y elegiremos Base de datos en blanco…
Nombre de la BD
Asignaremos un nombre a la BD (dentro del directorio que decidamos) y pulsaremos el
botón ‘Crear’. El fichero tendrá extensión ’.mdb’. En nuestro caso crearemos ‘prueba.mdb’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
14
Introducción a Access
Abrir una BD
Para abrir posteriormente la BD que hayamos creado, podremos hacerlo, bien
desde dentro de Access (ejecutando primero el programa):
- pulsando el icono ‘Abrir’ ( )
- en el menú ‘Archivo Abrir…’
- en la barra que aparece a la derecha
(seleccionando la BD que deseemos):
O bien, haciendo doble click sobre
el icono de la BD (fichero ‘.mdb’)
en el explorador de archivos
de Windows:
En cualquier caso, es posible que se nos
muestre un mensaje de advertencia de
seguridad, que deberemos aceptar si sabemos
que la procedencia de la BD es fiable.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
15
Introducción a Access
Ventana de la BD
Tras esto aparecerá la ventana con las posibles acciones a realizar sobre
la BD y la gestión de sus elementos.
Elementos (objetos) de la BD
Barra de Menú
Abrir elemento
Abrir vista de diseño
Crear nuevo elemento
Creación de elemento.
(Creación de una tabla)
Eliminar elemento
Tipo de vista de
elementos (iconos
grandes, pequeños,
lista o detalles)
Los elementos que vayamos creando se irán mostrando por orden alfabético (en
una lista debajo de las opciones de creación).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
16
Tablas
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
17
Tablas
Crear una Tabla (I)
Una vez en la ventana de la BD y con el elemento ‘Tablas’ seleccionado,
pulsaremos uno de los iconos
o una de las 3 opciones de creación de tablas.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
18
Tablas
Crear una Tabla (II)
Otra opción de creación pasa por introducir directamente datos dentro de la
tabla (en la Vista Hoja de datos). Access definirá automáticamente los
dominios de los campos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
19
Tablas
Crear una Tabla (III)
La última opción de creación se hace mediante un asistente que nos
facilitará la tarea.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
20
Tablas
Crear una Tabla (IV)
Crearemos nuestra primera tabla haciendo uso del editor en Vista Diseño
Nombres de
los campos
Dominio
(tipo ) de
cada campo
Introducción a Access 2003
Descripción de los campos
Antonio Mora García
Departamento ATC
21
Tablas
Crear una Tabla (V)
Crearemos nuestro primer campo, por ejemplo el nombre de una
persona, elegiremos como dominio ‘Texto’ y añadiremos una descripción
aclaratoria.
Dominios/tipos
posibles del
campo.
Propiedades del dominio (tipo) del campo.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
22
Tablas
Crear una Tabla (VI)
Tipos de Dominios posibles: (los más importantes)
Texto el campo almacenará valores de tipo texto (cadenas de caracteres),
incluyendo letras, números y símbolos. Es el tipo por defecto.
Memo el campo guardará textos largos (hasta 64000 caracteres).
Número el campo guardará datos numéricos. Hay varios tipos:
· byte: para almacenar el rango de 0 a 255
· entero: para el rango entre -32768 y 32767
· entero largo: para el rango entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647
· simple: para números decimales entre -3,4x1038 y 3,4x1038 con 7
decimales
· doble: para números entre -1,797x1038 y 1,797x1038 con 15 lugares
decimales.
Fecha/Hora el campo guardará datos de fecha y hora en varios formatos.
Autonumérico número que se incrementa automáticamente con la creación de
cada registro.
Si/No el campo guardará datos con 2 posibilidades (verdadero/falso).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
23
Tablas
Crear una Tabla (VI)
Propiedades de los (dominios de los) campos:
Tamaño si el campo es de tipo texto, será el máximo número de caracteres que
se podrán introducir en el campo. Si el campo es numérico, será uno de los subtipos
de dominios numéricos (byte, entero, entero largo, simple, doble).
Formato formato en el que se mostrarán los datos. No afectará a la forma en que
se guardan dichos datos. En algunos casos se ofrecen posibles formatos como un
desplegable en la ventana de diseño.
Valor predeterminado valor por defecto que tomará el campo si no se introduce
otro. Ejs: “nombre”,20,15/10/2008,’Si’
Regla de validación permite crear condiciones que deberán cumplir los valores
que introduzcamos en el campo. Ej: ‘>0’, para asegurar número positivo.
Texto de validación texto que se mostrará si la regla anterior no se cumple.
Requerido se indicará si el campo es obligatorio.
Permitir longitud cero se indicará si es posible introducir una cadena vacía.
Indexado indica si se creará un índice con ese campo. Esto agilizará las
búsquedas por ese campo.
Título etiqueta/nombre para el campo mostrado en los formularios y en la Vista de
Hoja de datos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
24
Tablas
Crear una Tabla (VII)
Propiedades de los (dominios de los) campos:
Máscara permite especificar una plantilla que deben cumplir los datos a introducir
en el campo. Ej: DNI debe tener 8 números y una letra.
El formato de la máscara incluirá:
Ejemplo de máscara para DNI: 00000000’-’L
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
25
Tablas
Crear una Tabla (VIII)
Crearemos ahora el resto de campos que tendrá inicialmente nuestra
tabla, dejando los valores por defecto para todas las propiedades de los
dominios:
En el menú superior podremos usar las opciones:
Insertar un campo entre otros dos.
Eliminar un campo (el que tengamos seleccionado).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
26
Tablas
Crear una Tabla (IX)
Una vez hayamos definido todos los campos de la tabla y sus dominios,
deberemos determinar el/los que compondrán la clave primaria de la
misma.
Para ello seleccionaremos los campos deseados y pulsaremos el icono
en el menú superior.
Clave primaria
(marcada con
una llave)
Una vez hayamos terminado, guardaremos
la tabla con el nombre que deseemos,
pulsando el icono
.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
27
Tablas
Crear una Tabla (X)
Tras haberla creado, podremos ver que se nos muestra dicha tabla en la
pantalla principal de la base de datos.
Nuevamente,
podremos realizar
acciones sobre dicha
tabla usando los
iconos del menú:
De forma que
podremos abrirla para
introducir datos,
redefinir (o añadir)
alguno de sus campos
o dominios (en la vista
de diseño) o eliminarla,
respectivamente.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
28
Tablas
Editar una Tabla (I)
Vamos ahora a ver y modificar el contenido de la tabla. Para ello
haremos doble click sobre su nombre o pulsaremos el icono
.
Aparecerá la ventana de Hoja de Datos, en la que podremos introducir
valores para cada campo.
Pasar a Vista
de Diseño
Crear nuevo
registro
Eliminar
registro
Introduciremos datos
en los campos, para
crear un nuevo
registro.
Para crear otro,
introduciremos datos
en la fila marcada ‘ * ’.
Número de
registro
primero anterior
Una vez terminada la
edición, pulsaremos el
icono
para guardar
los datos.
siguiente último último nuevo
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
29
Tablas
Editar una Tabla (II)
Vamos a crear una tabla ‘Datos_Personales’ con datos fiables
(consistente) y eficaz, para ello:
eliminamos el contenido de la tabla: vamos a vista de Hoja de Datos, seleccionamos
todos los registros y pulsamos el botón eliminar. Para seleccionar varios registros,
podemos dejar pulsada la tecla MAYÚSCULA/SHIFT y marcarlos con el ratón.
vamos a Vista de Diseño:
creamos/corregimos los campos siguientes:
cambiar el nombre al campo ‘Apellidos’ y llamarlo ‘Apellido1’.
crear un nuevo campo llamado ‘Apellido2’ con el mismo dominio que ‘Apellido1’
aseguramos la fiabilidad de algunos campos:
DNI: tamaño ‘10’, requerido ‘Si’, máscara ’00000000->L’
Nombre: requerido ‘Si’
Apellido1: requerido ‘Si’
Fecha_Nacimiento: regla de validación ‘<=Ahora( )’
texto de validación “La Fecha de nacimiento no puede ser posterior a la actual”
Edad: tamaño ‘byte’ (números de 0 a 255), regla de validación ‘<=100’
texto de validación “La edad no puede superar los 100 años”
valor predeterminado ‘0’ (por tener siempre un valor)
Sexo: tamaño ‘1‘ (una letra), máscara ‘>L’, regla de validación ‘=“V” O =“M”’
texto de validación “El sexo debe ser 'V' (varón) o 'M' (mujer)”
optimizamos las futuras búsquedas y ordenaciones sobre campos:
Apellido1: indexado ‘Si (con duplicados)’
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
30
Tablas
Editar una Tabla (III)
Una vez terminemos, guardamos los cambios ( ) y pasamos a Vista de Hoja de Datos
nuevamente (cerrando la Vista de Diseño o con el botón ), para introducir datos.
Ahora introduciremos datos en los registros, comprobando que funcionan todos los
mecanismos que hemos dispuesto (máscaras, campos requeridos, reglas de validación,
tamaño, etc) para mantener la consistencia.
Después guardaremos los cambios.
Número de registro
primero anterior
siguiente último último nuevo
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
31
Tablas
Ordenación
Una vez tenemos datos en una tabla, podemos realizar una ordenación de los
mismos en la ventana de Hoja de Datos, a fin de verlos como a nosotros más nos
convenga. De forma que introduciremos los datos en el orden que queramos,
puesto que posteriormente podremos realizar la ordenación deseada.
Para ello, seleccionaremos un campo haciendo click en la cabecera del mismo
(encabezado de la columna) y pulsaremos uno de los botones de ordenación:
Ordenación ascendente
Ordenación descendente
Es posible ordenar por varios campos, pulsando la tecla SHIFT y seleccionándolos con el ratón.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
32
Tablas
Búsqueda (I)
Las búsquedas o filtros en tablas son una de las principales utilidades de las mismas,
ya que guardamos los datos a fin de consultarlos después. Aún así, las herramientas
de búsqueda/filtro que se nos ofrecen en la Vista de Hoja de Datos sirven más que
nada para localizar registros de forma rápida, para consultarlos o cambiar sus valores.
Filtro por selección
Filtro por formulario
Aplicar Filtro
Buscar
Para probar y comprender mejor las funciones de búsqueda, introduciremos más datos en la tabla.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
33
Tablas
Búsqueda (II)
Filtro por Selección se filtrarán los registros considerando como valor de
filtrado el que tenga el campo del registro que seleccionemos. Ej: si nos situamos en el
campo Nombre del 2º registro, se filtrará por Nombre=“Carmen”.
Aplicar Filtro se filtrarán los datos aplicando el último filtro que se usó, si ya se
han filtrado los datos, mostrará nuevamente todos los de la tabla (deshacer filtro).
Buscar se mostrará una ventana ‘típica’ (en otras aplicaciones) de búsqueda.
Esta búsqueda se hará sobre los datos mostrados, por lo que si se aplica un filtro, sólo
se buscará entre los datos filtrados.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
34
Tablas
Búsqueda (III)
Filtro por Formulario se mostrará un formulario (similar a la vista de la tabla) en
el que podremos elegir valores para cada uno de los campos, dejando en blanco los
que no queramos filtrar. Una vez elegidos los valores para el filtro, pulsaremos el botón
Aplicar Filtro (
).
Limpiar valores
Cerrar ventana de filtro
de los campos
Aplicar Filtro
Abrir otra ventana de filtro con otras condiciones de filtrado adicionales (por ejemplo otro posible
nombre para filtrar)
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
35
Tablas
Ejercicio
Diseñar una tabla para guardar los datos de nuestros discos de música
(‘Discos’).
Incluir los campos: título, grupo, cantante, número de componentes, género
musical, fecha de publicación, nacionalidad, distribuidora, número de canciones,
etc.
Incluir un campo al principio que sea un código de disco, de tipo ‘Autonumérico’.
Definir los dominios, máscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Introducir algunos registros para probar dichas reglas.
Entre estos registros, incluir varios discos del mismo grupo.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
36
Operaciones con Tablas
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
37
Operaciones con Tablas
Copiar tablas
En Access podemos hacer operaciones con las tablas similares a las habituales en
windows, como copia o borrado de ficheros, de una manera muy sencilla.
Para copiar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el
icono ‘Copiar’ de la barra superior ( ), después pulsaremos el icono ‘Pegar’ ( ).
Podremos copiar la estructura y los datos o añadir los datos a una tabla ya existente.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
38
Operaciones con Tablas
Importar tablas (I)
Importar una tabla es copiarla desde una BD (en la que se creó) en otra.
La idea es reutilizar la estructura y/o los datos de una tabla ya creada,
ahorrando tiempo de diseño o introducción de datos.
Para ver cómo hacerlo, vamos a crear una nueva BD, llamada por
ejemplo ‘prueba2.mdb’.
A ella vamos a importar la tabla ‘Datos_Personales’ de nuestra BD
anterior (‘prueba.mdb’).
Si las dos BBDD están creadas en Access (extensión ‘.mdb’), como es
nuestro caso, es posible hacer una ‘pseudo-importación’, ya que podemos
usar el método de copia de tablas (explicado anteriormente), pero entre
las dos BBDD.
Para ello, abrimos ‘prueba.mdb’ y ‘prueba2.mdb’ simultáneamente,
copiamos la tabla deseada de ‘prueba.mdb’ (con el icono ‘Copiar’) y
pulsamos el icono ‘Pegar’ en la ventana de BD de ‘prueba2.mdb’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
39
Operaciones con Tablas
Importar tablas (II)
Existe otra forma de importar tablas (más correcta o estándar en los SGBD).
Ésta se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso ‘prueba2.mdb’).
En ella mediante el menú: ‘ArchivoObtener Datos ExternosImportar’,
accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que importar
(‘prueba.mdb’) y tras ella se nos ofrecerán las posibilidades de importación:
Elegiremos las tablas a importar y pulsaremos el botón ‘Aceptar’.
Tras esto, la tabla y su contenido (los datos) se copiarán a la BD de destino.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
40
Operaciones con Tablas
Vincular tablas
La vinculación de tablas permite que dos (o más) BBDD compartan una o varias
tablas. Lo que se crea es una especie de enlace a la tabla en la BD en la que se creó,
de forma que si se modifican los datos en alguna de las BBDD, podremos ver la
actualización en todas.
La estructura de la tabla (su diseño) solo podrá modificarse en la BD en la que se creó.
La vinculación se hace desde la BD de destino de la tabla (en nuestro caso
‘prueba2.mdb’). En ella mediante el menú: ‘ArchivoObtener Datos
ExternosVincular’, accedemos a una ventana en la que elegiremos la BD de la que
vincular (‘prueba.mdb’) y tras ella se nos ofrecerán las posibilidades de vinculación:
Elegiremos las tablas a vincular y pulsaremos el botón ‘Aceptar’.
Tras esto, la tabla se vinculará en la BD de destino.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
41
Operaciones con Tablas
Otras operaciones
Para eliminar una tabla, la seleccionaremos de entre las existentes y pulsaremos el
icono ‘Eliminar’ de la barra superior ( ).
Si pulsamos el botón derecho del ratón sobre una tabla, nos aparecerá un menú en el
que podremos copiar, pegar, eliminar (lo cual ya hemos comentado) y además,
cambiar el nombre de la misma, asignarle propiedades (como una descripción)
e incluso exportarla a otra base de datos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
42
Operaciones con Tablas
Relaciones (I)
Vamos a mirar la tabla que hemos creado anteriormente (la de discos de música):
Podemos ver que hay una gran repetición de datos, por ejemplo los relativos a cada
uno de los grupos (marcados en rojo).
Sería mucho mejor si tuviésemos una tabla aparte con los datos de cada uno de estos
grupos.
Una vez tuviésemos definida (y rellena) esta tabla, simplemente la vincularíamos con
la tabla de Discos mediante un campo (que podría hacer referencia al código del grupo
en la otra tabla).
Dicho campo, es la llamada clave externa y hace referencia a la clave primaria de otra
tabla.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
43
Operaciones con Tablas
Esquemáticamente quedaría:
Relaciones (II)
Discos
Grupos
CLAVE EXTERNA
CLAVE PRIMARIA
Si creamos la tabla de ‘Grupos’ con los mismos campos que teníamos en la otra tabla:
De esta forma, no se
duplican datos de forma
innecesaria, lo cual
disminuye el tamaño de la
base de datos y hace que
ésta sea más óptima y
cumpla mejor con las
normas del diseño general
de bases de datos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
44
Operaciones con Tablas
Relaciones (III)
Para hacerlo en Access 2003, pulsamos el icono ‘Relaciones’ (
Mostrar tablas para
relacionar
Mostrar las relaciones
Eliminar diseño de
relaciones
):
Mostrar ventana
de BD
Aparecerá la Ventana de
Relaciones, en la que
seleccionaremos las tablas
que vayamos a relacionar de
entre las que tengamos en la
base de datos.
En nuestro caso
seleccionaremos las tablas
‘Discos’ y ‘Grupos’ y
pulsaremos (cada vez) el
botón ‘Agregar’ para
mostrarlas en la Ventana de
Relaciones.
Cuando terminemos
pulsaremos el botón ‘Cerrar’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
45
Operaciones con Tablas
Relaciones (IV)
Tras esto, aparecerán las tablas en la Ventana de Relaciones.
Para establecer la relación deseada,
hacemos click en el campo de la tabla con la
clave externa y lo arrastramos hasta el
campo clave primaria de la tabla con la que
queremos establecer la relación.
En nuestro caso:
Discos-ID_Grupo Grupos-COD_Grupo
Tras esto, aparecerá la ventana de
Modificación de Relaciones, en la que
determinaremos las propiedades de la
relación.
En este caso la relación será Uno a
Varios y exigiremos integridad
referencial (que las claves primaria y
externa coincidan).
Podemos seleccionar la actualización y
borrado en cascada si lo deseamos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
46
Operaciones con Tablas
Relaciones (V)
Una vez terminemos de crear la relación, ésta aparecerá representada en la ventana
de relaciones:
Veremos que se muestra un ‘1’ en la parte
de la tabla con la clave primaria (‘Grupos’) y
un ‘∞’ en la parte de la tabla con la clave
externa (‘Discos’).
Las tablas estarán unidas por los campos
que hubiésemos elegido.
Una vez terminemos la creación de relaciones, deberemos guardar los cambios
realizados pulsando el icono ‘Guardar’ ( ) o cerrando directamente la ventana de
relaciones, con lo que nos aparecerá una ventana de advertencia:
Responderemos a la pregunta que ‘Si’ (si deseamos guardar los cambios).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
47
Operaciones con Tablas
Relaciones (VI)
Tras hacer la relación, podremos ver una utilidad que ofrece Access y que puede
ayudar mucho al gestor de la BD.
Si nos vamos a la tabla de ‘Grupos’ (la que tiene en la relación la parte ‘Varios’),
podremos ver que junto a cada registro se ha dispuesto un sigo más (+).
Si lo pulsamos, podremos ver que se despliega una ‘subtabla’ con los datos relativos a
dicho registro en la tabla relacionada, en este caso, la tabla ‘Discos’.
Dichos datos se refieren a los registros de la tabla ‘Discos’ que están relacionados con
cada uno de los registros de la tabla ‘Grupos’, es decir, los que tienen como valor para
el campo ‘ID_Grupo’ el mismo que el registro tiene como ‘COD_Grupo’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
48
Base de Datos de Clínica
Ejercicio (I)
Vamos a crear una Base de Datos sencilla para una clínica.
En ella crearemos 3 tablas: ‘Médicos’, ‘Pacientes’ e ‘Informes’.
Estas tablas las describiremos a continuación:
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
49
Base de Datos de Clínica
Ejercicio (II)
Definir los dominios, máscaras y reglas que creamos convenientes para mantener
la consistencia.
Las claves primarias están marcadas en negro.
También habrá que crear las relaciones entre ellas, teniendo en cuenta que las
claves externas están marcadas en gris.
Definir índices en los campos principales según creamos.
Introducir varios registros en cada tabla (10 o más), para probar las reglas y
dominios.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
50
Consultas
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
51
Consultas
¿Qué son? (I)
Las consultas son las principales acciones que se pueden realizar sobre una BD (una
vez que las tablas han sido definidas y tienen datos coherentes y fiables).
Una consulta consiste en seleccionar un conjunto de datos que cumplan una serie de
criterios, aunque éstos se encuentren en varias tablas (como de hecho ocurrirá
generalmente).
Ejemplo: (consulta de un usuario en la BD de una biblioteca universitaria)
Obtener el título, localización, fecha de préstamo y fecha de devolución de los libros
de física nuclear escritos por Frank Smith después del 2005.
Como podemos ver en el ejemplo, la consulta (en principio) es transparente al usuario,
en cuanto a que él no sabrá de qué tablas deberá coger la información y que nosotros,
como diseñadores de la BD, deberemos solucionar.
Dicha consulta busca una serie de campos (título, localización, fecha préstamo, fecha
devolución) en cada registro que cumpla las condiciones deseadas (tema=‘física
nuclear’, autor=‘Frank Smith’ y publicado>’2005’).
Éstos campos (los buscados y los de las condiciones) pueden encontrarse en tablas
diferentes. En el ejemplo podrían ser: ‘Libros’, ‘Autores’ y ‘Préstamos’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
52
Consultas
¿Qué son? (II)
La importancia de las consultas es tanta que se podría decir que las BBDD se crean
para poder hacer dichas consultas.
Normalmente, nosotros diseñaremos las consultas que creamos más interesantes para
los usuarios de nuestra BD (o para nosotros mismos). Éstas quedarán almacenadas
en la BD como objetos (al igual que las tablas), por lo que las podremos utilizar y/o
modificar posteriormente tantas veces queramos.
Existe un lenguaje para la creación de las consultas, SQL (Standard Query Language),
el cual es estándar para todos los SGBD.
Nosotros podemos utilizarlo en Access, pero usaremos las herramientas visuales que
nos ofrece el programa de Microsoft para crearlas de una manera más sencilla.
Aunque realmente esto se traduzca es código SQL internamente.
Las consultas incluyen varias posibilidades:
- Selección búsqueda de los datos deseados.
- Inserción adicción de datos a las tablas (creación de nuevos registros).
- Actualización cambio de datos en las tablas (modificación de registros existentes).
- Borrado eliminación de datos de las tablas.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
53
Consultas
Primera consulta (I)
Vamos a crear nuestra primera consulta sencilla (en la BD de la clínica):
“Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que sean mujeres”
Para ello, vamos a la pantalla de la BD y seleccionamos el objeto (pestaña)
‘Consultas’:
Podremos crear la consulta en la Vista
de Diseño de Consultas
(también con los iconos
)
o por medio del Asistente de Creación
de Consultas.
Crear una consulta mediante
varios asistentes.
Eliminar consulta.
Tipo de vista de elementos
(iconos grandes, pequeños,
lista o detalles)
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
54
Consultas
Primera consulta (II)
Crearemos nuestra primera consulta usando la Vista de Diseño.
Seleccionaremos la opción o usaremos los iconos
o
.
Nos aparecerá la ventana de creación de consulta y una subventana con las tablas a
utilizar en la misma. Para nuestra primera consulta, elegiremos la tabla ‘Pacientes’ y
pulsaremos ‘Agregar’. Después pulsaremos ‘Cerrar’.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
55
Consultas
Primera consulta (III)
Tras esto, nos aparecerá la tabla elegida en la ventana de la consulta.
Elegiremos los campos a mostrar en la consulta y los campos del criterio de la misma
(en nuestro caso el campo ‘Sexo’ y la condición ‘=M’).
Podremos mostrar los deseados, en este caso, el campo ‘Sexo’ no se mostrará.
Además, se podrá elegir uno o varios campos por los que ordenar los resultados.
Tabla de consulta
Campos a
mostrar
Orden de
presentación
Introducción a Access 2003
Campo del
criterio
Criterio de
selección
Antonio Mora García
Departamento ATC
56
Consultas
Primera consulta (IV)
Para probar el resultado de la consulta, podremos hacerlo con el icono ‘Vista Hoja de
datos’ ( ) o el icono ‘Ejecutar’ ( ).
Podemos ver el resultado de la consulta
en nuestra BD.
Como se puede notar, todas son mujeres
(se intuye por el nombre), no se muestra el
campo ‘Sexo’, y los resultados aparecen
ordenados por el ‘Apellido1’.
Entre las vistas a elegir (primer icono a la
izquierda), podremos ver la Vista SQL, en la
que se nos mostrará el código
correspondiente a la consulta en este
lenguaje estándar.
Una vez terminada la consulta, la
guardaremos (para su uso futuro) con el
icono
.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
57
Consultas
Asistente de Creación
Como hemos comentado anteriormente, es posible crear consultas usando el asistente
que ofrece Access, bien haciendo doble click sobre la opción ‘Crear una consulta
usando el asistente’ o con el botón
, con el que se nos mostrará la ventana:
Las opciones son:
- Vista Diseño la vista de creación que hemos comentado anteriormente.
- Asistente para consultas sencillas el mismo que aparece si elegimos la opción antes
citada y que nos permite hacer una consulta de datos, pero sin condiciones.
- Asist. Consultas de ref. cruzadas consulta de datos en varias tablas (o consultas), pero
también sin condiciones.
- Asistente para búsqueda de duplicados consulta de datos que tengan valores duplicados
en una tabla o consulta.
- Asistente para búsqueda de no coincidentes busca registros relacionados entre dos
tablas.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
58
Consultas
Ejercicio
Hacer una consulta (en la BD de la clínica) que:
“Muestre el número de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de
los médicos cuyo número de colegiado sea mayor de ‘15000’, ordenados por
dicho número de mayor a menor”
Llamarla ‘Médicos_Nuevos’ por ejemplo.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
59
Consultas
Segunda consulta (I)
Vamos a crear una consulta que tome datos de varias tablas (en la BD de la clínica):
“ Seleccionar los Pacientes (Nombre y 2 apellidos) que hayan sido tratados en
2008 de algún ‘Dolor’ (motivo de consulta). Mostrar también la fecha, el motivo
de consulta y el tratamiento propuesto. Ordenar los resultados por fecha. ”
Para ello, creamos una nueva consulta en Vista Diseño y agregaremos las tablas ‘Pacientes’
e ‘Informes’ (vemos que aparecerán vinculadas con la relación que ya habíamos definido):
En primer lugar añadiremos a la consulta los campos deseados y elegiremos el orden de
presentación de los datos (fecha ascendente).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
60
Consultas
Segunda consulta (II)
Para definir los criterios, podremos hacerlo mediante un asistente de creación expresiones,
el cual nos ofrecerá muchas funciones ya creadas para realizar alguna tarea que podamos
necesitar (como extraer el Año de una fecha por ejemplo).
Éste se lanza con el icono ‘Generar’ (
), sobre el criterio que queremos definir.
Para el primer criterio (año = ‘2008’),
necesitaremos restringir el rango de las
fechas de informes, lo cual lo podremos
hacer con una condición doble, para asegurar
que la fecha es mayor o igual que el 1 de
Enero de 2008 y menor o igual que el 31 de
Diciembre de 2008.
Para indicar fechas para comparar debemos
usar el carácter ‘#’ al principio y al final.
Para el segundo criterio (motivo con algo como ‘Dolor’), usaremos la función COMO, con la
que podremos buscar partes de una cadena dentro de otra.
Se podrán usar los caracteres auxiliares ‘?’ para indicar un carácter y ‘*’ para indicar un
grupo de caracteres.
En nuestro caso quedaría:
COMO ‘*dolor*’ en el campo habría: texto cualquiera + ‘dolor’ + texto cualquiera.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
61
Consultas
Segunda consulta (III)
El diseño final de la consulta quedaría:
Y el resultado de su ejecución (
o
) sería:
Tras comprobar que funciona bien, la guardaremos por ejemplo con el nombre
‘Pacientes_Tratados_Dolor_2008’
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
62
Consultas
Ejercicio
Hacer una consulta (en la BD de la clínica) que:
“Muestre el número de colegiado, nombre, primer apellido y especialidad de
los médicos que hayan tratado a Pacientes en el año 2007. Muestre también
la fecha del informe, la prueba realizada y el tratamiento recomendado.
Ordene los resultados por fecha del informe, de más antiguo a más nuevo”
Llamarla ‘Médicos_Hacen_Informes_2007’ por ejemplo.
Opcionalmente, se puede ampliar la consulta anterior mostrando además el
nombre y los 2 apellidos del paciente tratado en cada uno de esos informes.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
63
Consultas
Ejercicio (cont.)
Si añadimos los datos del Paciente, vemos que al ejecutar la consulta, nos
aparecen 2 veces los campos ‘Nombre’ y ‘Apellido1’, unos referidos al médico y
otros al paciente.
Podemos cambiar la forma en que se muestran los nombre de los campos en la
consulta, anteponiendo (en la vista de diseño) al nombre del campo, el nombre
que queremos que aparezca y dos puntos (‘:’), es decir:
Podemos ver en el resultado que se muestran los nombres como queríamos.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
64
Consultas
Consulta Actualización
Aparte de las consultas de selección que hemos visto existen otros 3 tipos de consultas.
Vamos a comentar las 2 más utilizadas de forma muy simple.
En primer lugar las Consultas de Actualización se utilizan para cambiar varios valores
en varios registros que deben cumplir una serie de condiciones.
Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseño y agregaremos las tablas
que queramos cambiar (en ‘clinica.mdb’). Por ejemplo agregaremos la tabla ‘Medicos’.
Para indicar que se trata de una consulta de Actualización, usaremos el icono
y
elegiremos el tipo de consulta, en concreto
.
En este caso, queremos actualizar el nombre de los médicos
llamados ‘Emilio’ y asignarles como nombre ‘Roberto’.
Para ver los registros que se modificarán, podemos utilizar el
icono de ‘Vista de Datos’ ( ).
Para ejecutar realmente la consulta y hacer la actualización,
pulsaremos el icono ‘Ejecutar Consulta’ ( ) y se nos preguntará:
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
65
Consultas
Consulta Eliminación
El otro tipo de consulta que vamos a comentar son las Consultas de Eliminación, las
cuales se utilizan para eliminar varios registros que deben cumplir una serie de
condiciones.
Para hacerlo, creamos una nueva consulta en Vista Diseño y agregaremos las tablas
de las que queramos eliminar registros (normalmente solo una). Por ejemplo la tabla
‘Pacientes’.
Para indicar que se trata de una consulta de Eliminación, usaremos el icono
y
elegiremos el tipo de consulta, en concreto
.
En este caso, queremos eliminar los registros de
pacientes que fumen (mostraremos sus nombres).
Para ver los registros que se eliminarán, podemos
utilizar el icono de ‘Vista de Datos’ ( ).
Para ejecutar realmente la consulta y hacer la
eliminación, pulsaremos el icono ‘Ejecutar Consulta’
( ) y se nos preguntará:
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
66
Formularios
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
67
Formularios
Introducción
Los formularios se crearon con el fin de facilitar a los usuarios la visualización y modificación
de los valores de los registros de las tablas.
Éstos permiten situar los campos en una ventana y disponerlos como más nos guste (o
según requiera el usuario).
Vamos a crear nuestro primer formulario de ejemplo, para ello, simplemente
seleccionaremos una de las tablas de la BD ‘prueba.mdb’, por ejemplo ‘Datos_Personales’ y
después pulsaremos el icono ‘Nuevo objeto: Autoformulario’ (
).
Vemos que se muestran los datos de la tabla en
una ventana que los hace más sencillos de
manejar.
En ella podremos visualizar/modificar los registros
de una manera simple e intuitiva.
Para movernos por los registros podremos utilizar
los botones de la parte inferior.
Podremos modificar fácilmente la apariencia de los campos en los formularios usando el
menú de la parte superior.
Tipo y
tamaño
de Fuente
Bordes y tipo
de celda
Tipo de letra
Introducción a Access 2003
Alineación del texto
Antonio Mora García
Colores de fondo y texto
Departamento ATC
68
Formularios
Modificación y Diseño
Una vez se ha definido la apariencia del formulario, lo podremos guardar ( ) para usarlo
posteriormente en la ventana de BD (pestaña ‘Formularios’).
Igualmente, podremos cambiar su diseño seleccionándolo y pulsando el botón ‘Vista
Diseño’. Con ello nos aparecerá una cuadrícula en la que será posible mover con el ratón los
campos, cambiar su diseño o introducir nuevos campos u objetos al formulario (imágenes,
botones, figuras geométricas, marcos, pestañas, etc).
Cambiar el diseño del mismo es muy sencillo en esta Vista, pues todo se puede hacer de
forma directa por medio del ratón.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
69
Formularios
Creación con Asistente
La mejor forma de crear un formulario, aparte de hacerlo con la utilidad
‘Autoformulario’, es utilizar el Asistente de Creación de Formularios, eligiendo la opción
en la ventana de BD (pestaña de Formularios).
Una vez ejecutado aparecerá la ventana:
En ella se podrán elegir las tablas o
consultas de las que se cogerán los
campos. Después podremos escoger
los campos a mostrar marcándolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botón ‘>’ o ‘>>’ (para mostrarlos todos).
Introducción a Access 2003
Una vez elegidos los campos a mostrar,
podremos decidir la distribución de los
mismos en el formulario (para hacernos
una idea se muestra un esquema de
cada una de las opciones).
Antonio Mora García
Departamento ATC
70
Formularios
Después podremos decidir sobre el
estilo que tendrá el formulario.
Introducción a Access 2003
Creación con Asistente
Para finalizar asignaremos un nombre
y pulsaremos el botón ‘Finalizar’.
Antonio Mora García
Departamento ATC
71
Informes
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
72
Informes
Introducción
Los informes son listados de datos de la BD que se muestran en el formato elegido a fin de
imprimirlos.
Son muy utilizados dentro de las empresas para hacer estudios de la información contenida
en la BD o para imprimir documentos de uso en el negocio de la empresa (Ej: una factura).
La forma más sencilla de crearlos es usando el icono ‘Nuevo objeto: Autoinforme’ ( ), una
vez hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Con ello nos aparecerá un informe muy
simple, mostrando todos los campos de la tabla y con un diseño ‘plano’ (sin nada a
destacar).
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
73
Informes
Creación con Asistente
La mejor forma de crear un informe, aparte de hacerlo con la utilidad anterior o en una
Vista de Diseño (mucho más complicado), es utilizar el asistente de creación de
informes, eligiendo la opción en la ventana de BD (pestaña de Informes).
Una vez ejecutado aparecerá la ventana:
En ella se podrán elegir las tablas o
consultas de las que se cogerán los
campos. Después podremos escoger
los campos a mostrar marcándolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botón ‘>’ o ‘>>’ (para mostrarlos todos).
Introducción a Access 2003
Una vez elegidos los campos a mostrar,
podremos decidir el agrupamiento de los
mismos (para hacernos una idea se
muestra un esquema de cada una de las
opciones).
Antonio Mora García
Departamento ATC
74
Informes
Creación con Asistente
Ordenación de los registros
Distribución de los campos
Estilo a aplicar
Guardamos y finalizamos el asistente
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
75
Informes
Creación con Asistente
Finalmente, el informe tendrá el siguiente aspecto:
Si deseamos modificar su apariencia o contenido, podremos hacerlo
seleccionándolo y abriendo la Vista de Diseño.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
76
Páginas de Acceso a Datos
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
77
Páginas de acceso a datos
Introducción
Las páginas de acceso a datos se utilizan para acceder a la BD usando una página web, es
decir, podremos ver/modificar su contenido a través de internet o en una intranet (red interna
de una empresa).
La forma más sencilla de crearlas es usando el icono ‘Nuevo objeto: Página’ ( ), una vez
hayamos seleccionado una tabla (o consulta). Nos aparecerá una ventana para elegir cómo
crearla. Si optamos por ‘Autopágina: en columnas’ para la tabla ‘Datos Personales’, por
ejemplo, crearemos la página web que se muestra abajo.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
78
Páginas de acceso a datos
Introducción
Una vez la hayamos creado, deberemos guardarla como un fichero externo a la BD de
extensión ‘.htm’ (extensión de los ficheros de páginas web).
Por tanto deberemos elegir un directorio en el que guardarla.
Después podremos abrirla y utilizarla con Internet Explorer.
Introducción a Access 2003
Antonio Mora García
Departamento ATC
79
Páginas de acceso a datos
Creación con Asistente
Al igual que los formularios y los informes, también podemos crear una página de
acceso a datos usando un asistente, eligiendo la opción en la ventana de BD (pestaña
de Páginas).
Una vez ejecutado aparecerá la ventana:
En ella se podrán elegir las tablas o
consultas de las que se cogerán los
campos. Después podremos escoger
los campos a mostrar marcándolos en
la parte izquierda y luego pulsando el
botón ‘>’ o ‘>>’ (para mostrarlos todos).
Introducción a Access 2003
Una vez elegidos los campos a mostrar,
podremos decidir el agrupamiento de los
mismos (para hacernos una idea se
muestra un esquema de cada una de las
opciones).
Antonio Mora García
Departamento ATC
80
Páginas de acceso a datos
Ordenación de los registros
Introducción a Access 2003
Creación con Asistente
Guardamos y finalizamos el asistente
Antonio Mora García
Departamento ATC
81