informe seguimiento final 137-09 ministerio de educación textos

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Division de Auditoria Administrativa
Area EducaciOn, Trabajo y Prevision Social
Informe de Seguimiento
Ministerio de EducaciOn
Fecha
N° Informe :
02 de febrero de 2011
137/2009
At R it .•_
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPOBLICA
DIVISION AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO Y PREVISION SOCIAL
DAA N° 1987/2010
REMITE SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL
N' 137 DE 2009, SOBRE AUDITORIA
PRACTICADA AL PROGRAMA DE TEXTOS
ESCOl ARES DE EDUCACION BASICA Y
MEDIA DEL MINISTERIO DE EDUCACION
REGION tv1ET ROPOLITANA
SANTIAGO,
Cumplo con enviar a Ud.. para su
conocimiento y fines pertinentes. copia del Seguimiento at Informe Final N' 137, ae
2009. con el resultado de la auditoria practicada p or esta DivisiOn en el Min steno de
Educacien.
Saluda atentarnente a Ud.,
POR ORDEN DEL CONTRA1CR GENERAL
GuTtgRREZ----
AODGA03 JEFE SUEROGANTE
AL SENOR
AUDITOR INTERNO
MINISTERIO DE EDUCACION
PRESENTE
mgr
DMSION DE AUDITOR IA ADMINISTRATIVA
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
AREA DE EDUCACION, TRABAJO Y PREVISION SOCIAL
SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N^ 137
DE 2009, SOBRE AUDITORIA PRACTICADA
DAA N 1986/10
AL PROGRAMA DE TEXTOS ESCOLARES
DE EDUCACION BASICA Y MEDIA DEL
MINISIERIO DE FDUCACION. REGION
METROPOLITANA.
SANTIAGO.
En cumolimiento del plan anual de
fiscalizacien aprobado por esta Contraloria General, se procedie a efectuar un
seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final senalado en el
epigrafe, sobre auditoria al Programa de Textos Escolares de EducaciOn Basica y
Media, correspondiente al elercicio 2008 cuyo resulted° fue puesto en conocimiento
del Servicio mediante el oficio NJ' 65.574 de 2009.
resultados.
1.-
en relacien con
LI seguimiento efectuado arrcje los siguientes
las observaciones que en cada caso se indican:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
a)
En el informe Niel. se aludia
inconsistencies en as garantias relacionadas con los contratos suscritos por el
MINEDUC y las empresas editoriales. debiao a clue era considerado, indistintamente
el valor bruto y neto de estos, advirtiendo que el Servicio carecia de procedimientos
formales para establecer el monto de las cauciones, ante lo cual el Servicio en su
respuesta senalo que mediante oficio circular N' 1239. se habia formali7ado un
procedimiento denominado documento garawia
Durante la visite de seguimiento el Servicio
informO que a contar del ejercicio 2009, se ha utilizado Ia modalidad de convenio
marco estabiecida en la ley N ' 19886 y en los casos de compras superiores a 1000
UTM se han realizado ofertas especiales con los operadores vigentes. en cuyo case
se solicitan las boletas de garantias correspondientes
La revision practicada permitiO constatar que
el calculo del monto ae Ia boleta de garantia se ajusta a lo indicado en el NJ' 4.
Garantia de Fiel y Oportuno Cumplirniento del Contrato de as Protocolos de Compra.
It (1) especificando que debera ser extendida a nombre de Ia Subsecretaria de FducaciOn,
'ri5 (-) par un monto igual o superior al 10% del valor total neto de Ia compra. Asimismo se
c 75
co -= adjuntO copia ae los termlnos de referencia, acta final de evaluaciOn y copia de las
CD 1,
(L5 ot boletas distribuciOn 2010
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A su vez, en dicho informe se aludia
b)
a la entrega de textos escolares a establecimientos educacionales pagados situaci6n
que se alelaba de lo indicado en Ia ley NI' 20 232. de Presupuestos pa r a el Sector
PUblico de 2008. ya que serialaba que dicho beneficio estaba destinado a los
establecimientos regidos por el decreto con fuerza de ley N' 2. de 1998 y por el
decreto ley N- 3166. de 1980 ante lo cual Ia autoridad argurnentO, en sintesis, que se
habia modificado el sistema de gestiOn del proceso do distribucien, asegurando a
partir del ano 2009 la incorporaciOn de establecimientos subvencionados
De Ia informacbn entregada en visita de
seguimiento se advierte la falta de medidas que aseguren la incorporaciOn de
establecimientos subvencionados al proceso de distribucian de textos escolares, ya
que a contar del ejercicio 2009, los establecimientos particulares pagados que deseen
contar con dicho beneficio, pueden realizar su solicitud a traves de Ia plataforma de Ia
pagina Web +.v■.vw.cornunicladescolar ci, ingresando al Sistema de InformaciOn General
de Estudiante (SIGE) con su respectiva slave. permitiendo solicitar y mcdificar is
cantidad de textos estudiantiles paw los respectivos colegios.
2.- ETAPAS DEL PROGRAMA DE TEXTOS ESCOLARES
2.1.- ADQUISICION
En el Informe F nal. se indicaba que los
comprobantes de pago a empresas editoriales carecian de una certificaciOn de calidad
que debia emitir el Coordinador del Componente Textos Escolares segOn lo indicado
en las bases administrativas y tecnicas y la clausula cuarta de los contratos
celebrados.
Sobre el particular. Ia autoridad en su
documento respuesta adjuntO antecedentes de pago de una Empresa Editorial
advirtiendo Ia certificacien aludida. indicando que para corregir la observaci6n a partir
del ano 2009 se habian incorporado mas elementos de control de calidad de los
bienes.
Per su parte en Ia revision de seguimiento la
autoridad puso a disposición el documento denominado Certificado de RecepciOn
Textos Escolares. elaborado por la CoordinaciOn Nacional de Textos Escolares Al
respecto. se solicitaron los pages realizados durante el ano 2010. con el fin de
venticar su utilizaciOn y el cumplimiento de dicha certificacien. determinandose su
observancia
En el Informe se advirtio el contrato
celebrado con la empresa Arrayan Editores S A.. la cual habia sido declarada en
quiebra. en cuya respuesta la autoridad argumente que habia rescindido el contrato
por el notono estado de insolvencia del contratante
Al respecto, la Unidad de Control Interno
argurnenta que coma medida de control a partir del ano 2008, se ha implerrentado un
REZ procedimiento de compras utilizando el convenio marco
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Esta modalidad de compra mayor en su
calidad de oferta especial, invita a presentar propuestas para cada item requerido, a
los proveedores vigontes que se encuentran adjudicados en Ia tematica, se le indica Ia
totalidad de las condiciones y procedimientos de forma similar al proceso de licitaciOn,
el dual es supervisado y apoyado por la Direccien de Compras POblicas.
En este contexto y dado que el proceso de
adquisicicin de textos se realiza con los proveedores adjudicados en el convenio
marco, es la DirecciOn de Compras PUblicas, a traves del registro oficial de
proveedores del Estado, ei que resguarda da habilldad de las emoresas Editoriales
para que contraten con el.
Al respecto. se verifica que at celebrarse
convenios marcos con empresas Editoriales que son certificadas en sus requisitos por
la Dirección de Compras POblicas para actuar con el Estado, el Ministerio ya no
realiza esa funciOn. por lo que de acuerdo con lo informado se soluciona la
observaciOn realizada.
En relacien con la compra de textos
escolares realizada a la Empresa Editorial Mare Nostrum ComunicaciOn S A se
detect6 Ia utilizaciOn de documentacien mercantil que no cumplia los requisitos legates
y reglamentarios para ser utilizados como respaldos, motivando a interposer at
MINEDUC una denuncia en la Fiscalia Centro Norte del Ministerio PUblico, ademas.
de un surnano administrativo proceso que a Ia fecha del informe se encontraba en la
etapa de revision de Vista Fiscal
Sobre el particular, segbn resoluciOn exenta
N' 4821, de 3 de Julio do 2009, el Subsecretario de Educacien aprob6 as medidas
disciplinarias y aplice sanciones a dos funcionarios quienes interpusieron los medics
quo les franquea Ia ley para impugnar la resolución mencionada, cuyas apedaciones
deducidas deberbn ser resueltas por Ia Presidencia de la RepUblica_ lo que
actualrnente se encuertra en tramite.
En refacien con los requisitos formales con
que debe contar la documentacien autentica de respaldo de las operaciores se
informö sobre el Ord. N 726. de 23 de octubre de 2009, que entrega una herrarnienta
de apoyo at establecer los requisitos minimos de la documentaciOn mercantil.
En relacsbn al incumplimiento en los
plazos establecidos para la entrega de los textos escolares por parte de variadas
empresas editoriales, se informO sobre el inicic de un procedimiento que estableciera
posibles responsabilidades. aplicando las muitas a aquellas empresas cuando
proceda
Al respecto, el Ministeno informe que la no
aplicaciOn de multas se debi6 a cambios en las fechas de entrega de los textos
escolares. que fueron consensuados por el Ministerio y las empresas proveedoras lo
que en ningUn caso se debt° a atraso en la distribuciOn de los libros
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Ahora para asegurar la transpa rencia se
incorpore en los contratos una clausula en la que se deja libertad para establecer un
croncgrama de entrega segbn se requiera, para asegurar una correcta ejecución del
proceso de distribucbn, adjuntando una copra de central() que incorpora cliche
condiciOn.
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2.1.1 Textos braille
as
diferencias
Respecto
de
detectadas en la ejecuciOn del presupuesto pare el ario 2008. las cuales totalizaban
$ 12.817.717 se inform° que mediante memorandum NI' 396. de 14 de febrero de
2008. de Ia Unidad de Curriculum y EvaluaciOn, se realizaron las modific,aciones
presu p uestanas situaciOn que quedO reflejada en el &sterna de Inforrnacien para Ia
GestiOn Financiera del Estado (SIGFL), proporcionando los antecedentes de
respaldos de dichas operaciones
En el informe final se advertia la
recepciOn de guias de despacho que no cumplian con la normatIva legal y
reglamentaria. emitidas por Ia empresa Biblioteca Central para Ciegos. ante lo cual el
Servicio inform6 en su respuesta que habia remitido un act° con el objeto de
subsanar dicha deficiencia.
Sobre la materia, mediante documento de la
Unidad de Control 'Memo se argumenta que, las guias de despacho observadas
correspondian a documentos de control intern°. aludiendo que los traslados y
entregas se efectuaron con su correstpondiente factura, adjuntando copia de Ia guia de
despacho N 21. de la referida empresa Biblioteca Central, que cumple con los
requisites legates y reglamentarios pare ser utilizada como documento de traslado.
Respect° del atraso en Ia entrega de
textos especiales de lenguaie y comunicacien por la Universidad TecnolOgica
Metropolitana ante lo cual el Ministerio argument° que dicho atraso se debiO a un
desperfecto de Ia Unica maquina que fabrica las laminas insertadas entre paginas. par
ende. como tal situaclOn fue objeto de Ia calificacien de fuerza mayor per las panes
contratantes. acorde con los antecedentes. se da per subsanada
Sobre el cumplimiento de los plans de
entrega de los textos especiales por parte de Ia Biblioteca Central oara Ciegos, ante
lo cual el Ministeno de EducaciOn se habia comprometido con la implementaciOn de
un procedimiento de caracter formal, en visits de seguimiento fue puesto en
conocirniento el memorandum N ' 05/239. de 2 de noviernbre de 2009. mediante el
cual se implementa el use del documento denominado Guia de RecepciOn y Guia de
Despacho incorporando los antecedentes necesarios.
2.1.2 Honorarios
9v T
IE<
a) En relaciOn con las inconsistencias
detectadas en los montos informados a este Organism° de Control por concepto de
pagos de honorarics realizados a as profesionates Guadalupe Alvarez Pereira y
Carolina Thibaut Paez entre Ia Unidad de Curriculum y EvaluaciOn y la Unidad de
Remuneraciones del Ministerio se infertile due esta iiltirna es la encargada de realizar
los pagos por honorarios a suma alzada
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La Unidad de Curriculum y Evaluacien se
encarga de fiscalizar el servicto contratado y solicitar informes que el contrato
establece Sobre la materia, se adjuntaron los certificados sobre honoranos N" 64 y
1541. de marzo de 2009, respectivamente. que fueron oresentados en respuesta
realizada al preinforme de observaciones.
Al respecto. se verifice que Ia inforrnacibn
contenida en los antecedentes aportados inicialmente por Ia Unidad Nacional de
Remuneraciones del Ministerio sobre el monto de honorarios pagados a as
profesionales estaba errenea. situacien que quede en evidencia al presentar
posteriormente los mencionados certifcados.
b) En relacien a la °mister) de los respaldos
de las labores efectuadas por una serie de profesionales. el Mlnisterio acogie la
observaciOr e incorpore como medida de solucier el documento denorrinado
"Procedimiento para la Recepcien, Envio Notikacien ce Observaciones. Prerroga y
AprobaciOn de Informes o Productos". de junto de 2010. que incluye formatos de
certificados de entrega de productos verificandose que este ha sido totaimente
implernentado, de modo que se da por superada la observacion.
2.2 EVALUACION
Acerca de la falta de procediniientos de
control que cautelen el cumplimiento de los requisites establecidos en el incise tercero
de la cláusula cuarta de los convenios. se inform° quo para la compra mayor N 4, por
la que se adquiriran textos escolares para ser usados en el period° L ectivo 2011. se
revisarcn todos as curriculum de los evaluadores y sucervisores advirtiendose que
los profesionales contratados se ajustaron a los perfiles senalados en el procedimiento
de compra.
Sobre esta matena. adernas. se info r me due
los curriculum fueron revisados en su totalidad respecto de las condiciones
profesionales y de experiencia exigida para el desarrollo de las labores
encomendadas Asirrtsmo, respecto de aquellos requisites establecidos en el incise
tercero de la clausula cuarta de los convenios quo fueron observados, se realize una
Declaracien Simple en la cual se cautela el cumplimiento de los mismos.
Respect° a los desfases de actividades
detectadas en Ia convocatoria de docentes evaluadores, la capacitacien y la
suscripcien del convenio que aprobe sus servicios entre la Universidad de Chile y el
Ministerio de EducaciOn. se inform° que come medida para subsanar la observacion,
se mejoraran los tiempos internos de respuesta y de planificacien, dando corn()
ejemplo que para ios convenios 2011, se instruye mediante oficio N' 1167, de 23 de
agosto de 2010. anticiparse en la preparacien de los antecedentes que seran tornados
de razen por esta Contraloria General.
Sobre el particular, de los antecedentes
aportados se verifice la realizacten de las acetones que solucionan la observacion
lanteada.
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ADIRVRATNA
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cl Respecto al cumplimiento de los plazos de
entrega de informes efectuados par la Universidad de Chile. en convenio aprobado
mediante decreto de educaciOn N' 1988, de 27 de mayo de 2008 para la ejecuciOn de
una evaluacian Tecnico Pedagegica de propuestas presentadas para adquisic,ien de
textos escolares en el ano 2009. se comunice que el primer informe fue entregado por
la Universidad al Componente Textos Escolares el 28 de Julio de 2008 y aprobado el 7
de agosto de 2008. Asimismo, is autoridad aludiO que el informe final fue enviado al
Ministerio con 54 dias corridos contados desde Ia total tramrtaciOn del acto
administrativo.
Además. el Minister-lc explica que ambos
info r mes fueron entregados cumpliendo con los plazas establecidos en el convenio
adjuntando copia de los misrnos.
Asimismo a contar de 2010. se establecieron
procedim'entos para estandarizar Ia entrega y recepcien de informes y nroductos
establecidos en los plazos convenicios. de acuerdo a los contenidos que se requieran.
adjuntando copra del mencionado document° denominado -Procedimiento para la
Recepción, Envio Notificacien de Observaciones, Prerroga y Aprobacien de Infamies
a Prod uctos"
d) Sabre as inconsistencies detectadas en las
fechas de ejecuclan de labores encomendadas a la Universidad de Chile y Ia celebracian
del convenio. en Ia realizaciOn de una evaliiacian tecnica pedagOgica de las propuestas
de nipertextos presentadas en el proceso licitatono 2009. mediante decreto exento
N 2199, de 24 de junio de 2008. se informe que el objetivo general de los servicios
encomendadas correspondiente a Ia implementacian de i s evaluaciOn de los hipertextos
presentados junto a as ofertas edltoriales para el segundo ciclo basico en los subsectores
de estudio y com p rensiOn de la naturaleza y estudio y comprensien de la socieciad. fueron
cutnplidos a cabalidad por la Universidad.
Menciona ademas. que Ia UnIdad requirente inicia
el procedimiento de contratacien del Centro Evaluador con anterioridad a Ia publicacian de
las bases adminstrativas en el sistema electranico de compras pbblicas. quedando las
fechas de ejecuciön de los procesos de capacitaciOn, evaluaciOn y entrega de informes
condicionada a la publicacien circunstancia que aparece estipulada en la clausula sexta
del decreto N 2199
Al respecto. al igual que el seguimiento de la
observacion de la tetra anterior, el Ministerio informe acciones para anticipar los procesos
de contratacien. que so ucionan la objeciOn realizada
ej Sabre la omisiOn en la entrega del primer
informe de evaluacian tecnico pedagagica de propuestas presentadas para la adqursicien
g orignada en el contrato celebrado con Ia Universidad de
de textos escolares, ano
Chile, aprobado mediante decreto exento
320, de 27 de mayo de 2008, se informa que
se establecieron los procedinientos para estandarizar la entrega y recepclOn de informes
y productos de los convenios celebrados. y que estos se ajusten a los contenidos que se
equieren mediante el referido document° "Procedimiento para Ia Recepoian. Envio
DMS"
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otificacien de Observaciones, Prarroga y AprobaciOn de Informes o Productos".
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Qieits/04-ra
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nits.
Ademas. el Servicio acomoari6 los informes
denom►nados: Proceso de EvaluaciOn Fecnica de Textos Escolares 2009 Segundo
Informe de Evaluacien Textos Escolares 2009 Proceso de Evaluacien y Plataforma Web
e lnforme renal. EvaluaciOn Textos Escolares 2009
2.3.- ACREDITACION
a) En relacien con Ia falta de instrucciones por
parte del Ministerio. a los establecimientos educacionales sobre el resguardo de la
informaciOn soportante de este proceso y sobre Ia constancia de la entrega de textos
para alumnos y profesores, se inform6 as siguientes medidas
EmisiOn de acta de compromiso lc que subsana su anterior denominaciOr
de acreditado quo se confundia con las realizadas par la ComisiOn
Nacional de AcreditaciOn:
La constancia es fimnada por el Director del Fstahlecimiento junto al
Presidente del Centro de Padres. de moan que la recepciOn de estos
beneficios y Ia decisi6n de su ace p taciOn no depende solamente del
Director del Establecimiento ode su Sostenedor,
Desde el 30 de agosto hasta el 29 de octubre de 2010. se nabilitO el
parn
proceso de suscripciones de actas de compromisos y
2011, a traves de paginas Web y correos electrOnicos situaciOn que esta en
implementaciOn por lo que sera materia de revision en futuras
fiscalqaciones
Agrega que se continuara d►sponiendo de
informaciOn permanente y actualizada en la pagina Web especialmente habil►tada y en
una mesa de ayuda para responder las dudas que surjan, mejorando la cornunicaciOn
directa con los beneficiarios de los textos
b) En relaciOn con los estableornientos
educacionales quo sin estar acreditados recrberon igualmente textos. el Ministerio de
Educac►On no proporcione nuevos antecedentes que den cuenta de acciones que
solucionen la observacien realizada.
2.4.- ELEGIBILIDAD
a) Sobre Ia falta de informaciOn del Ministerio
acerca de mecanismos y beneficios de carticipaciOn en esta etapa. y la ornisiOn de los
certificados en que se constata Ia palicipaciOn y recepciOn conforme de los textos
elegidos por los establecimientos educacionales se informe:
gEREe
CKISION CE
AIJO(TORIA rn
A.DiakankArNA .73
La existencia de documentos de apoyo on el portal Web especialmente
construido. que incluye informacien sobre is materia,
Del compromiso de textos escolares 2011 con el Centro de Padres y
Apoderados:
Sabre las actas de compromiso textos escolares 2011:
- De los folletos de orientaciones para el profesor. acta de compromiso y
elegibilidad 2011, donde se explican los procesos.
44.,',..1K►' 64-
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Asirrismo, se complementan con el Manual
de Procedimientos que elabore Ia Unidad de Operacones y/c Logistica del Ministerio
de Educacien. adjuntando copia del documento denominado Manual para la
Reception y Ajuste de Textos Escolares
Al respect°, se verifice que esa Secretaria de
Education esta implementando las acciones que solucionan Ia observaciOn realizada
2.5.- ASIGNACION, DISTRIBUCION y AJUSTE
En cuanto a la observacien sobre Ia bases
de dates de asignacien y distribucien, y de las visitas a terreno. donde se detect° que
durante el periodo 2008 y 2009, el Ministerio de EducaciOn entrege textos a Entidades
distintas a las senalaaas en la ley N 20.232, de Presupuestos del Sector POblico. el
Servicio informe que Ia entrega de textos durante los arcs 2008 y 2009 se realize
cumpliendo Ia normativa legal.
No obstante lo manifestado. es precise
senalar que mediante la resolution N 639. de 22 de febrero de 2010, de este
Organism° de Control. se dispuso !a instruction de un sumano administrative para
establecer posibles responsabilidades sobre Ia materia
En lo referente a las boletas de garantia
que caucionan obligactones contraidas rnediante contratos celebrados con las
ernpresas. Q-Trade S.A.. Logistica Industrial S A y Correos de Chile S A, solicitadas
formalmente y que no fueron puestas a disposition de Ia Comisien Fiscalizadora. en
su respuesta, el Servicio manifesto que las facturas aludidas corresponden a multiples
solicitudes de armado de pedido (SAP), y que. por tal motive no se solicite la boleta
de garantia.
En visita de seguimiento. se comprobe que Ia
contratacien de servicie de distribucien 2010 se efectue a traves Convenio Marco.
utilizando el procedirniento para grandes compras y que se realize un llamado a
presentar una oferta especial a los operadores vigentes convenio marco ID N 223970-1P06, servicios de courner, en el que finaimente se adjudicó a la empresa Blue
Express S A
Se constató que el Ministerio solicitó las
boletas de garantia de fiel cumplimiento de cortrato co r respondientes, entregando el
proveedor en total 5 boletas por un rnonto ascendente a S 214 155 759. equIvalente al
10% del valor total adjudicado tal coma lo establece el procedimiento para
presentacidn de oferta.
Sobre visitas a terreno
Respect° de la falta de coordinacien de los
Departarrentos Provinciales de Fducacien DEPROV, para realizar la distribucien de
textos por ajuste a algunos establecimientos educacionales. el Ministerio infortne que
para evitar derneras en el proceso de entrega de textos se establecie come politica Ia
entrega directa desde los DEPROV para lo cual dispuso de un equipo de apoyo que
monitoreara este proceso.
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)2 AREA DE EDUCACION, TRABAJO Y PREVISION SOCIAL
La revision de seguirniento permitie constatar
Ia existencia de un Manual de Procedimientos Interno para Ia distribuciOn de textos en
el cual Ia Unidad de CoordinaciOn Logistica tiene Ia obligacien de informar a cada
DEPROV los bienes que les han sido asignado y el detalle de distribucien que debe
realizar Luego como respuesta, la DEPROV debe reportar la conformidad tanto del
proceso de recepciOn, como del proceso de distribucOn a traves de correo electrOnico
a la Unidad de Coordinacien Logistica.
Asimismo. respecto de los DEPROV Norte.
Poniente, Centro. Cordillera y Sur. es preciso senalar que la Unidad de coordinaciOn
Logistica se encargO de realizar la entrega debido a que estos no cuentan con
bodegas
En cuanto a los Departamentos Provinciales
de Talagante y Oriente se les envie) los textos comprobandose que este Ultimo
confirmO Ia recepcien via correo electrerico completando los campus en el formulario
disenado para tal efecto lo que no ocurri6 en el proceso de distribuciOn. ya que el
formulario fue cievuelto.
A su turno. el Departamento
Talagante no confirm° Ia recepciOn ni Ia distribucian de textos.
Provincial
Para
los
Departamentos
senalados
precedentemente. se solicitaron las guias de despacho internas que dan cuenta de la
entrega a los establecimientos y se verificO la recepciOn conforme por parte de estos.
Ln lo que dice relaciOn al equipo de apoyo
dispuesto para el monitoreo del proceso. se comprobe que estuvo a cargo de Ia
Universidad de Chile en virtud del decreto N' 52 de 25 de enero de 2010. que aprobb
el convenio con Mena Universidad por un monto total de S 296 487.179. motivo por el
cual se levanta la objecion
2.6.- OTROS
ACTIVIDADES QUE SE ESTIMARON NECESARIAS EN LAS CIRCUNSTANCIAS
Sobre visita a bodegas
Respect() de la observacien sabre los textos
altracenados del ano 2000 al 2009. por un total de 39.806 unidades. en su respuesta.
el Minister° informb que dispuso a traves de Ia DivisiOn de AdministraciOn General,
que a la brevedad fueran liberados los excedentes. a traves de coordinadores de los
programas tecnicos con la finalidad de destinarlos segt:m sea pertinente fijandose un
plaza no superior al 30 de octubre de 2009_
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Sobre Ia materia, el presente seguimiento
permitia constatar Ia autorizaciOn de la baja sin enajenaciOn y donacien de material
mediante las resoiuciones exentas N's 4160, de 2 de junio. 4717 de 24 de junio y
7801, de 12 de noviembre, todas del 2009 par un total de 8 270 4 216 y 9 256
textos. respectivamente.
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DIVISION DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
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Aciemas. se genere la autorizaciOn de Ia baja
con enajonaciOn de material, mediante as resoluciones exentas N° 6760, de 2 de
octubre de 2009, 7800, de 12 de noviembre de 2009 y 4941 de 2 de noviembre de
2010. por un total de 813 132 y 171.126 y 232 603. textos. respectivarnente
Respecto a que no existia un adecuado orden
de los textos almacenados. debido a que el espacio disponible y Ia forma de su
apilamiento no permitia al funcionano responsable mantener una adecuada
elasificaciOn de as existencias. en especial, de los textos antiguos que se
encontraban sin un orden que oermitiera determinar oportunarnente su ubicaciOn.
nbrnero de ellos y sus posibles faltantes el Servicio indicO que se instaurO como
procedimiento el almacenamiento de textos en la bodega aludida. para situaciones en
que los establecimientos los rechacen o se encuentren cerrados
Asimismo. informO que estaba trabajando en
un proyecto de remodelaciOn de Ia bodega para mejorar el orden de las existencias.
estableciendose un plazo no superior a diciembre de 2009
En este context°, a traves de resoluciOn
exenta N 10643 de fecha 30 de diciembre de 2009. se aprobo contrato con la
empresa Sociedad de Ingenieria y Construccion Bossa S.A., sobre reparaciOn de la
bodega ubicada en Nueva de Valdes N" 935. por un monto total de $37 272.860.
A la fecha de Ia presente auditoria, se efectuO
una visita a la bodega, verificando Ia remodelación realizada. De igual forma se
comprobb que existian 32 textos Braile. los cuales correspondian a baja con
enajenaciOn. aprobada a traves de resoluciOn N - 2459. do 2 de noviembre de 2010 y
que se encontraban pendientes de retirar.
la objeciOn blanteada
Atendidas las medidas expuestas, se levanta
Visitas a Departamentos Provinciales de Edacacien
Respecto a la observaciOn que no se habia
establecido un control de ingresos y salidas de textos. lo que impidie determinar el
movimiento en el proceso de distribuciOn de los correspondientes al 2009. se informO
sobre Ia existencia de un archivo que permitiria resguardar el control de mcvimientos
de entradas y salidas de los mismos. sin embargo, los antecedentes aportados son
insuncientes y no permiten levantar Ia observaciOn.
Asimismo, en el lnforme Final se advirtiO
que en los DEPROV se mantenian almacenados una cantidad indetermrnada de
textos, sin las condiciones que aseguraran el resguardo y c:onservaciOn de estos, ante
lo cual Ia autoridad seriale que los excedentes fueron retirados y que en las prOximas
distnbuciones se revisarán
las bodegas para asegurar las condiciones de
almacenamiento.
c) Acerca de la realizaciOn de inventarios en
los 7 Departamentos Provinciales y de los resultados obtenidos del procedimiento. el
Ministerio aludid en su respuesta al Preinforme. que el DEPROV Sur entreg6 el 100%
de los textos y que el Onente no contaba con Ia informaciOr. manifestardo que los
i ms DE \ s':`excedentes nabian sido retirados
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En relaciOn con los temas descntos en las
letras a) y b) y c) precedentes. la visita de seguimiento permitiO comprobar que el
MINEDUC se encargb de realizar dicho proceso para los Departamentos Provinciales
de Ia Region Metropolitana. ya que estos no cuentan con bodega
Asimismo se constatO Ia existencia de un
Manual de Procedirmentos Interne para Ia distribuciOn de textos en los Departamentos
Provinciales. donde la Unidad de CoordinaciOn Logistica Ilene la obligaciOn de
informar a cada DEPROV los bienes que les han sido asignados y el detalle de
distribuciOn que debe realizar Luego como respuesta l a DEPROV debe reportar Ia
conformidad tanto del proceso de recepciOn. como del proceso de distribuciOn a traves
de correo electrenico a la Unidad de CoordinaciOn Logistica
Respecto a los Departamentos Provinciales
de Talagante y Oriente. se comprobd que este Ultimo confirm° Ia recepciOn via correo
electronic°. completando los campus en el formulario disenado para tal efecto.
situacion que no ocurne en el proceso de distribuciOn. ya que dicho document° fue
devuelto sin completar los antecedentes.
Asimismo. el Departamento Provincial de
Talagante. no confirmO la recepciOn ni la distribuclOn de textos. situacian que se aleja
de lo indicado en el Manual de Procedimientos Internos para Ia distribuciOn de textos
en los Departamentos Provinciales
Debido a lo anterior, la omisian de control
sobre el Ingres° y la salida de textos abn no se ha corregido totalmente motivo por el
cual se mantiene lc cbservado
- Sobre viajes a Feria del Libro al Extranjero
La observaciOn apuntaba a los viajes
realizados con motivo de Ia asistencia a una Feria del Libro de Barcelona. Espana y a
Ia Feria Internacional del Libro de Frankfurt, Alemania, de dos funcionanos
contratados a honoranos. ambos con dependencia de la Unidad de Curriculum y
Evaluacion del Minister° de Educacion
En su oportunidad, Ia respuesta del Servicio
inciice que Ia naturaleza de las comisiones de servicios al extranjero, correspondian a
labores propos del componente Textos Escolares. tales como. Ia difusion del
Programa con el objeto de atraer nuevas editonales a los procesos de licitaciOn para
Ia elaboraciOn y adquisicion de textos sin embargo, esta Contraloria concluy6 que Ia
situaciOn planteada seria incorporada a un proceso disciplinario. el cual se instruye en
virtud de la mencionada resoluciOn N- 639. de 22 de febrero de 2010. de este
Organism° de Control, a fin de establecer pestles responsabilidades que deriven
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los hechos a investigar
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Ordenes de Compras
Respecto de Ia existencia de Ordenes de
compra para la adquisiciOn de serviclos de aimacenaje y distribuciOn. entre otros
emitidas con postenondad a la fecha de recepciOn de Ia factura del proveedor por
parte del Ministeno de EducaciOr. Ia autoridad senal6 que Ia DivisiOn Administration
General antes del 30 de septiembre de 2009. instruiria formalmente sobre la materia.
En visita de seguimiento. se comprebe clue a
traves del ordinano N' 726 de 23 de octubre de 2009. se entreg6 lineamientos
respecto de Its artecedentes y condiciores con los que debe contar un documento.
como requisitos minirros para el respectivo proceso de devengo y posterior page_
entre los cuales se senala que Ia orden de compra es anterior a la factura.
Lc anteriormerte expuesto se validO a traves
de una revision a una muestra de comprobantes contables de egreso del proceso de
distribuciOn 2010. verificandose que as Ordenes de compra se han emitido con
anteriondad a la emisiOn y recepciOn de Ia factura por parte del Ministerio. aplicando lo
dispuesto en el mencionado instructive, dando por superada Ia cbservaciOn.
-Sobre Ia documentation contable incompleta
Se observe que las facturas Ws. 57711. de
30 de junio de 2008 por $1.674.095. 57515. de 30 de junto de 2008, pot 51.544.131
56692. de 24 de abril de 2008. por S25.018 921: y 56693 de 30 de junio de 2008, por
S24 484.910, todos documentos emitidos por la Empresa de Servicios Logisticos
Q-1 rade S A., no contaban con el respaldo documental relative a la certificaciOn de
recepcien conforme.
Sobre el particular. en la visita de
seguimiento se determ TIC una muestra de comprobantes de egreso,
correspondientes al proceso de distribuciOn 2010 constatandose que cada uno de
estos pagos adjuntaba Ia recepcien conforme del servicio. to que permite dar por
superada esta observactin
-Errores de imputaciOn contable en el SIGFE
Las validaciones practicadas perrnitieron
constatar que. durante el arm 2010, se han ejecutado recursos en el area
transacconal 56, correspondiente a la Subsecretaria Nivel Central, motive por el cual
se levanta lo observado.
3.- CONCLUSIONES
En merit° de lo expuesto, es posible concluir
que is Subsecretaria de Educación ha inic ado acciones para dar cumplimiento con la
normativa legal y reglamentaria pertinente.
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No obstante, aün permanecen pendientes
algunos cases, respecto de los cuales se deberan adoptar a lo menos as siguientes
medidas
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,,-. AREA DE EDUCACION, TRADAJO Y PREVISION SOCIAL
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1. El Servicio debera evaluar as tned►das
actualmente adoptadas de manera de controlar que los establecimientos beneficiaries
correspondan a los regidos por el decreto con fuerza de ley N 2. de 1998. del
MINEDUC y el decreto ley N' 3 166, de 1980, sobre colegios subvencionados del
pais °bides del programa.
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En relacien con las Inconsistencias
detectadas en los mentos por concepto de pagos de honoranos a pi ofesionales por Ia
Unidad de Curriculum y Evaluacien y la Unidad de Remuneraciones. el Ministelio
debera instruir a quienes corresponds, sobre la debidu integr►dad. exactitud v
diligencia que debe observar la informacien que se proporcione para su examen
3. Sobre la entrega de textos escolares
establecim►entos educacionales quo no estaban accoditados, el Ministuno debera
ajustar Ia entrega de este beneficio a traves de los mecanismos formales establecidos
Saluda atentamente a Ud..
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POR ORDEN DEL CONTRALOR GENERAL
DOROTHY PEREZ __Q_UTIRRF7
--- ABOGACO JEFE SUBROGANTE
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