La Oficina del CIO de IBM implementa IBM Lotus Notes y Domino 8

Estudio de caso de IBM
La Oficina del CIO de IBM implementa IBM Lotus Notes y
Domino 8 para lograr colaboración y comunicaciones eficaces
y abiertas
Visión general
 Reto
La Oficina del CIO de IBM
debía ofrecer de forma rentable
herramientas de comunicación y
colaboración en un entorno seguro
y heterogéneo a 450.000 usuarios
finales de IBM.
 ¿Por qué IBM?
IBM integra herramientas de
mensajería, colaboración, gestión
de la información y productividad
empresarial líderes del mercado
y ofrece un entorno de desarrollo
de aplicaciones empresariales,
soporte para estándares abiertos
y aplicaciones compuestas. La
• La sólida gestión de la bandeja de
solución de cliente abierto de
colaboración de IBM proporciona
una plataforma muy segura y
rentable.
 Solución
IBM implementó el software IBM
Lotus Notes y Lotus Domino
®
®
®
8, IBM Lotus Symphony™ e IBM
Lotus Sametime en sistemas
®
operativos Microsoft Windows ,
®
®
Linux® y Macintosh.
 Ventajas principales
• Las herramientas integradas de
comunicación, colaboración,
mensajería instantánea y
productividad empresarial permiten
a los usuarios comunicarse de
forma eficaz, simplificar los flujos
de trabajo, ahorrar tiempo y
aumentar la productividad.
En muchos sectores, es cada vez más
entrada, el amplio soporte fuera de
habitual trabajar con compañeros,
línea y la interfaz personalizable en
clientes y socios repartidos por
varias plataformas proporcionan a
todo el mundo. En IBM, los equipos
los usuarios un control óptimo del
grandes, móviles y globales son
entorno de trabajo.
• Las funciones de autoservicio
reducen los costes de
administración y permiten a la
empresa gestionar las aplicaciones
mediante políticas que satisfacen
las necesidades de control y de
gobierno.
• Una plataforma para usuarios con
mucha o poca carga, con un único
el punto de referencia. “Tenemos
450.000 usuarios finales de 64 países
y distribuidos en 2.041 ubicaciones de
todo el mundo”, comenta John Walicki,
arquitecto de clientes abiertos de la
Oficina del CIO de IBM.
A medida que trabajar con miembros
de un equipo de varios continentes y
modelo de programación de clientes
zonas horarias deja de ser la excepción
y que se proporciona mediante IBM
para convertirse en la regla, la
Lotus Expeditor, reduce los costes
comunicación diaria y la colaboración
y ofrece una alternativa al software
Microsoft.
Componentes clave
alcanzan nuevas dimensiones. “Desde mi oficina en Nueva Jersey, hablo a diario
con personas de todas las partes del mundo: de Brasil, de China, de Europa y de los
Software
Estados Unidos”, afirma Walicki, y añade que habitualmente se da la misma situación
• IBM Lotus Notes y Domino 8
entre los usuarios finales de IBM, ya que a menudo no disponen de una oficina
• IBM Lotus Sametime 7.5.1
• IBM Lotus Symphony
• IBM Lotus Expeditor
• Red Hat Enterprise Linux 5
permanente. “Aproximadamente, el 40 por ciento de los empleados de IBM trabajan
desde casa o desde las instalaciones del cliente, y más del 70 por ciento de estos
empleados utiliza sistemas portátiles”.
La comunicación puede suponer todo un desafío cuando se debe planificar o debe
incluir a más de dos personas. “Encontrar un momento en cuatro calendarios y tres
zonas horarias diferentes no es nada fácil”, comenta Walicki.
La fuerza de trabajo de IBM diversa y repartida por todo el mundo también genera
y procesa grandes volúmenes de información. Esta información se ofrece en una
multitud de formatos, incluidos los documentos de escritorio, los mensajes de listas
de correo de grupos, las métricas y los registros de aplicaciones de supervisión
automatizadas, las actualizaciones de bases de conocimientos de wikis corporativas,
los blogs y otros sitios web. “IBM dispone de una infraestructura enorme para
compartir información”, explica Walicki. “Por ejemplo, tenemos 29.000 wikis que
generan un total de 1 millón de visitas a sus páginas cada día. La variedad es
sorprendente, pero los usuarios necesitan herramientas para gestionar el flujo de
información”.
Satisfacer estas necesidades de colaboración y comunicación supondría un reto
incluso si todos los usuarios finales de IBM tuvieran el mismo hardware y software.
Por ello, para poder ofrecer servicios de TI a una población de usuarios tan elevada
como la de una de las 100 mayores ciudades de los Estados Unidos, se necesita una
estrategia mucho más sofisticada que la estandarización completa. “Los sistemas de
tamaño único han dejado de cubrir las necesidades empresariales”, comenta Walicki.
“Un usuario en Sao Paulo no tendrá el mismo hardware que un usuario en Londres o
Beijing, ni un consultor de campo necesitará el mismo software que un empleado de
un centro de asistencia telefónica”.
Por ello, la Oficina del CIO de IBM utiliza una estrategia de sistemas basada en roles
que utiliza herramientas y aplicaciones Linux y basadas en estándares abiertos
para ofrecer entornos informáticos diferenciados según las necesidades laborales
del usuario. “Con un cliente de escritorio Linux, que es una alternativa de escritorio
altamente segura, podemos proporcionar funciones específicas perfectamente
integradas y adaptadas a los requisitos laborales del usuario y a las funciones del
hardware a un coste inferior. Alrededor de 30.000 usuarios finales de IBM utilizan
esta solución de cliente de colaboración con Linux”, explica Walicki.
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“Utilizar estándares abiertos como ODF (formato de código abierto) en Lotus
Symphony en lugar de admitir únicamente formatos de propiedad permite a
nuestros usuarios crear documentos y colaborar en ellos sin preocuparse por si
serán accesibles por el resto de la empresa, ya sea en ese momento o en el futuro”,
dice Walicki. “El uso de estándares abiertos proporciona agilidad y flexibilidad
a IBM: tenemos más oportunidades de encontrar opciones a bajo coste, y nos
permite simplificar las operaciones y centrarnos en el valor empresarial”.
La Oficina del CIO necesitaba una solución de colaboración y comunicación que
se adaptase a la estrategia de sistemas basada en roles. Esta solución debía
funcionar sin problemas en entornos heterogéneos, permitir a los usuarios finales
comunicarse y colaborar de forma eficaz con sus compañeros de TI de todo el
mundo, y ayudar a los usuarios a gestionar grandes volúmenes de información de
forma eficaz.
Para cumplir con estos requisitos, la Oficina del CIO está haciendo llegar el entorno
de colaboración y mensajería de Lotus Notes y Domino 8 a los usuarios finales de
IBM, empezando por la propia Oficina. La versión más reciente del software Lotus
Notes y Domino presenta herramientas de calendario, de contactos y de correo
electrónico perfectamente integradas. Lotus Notes y Domino 8, que disponen de un
cliente de mensajería instantánea de Lotus Sametime integrado y completamente
funcional, también permiten a los usuarios comunicarse de forma rápida y eficaz
con sus compañeros. Las herramientas de oficina integradas de Lotus Symphony
ayudan a los usuarios a crear, editar y ver documentos, hojas de cálculo y
presentaciones en varios formatos, incluidos ODF, Adobe Portable Document
Format (PDF) y Microsoft Office.
El nuevo release también admite la combinación de elementos de varias
aplicaciones y secuencias de datos para crear rápidamente aplicaciones
compuestas. Una interfaz intuitiva y uniforme en Microsoft Windows y Linux (Red
Hat Enterprise Linux 5 o Novell SUSE Linux Enterprise Desktop) simplifica la
exploración y proporciona un acceso rápido a las herramientas, a las aplicaciones
y a la información. La interfaz de usuario personalizable, cuya base es Lotus
Expeditor basado en Eclipse, permite a los usuarios definir sus propios espacios
de trabajo con las funciones que más utilizan, como vistas generales del día en
el calendario, sólidos conjuntos de repositorios de colaboración centrados en
las actividades, canales de información RSS y listas de contactos de mensajería
instantánea.
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“Lotus Notes 8 ayuda a
los usuarios de IBM a ser
más productivos de forma
individual, conectarse
a nuestras redes de
compañeros, y centrarse
en el valor empresarial de
lo que convierte a IBM en
una empresa mejor”.
—John Walicki
Arquitecto de clientes abiertos
Oficina del CIO
IBM
“El catálogo de Lotus ofrece una plataforma de escritorio sólida y abierta, con
varias funciones de colaboración y comunicación que dan soporte a la ejecución
basada en roles de procesos empresariales en un entorno global y heterogéneo, y
proporciona una alternativa al software Microsoft”, afirma Walicki.
La integración de la interfaz y la automatización de tareas ahorran tiempo y
aumentan la productividad del usuario
Los estudios de dirección de capital humano, CEOs, CFOs y CIOs, además de
los proyectos Global Innovation Outlook llevados a cabo por IBM en el año 2007,
señalan la colaboración en contexto como el motor fundamental para la innovación
y la adaptabilidad de una empresa. En IBM, el soporte a la colaboración en contexto
implica aprovechar las nuevas funciones de Lotus Notes y Domino 8 para dar
respuesta a los retos de comunicación y colaboración a los que se enfrentan los
empleados de IBM.
Por ejemplo, las funciones perfectamente integradas de correo electrónico,
calendario y contactos permiten a los usuarios llevar a cabo de forma más eficaz
tareas habituales como la planificación de reuniones. El ahorro de tiempo aumenta
la productividad, ya que permite a los empleados con conocimientos dedicarse
al contenido de las actividades en lugar de centrarse en las herramientas y en la
logística. “Si estoy intercambiando correos con algunas personas y quiero planificar
una llamada con ellas, puedo simplemente pulsar sus nombres con el botón
derecho, visualizar sus calendarios, encontrar un momento libre, y listos”, explica
Walicki. “Con Lotus Notes 8, puedo planificar y coordinar las tareas que llevo a cabo
cada día en unos pocos segundos en lugar de necesitar varios minutos”.
De forma similar, Lotus Notes y Domino 8 permiten a los usuarios ahorrar
tiempo y ser más productivos mediante la automatización de tareas cortas pero
repetitivas y laboriosas. “Los días en los que tenía varias reuniones telefónicas
seguidas, imprimía el calendario para ahorrar el tiempo de buscar la información
de marcado”, dice Walicki. “Ahora, puedo pulsar el número de teléfono en la
entrada del calendario de Lotus Notes 8 y el teléfono de software marca el número
automáticamente y me conecta a la conferencia. Esta automatización elimina un
obstáculo del día”.
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Las herramientas para gestionar el flujo de información aumentan la eficacia
Las herramientas de gestión de la información, como el lector de RSS
incorporado en el cliente de Lotus Notes 8, mejoran la productividad, ya que
permiten a los usuarios explorar los océanos de información generados por
los empleados de IBM. Los usuarios pueden recoger los datos importantes
para ellos y personalizar el modo de entrega para que se adapten a sus
necesidades laborales. “Puedo suscribirme a canales de información y recibir
las actualizaciones en mi espacio de trabajo en lugar de buscarlas en un blog
o una wiki”, explica Derek Burt, arquitecto de TI asociado de la Oficina del CIO.
“El lector de canales de información de Lotus Notes 8 facilita la creación de
comunidades y la agrupación de expertos en un equipo, independientemente
de su ubicación o zona horaria. Esto mejora la calidad de los equipos que
creamos y, a la larga, la calidad de los productos de IBM”.
La integración y los estándares abiertos aumentan la productividad y reducen los
costes de hardware
Lotus Notes 8 da soporte a la estrategia de sistemas basada en roles en IBM, lo
que permite a la Oficina del CIO reducir los costes de soporte e infraestructura
gracias a la precisa personalización de los despliegues de los clientes según las
necesidades empresariales del usuario final. “Con Lotus Notes 8 y los editores
de Lotus Symphony, podemos volver a configurar un sistema de dos años de
antigüedad con 1 GB de memoria que tiene dificultades para ir a la misma
velocidad que otras aplicaciones”, dice Walicki. “El trabajador obtiene todas las
herramientas de colaboración y comunicación, y acceso a todos los documentos
mediante una interfaz intuitiva, lo que le permite ser más productivo. Además,
podemos ampliar dos años más la vida de dicho sistema, y así reducir los costes
en equipo”.
La interfaz uniforme en varias plataformas reduce los problemas de soporte y
aumenta la flexibilidad
Como la interfaz de Lotus Notes 8 es la misma para Linux y Windows, los usuarios
suelen necesitar menos tiempo de formación, y los administradores les pueden
proporcionar soporte de forma más rápida. “Lotus Notes y Domino 8 ofrecen
la misma experiencia en todas las plataformas”, comenta Burt. “El equipo de
soporte no necesita disponer de una base de conocimientos independiente para
los usuarios de Linux, y eso le hace más eficiente. También podemos cambiar
usuarios de Windows a Linux sin la necesidad de que mantengan sus herramientas
de productividad básicas. Esto reduce el tiempo de inactividad de los usuarios
después del cambio y permite a nuestro equipo de TI ser mucho más eficaz”.
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“El catálogo de Lotus
ofrece una plataforma
de escritorio sólida
y abierta, con varias
funciones de colaboración
y comunicación que dan
soporte a la ejecución
basada en roles de
procesos empresariales
en un entorno global y
heterogéneo, y proporciona
una alternativa al
software Microsoft”.
—John Walicki
Arquitecto de clientes abiertos
Oficina del CIO
IBM
Las herramientas de productividad empresarial simplifican el flujo de trabajo
Los usuarios pueden trabajar con documentos y compartirlos sin salir del espacio
de trabajo incluido de Lotus Notes 8, y mejorar la productividad ayudando al personal
a centrarse en la tarea en cuestión y a compartir documentos de forma rápida con los
compañeros. “Cuando recibo un documento, no necesito otra aplicación para abrirlo”,
comenta Walicki. “Puedo editarlo en contexto con las otras herramientas disponibles
de Lotus Notes 8 y recibir información del equipo de forma fácil”.
Además, la Oficina del CIO ha implementado funciones de autoservicio con
mecanismos de devolución automática para las divisiones y los departamentos
adecuados de IBM para varios servicios de colaboración. Los usuarios empresariales
pueden configurar sus propios repositorios, conferencias web y aplicaciones de
colaboración mediante una sencilla interfaz. Las funciones de autoservicio reducen
los costes de administración, y la empresa puede gestionar las aplicaciones mediante
políticas que le ayudan a satisfacer las necesidades de controles y de gobierno.
La información de presencia integrada permite a los usuarios comunicarse de
forma eficaz
Los miembros del equipo de la Oficina del CIO utilizan el indicador de notificación
de presencia de Lotus Notes 8 para ahorrar tiempo y trasladan de forma inmediata
las interacciones al medio más eficaz, por ejemplo, desde correo a mensajería
instantánea, mediante el cliente de Lotus Sametime integrado y completamente
funcional. “El correo electrónico es la aplicación clave de IBM, pero tener la
posibilidad de ver que la persona que me ha enviado una pregunta urgente está en
línea en ese momento me permite ahorrar una cantidad de tiempo increíble”, dice
Walicki. “Simplemente, puedo realizar una pulsación y empezar una conversación
en Sametime, y esta persona recibe la información que necesita de forma inmediata.
Nos permite movernos de forma más rápida entre proyectos y solucionar situaciones
en las que una única persona puede representar un cuello de botella para todo el
proceso”.
Las funciones avanzadas de colaboración de Lotus Notes y Domino 8 permiten al
equipo de la Oficina del CIO de IBM comunicarse de forma más eficaz y eficiente,
y mejorar la productividad. Además, ayudan a los equipos a encontrar nuevas
formas para que la fuerza de trabajo de IBM sea más productiva. Walicki espera
que la implementación de Lotus Notes y Domino 8 colabore en la estrategia de
sistemas basada en roles de la Oficina del CIO mediante el uso de Linux y otros
estándares abiertos como ODF para ofrecer a los usuarios finales de IBM en
todo el mundo configuraciones económicas y centralizadas de escritorio y de
portátiles. “Uno de los mayores retos con los que nos encontramos hoy en día
es el modo de permitir la colaboración en toda la empresa”, dice Walicki. “Lotus
Notes 8 ayuda a los usuarios de IBM a ser más productivos de forma individual, conectarse a nuestras redes de compañeros, y centrarse en el valor empresarial
de lo que convierte a IBM en una empresa mejor”.
Más información
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Producido en los Estados Unidos
Enero de 2008
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características de rendimiento pueden variar en
función el cliente.
LOC14022-USEN-00