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SIGCE
Software para Consejos Escolares
SIGCE es un Sistema Informático de Gestión para Consejos Escolares. Esta basado en una
arquitectura cliente-servidor (Web), que opera en tiempo real y de manera descentralizada. Ha sido
concebido como una herramienta facilitadora de la interacción entre la Comunidad Educativa Distrital
–de Gestión Pública y Privada- con el Consejo Escolar. Permite a distintas personas (auxiliares,
docentes, directivos, alumnos, cooperadoras, proveedores, etc.) la realización de trámites de manera
remota, estandarizando procesos y formatos acorde a los derechos y obligaciones del marco
normativo vigente. De análoga forma, coopera con la toma de decisiones efectivas del Cuerpo
Legislativo de Consejeros Escolares, al otorgarles datos fehacientes del desempeño de empleados
del propio Consejo Escolar, del cumplimiento de las obligaciones de los Equipos de Conducción de
las Escuelas del distrito, entre otros. A su vez, es una herramienta de comunicación directa y
horizontal entre el Consejo Escolar y las Escuelas; y su creación responde a la necesidad de
centralizar una enorme cantidad de información y requerimientos que hasta el desarrollo de esta
plataforma no estaba cubierta.
Cada uno de los trámites llevados a cabo mediante este sistema propician una única forma de
tratamiento por parte del recurso humano interviniente, garantizando y validando la puesta en
conocimiento (tanto por parte del RR.HH. como del solicitante) de la manera adecuada de llevarlo a
cabo (en cuanto al tipo de los datos, la cantidad de copias, los plazos procedimentales de ley, etc.).
Se trata de una interfaz concebida en base al concepto de “Usabilidad” 1 , ponderando siempre
la experiencia del usuario como factor principal en la organización y presentación visual del sistema.
La estructura del software ha sido construida de manera modular, incrementando la eficiencia al
momento de anexar, modificar y/o quitar bloques del sistema. Esta ventaja técnica posibilita una
ampliación y desarrollo acorde a fines, respetando las diferencias entre una comunidad educativa y
otra, evitando así la potencialidad de recaer en el aplicacionismo de estrategias en comunidades
disímiles. Las tecnologías y lenguajes utilizados son propios de la época y el paradigma en el que se
1
El neologismo usabilidad (del inglés usability -facilidad de uso-) se refiere a la facilidad con que las personas pueden
utilizar una herramienta particular o cualquier otro objeto fabricado por humanos con el fin de alcanzar un objetivo
concreto. Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Usabilidad
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encuentra la Web 2.02. No existe ningún tipo de incompatibilidad o superposición con los distintos
sistemas que la Dirección General de Cultura y Educación y/o la Gobernación de la Provincia de
Buenos Aires cuenta; más aún, SIGCE surge en el seno de cubrir la necesidad de digitalizar y
desconcentrar procesos que a la fecha se llevan a cabo manualmente.
A mero modo enunciativo, en cuanto a la organización interna de los datos se han clasificado
las entradas, procesos y salidas acorde a la manera en que se inicia y concluye el tipo de trámite. De
esta forma, un trámite que se puede iniciar y concluir de forma remota será remoto-remoto; uno que
se puede iniciar remotamente pero requiere del apersonamiento del sujeto en el Consejo Escolar será
remoto-testimonial, y demás.
Al margen de esta clasificación, los procesos que atravesarán los
distintos trámites han sido categorizados en dos grandes grupos (Inmediatos y Diferidos). Los
procesos inmediatos se realizan de manera automática sin necesidad de participación directa de los
RR.HH. del Consejo Escolar. En el caso de los procesos diferidos (y ante la necesidad de elevar a
otras dependencias un mismo trámite antes de que éste concluya) los tiempos de los procesos,
subprocesos y demoras cuentan con un estado para conocer cuál es la instancia en la que se
encuentra un determinado trámite.
Mediante el uso de un Código de Barras único para cada trámite, se genera de forma
automática el libro de entradas y salidas, los índices de producción de los RR.HH., las estadísticas de
cumplimiento de los Equipos de Conducción escolares, etc.
Cada operación en “soporte papel” que se realiza en el Consejo Escolar genera una impresión
(ticket) emitido por una Impresora Comandera térmica que oficia como comprobante de la operación y
cuenta con todos los datos necesarios para el seguimiento futuro de los trámites, en caso de ser
necesario.
Existe, a su vez, una categorización de los permisos que las personas físicas tienen para
operar en nombre de la Escuela en la que brindan funciones. De esta manera, los Equipos de
Conducción de un determinado establecimiento pueden repartir tareas entre ellos, absorbiendo
facultades intra-sistema acorde a los cargos que desempeñan o las competencias con las que
cuentan. Esta categorización funciona de manera escalar, yendo desde un nivel nulo de participación
en una determinada área hasta uno completo (Permiso denegado / Lectura / Escritura / Edición /
Borrado). Dentro de estas facultades de los sujetos que forman parte de un Equipo de Conducción
2
El término Web 2.0 comprende aquellos sitios Web que facilitan el compartir información, la interoperabilidad, el diseño
1
centrado en el usuario y la colaboración en la World Wide Web. Fuente: http://es.wikipedia.org/wiki/Web_2.0
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escolar (Director / Vice-director / Regente / Secretario / Prosecretario / Otros) está la de, por ejemplo,
retirar el material obrante en los Casilleros del Consejo Escolar (salidas del C.E. hacia las escuelas y
otros organismos). Cada sujeto puede retirar el material perteneciente al establecimiento pertinente
(en caso de contar con el permiso para hacerlo) mediante la comprobación biométrica de su huella
dactilar.
La totalidad de la documentación saliente del Consejo Escolar tiene su correlato dentro del
sistema, de modo tal que un Directivo, Secretario, etc. de una Escuela no necesita apersonarse al
C.E. para conocer si hay documentación disponible para su Escuela. Por el contrario, puede ingresar
al sistema desde cualquier dispositivo conectado a Internet (PC de escritorio, Notebook, Netbook,
Tablet, Smartphone) y revisar si hay documentación pendiente para su establecimiento. Más aún, en
paralelo a la documentación saliente -del Consejo Escolar hacia las Escuelas- que se carga en el
sistema, se envía automáticamente un correo electrónico a todos los integrantes del Equipo de
Conducción para agilizar la puesta en conocimiento de los actores.
Todos los formatos de salida que se realizan desde el sistema son en formato PDF, responden
tajantemente a los formatos oficiales de la DGCyE y están construidos en forma dinámica, de modo
tal que se ajustan automáticamente al tamaño de papel en el que se desee imprimirlos. A su vez,
todas las tablas que se presentan en el sitio son totalmente modificables por el usuario que las
visualiza (mover, ocultar, mostrar, filtrar, aumentar o disminuir los anchos de columnas, etc.).
Cada uno de los trámites On-line que se pueden iniciar en el presente sistema cuenta con tres
pestañas dentro del área de trabajo. En la principal se encuentra la pantalla orientada al ingreso de
los datos y la conclusión del trámite propiamente dicha. Ésta cuenta con diversos métodos de
validación y verificación que orientan al usuario en el ingreso de datos. De ser insuficiente, existe una
segunda pestaña que oficia de “Manual de Ayuda” que se mueve dinámicamente acorde al devenir de
la pestaña principal (la enunciada anteriormente). Por último, existe una tercer pestaña –que
comparte estas propiedades de dinamismo- dadora de toda la información requerida para proseguir
con ese determinado trámite.
1) Gestión de Entradas
La totalidad de las entradas que corresponden a algún trámite iniciado previamente por
sistema, se ingresan en Mesa de Entradas mediante su código de barras. Los datos requeridos son
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únicamente el CUIL del solicitante y el formulario propiamente dicho. Automáticamente se emitirá un
ticket que oficia como comprobante físico de la transacción realizada (para entregarle al solicitante).
La utilización de este sistema incorpora la ventaja de automatizar los libros de entradas y salidas. A
su vez, todas las operaciones realizadas por los usuarios quedan registradas en sistema, permitiendo
un acompañamiento efectivo sobre el desempeño de cualquier usuario dentro del sistema.
En caso de necesitarlo, se puede reimprimir tanto el comprobante como el trámite propiamente
dicho en cualquier momento. Toda la documentación gestionada a través del sistema se presenta en
formato PDF.
2) Gestión de Salidas
La documentación saliente del C.E. hacia otros organismos se realiza desde la Mesa de
Salidas. Aquí también se registran las salidas remotas que el propio sistema realiza al ingresar un
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nuevo dato; vale decir, se lleva un control de todas las operaciones (remotas, pre-testimoniales y
testimoniales) que se realizan con la plataforma.
El retiro de documentación para las escuelas es llevado a cabo por el personal autorizado por
éstas mediante la comprobación biométrica de su huella dactilar. Únicamente se requerirá saber cuál
es la escuela que el sujeto quiere retirar y su número de CUIL. El sistema verificará que ese usuario
tenga permiso para retirar el material, y –en caso de tenerlo- registrará quién es la persona que ha
retirado cada cosa y en qué momento lo hizo.
En caso de necesitarlo, se puede reimprimir el trámite propiamente dicho en cualquier
momento.
3) Gestión de Noticias
Las noticias que aparecen en el centro de la página principal pueden ser creadas, editadas y/o
borradas desde su administrador. Se trata de una interfaz muy sencilla e intuitiva que cuenta con
atajos similares a los editores de texto más utilizados.
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4) Gestión de Circulares, Disposiciones, Memorandos y Notas
Acorde a los formatos de comunicación estándar que se utilizan en los C.E., se ha incorporado
un administrador para crear, editar, enviar y/o borrar comunicados. Todos éstos responden al formato
legal que propicia el Decreto Provincial 300/06 y, a su vez, están sujetos a la escala de permisos para
el personal propio del C.E.
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Al finalizar un comunicado se genera un archivo en formato PDF que puede visualizar en su
pantalla si lo desea, y a su vez enviar a los destinatarios que correspondan seleccionando la prioridad
que quiere que éste tenga. Cuando realiza un envío se genera un mensaje pendiente en la bandeja
de entrada de los destinatarios y se les envía un correo electrónico indicando que hay material
disponible para leer y/o retirar.
5) Gestión de Contralores Auxiliares
En pos de terminar con las diferencias de criterios en la confección de los Contralores del
personal auxiliar (correspondientes a la Ley Provincial 10.430) la plataforma cuenta con una sección
para la carga descentralizada de contralores. Cada establecimiento educativo cuenta con un listado
de personal que se trabaja en paralelo a las designaciones de personal administrativo y auxiliar; y una
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serie de acciones con las que puede operar (inasistencias, movimientos, altas, ceses, etc.). Luego de
la carga virtual, se genera un archivo en formato PDF que responde punto a punto al formato oficial
ofrecido por la DGCyE. Este archivo se imprime y se presenta en el C.E. junto con la documentación
que respalda los datos cargados.
Dentro de la sección “Contralores” existe un administrador que reúne los datos de todos los
contralores que han sido entregados al C.E., brindando la posibilidad de saber en qué fecha y quién lo
entrego, quién lo recibió y, a su vez, pudiendo visualizar cada uno de los contralores (tal cual han sido
entregados) en caso de requerirlo.
En hoja aparte (“Anexo Documentación a Entregar”) se detalla toda la documentación que
quien entrega el contralor deberá adjuntar.
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6) Gestión de Patrimonios
Todos los bienes patrimoniales de la Dirección General de Cultura y Educación de la Provincia
de Buenos Aires deben ser inventariados y numerados. Esta normativa establece que todas las
Escuelas deben realizar, en distintos momentos del año, formularios de Altas y Bajas de los bienes
patrimoniales. A su vez, el Consejo Escolar debe confeccionar un único formulario de Altas y otro de
Bajas que incluya las propiciadas por todas las Escuelas del distrito. En caso de no contar con el
Sistema, esta tarea se realiza a mano.
Este módulo entonces, se ha desarrollado para facilitarles la tarea a las Escuelas y al Consejo
Escolar. A través del mismo las Escuelas pueden realizar los formularios de Altas y Bajas, además de
llevar un control de inventario real de los bienes patrimoniales. Y el Consejo Escolar, puede generar
automáticamente los formularios consolidados de Altas y Bajas de todas las Escuelas, disminuyendo
al mínimo el proceso de realización de esta tarea.
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7) Gestión de Urgencias de Infraestructura y afines
Acorde a la necesidad de centralizar la amplia gama de necesidades que las escuelas
presentan al C.E. desde diversos medios de comunicación, se ha implementado dentro de la
plataforma un módulo para gestionar todos los pedidos y, allí mismo, relevar el estado de la situación
de cada uno.
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8) Gestión de Juntas Médicas
A través de este módulo se puede realizar el formulario para Pedido de Junta Médica. Pueden
acogerse a este beneficio tanto el personal Auxiliar como Docente, confeccionado en cada caso el
formulario correspondiente.
Una vez finalizado el trámite en la Dirección General de Cultura y Educación, se publican las
Citaciones de Junta Médica en la Web del Consejo Escolar y se les envía una nota por Casillero e
Email con el resultado.
9) Gestión de Pedidos Médicos domiciliarios
Atento al inconveniente de mantener las líneas telefónicas ocupadas recepcionando pedidos
médicos de agentes que brindan funciones en el distrito, se ha incorporado un módulo para el ingreso
y la gestión de éstos. De esta manera, todos los pedidos que ingresan al C.E. (independientemente
de la vía por la que lo hagan) son cargados en este módulo. Esto no solo evita problemas en torno a
la congestión de las líneas telefónicas o la caligrafía de quien recibe el pedido, sino que permite
también llevar un control y tener un respaldo accesible de todos los pedidos médicos que han
realizado los agentes del distrito. Con la misma lógica explicada en apartados anteriores, cada uno de
los pedidos médicos registrados en sistema cuenta con un indicador de estado.
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10) Gestión de Normativas
Se trata de una interfaz que permite al usuario visualizar y/o descargar en formato PDF todas
las normativas que se encuentran actualmente en vigencia. Están organizadas acorde a dos criterios;
a saber: Jerarquía (Internacional, Nacional, Provincial, Municipal) y Destinatarios (Docentes,
Auxiliares, etc.). A su vez, se las puede encontrar ya sea por Número o Título.
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11) Gestión de Agenda
En esta sección se presentan todos los teléfonos, direcciones, horarios de atención, páginas
web y correos electrónicos oficiales de los entes que están vinculados a la comunidad educativa
distrital. Están organizados en torno a Rubros (Culturales y Comunitarios, Deportes y Recreación,
Judiciales, Municipales, etc.) y se los puede buscar mediante Rubro o Ente propiamente dicho.
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12) Gestión de Formatos Pre-Establecidos
Cada uno de los trámites (personales e institucionales) que pueden realizarse dentro de la
plataforma, cuenta con un administrador que permite modificar el formato de salida en que se
presentan los datos al usuario. De esta forma, los agregados, modificaciones y/o mejoras se pueden
realizar sin necesidad de insertar o construir código alguno.
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En el siguiente ejemplo se presenta una plantilla correspondiente al trámite de Solicitud de
Asistencia Médica por A.R.T.
13) Gestión de Usuarios
Ante la necesidad de centralizar la información del personal que brinda funciones en el distrito,
todos los datos de los usuarios registrados se presentan en una misma tabla que cuenta con las
mismas propiedades que el resto de las tablas de la plataforma en cuanto a filtros y columnas.
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A su vez, todos los usuarios que forman parte de un Equipo de Conducción se presentan
también en otra tabla que cuenta también con las mismas propiedades.
14) Gestión de Permisos Internos y Externos
Atento a la necesidad de diferenciar las posibilidades de acceso a las distintas secciones de la
plataforma, se ha generado un criterio de permisos internos y externos.
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En cuanto a los permisos externos, están orientados hacia los usuarios que forman parte de un
Equipo de Conducción escolar. Se trata de una escala que va de menor a mayor posibilidad de
participación y acceso.
Relativo a los permisos internos, cada unos de los RR.HH que brinda funciones en el Consejo
Escolar también cuenta con una serie de permisos. De esta manera es posible dividir las facultades
de cada agente dentro del sistema.
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15) Gestión de Calendario y Vencimientos
En pos de comunicar las fechas de vencimientos relevantes, eventos importantes, etc., la
plataforma cuenta con un apartado en el que todos los eventos que allí se incorporan son mostrados
en la página principal del sitio.
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