administracion del plan de capacitacion de egasa

PROCEDIMIENTO N° 012 – EGASA – Revisión N° 4
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE
CAPACITACIÓN DE EGASA
1. OBJETIVO
El presente procedimiento establece los pasos a seguir para la formulación, aprobación,
ejecución, seguimiento y control del Plan Anual de Capacitación de EGASA.
2.
ALCANCE
Esta norma alcanza en su aplicación de manera directa a:
- Gerencia de Administración y Finanzas
- Departamento de Recursos Humanos
- Departamento de Finanzas
y de manera indirecta a todas las dependencias y personal de EGASA.
3. DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN
- Identificación de Necesidades de Capacitación
- Requerimiento de Capacitación
- Evaluación de Logros de la Capacitación
4. APROBACIÓN, DIRECCIÓN Y DIFUSIÓN
-
Aprobación
Supervisión General
Implementación y Ejecución
Divulgación y Actualización
: Gerencia General
: Gerencia de Administración y Finanzas
: Dpto. Recursos Humanos
: Dpto. Organización y Métodos e Información
5. NORMAS ESPECÍFICAS
5.1
El Plan Anual de Capacitación contiene los requerimientos y necesidades de
capacitación del personal de EGASA que hayan sido debidamente identificados,
sustentados y aprobados por los niveles jerárquicos correspondientes.
5.2
El Departamento de Recursos Humanos llevará el control del Plan Anual de
Capacitación, reportando a la Gerencia General y Gerencias de Área, la información
mensual sobre:
- Porcentaje de cumplimiento del Plan Anual de Capacitación en forma general y por
áreas.
- Porcentaje de ejecución del Presupuesto de Capacitación en forma general y por
áreas.
- Horas de capacitación brindadas por dependencia y trabajador.
- Otros adicionales que señale la Alta Dirección.
5.3 La decisión de selección de las instituciones o especialistas a cargo de los
programas de capacitación será coordinada por el Departamento de Recursos
Humanos con los usuarios de los mismos, proceso en el cual primará la calidad de
los contenidos, la experiencia y seriedad de la institución y ponentes, sobre la oferta
económica, sin que ello signifique dejar de cautelar los intereses económicos de la
Empresa.
5.4 Todos los programas y cursos de capacitación serán conducidos única y
exclusivamente por Recursos Humanos de manera integral, cargándose a la partida
presupuestal correspondiente a capacitación.
5.5 Sólo podrá proceder el pago a proveedores por concepto de capacitación, en sus
diversas formas, si el comprobante de pago correspondiente cuenta con la
conformidad expresa de Recursos Humanos.
5.6 Recursos Humanos es responsable de la labor de seguimiento correspondiente para
velar que todos los pasos del presente procedimiento sean cumplidos de manera
oportuna y adecuada.
5.7 La aceptación o solicitud de la capacitación es un acto potestativo del trabajador, que
se convierte en obligatorio cuando éste la acepta o cuando es requisito
indispensable para el cumplimiento de las funciones asignadas a éste. La negación
a participar en un proceso de capacitación por parte de los trabajadores sólo es
posible cuando exista una razón justificada, la que deberá ser presentada por escrito
al Departamento de Recursos Humanos con el V°B° de su jefatura inmediata.
5.8 El trabajador que acepta participar en un evento de capacitación está obligado a:
- Asistir obligatoriamente a todas las fechas de su desarrollo, salvo causa de fuerza
mayor debidamente autorizada por su jefe inmediato.
- No abandonar la capacitación, salvo casos de urgencia o emergencia laboral o
personal debidamente acreditadas.
- Aprobar los procesos evaluativos que considere el programa de capacitación.
De no cumplir con lo citado anteriormente, el trabajador queda expuesto a que
EGASA le haga cargo del costo de la capacitación que le correspondiese.
6.0. PROCEDIMIENTO
PASO N°
LABOR A REALIZAR
1
El Departamento de Recursos Humanos durante la elaboración del presupuesto
del ejercicio siguiente, solicitará a los jefes de cada dependencia de EGASA, la
identificación de necesidades de capacitación del personal a su cargo, con su
respectivo presupuesto, que será la base para la formulación del Plan de
Capacitación.
2
Cada Jefatura en coordinación con sus trabajadores procesará el formato
“Identificación de Necesidades de Capacitación”, en el que se consignará la
siguiente información:
- Temas sobre los cuales necesitan capacitación y/o cursos específicos
requeridos, con indicación de la institución que los dicta, inversión y fecha
requerida.
- Sustento de la necesidad y beneficios a obtenerse con la capacitación.
(Objetivos).
Hará visar el formato “Identificación de Necesidades de Capacitación” por el
Gerente de Área y lo remitirá al Departamento de Recursos Humanos
3
Recursos Humanos recibirá los formatos “Identificación de Necesidades de
Capacitación” de los trabajadores de EGASA y procederá a elaborar el “Plan
Anual de Capacitación” y el “Presupuesto Anual de Capacitación”, presentando
ambos documentos a la Gerencia de Administración y Finanzas para su revisión
en la oportunidad establecida por dicha Gerencia.
4
La Gerencia de Administración y Finanzas revisará el “Plan Anual de
Capacitación”, procediendo a su aceptación y presentación ante la Gerencia
General. El “Presupuesto Anual de Capacitación” será remitido a Finanzas para
ser incluido en el Presupuesto General de la Empresa.
5
Gerencia General, previa revisión, procederá a aprobar el “Plan Anual de
Capacitación” mediante Resolución, comunicando este hecho a Recursos
Humanos.
6
El Departamento de Recursos Humanos, a la recepción de la Resolución que
aprueba el Plan Anual de Capacitación, comunicará a todas las Gerencias
de la empresa y lo pondrá en ejecución, llevando los controles y emitiendo los
reportes que se detallan en el numeral 5.2 de la presente normativa.
PASO N°
LABOR A REALIZAR
7
La Gerencia de Área de la que depende el trabajador que requiere asistir a un
evento de capacitación, a pedido de la jefatura inmediata del trabajador,
generará a través del Sistema de Presupuestos, el documento “Requerimiento
de Capacitación” consignando la información correspondiente contenida en el
sistema, haciéndola validar por Recursos Humanos, quien verificará que el
evento de capacitación esté contenido en el Plan Anual de Capacitación y que
cuente con el presupuesto necesario.
8
Con la conformidad de Recursos Humanos y de la jefatura inmediata del
trabajador, la Gerencia de Área consignará su V°B° en el “Requerimiento de
Capacitación” y lo presentará a la Gerencia General para su aprobación final.
9
Gerencia General evaluará la solicitud, aprobándola o procediendo a
denegarla, según sea el caso.
10
Requerimiento de Capacitación es aprobado?
10A
No.- Continúa en el Paso N° 16
10B
Sí.- Remite “Requerimiento de Capacitación” a Recursos Humanos y continúa
en el paso siguiente.
11
El Departamento de Recursos Humanos procederá a efectuar los trámites de
inscripción del(os) trabajador(es) y/o de la contratación del servicio
correspondiente, comunicando al trabajador la fecha de inicio, lugar de la
capacitación y horario de la misma.
12
El Departamento de Recursos Humanos efectuará el seguimiento
correspondiente para verificar que el programa/curso se realice en las mejores
condiciones, velando porque éstas se cumplan, así como los pagos
contractuales acordados.
13
El trabajador al término de la capacitación entregará a Recursos Humanos
copia fotostática de la certificación correspondiente para ser incluida en su
legajo personal.
14
El Departamento de Recursos Humanos mensualmente emitirá los reportes de
control y evaluación de las capacitaciones programadas y ejecutadas, así como
del avance en la ejecución presupuestal correspondiente a capacitación en
general.
15
El Departamento de Recursos Humanos, en el mes de diciembre de cada año,
emitirá un récord de la capacitación anual impartida a cada trabajador,
haciéndola llegar a cada jefatura.
16
Cada jefatura inmediata a la recepción del récord de capacitación de su
personal, emitirá el formato “Evaluación de Logros de la Capacitación”,
consignando los beneficios obtenidos como producto de la capacitación
recibida por su personal, y remitiéndolo a Recursos Humanos.
17
Recursos Humanos revisa los formatos recibidos, los analiza y sugiere a las
jefaturas correspondientes, de ser el caso, opciones de capacitación
específicas para trabajadores que así lo requieran, para su inclusión en el Plan
de Capacitación del siguiente ejercicio.
18
Término del procedimiento.
APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL
N° 202/2009-EGASA DEL 16 DE DICIEMBRE DEL 2009
IDENTIFICACION DE NECESIDADES DE CAPACITACION
Código Trabajador
Apellidos y Nombres
Cargo
Gerencia
NECESIDADES DE CAPACITACIÓN PARA PROGRAMACION
Tema
Justificación
JEFE INMEDIATO
División
FECHA
/
/
Departamento
Institución Sugerida
Fecha
Probable
GERENTE DE ÁREA
Inversión
Estimada
FECHA
REQUERIMIENTO DE CAPACITACIÓN
GERENCIA
/
DIVISION
/
DEPARTAMENTO
OBJETIVOS DE LA CAPACITACION
Objetivos y Metas de SGI
Mejora de Procesos
Elevar el Nivel de Competencia
Detalle :
CODIGO
PARTICIPANTES
INSTITUCIÓN
JEFE INMEDIATO
CIUDAD
EVENTOS
FECHAS
GERENTE DE AREA
HORARIO
N° DE HORAS
INVERSION
GERENTE GENERAL
EVALUACION DE LOGROS DE LA
CAPACITACION
Fecha
/
/
Curso o Programa de Capacitación
Institución que Brindó la Capacitación
Fecha Capacitación
Logros Esperados
Cumplimiento Objetivos y Metas SGI
Mejora de Procesos
Dependencia
Incremento del Nivel de Competencia
Otros (Especifique):
Evaluador
EVALUACIÓN DE LOGROS OBTENIDOS
TRABAJADOR
Observaciones y Comentarios
Cargo del Evaluador
Sobresaliente
Bueno
Aceptable
FIRMA EVALUADOR
Fecha :
/
/
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL PLAN DE CAPACITACIÓN
RECURSOS HUMANOS
Solicita
Identificación de
Necesidades de
Capacitación
INICIO
1
2
4
JEFATURA INMEDIATA
Determina con
trabajadores
Necesidades de
Capacitación
Elabora Plan y
Presupuesto
Anual de
Capacitación
Plan Anual de
Capacitación
Recibe
Resolución que
aprueba Plan
Anual de
Capacitación
Comunica a las
dependencias de
la empresa
Efectúa trámites
de inscripción y
verifica
participación
Efectúa
seguimiento y
vela porque se
cumpla objetivos
Emite reportes
periódicos sobre
ejecución de
capacitaciones
Recibe
certificación y la
incluye en el
Legajo Personal
“Identificación
de Necesidades
de Capacitación”
Lo hace aprobar
por Gerente de
Área y lo remite a
RR.HH.
Trabajador
requiere asistir a
Capacitación de
acuerdo al plan
Solicita a Ger. de
Área que genere
“Requerimiento
de Capacitación”
GERENCIA DE ÁREA
Genera
requerimiento y
lo hace validar
por RR.HH.
Requerimiento
de Capacitación
Remite
requerimiento
aprobado a
Gerencia General
G. ADM. Y FINANZAS
GERENCIA GENERAL
1
Recibe y analiza
“Plan Anual de
Capacitación”
Recibe, analiza y
valida “Plan
Anual de
Capacitación”
Aprueba “Plan
Anual de
Capacitación”
con Resolución
Remite
Resolución que
aprueba Plan
Anual de
Capacitación
Plan Anual de
Capacitación
Envía Plan Anual
de Capacitación
a Gerencia
General
2
Trabajador asiste
a capacitación y
envía a RR.HH.
certificación
Recibe
requerimiento y
lo autoriza o
deniega
No
3
Lo autoriza?
Sí
“Récord de
Capacitación”
En diciembre
emite Récord de
Capacitación
Recibe Récord
de Capacitación
Genera
“Evaluación de
Logros de la
Capacitación”
Requerimiento
de Capacitación
3
TERMINO
Analiza logros y
sugiere opciones
de capacitación,
de ser el caso
Evaluación de
Logros de la
Capacitación
4