PROCEDIMIENTO No. 14 Página 1 de 21 Generación orden de

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PROCEDIMIENTO No. 14
Generación orden de pago no
presupuestal originada en
traslados a pagaduría
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Vigente a partir de:
29 JUN 2011
OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Generación orden de pago no presupuestal originada en traslados a
pagaduría en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación II.
ALCANCE: Unidades Ejecutoras, Establecimientos Públicos del Sector Defensa y la Policía Nacional cuando así lo
requieran.
Fecha de emisión:
Responsable del documento: Ubicación:
29 JUN 2011
Directora Financiera
Ruta: Suite Visión Empresarial >
Manuales
Página Web Ruta:
www.mindefensa.gov.co / Ministerio /
Finanzas / Manuales Financieros /
Manual SIIF II.
HISTÓRICO DE CAMBIOS
VERSIÓN No.
01
FECHA DE
EMISIÓN
29 JUN 2011
CAMBIOS REALIZADOS
Emisión inicial. Mediante Circular No. 247 MDSGDFGAD-13.3 del 29 de
junio/11.
DEPENDENCIAS PARTICIPANTES
Dirección Finanzas
Elaborado por:
Alexander Romero
Castañeda
Cargo:
Analista Financiero
Elaborado por:
Harry Palacios
Amado
Cargo:
Contratista
Fecha:
01 ABR 2011
Firma:
Fecha:
14 MAY 2011
Firma:
Gerencia Pública Activa
Revisado por:
Edilse Martinez
Castillo.
Cargo:
Coordinadora Grupo
Análisis y Difusión
Fecha:
31 MAY 2011
Firma:
Revisado por:
Clara Inés Chiquillo
Díaz
Cargo:
Directora Financiera
Fecha:
29 JUN 2011
Firma:
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o parcial
Aprobado por:
Yaneth Giha Tovar
Cargo:
Viceministra para la
Estrategia y Planeación
Fecha:
29 JUN 2011
Firma: No Aplica
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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS
TABLA DE CONTENIDO
PROCEDIMIENTO No. 14
GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADAS EN
TRASLADOS A PAGADURÍA
A.
B.
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
3.
3.1
GENERALIDADES
FLUJOGRAMA
GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON
SITUACIÓN DE FONDOS, SIN SITUACIÓN DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS
DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO ABONO A
CUENTA
Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago abono a cuenta
Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con
medio de pago abono a cuenta
Generación Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta
Pago de Orden Bancaria con medio de pago abono a Cuenta
Descarga de Archivos de Pago con medio de pago abono a cuenta
Construcción Archivo Plano por Entidad Financiera
ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA RECURSOS CON
SITUACION DE FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS
DE UNA ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO GIRO
Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago giro
Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con
medio de pago giro
Generación Orden Bancaria con medio de pago giro
Pago de Orden Bancaria con medio de Pago giro
ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA CON SITUACION DE
FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA
ORDEN DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO CHEQUE
Pág.
3
4
5
6
6
7
8
9
11
11
12
12
12
14
13
16
3.2
Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago cheque
Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con
medio de pago cheque
3.3
Generación Orden Bancaria con medio de pago Cheque
16
3.4
Pago de Orden Bancaria con medio de pago cheque
17
3.5
Asignar Cheque
18
3.6
Entregar Cheque
18
3.7
Anular Cheque
19
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4.
4.1
C.
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PAGO DE ORDENES DE PAGO NO PRESUPUESTALES DEDUCCIONES
Generación de una orden de pago no presupuestal para recursos con situación de
fondos sin situación de fondos y propios originada de una orden de pago no
presupuestal de deducciones.
NORMATIVIDAD RELACIONADA
20
20
21
PROCEDIMIENTO No. 14
GENERACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADA EN TRASLADOS A
PAGADURIA
A.
GENERALIDADES
Acogiendo la recomendación dada por el Administrador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito
Público en cuanto a la centralización de pagos para recursos Sin Situación de Fondos y Propios (aplica
para Establecimientos Públicos), a continuación se detalla paso a paso el proceso de pago de las
mismas.
Las tesorerías centralizadoras de pagos generarán las órdenes bancarias para las Órdenes de Pago
Presupuestales y no presupuestales que se encuentren en estado “Aprobada” generadas tanto por las
Subunidades como por la Unidad Ejecutora del nivel central, y girarán el valor neto de cada orden de
pago.
Es pertinente resaltar que es responsabilidad de la tesorería central establecer su calendario de pago e
informar a las Subunidades para que al momento en que éstas generen la orden de pago establezcan
como fecha límite de pago las fechas establecidas por el nivel central.
El proceso de pagos de órdenes de pagos presupuestales se presenta cuando una Subunidad Ejecutora
realiza órdenes de pago presupuestales utilizando la opción “traspaso a pagaduría”, para que efectúe el
pago la Dirección General de Crédito y del Tesoro Nacional cuando correspondan a recursos Con
Situación de Fondos, o de la Tesorería Centralizadora de Pagos cuando los recursos sean Situación de
Fondos y propios, y una vez se encuentren los recursos en las cuentas de las Subunidades Ejecutoras
las tesorerías deben culminar el proceso de pago.
Es de aclarar que el proceso de pago puede efectuarse con diferentes medios de pago tales como:
Abono a Cuenta, Giro y/o Cheque. Para lo cual se indica a continuación cada caso en particular.
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B. FLUJO GRAMA
GENERACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL ORIGINADA EN TRASLADOS A
PAGADURIA
1. GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL
Traslado Pagaduría “Orden de Pago Presupuestal”
Perfil: Pagador Central
Ruta: PAG / Pagos no Presupuestales / Ordenes de Pago No
Presupuestal / Crear Orden de Pago No Presupuestal
1.1 AUTORIZACION ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL
Orden de Pago No Presupuestal
Perfil: Pagador Central
Ruta: PAG / Administración de Órdenes de Pago / Autorizar
1.3 GENERACIÓN DE ORDEN BANCARIA
Orden de Pago No Presupuestal
Tesorería Centralizadora de Pagos (000)
Perfil: Pagador Central
Ruta: PAG / Orden Bancaria / Abono en Cuenta
1.4 PAGO DE ORDEN BANCARIA
Orden de Pago No Presupuestal
Tesorería Centralizadora de Pagos (000)
Perfil: Pagador Central
Ruta: PAG / Orden Bancaria / Pago de Orden Bancaria Medio de Pago Abono en Cuenta
1.5 DESCARGA DE ARCHIVOS DE PAGO
Órdenes de Pago No Presupuestales
Tesorería Centralizadora de Pagos (000)
Perfil: Pagador Central
Ruta: ADM / Intercambio de Información / Mecanismos Entrada-Salida / Cargar o Descargar Archivo(s)
1.6 CONSTRUCCION DE ARCHIVO PLANO POR ENTIDAD
FINANCIERA
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1. GENERACIÓN ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON SITUACIÓN DE
FONDOS, SIN SITUACIÓN DE FONDOS Y RECURSOS PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN
DE PAGO PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO ABONO A CUENTA
RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No
Presupuestal
Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo
remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal
de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago
“Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema.
Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de las órdenes de pago, ésto quiere
decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad
(regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.
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En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago para el caso que
se está desarrollando corresponde a “Abono Cuenta” y seleccionar la cuenta bancaria del tercero
beneficiario.
En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, se debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No
Presupuestal originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar
que debe ser el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada
una Orden de Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado la
anterior el tesorero de la subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden.
1.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago abono a cuenta
Una vez generada la Orden de Pago No Presupuestal el Perfil Pagador Regional de cada Subunidad
Ejecutora debe proceder a autorizar la Orden de pago No Presupuestal a través de la RUTA: PAG /
Administración de Órdenes de pago / Autorizar. El sistema presenta la siguiente pantalla:
Sobre la anterior pantalla diligenciar los siguientes campos:
Órdenes de pago: Utilizando uno o varios filtros de búsqueda el Pagador Central o Regional podrá
seleccionar la Orden de Pago No Presupuestal que requiere autorizar.
Una vez seleccionada la Orden de Pago que el usuario desea autorizar hacer clic en el botón “Aprobar”,
automáticamente el sistema generará el número consecutivo de la tarea de aprobación, y cuyo
resultado posteriormente debe ser consultado haciendo clic en el botón “Avance de Procesamiento”.
Es de tener en cuenta que el proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestal es una
tarea automática, que se ejecutará de acuerdo a la periodicidad que establezca el administrador del
sistema Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así pues los resultados del proceso de validación no
podrán verse de manera inmediata y deberán ser consultados como mínimo una hora después de ser
ejecutada la transacción.
1.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales.
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Para que una Orden de Pago sea “Aprobada” debe cumplir con una serie de requisitos que garanticen
un proceso de pago ajustado a la regulación presupuestal, y que además cumplan con los parámetros
establecidos en el sistema. Dentro de las validaciones más comunes se encuentran:
Entidad Financiera: Para los pagos a través de “Abono en Cuenta”, la entidad financiera del
“Beneficiario de Pago” debe ser un banco relacionado del “Esquema de Banco Agente” de la tesorería
responsable del pago de la Subunidad Ejecutora.
NOTA: El esquema de Banco Agente se opera a través del Perfil Pagador Regional, mediante la
RUTA: REC-Esquema Banco Agente-Creación y Administración.
Es importante aclarar que dicha parametrización hace referencia al proceso de relacionar las cuentas
bancarias de tesorería con las entidades financieras en las cuales los terceros beneficiarios abrieron las
cuentas bancarias para recibir el pago de obligaciones contraídas.
Valor Neto: El valor a pagar debe ser mayor a “cero”.
Tope de Control de Pago: El valor neto a pagar por cada Orden de pago no debe ser superior al valor
del “Tope de Pago” establecido por la tesorería responsable del pago de la Subunidad Ejecutora.
Calendario de pago: Los conceptos de gasto contenidos en la Orden de Pago No Presupuestal deben
ajustarse al calendario de pago establecido por la tesorería de la Subunidad Ejecutora.
Fecha Límite de pago: Para pagos en “Pesos” la fecha límite de pago debe ser por lo menos un día
después a la fecha en la cual se solicite la “Autorización”.
Estado de Cuenta Bancaria: Verifica que la cuenta bancaria del beneficiario de la Orden de Pago No
Presupuestal se encuentre en estado “Activa”.
Para garantizar el pago es prudente verificar el nuevo estado de las Órdenes de Pago No
Presupuestales después del proceso de “Autorización”, para garantizar que éstas hayan quedado en
estado “Aprobada” quedando disponibles para ser incluidas al momento de generar las correspondientes
Ordenes Bancarias.
1.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta
El aplicativo SIIF Nación II ofrece diversas formas de realizar los pagos de acuerdo a los medios de
pago autorizados para cada tesorería de las Subunidades Ejecutoras, producto de la parametrización
que el perfil Pagador Central haya realizado para la misma.
Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad
Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto
de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora.
El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Abono en Cuenta.
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Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos”.
Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las
Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea
inferior o igual a la fecha aquí seleccionada.
Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del
cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades bancarias donde los terceros
beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas.
Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal.
NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté
vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente.
Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se
generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago.
1.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago abono a cuenta
A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado
“Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago”
vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago
igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero
modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular.
La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la Ruta: PAG / Orden bancaria /
Pago Orden Bancaria Medio de pago Abono en Cuenta.
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Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar.
Al guardar el sistema presenta el número consecutivo de la tarea de ejecución del pago, el cual puede
ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del
estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la
Orden bancaria.
El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No
Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, adicionalmente para las órdenes bancarias con medio
de pago “Abono en Cuenta” se generará el archivo de pago en el formato de archivo definido con la
entidad financiera que actúa como “Esquema de Banco Agente”; El archivo es firmado digitalmente y
almacenado por el sistema en el repositorio de almacenamiento de evidencia digital SAFD.
1.5 Descarga de Archivos de Pago con medio de pago abono a cuenta
El Tesorero de la Subunidad Ejecutora debe considerar que el proceso de pago es una tarea automática
realizada por el sistema con determinada periodicidad por lo tanto debe esperar la culminación del
proceso para realizar la captura del archivo resultante, consulta que se realiza haciendo Clic en el Botón
“Avance de Procesamiento” de la misma transacción de pago, donde el sistema presentará el estado de
la orden bancaria “Pagada”.
Una vez verificado que la orden bancaria con medio de pago “Abono a Cuenta” se encuentra en estado
“Pagada”, el funcionario a quien se le asignó el perfil Pagador Regional deberá descargar el
correspondiente archivo de pago para posteriormente remitirlo a la Entidad Financiera para que dicha
instancia efectúe la dispersión de fondos a las cuentas bancarias vinculadas a las Órdenes de Pago No
Presupuestales.
El archivo de pago debe ser descargado por la RUTA: ADM/ Intercambio de Información/Mecanismo
de entrada/salida/Cargar-Descargar archivos(s) seleccionando la opción “Descargar” el sistema trae la
siguiente pantalla:
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Transacción del sistema: Se debe seleccionar la transacción de pago de órdenes bancarias con medio
de pago “Abono a Cuenta” identificada con el código (PAG047).
Esquema de Banco Agente: Seleccionar el esquema de Banco Agente a través del cual se realizó el
pago de la orden bancaria.
Estado Archivo: Seleccionar el estado “Generado”, posteriormente dar Clic en el botón “Buscar” para
que el sistema presente los archivos de pago disponibles para descargar.
Archivo Disponible para Descarga: Seleccionar el archivo de pago que se requiere enviar a la Entidad
Financiera para la dispersión de fondos. Al hacer Clic en el botón descargar automáticamente será
almacenado en el escritorio del equipo el archivo plano que contiene los datos de pago de la orden
bancaria.
NOTA: Una vez descargado deberá ser remitido a la Entidad Financiera de acuerdo con la estructura
que cada una de ellas ofrezca para su recepción.
La estructura del archivo plano es la siguiente:
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1.6 Construcción Archivo Plano por Entidad Financiera
Las Unidades y Subunidades Ejecutoras deben coordinar con el Aérea de Sistemas de las Entidades
Financieras para que dichas instancias construyan un convertidor tomando como fuente el archivo plano
que genera el sistema SIIF Nación II y posteriormente proceder a dispersar los recursos a los terceros
beneficiarios.
El anterior procedimiento se adelantará hasta tanto el Ministerio de Hacienda y Crédito Público
desarrolle con el sistema financiero un único archivo de descargas de pago.
En el evento de presentarse rechazo en alguno de los pagos la tesorería de las Subunidades Ejecutoras
deberán corregir la causal de rechazo y volver a lanzar el pago en el sistema bancario hasta realizar
exitosamente el pago.
2.
ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA RECURSOS CON SITUACION DE
FONDOS, SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO
PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO GIRO
Generación Orden de Pago No Presupuestal para recursos con situación de fondos, sin situación de
fondos y recursos propios originadas de una orden de pago presupuestal con medio de pago “Giro”, se
adelanta de la siguiente manera:
RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No
Presupuestal
Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo
remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal
de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago
“Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema.
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Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de órdenes de pago, ésto quiere
decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad
(regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.
En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago, para el caso que
se está desarrollando corresponde a “Giro”.
En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No Presupuestal
originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar que debe ser
el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada una Orden de
Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado lo anterior el
tesorero de la Subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden.
2.1
Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de Pago Giro
La autorización de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantará de conformidad con lo indicado en
el Numeral 1.1 “Autorización Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento.
2.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio
de pago Giro.
Las validaciones de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantarán de conformidad con lo indicado
en el Numeral 1.2 “Validaciones a la Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento.
2.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Giro.
La generación de la orden bancaria con medio de pago giro se presenta especialmente en los procesos
de: nómina e impuestos que se pagan vía electrónica, por ejemplo, para el caso de la nómina la Orden
de Pago Presupuestal se registró al NIT de la Subunidad Ejecutora con “traspaso a tesorería” para lo
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cual la Subunidad tendrá que generar una Orden de Pago No Presupuestal al mismo NIT, es decir, el de
cada Regional y posteriormente culminar el proceso de pago en el aplicativo SIIF Nación II.
Así mismo, la dispersión de los recursos para la nómina debe realizarse por parte de las tesorerías de
las Subunidades a través de su Entidad Financiera por fuera del aplicativo SIIF Nación II mientras el
Administrador del sistema Ministerio de Hacienda y Crédito Público incluye el manejo de la nómina con
pago a beneficiario final.
Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad
Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto
de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora.
El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Giro.
Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos”
Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las
Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea
inferior o igual a la fecha aquí seleccionada.
Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del
cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades financieras donde los terceros
beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas.
Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal.
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NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté
vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente.
Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se
generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago.
2.4 Pago de Orden Bancaria con medio de Pago Giro
A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado
“Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago”
vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago
igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero
modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular.
La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la Ruta: PAG / Orden bancaria /
Pago Orden Bancaria Medio de pago Giro.
Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar.
Al guardar el sistema presenta el número consecutivo de la tarea de ejecución del pago, el cual puede
ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del
estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la
Orden bancaria.
El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No
Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, adicionalmente para las órdenes bancarias con medio
de pago “Giro”.
3.
ORDENES DE PAGOS NO PRESUPUESTALES PARA CON SITUACION DE FONDOS, SIN
SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADAS DE UNA ORDEN DE PAGO
PRESUPUESTAL CON MEDIO DE PAGO CHEQUE
Generación Orden de Pago No Presupuestal para recursos con situación de fondos, sin situación de
fondos y recursos propios originados de una orden de pago presupuestal con medio de pago “Cheque”,
se adelanta de la siguiente manera:
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PROCEDIMIENTO No. 14
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Vigente a partir de:
29 JUN 2011
RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No
Presupuestal
Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo
remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal
de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago
“Orden Pago Egresos Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema.
Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de órdenes de pago, ésto quiere
decir que aún están pendientes por culminar su proceso de pago desde la tesorería de la Subunidad
(regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la siguiente pantalla.
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En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago, para el caso que
se está desarrollando corresponde a “Cheque”.
En la carpeta “Ítem de Afectación del Gasto”, debe seleccionar el código 2-60-02 “Pago No Presupuestal
originado de Orden de Pago de Gastos Presupuestales”, digitando el valor (neto) a pagar que debe ser
el mismo indicado en la orden de pago presupuestal. Con esta operación queda creada una Orden de
Pago no presupuestal para lo cual el sistema genera el número de orden. Efectuado lo anterior el
tesorero de la subunidad Ejecutora debe proceder a autorizar dicha orden.
3.1 Autorización Orden de Pago No Presupuestal con medio de pago Cheque
La autorización de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantará de conformidad con lo indicado en
el Numeral 1.1 “Autorización Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento.
3.2 Validaciones del proceso de Autorización de Órdenes de Pago No Presupuestales con medio
de pago Cheque
Las validaciones de la Orden de Pago No Presupuestal se adelantarán de conformidad con lo indicado
en el Numeral 1.2 “Validaciones a la Orden de Pago No Presupuestal” del presente procedimiento.
3.3 Generación Orden Bancaria con medio de pago Cheque
La generación de la orden bancaria con medio de pago cheque se presenta en los casos en que el
tercero beneficiario por razones justificadas no suministra una cuenta bancaria, por lo tanto, la Tesorería
de la Subunidad deberá acudir al medio de pago Cheque.
Para el registro de la Orden Bancaria es necesario que previamente la tesorería de la Subunidad
Ejecutora haya creado y tenga activo el Esquema de Banco Agente, operación que se genera producto
de la parametrización previa que realizó el perfil Pagador Central en cada Unidad Ejecutora.
El perfil Pagador Regional debe seguir la Ruta: PAG / Orden bancaria / Cheque.
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Seleccionada la transacción el usuario debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo de Moneda: Seleccionar el tipo de moneda de pago “Pesos”
Fecha de Pago: Registrar la fecha de pago de la Orden Bancaria. Al realizar la búsqueda de las
Órdenes de Pago No Presupuestales el sistema presentará aquellas cuya fecha límite de pago sea
inferior o igual a la fecha aquí seleccionada.
Esquema de Banco Agente: Seleccionar el Esquema de Banco Agente (cuenta bancaria) a través del
cual se realizará la dispersión de fondos a las diferentes entidades financieras donde los terceros
beneficiarios de las Órdenes de Pago No Presupuestales tienen sus cuentas registradas.
Órdenes de Pago: Seleccionar Orden Pago Presupuestal No Presupuestal.
NOTA: El sistema solamente presentará las órdenes de pago no presupuestales cuyo banco esté
vinculado como banco relacionado en el Esquema de Banco Agente que se seleccionó previamente.
Al guardar la transacción el sistema presentará el número consecutivo de la Orden Bancaria que se
generó, el cual debe ser tenido en cuenta para su posterior pago.
3.4 Pago de Orden Bancaria - Cheque
A través de esta transacción el perfil Pagador Regional selecciona las Ordenes Bancarias en estado
“Generada” que previamente ha creado, obteniendo de ellas la información de las “Ordenes de Pago”
vinculadas. Es necesario aclarar que el sistema solo presentará las Ordenes de Pago con fecha de pago
igual a la fecha del sistema, por lo tanto para aquellas creadas en fechas anteriores se deberá primero
modificar su fecha de pago por la Ruta: PAG / Orden bancaria / Modificar-Anular.
La generación del pago de la Orden Bancaria se efectúa a través de la RUTA: PAG / Orden bancaria /
Pago Orden Bancaria Medio de pago Cheque.
Ordenes bancarias: Seleccione la Orden Bancaria que requiere pagar.
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ser consultado haciendo clic en el botón “Avance Procesamiento” donde se presentará el detalle del
estado de avance de la tarea para cada una de las Órdenes de Pago No Presupuestal incluidas en la
Orden bancaria.
El resultado de este proceso es la generación del estado “Pagado” a las Orden de Pago No
Presupuestales incluidas en la Orden Bancaria, para las órdenes bancarias con medio de pago
“Cheque”.
3.5 Asignar de Cheque
Una vez la orden bancaria se encuentre en estado “Pagado” la Subunidad Ejecutora debe asignar un
cheque para cada Orden de Pago No Presupuestal a través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores
Asignar Cheques, teniendo especial cuidado en digitar en el aplicativo SIIF Nación II el número del
cheque el cual debe ser consistente con el que se va a entregar al tercero beneficiario.
Con fundamento en la anterior pantalla, se debe diligenciar los siguientes campos:
Orden Bancaria: Seleccionar la Orden Bancaria correspondiente con medio de pago cheque.
Efectuado lo anterior el sistema presenta la carpeta “Chequeras”, debiéndose dar clic en el botón de
búsqueda del campo “Seleccionar Chequera”, para que el sistema traiga la información, posteriormente
se selecciona el estado “Girado” y posteriormente se da Clic en el botón Guardar.
Con lo anterior el sistema asigna un cheque a la Orden de Pago No Presupuestal.
3.6 Entrega de Cheque
A través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores /Entregar Cheques, el tesorero de la Subunidad
Ejecutora hace la entrega del cheque al beneficiario final.
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NOTA: Las Subunidades Ejecutoras deben tener presente que si efectúa entrega de cheques debe
evitar que éstos contengan enmendaduras, tachones, textos incorrectos, insuficiencia de recursos o
cualquier causal que genere la devolución del cheque, teniendo en cuenta que ello conlleva a una
sanción del 20% del importe del mismo, cuando la devolución sea por causa del librador del cheque de
acuerdo con lo dispuesto en la normatividad legal vigente.
3.7 Anulación de Cheque
El tesorero de la Subunidad Ejecutora en caso de requerirse podrá anular cheques con los debidos
soportes a través de la RUTA: PAG/Cheques/Títulos Valores /Anular Cheques/con estado
disponible/con estado asignado o entregado, según corresponda.
La Anulación del Cheque se presenta cuando el mismo quedó mal elaborado o cuando al momento de
haberse entregado a los beneficiarios no lo cobraron en un lapso de seis (6) meses, para lo cual, el
tesorero de la Subunidad Ejecutora debe anularlo e informar al Área Contable para efectos de la
constitución el acreedor vario y posteriormente efectuar la consignación de los recursos a la Dirección
General de Crédito Público y del Tesoro Nacional. Ver Procedimiento No. 21 Acreedores Varios del
Manual de Políticas y Procedimientos SIIF Nación II.
4.
PAGO DE ORDENES DE PAGO NO PRESUPUESTALES DEDUCCIONES
4.1 GENERACION DE UNA ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL PARA RECURSOS CON
SITUACION DE FONDOS SIN SITUACION DE FONDOS Y PROPIOS ORIGINADA DE UNA
ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL DE DEDUCCIONES.
RUTA: Pagos no Presupuestales Ordenes de pago No Presupuestal / crear orden de pago No
Presupuestal
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Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los siguientes campos:
Tipo Documento Origen: Seleccioné el botón “Tipo documento Origen” para lo cual el sistema lo
remite a un botón de búsqueda debiendo seleccionar: orden de pago presupuestal y no presupuestal
de deducciones, y dar Clic en el botón de búsqueda para llegar a seleccionar el tipo de orden de pago
“Orden Pago Egresos No Presupuestal” utilizando los filtros que facilita el sistema.
Si efectuada la búsqueda anterior el sistema muestra la información de las órdenes de pago no
presupuestales de deducciones, ésto quiere decir que aún están pendientes por culminar su proceso de
pago desde la tesorería de la Subunidad (regional) al beneficiario final, tal y como se observa en la
siguiente pantalla.
En dicha transacción se debe seleccionar la fecha límite de pago y el medio de pago según
corresponda el cual puede ser: Abono Cuenta, Giro o Cheque, para lo cual el sistema trae la
información de Ítem de Afectación de Pagos No presupuestales debiéndose seleccionar el código 2 – 60
– 04 “Cancelación de Pasivos Originados en Deducciones por Traslado a Pagaduría.
Efectuado lo anterior para el caso de abono al cuenta se adelantará de conformidad con lo dispuesto en
los Numerales 1.3; Generación Orden Bancaria Abono a Cuenta; Numeral 1.4 Pago de Orden Bancaria
Abono a Cuenta; 1.5 Descarga de Archivos de Pago Abono a Cuenta; 1.6 Construcción de Archivo
Plano por Entidad Financiera.
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Para el medio de pago Giro se efectuará de acuerdo con los Numerales 2.1 Autorización Orden de Pago
No Presupuestal con medio de Pago Giro; Validaciones del Proceso de Autorización de Órdenes de
Pago No Presupuestales con medio de pago Giro; 3.1 Generación Orden Bancaria con medio de pago
Giro; 3.2 Pago de Orden Bancaria con medio de Pago Giro.
Para el medio de pago Cheque se registrará de acuerdo con los Numerales 3.1 Autorización Orden de
Pago No Presupuestal con medio de pago Cheque; 3.2 Validaciones del proceso de Autorización de
Órdenes de Pago No Presupuestales con medio de pago Cheque; 3.3 Generación Orden Bancaria con
medio de pago Cheque; 3.4 Pago de Orden Bancaria con medio de pago Cheque; 3.5 Asignar de
Cheque; 3.6 Entregar Cheque; 3.7 Anular Cheque.
C. NORMATIVIDAD RELACIONADA
DECRETOS
Decreto 2789 del 31-ago/04 “Por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información
Financiera SIIF Nación”.
Decreto 4318 del 30-nov/06 “Por el cual se modifica el Decreto 2789 de 2004 que reglamenta el
Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF-Nación”.
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