ACCESS

ACCESS: PRÓLOGO
ACCESS
EJERCICIO PRÓLOGO
ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS: TABLAS, CONSULTAS, FORMULARIOS E INFORMES
ACCESS es un programa de gestión de bases de datos.
Una base de datos es un conjunto estructurado de datos entre los que
existe algún vínculo común.
Ejemplos: datos de una empresa (clientes, empleados, proveedores, productos...), de una biblioteca (volúmenes, títulos, estanterías, salas...), de un instituto (niveles, grupos, alumnos, profesores...), de un aeropuerto (vuelos, compañías, terminales...). En estos casos, el vínculo común es la empresa, la biblioteca,
el instituto o el aeropuerto
Access permite crear una base de datos y gestionarla (es decir, realizar
consultas a dicha base, introducir nuevos datos, suprimir otros, etc.).
ACTIVIDAD:
La estructura de una base
de datos puede comprobarse
abriendo alguna de las plantillas
descargables online desde la
ventana de presentación del
programa. Aquí utilizaremos
para ello la base de datos
NORTHWIND que se incluye en
el apartado Ejemplo.
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En nuestro caso, para abreviar, puedes descargar directamente en tu pendrive el archivo Northwind.zip desde la web del módulo y, a continuación, descomprímelo. Desde el pendrive, abre el archivo descomprimido (doble clic sobre
el mismo).
2º.- Al abrirse la base de datos aparecerá el siguiente mensaje de presentación:
Este es un formulario que personaliza la base de datos en función del empleado seleccionado. Pero ahora mismo no nos interesa averiguar cómo funciona. Deja el empleado que aparece por defecto y pulsa Iniciar sesión.
La pantalla que aparece es la correspondiente al formulario de Inicio. Tampoco interesa demasiado, de momento. Hay que profundizar un poco más para
acceder a la estructura básica de la base de datos.
Haz clic en la doble
flecha del Panel de
exploración
para
acceder al panel
con los objetos de
la base de datos..
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El panel de exploración también ha sido personalizado para esta base de
datos en concreto. Para visualizar el panel “genérico” hace falta un paso más:
Haz clic en esta
flecha y selecciona
la opción Tipo de
objeto.
El Panel de exploración adopta este aspecto:
Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos son los objetos típicos de cualquier base de datos. De momento nos limitaremos a los 4 primeros.
Cierra el formulario Inicio haciendo clic en
el aspa de la esquina superior derecha de la
ventana del mismo
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TABLAS:
Incluyen todos los datos que queramos almacenar sobre cualquier elemento: clientes, empleados, artículos...
Para acceder a las tablas, haz
clic en esta flecha
A continuación, haz doble clic sobre la primera tabla (están en orden alfabético) de la base: Clientes.
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Tabla Clientes
Cada uno de los datos almacenados sobre los clientes
es un campo. Los campos se disponen en columnas.
Cada cliente
de la tabla es
un registro.
Los registros
se disponen
en filas
Todas las tablas de la base tienen la misma estructura. Su creación requiere
una cuidadosa planificación previa, así que lo dejaremos para más adelante.
CONSULTAS:
Son instrucciones que se proporcionan al programa para que extraiga de la
base de datos y muestre sólo aquella información que nos interesa en cada momento.
La información se muestra a su vez en forma de tabla aunque ocupa mucho
menos espacio en el disco que una tabla (ya que lo que se almacena es sólo la
instrucción y no los datos).
ACTIVIDAD:
Como ejemplo, vamos a hacer una consulta sobre la tabla Empleados que
nos muestre sólo los apellidos y el nombre de los empleados que sean representantes de ventas (pág. sig.):
1º.- Cierra en primer lugar la tabla Clientes, haciendo clic en el aspa de la
ventana correspondiente a la tabla.
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2º.- Despliega las consultas de la base de datos en el panel izquierdo (Todos los objetos de Access)
3º.- Selecciona la opción Crear de la cinta de opciones del programa:
Haz clic en el botón
Diseño de consulta.
En el cuadro Mostrar tabla
selecciona la tabla Empleados y
haz clic en Agregar. A continuación, haz clic en Cerrar.
Doble clic sobre el campo Apellidos. Luego,
haz doble clic sucesivamente sobre los campos Nombre y Cargo.
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4º.- La mitad inferior de la ventana presenta la forma de una tabla.
En la mitad inferior de la ventana
aparecerán, en diferentes columnas,
los campos seleccionados y el nombre
de la tabla a que pertenecen.
5º.- A continuación, indicaremos al programa que sólo queremos mostrar
los vendedores que sean representantes de ventas:
En la fila Criterios de la columna Cargo, escribe Representante de ventas y
desactiva la casilla Mostrar (dado que
todos los empleados serán representantes de ventas, no tiene sentido
mostrar este dato).
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7º.- En el penúltimo paso, ejecutaremos la consulta para ver los resultados:
Haz clic sobre el botón Ejecutar en la
pestaña Diseño de la cinta de opciones
Los resultados se visualizan en forma de tabla de 2 columnas (ya que sólo
nos interesan dos campos: apellidos y nombre; el campo Cargo lo hemos ocultado, aunque sirve para filtrar los datos).
Para guardar la consulta, haz clic
sobre el icono de disquete de la barra de
Office..
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En el cuadro de diálogo en el que se nos pide
un nombre para la consulta escribe Representantes de ventas y pulsa Aceptar
Cierra la consulta y observa cómo su nombre aparece en la lista de consultas del panel izquierdo. En adelante, para conocer cuáles son los empleados que
ocupan el cargo de representante de ventas ya sólo será necesario seleccionar y
abrir esta consulta.
Este, no obstante, es ya un ejemplo de cierta complejidad;
convendrá, para ir paso a paso, retroceder un poco y empezar
con consultas más simples que no incluyan filtrado de datos ni
ocultación de campos (como la anterior).
FORMULARIOS:
No son, en general, más que una forma distinta (más atractiva) de presentar en pantalla los datos de las tablas y facilitan, además, la introducción de datos. Suelen incluir botones que permiten ejecutar ciertas acciones.
Los formularios tienen estructura de fichas. A cada registro de la tabla corresponde una ficha. A continuación se muestra el formulario Detalles de Clientes
de la base de datos Northwind:
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Clic aquí para añadir un nuevo
cliente (registro)
Clic aquí para pasar al siguiente cliente (registro)
Clic aquí para ir al último
cliente (registro)
El formulario Detalles de clientes incluye elementos adicionales, como: botones asociados a acciones, una lista de búsqueda de clientes y una pestaña adicional con un subformulario de pedidos. Todos esos objetos no forman parte,
necesaria de un formulario y, de momento, no los trataremos.
ACTIVIDAD:
Crear un formulario simple es muy sencillo. Haremos uno que muestre cada producto en una ficha independiente:
1º.- Despliega la lista de tablas en el panel izquierdo Todos los objetos de
Access. Selecciona, sin abrirla, la tabla
2º.- En la cinta de opciones del programa,.selecciona con un solo clic la tabla Productos.
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2º.- En la cinta de opciones del programa, en la pestaña Crear, haz clic en el botón Formulario
La creación del formulario es inmediata (si bien se trata de un formulario
muy básico, sin formato):
Esto es un subformulario, que muestra los
proveedores que suministran el producto a
la empresa
3º.- Para guardar el formulario haz clic en el icono de disquete de la barra
de herramientas; acepta el nombre propuesto (Productos).
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Cierra el formulario y despliega la lista de formularios del panel izquierdo
Todos los objetos de Access. Observa cómo en la lista aparece el nombre del
formulario recién creado. Finalmente, cierra el formulario.
INFORMES:
Presentan los datos de las tablas o de las consultas con un formato adecuado para su impresión y presentación por escrito.
De momento, no crearemos ninguno.
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