CAPITULO IV. “ DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CAPITULO IV.
“ DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE BASADO EN
EL MODELO COSO PARA LA COMPETITIVIDAD DE LAS EMPRESAS
DEDICADAS A LA CONSTRUCCIÓN DE CARRETERAS UBICADAS EN EL
GRAN SAN SALVADOR” (CASO PRACTICO APLICACIÓN DEL MODELO
COSO)
1. GENERALIDADES
El presente capitulo contiene la propuesta de un
Sistema de Control Interno
Contable basado en el modelo COSO, el cual será de mucha utilidad para las
Empresas dedicadas a la Construcción de Carreteras, que desean implementar
las herramientas de control que les permita desarrollar actividades y operaciones
eficientes.
Hoy en día el país se encuentra en una etapa de reconstrucción, situación que es
beneficiosa para las empresas constructoras, oportunidad que les permite dar a
conocer su calidad de servicio, logrando de esta forma una mayor competitividad .
Debe tomarse en cuenta que la aplicación de un Sistema de Control Interno
contable basado en el modelo COSO para las Empresas Constructoras, es de
carácter voluntario y de acuerdo a las exigencias del mejoramiento continuo de
sus operaciones, logrando así el cumplimiento de sus objetivos y metas.
2. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA
El sistema de control interno contable basado en el modelo COSO, permitirá
desarrollar una gestión empresarial eficiente, mediante la aplicación de controles,
verificaciones de cumplimiento de objetivos, políticas y procedimientos, la
evaluación de las operaciones y el análisis de los resultados para la toma de
decisiones. De acuerdo a los avances tecnológicos y logros obtenidos por la
globalización es de vital importancia
que los empresarios
tengan como
herramienta un Sistema de Control Interno Contable basado en el Modelo COSO,
para que les ayude a prevenir problemas o irregularidades.
La implementación de este diseño es de mucha importancia para las Empresas
Constructoras, ya que les ayudará a fortalecer y mejorar el desarrollo de sus
operaciones, lo que les permitirá señalar las áreas que presentan deficiencias de
control interno, así como también presentar a la administración una herramienta
de análisis lo que les ayudará a medir la eficiencia de sus operaciones.
3. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
3.1. OBJETIVO GENERAL
Elaborar un sistema de control interno contable basado en el modelo coso, que
contribuya a generar competitividad en las empresas constructoras de carreteras,
ubicadas en el Gran San Salvador.
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
•
Elaborar esquemas que faciliten la comprensión de los procesos del
sistema de control interno contable.
•
Establecer patrones de conducta para mejorar el funcionamiento de las
operaciones en las empresas constructoras de carreteras.
•
Proporcionar información de factores de identifiquen y analicen riesgos
relevantes para el logro de los objetivos.
•
Definir políticas y procedimientos que deben de seguir las empresas, en la
implementación de un Sistema de Control Interno Contable basado en el
modelo COSO.
•
Proporcionar medios de información para obtener una comunicación
oportuna, que ayude a la toma de decisiones.
•
Facilitar a las Empresas constructoras de carreteras, evaluaciones que les
permita detectar deficiencias y corregirlas oportunamente en el curso de
sus operaciones.
4. ESQUEMA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Presentamos el Diseño del Sistema de Control Interno Contable, el cual consta de
cuatro Fases. La Fase I comprende la entrada de datos en las Áreas de Recursos
Humanos
y Operativa Financiera, la Fase II se basa en el desarrollo de los
procesos de los componentes de Control Interno Contable, según el Modelo Coso
desarrollando cada uno de sus factores, la Fase III establece los resultados
mediante el cumplimiento de
los Objetivos y se determina el grado de
competitividad de la empresa, y la Fase IV concluye con la retroalimentación del
Sistema, mediante el análisis correctivo. A continuación se presenta la descripción
de cada uno de las fases del Sistema de Control Interno Contable.
4. ESQUEMA DE DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Fase de Proceso
AMBIENTE DE CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGO
Fase de inicio
R.R.H.H., AREAS
DE OPERACIÓN
FINANCIERA
ACTIVIDADES DE CONTROL
Fase de Resultados
OBJETIVOS:
OPERACIÓN
FINANCIERO
CUMPLIMIENTO
COMPETITIVIDAD
♦
♦
♦
INFORMACIÓN Y COMUNICACION
♦
♦
SUPERVISION
ANÁLISIS CORRECTIVO
♦
Rentabilidad Sobre
Ventas
Rentabilidad Sobre
Activos Totales
Margen de Utilidad
Bruta
Rentabilidad Sobre
Patrimonio
Rentabilidad Sobre
Capital Social
Capacidad de pago
de intereses
4.1 CATEGORIAS DE LOS OBJETIVOS DE COSO
De acuerdo a la fase III del esquema presentado anteriormente, el modelo COSO
propone una categorización de objetivos que pretende unificar los puntos de vista al
respecto. Tales categorías son las siguientes:
a) Eficiencia y Eficacia de las operaciones, son aquellos relacionados con la
efectividad y eficiencia de las operaciones de la organización. Este objetivo esta
relacionado con los controles que la administración debe adoptar, para
protección de sus operaciones.
b) Confiabilidad de los Estados Financieros; este objetivo tiene relación con las
políticas, métodos y procedimientos dispuestos por la administración para
asegurar que la información financiera elaborada por la entidad es valida y
confiable, al igual que revela la razonabilidad en los informes.
c) Cumplimiento de las Leyes y Regulaciones; esta dirigido a la adherencia a
leyes y reglamentos estatales así como también, a las políticas emitidas por la
gerencia.
5. DESARROLLO DEL SISTEMA
5.1 COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
5.3 AMBIENTE DE
CONTROL
5.3.5
Estructura
Organizacional
5.3.1
Integridad y
valores
éticos
5.3.4 Filosofía y
estilo de
operación de la
administración
5.3.2
Compromiso
para la
competencia
5.3.3 Consejo
de
administración
o Comité de
auditoria
EVALUACIÓN DEL COMPOMENTE
5.1.1. Integridad y valores éticos
Este factor trata sobre la concientización del personal del departamento de contabilidad
y demás personal involucrado en actividades contables de su compromiso personal y la
calidad del trabajo.
Objetivo: Lograr que los empleados sean eficientes, productivos y competitivos
a) El personal involucrado en actividades contables deben de contar con un programa o
código de conducta, valores morales y éticos.
b) Debe comunicársele al personal que ingresa a la empresa, el compromiso por la
integridad y valores éticos necesarios en las empresas constructoras dedicadas a la
construcción de carreteras
c) El personal deberá contar con un programa de capacitación anual.
d) Debe proporcionársele a todo el personal de la empresa información o seminarios
sobre valores morales y éticos.
e) Las actividades realizadas por el personal de las empresas constructoras dedicadas
a la construcción de carreteras deben basarse en honestidad y rectitud.
f) Debe hacerse conciencia a los empleados sobre honestidad, para admitir las
equivocaciones y corregirlas a la brevedad posible.
g) Se tiene que transmitírsele a los empleados actitudes positivas y proactivas
h) Tiene que hacerse conciencia al personal desechar la discriminación y manipulación
en cualquiera de sus formas de expresión.
i) Debe comunicarse efectivamente la actitud hacia la administración del riesgo a
quienes tienen actividades derivadas en las empresas dedicadas a la construcción de
carreteras.
j) Se le debe inculcar al personal a trabajar en equipo siempre, disfrutando de aportar
valor agregado al trabajo, sirviendo a los demás para lograr las metas de la empresa.
5.1.2 Compromiso para la competencia
Factor que comprende la evaluación, Capacitación y Rotación del Personal de la
empresa.
Objetivo: Que los empleados posean un nivel de competencia, que permita
comprender la importancia del desarrollo y mantenimiento de controles.
a) Los métodos de contratación del personal para las empresas constructoras de
carreteras, deben de asegurar que el candidato posea el nivel de preparación y
experiencia que se ajuste a los requisitos del puesto.
b) El personal debe contar con un nivel de competencia profesional requerido por las
empresas constructoras de carreteras.
c) Debe definirse adecuadamente el conocimiento y las habilidades específicamente
requeridos para las actividades de las empresas constructoras de carreteras.
d) Se tiene que analizar detenidamente las tareas que realiza cada empleado.
e) Los registros de los empleados se tienen que actualizar periódicamente.
f) Los registros de los empleados deben mostrar
las habilidades y conocimientos
adquiridos dentro de la empresa.
g) Deben analizarse las tareas asignadas al personal relacionado con
actividades
contables.
h) Tiene que evaluarse al personal periódicamente sobre conocimientos y habilidades
obtenidas en empresas dedicadas a la construcción de carreteras, necesarias para
desempeñar sus funciones.
i) El personal tiene que recibir la orientación, capacitación y adiestramiento necesario
en forma práctica y metódica de las actividades de las empresas constructoras
dedicadas a la construcción de carreteras.
j) Debe de dársele seguimiento a las evaluaciones que se le realizan al personal.
5.1.3 Comité de cumplimiento del control interno contable
Factor que comprende un consejo de administración o consejo de auditoria que vigilan
y dan atención al sistema de control interno
Una activa y eficiente junta o comité de auditoria deberán estar integrados de la
siguiente manera:
Presidente del comité
: Director Presidente
Vicepresidente del comité : Gerente General
Secretario del comité
: Auditor Interno
Primer vocal
: Gerente Administrativo
Segundo vocal
: Gerente Financiero
Tercer vocal
: Gerente de Proyectos
Comité de cumplimiento de control interno
•
Establecer la misión y visión de la entidad.
•
Supervisa, revisa y aprueba los objetivos generales que se deben cumplir.
•
Delega específicamente la responsabilidad y autoridad.
•
Evaluación de la consistencia los presupuestos operativos.
•
Autoriza y aprueba las estrategias, los planes de operación y las políticas de la
administración para el logro de los objetivos.
•
Asumir la responsabilidad de los sistemas de control interno contable.
•
Vigilar dar seguimientos a los sistemas de control interno contable.
•
Aportar planes para el mejoramiento continuo
5.1.4 Filosofía y estilo de operaciones de la entidad
Factor cuya finalidad es de hacer del conocimiento del personal la naturaleza y
actividades de la empresa.
Objetivo: Transmitir a todos el personal
de manera sencilla, su compromiso con
respecto de los controles internos y valores éticos.
a) Los objetivos establecidos por la administración para las operaciones de las
empresas constructoras, deben de estar acorde a la realidad de la empresa.
b) Se debe estar conciente sobre la naturaleza de los riesgos en que pueden incurrir
la empresa constructora de carreteras.
c) Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso propiedad de la
empresa constructora de carreteras.
d) Contar con un programa de rotación de empleados.
e) Se tiene que establecer una interacción entre el departamento de contabilidad y
personal de actividades derivadas.
f) La función de contabilidad debe de ser percibida como un elemento importante
del sistema global del control dentro de las empresas dedicadas a la construcción
de carreteras.
g) La función de contabilidad deberá de estar centralizada
h) Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información
i) Establecer información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la administración y control.
j) Asegurar que todas las acciones de la empresa constructora se desarrollen en el
marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
5.1.5 Estructura Organizativa
Este factor propone establecer un organigrama de las áreas funcionales de las
empresas constructoras de fácil comprensión.
Objetivo: Hacer del conocimiento del personal los niveles jerárquicos dentro la
empresa.
a) Tiene que existir la segregación de funciones en las empresas constructoras
b) A Cada empleado tiene qué tener bien definida la delimitación de su responsabilidad.
c) Los empleados a quienes se les ha delegado autoridad, están obligados a operar
según lo encargado.
d) Los empleados deben reportar a diario sus actividades realizadas durante el día.
e) Debe proporcionárseles el respectivo manual de funciones a cada uno de los
empleados.
f) La estructura Organizativa debe de facilitar el flujo de información.
g) Las actividades deben ser planeadas y controladas de manera que se desarrollen
para el cumplimiento de los objetivos y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables
a las empresas constructoras.
h) En las empresas dedicadas a la construcción de carreteras tiene que haber
información apropiada para determinar el nivel de autoridad y el alcance de las
responsabilidades de cada individuo.
i) Se deben establecer políticas y procedimientos para el manejo del personal, que den
como consecuencia personal competente y digno de confianza, para un sistema
efectivo de control interno.
j) Debe proporcionarse recurso suficiente para entrenar al personal en actividades de
las empresas dedicadas a la construcción de carreteras.
ASAMBLEA GENERALDE
ACCIONISTA
Organigrama de la empresa
AUDITORIA EXTERNA
JUNTA DIRECTIVA
AUDITORIA INTERNA
ASESORIA
TECNICA
ASESORIA LEGAL
DIRECTOR PRESIDENTE
GERENTE GENERAL
GERENTE FINANCIERO
GERENTE
ADMINISTRATIVO
COMITÉ DE CUMPLIMIENTO
DEL CONTROL INTERNO
CONTABLE
GERENTE DE PROYECTOS
GERENTE DE RECURSOS
HUMANOS
ASISTENTE
CONTADOR
GENERAL
ASIST. FINANCIERO
SUPERINTENDENTE DE
ADMINISTRATIVO
SECRETARIA
RECEPCIONISTA
ASISTENTE DPTO.
RECURSOS HUMANOS
PROYECTOS
AUXILIAR COSTOS
AUXILIAR GASTOS
SECRETARIA AUXILIAR
INGENIEROS
INDUSTRIALES
GENERALES
CONTABLE
RESIDENTES
MENSAJERO
SUPERVISORES O
MAESTROS DE OBRA
ORDENANZA
AUXILIARES
SECRETARIA DEPTO.
PROYCTOS
BODEGUERO
5.2 Componente 2: Proceso operacional de la evaluación de riesgo
5.2 EVALUACIÓN DEL
RIESGO
EVALUACIÓN DEL
COMPOMENTE
5.2.1 Categoría de Objetivos
5.2.2 Cobertura de Objetivos
5.2.3 Identificación de riesgos
5.2.4 Análisis de Riesgos
5.2.5 Circunstancias que
demandan atención especial de
Riesgos
5.2.1 Categoría de Objetivos
Factor en el cual se establece las categorías de los objetivos del control interno
contable que puedan aplicarse a las empresas constructoras de carreteras
Objetivo: Controlar las diferentes categorías de objetivos establecidos para las
actividades contables.
a) La empresa constructoras de carreteras debe contar con objetivos de operación,
información financiera y de cumplimiento.
b) Los objetivos de la empresa tienen que contener planes estratégicos de acuerdo a las
condiciones actuales.
c) Debe darse a conocer a los empleados de la empresa los objetivos generales de la
empresa, para asegurar que el personal este en la misma sintonía.
d) Los jefes de los distintos departamentos de la empresa constructoras de carreteras
debe disponer de declaraciones claras sobre los objetivos.
e) Se tiene que manifestar a los empleados los beneficios para la empresa al lograr los
objetivos.
f) Los objetivos de la empresa deben de ser lo suficientemente específicos.
g) Los objetivos de las actividades del control interno contable estarán de acuerdo a
lograr los objetivos globales de la empresa.
h) Debe revisarse periódicamente los avances de las actividades con relación a los
objetivos
i) Deben de existir mecanismos de retroalimentación de la comunicación de los
objetivos que permita a la administración conocer si se han dado a conocer
efectivamente.
j) Se tienen que ajustar los objetivos a las necesidades y condiciones actuales de la
empresa así como a las del entorno.
5.2.2 Cobertura de Objetivos
En este factor se elaboran los objetivos específicos de las actividades contables
compatibles a la misión y visión de la empresa.
Objetivo: Que los objetivos estén vinculados con los estrategias, recursos
humanos y tecnológicos de la empresa.
a) Tienen que existir objetivos específicos para cada departamento de la empresa.
b) Los controles internos con que cuenta las empresa constructoras de carreteras,
tienen que dar cobertura a los objetivos de operación, información financiera y
de cumplimiento.
c) Los recursos con que cuentan la empresa deben de estar acorde para lograr los
objetivos.
d) Se deben identificar los objetivos por prioridades.
e) Debe existir un compromiso por parte de los empleados a lograr los objetivos de
la empresa.
f) El departamento de contabilidad debe contar con el apoyo suficiente de la
administración para lograr objetivos planteados.
g) Deben analizarse periódicamente los objetivos y se ajustan a las necesidades
del entorno de las empresa constructoras de carreteras.
h) Debe evaluarse constantemente los objetivos específicos de cada
departamento en relación con los globales.
5.2.3 Identificación de riesgos
Factor encargado de Identificar y clasificar los riesgos provenientes de factores
internos y externos.
Objetivo: Identificar y considerar las implicaciones de los riesgos relevantes.
Los riesgos de las empresas constructoras de carreteras provienen de factores
externos o internos.
Factores internos
Liquidación de Proyectos
Fianzas
Cuentas por pagar
Activo Fijo
Depreciaciones
Costo de Ventas
Compras
Efectivo
Ventas
Gastos de Operación
Toma Física de Inventarios
Liquidaciones de Caja Chica
Arqueos de Caja
Factores Externos
Proveedores
Impuestos
Seguros
5.2.4 Análisis de riesgos
En este factor se identifican los riesgos globales de las empresas constructoras de
carreteras.
Objetivo: Analizar y cuantificar los riesgos identificados y clasificarlos como bajo,
moderado y alto
IDENTIFICACION DE RIESGOS
Fuentes Internas
Liquidaciones de Proyectos
Fianzas
Cuentas por Pagar
Activo Fijo
Depreciaciones
Costo de Ventas
Compras
Efectivo
Ventas
Gastos de Operación
Toma fisica de Inventarios
Liquidaciones de Caja Chica
Arqueos de Caja
Fuentes Externas
Proveedores
Impuestos
Seguros
Bajo
Clasificación
Moderado
Alto
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5.2.5 Circunstancias que demandan atención especial de riesgos
Factor en el cual se crean mecanismos de identificación de riesgos para
empresas dedicadas a la construcción de carreteras
Objetivo: Identificar y analizar las condiciones y efectos de los riesgos de las
empresas constructoras de carreteras
Actividades
Liquidaciones
Proyectos
Por que estas actividades requieren atención especial
de No presentar la respectiva liquidación de los proyectos
oportunamente daña a las empresas dedicadas a la
construcción de carreteras financiera y económicamente, así
como también ocasiona atrasos en pagos a sus proveedores,
y en los estados financieros no se reflejaría el ingreso y costo
de ventas en su oportunidad. No podría recuperar las
retenciones a que son sujetas por la realizaciones de los
proyectos.
Fianzas
La importancia de tener una atención especial a las fianzas,
es que pueden recuperarse oportunamente y ser sujetos de
otorgamiento de nuevas fianzas requeridas en cada una de
las obras a realizar. De no hacerlo se podría correr el riesgo
de no participar en la licitación de algunas licitaciones por falta
de esta.
Cuentas
Pagar
por El no contar con un reporte oportuno y confiable de las
cuentas por pagar, hacer los pagos a los proveedores en su
oportunidad, mantener un buen record crediticio puede
favorecer a la empresa en precios especiales, descuentos,
etc. que beneficiaría a la empresa en minimización de los
costos de producción.
Activo Fijo
No contar con un adecuado control sobre los activos fijos tanto
de la oficina como los asignados a los proyectos, es muy
dañino para las empresas constructoras de carreteras, debido
a los daños o perdidas de equipo y herramientas que puedan
darse en los proyectos y esto hace que los costos indirectos
se eleve o que las utilidades proyectadas se afecten por un
incremento en los costos.
Depreciaciones
Aplicar las respectivas depreciaciones oportunamente y de
forma correcta a cada uno de los proyectos es de mucho
beneficio, pues se hace un cargo real y no se afectan o
sacrifican los costos y las utilidades de otros
periodos y
proyectos.
Costo de Ventas
Trasladar los costos en que se han incurrido en la realización
de los proyectos en forma oportuna y con
liquidaciones
las respectivas
presentadas permiten reflejar en los estados
financieros las ventas reales en el tiempo que se han
concluido las obras que para datos estadísticos y de
proyecciones son muy útiles.
Compras
Realizar los procedimientos correctos para la realización de
las compras es de mucha utilidad, debido a que se minimizan
los riesgos de compras a proveedores que no cumplan los
requisitos así como también evitar fraude en dicha actividad
que afecte los costos de ventas o gastos de operación.
Efectivo
No tener un control sobre los recursos con que se dispone a
determinada fecha, es de mucho riesgo debido a que puede
evitar retrasos en la realización de las obras y multas
innecesarias.
Ventas
Llevar un control sobre las ventas con relación a lo facturado y
los avances de obra es de mucha importancia pues al final
una mala facturación podría ocasionar perdidas innecesarias a
la empresa o reflejar costos elevados en determinados
periodos o atrasos en las liquidaciones de los proyectos.
Gastos
de Llevar un control sobre los gastos de operación es de mucha
Operación
utilidad, debido a que mantener un porcentaje constante de
estos ayudará a que no se afecten los márgenes de utilidad.
Toma
física
de Realizar tomas físicas de inventarios con frecuencia y tener un
inventarios
programa para ellos es necesario, ya que evitará los
desperdicios y perdidas que afecten los gastos directos e
indirectos de los proyectos
Liquidaciones
de Liquidar las cajas chicas oportunamente es de mucha
Caja Chica
importancia, ya que los gastos incurridos en un periodo se
reflejan oportunamente tanto en los gastos de los proyectos
como en gastos de operación en oficina central.
Arqueos de Caja
No contar con un programa de arqueos de caja puede
ocasionar perdidas y mal uso de los recursos de la empresa.
Proveedores
No contar con un auxiliar de la cuenta de proveedores que
refleje información necesaria como número de factura, monto
de la factura fecha de la compra y fecha de vencimiento, es de
mucho riesgo, pues esto ocasionaría retrasos en pagos a los
proveedores y atrasos o falta de despacho de los pedidos
para los proyectos.
Impuestos
El no Pagar los impuestos oportunamente es otro factor de
riego para las empresas constructoras de carreteras, debido a
que el incumplimiento de
esto ocasionaría retrasos en
solvencias que son requisitos a la hora de presentar
documentación en las licitaciones que podrían ser futuros
proyectos para las empresas. Así como también se evitan
multas e intereses innecesarios.
Seguros
Contar con pólizas de seguro es de mucha importancia,
debido a que con ello se aseguran los bienes con que cuenta
la empresa.
5.3 PROCESO OPERACIONAL DE ACTIVIDADES DE CONTROL
5.3.1 Tipos de
Actividades de
Control
8.3.2 Políticas
8.3 ACTIVIDADES DE
CONTROL
8.3.3 Procedimientos
8.3.4 Valoración de
Riesgos
8.3.5 Control de
Sistemas de
Información
E
V
A
L
U
A
C
I
Ó
N
D
E
L
C
O
M
P
O
N
E
N
T
E
5.3.1 Tipos de Actividades de Control
Factor cuya finalidad es la de identificar las tareas y responsabilidades del
personal
Objetivo: Procurar un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad dentro
de la estructura organizacional.
Autorizaciones
La
delegación
de
autoridad
y
la
creación
de
responsabilidades, implica una división de trabajo, lo que
forma los medios básicos del proceso y organización de las
empresas constructoras de carreteras.
Los procesos del
sistema de control interno que se implementen en la entidad
deberán estar debidamente autorizados para su adecuada
segregación de funciones.
Documentación
Evidencia comprobatoria suficiente y competente de las
operaciones de la empresa
Formularios
y Todos
los
sistemas
deben
seguir
una
metodología.
documentación
Establecidos los sistema de control interno deben formularse
utilizada
la documentación que van a ser fuente para el seguimiento y
la detección de errores para la pronta acción correctiva y
preventiva.
Fases del sistema
Las fases del sistema de control interno de las operaciones
que realizan las empresas constructoras deben incluir: las
características
y
naturaleza
de
las
operaciones,
la
importancia, el grado de confianza del control interno a
implementar.
Archivos
Toda documentación que se genere en el proceso del
sistema de control interno se deberá archivar para que se
tenga un registro de las operaciones y evaluaciones; de esta
manera mediante la revisión oportuna el sistema de
retroalimentará y podrán detectarse anomalías para aplicar
las medidas correctivas y preventivas que no afecten las
operaciones de la empresa.
Informes
La evaluación de los distintos procesos del sistema de
control interno se realizará a través de un informe específico
por cada una de las áreas operacionales
Salvaguarda
activos fijos
de Debido a que los activos fijos de toda entidad representan su
seguridad
financiera,
es
de
mucha
importancia
la
salvaguarda de los mismos, ya que la pérdida por caso
fortuito o fuerza mayor puede afectar a las empresas
constructoras. Por lo que se debe contar con un plan
alternativo para llevarse a cabo en el momento que esto
ocurra.
Clasificación
y La clasificación debe estar acorde a las áreas de la empresa
procesamiento de la que representen un riesgo, la mala aplicación de las
información
actividades o provocar robos y fraudes lo que originaría es
un desequilibrio económico. El proceso de clasificación debe
ir acorde a las partes que sean más vulnerables y que
puedan surgir de manera habitual.
Verificación
evaluación
y Todos los sistemas de evaluación deben ser evaluados de
manera constante y permanente lo que permitirá a las
empresas constructoras una seguridad de que los controles
son los adecuados o en su caso se adecuan a los cambios y
necesidades de la empresa, lo que le permitirá tomar
acciones preventivas y correctivas que garanticen el
adecuado funcionamiento de los controles establecidos
Establecimiento
acciones
de Una vez que se tienen identificadas las operaciones de la
empresa así como sus debilidades, se establece el control
interno que permita garantizar el cumplimiento de las
actividades que se realizan en la empresa.
5.3.2 Políticas
5.3.3 Procedimientos
Política: Firmas para autorizaciones
Procedimiento: Las empresas deberán contar con un sistema de registro de firmas
para autorizaciones en las diferentes actividades operacionales, como por
ejemplo:
a) Para firmar cheques se deberá establecer rangos de montos y deberán tener
firmas mancomunadas..
b) Los vales de caja chica deberán ser autorizados por el Gerente del
departamento a quien corresponda el gasto o compra.
c) Las planilla de sueldo para pago deberán ser autorizadas por el Gerente o Jefe
de cada Sección o departamento.
d) Se deberá hacer una revisión de las planillas con la nota de cargo del banco
cuando este sea depositado a cuentas de ahorro de los empleados
e) Se deberá cuadrar las planillas de sueldo, con las presentadas al ISSS, AFP
f) Las notas de pedido deberán ser solicitadas y firmadas por el gerente o jefe del
departamento que lo requiera.
g) Las ordenes de compra deberán ser autorizadas por el gerente o jefe de cada
departamento o sección
h) La adquisición de activo fijo deberán ser autorizadas por la Gerencia General.
Política: Documentación Soporte
Procedimiento: Las empresas cuentan con sistemas de información contable
computarizada, por lo que es necesario que todas las operaciones queden
debidamente documentadas, que servirá como soporte en las evaluaciones de
control interno contable:
a) Se deberá contar con póliza de ingreso para las transacciones que representen
una entrada de efectivo
b) Póliza de egreso, se utilizarán cuando la operación represente una salida de
efectivo.
c) Póliza de diario para registrar operaciones en las que no intervienen entradas
ni salidas de efectivo
d) Cada póliza deberán estar soportada por la documentación comprobatoria
correspondiente.
e) Para las pólizas de diario se asignara un números de identificación que será
utilizara todos los meses para la misma provisión.
Política: Formularios y documentación a utilizar
Procedimiento: Las empresas deberán contar con los formularios adecuados para
documentar las operaciones contables, como por ejemplo:
a) Se elaborará un formato para la revisión de las planillas y cuadre de estas con
notas de cargo del banco para un mejor control de los registros. (ver anexo 5.1)
b) Se deberá llevar un control de las provisiones laborales en relación a los
registros contables con lo realmente pagado.
c) Se llevara un control de los equipos o maquinaria que la empresa obtenga
mediante Leasing Financiero.(anexo 5.2)
d) Se deberá contar con un formato de Caja Chica. (ver anexo 5.3)
e) Las liquidaciones de caja chica serán presentadas en un formato que detalle
las facturas que se están liquidando, así como también información de Fondo
asignado, fondo disponible en el momento del reintegro y firma de autorizada
( ver anexo 5.4)
f) Se deberá contar con un formato para notas de pedido. (ver anexo 5.5)
g) Se contarán con formatos de requisición de materiales, materia prima,
herramientas, etc. (ver anexo 5.6)
h) Se contará con un formato de solicitud de cheque para aquellos gastos o
compras que aun no se conocen los datos exactos o para pago de impuestos,
etc. (ver anexo 5.7)
i) Se deberán contar con los formatos para realizar los arqueos de caja chica.
(ver anexo 5.8)
j) Se contará con un formato para solicitud de cotizaciones de materia prima,
materiales, herramientas y/o servicios (ver anexo 5.9)
Política: Fases del sistema
Procedimiento: Las empresas deberán considerar la importancia y el grado de
confianza de los controles a implementar, como por ejemplo:
a) Los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar deberán ser lo
suficientemente confiables y deberán ser presentados semanalmente.
b) Las integraciones de las cuentas de los estados financieros deberán ser lo
suficientemente claras y comprensibles.
c) Los diferentes sistemas contables deberán ser lo suficientemente flexibles que
se ajusten a las necesidades de la empresa.
d) Las partidas generadas automáticamente por los sistemas deberán ser
revisadas para evitar cualquier tipo de errores o irregularidades
e) Se deberá tener sumo cuidado en los procesos de registros en aquellos que
son utilizados por el personal de actividades relacionadas.
f) Los controles internos contables a implementar deberán ser revisados
cuidadosamente hasta que se este seguro que cumple con el grado de
confianza requerido.
Política: Archivo
Procedimiento: Se deberán considerar un lugar adecuado y seguro para la
salvaguarda de la correspondencia y documentación contable de la empresa, así
como también asignar una persona responsable de dicho archivo, quien
responderá por ello.
a) Se deberá realizar la debida selección de la correspondencia que será archiva.
b) Se considerará para el archivo la separación de la correspondencia por sección
o departamento.
c) Los archivadores de comprobantes deberán estar en buen estado para
mantener el orden dentro del lugar.
d) El lugar deberá contar con la suficiente seguridad.
e) El lugar asignado para archivo de la documentación deberá ser área restringida
para el personal.
f) Se deberá considerar el archivo en forma magnética para aquellos documentos
importantes de la empresa.
g) Los archivos deberán estar de acuerdo a lo que la ley manda.
h) Se harán Respaldos semanales de la información del Servidor.
i) Contablemente se harán respaldos mensuales de la información financiera con
cierres mensuales
Política: Elaboración de informes
Procedimiento: Para la evaluación de los distintos procesos del sistema de control
interno, se realizará un informe de cada una de las áreas operacionales
a) Se elaborarán el respectivo informe por cada una de las áreas operacionales,
los que deberán contener la suficiente información comprobatoria sobre sus
actividades.
b) Para cada una de las áreas se deberá contar con un programa específico de
los controles internos contables.
c) Los informes sobre las evaluaciones de las diferentes áreas serán entregados
al Comité de Cumplimiento del control interno contable.
d) Sobre los hallazgos de mayor relevancia de deberá realizar un informe especial
para su respectivo análisis y seguimiento de superación.
e) Se deberá contar con un programa de seguimiento para superar cada unas de
las deficiencias.
Política: Salvaguarda de activos fijos
Procedimiento: Para la evaluación de los distintos procesos del sistema de control
interno, se realizará un informe de cada una de las áreas operacionales
a) Se deberá contar con pólizas de seguro para la salvaguarda de los activos.
b) Los activos deberán contar con una tarjeta de registro, donde se detalle las
características del bien, su valor original, vida útil etc.
c) Se deberá llevar un registro de los equipos y maquinarias que están en poder
de la empresa en calidad de Leasing Financiero.
d) Se informará por escrito al Comité de Cumplimiento del control interno contable
sobre aquellos equipos que estén en constante mantenimiento o reparaciones.
e) Se deberá tener sumo cuidado cuando un bien por medio de Leasing financiero
ya sea propiedad de la empresa para su respectiva depreciación
f) Se deberá verificar que los equipos y maquinaria de la empresa en calidad de
Leasing Financiero estén debidamente asegurados.
Política: Clasificación y Procesamiento de la información
Procedimiento: La clasificación debe estar acorde a las áreas de la empresa que
representen un riesgo El proceso deberá ir acorde a las partes que sean más
vulnerables y que puedan surgir de manera habitual.
a) Los activos deberán contar con una tarjeta de registro, donde se detalle las
características del bien, su valor original, vida útil etc.
b) Los informes de las diferentes áreas de la empresa serán entregados al Comité
de Cumplimiento del control interno contable.
c) Se deberá llevar registro de todas aquellas contingencias que puedan afectar
los resultados o las metas de la empresa.
d) Cuando se detecte riesgos que pueden afectar los resultados de las
operaciones deberá contemplarse una provisión para ello.
e) La información a procesar en los sistemas de información será revisada
metódicamente para evitar malas aplicaciones e información incorrecta.
f) Los empleado de cada área de la empresa responsable del procesamiento de
la información debe estar conciente de su trabajo.
Política: Verificación y Evaluación
Procedimiento: Todos los sistemas de información deberán ser revisados y
evaluados de manera constante y permanentemente para obtener una seguridad
de que los controles son los adecuados o en su caso se adecuan a los cambios y
necesidades de la empresa.
a) Se deberán revisar los controles internos contables constantemente.
b) Se deberán verificar que los sistemas de información se ajusten a las
necesidades de las empresa constructoras de carreteras.
c) Se deberá verificar que los sistemas de información sean flexibles a los
cambios según las necesidades de la empresa.
d) Se evaluarán los cambios en los sistemas de información
e) Se deberá contar con un sistema de información permanente.
f) Los cambios en los sistemas de información deberán ser autorizados por el
Comité de Cumplimiento de Control Interno.
Política: Establecimiento de acciones
Procedimiento: Se identificarán las operaciones de la empresa así como sus
debilidades para establecer los controles internos contables
que permitan
garantizar el cumplimiento de las actividades que se realizan en la empresa.
a) Se deberán establecer las acciones necesarias para el cumplimiento de las
actividades operacionales de la empresa
b) Se establecerán
acciones necesarias para la eficiencia y eficacia de las
operaciones en cada una de las áreas funcionales.
c) Se deberán establecer las acciones necesarias para la confiabilidad de la
información financiera.
d) Se establecerán las acciones necesarias para el cumplimiento de las leyes y
regulaciones aplicables a la empresa las empresas dedicadas a la construcción
de carreteras.
e) El Comité de cumplimiento del control interno contable deberá analizar el
establecimiento de nueva acciones en beneficio de la empresa.
8.3.4 VALORACION DE RIESGOS SEGÚN EL MODELO COSO
Fuentes Internas
Actividades
Liquidaciones de proyectos
Fianzas
Proveedores
Cuentas por Pagar
Depreciaciones
Activo Fijo
Costo de ventas
Impuestos
Compras
Efectivo
Ventas
Gastos de operación
Toma fisica de inventarios
Inventarios
Seguros
Liquidaciones de Caja chica
Arqueos de Caja
Fuentes Externas
Escala
Riesgos de
Riesgo
Riesgo de
Riesgo de
Riesgo de
Riesgo
Riesgo
Riesgo de
Liquidez
Operacional
Mercado
Liquidez
Credito
Legal
Sistematico
Liquidacion
5
5
5
5
5
5
5
3
4
4
5
3
2
2
3
2
3
5
4
5
5
4
4
3
3
3
4
4
4
5
3
3
4
3
5
5
4
4
5
5
5
4
5
3
2
4
2
3
3
2
2
5
5
5
5
5
5
5
3
3
3
3
3
1
2
2
1
1
3
4
5
5
5
5
3
2
4
3
3
2
2
2
2
2
1
5
5
3
3
3
3
4
4
3
2
2
2
5
4
3
3
3
5
4
4
4
3
3
3
5
4
4
3
3
5
4
3
3
3
5
5
3
3
3
3
3
5
2
5
5
3
2
3
2
2
1
Frecuencia
Promedio
de
Riesgo
38
37
34
34
33
33
31
29
28
28
27
24
24
23
21
19
17
4.75
4.625
4.25
4.25
4.125
4.125
3.875
3.625
3.5
3.5
3.375
3
3
2.875
2.625
2.375
2.125
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
Para un análisis de estos riesgos se ha utilizado el proceso de acuerdo al Modelo Coso, para lo cual se le han
considerado factores internos y externos, dándoles ponderación de 1 a 5 a cada riesgo identificado como de mayor
importancia:
De 1 a 2 el riesgo es Bajo, de 3 el riesgo es Medio y de 4 a 5 significa que el riesgo es alto.
5.3.5 Control de Sistemas de Información
Factor encargado de llevar un control de las transacciones realizadas
Objetivo: Garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de las
transacciones.
a) Identificar y comunicar información pertinente y de forma oportuna de factores
internos y externo que puedan afectar las operaciones de la empresa.
b) Contar con sistemas de información operacional, financiera y de cumplimiento
de las empresas dedicadas a la construcción de carreteras
c) Los reportes proporcionados por sistemas de información deberán contener
información cualitativa y cuantitativa.
d) Se deberá contar con mecanismos de seguridad para todas las operaciones de
la empresa
e) Los
sistemas
de
información
deberán
ser
flexibles
susceptibles
a
modificaciones.
f) Se deberán implementar controles para los sistemas de información a todas las
áreas funcionales de la empresa.
g) Se deberá contar con recursos tecnológicos adecuados para la generación de
información.
h) Se deberá contar con personal responsable para la alimentación de datos para
los sistemas de información.
i) La información suministrada a cada funcionario de la empresa deberá ser
utilizada para cumplir son sus responsabilidades.
j) La información contable en las áreas relacionadas se deberá generar
oportunamente.
5.4 PROCESOS OPERACIONES DE INFORMACIÓN Y COMUNICACION
8.4 Información y Comunicación
8.4.4 Comunicación
Externa e Interna
8.4.1 Información
EVALUACIÓN DEL
COMPOMENTE
8.4.2 Sistemas
estratégicos e Integrados
8.4.3 Calidad de
Información
5.4.1 Información
Este factor se encarga de capturar y comunicar información pertinente y en forma
oportuna.
Objetivo: Que todos los niveles de la empresa operen hacia el logro de las metas
y objetivos.
a) Se suministrará información de fuentes interna y externas.
b) Toda la información suministrada deberá ser correcta, detallada y de forma
oportuna.
c) Se desarrollaran o revisaran los sistemas de información de todas las áreas
funcionales de la empresa.
d) Se deberán contar con planes estratégicos para el suministro de información.
e) Se le deberá proporcionar apoyo a todas las áreas funcionales de la empresa
sobre los sistemas de información.
f) Los estados financieros deberán contar con los anexos suficientes para una
mejor comprensión y análisis.
g) Se deberá revisar el desarrollo de los sistemas de información de la empresa.
h) Se deberá presentar notas sobre el análisis de las cifras presentadas en los
estados financieros.
i) El análisis presentado a la administración sobre los estados financieros
deberán ser comprensivos y exactos.
j) La información suministrada por los sistemas de información deberán ser
utilizados para análisis de toma de decisiones.
5.4.2 SISTEMAS ESTRATEGICOS E INTEGRADOS
Sistemas de apoyo a las iniciativas estratégicas:
Uso estratégicos de los sistemas
Integración con las operaciones:
El uso de los sistemas de información demuestra el cambio que ocurre desde los
sistemas contables hasta los sistemas integrados con las operaciones de la
empresa
Recursos Tecnológicos:
Buscar los cambios tecnológicos y avances en el mercado para contar con
tecnología de punta que proporcione la información oportuna
Control de los sistemas de información:
Se debe controlar con el objeto de garantizar su correcto funcionamiento
Calidad de los sistemas de información:
Los sistemas de información deben proporcionar a la administración reportes
oportunos, de fácil comprensión y utilidad.
Flexibilidad en los sistemas:
Los sistemas deben ser flexibles y susceptibles de modificaciones que permitan
hacer frente a las necesidades cambiantes de las empresas.
Seguridad de los sistemas de información:
La estructura de los sistemas debe proteger la integridad, confiabilidad, y
disponibilidad de los recursos.
5.4.3 Calidad de la Información
La calidad de la información generada por los sistemas afectan las actividades de
la gerencia
Objetivo: que con la información suministrada contribuya al control de las
actividades de la empresa
a) El contenido de la información debe ser apropiado a las necesidades de la
empresa constructoras de carreteras.
b) La información a suministrar deberá ser apropiada y oportuna.
c) La información deberá ser reciente y actualizada.
d) La información suministrada debe contribuir a que el control interno contable
sea eficiente y
e) Los sistemas de información deberán ser accesibles al personal autorizado y
restringido al personal que no este involucrado en actividades de control.
f) La información generada por las partes relacionadas deberá ser confiable y
oportuna.
g) La administración deberá ser responsable de los sistemas de información
h) Los sistemas de información deberán ser evaluados y aprobados.
i) Los sistemas de información deberán ser diseñados de manera que cumplan
las necesidades de la empresa.
5.4.4 Comunicación Externa e Interna
Este factor trata de que
la comunicación sea inherente a los sistemas de
información
Objetivo: Proporcionan información al personal apropiado con el fin de que ellos
puedan cumplir con sus responsabilidades
a) Las empresas constructoras de carreteras deben contar con medios de
comunicación efectiva para transmitir información a todo el personal de la
empresa.
b) Se deberán establecer adecuadamente los canales de comunicación
c) La administración deberá poseer receptividad a las sugerencias del personal.
d) Se deberá comunicar a todo el personal sobre los objetivos de la empresa
e) Se deberá comunicar a todo el personal sobre los riesgos a que están
expuesta las empresa constructoras de carreteras.
f) Se deberán crear mecanismos para que los empleados suministren
recomendaciones de mejoramiento continuo.
g) La información deberá ser fluida en cuanto a acciones de seguimiento
5.5 PROCESO OPERACIONAL SUPERVISIÓN (MONITOREO)
8.5 SUPERVISION
(MONITOREO)
Evaluación
del
Componente
8.5.1
Actividades
de
monitoreo
8.5.4
Documentación
8.5.2 Alcance
y frecuencia
8.5.3 Proceso
de evaluación
5.5.1 Actividad de Monitoreo: Factor encargado de monitorear la efectividad del
control interno
Objetivo: Controlar las labores ordinarias y extraordinarias del personal de la
empresa.
a) Se deberá comparar la evidencia obtenida en las actividades diarias
b) El personal deberá revisar la exactitud de los reportes
c) Se corroborarán e investigaran los reclamos sobre confirmaciones de saldos.
d) Los auditores independientes deberán comunicar de manera objetiva.
e) Se evaluarán
los controles para prevenir o detectar riesgos a que son
expuestas las empresas constructoras
f) Se deberá reportar la información de auditoria al comité de cumplimiento del
control interno contable.
g) Se deberán tomar en cuenta las debilidades significativas encontradas por los
auditores internos y externos.
h) Se deberán fortalecer los controles internos contables si fuese necesario.
i) Las evaluaciones donde los jefes son los responsables se deberán tomar como
auto evaluación.
5.5.2 Alcance y Frecuencia
Factor que define el alcance y frecuencia de las evaluaciones
Objetivo: Orientar las evaluaciones al cumplimiento de las tres categorías de
objetivos
a) El auditor interno deberá evaluar el control interno contable como parte de sus
obligaciones y responsabilidades.
b) La supervisión de los Gerentes será importante en los procesos operacionales
de la empresa
c) Los gerentes deberán concluir sobre los sistemas de evaluación
d) Las evaluaciones de control interno contable deberán variar en frecuencia y
alcance
e) Se deberá informar oportunamente sobre los resultados de las evaluaciones de
control interno
5.5.3 Proceso de Evaluación
5.5.3 Proceso de Evaluación
En este factor se diseñan procedimientos para las operaciones de la empresa
Objetivo: Analizar el diseño del control interno y los resultados de las pruebas
aplicadas
a) Se deberá comparar la metodología de evaluación de otras empresas
constructoras.
b) Se deberá hacer las revisiones de los informes y estados financieros de forma
oportuna
c) El proceso de evaluación de los controles internos contables se hará con
suficiente autoridad.
d) Se deberán incluir en las evaluaciones cuestionarios y otro tipo de
herramientas.
e) Se considerará la documentación en el proceso de evaluación
f) Se deberá dar seguimiento a los reportes de deficiencias.
g) Se deberá reportar al comité de cumplimiento del control interno contable de
las deficiencias encontradas en el proceso de evaluación.
h) Se deberán contar con políticas para determinar causas de las debilidades del
control interno contable.
i) Se deberán implementar los controles necesarios para disminuir los riesgos.
5.5.4 Documentación
Factor cuya finalidad es la de documentar el proceso de evaluación del control
interno
Objetivo: Crear un nivel apropiado de documentación que sea útil y que facilite la
comprensión a todos los niveles de la empresa
a) Se documentarán los planes de acción.
b) Se deberá contar con la documentación necesaria de alcance y frecuencia de
las evaluaciones
c) Se supervisará el progreso y la revisión de los hallazgos
d) Se documentarán todas las transacciones y hechos significativos
e) Se deberá contar con la información disponible para su verificación
f) Se deberá contar con un lugar adecuado y seguro para archivo de
documentación
g) Se deberán separar los archivos de los documentos por sección o
departamento.
h) Se desarrollaran programas de evaluación con segmentos cortos y largos de
acuerdo a prioridades
5.5.5 Plan de Acción
En este factor se dirigen las evaluaciones de los sistemas de control interno
considerando donde iniciar y que hacer.
Objetivo: Decidir sobre el alcance de las evaluaciones
a) Identificar actividades de monitoreo rutinarias.
b) Analizar el trabajo de las evaluaciones realizadas por la auditoria interna
c) Considerar los hallazgos relacionados con el control interno hechos por los
auditores externos.
d) Priorizar las áreas de mayor riesgo
e) Desarrollar programas de evaluación con segmentos cortos y largos.
f) Monitorear el progreso y la revisión de los hallazgos.
g) Seguimiento de acciones tomadas por las deficiencias encontradas en cada
una de las evaluaciones.
5.5.6 Información de Deficiencias
Factor cuya actividad es la de definir las fuentes de información para daca unas de
las áreas con que cuenta la empresa.
Objetivo: Proporcionar información importante sobre el funcionamiento de los
sistemas de control interno de la entidad.
a) Se estipulará que tipo de deficiencias se reportaran al Comité de Cumplimiento
de Control Interno.
b) Se establecerán los mecanismos para reporte de deficiencias a las diferentes
áreas de la empresa
c) Se elaboraran los formatos necesarios para que el control interno contable sea
eficiente.
d) Se establecerán los canales de comunicación para la información interna y
externa
e) Sobre los sistemas de información se proporcionaran los cambios o
modificaciones con bases que ayuden a un control interno contable eficiente.
6. LA COMPETITIVIDAD
De acuerdo a la fase III propuesta en el esquema del sistema de Control Interno
contable, en el análisis y determinación de la competitividad se tomaran como
base los indicadores de rentabilidad financiera, la cual servirá como instrumentos
de evaluación para medir la competitividad
Estas medidas permiten al analista evaluar las ganancias de la empresa con
respecto a un nivel dado de ventas, de activos o a la inversión de los accionistas.
6.1 INDICES DE RENTABILIDAD
a) Rentabilidad sobre ventas
b) Rentabilidad sobre activos totales
c) Margen de utilidad bruta
d) Rentabilidad sobre patrimonio
e) Rentabilidad sobre capital social
f) Capacidad de pago de intereses
a) Rentabilidad sobre ventas
Permite establecer el margen de rentabilidad que obtiene la empresa a
través de las ventas, después de cubrir los egresos operativos y costos
financieros
RENTABILIDAD SOBRE VTAS. = UTILIDAD NETA X 100 = X
VENTAS NETAS
Interpretación
T:I: = Tasa de Inflación
a) X = TI Representa el margen mínimo de rentabilidad que se puede
aceptar sobre las ventas en el caso que el resultado sea similar a la tasa
de inflación.
b) X > TI Indica alta rentabilidad que es el resultado de lo siguiente:
-
administración eficiente de costos y gastos
-
adecuado uso del financiamiento
-
volúmenes aceptables de ventas
c) X < TI Indica baja rentabilidad que es el resultado de lo siguiente:
-
Costos y gastos operativos excesivos
-
Alta carga financiera
-
Bajos volumenes de ventas
b) Rentabilidad sobre activos totales
Permite establecer el margen de rentabilidad que obtiene la empresa a
través de la administración eficiente de los recursos (activos totales).
RENTABILIDAD SOBRE ACTIVOS = UTILIDAD NETA X 100 = X
ACTIVOS TOTALES
Interpretación
a) X = TI
Representa el margen mínimo de rentabilidad que se puede
aceptar a través de la administración de los recursos que posee la
empresa, en el caso que el resultado sea similar a la tasa de inflación.
b) X > TI
Indica alta rentabilidad que es el resultado de la buena
administración de los recursos
c) X < TI
Indica baja rentabilidad que es el resultado de la mala
administración de los recursos
c) Margen de utilidad bruta
Es una de las mas conocidas y relaciona la utilidad bruta con las ventas
netas a través de su cociente
MUB = UTILIDAD BRUTA = X%
VENTAS NETAS
Interpretación
De acuerdo a la comparación que se haga sus análisis será en base a un
incremento o decremento en el margen bruto
d) Rentabilidad sobre patrimonio
Permite establecer el margen de utilidad que obtiene la empresa a través
del patrimonio
RSP = UTILIDAD NETA X 100 = X
PATRIMONIO
Interpretación
T:F:P: = Tasa de Financiamiento Promedio (Mercado Financiero)
X = TFP
Representa el margen mínimo de rentabilidad aceptable
generado por las inversiones que se han efectuado en el patrimonio de
la empresa en caso que el resultado sea similar a la tasa de
financiamiento promedio en el mercado financiero
X > TFP Indica alta rentabilidad generada por el patrimonio
X < TFP Indica baja rentabilidad generada por el patrimonio
e) Rentabilidad sobre capital social
Permite establecer el margen de utilidad que obtiene la empresa a través
de los aportes que han efectuado los accionistas en el capital social
RENTABILIDAD SOBRE CAPITAL = UTILIDAD NETA X 100 = X
CAPITAL SOCIAL
Interpretación
a) X = TFP
Representa el margen mínimo de rentabilidad aceptable
generado a través de los aportes que se han efectuado al capital social
de la empresa, en caso que el resultado sea similar a la tasa de
financiamiento promedio en el mercado financiero.
b) X > TFP Indica alta rentabilidad generada por el capital social
c) X < TFP Indica baja rentabilidad generada por el capital social
f) Capacidad de pago de intereses
Es la relación que existe entre las utilidades netas en términos de promedio
mensual dividida entre la cuota mensual de intereses
CPI = UTILIDAD NETA PROMEDIO MENSUAL = X No. VECES
CUOTA MENSUAL DE INTERESES
Interpretación
a) X = 1 Es el parámetro aceptable que indica que la empresa posee
capacidad para cubrir una vez la cuota mensual de intereses al
establecer una proporción de 1 a 1
b) X > 1 La empresa posee capacidad de pagos de intereses excelente
c) X < 1 La empresa podría presentar problemas de capacidad de pago de
intereses
7. IMPLEMENTACION DEL SISTEMA MODELO COSO
7.1 GENERALIDADES
Después de haber elaborado el sistema del modelo COSO, para las empresa
dedicadas a la construcción de carreteras la Gerencia deberá contar con un plan
de implantación que le permita obtener resultados positivos en su aplicación, el
cual consiste en un conjunto ordenado de evaluaciones y controles para poner en
marcha el sistema de control interno contable elaborado.
a) Presentación del sistema de modelo COSO, a las diferentes empresas para su
debida aprobación, a fin
que la gerencia
administrativa obtenga mejores
controles internos en el desarrollo de sus operaciones
b) Asignar a un grupo de personas la responsabilidad para que se lleve a cabo el
plan de implementación utilizando al personal idóneo en el desarrollo de cada
una de las operaciones de acuerdo a la capacidad y experiencia, para realizar
las diferentes tareas de manera satisfactoria.
c) Capacitar al personal de acuerdo al área y las funciones que esta desempeña.
d) Entrega de manuales de funciones, políticas y procedimientos al personal.
7.2
OBJETIVOS
•
Incorporar en una sola estructura los distintos programas de evaluación de
control interno, basado en el modelo COSO, para mantener a las empresas
en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su
misión.
•
Contribuir a un eficiente desarrollo de las actividades administrativas,
Proporcionando los pasos a seguir para obtener información veraz y
oportuna que servirá a la administración para la toma de decisiones y a la
vez facilite ejercer un mejor control sobre las tareas que se realicen en la
Compañía.
•
Actualizar la practica del control interno, así como los procesos de diseño,
implantación y evaluación que promuevan la eficiencia, reducción de riegos
y ayudara a asegurar la confiabilidad de las leyes y regulaciones.
7.3 POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
POLITICA
PROCEDIMIENTO
Contar con la unidad o equipo de trabajo
Crear la unidad de auditoria interna que
que realice la actividad de auditoria
cuente con el personal y perfil idóneo
interna.
para la evaluación de los programas de
auditoria interna.
Las operaciones de la empresa deberán
ser descentralizadas.
Elaboración de los manuales y
reglamentos que se ajusten a las
operaciones de la empresa
Los programas de evaluación de
El gerente administrativo deberá contar
controles será responsabilidad de la
con la suficiente autoridad para asumir
gerencia administrativa.
cualquier tipo de responsabilidad.
Los gerentes de cada uno de los
Los gerentes de cada departamento
departamentos serán responsables de
deberán contar con la suficiente
la elaboración de su presupuesto.
autoridad para la elaboración de los
presupuestos y rendir informes sobre los
mismos.
Contar con los niveles jerárquicos bien
definidos.
Dar a conocer a cada uno de los
empleados las líneas de comunicación
que deben seguir.
7.4 HERRAMIENTAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA.
En esta fase se hace mención de todas las herramientas y recursos que se deben
utilizar en la ejecución del sistema, entre los cuales se mencionan los siguientes:
1) Recursos Humanos
Para la ejecución del sistema basado en el modelo COSO, en las Empresa
dedicadas a la construcción de carreteras, es necesario contar con personal
especializado, que sirva con profesionalismo, que conozcan la empresa, su
actividad y operaciones muy bien, que hablen con seguridad, que cumplan y
resuelvan los problemas, que se conozcan por su carácter, su responsabilidad y
su capacidad de aprender rápido.
2) Recursos Tecnológicos
Es necesario contar con la tecnología y avances en el mercado que proporcione a
la administración reportes oportunos, de fácil comprensión y de utilidad. Debido
las empresas cuentan con equipo éste será utilizado en la implementación del
sistema
3) Recursos Financieros
Las Empresas Constructoras, para el sistema, deberá poseer
los suficientes
recursos económicos, para dicha ejecución, ya que esta sería una inversión no un
gasto, considerando
que con los resultados obtenidos se recuperarán
los
Recursos Económicos invertidos, asimismo, al momento de la puesta en marcha
de dicho plan, tendrán que contar con el personal idóneo, tecnología avanzada y
recursos necesarios para que los logros sean los esperados.
7.5 PRESUPUESTO
PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACION
Recursos Humanos
$ 4,300.00
Asesoria y Capacitación
$ 2,500.00
Supervisión y Seguimiento
$ 1,000.00
Evaluación de personal
$
800.00
$ 3,000.00
Recursos Financieros
Sistema de Control Interno Contable
T O T A L
$ 3,000.00
$ 7,300.00
7.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA IMPLEMENTACION
1a. Semana
L M
M
J V
2a. Semana
L M
M
3a. Semana
J V L M
M
J V
4a. Semana
L M
M
J V
5a. Semana
L M
M
J V
6a. Semana
L M
M
J V
RESPONSABLE
1
ACTIVIDADES
Entrega de la
propuesta
2
Analisis y Evaluacion
de la propuesta
Representante de las empresas
3
Aprobación y
acerpación de la
propuesta
Empresas o Gerentes
4
Divulgación de la
propuesta
Gerentes
5
Implementación de la
propuesta
Propietarios
6
Capacitación al
personal
Autores de la propuesta
7
Evluación de la
implementación
Gerentes
Autores de la propuesta
7.6
PERFIL
DEL
PERSONAL
IDÓNEO
RELACIONADO
CON
LA
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA
GERENTE ADMINISTRATIVO
FUNCIÓN PRINCIPAL:
Bajo la dirección de el Director del área administrativa, esta la responsabilidad de
todas las operaciones de la empresa; los procesos de planificación y control de
programas de administración de las operaciones procurando el mejoramiento en la
productividad,
competitividad; determinar objetivos y políticas generales de la
empresa y los específicos para cada departamentos; analizar los resultados
obtenidos y tomar las medidas que considere convenientes acorde a la situación
económica y financiera de la empresa.
GERENTE FINANCIERO
FUNCIÓN PRINCIPAL
Es responsable de velar por la sanidad financiera de la empresa a lo relativo a sus
operaciones y a sus registros en lo que se refiere a sus registros la función
principal consiste en ejecutar un eficiente manejo de flujo de efectivo de la
empresa y sus respectivas posibilidades de inversiones, una efectiva gestión de
compras que le garantice a la empresa un suministro confiable de insumos, bajo
las mejores condiciones posibles.
AUDITOR INTERNO
FUNCIÓN PRINCIPAL
Ente las funciones principales de la unidad de auditoria interna están valorar los
riesgos de control de las operaciones de la empresa, evaluar mediante los
programas de auditoria las operaciones de los departamentos de la empresa,
detectar cualquier tipo de errores e irregularidades que pueden afectar
las
operaciones de la empresa, formar una opinión sobre los estados financieros,
garantizar que las operaciones contables este de acuerdo a las leyes y
regulaciones, dar credibilidad a las cifras presentadas en los estados financieros,
hacer las investigaciones necesarias para determinar si de hecho han ocurrido
errores e irregularidades, dar seguimiento que las observaciones en informes
anteriores hallan sido superadas, informar con imparcialidad sobre los hallazgos a
las Junta directiva y al comité de Administración
JEFE DE CONTABILIDAD - CONTADOR GENERAL
FUNCIÓN PRINCIPAL
Administra la función contable y dirigir el proceso de producción de estados
financieros oportunamente; administrar sobre los impuestos y demás obligaciones
de la empresa; apoyar los procesos de evaluación selección e implantación de
nuevos sistemas de información, creación y aprobación de procedimientos,
programar las actividades de arqueos, toma física de inventarios y de activos fijos;
Informar oportunamente sobre incrementos de los gastos o costo de determinado
área, supervisar las actividades del personal que tengan actividades relacionadas
con las actividades contables.
7.7 SEGUIMIENTO DEL SISTEMA
Identificación de
Discrepancias en
el desempeño
Análisis de
Costo/Valor
¿Es un problema
de no puede
hacerse?
¿o no quiere
si
no
Fija Criterios
Motivar a los
empleados
Elimina
Obstáculos
si
no
Practicas
Cambio de
puesto
Capacitación
Despido
7.8 EVALUACION DEL SISTEMA
PASO 1: Evaluación del desempeño.
El primer paso es identificar la discrepancia en el desempeño. Este paso incluye la
evaluación de rendimiento del empleado. Si se desea mejorar el desempeño del
trabajador, primero es necesario desempeñar, como es el desempeño de la
persona actualmente y como se desearía que fuera.
PASO 2 : Análisis de costo / valor.
Posteriormente se debe determinar si la rectificación del problema justifica el tiempo
y esfuerzo que se dedicarán a ello, es necesario preguntarnos ¿Cuál es el costo
de no resolver el problema?.
PASO 3 : Distinguir entre problemas de no puede hacerse y no quiere hacerse.
Este es el núcleo de análisis. La pregunta crucial aquí es ¿Podría el empleador
realizar el trabajo si quisiera?. Para distinguir entre los problemas de no puede
hacerse y no quiere hacerse, se deben formular tres conjuntos de preguntas:
1. ¿Sabe la persona que hacer y que se espera de ella en términos de
desempeño?
2. ¿Podría la persona hacer el trabajo si quisiera?
3. ¿Desea la persona hacer el trabajo y cuales son las consecuencias de hacerlo
bien?
PASO 4 : No puede hacerse: Fijar estándares.
En ocasiones los empleados no se desempeñan de acuerdo a los criterios porque
no los conocen o porque piensan que ya están actuando de acuerdo a los
estándares. Por lo tanto, en este paso es necesario revisar los estándares de
desempeño y el entendimiento que tengan los empleados de lo que se espera que
hagan.
PASO 5: No puede hacerse: eliminar obstáculos en el sistema.
El siguiente paso es identificar y eliminar cualquier obstáculo para el desempeño
que haya. En ocasiones, una solución fácil es utilizar un auxiliar de trabajo.
PASO 6. No puede hacerse: práctica.
En ocasiones los empleados pierden cierta experiencia o conocimiento debido a la
falta de práctica.
PASO 7. No puede hacerse: capacitación.
Como se refirió el paso anterior, la capacitación siempre es la mejor solución de
hecho, en ocasiones puede ser la más costosa.
PASO 8. No quiere hacerse: Motivar a los empleados
Con frecuencia, no se trata de un problema de no puede hacerse; el empleado
podría hacer el trabajo si quisiera. Aquí se tiene un problema de motivación y es
necesario decidir que recompensas o castigos son apropiados.