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TUTORIAL DE GROUPWISE 5.1/5.2
GroupWise es un programa diseñado para satisfacer sus necesidades de mensajería, programación, calendario y
gestión de documentos. A continuación, se incluye una breve descripción de cómo utilizar GroupWise.
Envío de mensajes y programación de citas
El sistema de mensajería de GroupWise evita la incomodidad de
escribir un informe, copiarlo y distribuirlo sin saber si los destinatarios
lo han encontrado o no. GroupWise permite enviar con rapidez un
mensaje a varias personas y realizar un seguimiento de quién lo ha
abierto, eliminado, etc. El sistema de programación proporciona una
manera fácil de saber si están disponibles determinadas personas, la
sala de reuniones u otros recursos que necesite.
Búsqueda y clasificación de direcciones
Cuando se envía un mensaje a varias personas, resulta incómodo
tener que escribir todos los nombres en el cuadro A. La guía de
direcciones permite seleccionar con rapidez varios destinatarios de
un mensaje. La información de la guía de direcciones se puede
clasificar siguiendo diferentes métodos. También se pueden crear
direcciones personales para no tener que buscar en toda la guía.
Gestión de documentos
Si le resulta difícil encontrar documentos y realizar un seguimiento de
las distintas versiones de los mismos, deje que la biblioteca de
GroupWise los gestione por usted. La biblioteca de GroupWise
proporciona versatilidad y seguridad a la hora de usar y compartir los
documentos. Puede almacenar diferentes versiones de los
documentos, especificar quién podrá verlos o modificarlos, y someter
documentos a control de entrada y salida.
Integración de conversaciones telefónicas
Lugar de conversación de GroupWise gestiona las llamadas
telefónicas desde el escritorio sin necesidad de levantar el auricular.
Puede responder, retener llamadas, mantener conversaciones
colectivas, mantener un registro de llamadas, así como buscar y
marcar números de teléfono.
Y además...
Puede ampliar GroupWise con InForms. InForms Designer permite crear formularios personalizados y
distribuirlos a través del correo electrónico. Los destinatarios podrán rellenar los formularios mediante
InForms Filler y devolverlos a través del sistema de correo electrónico de GroupWise, permitiendo así
una recopilación y evaluación rápidas de los datos devueltos.
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Ventana principal
La ventana principal es como la “base central” de GroupWise 5. Desde esta ventana, puede leer mensajes,
programar citas, ver el calendario, abrir documentos y mucho más.
Barra de herramientas
Lista de carpetas
Buzón
Haga clic con el botón derecho del ratón
en un encabezado de columna>haga
clic en Editar columnas para añadir
encabezados de columna.
Visor rápido permite leer mensajes del
buzón sin abrirlos en una ventana
diferente.
Botón Delegado
En la barra de estado, aparecen
mensajes descriptivos de los ítems
de menú.
Tipos de carpeta
La carpeta de usuario (indicada con su
nombre de usuario) representa su base de
datos en GroupWise. Esta carpeta incluye
otras carpetas e ítems.
La carpeta Buzón incluye todos los ítems
enviados y recibidos. Utilice los botones de
la barra de herramientas para ver sólo los
ítems enviados o los ítems recibidos.
La carpeta Calendario muestra sus citas,
notas y tareas con formato de calendario o
en una lista.
Haga clic en el icono Filtro
para aplicar o borrar un filtro.
Si precisa más información sobre
la ventana principal
• En la barra de estado, aparecen mensajes
descriptivos de los botones de la barra de
herramientas. Para visualizar estos mensajes,
sitúe el punto de inserción en cualquier botón
de la barra de herramientas y mire la barra
de estado.
• Un tema de la Ayuda explica cómo mostrar u
ocultar los ítems del buzón sin necesidad de
moverlos o suprimirlos.
Haga clic en
>Guía de GroupWise>
Temas>Gestionar mi
buzón>haga doble clic en
Acerca de los filtros.
La carpeta Archivador contiene todas las
carpetas personales y compartidas.
La carpeta Trabajo en curso contiene
mensajes sin acabar. Puede trabajar en un
mensaje y enviarlo más adelante. Esta
carpeta contiene también referencias a otros
documentos que se han abierto o se han
sometido al control de salida.
La carpeta Papelera contiene todos los ítmes y
documentos que se han suprimido. Es
aconsejable vaciar la papelera periódicamente
para conservar espacio en la red.
• Un tema de la Ayuda explica las diferentes
funciones del buzón.
Haga clic en
>Guía de GroupWise>
Índice>Buzón>haga doble clic
en Acerca del buzón.
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Guía de direcciones
La guía de direcciones es como su “guía de
teléfonos” en GroupWise. Esta guía almacena
nombres, direcciones de correo electrónico,
números de teléfono, etc. La Guía de direcciones
de Novell GroupWise contiene una entrada de
todos los usuarios del sistema GroupWise.
Contactos frecuentes contiene las direcciones que
más utiliza. Cada vez que envía o recibe un ítem,
GroupWise añade la dirección a Contactos
frecuentes. Además, GroupWise permite crear
guías de direcciones personales.
Tareas para comenzar
Enviar un mensaje de correo
1. Haga clic en
de la barra de
2.
3.
4.
5.
herramientas.
Escriba uno o más nombres en el cuadro A.
Escriba un tema.
Escriba un mensaje.
Haga clic en Enviar.
Leer un mensaje recibido
1. Haga doble clic en el mensaje del buzón que
desea leer.
O bien:
1. Haga clic en
en la barra de
herramientas.
2. Escriba los nombres de usuario y de recurso
en el cuadro A.
Si no sabe los nombres correctos, haga clic
en Dirección>haga doble clic en los usuarios
y recursos que desee programar>haga clic
en OK.
3. Especifique el primer día posible para la
Haga clic en
cualquier mensaje para
leerlo mediante el Visor rápido.
Ver el calendario
1. Haga clic en
Búsqueda de tiempo libre para una reunión
.
Si desea visualizar el calendario en el buzón,
en lugar de abrir una ventana de calendario
diferente, haga clic en la carpeta Calendario.
Haga clic en Ver>como Calendario para ver la
programación de hoy con formato de
calendario.
reunión en el cuadro Inicio.
4. Especifique la duración de la reunión.
5. Haga clic en Ocupado.
6. Haga clic en Autoselección para seleccionar la
primera hora disponible para la reunión>haga
clic en Organizar reunión.
7. Termine la cita>haga clic en Enviar.
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Uso de la Ayuda en línea
Toda la documentación del cliente de GroupWise está disponible en línea. Encontrará una gran variedad de
métodos de acceso a la Ayuda en línea para que pueda elegir el que mejor se ajuste a sus necesidades.
Temas muestra una lista de tareas entre las que
puede elegir.
1. Haga clic en
>Guía de GroupWise>Temas.
Índice muestra palabras clave que le ayudarán
a encontrar los temas, como en el índice de un
libro
1. Haga clic en
>Guía de GroupWise> Índice.
Buscar permite realizar una pregunta. La Guía
de GroupWise mostrará una lista de temas como
posibles respuestas a su pregunta.
1. Haga clic en
>Guía de GroupWise>Buscar.
Funciones interesantes que debe probar
Función
Cómo obtener más información
Compartir carpetas.
Haga clic en
>Guía de GroupWise> Índice>
Carpetas compartidas>haga doble clic en Acerca
de las carpetas compartidas.
Guardar mensajes sin terminar.
Haga clic en
>Guía de GroupWise> Temas>
Enviar ítems>haga doble clic en Guardar un ítem
sin acabar.
Mover ítems a carpetas.
Haga clic en
>Guía de GroupWise> Temas>
Organizar mi buzón>haga doble clic en Mover un
ítem a otra carpeta.
Ser delegado de otro usuario.
Haga clic en
>Guía de GroupWise> Índice>
Delegado>haga doble clic en Gestionar el buzón
de otro usuario.
Gestionar llamadas telefónicas
mediante Lugar de conversación.
Haga clic en
>Guía de GroupWise>Índice>
Lugar de conversación>haga doble clic en Acerca
de Lugar de conversación.
Cambiar un tipo de ítem a otro tipo
(por ejemplo, cambiar un mensaje de
correo a tarea).
Haga clic en
>Guía de GroupWise>Índice>
Ítems, cambio de tipo de>haga doble clic en el
tema que desee.
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Personalización del escritorio de GroupWise
Si lo desea, puede personalizar el escritorio para que se adapte mejor a su manera de trabajar y facilitar el
acceso a los comandos que utiliza.
Especificación de preferencias
Para especificar si desea leer un mensaje o ver
sus propiedades al hacer doble clic en él:
1. Haga clic en Editar> Preferencias> Entorno>
Abrir ítem o Mostrar propiedades.
Para especificar si desea ver archivos adjuntos en
el visor o abrirlos en una aplicación:
1. Haga clic en Editar> Preferencias> Entorno>
Ver adjunto o Abrir adjunto.
Personalización de la barra de herramientas
Es posible mover, añadir y eliminar botones en la barra de herramientas. Por ejemplo, para añadir el
botón Notas a la barra de herramientas:
1. Haga clic en el menú emergente del extremo derecho de la barra de herramientas>haga clic
en Configurar.
2. Haga clic en la flecha situada junto a Archivo>haga doble clic en Crear una nueva nota>OK.
Especificación de propiedades de carpetas
Las carpetas pueden mostrar ítems entrantes,
salientes o de borrador en una lista de ítems, en un
calendario o en hilos de discusión. Para que una
carpeta muestre hilos de discusión:
1. Haga clic en la carpeta>
.
2. Haga clic en el menú emergente Ver por>Hilo de
discusión.
3. Haga clic en Guardar como>escriba un nombre
como Grupo de discusión>haga clic en OK.
4. Haga clic en Guardar.
Este tutorial de GroupWise, así como información adicional, están disponibles
en la página principal de GroupWise Cool Solutions en la dirección
www.gwmag.com. Si tiene dudas sobre el buzón, póngase en contacto con su
representante local de IS&T.
Patente pendiente
Fabricado en EE.UU.
102-001022-001 A PDF