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GUIA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Ingresos 2013
1.
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
El presente documento tiene por objeto informar a los postulantes aceptados de la Universidad ESAN sobre los
diferentes procedimientos administrativos a seguir luego de haber aprobado el proceso de admisión correspondiente.
1.2 ALCANCE
Las normas contenidas en la presente son de aplicación para el Ingresante aceptado bajo una de las modalidades de
admisión de la Universidad ESAN.
Pre Admitido: Categoría conferida al postulante aceptado, siempre que haya cumplido con entregar los documentos
solicitados por admisión, exceptuando el Certificado oficial de estudios de quinto de secundaria.
La categoría de Ingresante le será conferida luego de la presentación del Certificado oficial de estudios de primero a
quinto de secundaria original.
1.3 DEFINICIONES
- Derechos Académicos: Son las boletas o cuotas de pago por los servicios académicos que se imparten en la
Universidad. En el semestre académico se cancelan cinco boletas o cuotas. La UESAN no cobra sus servicios por
mensualidades, sino por créditos matriculados. Para brindar facilidades a los alumnos el pago total lo divide en 5
boletas
- Derecho de Matrícula: Es el pago que se efectúa al inicio de cada semestre académico, este pago otorga al
alumno el derecho al seguro de accidentes, examen médico y carné de estudiante. El pago efectuado por este
concepto no es materia de devolución y es por un monto de S/.300.00.
- Descuento Pronto Pago: Es el descuento del 5% que se otorga a aquellos padres y/o alumnos que deseen
cancelar de forma adelantada el valor completo del semestre. El descuento se aplica solo al total de créditos
matriculados, es decir no incluye el monto por derecho de matrícula.
- Escala de Pago Provisional: Escala asignada en la inscripción como postulante para ser aplicada solo durante el
primer semestre académico.
- Escala de Pago Definitiva: Escala asignada luego de haber pasado por un proceso de Evaluación SocioEconómica que se realiza en el primer semestre y que define la escala a aplicarse desde el segundo semestre
académico.
- Retiro Definitivo: Es la decisión formal manifestada por el alumno de no continuar estudios en la Universidad.
- Reserva de Admisión: Es el procedimiento que faculta al ingresante a suspender el inicio de sus estudios, luego
de haber sido aceptado en cualquiera de las carreras universitarias.
Esta reserva le permite al ingresante conservar su vacante para el siguiente o subsiguiente semestre académico.
Este procedimiento podrán realizarlo sólo quienes hayan cancelado la Reserva de Vacante.
El pago efectuado por este concepto no es materia de devolución.
- Gastos Administrativos: Son gastos por servicios adicionales que el alumno solicita y que no están considerados
en el pago de su matrícula, ni en el pago de derechos académicos.
1
2.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.1. MATRICULA Y CUOTAS POR DERECHOS ACADÉMICOS
a. Quienes resulten admitidos a la Universidad bajo cualquier modalidad y hayan presentado los documentos
solicitados por la Oficina de Admisión de Pregrado deberán efectuar el pago de la primera boleta del 02 al 07 de
agosto; la cual incluye el derecho de matrícula por S/. 300.00 (Trescientos con 00/100 Nuevos Soles) y la
primera cuota de derechos académicos según la escala provisional asignada para el primer semestre.
No estarán habilitados para realizar el pago de primera boleta (incluye matrícula) quienes tengan
documentación pendiente de entrega a la Oficina de Admisión de Pregrado, no habrá excepciones1
b. El cálculo de la primera y segunda boleta de pago se hará de la siguiente manera:
BOLETAS
1ra. Boleta
2da. Boleta
FORMA DE CÁLCULO (En Nuevos soles)
Derecho de Matricula + (Valor de Crédito) x (4 Créditos Académicos)
(Valor de Crédito) x (5 Créditos Académicos)
El cálculo de la tercera, cuarta y quinta boleta se hará sobre la base de los créditos matriculados, siendo:
BOLETAS
FORMA DE CÁLCULO ( En Nuevos Soles)
Total de Créditos Matriculados – 9 Créditos2 = N° de Créditos por pagar
3
3ra, 4ta y
5ta Boletas
(Valor del Crédito) x (N° de Créditos por Pagar) = Monto a Pagar
c. Pasada la fecha de vencimiento de las boletas de pago, la Universidad cobrará los intereses y penalidades
correspondientes señalados a continuación:
Denominación
Cuantía
Penalidad 1
Un día después de la fecha de vencimiento de la boleta se aplicara
la tarifa de S/.25.00, hasta el último día del mes en que se produjo
el vencimiento.
Penalidad 2
Un día después de culminar el mes de vencimiento de la boleta se
generará, adicionalmente a la Penalidad 1, el monto ascendente a
S/.50.00.
Intereses
Moratorios
Equivalentes al 15% de interés anual a partir del día siguiente del
vencimiento de la boleta.
d. El pago por derechos académicos podrá realizarse en los bancos detallados en el punto 2.2, indicando en
ventanilla la modalidad de pago y el código del alumno.
e. Para revisar sus pagos pendientes, boletas vencidas, intereses, penalidades y otros detalles, el alumno podrá
ingresar a la opción Estado de Cuenta y Pagos Visa que se ubica en el Menú Principal de la UE Virtual. Así
mismo en esta opción podrá realizar pagos en línea con tarjetas Visa.
1
Los ingresantes que presenten la documentación en fecha posterior a la indicada en la Declaración Jurada (entregada al momento de la inscripción)
estarán sujetos a la aceptación por parte del Comité de Admisión, de ser aceptados, se les habilitará en un plazo de 2 días (entre lunes a viernes), ello no
exonera al ingresante de las responsabilidades adicionales que pudiera contraer (punto 2.2.)
2
Los 9 créditos corresponden a los derechos académicos que se han cobrado en la 1era y 2da boleta del Ciclo.
2
Para acceder a esta opción deberá ingresar su código de alumno o usuario de la universidad y el número de su
Documento Nacional de Identidad (registrado al momento de su inscripción como postulante a la Universidad)
2.2 DETALLE DE CUENTA BANCARIA PARA INGRESANTES
Banco de Crédito – Modalidad de pago: Pregrado Pensiones 3
Banco Continental – Modalidad de pago: Emisora 423
Para realizar los pagos en nuestras cuentas bancarias el ingresante deberá indicar la modalidad según detalle y el
código de alumno que identificará el pago realizado.
Los pagos que se realicen en Caja de la Universidad tendrán un recargo de S/. 5.00 (Cinco con 00/100 Nuevos Soles).
2.3 ESCALAS DE PAGO:
a. En la Universidad Esan existen 6 escalas de pago por los derechos académicos, en cada escala se ha determinado
un valor por crédito académico, tal como se detalla en el siguiente cuadro:
Escala
1
2
3
4
5
Valor de Crédito**
(S/.)
300.00
366.00
439.00
532.00
665.00
**El valor del crédito para los cursos de carrera dictados en inglés tiene 15% de recargo. El alumno para graduarse debe
aprobar al menos 20% de sus cursos de carrera en inglés.
Vigente a partir del 01.03.2013. El valor del crédito académico será modificado si la inflación acumulada supera al 5%
Una vez asignada la escala de pago y definido el número de créditos en los que el alumno se matricule, se calculará
el pago total del semestre, de acuerdo a lo detallado en el punto 2.1 b.
b. La escala de pago del alumno se establece en dos etapas:
-
Escala Provisional.- Será asignada en la inscripción como Postulante a la Universidad, tomando como
referencia la escala del colegio de procedencia, para egresados de colegios del extranjero les será asignada
la escala “5” y admitidos bajo modalidad de traslados externos o graduados de instituciones de educación
superior les será asignada la escala “3” solo para ser aplicada en las boletas del primer ciclo.
-
Escala Definitiva.- Será asignada al concluir el proceso de Evaluación Socio-Económica que está a cargo
del área de Bienestar Estudiantil y se realiza durante el primer semestre académico. El resultado de esta
evaluación define la escala que entrará en vigencia del segundo semestre académico en adelante. La
presentación de la información Socio-Económica tiene carácter de obligatorio para todos los alumnos nuevos
de la universidad por lo cual de no cumplir con este requisito se asignará al alumno la escala de pago “5”.
2.3.1. GARANTÍA DE ESTABILIDAD DE PENSIONES
La Universidad ESAN mantendrá el valor del crédito académico hasta la culminación de la carrera universitaria del
alumno, mientras la inflación acumulada no supere el 5% contado desde su fecha de vigencia, en caso contrario el
valor del crédito será modificado.
3
Se sugiere que la 1era boleta del ciclo sea pagada en el Banco de Crédito, con ello se facilita la matrícula de los alumnos.
3
2.4 BENEFICIO DE INTERNACIONALIDAD Y EXCELENCIA - BINEX
La Universidad ESAN reconoce a los mejores estudiantes y promueve el desarrollo de sus competencias
internacionales otorgándoles el BINEX - Beneficio de Internacionalidad y Excelencia, consistente en el 10% de las
pensiones pagadas puntualmente en cada semestre de estudios.
¿Quiénes pueden recibir el beneficio de Internacionalidad y
Excelencia - BINEX?
Porcentaje correspondiente de BINEX
Ingresantes por modalidades:
 Programa de Adquisición de Competencias - PAC
 Reconocimiento al Rendimiento Escolar - RRE
 Primeros Puestos de Secundaria
 Bachillerato Internacional
 Deportistas Calificados
10% de la pensión del primer semestre de
estudios pagada con puntualidad
Alumnos con matrícula regular que hayan culminado el semestre
perteneciendo al quinto superior de su Carrera.
10% de la pensión del semestre pagada con
puntualidad
El Beneficio de Internacionalidad y Excelencia – BINEX se acumula en cada semestre en que el estudiante cumpla
con los requisitos exigidos para su otorgamiento, que se detallan en el reglamento correspondiente.
El monto total del BINEX acumulado por el estudiante puede ser utilizado como descuento al pago de pensiones de la
Universidad en los casos siguientes:
a) Cuando este de viaje de estudios de intercambio o de doble grado internacional.
b) Si cursa estudios de segunda carrera en la Universidad ESAN.
2.5 CONVALIDACIÓN
a. La presentación del expediente de convalidación tendrá un costo de S/. 100.00 el cual no está sujeto a devolución y
será cancelado en caja del campus. Los documentos necesarios para la convalidación son los sílabos de los cursos,
certificados de notas y de conducta originales, debidamente visados y sellados por la Secretaría General de la
Universidad de procedencia o autoridad equivalente. El expediente conteniendo todos los documentos mencionados
será presentado en el Área de Servicios Académicos con la boleta del pago de los derechos correspondientes.
b. Efectuada la convalidación se realizará el cobro al alumno por los gastos administrativos de dicho proceso, teniendo
en cuenta el siguiente cuadro:
Escala
*
0
1
2
3
4
5
Valor de Crédito**
(S/.)
227.00
300.00
366.00
439.00
532.00
665.00
Gastos Administrativos por
Curso Convalidado
(50% del valor del crédito)
(S/.)
113.50
150.00
183.00
219.50
266.00
332.50
*Escala aplicable únicamente luego del proceso de evaluación Socio Económica.
**El valor del crédito para los cursos de carrera dictados en inglés tiene 15% de recargo.
El alumno para graduarse debe aprobar al menos 20% de sus cursos de carrera en inglés.
Vigente a partir del 01.03.2013. El valor del crédito académico será modificado si la inflación acumulada supera al 5%
Para completar el proceso de convalidación es necesario haber cancelado en caja de la Universidad dichos gastos
administrativos. El pago no estará sujeto a devolución por ningún concepto.
4
2.6 DESCUENTO PRONTO PAGO
a. El alumno que desee efectuar el pago total del semestre académico se beneficiará con un descuento del 5% del total
de créditos a matricularse, según su escala provisional.
b. Para acogerse al descuento por pronto pago, el alumno y su apoderado deberá presentarse en la Oficina de
Finanzas para firmar una solicitud que detallará el número de créditos que cursará el alumno en el primer semestre,
por ello, este trámite podrá realizarse luego de haber obtenido el resultado del examen clasificatorio de inglés y hasta
dos días antes del vencimiento de la 1era boleta del Ciclo 2013-2.
c. De no presentarse en las fechas indicadas para solicitar este beneficio, se deberá efectuar el pago normal de la
primera boleta en la fecha programada y detallada en el calendario académico que será publicado oportunamente en
la UEvirtual. Luego de cancelada la primera boleta no podrá acogerse al beneficio del descuento por pronto pago.
2.7 RESERVA DE ADMISION:
El ingresante que desee efectuar este trámite, deberá cumplir con lo siguiente:
a. Haber presentado los documentos solicitados por la Oficina de Admisión de Pregrado, si tiene algún documento
pendiente no podrá realizar este trámite, no hay excepciones.
b. Presentarse el ingresante con su padre o apoderado en la Oficina de Admisión de Pregrado con el formato
correspondiente, debidamente llenado, a más tardar el último día útil previo al vencimiento de la primera boleta de
pago.
c. Al cumplir los puntos a y b, se le hará entrega de un código de pedido con el cual el ingresante realizará el pago de
S/. 300.00 (Trescientos con 00/100 Nuevos Soles) por este concepto, ver Anexo 1: Conceptos no sujetos a
devolución. Este pago podrá realizarlo sólo en Caja de la Universidad, una vez cancelado deberá presentar la boleta
en la Oficina de Admisión de Pregrado.
La realización del trámite de la Reserva de Admisión otorga el derecho de mantener la vacante obtenida hasta por
dos semestres consecutivos.
2.8 RETIRO DEFINITIVO
Para efectuar este trámite, deberá presentarse el ingresante con su padre o apoderado en la Oficina de Admisión de
Pregrado para llenar el formato correspondiente (sólo para quienes no han efectuado el pago por los Derechos
académicos). La Oficina de Admisión de Pregrado procederá a la anulación de su código de alumno así como
realizará la devolución de los documentos entregados.
Si el ingresante hubiera cancelado su primera boleta de pago, deberá comunicarlo por escrito en la Oficina de
Servicios Académicos hasta el último día útil previo al inicio de clases.
Hasta la fecha indicada la Universidad procederá con la devolución del pago efectuado por derechos académicos
descontando los gastos administrativos y el pago por derecho de matrícula, ver Anexo 1: Conceptos no sujetos a
devolución.
5
3. INFORMACIÓN ACADÉMICA Y DE CONTACTO
3.1 EXAMEN DE CLASIFICACIÓN EN INGLÉS
Obligatorio para todos los ingresantes.
El examen de clasificación en inglés será el Lunes 15 de julio a las 3:00 p.m.
El resultado de esta evaluación determina si el ingresante estará apto de matricularse en el curso Technical English I
(curso de Inglés Técnico con vocabulario de negocios) o deberá matricularse en el Taller de Nivelación de Inglés
(requisito obligatorio del curso Technical English I), este Taller tendrá un costo equivalente a dos (2) créditos.
Dentro del plan de estudios se llevarán cursos de carrera (obligatorios) dictados en Inglés, por lo cual el alumno deberá
tener un conocimiento adecuado del idioma.
3.2 DATOS DE CONTACTO
Para consultas comunicarse a:
Admisión: 712 7205 o al correo [email protected]
Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 7:30 p.m./sábados de 9:00 a.m. a 12:30 p.m.
Finanzas: 712 7200 anexo 4331/ 4329
Servicios Académicos: 712 7200 anexo 4545
Horario de atención: lunes a viernes de 9:00 a.m. a 5:00 p.m.
6
Anexo 1
Derechos de postulación
Conceptos no sujetos a devolución
S/. 350.00 (Trescientos cincuenta con 00/100 Nuevos Soles)
Derecho de matrícula
S/. 300.00 (Trescientos con 00/100 Nuevos)
Reserva de Admisión
S/. 300.00 (Trescientos con 00/100 Nuevos Soles)
Gastos Administrativos por Derechos Académicos
S/. 5.00 (Cinco con 00/100 Nuevos Soles)
7
Calendario Académico 2013-2
(Alumnos ingresantes)
Actividad
Fechas
Matrícula
Examen de Clasificación de Inglés1
Pago de primera boleta2
Plazo límite para presentar solicitudes de reserva de
matrícula (ingresantes que cancelaron la primera cuota y
matrícula)
Sesión de inducción y entrega de horarios3
15 de julio a las 3:00 p.m.
Del 02 al 07 de agosto
14 de agosto (hasta las 5:00 p.m. en Servicios
Académicos)
15 de agosto a las 9:00 a.m.
Actividades académicas
Inicio de clases
19 de agosto
07 y 08 de octubre
Feriados del
periodo4
01 de noviembre
Exámenes Parciales5
Fin de clases
Exámenes Finales5
Examen de Rezagados6
Devolución de exámenes finales
Publicación de Primer Reclamo de examen final7
Plazo para la presentación de solicitudes de Segundo
Reclamo de examen final
Fecha límite para presentar solicitudes de cambio de
carrera
Publicación de Segundos Reclamos de examen final,
exámenes de rezagados y publicación de notas en UE
Virtual8
Matrícula Ciclo Extraordinario 2014-09
Inicio de clases Ciclo Extraordinario 2014-0
09 al 15 de octubre
03 de diciembre
Del 05 al 11 de diciembre
12 al 14 de diciembre (según las fechas y horarios
programados)
12 al 14 de diciembre (Los exámenes se entregan
solamente de acuerdo a las fechas y horarios de
devolución que se publiquen. Los alumnos que no
asistan pierden su derecho a reclamo. Los
exámenes no recogidos podrán solicitarse a partir
del 08 de enero sin derecho a reclamo.
17 de diciembre a las 12:00 m.
Hasta el 18 de diciembre a las 12:00 m.
13 de diciembre hasta las 12:00 m
23 de diciembre (a partir de las 17.00 horas)
Del 06 al 08 de enero 2014
09 de enero 2014
El examen es obligatorio para todos los alumnos ingresantes, quienes no el examen serán clasificados automáticamente en Taller de Nivelación.
2 El expediente de ingresante deberá tener todos los documentos solicitados por la Oficina de Admisión de Pregrado. La primera boleta de pagos se rige por el
equivalente de cuatro (4) créditos.
3 Para recibir el horario de clases el ingresante debe tener la matrícula y primera boleta de pago cancelada.
4 Durante los días 07, 08 de octubre y 01 de noviembre se suspenden las clases.
5 Durante la semana de exámenes parciales y finales se suspenden las clases.
6 Sólo para aquellos alumnos que no rindieran examen parcial o final por causa justificada de acuerdo a lo señalado en el Reglamento de Estudios. (Art. 94°)
7 Las solicitudes se presentan por escrito y en forma personal. Excepcionalmente, aquellos alumnos que se encuentren de viaje podrán delegar mediante carta
poder a otro estudiante para que realice en su nombre el reclamo.
8 Se suspende la atención a alumnos desde el 19 de diciembre hasta el 6 de enero de 2014.
9 La matrícula se realizará de acuerdo a la publicación del orden de prioridad en forma virtual.
1
8
MODELO DE SOLICITUD DE RESERVA DE ADMISIÓN
Lima, …. de …………. de 2013
Señora
PATRICIA REVEGGINO
Jefe de Admisión y Registro
UNIVERSIDAD ESAN
Presente.-
Yo, XXXXXXXXX XXXXXXXXX, al haber obtenido mi ingreso al ciclo XXXX - X en la carrera de
XXXXXXXX y XXXXXXXXX, con código de alumno XXXXXXXX y habiendo cancelado la Reserva de
Vacante, me presento ante usted reiterándole mis saludos cordiales y para solicitar se sirva gestionar la
Reserva de mi Admisión para iniciar las clases en el ciclo XXXX – X (Especificar Ciclo de Retorno), ya
que por motivos personales me será imposible cursar estudios en ciclo XXXX - X a iniciarse en el mes
de XXXXXXXX del presente año.
Agradeciendo su comprensión y sin otro particular me despido.
Atentamente,
___________________________
XXXXXX XXXX XXXXX
Código de Alumno: XXXXXXXX
___________________________
Firma del padre o apoderado
Nombres y apellidos: …………………
…………………………………………….
DNI: ………………………………………
RECUADRO PARA SER LLENADO POR EL PERSONAL DE COUNTER DE ADMISIÓN
Doy conformidad que el solicitante ha cumplido con la entrega de los documentos de:
……………………………………………………………………………………………….…, requisitos
indispensables para ser considerado admitido por la modalidad de ………………………………………
Fecha: ………/………../……….
Ejecutivo Counter/Admisión
9