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CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA
UNIDAD DE ATENCIÓN CIUDADANA / UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO
Documento de orientación. 11-09-2013
Funcionamiento del Comité Portal Contraloría y Ciudadano
1. Misión del Comité
La labor principal del Comité Portal, es la armonización de criterios en la atención de
referencias ingresadas a través del Portal Contraloría y Ciudadano. Se busca de este
modo que ante requerimientos ciudadanos de similares características las respuestas
entregadas por Contraloría, en cada una de sus unidades regionales y divisiones,
sean homogéneas, atendido el mérito de los antecedentes proporcionados, evitando
de este modo el empleo de criterios y herramientas dispares.
2. Composición y sistema de decisión.
El Comité Portal es una instancia colegiada presidida por el Jefe de la Unidad de
Atención Ciudadana (UAC), más un representante de la División de Municipalidades
(DMUN), de la División de Infraestructura y Regulación (DIR), y de la División de
Auditoria Administrativa (DAA). Participan también del trabajo del comité un secretario,
un coordinador UTCE y un analista del Portal.
Para definir el tratamiento entregado a las referencias, los representantes de las
divisiones más el jefe de la UAC cuentan con derecho a voto.
En caso de empate, se ha solicitado la opinión del coordinador UTCE o de analista,
para mejor resolver.
3. Cobertura, alcance y plazos.
El Comité deberá sancionar el tratamiento de cada una de las referencias W que a
nivel nacional son ingresadas a través del Portal Contraloría y Ciudadano, en base a
las propuestas que preparan las Unidades Técnicas de Control Externo (UTCE).
En caso que las referencias apunten a hechos ocurridos en regiones, pero su
tratamiento dependa de instancias nacionales, el Comité ha dispuesto que las
referencias sean tratadas directamente por Santiago. Este procedimiento puede
aplicarse también en casos en que los casos sean susceptibles de generar un impacto
social significativo.
De la misma manera, el comité ha redistribuido geográficamente referencias
ingresadas en una región, en circunstancias que estas corresponden a la cobertura
de otra unidad de control externo.
El Comité sesionará regularmente todos los martes y jueves de cada semana, salvo
casos calificados relacionados con feriados legales, jornadas institucionales, entre
otros, lo cual deberá ser considerado por los UTCE al momento de enviar las
propuestas de tratamiento.
3.1 Ficha propuesta UTCE.
La referencia W deberá ser analizada por el analista UTCE correspondiente, según la
distribución geográfica de la cobertura de servicios que se encuentra disponible en el
Formulario de Denuncias o Sugerencias de Fiscalización, dentro de los dos días
hábiles siguientes al ingreso de la referencia a través del Portal, es decir, la fecha
registrada en Sistradoc, teniendo como límite horario las 13:00 hrs. del día en el que
sesiona el Comité.
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Todas las propuestas deben ser enviadas a través de la ficha definida para tales
efectos, formato válido que considera los campos mínimos de análisis que necesitan
tener a la vista los integrantes del Comité, con el objeto de contar con los
antecedentes necesarios para sancionar el tratamiento que corresponda.
El no envío de las propuestas de tratamiento por parte de la UTCE deberá estar
justificado vía correo electrónico dirigido al Jefe de la UAC, debiendo responder a
motivos fundados en un mayor análisis para una mejor propuesta o algún
imponderable que necesariamente debe ser indicado a los integrantes del Comité.
FICHA de
PROPUESTAS 2.docx
4. Reserva de Identidad.
La debida cautela de la información de carácter personal de los recurrentes que han
solicitado la reserva de su identidad es de suma importancia, ya que gran parte de la
credibilidad que la Sociedad Civil deposita en Contraloría General depende de la
responsabilidad en el uso que efectuemos de esos datos, razón por la cual es
imperativo que los funcionarios que se encuentren involucrados en este tipo de
trabajos deban tener presente la necesaria discreción para acometer cada una de las
actividades asociadas.
Por todo lo anterior, dentro de la Ficha de Propuesta de Tratamiento UTCE se
incorporaron dos consultas que tienen que ver con la materia, las cuales pretenden
dilucidar si las distintas actividades de fiscalización son viables de efectuar con la
reserva de identidad o se debe solicitar al recurrente el levantamiento de dicha
reserva.
Cabe hacer presente, que todas las Sugerencias de Fiscalización son consideradas
con reserva de identidad, motivo por el cual se deben arbitrar las medidas necesarias
para cautelar los datos del recurrente.
5. Criterios generales para la definición de los tratamientos de referencias “W”
A continuación, se exponen los criterios que permiten definir el tratamiento que se
encontrará asociada a la referencia W, a saber:
I.
Auditoría:
En los casos en que existan programas de auditoría planificados para el año en
curso, las referencias W pueden incorporarse a estas actividades de fiscalización,
en la medida que el requerimiento coincida con los objetivos de la auditoría.
En caso que el tratamiento sancionado por el Comité implique que la referencia W
deba ser incorporada a una auditoría pronta a comenzar o en proceso, al
momento de derivar los antecedentes al equipo a cargo del trabajo, vía Sistradoc,
se deberá marcar en el sistema como “auditoría”, con el objeto que no se vea
afecta a los plazos que se encuentran asociados a las ARAs e INVEs.
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Por su parte, al momento de realizar la Propuesta UTCE, en ella se deberá
individualizar el programa con su respectivo número (según planificación anual),
objetivo general, fechas de ejecución y forma en cómo serán incorporados los
antecedentes (ej. Partida Clave).
II.
Atención de referencia de Auditoría (ARA):
Se utiliza en caso que las referencias se relacionen con temas que no revisten
complejidad y refieran a un tema específico que pueda ser resuelto con una
indagación acotada en una entidad fiscalizada, en donde una de las actividades
habituales es la solicitud de información, vía oficio, al Servicio, lo que no obsta
efectuar verificaciones en terreno.
Variantes de ARA:
ARA con aviso de prevención por competencia del Tribunal de
Contratación Pública. Se trata de referencias relacionadas con
licitaciones o compras públicas, en donde se le informa al
denunciante “se hace presente que de conformidad con lo
dispuesto por el artículo 24 de la ley N° 19.886, compete al
Tribunal de Contratación Pública conocer de la acción de
impugnación contra actos u omisiones, ilegales o arbitrarios,
ocurridos en los procedimientos administrativos de
contratación con organismos públicos regidos por dicho texto
legal, normativa que no impide a esta Entidad Fiscalizadora
ejercer sus atribuciones para practicar las auditorías,
inspecciones, investigaciones y sumarios que se estimen
pertinentes, con el fin de determinar las eventuales
responsabilidades administrativas de funcionarios públicos
que hayan intervenido en procesos licitatorios”.
ARA de Seguimiento. Referencias que debido a la materia que
tratan, se encuentran vinculados con trabajos efectuados por
esta Contraloría General, en donde resulta necesario efectuar
validaciones que tienen que ver con verificar el cumplimiento
de pronunciamientos e informes.
III.
Investigación Especial (INVE):
En caso de tratarse de referencias de mayor complejidad, mayor connotación
pública, que incluyen más de una temática, o que el alcance de los hechos
denunciados amerita una indagación profunda de las circunstancias y los
procedimientos que la Administración llevó a cabo. En general, se ha tratado como
INVE referencias en que se configuran eventuales infracciones por parte de altos
directivos públicos, o resulte necesario un examen de cuentas, pues éste último se
estima no compatible con un ARA. Puede tomarse también como referencia los
casos en que conforme la Orden de Servicio N° 107, de 2012, de CGR, procede la
instrucción de sumarios administrativos por parte de este Órgano de Control.
IV.
Pronunciamiento Jurídico.
Se utiliza para las referencias en las cuales se solicita la interpretación de normas
y/o el trabajo de preparación de los miembros del Comité detecta la inexistencia de
pronunciamientos de CGR al respecto. En estos casos se informa al requirente que
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su solicitud estará disponible 30 días en la oficina de partes de Contraloría para que
concurra a firmar la solicitud de pronunciamiento. El Portal Contraloría y Ciudadano
está concebido para la recepción de denuncias y sugerencias de fiscalización, y por
tanto se estima no es la vía para la solicitud de pronunciamientos jurídicos.
V.
Derivación a otros servicios:
En caso de estimarse que las referencias apuntan a hechos fuera del marco de
las competencias de CGR, éstas son derivadas mediante oficio, lo cual es
comunicado al requirente. Al momento de efectuarse una derivación se solicita al
servicio u organismo informar a Contraloría respecto a la respuesta entregada al
ciudadano.
Variantes de derivaciones:
Derivaciones en caso de reserva de identidad.De manera
excepcional, en caso que el ciudadano haya solicitado
reserva de identidad o se trate de una sugerencia de
fiscalización en materias que sean de competencia de otro
organismo u entidad, se ha derivado sin afectar la reserva
solicitada, lo cual debe quedar reflejado en la redacción del
oficio.
VI.
Derivación a otra Unidad CGR:
Referencias que debido al contenido expuesto por el recurrente, corresponde sean
atendidas por Unidades que se encuentran fuera de la Función de Control Externo
y que se pueden derivar de manera interna, por ejemplo, la Unidad de Sumarios,
Acceso a la Información Pública, entre otras.
VII.
Insumo Planificación:
En caso que el ciudadano ingrese una sugerencia de fiscalización la referencia
puede ser marcada usando esta denominación. En estos casos, se enviará un
correo electrónico al requirente, comunicando que su solicitud será tenida en
cuenta en la planificación de futuras fiscalizaciones.
VIII.
Solicitud de Mayores Antecedentes al recurrente(SMA):
En caso de estimarse que los antecedentes enviados no permiten asignar un
tratamiento a la referencia, se solicita vía correo electrónico el envío de mayores
antecedentes. El plazo para la entrega es de 5 días hábiles, y si éstos no son
aportados, se habilita para el archivo de la referencia, previa coordinación con la
UAC, a fin de verificar, si el recurrente ha proporcionado, mediante el correo
ayudaciudadano, los elementos que permitan reanalizar su solicitud.
La presentación por el interesado de nuevos antecedentes determina que la UTCE
deberá proceder a remitir a Comité una nueva propuesta.
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IX.
Correo explicativo:
Existen casos en que resulta complejo determinar si la referencia corresponde a
una Sugerencia de Fiscalización o a una Denuncia, y viceversa, caso en el cual se
envía un correo electrónico señalando en qué consiste cada una de estas
tipologías, fundamentalmente, a fin de adoptar los debidos resguardos vinculados
con la reserva de identidad automática que poseen las Sugerencias.
X.
Abstención:
La abstención debe considerarse una situación excepcional atendido lo dispuesto en
el artículo 14 de la Ley N° 19.880, que privilegia la derivación al organismo
competente. De resultar aplicable, ésta se hace mediante oficio, indicando, por
ejemplo, el carácter litigioso del asunto planteado.
En general se estima procede la abstención en materias que compete al conocimiento
de tribunales, no siendo posible la derivación ante conflictos de relevancia jurídica que
corresponde conocer a éstos.
6. Herramientas complementarias.
a) Levantamiento de la Reserva de Identidad (LRI): En caso que la ejecución
de la fiscalización requiera individualizar al requirente, y éste haya solicitado la
reserva de su identidad, se le solicita vía mail su levantamiento, antes de darle
tratamiento. En caso de no aceptar, la referencia puede ser archivada.
El alzamiento de reserva de identidad en referencias ingresadas a través del
Portal, se ha solicitado por el Comité, conforme las orientaciones impartidas por
el Comité Superior en los casos en que la denuncia se refiera de manera
directa a derechos personales del denunciante o situaciones que afectan de
manera directa a éste, en términos tales que no resulte posible investigar el
caso sin aludir al nombre del afectado.
En este aspecto, resulta de vital importancia el análisis contenido en la
propuesta específica formulada por el UTCE.
b) Derivación a Comité Superior: En caso que las referencias apunten a temas
presentes en medios de circulación nacional, de impacto público y/o que el
comité estime puede acarrear efectos significativos en la Administración o en la
imagen de CGR, o bien se requiera establecer un lineamiento general para
casos similares.
c) Informe a Gabinete: En caso que las referencias planteen quejas o denuncias
en relación con el accionar de unidades o funcionarios de la Contraloría, la
presentación será informada por el Comité a la jefatura de Gabinete.
d) Reconsideración: Es factible solicitar una reconsideración sobre el tratamiento
definido por el Comité, la cual debe ser presentada antes de la comunicación al
ciudadano del tratamiento definido para la referencia.
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7. Comunicación al Ciudadano del producto final
La comunicación al ciudadano del producto derivado de alguna actividad de
fiscalización es crucial, ya que de esta manera se le informa sobre los resultados a los
cuales este Órgano de Control arribó, en base a los antecedentes entregados.
Respecto a lo anterior, además de la notificación que corresponda efectuar de
acuerdo a los procedimientos habituales de tratamiento de presentaciones, debe
considerarse siempre una comunicación mediante correo electrónico en donde se le
remita al interesado copia en formato pdf de todo producto final derivado de una
referencia W.
Complementariamente, copia en formato pdf de los productos finales, de las
referencias ingresadas a través del Portal Contraloría y Ciudadano, corresponde sean
remitidos a la Unidad de Atención Ciudadana, para fines de registro y seguimiento.