ÿþR SGN º 0 5 5 - 2 1 0 5 - PCM - Presidencia del Consejo de

N° 055-2015-PCMjSG
Lima,
1 O NOV. 2015
VISTOS:
El Memorando W 1677-2015-PCM/OGPP y el Informe W 009-2015-PCM/OGPP/CMG,
de la Oficina General de Planea miento y Presupuesto: el Memorando W 1138-2015-PCM/SGP
y el Informe W 035-2015-PCM/SGP.BMM,
de la Secretaría de Gestión Pública; y, el Memorando
W 2130-2015-PCM/OGAJ y el Informe W 337-2015-PCM/OGAJ-ATF,
de la Oficina General de
Asesoría Jurídica, de la Presidencia del Consejo de Ministros; y,
CONSIDERANDO:
QLe, el numeral 62.3 del artículo 62 de la Ley W 27444 - Ley del Procedimiento
Administrativo General, establece que toda entidad es competente para realizar las tareas
materiales internas necesarias para el eficiente cumplimiento de su misión y objetivos;
<;)",\..CONS~",O "
:'Ir ::,'O\\a ~-o ~
ij
~
Que, de conformidad con lo establecido en el literal b) del numerar 23.1 del artículo 23
de la Ley W 29158 - Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, constituye función general de los
Ministerios aprobar las disposiciones normativas que les correspondan:
~ ,..
~ ~
o " ~
Que, mediante la Ley W 27658 - Ley Marco de Modernización de 1aGestión del Estado,
~'ti.,.", . rJO~~~~ se declara al Estado peruano en proceso de modernización en sus diferentes instancias,
<Y<:f
la
"'0 dependencias, entidades, organizaciones y procedimientos, con la finalidad de mejorar la gestión
pública y construir un Estado democrático, descentralizado
y al servicio de la ciudadanía;
Que, asimismo, se dispone en el artículo 4 de la citada Ley, que el proceso de
modernización de la gestión del Estado tiene como finalidad fundamental la obtención de
,,':~ayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de manera que se logre una mejor atención a
\5) ~;laciudadanía, priorizando y optimizando el uso de los recursos públicos;
",.," l',
;~~ t>l;:....
~~
~~":>6~0'.1~')
S-J,\¡d
Que, mediante el Decreto Supremo W 004-2013-PCM, se aprueba la Política Nacional
de Modernización de la Gestión Pública al 2021; documento que se constituye en el principal
instrumento orientador de la modernización de la gestión pública en el Perú,Y establece la visión,
los principios, los objetivos y lineamientos, para una actuación coherente y eficaz del sector
público al servicio de la ciudadanía y el desarrollo del país;
Que, la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021, tiene como
objetivo general, orientar, articular e impulsar en todas las entidades públicas, e! proceso de
modernización hacía una gestión pública para resultados que impacte positivamente en el
bienestar de la ciudadanía y el desarrollo del país; por ello, establece como su apuesta central,
una gestión pública orientada a resultados al servicio de la ciudadanía;
Que, uno de los componentes de la Gestión Pública orientada a Resultados que
est lece la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021, es la gestión por
ocesos; componente "'-a su vez-, de uno de los pilares centrales de la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública al 2021;
Que, asimismo, concibiendo
que una gestión al servicio de la ciudadanía,
necesariamente debe cambiar el tradicional modelo de organización funcional y migrar hacia una
organización por procesos, que aseguren que los bíenes y servicios públicos de responsabilidad
de la Entidad generen resultados e impactos positívos para la ciudadanía, la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Públíca al 2021, establece como uno de sus objetivos específicos,
implementar la gestión por procesos y promover la simplificación administrati\ra en todas las
. entidades públicas a fín de generar resultados positivos en la mejora de los vocedimíentos y
servicios orientados a los ciudadanos y empresas
Que, en ese sentído, resLlta necesario contar con iineamientos
metodolOGía e
instrumentos que orienten y faciliten :a adecuada impiementacló[l de la gestión por procesos en
la Presidencia del Consejo de Minist"os, en el marco de una gestión orientada a resultados, que
contribuyan a la eficiencia y eficacia de la gestión Institucional a través de! establecimiento,
control y mejora continua de los procesos institucionales;
Que, el numeral 21.4 del artículo 21 del Reglamento de Organización y Funciones de la
Presidencia del Consejo de Minisi.ros aprobado por Decreto Supremo W 063-2007-PCM, y
modificatorias, establece que es función de la Oficina General de P!aneamiento y Presupuesto,
elaborar, actualizar y difundir los documentos normativos y de gestión del sistema de
racionalización, en concordancia con la normatividad vigente
De conformidad con lo establecido en la Ley W 27658 - Ley Marco de Modernización de
la Gestión del Estado; en la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública al 2021,
aprobada mediante el Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, v, el Reglamento de Organizació'l y
Funciones de la Presidencia del Consejo de Ministros, aprobado mediar,te el Decreto Suprerr,o
W 063-2007-PCM, y modificatofias;
SE RESUELVE
Artículo 1.- Aprobar la ;:'1irectivaGeneral W 00[20
15-PCM/SG, 'Lineamientos para la
Implementación de la Gestión por Procesos en la Presidencia del Consejo de Ministros - PCM",
la que en anexo adjunto forma oarte integrante de la presente Resolución de Secretaría General.
Artículo 2.- Disponer la publicación de la presente ResolUCión de Secretaría Gene'-al y
el anexo a que se hace referencia en el articulo precedente en el portal Instítucional ae la
Presidencia del Consejo de Ministros (www.pcmgobpe)
Regístrese y comuníquese.
tJ
t-------......................
\,
.
ABOG, MANUEL
9ON!::S CASTELO
Secre! jo General
Presidencia de Consejo de Ministros
/
-
LINEAMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACiÓN DE LA GESTIÓN POR PROCESOSEN LA
PRESIDENCIA DEL CONSEJODE MINISTROS - PCM
DIRECTIVA GENERAL W
Formulada
por: Oficina General de Planeamiento
002-
2015 - PCM/SG
y Presupuesto
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos,
metodología
e instrumentos
que orienten y faciliten la implementación
de la Gestión por Procesos en la Presidencia del Consejo de Ministros (en adelante, PCM), en el marco
de lo dispuesto por la Política Nacional de Modernización
de la Gestión Pública.
11. FINALIDAD
2.1. Lograr la implementación
progresiva de la Gestión por Procesos en la PCM, que permita brindar
bienes y servicios de calidad que satisfagan las necesidades y expectativas
(ciudadanos,
ciudadanas y entidades)
de la PCM, con eficiencia
de "los clientes"
en el uso de los recursos
asignados.
2.2. Contribuir a la eficiencia y eficacia de la gestión institucional a través del control, mejora continua
e innovación de los procesos institucionales.
2.3. Promover la formulación
e implementación
de proyectos de mejora continua en forma oportuna,
a fin de optimizar el uso de los recursos y contribuir al logro de los objetivos institucionales.
111. BASE LEGAL
3.1. Ley Nº 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.
3.2. Ley Nº 27658, Ley Marco de Modernización
de la Gestión del Estado.
3.3. Ley Nº 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
3.4. Decreto
Supremo
Modernización
W 030-2002-PCM,
que aprueba
el Reglamento
de la Ley Marco
de la
de la Gestión del Estado.
3.5. Decreto Supremo W 063-2007-PCM, y modificatorias,
Reglamento de Organización y Funciones
de la Presidencia del Consejo de Ministros.
3.6. Decreto Supremo Nº 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de Modernización
de la
Gestión Pública.
3.7. Resolución de Contraloría General W 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
3.8. Resolución Ministerial
W 125-2013-PCM, que aprueba el Plan de Implementación
Nacional de Modernización
3.9. Resolución Ministerial
de la Gestión Pública 2013 - 2016.
W 186-2015-PCM, que aprueba el "Manual para mejorar la Atención a la
Ciudadanía" en las Entidades de la Administración
3.10. Resolución Ministerial
de la Política
Nº 053-2015-PCM,
Normas para la Formulación,
Modificación
Públfé'a.
aprueba la Directiva General W 001-2015-PCM/SG,
y Aprobación
de Directivas en la Presidencia del
Consejo de Ministros.
IV. ALCANCE
La presente Directiva es de aplicación y cumplimiento
Orgánicas de la PCM.
obligatorio
para todos los Órganos y Unidades
Asimismo,
sirve de orientación
Organismos
gestión
V.
Públicos
adscritos
por procesos
generala
guie. para las comisiones,
al SectJr
PCM, con el propósito
en sus respectivos
programas,
de efectuar
proyEctos
y
especiales
la irl,piel',entación
de la
de la irnplementaciór
de la
ámbitos
RESPONSABILIDAD
5.1
De la Alta
Dirección
a. El/la Presidente/a
del Consejo
de Ministros
¡ider'a los propósitos
en la pe,,'l., promoviendo
Gestión
por
Procesos
públicos
de la institución;
g3rantlzando
la participación
el aprovisionamiento
e,ctiva
de los servioores
de los r','cursos
que se necesitan
para su aplicación,
b. El/la Secretario/a
General
eje la PC:Vi conduce
la im
mentación
de la Gestion
por P"ocesos
en la PCM.
e. El/la Presidente/a
d. El/la
Secretario/a
designación
De la Oficina
a. Asesorar
los aspectos
a los dueños
los dueños
de
implementación
y
Gereral
de
de la Gestión
por
por ia Oficina
a la implementacio"
de Procesos",
de r'lanera
coordinada
ca:, todos
de
del
los
CO!lsejo
"r",1anuale',
de
de
Ministros,
C3estíón
con
de
Procesos
par'tícipaciór.
de
y
los
de la PUvl.
a
los
órganos
y
unidades
orgánicas
de
la
entidad
en
la
de Procesos
y
directiva,
técnica
a los p
os de "Manuales
de Gestión
ar,tes de SL; aprobación.
de Procesos".,
acciones
relacionados
"fv1arcuales
él la implementación
de la gestión
de Gestión
de Procesos
V proced:mientos"¡
revisió"¡
'r promoción
de las accio'les
de seguimiento,
por
entre
procesos:
otros,
de mejora
de los
de la PCfV1
Promover
la actualización
en los prJcesos,
Promover
Desarrollar
5.3 De los Órganos
a, Participar
de los documentos
y actlJaliZarlos
la implementación
sensibilización
k.
técnica
los docllmentos
procesos
J.
la
de nivelO
del "Mapa
la Pr'esiciencía
opinión
Procedimientos"
cambio
relacionados
y actualización
de la presente
emitir
g. Custodiar
i.
ele nivel O, propuestos
mediante
de nivelO
de los órganos
asistencia
h, Realizar
,os procesos
Presupuesto
técnicos
la aprobación
la forrnuiación
representantes
"Mapa
y
de los procesos
de los procesos
Procedimientos"
Revisar
de
de la PCM,
en la PCM.
d. Promover
f.
ia identificación
de los pr'ocesos
y conducir
y gestionar
e, Brindar
el Mapa de f)rocesos
y Presupu2stO.
de Planeamiento
b. Proponer
Elaborar
aprueba
va1ida/refr'enda
General
Procesos
c.
Genera!
de los dueños
Planeamiento
5.2
del Cor-.sejo de rvlinistíos
y
capacitación
informes
periódicos
y Unidades
act;vanwnte
de la gestión
por procesos
ante
una mejora
o
segl:m su competencia.
de !a gestión
ai personal
oor procesos
en la POIl1, a trav,?s de eventos
de
de la entidad.
de avance
de la implementación
para la A!ta Oirección.
Orgánicas
currpliendo
con
lo
dispuesto
PCH
la presente
Oirectiva,
según
corresponda,
'1te de: éj~eZ~u érgano
~C'''";j!(i,y~e~ r::
encargado
~::Jdz;j~,~c' o des:i¡¡;:1tar)o
ce Id eJec~,'Ción o desarrollo
de di:,ho :)~od~.cto,
b. Designar formalmente
a sus representantes
que participarán
en la identificación
de los
procesos y diseño del l/Mapa de Procesosl/ de la PCM, cuando se les solicite.
c. Identificar,
evaluar, mejorar,
rediseñar, documentar
e implementar
proyectos
de mejora
continua de procesos.
5.4 De los dueños de los Procesos de NivelO
a. Designar formalmente
l/Manual
el Equipo de Procesos que participará en el diseño y formulación
de Gestión
de Procesos y Procedimientosl/
del proceso
del
de nivel O que les
corresponda; mediante el Acta de Conformación del Equipo de Procesos. De producirse algún
cambio o ree,mplazo del personal designado, se informará formalmente
a la Oficina General
de Planeamiento y Presupuesto.
b. Presentar y gestionar
Procedimientos,
la aprobación
en coordinación
del Proyecto de Manual de Gestión de Procesos y
con el Equipo de Procesos y la Oficina
General
de
Planeamiento y Presupuesto.
c. Difundir y Asegurar el cumplimiento
obligatorio
de las actividades del proceso; así como de
las acciones establecidas en cada procedimiento.
d. Impulsar la mejora continua de los procesos, mediante acciones de capacitación
al personal
responsable de su aplicación.
e. Implementar
mecanismos de control interno, evaluación y de seguimiento
mejora continua de los procesos, a fin de detectar y corregir oportunamente
que interfieran
f.
que favorezcan la
aquellos factores
con el desempeño de los procesos y las acciones descritas en los Manuales.
Revisar y validar su respectiva Ficha Técnica de proceso de n¡vel O.
g. Validar el Mapa de Procesos de nivela de la Entidad.
h. Aprobar
el Manual
de Gestión
de Procesos y Procedimientos
del proceso de nivela
correspondiente.
i.
Realizar, en coordinación con la Oficina General de Planea miento y Presupuesto, la respectiva
capacitación al personal involucrado en los procesos contenidos en el Manual de Gestión de
Procesos y Procedimientos
aprobado, a fin de asegurar su correcta implementación.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1 De la Gestión por Procesos en la PCM
a) La Gestión por Procesos es un principio de gestión para la obtención de resultados, la cual
sostiene que, un resultado es alcanzado más eficientemente cuando las actividades y recursos
relacionados se gestionan como un proceso; en ese sentido, la gestión por procesos ha venido
aportando una visión articulada y las herramientas necesarias para la mejora del flujo de
trabajo en las instituciones, para hacerlo más eficiente y de fácil adaptabilidad a las
necesidades de los clientes. (Ver numeral IX. CONCEPTOSDE REFERENCIA)
En ese sentido, la Política Nacional de Modernización de la Gestión Publica2 recoge y establece
su implementación
en el cuarto objetivo específic03; en ese marco, la PCM orientará su
gestión institucional hacia la obtención de mayores niveles de eficiencia y eficacia para el logro
de sus objetivos, teniendo como eje central el mejor servicio al ciudadano, para lo cual:
2 Decreto
ONS~%
O'~~
..,,' V?
'1.~1>
~
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positivos
;;~ ~E
.r:fi''''
••l!'
c:>
i?
SO
Supremo
3 "4. Implementar
I\jQ 004,2013. PCM, Política Nacional
lo gestión
en lo mejora
de
por procesos y promover
los procedimientos
de Modernización
lo simplificación
y servicios orientados
de la Gestión
administrativo
o los ciudadanos
3
Pública.
en todos los entidades
y empresas".
p';blicos
a fin de generar resultados
En ese sentido, en esta etapa se elaborarán los siguientes Documentos Técnicos de la Gestión
Por Procesos:
El Mapa de Procesos Nivela
Los Manuales de Gestión de Procesos y Procedimientos
e)
Etapa 111:Mejora
de los Procesos
Esta etapa tiene por objetivo
implementar
y documentar
identificado
oportunidades
El procedimiento
medir, analizar y evaluar los procesos; así como diseñar,
las mejoras a los procesos y procedimientos,
de mejora.
para el análisis y -evaluación de [os procesos, se realizará mediante
evaluación
de los indicadores
permitirán
identificar
seguidamente,
donde se hayan
entre
debidamente
otros factores,
se deberá identificar
definidos
en la etapa anterior,
si los procesos se encuentran
las oportunidades
la
los cuales
bajo control;
de mejora, evaluando y definiendo
la
causa raíz que produzcan las desviaciones en los procesos que no se encuentran bajo control.
Posteriormente,
oportunidades
confirme
se procederá a la elaboración y ejecución de acciones de mejora sobre las
de mejora identificadas y priorizadas, las cuales serán evaluadas hasta que se
que puedan alcanzar las metas deseadas, lo cual permitirá
controlado.
De mantenerse
las desviaciones,
se efectuará
tener
nuevamente
el proceso
el presente
procedimiento.
Culminado
el procedimiento
desempeño
para el análisis y evaluación de los procesos, se mejorará
de los mismos, mediante
simplificación
la formulación
el
de Proyectos de Mejora en base a:
del proceso, innovación del proceso, automatización
del proceso, incremento
de su eficiencia, mejorar su eficacia, reducir tiempos, entre otros objetivos de mejora.
Finalmente, los procesos mejorados se documentaran
de Procesos Nivela,
Procedimientos
a través de la actualización del Mapa
solo de ser necesario, y de los Manuales de Gestión de Procesos y
de la entidad.
Es ese sentido, en esta etapa se elaborará los siguientes documertos:
Proyectos de Mejora
Documentación
6.3
De los Elementos
6.3.1
actualizada de los procesos mejorados
a considerar
para la implementación
Dueño del Proceso
Todos los procesos de nivela
proceso"; entiéndase
en la PCM deberán tener un "dueño
como "dueño del proceso", al/la directora/a
del
de órgano u unidad
orgánica, encargado/a
de la ejecución o desarrollo de un proceso y de garantizar que el
producto
sea ofrecido
o servicio
destinatarios/as
6.3.2
establecidos
en
las mejores
condiciones
a la ciudadanía,
o usuarios/as de dicho producto o servicio.
Niveles de los Procesos
Se deberá definir los Niveles de procesos o Jerarquía de procesos, a fin de visualizar el nivel
de desagregación
de los procesos; es así que se plantea efectuar
la identificación
y
descripción de los procesos de nivela, que luego deberán ser desplegados en procesos de
5
a
nivel 1, y estos a su vez en ¡::rocesos de nivel 2, 3,4, ... sucesivamente,
seglln la complejidad
del proceso.
En la práctica
usual,
se definen
hasta
tres
Procesos de nivel 1y Procesos de nivel2;
según
sin per'juicio
de los procesos
la complejidad
niveles
que
de pr'ocesos:
Procesos
de que se pueC1an definir
se puedan
identificar.
seg'Jn
de NivelO,
más niveles,
se n,uestra
:3
continuación:
Gráfico de niveles de procesos
.
.
PROCESO DE NIVELO
~iZ;;:¡'? ~~~~~:T
1
. ~
r
E!:iboffici-6n:
SG?/PCM
~lJ14
6.3.3 Tipos de Proceso~,
Se establecerá
la clasificación
SeElin los siguientes
tipos de procesos:
Procesos Estraté gicos
Son aquellos
estrategias,
procesos
que
planificación.
están
relacionados
y rnetas
objetivos
con
la determinación
de las políticas,
de la enticiad .. asi como
de asegurar
su
cumplimiento,
Procesos Misionales
Son aquellos
procesos
que incorporan
servicios;
de producción
los requisitos
son procesos
logear la satisfacción
de bienes
y necesidades
que alladen
y ser'Jicios de la cadena
de! ciudaoano
valoe paca el ciudadano,
o destinatario
incidiendo
de valor,
son los
y
de los bienes
y e'lcacgándose
de
del mismo.
Procesos de Soporte
Son aquellos
misionales
1I
funcionamiento
procesos
operatí'lios,
que
se encargan
facilitando
de los procesos
de
el desarrollo
misionales
brind;;r
apoyo
y soporte
de las actividades
(', ¡os procesos
necesarias
para el buen
u operativos.
6.3.4 Indicadores de Desempeño"
Se debera
poner énfasis ('n la definición
los cuales permilir',~n
su evaluación
y
de los indicadores
mejora
continua.
de desempeñe
de los procesos,
Un indicador de gestión es una medida asociada a una característica del resultado, del bien
o servicio del proceso, y del uso de tos recursos; que permite a través de su medición en
periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar periódicamente
dicha
característica
y verificar
el cumplimiento
de los objetivos
planificados.
Los
indicadores se clasifican en Indicadores de Calidad, Economía, Eficiencia y Eficacia.
Indicadores de Calidad: permiten identificar
la capacidad de la institución
para responder
en forma consistente,
rápida y directa a las necesidades de los usuarios, a través de
mediciones
para evaluar
indirectas
la mejora,
los atributos
y características
de los
productos; y mediciones directas para evaluar el grado d~ satisfacción de los usuarios.
Indicadores
movilizar
de economía: Permiten
adecuadamente
la medición de la capacidad de la institución
sus recursos financieros
para lograr el cumplimiento
para
de sus
objetivos.
Indicadores de eficiencia: Describen la relación entre dos magnitL,Jdes, la producción física
de un producto (bien o servicio) y los insumas o recursos que se. utilizaron para alcanzar
ese nivel de producción, tendiendo
a obtener una mayor cantidad de servicios dado el
mismo nivel de recursos -productividad-;
o alcanzar un determinadó
nivel de servicios
utilizando la menor cantidad de recursos posible - eficiencia -.
Indicadores de eficacia: Permiten la medición del grado de cumplimiento
de
la organización,
(cumplimiento
sin referirse
al costo
de los mismos.
de la meta en el plazo estipulado),
de los objetivos
Evalúa la oportunidad
al igual que la cantidad (volumen de
bienes y servicios generados en el tiempo).Este
concepto
plantea en qué medida, la
entidad como un todo o un proceso especifico de ésta, cumple con sus objetivos.
Indicadores de efectividad: este tipo de indicadores involucra la eficacia y la eficiencia, es
decir el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más razonables
posibles. Se relaciona con la medición del nivel de satisfacción del cliente, que aspira a
recibir un producto o servicio en condiciones favorables de costo y oportunidad,
establecimiento
i¡ con el
de la cobertura del servicio prestado.
6.4 De los Documentos Técnicos de la Gestión por Procesos
6.4.1 Mapa de Procesos de Nivela (MP)
Es el documento
la entidad,
técnico que contiene la representación
clasificándolos
gráfica de los procesos que tiene
según su finalidad en procesos Estratégicos, Misionales y de
Soporte; así como las Fichas Técnicas de cada proceso Nivela identificado.
El Mapa de Procesos es producto de la Etapa 11: Diagnostico e Identificación
de Procesos,
la cual se desarrolla en el punto 7.1.2.
El objetivo
de este documento
es identificar
ca racterísticas.
7
todos
los procesos de nivel O y sus
a
6.4.2 Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos
Es el documento
técnico
descriptivo
(MGPP)
que contiene
que realiza cada uno de los procesos de la entidad;
la descripcion
de Procesos, la cual se de',arroila
La PCM tendrá tantos
de las acciones
tiene carácter inst:uctivo
El Manual de Gestión de Procesos y Proceclilnientos
e Identificación
detallada
es producto
e informatvo.
de la Etapa 11:Diagn05tico
en el punto 7.1.2.
M0.PP COrT'Oprocesos de NivelO se hayan identificado
y establecido
en el Mapa de Procesos de NivelO.
6.5 De los Proyectos de Mejorª
a)
Constituyen
Proyectos
por equipos
de servidores,
voluntariamente
de Mejora
en la F'Cfv1a los conceb
cinco (5)
COiliO
a parti'> de ia identific2.ción
el objeto de lograr resulcados cuantificables
atención
al ciudadano
o a sus clientes
los servicios y la optimización
b)
c)
constituidos
mediante
desarrollado
en ellite'al
Son también
proyectos
de PlarwcJlniento
utilización
de servicios
establecidas
qLe coadvuver;
institu;::ionai
el ia 'nejora
[stos e~uipos
de terceros.
y encmnendaJos
V pa
V Pre~,uouesto
y ei desarrollo
de orocesos
en la presente
reunidos
de mejora,
con
de la calidad de
de s.2rvidores serán
di,,! Proyectos
de Mejora",
e) de! punto 7.1.3.
La Oficina
de disei\o
mas u oportunidades
del ";\cta de Constitución
nivel de ínvolucramiento
Los proyectos
de
Internos.
cuenten con unaito
General
mín ¡no V quince (15) corno máximo,
de ;'1lfjcra, los dispuestos
técnica en la formu,ación
e implantados
en procura de nWJo:'ar la ca'idad. productlviJad;
de la gestión
la fOI',llulaclón
desarr'oi!ados
de
lOS
n de los servidores
br'indara
Pmyectos
v procedimientos
por la a~ta dirección;
asesoramiento
V funcicnarios.
y asistencia
de \.1ejor'a.
que se desarrollen
deberi3r'1 desarrcl:arse
que
de acuerdo
en 'a PCív1 por la
a las disposiciones
Directiva.
VII. DISPOSICIONES ESPECíFICAS
•
•
•
•
La Oficina General de [)Ianeamiento
I realiz;}ndo
las siguientes
Informe de An{i1isis Situacional
Plan de Trabajo Institucional
Estratégia de Sensibilización
Programa de Capacitación
V Pres,Jpuestc
actividades
estará a cargo, entre otras, de la Etapa
a)
Realizar un diagnóstico del estado situacional de la gestión por procesos en la PCM,
para lo cual puede utilizar herramientas de autoevaluación.
b)
Analizar el estado situacional de la gestión por procesos en la PCM, a fin de identificar
el grado de avance en la implementación
de la Gestión por Procesos en la PCM y
elaborar el Informe de Análisis Situacional.
c)
Elaborar el Plan de Trabajo Institucional, en base al Informe de Análisis Situacional.
d)
Elaborar una estrategia de Sensibilización. y un Programa Capacitación, los cuales
formarán parte del Plan de Trabajo Institucional para la Implementación
de la Gestión
por Procesos en la PCM, donde se establecerá los medios a utilizar como talleres,
boletines,
conferencias,
reuniones,
entre otros; a fin de conseguir los siguientes
resultados:
Asegurar la participación de todo el personal de la entidad en el desarrollo de las
diferentes etapas.
Difundir y lograr la comprensión de los conceptos de la Gestión por Procesos y
las disposiciones de la presente directiva en toda la entidad.
Trasmitir la importancia, trascendencia y beneficios de la implementación;
mostrando los avances, dificultades, desafíos y las lecciones aprendidas.
7.1.2
De la ETAPA 11: Diagnóstico e Identificación de Pn)c~~.Q~
• Mapa de Procesos de N:vel O
• Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos
11.1Identificación
de los procesos (actuales)
La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto identificará
los procesos de la entidad
realizando las siguientes actividades:
a)
Analizar
el propósito
información
de la PCM, a través de la recopilación
institucional,
tales como,
el marco
normativo
y análisis de la
institucional
Orgánica del Poder Ejecutivo, entre otras), la misión, visión, objetivos,
planes, estrategias y fines institucionales;
así también
(Ley
políticas,
los principales Documentos
de Gestión Institucional establecidos, a fin de comprender
adecuadamente
la razón
de ser de la entidad.
b)
Establecer y realizar los requerimientos
de información
unidades orgánicas, quienes informarán
a esta instancia, acerca de sus principales
funciones, procesos, procedimientos,
necesarios a los órganos y
actividades y tareas, además de los objetivos
específicos, metas y resultados, alineados al Plan Estratégico Institucional de la PCM.
9
c)
Solicitar
a
los
y
órganos
representantes5,
quienes
unidades
orgán'cas
par'ticiparan
ia
forma:
aesignación
de la identificación
de les procesos
de
sus
de nivela
de la peM,
dl
Desarrollar
entrevistas
orgánicas,
así como
de recoger
toda
car'acterización
el
Identificar
brinda
él ros r'epres2r,tantes
a ios servidores
la información
designados
pLlbl
por los organos
Que participer~
V unidade~,
de los procesos,
que sea neces;::r'ia par'a iJ identificación
a fin
y pos~ericr
de los procesos,
los de~,tinatar¡os
la entidad,
de ios bienes
para lo cual r'ará
y
y
se
uso de la "Matriz
y
los bienes
Cliente
servicios
que
- Producto",
según
un inventario
de los
ANEXO W 1.
f)
y Ciasific,y
Determinar
procesos
de
f\iivel
posteriormente
La Oficina
Gener?l
Proponer
designa";:i
de nivelO
Elaborar
y
validar
corresponda
posibles,
tstratégicos,
oara
Misionales
y Presu
realizcrá
las siguientes
3ctividades
de! fvlapJ de Procesos
f\iivel O, ep base JI in'Jentario
y de acuerdo
al modelo
de Mapa
de
que
I'JS
Procesos de Nive! 0, mientras
del Mapa
para cdeia proceso
de nivelO,
de f\jivei 0, ante
Lfl
¡os duerlos
de dar revisión
a utilizar'
ide'ltifica
de nivelO
General
de los
al proyecto
deben
de
en coordinación
proveer
Para lo cual haran
información;
uso de la Ficha
n ANEXO W 4.
para ros Procesos de nivelO,
al procese
identificado,
qu'enes
Ficha Técnica,
de NivelO,
'¡ su cii1sifiució:1
identificará
lo siguiente:
(Misional
(:V,), Soporte
(S)
y
PM / fJS / PE
de nivelO:
(Jestión
deben SEr, er' 'CJ pcsibie, d'r,'ctore,s o
Públicos son tod;:;s las ¡.iersor.2:) 2C:;\'(.:Tt<i~e
,¡erriY)
eje Procesos
a
su correspondiente
IE'):
que el SecretariJ
n corresponda,
de n;\ ei O,
del Proceso
Estratégico
(perrnarlertes,1
agregados
segun ANEXO N° 2-A.
a los mismos,
de los procesos
Siglas de: pr'ou:so
trabajadores
más
en procesos
6.3,3, para io cual se hará uso de la --abla
en el paso anter;or
una í:ícha Técnca
los duerlos
La codificación
Sigla
pi'ocesos
y repesentantes
de procesos
Técnica
gráfica
a los eiueños de
una presentación
revisar
5 Los Representantes
NivelO",
deter"llinado
Realizar
con
6 Los Servidores
en el punto
mediante
del Mapa de clrocesos de lel PCívl:
y
procesos
d)
ies
seglln su fina!idad
de f)!aneamiento
validará
Mapa
son
de iJ entidad,
según ANEXO W 3
Procesos,
e)
expuestos
Realizar la representación
de procesos
b)
que
de Procesos
para la elaboracién
a)
0,
clasificarlos
y de Soporte,
"Inventario
los procesos
de DireccionarYliento
Estratégico:
GDE
-i!ri;~~J Orgáric¿,
ei trabaje
p:)r)2
de ia ei1iidad,
irlciuyendo
enti.Jcd) '( vo\ur',ta(os,
los
cuando
Numeración secuencial del proceso de nivelO: 01
CÓDIGO: PE-GDE-Ol
e)
Seleccionar, diseñar y establecer
participación
los Indicadores7
de cada Ficha Técnica, con la
activa de los dueños de los respectivos
procesos,
mediante
los
siguientes pasos:
i.
Identificar claramente el objetivo del proceso y sus factores críticos de
éxito.
ii.
Determinar
¡ji.
proceso y sus dimensiones: eficacia, eficiencia, economía y calidad.
Determinar la forma de calcularlo y definir el nombre del indicador.
lo que se quiere medir, teniendo en cuenta el objetivo del
iv.
Establecer las fuentes de procedencia de los datos y medios de
verificación.
v.
vi.
Determinar la periodicidad del indicador.
Establecer las metas.
vii.
Describir el indicador (según la Ficha del Indicador del Anexo W 5).
Un proceso puede tener más de un indicador,
información relevante para medir el proceso.
siempre
que estos aporten
Las Fichas de los Indicadores serán la base para la realización de la Etapa 111:Mejora
de Procesos.
f)
Consolidar la representación
los procesos de nivela
gráfica del Mapa de Procesos y las Fichas Técnicas de
en el Proyecto de Mapa de Procesos de Nivela,
según la
siguiente estructura y contenido:
Estructura y contenido
a
del Mapa de Procesos de NivelO:
Carátula
Debe contener lo siguiente: Presidencia del Consejo de Ministros, logotipo de la
PCM, la codificación respectiva, la versión; y la identificación de quién o quienes
elaboraron, quién o quienes revisaron y quién aprueba (nombre, cargo, unidad
orgánica).
La codificación a utilizar identificará lo siguiente:
Siglas de la oficina responsable de elaborar el Mapa de Procesos: OGPP
Siglas del documento Mapa de procesos: MP
Numeración del tipo de documento: 001
CÓDIGO: OGPP-MP-OOl
a
Hoja de control de cambios
Será utilizada para el registro de los cambios realizados entre las versiones que
se vayan formulando y sucediendo, identificando la fecha en que ocurrió el
cambio, el nombre del proceso, los textos modificados y el res¡:¡pnsable del
mismo.
\
N" de ítem
Texto modificado
_-l.-.
----~-•
Contenido:
1. índice
2, Objetivo
dEl documento
3, Alcance
del documento
4, Órganos
o Unidades
5, Definicioné:s
Orgánicas
de térrninos
que ínter'vlenen
utilizados
6, Representación
gráfica
7, Fichas Técnicas
de procesos
propios
de la en~idad
del Mapa de Procesos
de NivelO
de nivel (1 identificados
en la representación
gráfica,
El dueño
de cada de Proceso
al Constituir
y Procedimientos
de Procesos
constitución
de cada Equipo
de Constitución
de Equipo
estará constituido
en el proceso,
qJienes
Conocer
el proceso
Contar'
cen
Procesos
Cada Equipo
un
d) Elaborar
i2
de
de nivelO,
La
con ia aprobación
del "Acta
V unidade';
las siguientes
orgánicas
c,ue intervengan
cory,petencias:
en el que ínter'/lenen,
Directiva
para
irnpiernentar
la Gestión
por
deberá
Plan
de
Trabajo,
y productos
acti'/ioades,
iodos
los proce~os
el Diagrama
a
especificar
las
para describir
su
de nivel L 2,,,,, '1, que :onforman
anterior
e) Elabor'aI' la Ficha de Proceso
de
actlVidade~.,
de', Manual
tiempos,
de Gestión
segln: ANEXO W 7,
de Bloques
en el literal
fin
entrega bies) para la claDOI'ación
v Procedimientos,
identificacos
ientes
r'E'a!!?,,! ias
nivel (J
responsabilijades
c) Identificar
tendrán
de
proceso
el Manual
segun ANEXO N" 6. El EquiDo de hocesos
de los órganos
conocimientos
elaborar
2n la peM,
pwceso
de Procesos
se formalizara
() parh: del procese
de Procesos
b) Realizar'
de ¡)rocesos
en lo posible
corno objetive
del correspondien~e
de Pmcesos",
por servidores
n de su pl'Cceso, deberá:
para la desui
un Equi;Jo de P;'ocesos, el cuel tendrá
Gestión
respectivo
de NivelO,
de cacia proceso
de nivelO,
el proceso
según
nivelO,
105 procesos
seglJn ANEXO N° 8,
para
caeia
nive' 1, 2,L,
hasta ei penlJltimo
nivel, segLln
ANEXO N" 9
La codifi:ación
Código
a utilizar
proceso
Nurneréición
CÓDIGO:
f)
nivelO:
secuencial
para los Procesos
de nivel 1" identificará:
PE-GDEOl
de: pl'Oceso de nivel 1:
en
PE-GDE-Ol.01
Para el lJ!timo
nivel de procesos
(nivel ni, elaborar
Diagr¡:lmas
de Flujos,
Diagramas
de Flujos seran realizados
según el ANEXO
las Fichas de los Procedimientos
W 10 V ANEXO
mediante
:a BPMN8,
W 11, respectivamente,
según ANEXO N° 12,
y
Los
La codificación a utilizar para los Procedimientos,
identificará:
Siglas que identifica al procedimiento de un proceso: PP
Siglas del proceso de nivela: Gestión de Direccionamiento
Estratégico: GDE
Numeración secuencial del proceso de nivela: 01
Numeración secuencial del proceso de nivel 1: 01
Numeración secuencial del procedimiento: 01
CÓDIGO: PP-GDE-01.01.01
g) Establecer los Indicadores9 de la Ficha de Procesos y la Ficha de Procedimientos
el literal f) del presente
articulados
punto 7.1.2, teniendo
con los indicadores
según
en cuenta que estos deben estar
de la Ficha Técnica del
Proceso
de Nivel O
correspondiente.
h) Consolidar las Fichas de procesos, Diagrama de Bloques, Fichas de Procedimientos
Diagramas
de Flujos en el Proyecto
Procedimientos,
de Gestión
de Procesos y
según la estructura y contenido siguiente:
La estructura y contenido
11
de Manual
y
del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos:
Carátula (Anexo W 131:
Debe contener lo siguiente: Presidencia del Consejo de Ministros, logotipo de la
PCM, denominación del Manual en relación con el proceso que describe, código
del Manual, la versión; y la identificación de quién revisa el documento, Director
de la Oficina General de Planeamiento y Presupuesto; así como, en la parte de
aprobación, la identificación de quien es dueño del Proceso de Nivela.
La codificación a utilizar identificara lo siguiente:
Siglas del documento Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos: MGPP
Siglas del proceso de nivela: Gestión de Direccionamiento Estratégico: GDE
Numeración secuencial del proceso nivela: 01
CÓDIGO: MGPP-GDE-Ol
11
Hoja de control de cambios
Será utilizada para el registro de los cambios realizados entre las versiones que se
vayan formulando y sucediendo, identificando la fecha en que ocurrió el cambio,
el nombre del procedimiento, los textos modificados y el responsable del mismo.
Responsa ble
11
Contenido:
1. índice
2. Objetivo del documento
3. Alcance
4. Términos y definiciones del proceso
5. Base legal
6. Inventario de Procesos y Procedimientos
7. Diagrama de bloques:
Constituye la representación
del proceso.
9
E.Iadecuado establecimíerto
(Anexo W 2-8)
gráfica del proceso de nivela hasta el último nivel
de los Indicadores serán la clave para la Etapa 111:Mejora de los Procesos.
13
'-.
•
9. Descripción
del proceso
Contendrá
las
correspondientes
el
de Nivel 1, 2, hasta
8. Fichas de los Procesos
y
de
Diagramas
al Lilfmo
General
de Plalleamiento
111.1 Evaluación
a)
Tornar
medidas
de NivelO,
v Presupuesto,
y evaluar
'1 lo
a través
as! como
de los procesos
mejorados
con repr'esentantes
ias siguientes
Los proces,os o procedimientos
•
Los
prob'emas
o causas
ce
(oportunidades
claramente
formulació¡-
de la Oficma
actividades:
b) Para el de~,arroiio
servidores
ii.
Compartir
perfiles,
impiden
de las brechas
e,i los resultados
planificados,
determinar:
los resultados
dicamar
los
entre
previstos.
planificados,
resultados
planificados
r'M, V eV2,Uéir su desarrollo
a
de un Proyecto
mulLd
los valores
'as facultades
de Mejora,
se deberá
la
en e! proceso
contar'
con ln
equipo
de
por
conformado
nél
y conocer
y ¡'espaldo
niediante
de Mejora.
caracterizar'se
que intervengan
Recibir
indiC3doreslO,
los
mejora)
los cuales deberán
Ser un equipo
de
a través de la df:teccién
que no alcanzan
que
de un Proyecto
i.
segUimiento
los resultados
el pr'cblema
y ejccución
de!
ias oesviaciones
no alcancen
•
iii.
procedimientos
y Ficha de Pmcedirn;e~ltos
los resultados,
obtenido,
En caso los indicadc,res
(:
realizara
el' la Ficha de Procesos
lo planificado
a) Identificar
ios
de Mejora
en coordir:ación
o rnedicione)
Revisar, analiza
c)
de
de 1c!?..Q!:ºfi'SO~
establecidos
b)
Fi
nivel,
• Documentación
de cada Proceso
U'J-l),
nivel
Nivel N (Procedimiento):
Fichas
• Proyectos
El dueño
penLJltimo
por profesi::Jnaies
cor diferentes
a ri¡ejorar.
el propósito
colectivo
de las 2utorieiades
y
del equioo
competentes.
sus roles,
para tomar
I '
decisiones
¡v.
Lontar
COi1
teniendo
v.
Duena disposición
Ser ¡'esponsable
vi,
\
Constitución
Se podrán
postfriornlen:e
eslablecer
en:2
del Equipo
del Proyecto
() :'nc(;+:cc
Ficha de
p¡O(t:;;c;~-;:::
fluid3
dentro
del
equIpo,
así corno
ser flexible,
a los cambios
de los ¡'esultados
Haber sido capacitado
Los in':egrantes
l~
comunicación
y logros del pmyecto.
en ia nH:todología
del Pl'Oyecto
de Mejora",
de gestión
de Mejora,
;e~~:D":i2.
procesos.
serán dispuestos
seglJn e' Anexo
!nd:caC:'2~.es
~j!)r
W 14.
en el "Acta
de
El Equipo de Proyecto de mejora desarrollara las siguientes actividades:
d)
Determinar
la causa raíz de los problemas, identificando
Para la determinación
oportunidades
de mejora.
de las causas se podrán emplear las diferentes herramientas
de calidadll como: Diagrama de afinidad, Lluvia de ideas, Técnicas de los 5 ¿por qué?,
Diagrama de Pareto, Gráficos de control, Histograma, Diagrama de Causa y Efecto y
Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF) principalmente.
e)
Desarrollar alternativas
de solución esbozando escenarios en el corto, mediano y
largo plazo; para posteriormente
f)
seleccionar una alternativa prioritaria a corto plazo.
Desarrollar y establecer acciones para la alternativa
través del desarrollo
de solución seleccionada,
de un Proyecto de Mejora, los cuales deberán mejorar
desempeño de los procesos mediante la simplificación
proceso, automatización
reducción
a
de tiempos.
del proceso,
incremento
el
del proceso, innovación del
de la eficiencia
y eficacia o
De esta manera, tos Proyectos de Mejora contendrán
lo
siguiente:
i.
Identificación
desarrollar
clara del problema
a solucionar
u oportunidad
de mejora a
en el Proyecto de Mejora, con ayuda del equipo de servidores
descrito en el literal b).
ii.
Definición del objetivo, la finalidad y el alcance del Proyecto de Mejora, en
función
a su
relación
con
los
principales
lineamientos
estratégicos
establecidos en la PCM.
¡ii.
Identificación
de la relación
estrategia institucional,
existente
entre el Proyecto de Mejora
y la
en lo relativo a resultados económicos referidos a la
mejora en la eficiencia, a la mejora de los procesos internos, al desempeño
del personal y/o a los resultados
en la satisfacción
del cliente interno
o
externo.
iv.
Estimación del impacto
de las alternativas
proyecto de mejora, considerando
entrega,
de solución
planteadas
en el
el estudio de impacto en costos, calidad,
clima laboral, competitividad,
productividad,
opinión
del cliente
interno o externo entre otros, según corresponda.
v.
Criterios de evaluación y priorización
solución final a implementar
vi.
g)
a utilizar para la determinación
Propuesta de solución final a implementar
Organizar
la información
de la
por el proyecto de mejora.
por el proyecto de mejora.
analizada en los literales
d), e) y f) en el "Acta
de
Constitución del Proyecto de Mejora", según el Anexo W 14, y el Informe Técnico
Sustentatorio
h)
del proyecto.
Presentar el Proyecto de Mejora a la Oficina General de Pianeamiento y Presupuestq
para su evaluación,
a través del órgano responsable del Proyecto de Mejora.
JJ
presentación constará del "Acta de Constitución del Proyecto de Mejora
técnico sustentatorio
11
El uso y aplicación de las rerramientas
L?
y el Informe
del proyecto.
de calidad mencionadas
de la peM. http://sgp.pcm.gob.pe/
15
se exponen en la Web de la Secretaria de Gestión Pública
---
-----------------------------------------------~------.,.,.-
La Oficina General
de Planeamiento
y Presupuesto
i)
Evaluar
la necesidad
'y pertinencia
j)
Evaluar
la viabilidad
,je los aspectos
realizara
las sigJientes
actividades:
dei oroyecto.
y presupuesta!e~,
técnicos
que se proponer'
del
proyecto.
k)
Otorgar
opinión
La Secretaría
1)
General
Aprobará
rn)
n)
de mejora
desarroliara
implementar
el ProyecTO de [vejora.
y f)resupuesto
los resultados
General
frecuencia
Efectuar
tiempo
oe
mínima
no menor
y
resultados
previo
viste
llasta aica
a ¡) r:leses
de
oe
los rcsuitadr.s
ZiH'
obtenidos
posterio!'es
ajw,tes
actividades,
Con ello
cuando
de la Oficina
V ~resenj¿H
y Presupuesto,
de los resultados
efectuar
bueno
de la SccreUría
de la i"nplernentacion
f'laneanH'nto
el squirniento
los aSlJectJS
del proyecto,
de la ai':a dií'ección,
las siguientES
y la aprobación
íY'ensual,
evaluando
al
favorable,
Planeamiento
Verificar
de Mejora,
que se pmponen
el ccrnpromiso
con opinión
segun corresponda.
actividades:
del Pmyectc
de lograr
de mejora
cuente
de fvlejo,a,
de
y de 0pJrtunidacJ
los aspectos
de Proyec.to
Oficina
o)
en la ejecución
estratégicos
se asegurarán
proyecto
a la prop,íesta
r'?alizaCá las siguientes
el inicio
económicos,
El Equipo
favorablf'
i¡¡forme,
forma
de avance
periódica
en el Provecto
I:ecesario,
de
a la
:::on una
planificados,
a sunlplementación,
sei
General
General.
pélra
de Mejora
por un
a fin de evaluar
garantizar
su
los
éxito
y
sostenibilidad,
a)
Una vez consol;daocs
descrito
en el ¡¡tNal
actualizac'on
p), S2 deberá
del Mapa
Procedim,entos,
7.2.1
los resultados
doc:un~entar
de Procesos,
descrito';
luego del periodo
de! P
los ¡~'ocesos
de se!' necesili'io,
de seguimiento
mejorados
'y el Manua!
mediante
la
de Procesos
y
en el punto 7,1.2.
Formulación
a) La Oficina
Proceses
base
General
Nivel D, en coordinación
a las actividacJb
expue5ta
V PresupuestJ
de Planearniento
con los dueilcs
de la [T¡\P/I,
i!
el PrOYEcto de Mapa
de los proceso,.
Diagnóstico
2 Iclentifica,jjn
identificados,
de
en
de Procesos,
en e! punto 7,1.2,
b) Los clueño5 Cif' los Proc.esos de [\i;ve! O deLieran
sus respectivas
cl
elaboí'ará
La Oficina
Sustentatorio
r:ichas Téc!liC:as de
Genera!
f)['QCf~SO
eie P!anean:iento
del proyecto
v"lidar
el fV:apa de Pr:JCeso NivelO
~~ivel O,
V Presu')u('sto
elaborará
de fv1api1 de ProceSJS i'Jivel O.
el Informe
Técnico
y
d) La Oficina General de Planea miento y Presupuesto presentará a la Secretaría General
el proyecto de Mapa de Procesos Nivela,
Informe Técnico Sustentatorio
de Resolución Ministerial, para su revisión y trámite correspondiente
y proyecto
de aprobación.
7.2.2 Aprobación
a) La Secretaria Generala
a quien se delegue esta función, revisa y remite el Mapa de
Procesos Nivela al titular de la entidad para su aprobación.
b) El Mapa de Procesos Nivela
será aprobado
por el titular
de la entidad mediante
Resolución Ministerial.
7.2.3 Publicación
a) La Oficina General de Planeamiento
pertinentes
y Presupuesto
realizará
las coordinaciones
para la publicación del Mapa de Procesos Nivela aprobado en el Portal
de Transparencia
Estánd¡;¡r y el portal web de la entidad y realizará la difusión del
mismo.
b) La Oficina General de Planea miento y Presupuesto será la responsable de custodiar el
documento original aprobado del Mapa de Procesos Nivela de la entidad.
7.2.4 Actualización
a) El contenido del Mapa de Procesos Nivela será actualizado en los siguientes casos:
En caso de modificarse
indirectamente
y aprobarse
alguna disposición
que afecte directa o
el desarrollo de los procesos en la PCM.
Cuando se eliminen o incorporen productos o servicios prestados por la institución.
Por la mejora de los procesos y/o procedimientos
b) La actualización
del Mapa de Procesos Nivela
contenidos en ella.
será aprobado de acuerdo al punto
7.2.2.
7.3
Del Documento
Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos
7.3.1 Formulación
a)
Cada dueño de un proceso de Nivela,
Planeamiento
y Presupuesto, deberá elaborar los Proyectos de Manual de Gestión
de Procesos y Procedimientos,
b)
c)
en base a las actividades de la ETAPA 11: Diagnóstico e
Identificación
de Procesos, expuesta en el punto 7.1.2.
Cada dueño
de un proceso
Sustentatorio
del proyecto de Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos.
de Nivela,
Cada dueño de un proceso de Nivela,
Pianeamiento
\
con la asesoría de la Oficina General de
Procedimientos
y Presupuesto
e Informe
deberá
de Manual
Técnico Sustentatorio
17
el Informe
Técnico:
deberá presentar a la Oficina General de
el proyecto
opinión correspondiente.
elaborar
de Gestión de Procesos y
respectivo,
para su revisión y
IX. CONCEPTOSDE REFERENCIA
9.1.
Actividad:
Tarea o conjunto de tareas necesarias para realizar un proceso.
9.2.
Alineamiento:
Consistencia de planes, procesos, información,
decisiones, acciones, resultados,
análisis y aprendizaje; para apoyar las metas clave a nivel de toda la entidad. El alineamiento
efectivo
requiere
información
entendimiento
complementaria
común de propósitos
que permita la planificación,
y metas, utilización
de medidas e
la puesta en marcha, el análisis y la
mejora.
9.3.
Alta Dirección:
Persona o grupo de personas que dirigen y controlan
al más alto nivel una
entidad.
9.4.
Análisis: Evaluación de hechos y datos llevada a cabo por una entidad o por sus unidades, para
proveer una sólida base para la toma efectiva de decisiones. El análisis de toda la entidad,
permite orientar la gestión de sistemas y procesos de trabajo hacia el logro de los resultados
clave del negocio y hacia el alcance de los objetivos estratégicos.
9.5.
Bien o servicio: Esel resultado de un proceso. Véase la definición de "Producto".
9.6.
BPMN: Business Process Management
9.7.
Calidad:
Cultura
permanente,
transformadora
Notation.
que impulsa
para satisfacer cabalmente
a la Administración
Pública a su mejora
las necesidades y expectativas de la ciudadanía, con
justicia, equidad, objetividad y eficiencia en el uso de los recursos públicos.
La calidad en la gestión pública, debe medirse en función de la capacidad para satisfacer
oportuna y adecuadamente
preestablecidas;
las necesidades y expectativas de la ciudadanía, de acuerdo a metas
alineadas con los fines y propósitos superiores de la administración
acuerdo a resultados cuantificables
pública, de
que tengan en cuenta el interés y las necesidades de la
sociedad.
La concepción
conformar
de la calidad, ha ido evolucionando
una aproximación
importancia
holística e integradora
y la corresponsabilidad
Caracterización
nuevos aspectos, hasta
de la gestión, donde cobran especial
todas las partes interesadas en sus diferentes
sostenibilidad
9.8.
e incorporando
formas de relación, así como la
social.
de procesos: Se conoce como caracterización de un proceso a la descripción de
las características que tiene el mismo, la cual se grafica en una ficha técnica de proceso o una
ficha de proceso o una ficha de procedimiento.
La ficha del proceso es un documento
que
presenta los elementos que lo conforman, con el objeto de facilitar su comprensión y mostrarlo
con claridad.
9.9.
Competencia
(de los servidores):
conocimientos
y habilidades.
9.10. Desempeño:
y externos;
Atributos
personales y aptitud
demostrada
para aplicar
Consecuencias y resultados obtenidos de procesos, productos y clientes internos
que permiten
la evaluación y comparación
de los resultados de la entidad con
metas, estándares, resultaqos pasados y resultados de los competidores.
El desempeño puede
ser expresado en términos financieros o no financieros.
9.11. Destinatario
entidad,
de los bienes y servicios: es el cliente que puede ser un ciudadano, persona, grupo,
empresa, entre otros que accede a un bien o servicio o ambos, ofrecido
proveedor;
con el fin de satisfacer una o más necesidades. La terminología
por un
que utilice cada
entidad debe de adaptarse de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio que proporciona.
a) Cliente Externo: es la destinataria de los bienes y servicios, que puede ser unja ciudadano/a,
persona, grupo, entidad, empresa, entre otros externa al proceso, que recibe un bien y
servicio o ambos.
b) Cliente Interno: es la destinataria de los bienes y servicios, que puede ser una persona,
grupo, entidad, empresa, entre otros al interior del proceso que recibe un bien y servicio.
19
9.12.
Diagrama
nivelO
de bloques:
hasta el último
bloques
9.13.
como
Diagrama
de Afinidad:
temas,
9.14. Diagrama
de nivelO
sintetiza
investigar
las oportunidades
del
mediante
BPMN
(Business
Diagrama
de Pareto:
la importancia
las relacione';
del Proceso
::Je
Tantos diagramas
de
lJ!1 conjunto
en función
de d3tos
verbales
de las rel;iciones
(ideas,
naturales
que
También
Economía:
al obTener
factores
ocupa
Herramienta
ur) efecto
un cor';ocimiento
que
dado y sus causa';
de mayor
en las rnejores
racional
de
dei modo
FlUjOS serán
a menor
frecuencia,
y
en un problema
y tiene
r.eai de
realizados
que compara
ayuda a identificar
la r'esponsabilidad
o desarrollo
condiciones
o pmpiet?rio
los
de'tallado
de
l1til para
tratarse.
el cargo
corno dueño
::le un proceso,
~~otation).
o i3rea. quién realiza la ejecución
sea Jfrecido
Utilización
entre
de las etapas
que intervienen
que deben
que
se le conoce
o de Ishikawa):
Los Diagrarnas
de barras ordenadas
priorituios
orgánica
COfl imágenes
P:ocess Management
Persona
que el bien y servicio
que eXlste'l
en ese momento,
Gráfico
de Proceso:
de pescado
gráfica,
de mejora,
proceso
de los difererltes
unidad
de espina
Es una representación
cuáles son los aspectos
9.18.
sob"e
funcionamiento
mismo.
U~ivel ~~). Debe elaborarse
agrupándolos
en una represent3ción
de Flujo:
órgano,
que
etc)
(diagrama
para reflexionar
Diagrama
Dueño
desagregación
ellos.
potenciales,
9.17.
la
par'a mostr"ar
se hayan defilido
Herramienta
expresiones.
de Causa-Efecto
se utiliza
9.16.
procesos
entre
utilizado
nivel de cesagregación
opiniones,
existen
9.15.
Es el diagrama
recursos
del manejo
de un proceso
del
y garantiza
ai ciL,dacJano o oestinatario
de!
del proces:).
plJblicos
ajustados
esuictamer'te
::1
los
requerimientos.
9.19.
Eficacia:
Consecución
necesidades
y expectati'véls
y se alcanzan
9.20.
9.21.
Eficiencia:
de los objetivos,
disponibl2s
y los recursos
utilizado').
Gestión
Enfoque
de tr'abajo
que asegure
en función
de los recursos
Comprende
La gestión
al
metodológico
contenidas
destinatarios
'ielaciól
que sistematiza
la
el aná
y su contiol.
por procesos
implica
de
las actividades
de las
planificadas
entre
pL,blica con relación
el resultado
y
actividades
de valor.
alcanzado
procedimientos,
a fin de convertirlas
irnpac:os
positivos
en una
para el ciudadano,
disponibles.
metoClologias
La identificación
a la satisfacción
por la adrl'inistración
en ia "cadena
ia identificació:1.
herramientas,
aicélnzados
en su consecución,
que los biene5 y ser'vicies feneren
secuencia,
orientados
planificados.
e invertidos
por Procesos:
y formas
v estándares
Grado en que se realizan
de los "('sultados
a los recursos
tareas
del ciudadano,
los resultados
Optimizaciór'
metas
los
el desarrollo
o carnb'o
de las acbaciolws
reque"imientos,
de las prestaciones
necesidades
\( servicios
públicos,
radical
e incluye
el uso
de
sigUientes:
y expectativas
así como
de otros
de
IJS diferentes
posibles
grupos
de
interés,
b) La identificación
adecuada
de todos
gestión
lo que se denomina
cl
La definición
dl
La definición
proceso
yen
el
fl
de la entidad:
necesarios
procesos
para la prestación
mis!or1?les,
de soporte
del ser'Jicío público
a la gestión
y
la
y estratégicos;
1l1apa de procesos.
del objetivo
a los grupos
ios procesos
de interés
de cada uno de
lOS
procesos,
as, corno de Ic,s beneficios
que aporta
él los que va di
s.ecuenciai
o prccedirniento
detallada
. de iéls diferentes
\!
concreto.
para el cumplirnien~o
actividades
de los diferentes
que componen
el
requerimientos,
su caso 5U diagrania,
La definición
de las obligaciones,
La definición
de indicadOf'es
adecuada
asi corno de las autoridades
que permitan
y directivos
la n~ed¡ción \( control
encargados.
del desarroPo
de la marcha
del proceso
.'t
:.;.
<¥
g) La definición y desarrollo de un sistema de gestión que permita el seguimiento, evaluación
y mejora continua, de la calidad de los procesos, y la prestación del servicio.
h) La implementación de sistemas de gestión normalizados o estandarizados.
9.22. Indicador:
Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y servicio, del
proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en periodos sucesivos y
por comparación
con el estándar establecido,
verificar el cumplimiento
9.23. Innovación:
evaluar periódicamente
dicha característica
y
de los objetivos planificados.
Cambios significativos
para la mejora de bienes, servicios, procesos o de la
efectividad organizacional y la creación de nuevo valor para las partes interesadas. Comprende
la adopción de una idea, proceso, tecnología,
producto o modelo de negocio que es o bien
nuevo o se aplica en forma nueva. El resultado
de la innovación
es un cambio abrupto
o
disruptivo en resultados, productos o procesos.
9.24. Integración:
Armonización
de planes, procesos, información,
decisión sobre los recursos,
acciones, resultados y análisis para apoyar las metas clave a nivel de toda la entidad.
La
integración
efectiva va más allá del alineamiento
y se alcanza cuando los componentes
individuales
de un sistema de gestión de desempeño operan como una unidad totalmente
interconectada.
9.25. Macroproceso:
Véase la definición de proceso de nivelO.
9.26. Mapa de Procesos: Representación
gráfica de la secuencia e interacción
de los diferentes
procesos que tienen lugar en una entidad.
9.27. Mejora Continua: Actividad recurrente
aumentar
para aumentar la capacidad para cumplir requisitos y
la satisfacción de los ciudadanos o destinatarios
de los bienes y servicios y de otras
partes interesadas.
Acciones destinadas a la mejora, son las siguientes:
a) el análisis y la evaluación de la situación existente para identificar áreas para la mejora;
b) el establecimiento de los objetivos para la mejora;
c) la búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos;
d) la evaluación de dichas soluciones y su selección;
e) la implementación de la solución seleccionada;
f) la medición, verificación, análisis y evaluación de los resultados de la implementación
determinar que se han alcanzado los objetivos;
g) la formalización de los cambios.
para
9.28. Metas: Condiciones futuras o niveles de desempeño que se intenta alcanzar. Son puntos finales
que guían la acción. Pueden ser tanto de corto como de largo plazo. Las metas cuantitativas,
frecuentemente
mencionadas como "objetivos",
incluyen un valor numérico o un rango.
9.29. Misión: Función global de una entidad. La misión responde a la pregunta: ¿Qué está intentando
alcanzar la entidad?
La misión puede definir quiénes son los destinatarios
de los bienes y
servicios a ser atendidos, las competencias esenciales o la tecnología utilizada. Declaración que
describe el propósito o razón de ser de una entidad.
9.30. Objetivos
Estratégicos: Respuestas o aspiraciones de una entidad para abordar los principales
cambios, mejoras, o desafíos de la competitividad
Generalmente
o sociales y del cumplimiento
de su misión.
se enfocan tanto en aspectos internos como externos y se relacionan con las
principales oportunidades
(desafíos estratégicos). Establecen las orientaciones a largo plazo de
una entidad y guían la asignación y la redistribución
de recursos.
9.31. Partes Interesadas: Todos los grupos que son o pueden verse afectados por las acciones y éxito
de la entidad.
trabajadores,
Ejemplos de partes interesadas son: destinatarios
socios/aliados,
accionistas, directorio,
donantes,
cuerpos reguladores; y comunidades locales y profesionales.
21
de los bienes y servicios,
proveedores,
CQ¡1tribuyentes,
9.32.
Plan de Acción
estratégicos
(Plan
tanto
compromisos
planes de acción
Proceso:
Conjunto
transforman
y servicios
plazo.
específicas
Los planes
para alcanzar
de acción
incluyen
para su cumplimiento
la etapa Cíitica en ia planificación
tal que se puedan
cuando
desplegar
objetivos
detalles
El desarrollo
[es objeti'Jos
e,e
de los
estratégicos
a lra';(>s de toda
la ent,dad
yentendible
de actividades
mutuamente
de entrada
el propósito
(internos
o exter,los),
interrelacionadas
en resultados.
de producir
Conjunto
un resultado
personas,
máquinas,
henan'ientas,
Los procesos
raramente
con otros
procesos
que pueden
de NivelO:
Usualmente
idluir
materiales
en forma
las cuale~ó
relacionadas
par'a un destinatario
los procesos
y
técnicas
operan
o ql.:e interactlJan,
de actividcdes
o producto
Generalmente
acciones.
Proceso
Acciones
temporales
de manera
elementos
sí, que tienen
9.34.
representa
efectiva
de corto
y horizontes
se especifican
en forma
institucional):
de largo como
de recursos
y las metas
9.33.
de trabajo
invo'uuan
de cienes
corl1binaciones
en una ser'ie definida
aislada V deben
'entre
oe
de pasos
ser considerados
y
en relación
en ellos.
ei
se utiliza
término
Macroproceso
para denominar
grupos
de
procesos.
9.35.
Proceso
de Nivel 1: Primer' nivel de desagrpgación
9.36.
Proceso
de Nivel 2: SegunCio nivel de desagregación
9.37.
Proceso
de Nivel 3: Tercer
nivel de desagregación
de un Proceso
9.38.
Proceso
de Nivel N: Último
nivel de desagregación
de un Proceso de r~ivel
de procedimientos
9.39.
forma
9.40.
Es la desuipció'l
de cómo
de ejecutar
Producto:
a factores
materiales,
energía
los recursos
9.42.
Medida
a menudo
de NivelO,
de ~~iveIJ,
o, Se describe
a través
creado
Son las insrruccicr,es,
dei último
pautas,
nivel dec,agregado
pasos que describen
la
por el proceso
de la eficiencia
y capital,
del uso de los recursos,
tales COrllO el personal
el concepto
para producir
Razón fundamental
a una entidad
y detallada
especifica
de Nivel hj
individuales.
empleados
Propósito:
Inspirar
de forma
se IIev2 a cabc,
un prcceso
Bien o servicio
9.41. Productividad:
de un Proceso
que lo conforman,
Procedimiento:
del proceso,
de len Dr'cceso de NivelO.
Aunque
(productividad
de productividad
el término
es a;:Jlicado
del trabajoL
máquinas,
se aplica tambié'l
a la :ctalidad
de
del propósito
es
resultados.
por la cual una entidad
V guiaría a estatJiecer
existe,
El ro! primario
sus Vedares, El prop,:)sito
es generalnwr,te
amplio
y
permanente.
9.43.
Proveedor:
interno
Entidad
o externo
o persona
que proporciona
a 13 entidad.
En una situación
un bien V serviCiO.
contr'actual
Un p:'oveeclcr
el proveedor
puede
puede
ser
denominarse
"co ntratista".
9.44.
Registro:
Documento
actividades
9.45.
9.46.
del ciudadano
interno
y externo
Servidor
Público:
entidad,
incluyenoo
contratado
supen
Todas
Tarea:
9.48.
Visión:
o destinatario
sobre el grado
las perscnas
los trabajador-es
isado por la entidad)
a los líderes de eQuipos,
9.47.
supervisores
Pasos a sE<suir para !a ejecución
Estado
orientada,
resultados
obtenido';
o
proporciona
eviJencia
de
desempeñadas.
Satisfacción
cliente
Clue preserita
futuro
deseado
lo qUE: intenta
de los bienes
en que
~,e han
y servicios:
cumplido
activarnel'te
;rwoluc-adéJs
a tiempo
y gerrntes
cua'ldo
a todo
del usuario
o
sus requisitos,
(permanentes,
y voluntarios,
Percepción
en cumplir
parcial,
corresponda.
ei trabajo
tem¡::orales,
El personal
de la
personal
incluye
ni'Je,
de una actividad
eJe la entidad.
La vision
ser o cómo desea se,. percibida
describe
hacia dónde
en el futuro.
la entidad
está
ANEXO W 1: Matriz Cliente - Producto
ANEXO W 2-A: Inventario de Procesos
ANEXO W 2-8: Inventario de Procesos y Procedimientos
ANEXO W 3: Modelo de Mapa de Procesos
ANEXO W 4: Ficha Técnica de Proceso Nivela
ANEXO W 5: Ficha del Indicador
ANEXO W 6: Acta de Constitución de Equipo de Procesos
ANEXO W 7: Modelo de Plan de Trabajo
ANEXO W 8: Modelo de Diagrama de Bloques
ANEXO W 9: Ficha de Procesos de Nivel 1, 2,... hasta N-1
ANEXO W 10: Ficha de Procedimientos
ANEXO W 11: Diagrama de Flujo de Procedimiento
ANEXO W 12: BPMN (Business Process Management
Notationj
ANEXO W 13: Modelo de Carátula del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos
ANEXO W 14: Acta de Constitución del Proyecto de Mejora
12
Todos los anexos de la presente
Ministros,
Directiva
serán facilitados
por la Oficina General
cuando sean requeridos.
23
de Planea miento
de la Presidencia
del Consejo de
ANEXO W 3: MODELO
DE PROCESOS NIVEL O
DE MAPA
PE. Procesos Estratégicos
í
L.
_.~_--.J
1i
PM. Procesos Misionales
L__
"
_
C~---~~__ ~_. ._
..
_
._..
I
~ __-_._- - _~_~
r
!
PS. Procesos de Soporte
ANEXO W 4: FICHA TÉCNICA DEl PROCESO NIVEl
ROtA TÉCNICA DEL PROCESO
NrVEL o
r
_
¡1.NOMBRE
r•• DUENO
.2. OSJE1lVO
Is. REQUlSfTOS
r-~
16-
3. ALCANCE
O
Da
PROCESO
CLAS1FlCAOÓN
I>ESCl\WClÓN DU PitOQ.SO
ri ;'P~OVffOOR !
I H_~_
a.ENTRADA
o_~
__
9. PROCESOS NIVEL 1
~
--
-
-
---
LL OESn'iATARlO DE
I8nEfoiES VIO SERVIOOS
10. SALiDA
I
i
i
i
, =-~~<o~"'COO"=jU.-=- 1. ".
!
IDENllRCAOÓN
DE RECURSOS CRÍTIcos
r
1
"-__
MDENClAS
~
15. REGJSTROS
PARA. LA ElEClICUIÓN V CONtROL
E INDlCAOORES
I\
OI:L PROCESO
oocu",.,OiY
-..m,
DEl P'JtOCESO
16.1NO:CAOOiES
.~_~_~~.v __
!
i
Ver fiere
f---
(18):
fl¡¡borado por:
d~. r:.::?~~:sdc,re::-Ce ')c.o;(-rnp~ño
Va~¡dadopor:
Nombre.:
Cargo:
Firma
Fuma
25
ANEXO W 6: MODELO
DE ACTA DE CONSTITUCiÓN
ACTA
DEL EQUIPO DE PROCESOS
DE CONS111VCIÓN
Da
EQUIPO
DE PROCESO
I
"X-
-
I
del Equipo (Ou~ño del Proa!'''O NivelO):
Responsable
Oreano del Responsable
~---
! ------ -- ---- --- -- --
del Proceso Nível O:
¡:Iaborar
el Manual
del Proceso ")("'
Objetivo del Equipo:
----- ---
--------------
de Gestión de Procesos
.
--------------y Procedimiento
I
Fecha:
Coordinador del Eoulno
-
Nombre:
-Cargo:
.~------_._--------"._----- --------_._--~----------
FUNCIONES:
•• Monitorear el avance
de NivelO .
en la identificación,
y di agramación
descripción
de los procesos
de nivet 1,2, N del Proceso
"r
••Coordinar
descripción
con los Órganos y otras dependecias
de la PCM los temas r~acionado!j, con la identificación,
y diagramación
de los procesos de nivel 1,2, n del Proceso "X""de Nivel O.
••Validar con el equipo
re-dli.lados.
• Dirigir y consolidar
de trabajo
y la Oficina Gener-al de Planeamiento
---~-def Proyecto de Manual
Ia elaboración
Informe Técnico sustentatorio
V Presupuesto
el avance
de Gestión de Procesos
del Proyecto de MGPP. para ser presentado
de los trabajos
y Procedimientos
(MGPP) e
a la OGPP.
integrantes del Equipo de Tmbajo de Procesos
Nombre y Apellidos
I
,-
I --I
3_
1
• Recopilar
• Realizar
los procesas
información
los Diagram,as
• DOOJmentar
según
!,
las Fichas ~
---
con los re~ables
..
--_.- .. _- -------Coordinador del Equipo: _____
____
------------_____ ._. _________
y Rmas ~~.Procedimientos,
Procesos
y fichas correspondientes
~~
_--
------~
según
de los procesos
corresponda
-_ .. -. --
---- .------
---
'_
..
DE PLAN DE TRABAJO
PLAN DE TRABAJO
Especifica
•
~_----
-- ------------
--,------
~II'P',--
-
_._-----
----
-
.
correspondiente.
.~---~----
,--
o.
ANEXO W 7: MODELO
Nombre del. Equipo:
--
-
~--.--~ . --,~..
identificados
Firma del Responsable del Equipo:
~_el
--
--
I
---_ .. '~~- ._--
de Bloques y de FI~ __
de los ~~~~_i.~~~~c~~~egún_corre~~
los procesos
• Validar los Diaf!ramas
---
-----+
---
de nivel 1, 2, ... N.
de los procesos
Firma
I
.-_ ..• -,'--
FUNCIONESDELEQUIPODETRABAJO:
• Identificar
I
Careo
t~------
12_
nombre
del
Equipo
de Manual
el objetivo
la fecha
de
que quiere
inIcio
del
o
.
EquIpo:
alc:.anzar
plan
Responsable del
de
Gestión
de 'Procesos
y Pro~djm¡entos
Equipo de Proyecto de Mejora
lEspedfica
responsable del Equipo de Manual¡
Ide Gestión 'de Procesos y Procedimientos o;
Equipo de Proyecto de Mejora
1
-----------1
ResuJtado:
Espedñca
el resultado
a
'ejecudón del plan de TlOIbajo
de~Fecha de Fin:
Espedfica
alcanzar
con
la!
la fecha de fin del plan de trabajo
Integrantes del Equipo de Trabajo
N°
Nombre
Dependenda
Flrma
I
lo
Especdica el nombre del Órgano, Unidad ;Ftma
de
los
Orga nica a la que pertenece el 1ntegrante del 1 ,
1
.'
Integrantes
del equipo
r
eQúlpo
1
2.
I
Especifi ca nombre completo de los 1ntegrantes del equi po
---~--------------,
E-n-t--re--¡-.-b-Ie----l
Actividades
j
Especifica las actividades
2.
objetivo
del Plan.
a realizar para alcanzar e( EspeCifica
;05 entregab(es
cada activída.d
a realrzar
Responsable
Fechas
-----1----------delEs.pecJfica
____ ~
Cronograma
de Actividades
27
delen
respOnsables
,realizar
¡
_.L~
'os EspecIfica
cada
_
actrv.dad
~a
t:r¡tregaran
:entregabie
las
que
fechas
se
¡os
ANEXO W 10: FICHA DE PROCEDIMIENTOS
ill
Presidencia
del Consejo de Ministros
Códi o:
Versión:
Fecha:
Pá ina:
FICHA DE PROCEDIMIENTO
NOMBRE
Indica el nombre del procedimiento
OBJETIVO
Indica el objetivo del procedimiento
ALCANCE
Indica en qué actividad inicia V qué actividad termina el procedimiento
ENTRADA
SALIDA
. ACTIVIDAD
Especifica
a
los
Describe
Especifica
proveedores
cuáles
internos
V
externos
son las
entradas
secuencial
las
de
el desarrollo
actividades
Indica quién
de realiza
que
o
se ejecuta
realizan.
la
actividad.
Ident. Fecha
Ident. Página
O
DESTINATARIO DE
EJECUTOR
manera
Ident. versión
CIUDADANO
LISTADO DE PROCESOS DE NIVEL 2
PROVEEDOR
Ident. códi o
BIENES Y O SERVICIOS
Especifica
cuáles son los Especifica
productos
clientes
vio
(bienes
usuarios
internos
externos.
servicios)
REGISTROS
INDICADORES
Define los indicadores
Define los registros que se generan en el
que midan la eficacia, eficiencia V
oportunidad
procedimiento
del proceso.
Ver Ficha de Indicadores
ANEXO W 11: DIAGRAMA
de Desempeño
DE FLUJO DE PROCEDIMIENTO
C¡p~(¡tllry/o
A3tsc;rafrnttrnu
rtl~donilldo 11
Modtlode Proceso
------1
1
-;::-----t-.-
_.
'"
.'~
I
I
. _J
: PIllO eH triJb~jtl
SOi dtar
Modelo ae :
Prúcno
:
rtpresentantt~
de EqlJÍDo de
Proceso
--+-._~~---------
Fuente: Elaboración
propia
'\
29
o
V
•
ANEXO N" 14: MODELO
DE ACTA DE CONSTITUCIÓN
ACTA DE CONSTITUCiÓN
DEL PROYECTO DE MEJORA
DEL PROYECTO DE MEJORA
t'iIf)j!i.ffl.'.,,4#.ru;,.j.¡UI4l.jJJJ
f .l!13dlil'!¡¡'¡¡I.¡¡Ut.!Uij¡.j.¡¡&I4l.IJJJ
OBJETIVOS
DEL PROVECTO DE MEJORA~
CONCEPTO
1.
Alcance
2.
Tiempo
3.
Costo
4.
Cobertura
5.
Calidad
.
OBJETIVOS
RESPONSABLE DEL PROVECTO:
NOMBRE
Cargo / puesto
INTEGRANTES
."
Órgano / Unidad
Or ánica
DEL EQUIPO DEL PROYECTO DE MEJORA:.
NOMBRE
Cargo / puesto
Órgano / Unidad
Or ánica
lo
2.
3.
4.
5.
IDENTIFICACiÓN
DE LA OPORTUNIDAD
DE MEJORA:
Problema Identificado
Causas del problema
Resultado esperado
Oportunidad
CRITERIODE ÉXITO
de mejora
Tlpo de mejora
Objetivo
Público Objetivo
Relevancia de la mejora
31
Correo electrónico
Teléfono fijo /
Anexo
.
Correo electrónico
Teléfono fijo /
Anexo
1
•
Actividades
1.
2.
3.
4.
-r;;
;
_
Responsable
_
Puesto
I Fecha
J
Programada
(Plazos)
I
i
----------+------ j
--_=1--------------t----------------í
]
-i-------------
I
-------~----'-,
..--.---~..----t-.---"----~---"--------+--------
----~------~-~_L__-----.---~------------.--,--------------------I
___________
l-
~
I
_-.J
~'flt;~~!~~
~~-+-~~-l
I
-.-l
i
.,./
I