3 - Lexmark

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Gestionar la libreta de direcciones
Guía del administrador
Noviembre 2012
www.lexmark.com
Índice general
2
Índice general
Descripción general......................................................................................3
Uso de la libreta de direcciones................................................................. 4
Configuración del control de acceso desde la aplicación........................................................................4
Exportación de contactos.................................................................................................................................. 4
Importación de métodos abreviados de correo electrónico................................................................... 5
Importación de métodos abreviados de fax.................................................................................................5
Importación de cuentas internas..................................................................................................................... 6
Gestión de contactos.......................................................................................................................................... 7
Solución de problemas.................................................................................9
Solución de problemas de la gestión de la libreta de direcciones........................................................ 9
No se puede importar contactos ...............................................................................................................................9
Error de licencia..............................................................................................................................................................9
Apéndice....................................................................................................... 11
Avisos............................................................................................................12
Índice alfabético.......................................................................................... 13
Descripción general
3
Descripción general
Gestión de la libreta de direcciones le permite agregar fácil y rápidamente varios métodos abreviados de correo
electrónico y fax a la libreta de direcciones de la impresora a través de la importación de un archivo CSV (con
valores separados por comas) desde el Embedded Web Server (EWS). También le permite exportar los métodos
abreviados existentes a un archivo CSV. Puede cambiar la información en el archivo exportado y, a
continuación, importarlo con la aplicación para actualizar la lista de contactos en la impresora. Además, la
aplicación le permite importar cuentas internas a la impresora utilizando un archivo CSV. Las cuentas internas
se pueden utilizar en una plantilla de seguridad para proporcionar seguridad mediante autenticaciones y
solicitar autorizaciones para las impresoras compatibles.
Uso de la libreta de direcciones
4
Uso de la libreta de direcciones
Configuración del control de acceso desde la aplicación
Los controles de acceso (también llamados “Controles de acceso a funciones” en algunos dispositivos), se
utilizan para gestionar el acceso a menús y funciones concretas, o para desactivarlos por completo. Puede
configurar el control de acceso para proteger la gestión de la libreta de direcciones de la aplicación
propiamente dicha. De este modo se protege la función de importación y exportación de su impresora.
1 Obtenga la dirección IP de la impresora:
• En la pantalla de inicio del panel de control de la impresora
• En la sección TCP/IP en el menú Red/Puertos
• Imprimir una página de configuración de red o la página de valores del menú y, después, localizar la
sección TCP/IP
Nota: Una dirección IP aparece como cuatro grupos de números separados por puntos, como
123.123.123.123.
2 Abra un explorador web y, a continuación, escriba la dirección IP de la impresora en el campo de la dirección.
Aparecerá el Embedded Web Server.
3 En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Valores o Configuración y, a continuación, haga
una de las acciones siguientes:
• Haga clic en Aplicaciones > Administración de aplicaciones.
• Haga clic en Soluciones de dispositivo > Soluciones (eSF).
• Haga clic en Embedded Solutions.
4 En la lista de soluciones instaladas, haga clic en Gestionar libreta de direcciones, y luego haga clic en
Configurar.
5 En el menú de control de acceso del dispositivo, seleccione Control de acceso al menú de seguridad
remoto para proteger la aplicación utilizando la configuración de seguridad básica.
Notas:
• Solo puede utilizar o bien un PIN o bien una contraseña para proporcionar acceso a la aplicación.
Para definir un PIN o una contraseña, haga clic en Configuración > Seguridad > Configuración de
seguridad en el Embedded Web Server. En la sección Configuración de seguridad básica, defina su
PIN o contraseña.
• Si define un PIN o una contraseña, podrá personalizar las restricciones de conexión para especificar
la cantidad de intentos fallidos posibles antes de bloquear a un usuario de la aplicación. Haga clic en
Seguridad > Otros valores de seguridad > Restricciones de conexión.
Exportación de contactos
1 En Embedded Web Server, haga clic en Aplicaciones > Gestión de la libreta de direcciones.
2 Haga clic en Exportar al lado de los métodos abreviados que quiere copiar desde la impresora.
3 Abra o guarde el archivo CSV exportado y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Uso de la libreta de direcciones
5
Importación de métodos abreviados de correo electrónico
1 En Embedded Web Server, haga clic en Aplicaciones > Gestión de la libreta de direcciones.
2 En la sección Importación de direcciones de correo electrónico, personalice los siguientes valores:
• Actualizar cuentas existentes: Seleccione la casilla de verificación para actualizar la información sobre
los contactos existentes en la impresora utilizando los contactos que contiene el archivo CSV.
Nota: Para sobrescribir la información en la impresora con la nueva información procedente del
archivo CSV, asegúrese de que el nombre del contacto en el archivo CSV coincida con el que se
encuentra en la impresora.
• Archivo CSV: Haga clic en Examinar o en Seleccionar archivo para localizar el archivo CSV que contiene
la información del contacto que desea añadir a la lista de métodos abreviados de correo electrónico.
• Columna de nombres: Seleccione el número que corresponde a la columna que contiene los nombres
de los contactos en el archivo CSV. Por ejemplo, si los nombres están en la primera columna, seleccione
1 en el menú desplegable.
• Columna de direcciones de correo electrónico: Seleccione el número que corresponda con la columna
que contiene las direcciones en el archivo CSV. Por ejemplo, si las direcciones de correo electrónico
están en la segunda columna, seleccione 2 en el menú desplegable.
• Columna de método abreviado/marcación rápida: Seleccione el número que corresponda a la columna
que contiene el método abreviado o los números de marcación rápida del archivo CSV. Por ejemplo, si
los números de marcación rápida están en la tercera columna, seleccione 3 en el menú desplegable.
• Formato, Contenido, Color, Resolución: Personalice estos valores o seleccione Valor predeterminado
para usar los valores predeterminados de la página de Configuración de métodos abreviados de correo
electrónico.
• Omitir primera fila: Seleccione esta casilla de verificación para ignorar las entradas de la primera fila
del archivo CSV.
3 Haga clic en Importar.
Nota: Para obtener más información sobre la personalización de métodos abreviados de correo electrónico,
consulte “Gestión de métodos abreviados de correo electrónico” en la página 7.
Importación de métodos abreviados de fax
1 En Embedded Web Server, haga clic en Aplicaciones > Gestión de la libreta de direcciones.
2 En la sección Importación de número de fax, personalice los siguientes valores:
• Actualizar cuentas existentes: Seleccione la casilla de verificación para actualizar la información sobre
los contactos existentes en la impresora utilizando los contactos que contiene el archivo CSV.
Nota: Para sobrescribir la información en la impresora con la nueva información procedente del
archivo CSV, asegúrese de que el nombre del contacto en el archivo CSV coincida con el que se
encuentra en la impresora.
• Archivo CSV: Haga clic en Examinar o Seleccionar archivo para localizar el archivo CSV que contiene
la información de contacto que desea agregar a la lista de métodos abreviados de fax.
• Columna de nombres: Seleccione el número que corresponde a la columna que contiene los nombres
de los contactos en el archivo CSV. Por ejemplo, si los nombres están en la primera columna, seleccione
1 en el menú desplegable.
Uso de la libreta de direcciones
6
• Columna de número de fax: Seleccione el número que corresponda con la columna que contiene los
números de fax en el archivo CSV. Por ejemplo, si los números de fax están en la segunda columna,
seleccione 2 en el menú desplegable.
• Columna de método abreviado/marcación rápida: Seleccione el número que corresponda a la columna
que contiene el método abreviado o los números de marcación rápida del archivo CSV. Por ejemplo, si
los números de marcación rápida están en la tercera columna, seleccione 3 en el menú desplegable.
• Omitir primera fila: Seleccione esta casilla de verificación para ignorar las entradas de la primera fila
del archivo CSV.
3 Haga clic en Importar.
Nota: Para obtener más información sobre la personalización de métodos abreviados de fax, consulte
“Gestión de métodos abreviados de fax” en la página 7.
Importación de cuentas internas
1 En Embedded Web Server, haga clic en Aplicaciones > Gestión de la libreta de direcciones.
2 En la sección Importación de cuentas internas, personalice los siguientes ajustes:
• Archivo CSV: Haga clic en Seleccionar archivo para localizar el archivo CSV que contiene la información
de usuario que desea añadir a la lista de cuentas internas.
• Nombre de la cuenta: Seleccione el número que corresponda a la columna que contiene los nombres
de los contactos en el archivo CSV. Por ejemplo, si los nombres están en la primera columna, seleccione
1 en el menú desplegable.
• ID de usuario: Seleccione el número que corresponde a la columna que contiene los ID de usuario en
el archivo CSV. Por ejemplo, si los ID de usuario se encuentran en la segunda columna, seleccione 2 en
el menú desplegable.
• Contraseña: Se refiere a la contraseña de usuario. Seleccione el número que corresponde a la columna
que contiene las contraseñas en el archivo CSV. Por ejemplo, si las contraseñas se encuentran en la
tercer columna, seleccione 3 en el menú desplegable. Si no desea especificar contraseñas de usuario,
seleccione Predeterminado.
Nota: Si selecciona Predeterminado, asegúrese de que no se requieran contraseñas para cuentas
internas. En el Embedded Web Server, haga clic en Configuración > Seguridad > Configuración de
seguridad > Cuentas internas, y luego seleccione ID de usuario en el menú desplegable
Credenciales de usuario necesarias.
• Repetir contraseña: Si especifica contraseñas para usuarios al importar cuentas internas, seleccione el
número que corresponde a la columna que contiene el mismo conjunto de contraseñas que el archivo
CSV. Si no especifica contraseñas al importar las cuentas, seleccione Predeterminado.
• Correo electrónico: Se refiere a la dirección de correo electrónico del usuario. Seleccione el número
que corresponde a la columna que contiene las direcciones de correo electrónico en el archivo CSV.
Por ejemplo, si las direcciones de correo electrónico se encuentran en la quinta columna, seleccione 5
en el menú desplegable. Si no desea especificar direcciones de correo electrónico, seleccione
Predeterminado.
Nota: Si selecciona Predeterminado, asegúrese de que no se requieran direcciones de correo
electrónico para cuentas internas. En el Embedded Web Server, click Configuración > Seguridad >
Configuración de seguridad > Cuentas internas, y luego compruebe que la casilla de verificación
Solicitar dirección de correo electrónico no esté seleccionada.
• Omitir primera fila: Seleccione esta casilla de verificación para ignorar las entradas de la primera fila
del archivo CSV.
Uso de la libreta de direcciones
7
3 Haga clic en Importar.
Notas:
• Por razones de seguridad, no puede exportar cuentas internas a un archivo CSV.
• No puede añadir grupos a cuentas internas utilizando la aplicación.
• Para obtener más información sobre la personalización de cuentas internas, consulte “Gestión de
cuentas internas” en la página 8
Gestión de contactos
Gestión de métodos abreviados de correo electrónico
1 En Embedded Web Server, haga clic en Configuración > Gestionar métodos abreviados > Configuración
de métodos abreviados de correo electrónico.
En esta página, puede agregar métodos abreviados de correo electrónico y visualizar una tabla con la
siguiente información:
•
•
•
•
•
•
•
Nombre: Muestra el nombre único del usuario.
Dirección: Contiene las direcciones de correo electrónico asociadas al usuario.
Formato: Se trata del formato de digitalización especificado para el usuario.
Contenido: Se trata del contenido de digitalización especificado para el usuario.
Color: Se trata del valor de color de digitalización para el usuario.
Resolución: Se trata de la resolución de digitalización especificado para el usuario.
Método abreviado: Se trata del número de método abreviado asignado al usuario.
2 Para agregar métodos abreviados de correo electrónico, complete los campos de esta página y, a
continuación, haga clic en Agregar, o utilice la aplicación Gestión de la libreta de direcciones para importar
métodos abreviados de correo electrónico desde un archivo CSV.
Nota: Para obtener más información sobre la creación de métodos abreviados de correo electrónico,
consulte la Guía del usuario de la impresora.
Gestión de métodos abreviados de fax
1 En Embedded Web Server, haga clic en Configuración > Gestionar métodos abreviados > Configuración
de métodos abreviados de fax.
En esta página, puede agregar métodos abreviados de fax y visualizar una tabla con la siguiente
información:
• Nombre: Muestra el nombre único del usuario.
• Números: Contiene los números de fax asociados al usuario.
• Método abreviado: Se trata del número de método abreviado asignado al usuario.
2 Para agregar métodos abreviados de fax, complete los campos de esta página y, a continuación, haga clic
en Agregar, o utilice la aplicación Gestión de la libreta de direcciones para importar métodos abreviados
de fax desde un archivo CSV.
Uso de la libreta de direcciones
8
Nota: Para obtener más información sobre la creación de métodos abreviados de fax, consulte la Guía del
usuario de la impresora.
Gestión de cuentas internas
Las cuentas internas se utilizan en una plantilla de seguridad para proporcionar seguridad mediante
autenticaciones, o conjuntamente con uno o más grupos para proporcionar tanto autenticaciones como
autorizaciones para las impresoras compatibles. Para obtener más información, consulte la Guía del
administrador de Embedded Web Server.
1 En el Embedded Web Server, haga clic en Configuración > Seguridad > Configuración de seguridad.
2 En la sección Configuración de seguridad avanzada, haga clic en Cuentas internas.
La página muestra una tabla que contiene la siguiente información guardada en la memoria de la impresora:
•
•
•
•
ID de usuario: Se refiere al ID de la cuenta del usuario.
Nombre de la cuenta: Se refiere al nombre del usuario.
Correo electrónico: Se refiere a la dirección de correo electrónico del usuario.
Grupos: Se refiere al grupo al que pertenece el usuario. Para garantizar la seguridad de Embedded Web
Server, los grupos se utilizan para identificar conjuntos de usuarios que necesitan acceso a funciones
similares.
3 Para editar una cuenta interna existente, haga clic en el ID de usuario de la cuenta que desea modificar.
4 Para añadir cuentas internas, haga clic en Agregar cuenta interna o utilice la aplicación Gestión de la libreta
de direcciones para importar cuentas internas a través de un archivo CSV.
Nota: Puede añadir hasta 250 cuentas de usuario.
5 Para crear grupos, haga clic en Configurar grupos para usar con cuentas internas.
Notas:
• Puede crear hasta 32 grupos.
• No puede añadir o definir grupos utilizando la aplicación Gestión de la libreta de direcciones.
Solución de problemas
9
Solución de problemas
Solución de problemas de la gestión de la libreta de
direcciones
No se puede importar contactos
Asegúrese de que la Libreta de direcciones tiene espacio suficiente.
Compruebe que la Libreta de direcciones de la impresora no esté completamente llena todavía. No puede
importar métodos abreviados nuevos de correo electrónico o de fax si no hay espacio disponible para
contactos en la impresora.
Asegúrese de que no haya contactos duplicados en el archivo CSV.
Asegúrese de que el archivo CSV no contiene dos o más contactos con información idéntica. La aplicación
importará solo uno de estos contactos iguales e ignorará el resto.
Los métodos abreviados deben ser únicos. Asegúrese de que ningún método abreviado del archivo CSV
sea idéntico a cualquier método abreviado de la lista de métodos abreviados de correo electrónico o fax
de la impresora.
Asegúrese de seleccionar la casilla de verificación para actualizar los contactos existentes
Si desea actualizar la información de contactos existentes en la impresora utilizando el archivo CSV,
asegúrese de seleccionar la casilla de verificación Actualizar contactos existentes antes de importar
contactos.
Para que la aplicación sobrescriba la información en la impresora con la nueva información procedente del
archivo CSV, asegúrese de que el nombre del contacto en el archivo CSV coincida con el nombre que se
ha guardado en la impresora.
Asegúrese de que no haya caracteres incorrectos en el archivo CSV.
Para estos métodos abreviados, use solo caracteres numéricos. Para el resto de campos, use solo
caracteres alfanuméricos.
Error de licencia
Pruebe al menos una de las acciones siguientes:
Asegúrese de que la aplicación tiene licencia
Es necesaria una licencia para poder ejecutar las aplicaciones.
Para obtener más información sobre la adquisición de una licencia, póngase en contacto con el
representante de Lexmark.
Solución de problemas
10
Asegúrese de que la licencia esté actualizada
Asegúrese de que la licencia de la aplicación no haya caducado aún. Compruebe la fecha de caducidad
de la licencia mediante Embedded Web Server.
Apéndice
11
Apéndice
Acceso a los valores de configuración de la aplicación
mediante Embedded Web Server
1 Obtenga la dirección IP de la impresora:
• En la pantalla de inicio de la impresora
• En la sección TCP/IP en el menú Red/Puertos
• Imprimir una página de configuración de red o la página de valores del menú y, después, localizar la
sección TCP/IP
Nota: Una dirección IP aparece como cuatro grupos de números separados por puntos, como
123.123.123.123.
2 Abra un explorador web y, a continuación, escriba la dirección IP de la impresora en el campo de la dirección.
Aparecerá el Embedded Web Server.
3 En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Valores o Configuración y, a continuación, haga
una de las acciones siguientes:
• Haga clic en Aplicaciones > Administración de aplicaciones.
• Haga clic en Soluciones de dispositivo > Soluciones (eSF).
• Haga clic en Embedded Solutions.
4 En la lista aplicaciones instaladas, haga clic en la aplicación que desee configurar y, a continuación, en
Configurar.
Licencia de aplicaciones
Es necesaria una licencia electrónica válida para poder ejecutar las aplicaciones en las impresoras
seleccionadas.
Para obtener más información sobre la adquisición de la licencia para una aplicación o cualquier otra
información relativa a las licencias, póngase en contacto con el representante de Lexmark.
Avisos
12
Avisos
Aviso de la edición
Noviembre 2012
El párrafo siguiente no se aplica a los países en los que tales disposiciones son contrarias a la legislación
local: LEXMARK INTERNATIONAL, INC, PROPORCIONA ESTA PUBLICACIÓN «TAL CUAL» SIN GARANTÍA DE
NINGÚN TIPO, NI EXPLÍCITA NI IMPLÍCITA, LO QUE INCLUYE, PERO SIN LIMITARSE A ELLO, LAS GARANTÍAS
IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN PROPÓSITO EN PARTICULAR. Algunos estados
no permiten la renuncia a garantías explícitas ni implícitas en algunas transacciones; por lo tanto, es posible
que la presente declaración no se aplique en su caso.
Esta publicación puede incluir inexactitudes técnicas o errores tipográficos. Periódicamente se realizan
modificaciones en la presente información; dichas modificaciones se incluyen en ediciones posteriores. Las
mejoras o modificaciones en los productos o programas descritos pueden efectuarse en cualquier momento.
Las referencias hechas en esta publicación a productos, programas o servicios no implican que el fabricante
tenga la intención de ponerlos a la venta en todos los países en los que opere. Cualquier referencia a un
producto, programa o servicio no indica o implica que sólo se pueda utilizar dicho producto, programa o
servicio. Se puede utilizar cualquier producto, programa o servicio de funcionalidad equivalente que no infrinja
los derechos de la propiedad intelectual. La evaluación y comprobación del funcionamiento junto con otros
productos, programas o servicios, excepto aquellos designados expresamente por el fabricante, son
responsabilidad del usuario.
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Marcas comerciales
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en EE.UU. y/o en otros países.
Las otras marcas comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios.
Índice alfabético
13
Índice alfabético
A
E
P
acceso, valores de configuración
de la aplicación
usar el Embedded Web
Server 11
agregación
contactos 5, 6
cuentas internas 6
métodos abreviados de correo
electrónico 5
métodos abreviados de fax 5
aplicación, valores de
configuración
acceder 11
aplicaciones
licencias 11
Embedded Web Server
acceder a los valores de
configuración de la
aplicación 11
error de licencia 9
exportación
contactos 4
métodos abreviados de correo
electrónico 4
métodos abreviados de fax 4
problemas, solución de
error de licencia 9
no se puede importar
contactos 9
C
configuración del control de
acceso 4
contactos
agregar 5, 6
exportar 4
gestionar 7, 8
importar 5, 6
control de acceso
configurar utilización de la
aplicación 4
control de acceso al dispositivo
configurar utilización de la
aplicación 4
correo electrónico, métodos
abreviados
agregar 5
exportar 4
gestionar 7
importar 5
cuentas internas
agregar 6
gestionar 8
importar 6
G
gestión
contactos 7, 8
cuentas internas 8
métodos abreviados de correo
electrónico 7
métodos abreviados de fax 7
Gestión de la libreta de
direcciones
descripción general 3
I
importación
contactos 5, 6
cuentas internas 6
métodos abreviados de correo
electrónico 5
métodos abreviados de fax 5
L
licencia de aplicaciones 11
M
métodos abreviados de fax
agregar 5
exportar 4
gestionar 7
importar 5
D
N
descripción general
Gestión de la libreta de
direcciones 3
no se puede importar
contactos 9
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