Marco Orientador SEVRI-MCJ - Ministerio de Cultura y Juventud
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MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD MARCO ORIENTADOR Sistema de Valoración del Riesgo Abril, 2013 MARCO ORIENTADOR SITEMA DE VALORACIÓN DEL RIESGO MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD CONTENIDO I. POLÍTICA DE VALORACIÓN DEL RIESGO Objetivos Lineamientos institucionales Prioridades institucionales en la Valoración del riesgo. II. ESTRATEGIA DEL SEVRI Acciones necesarias para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el SEVRI Responsabilidades en su ejecución Indicadores para el análisis del nivel de riesgo III. A. B. C. NORMATIVA INTERNA QUE REGULA EL SEVRI. Procedimiento para la implementación y funcionamiento del SEVRI en el MCJ Estructura del riesgo institucional Parámetros de aceptabilidad del riesgo PRESENTACIÓN En cumplimiento con las “Directrices Generales para el Establecimiento y Funcionamiento del Sistema Específico de Valoración del Riesgo (SEVRI)” d-32005-CO-DFOE, emitidas por la Contraloría General de la República se presenta a continuación el “Marco Orientador del Sistema de Valoración del Riesgo del Ministerio de Cultura y Juventud” El contenido del Marco Orientador- que fue aprobado el 3 de mayo de 2005 por el jerarca de ese periodo administrativo-, recientemente fue sometió a revisión reorganización y actualización obteniendo como resultado un Marco Orientador más acorde con las citadas directrices y que cuenta con el aval del Ministro de Cultura y Juventud, señor Manuel Obregón López. El documento contempla: La Política de Valoración del Riesgo donde se enuncian los objetivos y el compromiso del jerarca para su cumplimiento; los lineamientos institucionales para el establecimiento del nivel de riesgo aceptable y la definición de prioridades de la institución en relación con la valoración del riesgo. La Estrategia del Sistema de Valoración del Riesgo, donde se describen las acciones necesarias para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar dicho sistema así como los responsables de su ejecución. Acompaña este apartado los indicadores que permiten evaluar el sistema tanto en su funcionamiento como en sus resultados. Normativa bajo la cual se regula el sistema, en este apartado se encuentran los procedimientos del sistema; los criterios para el funcionamiento del SEVRI; la estructura institucional y los parámetros de aceptabilidad del riego. I. Política para la Implementación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo El Ministerio de Cultura y Juventud y los Viceministerios de Cultura, Juventud y Administrativo se comprometen a apoyar, facilitar y fortalecer la gestión institucional, destinando para sus programas presupuestarios los recursos humanos administrativos y de infraestructura necesarios para el diseño, implementación y seguimiento del Sistema Específico de Valoración del Riego Institucional(SEVRI) cuyos resultados permiten identificar y administrar los riesgos relevantes. con el propósito de cumplir los objetivos institucionales y la normativa vigente. El Ministerio de Cultura y Juventud dará seguimiento a los Órganos Desconcentrados en la implementación de sus Sistemas Específicos de Valoración del Riesgo Institucional, así como asesoramiento en aquellos casos que así lo soliciten. OBJETIVIVOS OBJETIVO GENERAL Promover el desarrollo de una política de administración del riesgo institucional que permita ubicar al Ministerio de Cultura y Juventud en un nivel de riesgo aceptable, mediante la implementación y seguimiento de un SEVRI, a fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales. OBEJTIVOS ESPECÍFICOS Desarrollar y establecer una metodología para la implementación del Sistema de Valoración del Riesgo (SEVRI), que promueva el desarrollo de un proceso permanente de identificación, análisis, medidas de control, seguimiento y comunicación del nivel de riesgo en los procesos y procedimientos de los programas y departamentos del Ministerio. Promover una administración racional, eficiente y eficaz de los recursos institucionales, resguardándolos y/o minimizando el impacto de la materialización de los posibles riesgos. Fomentar una cultura institucional en los funcionarios, en procura de un adecuado manejo del riesgo, mediante un marco conceptual y organizativo claro, que facilite la mejora en el control, seguimiento y asignación de responsabilidades sobre los posibles riesgos a los que se enfrenta el Ministerio Diseñar herramientas -mejoradas en el tiempo mediante su aplicación-, de seguimiento y adecuada comunicación para la toma de medidas preventivas y correctivas que coadyuven en el manejo de un adecuado nivel de riesgo. Registrar y evidenciar la realización del proceso de análisis del riesgo para cumplir con las disposiciones jurídicas y rendir cuentas a los órganos contralores de la República y la población costarricense. LINEAMIENTOS INSTITUCIONALES Las máximas autoridades, directores de programas, jefaturas de los departamentos y funcionarios de las diversas instancias son responsables y deben brindar la colaboración necesaria para la implementación y funcionamiento del Sistema Específico de SEVRI. La valoración del riesgo se realizará considerando como base las actividades estratégicas, los diferentes procesos de los despachos y unidades administrativas de la institución. Para ello deberán formalizarse y mantenerse debidamente actualizados los procedimientos de las diferentes dependencias. La identificación y la valoración del riesgo en las diferentes instancias ministeriales debe ser un proceso exhaustivo, participativo, efectivo, sistemático y continuo. El análisis y valoración del riesgo debe contemplar el accionar de la institución en términos de su legalidad, eficiencia, eficacia y transparencia para la rendición de cuentas. La identificación y valoración de los riesgos prioritarios deben ser consideradas en la planificación institucional y revisadas periódicamente, asegurando que se tomen en cuenta la misión y la visión institucional, así como los objetivos, las metas y las políticas vigentes. Los jerarcas y titulares subordinados deben realizar los informes pertinentes con los resultados de la valoración del riesgo y desarrollar los planes de acción con las medidas necesarias, para minimizar los riesgos que afectan los procesos y proyectos de la institución. Los planes de acción con las medidas definidas para la administración y minimización del riesgo, deben ser divulgados oportunamente al personal respectivo, asegurando que todos los conozcan y se involucren en su aplicación y seguimiento. En las distintas áreas de trabajo los funcionarios deben asegurarse de establecer: mecanismos, criterios e indicadores mesurables, que se usarán para dar seguimiento al avance en la gestión de los planes y manjar un nivel de riesgo aceptable. La documentación y comunicación de la valoración del riesgo institucional, deben ser consideradas actividades permanentes. Los jerarcas y titulares subordinados deben facilitar procesos formativos sobre el manejo de los riesgos institucionales para el personal involucrado. PRIORIDADES INSTITUCIONALES EN RELACIÓN CON EL RIESGO Los jerarcas del Ministerio de Cultura y Juventud, así como los titulares subordinados de los programas presupuestarios y departamentos, serán los responsables de establecer las prioridades en materia de valoración del riesgo en sus respectivas dependencias. Sin embargo, según el quehacer de cada instancia, se deberá analizar con especial detalle los procedimientos cuyos riesgos puedan exponer de manera significativa a la institución de no cumplir con los objetivos para la que ha sido creada. Asimismo se deberá priorizar los procedimientos directamente relacionados con la percepción de ingresos o la realización de gastos que podrían representar pérdidas importantes para la institución, en la relación costo/ beneficio. De igual manera, se analizarán particularmente aquellos procedimientos que han sido objeto de auditorías y en la que existan recomendaciones o disposiciones pendientes de aplicación. Luego de realizar la correspondiente evaluación y la definición de prioridades en materia de valoración del riesgo, cada instancia deberá estar en disposición y en capacidad de definir, administrar y documentar las medias correctivas necesarias, para cumplir con sus objetivos sin incurrir en costos ni efectos adversos excesivos. II. ESTRATEGIA DEL SEVRI ACCIONES NECESARIAS PARA ESTABLECER, MANTENER, PERFECCIONAR Y EVALUAR EL SEVRI. La aplicación del SEVRI requiere de una serie tareas secuenciales, sistematizadas y ordenadas que permita la consecución de sus objetivos. Estas tareas son: Creación -para los programas presupuestarios y departamentales del Ministerio de Cultura y Juventud-, de un Pla de Implementación del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional, que debe de funcionar anualmente, de manera integral en las diversas instancias ministeriales. Difusión en los diversos órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud, sobre su responsabilidad de desarrollar su propio Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, que les permita manejar un nivel de riesgo aceptable. Creación de métodos e instrumentos necesarios para la identificación del nivel de riesgo, que faciliten la sistematización, análisis, administración y continuidad para el manejo de un nivel aceptable del riesgo institucional. Definición de indicadores de desempeño mesurables en las distintas áreas de trabajo, que permitan asegurar el establecimiento de mecanismos y sistemas de comprobación interna y que faciliten la revisión y el seguimiento de las medidas preventivas y correctivas para el manejo de un nivel aceptable del riesgo. Creación y fortalecimiento de espacios institucionales de análisis, discusión y toma de decisiones correspondientes al control y manejo de la valo- ración del riesgo, tendientes a garantizar la coherencia entre la planificación y el logro de los objetivos propuestos. Creación de mecanismos de documentación y divulgación que den a conocer a todos los funcionarios sobre los avances y mejoras de las acciones que se están desarrollando en torna al SEVRI. RESPONSABILIDADES EN SU EJECUCIÓN Administración Activa Máximos jerarcas, titulares subordinados y todos los funcionarios del Ministerio son responsables –como facilitadores y colaboradores conjuntos- de la implementación y funcionamiento permanente del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional. Comité Gerencial de Control Interno. Conformado por un grupo de titulares subordinados. Es el órgano responsable de dirigir y supervisar la implementación del Sistema de Valoración del Riesgo institucional en los programas y departamentos del Ministerio, así como de dar seguimiento a los sistemas de valoración del riesgo implantados en los diferentes órganos desconcentrados. Unidad Coordinadora del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional. Esta Unidad está bajo el cargo de la Asesoría de Planificación Institucional y Sectorial. Es responsable de orientar y asesorar el proceso de implementación del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional en los programas y departamentos del Ministerio de Cultura y Juventud, así como de apoyar al Comité Gerencial en su labor de dar seguimiento a los órganos desconcentrados sobre el avance en la implementación de sus propios Sistemas de Valoración del Registro. Enlace de la Unidad Funcionario responsable de apoyar al titular subordinado, facilitando las acciones necesarias para la implementación y seguimiento del SEVRI en su respectiva Unidad. Auditoría Interna Como instancia asesora de los jerarcas y titulares subordinadas en la implementación y en la promoción de mejoras del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional. Asimismo es la responsable de la valoración del riesgo de los procesos de su Unidad de Auditoría. INDICADORES PARA EL ANÁLISIS DEL NIVEL DE RIESGO El proceso de identificación, evaluación, valoración de los riesgos prioritarios debe dar lugar a la elaboración de un Plan de acción de medidas de administración del riesgo, en cada Despacho y Unidad, a fin de administrar y minimizar el riesgo detectado para el logro de las políticas, los objetivos y las metas institucionales. Desde esta perspectiva, tales medidas deberán ser consideradas en la planificación institucional y ser incluidas en los objetivos y metas del Plan Anual Operativo vigente o futuro de cada instancia, definiendo objetivos y metas concretas con indicadores pertinentes para evaluar su ejecución. Debe procurarse que los indicadores sean claros, uniformes, fácilmente aplicables, mesurables y de conocimiento general. Las metas deben ser evaluadas en términos cuantitativos (por ejemplo: cantidad de reparaciones efectuadas). Sin embargo, la naturaleza de alunas metas dificulta su cuantificación y obliga a recurrir a características cualitativas para establecer su cumplimiento. III. NORMATIVA INTERNA El jerarca del Ministerio de Cultura y Juventud y los titulares subordinados de los programas y departamentos, serán los responsables del establecimiento, implementación, mantenimiento y adecuación de un Sistema de Valoración del Riesgo Institucional. Los jerarcas y titulares subordinados en sus respectivas Unidades, en concordancia con el Plan de Implementación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, deberán aplicar los criterios e instrumentos elaborados para la definición de la estructura de riesgo y los parámetros de aceptabilidad del riesgo, así como realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Los órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud enviarán un informe anual a los jerarcas, con copia a la Unidad Coordinadora y Comité Gerencial de Control Interno, sobre los resultados de la valoración del riesgo institucional y su Plan de Acción de medida para administrar el riesgo. Los programas y órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud deberán establecer las funciones y componentes de las diferentes instancias involucradas en el proceso de análisis, manejo y control del Riesgo Institucional, que faciliten un adecuado cumplimiento de las responsabilidades administrativas, so pena de las consecuencias que se generen por su inobservancia. Los programas y órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud deberán asegurar la claridad y confiabilidad de la información mediante el registro y documentación de todas las gestiones que respaldan la administración y aplicación de su Sistema de Valoración del Riesgo Institucional. Los programas y órganos desconcentrados del Ministerio de Cultura y Juventud deberán analizar e implementar las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la Auditoría Interna, la Contraloría General de la República, la Auditoría Externa y las demás instituciones del control y fiscalización correspondiente a la Valoración del Riesgo. PROCEDIMIENTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL SEVRI EN EL MCJ Consideraciones generales El riesgo se entiendo como la probabilidad de que un evento, interno o externo, afecte la capacidad organizacional para alcanzar los objetivos planteados en concordancia con su misión y visión institucional. Es importante recordar que el riesgo es la no certeza de sufrir un efecto negativo sobre los resultados esperados, es decir un riesgo es un problema en espera de ocurrir. Así, las diversas clases de proyectos poseen diferentes formas de riesgo y por tanto deben abordarse en forma individual, a fin de poder minimizar los efectos de tales riesgos. Por ende, el proceso de elaboración de los planes estratégicos y operativos institucionales, tiene como requisito previo un sistema de planificación que incorpore la valoración del riesgo institucional en la definición de los objetivos y resultados esperados, precisamente porque se trata de riesgos que podrían obstaculizar seriamente el logro de los objetivos propuestos. De este modo el proceso de planificación debe considerar el análisis y valoración de los riesgos que se pretende controlar y/o minimizar con la implementación y seguimiento del SEVRI, en sus etapas estratégicas, operativas y presupuestarias. El Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional se constituye entonces, en un proceso de análisis continuo y planificado para el seguimiento de los retos que plantean los riesgos identificados y que debe tener como resultado el desarrollo de un Plan de Acción de medidas preventivas y correctivas que permita ubicar a la institución en un nivel de riesgo aceptable. En este contexto la implementación del Sistema de Valoración del Riesgo Institucional conlleva la realización del siguiente procedimiento: Paso 1. Identificación del riesgo. Paso 2. Análisis del nivel del riesgo. Paso 3. Evaluación del riesgo. Paso 4. Administración y seguimiento del riesgo. Paso 5. Documentación y comunicación de los riesgos relevantes. Dicho procedimiento se aplicará a los diferentes procesos seleccionados, en cada instancia administrativa: Despachos, unidades, departamentos y programas. Para ello se utilizará la matriz elaborada para tales efectos (Sistema Específico del Riesgo Institucional. Matiz Resumen. Hoja 1, hoja 2, ver anexo 1) y que se desarrollará de la siguiente manera: Paso 1. Identificación del riesgo El cumplimiento de los objetivos institucionales así como la realización de cualquier proyecto implica riesgos y la aceptación del riesgo es esencial para el progreso y a menudo de los fracasos que contribuyan a elevar el riesgo o que este se materialice. Cada unidad e instancia administrativa debe identificar, para cada proceso seleccionado, el riesgo o riesgos a los que se encuentra expuesto. Se describirá en forma sucinta, los “factores de riesgo” existentes, entendidos como las manifestaciones y características, que podrían propiciar la materialización del riesgo: riesgos estratégicos, operativos, de tecnología, de recursos humanos, de infraestructura, etc. (ver clasificación de riesgos, anexo 2). Asimismo se identificarán, según cada factor de riesgo, las posibles causas o el origen del riesgo, a nivel externo y/o interno del proceso, que posibilitan que ocurran eventos con consecuencias sobre el cumplimiento de los objetivos trazados, así como las posibles consecuencias si el riesgo se materializa, de la siguiente manera: IDENTIFICACIÓN DE FACTORES DEL RIESGO Nombre del proceso: Descripción del proceso: Factores Origen/causa del riesgo Posibles con- de riesgo (Descripción) secuencias (*) interna Externa Paso 2. Análisis del nivel del riesgo Consiste en la determinación del nivel de riesgo, a partir de la probabilidad y del impacto de los riesgos (eventos) identificados. A fin de medir su relevancia, en función de la mayor probabilidad de materializarse y del impacto que pueda ocasionar para el logro de los objetivos. El propósito de este análisis es la conversión de datos de un riesgo para la toma de decisiones respectiva. Un riesgo se compone de dos factores: probabilidad e impacto, por ello para determinar el nivel del riesgo se emplea el resultado de multiplicar el impacto por la probabilidad del riesgo: Probabilidad: posibilidad de que un riesgo suceda en realidad. Impacto: severidad de los efectos adversos o magnitud de la pérdida si el riesgo llega a suceder o materializarse. PROBABILIDAD X IMPACTO = NIVEL DE RIESGO Para establecer el nivel del riesgo se recomienda la asignación de un valor a la “probabilidad de ocurrencia” del riesgo identificado, utilizando el método de evaluación cuantitativa, en una escala de tres niveles, a saber “bajo 01; medio = 02; alto = 03” según sea la posibilidad de que el evento ocurra. De igual manera se debe establecer la “magnitud del impacto” del evento, en términos de las repercusiones que acarrearía para la institución y la población beneficiaria, que dicho riesgo se materializara, clasificándose entonces en “bajo =1; medio =2, y alto = 3”, según sea la gravedad de sus consecuencias. Relacionados en una matriz, las posibles combinaciones que se presenten entre la probabilidad e impacto, se asigna valores de 3, 2, y 1 a las escalas alto, medio y bajo respectivamente. Para efectos de determinar el nivel de riesgo, se multiplican los valores indicados de la siguiente forma: PROBABILIDAD Impacto Bajo (1) Medio (2) Alto (3) Bajo (1) Medio (2) Alto (3) Una probabilidad alta puede tener un impacto bajo, mientras que una probabilidad baja puede tener un impacto alto; lo que busca la administración del riesgo es sobre todo controlar el nivel de riesgo alto, es decir, aquellos riesgos altos con un impacto alto. Según los resultados de las combinaciones, estos se traducen en los siguientes cinco niveles de riesgo: PROBABILIDAD Impacto Bajo (1) Medio (2) Alto (3) Trivial Tolerable Moderado Medio (2) Tolerable Importante Intolerable Alto (3) Moderado intolerable Catastrófico Bajo (1) 1.Trivial. 2. Tolerable. 4 moderado. 6. Importante. 9. Catastrófico.1 Los valores altos indican una pérdida seria para el Ministerio. Los valores medianos señalan una disminución de la eficiencia o una pérdida en algunas instancias del Ministerio. Los valores bajos señalan efectos muy pequeños o poco significativos para afectarla consecución de los objetivos del Ministerio. Por tanto, según los resultados obtenidos de la evaluación, se establece la siguiente clasificación del nivel del riesgo: a. Nivel bajo: Valores entre 1-2. Los riesgos serán considerados como acepta- bles. b. Nivel medio: Valores entre 3-4. Serán aceptables en el tanto la administra- ción establezca un plan de acción de medidas correctivas y preventivas para el manejo y minimización de dicho riesgo. c. Nivel alto: Valores entre 6-9. En ningún caso podrá considerarse aceptable, siendo así la administración deberá justificar y documentar debidamente, la imposibilidad de adoptar medidas para mitigar o minimizar dichos riesgos, además deberá elevar un informe con sus respectivas observaciones a las instancias superiores que corresponda. 1 1.Trivial: No se requiere acción específica 2. Tolerable: No se necesita mejorar la acción preventiva, se consideran soluciones más rentables o mejoras que no signifiquen una carga económica importante. Se requieren comprobaciones periódicas para asegurar que se mantenga la eficacia de las medidas de control. 4. Moderado: Se debe hacer esfuerzos por reducir el riesgo, determinando las inversiones y acciones precisas. Estas medidas para reducir el riesgo deben implementarse en un periodo de tiempo determinado. Cuando el riesgo moderado esté asociado a un impacto alto, se precisará una acción posterior para establecer, con más precisión la probabilidad de daño, como base para determinar la necesidad de mejora de las medias de control. 6. Importante: No se debe avanzar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo, puede ser necesario asignar recursos para controlar el riesgo. Cuando el riesgo corresponda a un trabajo que se esté realizando, debe remediarse el problema en un tiempo inferior al de riesgos moderados. 9. Intolerable: No se debe comenzar ni continuar el trabajo hasta que se reduzca el riesgo. Si no es posible reducir el riesgo, incluso con los recursos limitados, debe prohibirse el trabajo o tomar medidas inminentes para la prevención de mayores consecuencias. 9. Catastrófico: Cuando la magnitud del impacto supera las posibilidades de la organización para controlar o minimizar sus consecuencias eliminado toda posibilidad de lograr los objetivos. No es posible trabajar, debe ser informado de manera inmediata a las máximas autoridades para definir responsabilidades y estrategias de manejo. Nivel de riesgo A B C Paso 3. Evaluación de riesgos Habiendo identificado el nivel de los riesgos existentes cada unidad debe proceder a determinar los riesgos prioritarios para la administración. Debamos recordar que la valoración del riesgo es un proceso permanente y continuo, es por ello que para una correcta priorización del riesgo, se debe partir del nivel de riesgo (1) definid aplicándole el siguiente ejercicio: descripción breve de las medias de control existentes para ese riesgo –si las hay-, con una valoración de las cualidades del control, en función de la disposición de los funcionarios hacia ese control (actitud), así como si se lo consideran idóneo o facilitador para el logro del objetivo (aptitud). Este análisis permite revisar la situación actual de ese riesgo (nivel de riesgo 2), para así poder otorgarle una prioridad al riesgo que corresponde a la realidad actualizada de la institución. PRIORIZACIÓN DEL RIESGO Nivel del riesgo Medias de control existentes Descripción (1) Nivel del Priorización del riesgo Actitud Aptitud riesgo (positiva o (positiva (2) negativa o negativa Debe tenerse presente que no es posible anular por completo los riesgos ni sus efectos, por lo que es preciso definir cuáles son los riesgos prioritarios que merecen una atención inmediata y cuáles pueden recibir un menor esfuerzo, considerando además la responsabilidad de efectuar un uso racional y eficiente de los recursos institucionales. Paso 4: Administración y seguimiento de riesgos: Una vez realizados la identificación, evaluación y su proceso de análisis, los involucrados, en forma dinámica y participativa, deben concentrase en una estrategia para enfrentar esos riesgos (acciones propuestas) e implantar los controles que se ajusten mejor a las posibilidades y que ofrezcan una mayor seguridad de una gestión del riesgo exitosa (acciones seleccionadas). Una faceta determinante para su éxito es, además de la capacidad el equipo para plantar acciones para la administración del riesgo, la definición de un plan de seguimiento, para el que se deben delimitar claramente los funcionarios o unidad responsable, la acción específica para cada quien, el plazo para su cumplimento y los indicadores que permitan evaluar los resultados. PLAN DE ACCIÓN DE LAS ACCIONES SELECCIONADAS Acciones Acciones se- Plan de seguimiento de las acciones selec- prioritarias leccionadas cionadas responsable acciones fecha Indicador El seguimiento del plan permite permanecer alerta ante cambios eventuales que podrían aumentar o disminuir la incidencia del riesgo sobre las actividades institucionales. Lo anterior implica una labor constante para determinar la forma en que se han modificado los riesgos y cómo deben cambiar los controles. Paso 5. Comunicación y documentación del riesgo. En cada despacho, programa presupuestario y departamento, los resultados de la implementación del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional, deberán de darse a conocer, así como el Plan de Acción para la administración de los riesgos detectados, también debe ser de conocimiento de todos los funcionarios involucrados, en cuanto a sus acciones, responsabilidades, el cumplimiento de metas y los compromisos ahí establecidos. Asimismo todas las acciones que sean realizadas en materia de Valoración del Riesgo deberán ser debidamente documentadas y organizadas, para que pue- dan ser puesta a la disposición de los funcionarios y de los órganos contralores en el momento en que sea requeridas. En este sentido se recomienda la existencia de un archivo específicamente destinado a esta materia. ESTRUCTURA DEL RIESGO INSTITUCIONAL Como se mencionó anteriormente riesgo se entiendo como la probabilidad de que un evento, interno o externo, afecte la capacidad organizacional para alcanzar los objetivos planteados en concordancia con su misión y visión institucional. Los riesgos según las peculiaridades de cada institución, tienen su origen e impactan diferentes áreas. A continuación se presenta la estructura de riesgos del Ministerio de Cultura y Juventud. Estructura de riegos Ministerio de Cultura y Juventud NIVEL A NIVEL B Fuente de Riesgo Áreas más imporGeneral: Causa de tantes en que afeclos riesgos más imta el riesgo general portantes para la institución y cómo se van a entender Riesgo de competencia Riesgos del Entorno: Surgen cuando hay condiciones externas que pueden afectar en forma importante los objetivos y servicios del Ministerio Transculturación Riesgo por competencia por presupuesto NIVEL C Descripción del Riesgo según el área que afecta Importantes o nuevos competidores en el medio cultural, que pueden tener ventajas competitivas sobre la institución y debilitar los servicios que brinda el MCJ Los riesgos que conlleva la adopción de patrones externos que compiten contra el objetivo institucional de preservar nuestra identidad cultural Los riesgos que conlleva que otros ministerios compiten por el presupuesto nacional, así como por recursos provenientes de la cooperación internacional Riesgo por imagen Riesgo de fallas en la prestación de los servicios Riesgos de información para la toma de decisiones Riesgos operativos del proceso: Es el riesgo que surge diariamente en la realización de los procesos, riesgos que si se materializan implican una disminución en la efectividad y eficiencia institucional Insubsistencia Riesgo de la aplicación de los controles Se refiere a acciones que no responden a las necesidades de los usuarios y que afecta la imagen institucional y la pérdida de credibilidad del público en el MCJ Derivados de deficiencias en los servicios que ofrece el MCJ, que redundan en errores de procedimientos, gastos adicionales y pérdidas de oportunidad, recursos legales y/o incumplimiento de los objetivos. Asociados con información y comunicación insuficiente, errada, inadecuada sobre las políticas, objetivos, metas institucionales y/o procedimientos de la entidad, que afectan el análisis y definición adecuada de las prioridades y estrategias a seguir, para el desarrollo efectivo de los procesos. Por razones ajenas a la institución y por decisión del oferente único , éste no llega a firmar contrato. Debido a inadecuados, inoperantes y obsoletos mecanismos de control, registro, seguimiento de las responsabilidades y/o uso racional de los recursos, que pueden poner en riesgo de los objetivos institucionales Riesgo en la estructura organizacional Riesgos asociados a la desarticulación entre las instancias, relacionados con la capacidad de la organización para responder, adaptarse a los cambios y/o cumplir con los compromisos de la institución. Riesgo del Manejo de la autoridad Riesgos asociados con falta de claridad en las líneas de autoridad que pueden ocasionar confusiones, negligencia, abusos, omisiones y/o entorpecimiento de las labores del funcionario a cargo de los procesos, para el logro de los objetivos institucionales Riesgos de seguridad ambiental y de salud ocupacional Riesgo de disponibilidad y liquidez Riesgos financieros: Relacionado con el flujo de efectivo y la eficiencia en su manejo para maximizar la disponibilidad del efectivo La imposibilidad de tener recursos económicos disponibles en una forma oportuna para cumplir con los compromisos y obligaciones adquiridas por la institución Riesgo para realizar transferencias Limitaciones en el tiempo requerido para transferir fondos en forma oportuna a través del sistema financiero, puede resultar en pérdidas de incumplimiento de funciones metas y objetivos. Riesgos de incumplimiento contractual La pérdida de recursos económicos por garantías rendidas, que no cubren la totalidad del incumplimiento contractual, exponen al MCJ a una pérdida financiera. Riesgo de determinación de costos La falta de información relevante (estudios de mercadeo y/o actualización de precios), que permita establecer un sistema adecuado de costos, puede resultar en gastos excesivos, insuficientes y/o injustificados no congruentes con la calidad de los servicios Registro de fraude Riesgo del componente humano Se relaciona con los peligros existentes en las instalaciones físicas, que ponen en riesgo a los funcionarios y/o activos de la institución para el cumplimiento de las tareas, operaciones y actividades que desarrollan las dependencias del MCJ. Riesgo de contratación Riesgo de capacitación del Recurso Humano Derivados de sistemas de supervisión y fiscalización deficientes, mal diseñados y/o información dudosa sobre el manejo de los recursos económicos institucionales que pueden propiciar la ocurrencia de fraude. Consiste en los riesgos derivados de no seleccionar, ubicar, y orientar los recursos humanos para su mejor desempeño y lograr los objetivos de la institución. Asociados con la falta de capacitación, suficiente y adecuada de los funcionarios y/o falta del presupuesto requerido para desarrollar planes de capacitación y actua- lización del personal, que pueden ocasionar fallas en la realización de los procesos y el cumplimiento de los objetivos institucionales. Riesgo de ética e integridad de los funcionarios Riesgos asociados con la carencia de los valores con que debe contar el recurso humano del MCJ para desarrollar sus labores dentro del marco de la legalidad, responsabilidad, respeto, transparencia y confiabilidad. Riesgos en la solicitud de asesoría Riesgos ocasionados por no solicitar asesoría oportuna en el ámbito legal, financiero y/o recursos humanos, que redundan en procedimientos inadecuados, acciones anómalas y/o toma de decisiones erróneas. Cambios en la estructura legal Riesgos jurídicos y legales: Se refiere a la posibilidad de transgresión del principio de legalidad: leyes, decretos, procedimientos, normativas, protección de la información que según su magnitud pueda afectar el logro de los objetivos. Riesgos de planificación estratégica Riesgo en la medición y evaluación de resultados Riesgos ocasionados por las contantes reformas en la normativa vigente y/o desactualización del marco legal, que conllevan cambio o nuevas funciones, atrasos en los procedimientos, recursos insuficientes para aplicar las disposiciones y/o prestación de servicios. Se refiere a procesos de planificaciones inadecuadas y/o insuficientes para la definición de políticas, planes, programas, tareas, procesos, proyectos y asignación de los recursos respondan a las áreas estratégicas y prioridades institucionales. Relacionados con fallas en el análisis y procesamiento oportuno de información, para conocer el alcance y cumplimiento de los objetivos, metas de corto, mediano plazo y/o uso racional de los recursos que permitan detectar irregularidades con miras a proponer y adoptar medidas correctivas. Falla ocasionadas debido a que los siste- Riesgos de operación Riesgos tecnológicos y de información Riesgo de acceso mas de información operativo y/o las tecnologías existentes no estén funcionando como se espera, exponiendo las transacciones y operaciones importantes a riesgos potenciales de pérdida, desperdicio o uso inadecuado de la información para el logro de los objetivos de la entidad. Fallas en los controles de acceso a los sistemas de información tecnológica pueden resultar en usos indebidos, distorsiones, conocimiento no autorizado de los datos y/o toma de decisiones equivocadas. PARÁMETROS DE ACEPTABILIDAD DEL RIESGO Para el establecimiento del nivel de riesgo aceptable, las diferentes instancias institucionales deben atender los siguientes lineamientos: Serán considerados aceptables los riesgos que resultaren calificados con un nivel bajo, como resultado de la evaluación realizada. Riesgos que resultaren calificados con un nivel medio sólo se podrán considerar aceptables, en el tanto la administración establezca un plan de acción de medidas correctivas y preventivas para el manejo y minimización de dicho riesgo. En ningún caso podrá considerarse aceptable un riesgo que resultare calificado como alto, en cuyo caso, la administración deberá justificar y documentar debidamente, la imposibilidad de adoptar medias para mitigar o minimizar dichos riesgos, además deberá elevar un informe con sus respectivas observaciones a las instancias superiores que corresponda. Anexos ANEXO 1 MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL PASO 1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO (RIESGO = EVENTO + CAUSA+ CONSECUENCIA) 1. 2. 3. 4. 5. Nombre de la entidad: Nombre del proceso: Descripción del proceso: Relación del proceso con los objetivo institucionales, estratégicos y/o normativas/legislación N° DE RIESGO 1 2 3 5. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO 6. POSIBLES CAUSAS DEL EVENTO Internas Externas 7. POSIBLES CONSECUENCIAS DEL EVENTO Sobre los objetivos Sobre los objetivos instidel proceso tucionales MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL PASO 2. ANÁLISIS DEL NIVEL DE RIESGO INICIAL (PROBABILIDAD X IMPACTO=NIVEL DEL RIESGO 1. PROBABILIDAD (P) 2. IMPACTO (I) Frecuencia con que puede ocurrir el evento- (ver parámetros de probabilidad) N° riesgo 1 2 3 Casi nunca (1-2) Poco común (3-4) Moderado (5-6) Muy común (7-8) Casi siempre (9-10) 3. NIVEL DE RIESGO INICIAL (I) -Magnitud del efecto sobre los objetivos propuestos(ver parámetro de impacto) Mínimo (2) Bajo (4) Medio (6) Alto (8) Máximo (10) A Muy alto (rojo) De 80 a 60 %) B alto (naranja) De 60 a 79% C Medio (amarillo) De 30 a 59% D Bajo (verde) De 2 a MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL PASO 3. EVALUACIÓN Y PRIORIZACIÓN DEL RIESGO PASO 3.1 EVALUACIÓN DEL RIESGO 1.MEDIDAS EXISTENTES N° de riesgo 1 2 3 Descripción de la medida de control Aptitud del control Actitud del usuario 2. EFECTIVIDAD DEL CONTROL Alto (++) Medio (+-) Bajo (--) MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL PASO 3. EVALUACIÓN Y PRIORIZACIÓN DEL RIESGO PASO 3.2 PRIORIZACIÓN DEL RIESGO 1.PROBABILIADAD (P) “CON MEDIDAS” # de riesgo 1 2 3 Casi nunca (1-2) Poco común (3-4) Moderado (5-6) Muy común (7-8) Bajo (4) 2. IMPACTO “CON MEDIDAS” (I) Mínimo (2) Bajo (4) Medio (6) Alto (8) Máximo (10) 3.nevel de riesgo residual (2) A Muy alto (rojo) De 80 a 100% B Alto (naranja) De 60 a 79% C Medio (amarillo) De 30 a 59% D Bajo (verde) De 2 a 29% Priorización del riesgo Muy alto Alto Medio Bajo MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL # DE RIESGO 1.ACCIÓN (PARÁMETROS DE ACEPTABILIDAD) PASO 4. PLAN DE ACCIÓN (ADMINISTRACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL RIESGO) 2.ACCIONES ESPECÍFICAS 3. PLAN DE SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES Responsables de la acción 1 2 3 Fecha de programación Fecha de ejecución Indicador MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD SECRETARÍA DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL Y SECTORIAL SISTEMA ESPECÍFICO DE VALORACIÓN DEL RIESGO INSTITUCIONAL PASO 5. DOCUMENTOS Y COMUNICACIÓN # DE RIESGO DOCUMENTACIÓN 1 2 3 ANEXO 2 COMUNICACIÓN CLASIFICACIÓN DE LOS FACRTORES DE RIESGO Los programas presupuestarios y departamentos del Ministerio deberán considerar los riesgos a los que se enfrenta su entidad, relacionados con la siguieren clasificación de los factores de riesgo, sin que se excluya la posibilidad de que se identifiquen otros, según las características propias de los procesos internos. Riesgos estratégicos: surgen por una deficiente definición, comunicación y / o apoyo a la misión, visión y objetivos estratégicos de la entidad. Riesgos operativos: asociados a deficiencias en la definición clara de procesos y procedimientos, en la estructura organizacional, y/o desocupación entre sus dependencias, relacionados con la capacidad o incapacidad para cumplir con los requisitos legales, contractuales, ética pública y en general con su compromiso con la población beneficiaria. Riesgo de recursos humanos: dificultades para contar con la cantidad necesaria de recursos humanos, vinculación de los funcionarios con la entidad, valores éticos, capacitación y motivación del personal, entre otros aspectos. Riesgos de control: vinculados con la ineficiencia en los mecanismos de control y seguimiento de responsabilidades de las diversas instancias, sistemas de información y comunicación obsoletos, inoperantes o poco efectivos. Riesgo financiero: relacionados con el manejo de los recursos económicos de la entidad, las restricciones o manejo inadecuado de los recursos presupuestarios, ejecución presupuestal, elaboración de estados financieros, sistema de pagos, manejos de excedentes de tesorería y el manejo de los bienes de la entidad. Riesgos de tecnología: asociados con deficiencias para que la tecnología disponible satisfaga y soporte las necesidades actuales y futuras de la entidad. Riesgos de infraestructura: producto de una infraestructura inadecuada para la realización de los servicios que debe ofrecer a su población beneficiaria así como para la custodia y conservación adecuada de su patrimonio. Riesgo natural: fenómenos naturales que pueden afectar a su infraestructura física y de recursos humanos, tales como inundaciones, temblores, incendios, entre otros.
