Facilitación y Orientación: apoyo que ayuda a los miembros de las

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Video# 5: Facilitation and Mentoring
Facilitación y Orientación: apoyo que ayuda a los miembros de las
Juntas a participar efectivamente
Facilitación y Orientación: apoyo que ayuda a los miembros de las Juntas a
participar efectivamente.
Facilitación
Facilitación es el apoyo individualizado para personas con habilidades diversas
que prestan sus servicios en Juntas Directivas y Comités.
“¿Qué significa facilitación?”
Un facilitador asiste de varias formas a fin de que el miembro de una Junta o
Comité pueda cumplir con sus responsabilidades.
Es una manera de preparar a los miembros de una Junta para así asegurar su
contribución como miembro.
Los servicios de facilitación ayudan a desarrollar prácticas de Junta, lo cual crea
oportunidades equitativas para todos los miembros participantes.
El facilitador
Los facilitadores utilizan una serie de habilidades para ayudar a los miembros de
las Juntas a llevar a cabo sus labores.
Los facilitadores trabajan estrechamente con los miembros de la Junta para saber
qué tipo de asistencia necesitan, y qué requieren proporcionar.
Un miembro de Junta y su facilitador comparten tiempo juntos en la preparación
de las reuniones. Se ponen de acuerdo sobre cómo el facilitador ayudará al
miembro durante las reuniones de la Junta y el Comité.
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Video# 5: Facilitation and Mentoring
Por esto, es importante que un facilitador se encuentre familiarizado con las
reglas y los procedimientos de reunión de una Junta, así como de la organización.
Los facilitadores ofrecen explicaciones y materiales adaptados que ayudan a los
miembros a entender mejor los materiales escritos, los temas de discusión y las
implicaciones de las acciones de una Junta.
El objetivo principal de la facilitación es estimular y apoyar al miembro a que
contribuya activamente en el desarrollo de la Junta. Un facilitador tiene cuidado
de no influenciar al miembro de una Junta sobre qué posición adoptar en los
temas a tratar o cómo votar.
Elección del facilitador
La clave para una relación exitosa es elegir a un facilitador en quien el miembro
confíe y con quien se sienta cómodo trabajando.
Se pide a los miembros que realicen una autoencuesta sobre sus necesidades, lo
que conduce a una descripción del trabajo del facilitador. La encuesta describe el
tipo de asistencia específica que el miembro desea recibir.
Si el miembro es nuevo en una Junta, el facilitador, con la guía de la Junta, puede
proporcionar una orientación que incluya responsabilidades, reglas de la Junta y
cómo participar en las reuniones.
Orientación en una Junta
Responsabilidades del miembro
Reglas de una Junta
Creación de un plan de facilitación
Reunión con ejecutivos de una Junta
Observación de una Junta
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Las sugerencias de ayuda para que un miembro nuevo aprenda su papel incluyen:
Aprender cómo opera una Junta o Comité
Crear un plan de facilitación personalizado
Asistir al miembro nuevo a reunirse con los funcionarios de una Junta
Observar una Junta para entender cómo se conduce la reunión.
“¿Qué es un plan de facilitación?”
Plan de Facilitación
Identifica la asistencia que se requiere
Necesidades de movilidad
Trámites de viaje y alojamiento para la reunión
Necesidades personales
Necesidades profesionales
Una autoencuesta ayuda a identificar la asistencia específica que se requiere,
conducente a determinar cómo se va a proporcionar tal asistencia.
Un acuerdo sobre el plan de facilitación establece con claridad lo que un miembro
y el facilitador van a hacer juntos.
Esto puede incluir varias áreas, incluso:
Necesidades de movilidad
Necesidades de cuidado personal
Trámites de viaje
Alojamiento para la reunión
Adaptación de materiales
Responsabilidades de una Junta
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Antes de la reunión de la Junta
Un facilitador se reúne con un miembro antes de la reunión para revisar el
paquete de la misma, en preparación para la próxima Junta. El facilitador
también creará las adaptaciones solicitadas y discutirá con el miembro sobre su
participación en la reunión.
Los materiales o “paquete” de la reunión de la Junta incluirán las minutas
oficiales de la reunión anterior, la agenda de la próxima reunión, la actualización
y proyección del presupuesto, conjuntamente con los documentos relacionados
con los temas y acciones a decidirse.
Un facilitador explicará o ayudará en la adaptación de los materiales de la
reunión, los cuales pueden incluir lo siguiente: definición de términos y
acrónimos, cambio del tamaño de la letra, diseño de los documentos o uso de
lenguaje fácil de entender.
Es el trabajo del facilitador asegurar que el miembro se encuentre preparado para
hacer preguntas y participar en las conversaciones de la Junta.
Durante la Junta
Durante la reunión, el facilitador se sentará junto o detrás del miembro y le
brindará asistencia de acuerdo con el plan de facilitación, ayudándole a hacer
preguntas, expresar opiniones y a seguir el curso de la reunión.
El facilitador debe con frecuencia tomar notas, las cuales se revisan después de la
reunión.
Los miembros pueden solicitar un breve descanso o tiempo para revisar la
información que se presentó en la reunión. El facilitador aclara lo que se trató en
la reunión.
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Video# 5: Facilitation and Mentoring
Después de la reunión de la Junta
Después de las reuniones, los facilitadores y los miembros revisan las discusiones
y decisiones.
La facilitación promueve la independencia e inclusión, a la vez que enriquece la
participación de todos los miembros.
“¿Qué es un Mentor de Reunión?”
Mentores
Un mentor de reunión es un miembro voluntario de una Junta o Comité, que
ayuda a un miembro a aprender y manejar su papel.
Un mentor lidera con el ejemplo, y es un modelo para el Miembro.
Algunos mentores se reúnen con los miembros fuera de las reuniones, por
teléfono o personalmente, para revisar los materiales de la reunión, proporcionar
orientación y desarrollar una relación.
Cómo ayudan los mentores
Proporcionan motivación e inspiración
Establecen objetivos
Crean planes
Manejan situaciones difíciles
Comparten experiencias
Mentores:
Ayudan al miembro a entender la organización y los temas de una Junta.
Proporcionan motivación e inspiración
Ayudan a establecer los objetivos del miembro y a crear planes
Enseñan maneras cómo manejar situaciones difíciles
Y motivan al miembro a compartir sus experiencias
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Video# 5: Facilitation and Mentoring
Los mentores estimulan la participación de miembros nuevos y les ayudan a
sentirse bienvenidos como participantes valiosos.
Integración de todos los componentes
La gestión de una Junta Directiva o el liderazgo de una organización conlleva
trabajo en equipo y se debe tomar con seriedad.
Los voluntarios interesados deberán tomarse su tiempo para considerar todos los
aspectos de la organización antes de formar parte de una Junta. Deberán pensar
sobre la misión, la estructura de la organización, las expectativas y los aspectos
legales.
Cada miembro de una Junta tiene la oportunidad de marcar la diferencia en su
comunidad y demostrar liderazgo.
Al final de este video, usted regresará automáticamente a la pantalla principal.
Busque la hoja de trabajo número cuatro: “Facilitación y Orientación”. Haga clic
en el ícono. Se abrirá un documento en formato PDF, y conteste las preguntas.
Cuando termine, guarde el documento en su computadora y/o imprima una
copia.
En la sección de recursos de este sitio web, usted encontrará una publicación
nueva llamada Facilitación: Propósito, Práctica y Planificación. Haga clic en el
ícono para obtener información detallada sobre facilitación y orientación.
La sección de recursos del sitio web contiene publicaciones adicionales
descargables sobre Dirigencia de una Junta y enlaces a sitios web de utilidad.
Como presidente del Consejo Estatal para Discapacidades en el Desarrollo, le
agradezco su participación en nuestra serie de capacitación.
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Video# 5: Facilitation and Mentoring
Como ya se ha informado, el unirse a una Junta Directiva o Comité le proporciona
una oportunidad extraordinaria de fortalecimiento personal y familiar, así como
el fortalecimiento de las personas con quien trabaja y a quienes usted representa.
El tiempo y el esfuerzo que dedique valdrán la pena.
Recuerde llenar la Declaración de la Misión del Voluntario y leer sobre los
recursos en el sitio.
Su interés y dedicación traerán oportunidades de aprendizaje y marcarán la
diferencia en la vida de la gente de su comunidad.
Como presidente de la Junta Directiva del Centro Regional del Este de Los
Ángeles le agradezco por su participación en nuestra serie de capacitación.
Como ya se ha informado, el unirse a una Junta Directiva o Comité le proporciona
una oportunidad extraordinaria para fortalecer sus habilidades de liderazgo.
El tiempo y el esfuerzo que ha dedicado tienen mucho mérito. Su interés y
dedicación traerá oportunidades de aprendizaje y marcará la diferencia en la vida
de la gente de su comunidad.
“Le doy las gracias por su participacion en nuestra serie de entrenamiento. Como
ha aprendido, unirse a una mesa directiva o comite es una oportunidad
extraordinaria que fortalecera su habilidad de liderazgo. Su tiempo y esfuerzo
sera apreciado. Su interes y dedicacion llevara oportunidades para apender y
hara una diferencia en las vidas de las personas de su comunidad.”
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