Principios Fairtrade Manual de Capacitación 3.0

Manual de Capacitación 3.0 de Fairtrade International – Junio 2014
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Fairtrade International
Manual de Capacitación 3.0
Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade
Principios
- Actualización junio 2014 -
Elaborado por Konrad Matter
Actualización por Julia Malquin A.
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El Manual de Capacitación “Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade - Gestión de Proyectos de
Prima ” es un producto de Fairtrade Labelling Organizations International e.V., Bonn, Alemania.
Fairtrade International es la organización mundial que establece y certifica criterios para el Comercio
Justo Fairtrade.
Información de contacto:
Fairtrade International
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53129 Bonn
Alemania
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Fax: +49 (0) 228 242 17 13
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Sitio web: www.fairtrade.net
Coordinación:
Matthias Kuhlmann
Desarrollo de Servicio & Enlace
Unidad de Relaciones y Servicio al Productor
Fairtrade International
Nuestro más sincero agradecimiento al Servicio de Voluntariado en Línea de las Naciones Unidas, en
especial a Andrea Junquera y Magdalena Médico, por haber realizado la traducción del manual al
español.
La reproducción de este texto es permitida siempre y cuando se cite la fuente, Fairtrade International
junio 2014.
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Índice
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 4
2. EL ÓRGANO LEGAL ........................................................................................... 5
(a) La razón del órgano legal .............................................................................. 5
(b) Los aspectos legales a tener en consideración ............................................. 6
(c)
Principios de comercio justo Fairtrade a tener en cuenta .............................. 7
(d) Trabajadores no permanentes ...................................................................... 8
(e) ¿Cómo proceder?.......................................................................................... 9
3. LA CONSTITUCIÓN-ESTATUTO ...................................................................... 11
(a) El propósito de la Constitución-Estatuto ...................................................... 11
(b) Contenido de la Constitución-Estatuto ........................................................ 11
4. REGULACIONESPARA EL COMITÉ DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO
FAIRTRADE ............................................................................................................. 16
5. COMITÉ DE AUDITORÍA INTERNA .................................................................. 18
6. MODELO DE DELEGACIÓN ............................................................................. 20
APÉNDICE
 Elementos de texto propuestos para presentación general.
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1. INTRODUCCIÓN
Los criterios de Comercio Justo Fairtrade para el Trabajo Contratado1 obligan al Comité de
Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF) a establecer un órgano legal formal separado e
independiente legalmente establecido y registrado en una entidad pública que permita a los
trabajadores ser los únicos dueños y beneficiarios de la Prima de Comercio Justo Fairtrade.
Este requisito es expresado en la cláusula 2.1.3 de los Criterios en el “órgano legal”, que
estipula el establecimiento inicial del órgano legal estructurado y legalmente documentada
para asegurar transparencia, democracia y participación.
Este módulo de capacitación se enfoca en asistir al CPF para cumplir estos requisitos.
Explica la razón y funciones de cada una de estas formalidades. Recuerda al CPF los
principios básicos que deben seguirse al establecer el órgano legal y sus reglas. Guía al
CPF en la búsqueda por la figura jurídica apropiada y en la estructura y contenido de la
constitución y las normas.
La idea no es proveerle de soluciones prefabricadas. Esto no es ni deseable ni posible. No
es deseable porque el CPF junto con los trabajadores deberían reflexionar en su
organización2 y en los temas cruciales relacionadas con ella: ¿cuál figura jurídica
deberíamos elegir para nuestra organización? ¿Cómo interactuará el CPF con los
trabajadores? ¿Cómo se dividirá el poder en distintos órganos (Asamblea General, Comité
de Prima de Comercio Justo Fairtrade, etc.)?, ¿Cómo estará el CPF bajo el mando de los
trabajadores y cómo ejercerán los trabajadores su deber de supervisar y controlar el CPF?
¿Cómo se organizará el CPF?
Los principios básicos están establecidos en los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y el
Documento explicativo para el Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade para
situaciones de Trabajo Contratado3. Estos definen el propósito de la Prima de Comercio
Justo Fairtrade (CPF) y algunas reglas fundamentales relacionadas a la administración de la
prima de comercio justo. Estos principios básicos deben ser respetados e integrados en la
constitución y estatutos. Pero usted tiene la libertad en la metodología a usar para alcanzar
los objetivos y seguir los principios establecidos en los criterios.
No es posible proveerte con formas legales y reglas genéricas. Estas deben ser
establecidas teniendo en cuenta las condiciones específicas de cada organización y las
leyes locales del país. Con condiciones específicas nos referimos a factores sociales,
económicos y culturales, el tamaño y naturaleza de la compañía, la composición y
procedencia de la fuerza de trabajo, etc. La ley local del país es importante porque provee
un marco legal para tu organización. Una vez que usted elige una figura legal, está obligado
a cumplir con las leyes previstas para ese tipo de organización.
1
Siempre que se haga referencia a los criterios de Comercio Justo Fairtrade en este documento, se
refiere a los Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para Trabajo Contratado, emitido por
Fairtrade Labelling Organizations International, 2014.
2
Se entiende por organización el órgano legal que comprime a todos los trabajadores, la cual será
establecida como dueña de la Prima de Comercio Justo Fairtrade y todos los activos adquiridos por
ella.
3
Este documento está publicado por Fairtrade International y puede ser encontrado en el sitio web de
Fairtrade International en el siguiente dominio: http://www.fairtrade.net/hired-labour-standards.html
(en inglés). Una revisión bajo el título de “Explanatory document for the Fairtrade Premium Committee
in Hired Labour situations ” 2014
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Además de ayudarle a entender y desarrollar las formalidades legales, este módulo le guía
en algunas cuestiones vinculadas con la constitución: el establecimiento y rol de un Comité
de Auditoría Interna y el modelo de Delegados cuando hay un gran número de trabajadores.
2. EL ÓRGANO LEGAL
(a) La razón del órgano legal
El Criterio de comercio justo Fairtrade 2.1.3 requiere el establecimiento de un órgano legal
formal que comprenda y represente todos los trabajadores de la compañía, plantación o
granja. Este órgano legal es dueño de la prima de comercio justo en nombre de todos los
trabajadores. La correspondiente guía explica por qué es necesaria una entidad legal y cuál
es su función.
Observemos los principales temas uno por uno:







Todos los trabajadores de una compañía certificada por Comercio Justo Fairtrade son
los dueños y beneficiarios de la Prima de Comercio Justo Fairtrade (FP). Pero la prima
no pertenece a ningún trabajador individualmente o a la compañía, planta o granja. Esto
hace que surja la pregunta; ¿a quién pertenece la FP?
De acuerdo a los principios de Comercio Justo Fairtrade, la FP pertenece a los
trabajadores colectivamente, no a cada uno individualmente, pero a todos los
trabajadores como comunidad.
Para tener la capacidad de ser legalmente propietarios, suscribir contratos y tener una
cuenta bancaria, ser capaces de recibir y ser dueños de la prima, reducir impuestos, y
asegurarse que la prima sea utilizada para el beneficio de los trabajadores, debe
encuadrarse dentro de una figura jurídica o persona jurídica.
La figura jurídica debe no sólo ser capaz de ser propietaria de la prima, sino también de
actuar legalmente en nombre de sus miembros a través de sus representantes
legales, para, por ejemplo, comprar y vender, firmar contratos, y ser parte en juicios.
Los miembros de esta organización legal son todos los trabajadores/empleados de la
compañía, de acuerdo a la definición de trabajadores brindada por los Criterios de
Comercio Justo Fairtrade4. Sin embargo, nadie puede ser forzado a ser un miembro
contra su voluntad, pero esta decisión no excluye la condición de beneficiario de
proyectos de la prima.
El Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade no es el dueño de la FP. El CPF
debe ser creado con el propósito de administrar la FP para el beneficio de todos los
trabajadores (cláusula 2.1.1 de los Criterios). El CPF administra la prima para el
beneficio de los trabajadores, sus familias y comunidades. De esta manera, el CPF es el
cuerpo de gobierno (Directorio - Junta) y representante de la entidad lega y actúa como
administrador de este órgano legal.
Por lo tanto, se requiere la constitución de una entidad corporativa que abarque y
represente a toda la fuerza de trabajo de la compañía. El órgano legal podría ser, por
ejemplo, una asociación, fideicomiso, compañía, cooperativa o corporación. EL CPF,
como órgano de gobierno de esta organización, será legalizado automáticamente en
4
Los criterios definen el término "trabajadores" de la siguiente manera: "Los trabajadores se definen
como todos los trabajadores, incluidos los migrantes, trabajadores temporales, estacionales,
subcontratados y permanentes. El término 'Trabajadores' no se limita a los trabajadores de campo,
pero incluye a todo el personal de mano de obra contratada, como los empleados que trabajan en la
administración de la compañía. Sin embargo, el término está restringido al personal que puede ser
sindicalizado y por lo tanto normalmente excluye media y alta gerencia”.
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cuanto la organización esté legalmente constituida, y de acuerdo a la ley local, cualquier
cambio al CPF deberá ser registrado cuando ocurra.
Para definir la figura jurídica apropiada, la legislación del país, así como los principios de
Comercio Justo Fairtrade deben ser considerados. La figura jurídica ideal sería una
combinación óptima de requisitos legales con requisitos de Comercio Justo Fairtrade
Desafortunadamente no hay tal figura genérica válida en todo el mundo. Debes encontrar la
forma más apropiada para el propósito según la legislación de tu país, teniendo en mente
tanto los aspectos legales como los principios de Comercio Justo Fairtrade.
El órgano legal, de acuerdo con el carácter legal de la prima, debe estar exento de
impuestos o tener cargas impositivas reducidas.
El proceso de formalización debería empezar una vez que el primer CPF fue electo y
capacitado y el órgano legal debería establecerse antes de que el CPF compre cualquier
activo.
(b) Los aspectos legales a tener en consideración
El ordenamiento legal de cada país normalmente ofrece una variedad de figuras jurídicas
para organizaciones privadas (no gubernamentales o sin ánimo de lucro) enfocadas
en el bien común o desarrollo social y económico, como por ejemplo: sociedades,
asociaciones, cooperativas, fideicomisos, fundaciones, corporaciones, etc... Pero los
nombres no necesariamente significan lo mismo y pueden apuntar a realidades visiblemente
diferentes de un país a otro. Entonces, debes analizar las figuras jurídicas existentes en tu
país con el objeto de encontrar la más apropiada. Probablemente es necesario acudir a un
abogado especializado en organizaciones no gubernamentales y sin ánimo de lucro por
consejo y asistencia. En tu búsqueda deberías ser guiado por las siguientes
características básicas de la figura jurídica que estás buscando:


Privado o no gubernamental: esto significa que está institucionalmente separado del
Gobierno.
Sin ánimo de lucro:
 Es una organización que usa el excedente de sus ingresos para lograr sus metas en
vez de distribuirlas como ganancia o dividendos5.
 Mientras que las organizaciones sin ánimo de lucro tienen permitido generar
excedente de los ingresos, deben ser retenidas por la organización para su
preservación, expansión, o planes;
 Usualmente tiene un status tributario favorable.
 Sin embargo, la organización debería poder invertir en operaciones comerciales
redituables, no con el objeto principal de tener ganancias sino para tener un impacto
social (provisión de productos de calidad a precio razonable, creación de puestos de
trabajo, desarrollo de la economía local, etc.).
 Debería también ser capaz de respaldar proyectos de negocios llevados adelante
por trabajadores o grupos de la comunidad por medio de préstamos u otras formas
de apoyo.
La gama de actividades posibles debería ser lo suficientemente amplia para permitir
proyectos puramente de desarrollo social (tales como educación, salubridad, cuidado de
5
“The Nonprofit Handbook: Everything You Need to Know to Start and Run Your Nonprofit Organization” (tapa blanda), Gary M.
Grobman, White Hat Communications, 2008.
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los niños y bienestar social) así como actividades de negocio con un impacto económico
y social (actividades productivas, comerciales o de micro financiamiento).


Exención de impuestos: la organización debería estar exenta de impuesto a la renta
(sobre fondos de prima y cualquier otro ingreso aplicado a los objetivos de la
organización). Esto usualmente se relaciona con el carácter social y sin fines de lucro de
la organización.
Posibilidad de restringir la membresía a un grupo claramente diferenciado de gente (sólo
empleados de la compañía). El proceso para que apliquen nuevos miembros y remover
miembros salientes debería ser lo más simple posible y permitir una actualización de
acuerdo a la rotación de personal de la compañía.
Responsabilidad limitada de los miembros: esto significa que ni los miembros ni su
propiedad privada son responsables por la organización.
Posibilidad de distribuir efectivo como un bono entre los trabajadores de forma equitativa
sin afectar su status impositivo o su status como una organización sin fines de lucro.
(c) Principios de comercio justo Fairtrade a tener en cuenta
Además de encuadrarse en el marco legal, la organización debe respetar los principios
básicos y objetivos de Comercio Justo Fairtrade así como la estructura de CPF y sus
funciones como establecidas en los criterios de comercio justo Fairtrade. Estos principios
son:





El órgano legal debe estar orientado al desarrollo y empoderamiento, y guiado por los
principios de participación democrática, cooperación, igualdad, transparencia y
responsabilidad. Debe respetarse el principio de ‘una persona, un voto’
Su objetivo debe ser el empoderamiento de los trabajadores y el desarrollo social y
económico sostenible de trabajadores y sus comunidades (según se establece en el
alcance de la Sección 2 de los Criterios de Comercio Justo Fairtrade de desarrollo
social).
Debe estar formado por todos los trabajadores, o mejor, con todos los empleados de la
compañía. Para definir el término ‘trabajador’, se hace referencia a la explicación del
término en las Definiciones a los Criterios Genéricos de Comercio Justo Fairtrade para
Trabajo Contratado: El término ‘trabajadores’ es definido como todos los trabajadores
incluyendo los trabajadores migrantes, temporales, estacionales, subcontratados y
permanentes. ‘Trabajadores’ no se limita a trabajadores de campo, sino que incluye todo
el personal con trabajo contratado, como empleados trabajando en la administración de
la compañía. Sin embargo, el término se restringe al personal que puede sindicalizarse y
normalmente excluye a la gerencia media y alta.
Cada trabajador debe tener derecho a volverse un miembro del órgano legal. La única
condición para ser miembro es el status como empleado-trabajador de la compañía. No
se pueden requerir condiciones adicionales, como tarifa de membresía o suscripción de
acciones. No se puede excluir miembros con base en el género, categoría de empleo,
nacionalidad y otras distinciones.
Sin embargo, ningún empleado puede ser forzado a registrarse como miembro contra su
voluntad. La libertad de asociación (libertad de no unirse) debe ser respetada. SI
cualquier trabajador no desea ser parte del órgano legal, continuará como beneficiario de
la Prima de Comercio Justo Fairtrade. La participación de todos los trabajadores en los
procesos de toma de decisión relacionados con los proyectos de Prima de Comercio
Justo Fairtrade son requeridos por Criterios de Fairtrade International Si un trabajador
deja de ser empleado de la compañía, automáticamente perderá su membresía y todos
los derechos asociados con esa membresía.
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

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
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
Los miembros no tienen ningún tipo de propiedad o derecho a reclamos judiciales sobre
la propiedad del órgano legal. Esto también aplica para los miembros renunciantes que
no pueden reclamar llevarse su porción con ellos.
El CPF actúa como administrador del órgano legal. El FPC tiene deberes legales y
económicos que efectuar en nombre de los trabajadores. La elección del CPF debe estar
de acuerdo a los criterios 2.1.9 y 2.1.10.
El primer CPF elegido debe definir por escrito los objetivos del órgano legal. Esto debe
ser escrito en la forma de términos de referencia o constitución de acuerdo al criterio
2.1.4 y los términos de referencia deber ser aprobados por la Asamblea General de
Trabajadores.
El CPF rinde cuentas a los trabajadores (Asamblea General) y deber reunirse y consultar
a los trabajadores, de acuerdo a los estándares 2.1.14 y 2.1.16.
La principal fuente de ingreso es la Prima de Comercio Justo (el órgano legal ha sido
creado con el propósito de recibir y usar la prima).
El órgano legal debe ser legalmente independiente de la compañía, y el FPC debe ser
capaz de tomar decisiones independientemente de la compañía u otro comité. La
compañía no tiene derechos sobre la propiedad de la organización y no es responsable
por los compromisos y responsabilidades del órgano legal.
(d) Trabajadores no permanentes
Los criterios de comercio justo Fairtrade claramente determinan que los beneficiarios
directos de Fairtrade International, a través de la prima de comercio justo de Fairtrade en
particular, son los trabajadores y sus familias y las comunidades donde viven. Esto incluye
trabajadores permanentes, migratorios, estacionales y temporarios. Esto es expresado en el
alcance del Capítulo 2: Desarrollo Social, de los Criterios Genéricos de Trabajo Contratado.
Todos los grupos de trabajadores deben ser representados en el CPF, incluyendo
migrantes, temporales y estacionales. La representación de todos los trabajadores es
esencial para asegurar que todas las necesidades y prioridades de los trabajadores son
consideradas en los proyectos de prima de comercio justa Fairtrade. Entendemos que un
representante es una persona que representa el interés de otros en el órgano legal. Si los
trabajadores temporarios/estacionales no pueden prácticamente estar presentes en las
reuniones, entonces un trabajador permanente elegido puede ser designado para
representar sus intereses. Esto está expresado en las cláusulas 2.1.9 y 2.1.10.
La administración y los trabajadores deben decidir qué grupos de trabajadores necesitan ser
representados y cómo podrán participar todos en el CPF.
En la práctica, esto puede causar algunas dificultades. Los trabajadores
temporales/estacionales pueden estar en la plantación por un tiempo limitado. Además,
pueden trabajar sólo por un período o temporada y nunca regresar. Involucrar a estos
trabajadores en el programa de Comercio Justo Fairtrade y en el órgano legal es
ciertamente un desafío. Sin embargo, siempre debes guiarte por el principio de que la prima
es para todos los trabajadores. La forma en que este principio se pone en práctica depende
de las condiciones específicas. Encuentra la mejor manera de hacerlo en tu situación.
Probablemente debas hacer una distinción entre beneficios y membresías. Las siguientes
consideraciones pueden guiarte:
Respecto a los beneficios:
 El CPF siempre debe recordar las necesidades de todos los grupos de trabajadores
temporales/ estacionales y encontrar maneras de apoyarlos a través de proyectos
específicos.
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


Todos los trabajadores temporales/estacionales deben tener permitido beneficiarse de
los proyectos de prima mientras trabajan en la plantación.
Si los trabajadores temporales/estacionales viven en el área, deberían poder
beneficiarse de los proyectos de la comunidad, aún cuando no están trabajando en la
plantación. También deberían ser alentados a presentar propuestas de proyectos para el
beneficio de sus comunidades.
Si viven lejos, deberían poder realizar propuestas de proyectos que los beneficien como
grupo mientras trabajan en la plantación (por ejemplo: proyectos que hagan más fácil la
vida de trabajadores migrantes y sus familias).
Relacionado a la membresía en el órgano legal:
 Los trabajadores temporales/estacionales que tienen un vínculo fuerte y duradero con la
compañía (por ejemplo, en caso de que trabajen durante el tiempo de cosecha en la
plantación y vuelvan cada año) podrían ser miembros del órgano legal y participar
activamente mientras trabajan en la plantación si así lo desean. Esta situación específica
debe verse reflejada en la constitución del órgano legal.
(e) ¿Cómo proceder?
Para establecer tu órgano legal se deben seguir una serie de pasos.
Se recomienda el siguiente procedimiento:
 Consultar un abogado o experto en leyes6 especializado en organizaciones sin ánimo de
lucro y desarrollo económico. Debería guiarte en el tipo de organización a elegir para tu
propósito y establecer una lista de requisitos formales para el registro de la organización.
 Con el fin de registrar la organización, es necesaria la constitución-estatutos. La
constitución-estatugtos debe cumplir los requisitos legales (las provisiones obligatorias
para la figura jurídica elegida) así como los principios de Comercio Justo Fairtrade y los
Criterios de Comercio Justo Fairtrade. La constitución-estatutos debe estar alineada con
los términos de referencia descritos en el criterio 2.1.4 Es una combinación de
provisiones legales y requisitos de Comercio Justo Fairtrade.
 El CPF debe preparar los términos de referencia y deben ser aprobados por la Asamblea
General de trabajadores. Los términos de referencia forman la base del borrador de
constitución-estatuto. Como guía, puedes usar el Capítulo 3 de este documento. Como
este es un asunto bastante técnico, quizás desee buscar asesoramiento externo, por
ejemplo la unidad de apoyo a productores de Fairtrade International o de la red de
productores a nivel de región. También deberías buscar asesoramiento legal. Un
abogado te ayudará a redactar la constitución-estatuto de forma tal que encuadre dentro
del marco legal.
 Consulta a los trabajadores. El borrador de constitución-estatuto debe ser explicado y
discutido en detalle con los trabajadores. Probablemente necesites más de una reunión.
Se recomienda la presencia de un abogado durante este proceso.
 Modifica el borrador teniendo en cuenta las observaciones y sugerencias de los
trabajadores.
 Revisa el borrador final con el abogado. Ellos deberían aconsejarte sobre los requisitos
legales para el procedimiento de aprobación de la constitución-estatuto.
 Finalmente, la constitución-estatuto debe ser aprobado por una Asamblea General.
 Registra la organización con la autoridad gubernamental competente. La autoridad ante
la cual se debe registrar depende del tipo de organización y la legislación de cada país.
 Para el registro, necesitarás una serie de documentos (el abogado debería ayudarte a
prepararlos). Normalmente necesitaras, como mínimo:
6
Consulta al apoyo a productores de Fairtrade International de tu red regional de productores.
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




 La constitución-estatuto aprobada incluyendo el nombre y domicilio de la
organización.
 Las actas de la Asamblea General que aprobó la constitución-estatuto.
 La lista de miembros fundadores.
 La lista del primer órgano de gobierno (en tu caso, el primer CPF).
La ley puede establecer otros requisitos, el abogado debería aconsejarte en este tema.
Luego de la registración, quizás sean necesarias otras formalidades, de acuerdo a la ley
(por ejemplo, aplicar para un número de identificación tributaria). El abogado te
aconsejará sobre esto.
Asegúrate que el órgano legal que eliges te beneficie brindando exención de impuestos.
La exención de impuestos para organizaciones sin fines de lucro no siempre es
automática. La organización debe solicitarla, presentando los documentos pertinentes.
Donde el registro del órgano legal probablemente tome mucho tiempo hasta su
concreción, se deben tomar medidas bancarias alternativas para recibir la Prima de
Comercio Justo Fairtrade. Sin embargo, el órgano legal debe estar establecido antes que
el CFP compre algún activo.
Una vez que el órgano legal esté establecido, los arreglos realizados para recibir la
Prima de Comercio Justo Fairtrade durante el proceso de constitución, deben cambiarse
para asegurar que el dinero de la prima esté en una cuenta bancaria a nombre de la
organización.
Con ayuda del abogado, consulta sobre los requisitos legales para que tu organización
opera (por ejemplo si debes seguir alguna regla de contabilidad, reportar a la autoridad
de control, etc.)
Fuentes de Información
http://www.asianphilanthropy.org/index.html
Para más información sobre organizaciones sin ánimo de lucro (de caridad) en Asia y el
Pacífico. Contiene información práctica sobre figuras jurídicas, constitución y registración,
impuestos, etc.
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3. LA CONSTITUCIÓN-ESTATUTO
(a) El propósito de la Constitución-Estatuto
Los criterios de comercio justo Fairtrade explícitamente se refieren a la Constitución-Estatuto
o Términos de Referencia en la cláusula 2.1.4: “El Comité de Prima de Comercio Justo
Fairtrade debe tener y observar términos de referencia”. Una Constitución-Estatuto es
indispensable para la legalización y buen funcionamiento del órgano legal y del Comité de
Prima de Comercio Justo Fairtrade. El término Constitución-Estatuto7 hace referencia a un
documento escrito que establezca las reglas y principios según los cuales una organización
se gobierna.
En el contexto de Fairtrade International, la Constitución-Estatuto tiene dos funciones:
 Primero, es necesario que como documento fundacional de la organizaicón esté
registrado legalmente. Con este propósito, debe combinar las provisiones legales
aplicables a la figura organizacional y los principios de Fairtrade Comercio Justo; según
se habló en el capítulo anterior.
 Segundo, establece los principios básicos y reglas según las cuales se gobierna la
organización.
Deberías distinguir entre la Constitución-Estatuto y Reglamentos y Regulaciones:
 La Constitución-Estatuto es el documento principal, que regula objetivos, membresías,
gobierno y otros principios básicos de la organización en su conjunto. Debe ser aprobado
por la Asamblea General (AG) de trabajadores. Usualmente es difícil de cambiar, las
enmiendas a la Constitución-Estatutos necesitan una mayoría calificada de votos en la
AG y debe ser registrada ante la autoridad de control. Debería, entonces, ser lo más
concisa posible y contener solo lo fundamental.
 Los Reglamentos y Regulaciones constituyen el documento secundario) que regula los
detalles de las operaciones internas de la organización, como por ejemplo el
funcionamiento detallado del CPF, como los procedimientos de las reuniones,
procedimientos financieros, etc. Deben estar basados en la Constitución-Estatuto, y
regulan el funcionamiento de la organización con más detalle.
(b) Contenido de la Constitución-Estatuto
En este capítulo enlistaremos los elementos que la Constitución-Estatuto debería contener.
De nuevo, ten en mente que ciertas cuestiones son determinadas por la ley local y/o los
Criterios de Comercio Justo Fairtrade. En estas cuestiones no hay flexibilidad, deben estar
incluidas en la Constitución-Estatuto. En otras áreas tienes libertad de elegir entre varias
opciones. Donde son aplicables los Criterios de Comercio Justo Fairtrade y deben ser
observados, hacemos referencia a la cláusula de los criterios 2.1.4.
Debes asegurarte que la Constitución-Estatuto defina:



Los objetivos del CPF;
La composición del CPF (quiénes son los miembros);
Cómo los miembros trabajadores del CPF son elegidos;
7
Se usan diferentes términos para el documento constitucional, de acuerdo al tipo de organización,
como por ejemplo: estatuto orgánico, memorando de asociación, escritura de fideicomiso.
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






Los procedimientos del CPF determinando por lo menos duración en los cargos,
frecuencia de las reuniones, cómo se toman decisiones, criterios de selección de
proyectos de Prima de Comercio Justo Fairtrade, criterios de clasificación de
proyectos, documentación y a quién hay que entregarle los reportes, que sucede con
el CPF si la compañía pierde su certificación o se disuelve;
Normas internas, responsabilidades, especialmente quien es responsable de
finanzas;
Que todas las decisiones sobre el uso de la Prima de Comercio Justo Fairtrade sean
aprobadas por la Asamblea General Anual (AG) de todos los trabajadores;
El sistema de delegados para el AG, donde corresponda;
Cómo se tiene en cuenta los intereses de los trabajadores temporales/estacionales;
Cómo se puede alcanzar el consenso para la toma de decisiones;
En caso de multi-plantaciones, debe haber un sistema para elegir delegados para
representar cada plantación afiliada.
Los elementos de una constitución-estatuto, normalmente son los siguientes:
1. Nombre de la organización y sede registrada
2. Objetivos
El objetivo básico de la organización es recibir y usar la Prima de Comercio Justo
Fairtrade para el empoderamiento de los trabajadores y apoyar el desarrollo sostenido
social y económico para los trabajadores, sus familias y la comunidad. Es obligatorio
integrar este objetivo en la constitución.
La organización puede elaborar este objetivo más detalladamente y agregar otros
objetivos, siempre y cuando se alineen con el objetivo básico citado más arriba y no
dificulten su promoción.
3. Membresía
Sólo los trabajadores/empleados8 de la compañía pueden ser miembros y cada
trabajador tiene el derecho de ser miembro desde el momento en que comienzan una
relación laboral con la compañía. La membresía finaliza cuando el contrato de trabajo
finaliza. Este requisito es obligatorio.
4. Asamblea General (AG)
Esta es la reunión de todos los miembros 9. La constitución-estatuto debe regular:
 El poder de la AG, de acuerdo a los principios de Comercio Justo Fairtrade y los
criterios de Comercio Justo Fairtrade relevantes, los siguientes temas deben ser
decididos por la AG:
 Aprobación y enmiendas de la constitución-estatuto o términos de referencia
(cláusula 2.1.4)
 Elección y remoción de los representantes de los trabajadores en el CPF.
 Elección y remoción de los miembros del Comité de Auditoría Interna (de
corresponder10)
 Aprobación de las políticas para considerar los intereses de los trabajadores
migrantes y temporales/estacionales
8
Ver definición de ‘trabajador’ en el contexto de Comercio Justo Fairtrade en la Sección 2c.
En compañías grandes o que ocupan varios estados los poderes de la GA pueden ser conferidos a
una Asamblea de Delegados, ver Capítulo 6 del Modelo de Delegados.
10
Esto se aplica sólo si la constitución provee un Comité de Auditoría Interna, sin embargo se
considera como la mejor práctica tener un Comité de Auditoría Interna (Cláusula de los Criterios
2.1.12).
9
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

 Aprobación de los términos de referencia del Comité de Auditoría Interna, que
incluyen mecanismos de control internos para verificar, reportar y usar saldos de
prima, y, para sumas importantes de prima, los procedimientos para comisionar
auditorías internas
 Aprobación de proyectos
 Recepción del reporte anual de actividades llevadas adelante con dinero de la
Prima de Comercio Justo Fairtrade y el progreso de los proyectos existentes.
 Aprobación del Plan de Prima de Comercio Justo Fairtrade, que debe contener un
presupuesto razonable basado en el ingreso por Prima de Comercio Justo
Fairtrade esperado; recepción del reporte del Comité de Auditoría Interna (de
corresponder)
 La recepción del informe de la auditoría externa llevada a cabo cuando hay una
cantidad significativa de ingresos por Prima de Comercio Justo Fairtrade
 Aprobación de los criterios para la clasificación de los grandes proyectos
 Recepción de evaluación de riesgos para todos los proyectos importantes para
minimizar los riesgos;
 La disolución de la organización y aplicación de fondos en caso de disolución.
La frecuencia de la Asamblea General (AG). Distinguir entre las Asambleas
Generales Ordinarias y Extraordinarias. La Asamblea General AG Ordinaria debe
tener lugar al menos una vez al año con todos los trabajadores con el fin de informar
sobre los proyectos y actividades, la presentación de los informes financieros,
presentar y aprobar el plan de trabajo para el año siguiente. Esta AG se llevará a
cabo durante la época del año cuando la mayoría de la fuerza de trabajo esté
presente (véase la cláusula estándar 2.1.16). Las AGs Extraordinarias deben
organizarse cuando se considere necesario. La mejor práctica es tener AGs
trimestralmente.
Procedimientos de la AG. Como mejor práctica se debe:
 Definir quién convoca a la Asamblea General. Normalmente es la CPF, pero
también puede ser el Comité de Auditoría Interna. Adicionalmente /
alternativamente, podría convocarse a petición escrita de un número o porcentaje
de miembros definido.
 Definir el procedimiento de notificación (por ejemplo, un aviso por escrito en el
tablón de anuncios) y el período de notificación (por ejemplo, tres semanas).
 Definir quien preside: normalmente el presidente del CPF.
 Define el quórum y el procedimiento en caso de ausencia de quórum.
5. Cómite de la Prima de Comercio Justo Fairtrade (CPF)
El CPF es el órgano de gobierno de la organización con la finalidad de gestionar la Prima
de Comercio Justo (FP) para el beneficio de todos los trabajadores (cláusula Normas
2.1.1).
.
La Constitución-Estatuto debe regular:




Los objetivos del CPF.
Las funciones y atribuciones del CPF, de acuerdo con los estándares, en particular
2.1.3, 2.1.5, 2.1.7, 2.1.8, 2.1.14, 2.1.15, 2.1.16, 2.1.17.
La composición del CPF, que debe reflejar la composición de la fuerza de trabajo
(cláusulas de los estándares 2.1.1 y 2.1.10).
La duración del mandato del CPF y la regulación de la reelección (reelección votada
‘sí’ o ‘no’, y el número de términos).
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



El procedimiento de la elección del CPF (cláusula de los estándares 2.1.9),
incluyendo el reemplazo de los miembros del CPF que se retiraron antes del final de
su mandato.
Con respecto a la duración del mandato y el procedimiento de elección, los
estándares de Comercio Justo Fairtrade ofrecen flexibilidad. Se recomienda
encontrar un equilibrio entre la continuidad y la renovación del CPF. Una posible
solución es una renovación gradual del CPF por medio de un procedimiento de
elección de rotación: por ejemplo, en un plazo de cuatro años, la elección podría ser
cada dos años donde el 50% de los trabajadores en el CPF son elegidos; la otra
mitad se mantiene por otros dos años y deja el cargo en la próxima elección, y así
sucesivamente. Esto ha sido practicado en algunas plantaciones, con buenos
resultados11.
Miembros de la directiva: definir los titulares de cargos (presidente, secretario,
tesorero, etc.), sus funciones y su nombramiento. Los titulares de los cargos deben
ser elegidos en la reunión del CPF, pero también pueden ser elegidos por la
Asamblea General.
Reglas y Reglamentos: el CPF debe establecer normas y reglamentos internos para
sus operaciones.
Sanciones en caso de incumplimientos mayores (como fraude y robo) cometidos por
los miembros del CPF (incumplimientos menores deben abordarse en las reglas y
reglamentos internos.
6. Comité de Auditoría Interna (CAI)
De acuerdo con la cláusula de estándares 2.1.12, es la mejor práctica establecer un
Comité de Auditoría Interna para monitorear la administración financiera y revisar los
libros contables sobre la Prima de Comercio Justo. El CAI se trata con más detalle en el
capítulo 5 de este documento.
Si usted establece un CAI, debe ser regulado en la Constitución: composición, mandato,
elección por la GA, deberes y poder. La constitución también puede exigir que el CAI
establezca normas y reglamentos internos para su funcionamiento.
7. Finanzas
Esta sección contiene las reglas básicas para la administración financiera. Algunas son
requisitos obligatorios de los criterios de Comercio Justo Fairtrade.




Todos los gastos deben ser respaldados por las decisiones del FPC, de acuerdo con
el plan anual y el presupuesto aprobado por el GA
Un informe de finanzas debe ser presentado al GA (cláusula tipo 2.1.18).
Información sobre la Prima de Comercio Justo Fairtrade debe presentarse de
manera regular al Comité de la misma
Se debe establecer una cuenta separada para los que tengan Prima de Comercio
11
Vamos a ilustrar este procedimiento con un ejemplo: El primer CPF es elegido en 2007. Después
de dos años (medio plazo), en 2009, el 50 por ciento de los trabajadores en el CPF dimite (el CPF o
la GA determina que tiene que dimitir) para permitir la elección de nuevos miembros para un período
completo de cuatro años, hasta el año 2013. Después de dos años más (2011) el otro 50 por ciento
de los representantes de los trabajadores que se han quedado por cuatro años (desde 2007) se
retiran y son sustituidos por los nuevos miembros que son elegidos para un período completo de
cuatro años, hasta el 2015. Por supuesto, la reelección de los miembros dimisionarios es posible si la
Constitución permite la reelección. La clave de este modelo es que el CPF es elegido para un
mandato de cuatro años, pero el mandato no termina al mismo tiempo para todos los miembros del
CPF. Termina cada dos años para la mitad del CPF.
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Justo con signatarios conjuntos, un representante de los trabajadores del Comité de
la Prima y un representante de administración (cláusula tipo 2.1.5)





Otros requisitos que no aparecen de manera explícita pero son necesarios para la
transparencia de la administración financiera requerida por Fairtrade:
Establecer un sistema de contabilidad adecuado
Establecer reglas para los informes de finanzas (direcciones, frecuencia, tipo de
informe)
Establecer mecanismos de control de finanzas internos y externos (Por ejemplo, la
constitución-estatuto puede obligar al Comité de la Prima de Comercio Justo a
establecer procedimientos financieros y mecanismos de control en su regulación y
normativa interna).
8. Uso de los fondos





Se recomienda tener una sección sobre el uso de la Prima y sobre los procedimientos
para las decisiones sobre la misma. Regulará las siguientes materias:
Los fondos de la Prima y otros ingresos se obtienen únicamente para promover los
objetivos que tiene la organización. Esta cláusula en la constitución-estatuto será
probablemente un prerrequisito para registrarse como una organización sin ánimo de
lucro, así como para que sea apta para la exención de impuestos. Como los trabajadores
tienen la opción de distribuir hasta el 20 por ciento por año del dinero de la Prima de
Comercio Justo Fairtrade, por lo que es importante asegurarse de que la figura legal
permita esta opción sin que afecte a su estatus legal como organización sin ánimo de
lucro y la exención de impuestos y que tampoco ponga a la organización en riesgo (por
ejemplo, debido a investigaciones sobre blanqueo de capitales o lavado de activos).
Criterios para el uso de la Prima (¿Para qué sirve la Prima de Comercio Justo?)12
La justicia y equidad se deben tener en cuenta en la medida de lo posible a la hora de
destinar los fondos de la Prima a las necesidades de todos los grupos (por ejemplo, la
inserción de trabajadores inmigrantes y temporales o por temporadas, de hombres y
mujeres, etc.).
Los procedimientos para la toma de decisiones sobre el uso de la Prima de Comercio
Justo (cláusula tipo 2.1.15), sobre todo para los requisitos de proyectos escritos y
aprobados.
9. Enmiendas a la constitución-estatuto
Esta sección regulará los procedimientos para las enmiendas a la constitución-estatuto y en
especial el requerimiento de una mayoría de la Asamblea General (por ejemplo, dos tercios)
para la aprobación de las mismas.
10. Disolución
Esta sección regulará los procedimientos en caso de disolución, por ejemplo:
 Requerimientos en relación con el quórum y la mayoría definida en la Asamblea
General para la disolución
 Requerimientos legales (si existen)
 Procedimientos para la liquidación de activos y deudas.
 Aplicación de plusvalía incluyendo activos fijos después de la liquidación
12
Mayor información se puede encontrar en el documento explicativo de Fairtrade International:
Document for the Fairtrade Premium Committee in Hired Labour Situations.
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Las principales razones para la disolución pueden estar relacionadas con el cierre de la
empresa (lo cual significa que ya no existen trabajadores/empleados que puedan ser
miembros de la organización) o la pérdida de la Certificación de Comercio Justo Fairtrade. Si
fuera debido a la decisión de la Asamblea General, el acta de constitución debe asegurarse
de que el saldo de la cuenta de la Prima de Comercio Justo Fairtrade se usa para los
proyectos que se estén realizando y aquellos planeados o bien para que se distribuya entre
los trabajadores de acuerdo con lo establecido en la normativa legal que regula a la
Organización.
Si existe la posibilidad de que la organización opere como una organización independiente,
la Asamblea General debe cambiar la definición de membresía y la de definición de
beneficiario para poder continuar con los proyectos que estaba realizando. Como alternativa,
las propiedades de la organización disuelta pueden ser donadas a una o más
organizaciones con fines semejantes. En todo momento se debe cumplir la ley y las
cláusulas esenciales de la constitución-estatuto.
11. Miscelánea
Para evitar que la empresa sea responsable de acciones por parte de la organización, una
cláusula puede definir su independencia jurídica de la empresa y otorgarle la única
responsabilidad por sus actos y deudas.
4. REGULACIONESPARA EL COMITÉ DE LA PRIMA DE
COMERCIO JUSTO FAIRTRADE
Aunque los términos de referencia , constitución-estatuto (cláusula tipo 2.1.4) establecen las
normas fundamentales a cumplir, el Comité de la Prima de Comercio Justo también debe
crear reglamento interno para asegurar la transparencia en la administración. Transparencia
significa que la administración de la Prima, así como la toma de decisiones en proyectos,
deben ser claros y darse a conocer a todos los trabajadores.
Estas normas regulan las operaciones del l Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade,
y complementan la constitución-estatuto. Se distinguen de la constitución en que esta última
da las normas por las que se rige toda la organización. Los reglamentos internos deben
basarse en la constitución-estatuto, es decir, no pueden contradecir lo dispuesto en la
misma. Los reglamentos internos son aprobados por la Asamblea General. Todos los
trabajadores tienen el derecho de observar cómo se toman las decisiones y se administran
los fondos.
El Comité tiene mucha libertad para crear la normativa interna; sin embargo, debe tener en
cuenta los siguientes principios:
• Principios y reglas de Fairtrade, como vienen expresados en los estándares y documentos
explicativos publicados por Fairtrade International e.V.
• Los principios y reglas especificados en la constitución-estatuto.
• Equidad: cada miembro del Comité tiene los mismos derechos (por ejemplo, un voto en
las decisiones de la Prima de Comercio Justo) e igual responsabilidad por las operaciones
de la Prima de Comercio Justo. Los asesores de administración deben participar en el
Comité de manera activa y responsable, y tienen el derecho a bloquear13 gastos que
violen las normas de la Prima en el caso de que el uso propuesto sea ilegal o si tiene un
13
La viabilidad / solución técnica de este requisito tendrá que ser examinado en el contexto del marco
jurídico vigente en cada país.
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•
•
•
•
impacto negativo financiero, social o estructuralmente en la empresa (cláusula tipo
2.1.13).
Honestidad: el Comité debe promover tanto el empoderamiento como el desarrollo
económico y social de los trabajadores, sus familias y su comunidad. No debe buscar
el beneficio privado de los miembros del Comité o sus familiares y amigos. Las
normas internas deben ayudar a prevenir el abuso y el enriquecimiento particular en
la medida de lo posible.
Transparencia: internamente, todos los miembros del Comité deben ser informados sobre
las actividades rutinarias propias de la administración y tener acceso a toda la
información relevante. .Externamente, auditores y trabajadores (a través del Comité
de Auditoría Interno) deben poder corroborar las operaciones, en particular las
financieras, con el Comité de la Prima de Comercio Justo.
Efectividad: los reglamentos internos debe guiar al Comité sobre cómo promover y
conseguir
los objetivos de la organización
Eficiencia: los reglamentos internos debe obligar al CPF a usar los recursos disponibles
(fondos, tiempo, conocimientos, etc) de la mejor manera posible.
Los siguientes puntos deben ser tratados por los reglamentos internos:
•
• Deberes de los miembros del Comité: asistir a reuniones y capacitación, prepararse para
las reuniones y realizar cualquier tarea asignada por el mismo Comité, comunicarse
con sus electores, etc. Esto no se refiere a los deberes del CPF como un solo cuerpo
(los cuales están definidos en la constitución-estatuto), sino que se refiere a los
deberes de cada miembro como individuo.
• Elección y duración del cargo de los titulares de un cargo electivo (excepto cuando ya esté
especificado por la constitución-estatuto o su elección sea competencia de la
Asamblea General).
• Deberes de los titulares de un cargo electivo (si no se especifican en el acta de
constitución o se deba detallarlos más).
Organización interna del Comité: por ejemplo, la asignación de cargos permanentes no
asignados a titulares de cargos electivos. Además de los cargos oficiales como el de
presidencia, tesorero y secretario, el Comité puede establecer otras asignaciones como la
de comunicaciones, fiabilidad, archivo, administración de activos, etc.
• Reglas para las reuniones del Comité, como por ejemplo:
 Frecuencia
 Convocatorias: quién convoca, procedimientos (p. ej., escribir la orden del día),
antelación (p.ej. una semana).
 Orden del día de las reuniones: temas obligatorios
 Procedimientos de las reuniones, en particular quórum, toma de decisiones y actas
 Procedimientos para establecer subcomités del Comité de la Prima de Comercio
Justo Fairtrade.
 Procedimientos para la administración de proyectos: pasos detallados a seguir para
la identificación del proyecto, planificación, toma de decisiones, implementación,
evaluación y monitorización.
 Procedimientos para la contabilidad
 Procedimientos financieros
 Procedimientos para adquisiciones
 Reglas para la comunicación e información interna del Comité
 Reglas para la comunicación con los trabajadores: frecuencia, medios, responsables,
registros. Las reglas internas deben establecer directrices para la comunicación en el
Comité como grupo y entre los miembros del Comité con los trabajadores. Otras
formas de comunicación también deben ser tenidas en cuenta: tablón de anuncios,
folletos, radio (algunas empresas tienen instalación de radio interna), etc.
 Reglas para el archivo de documentos: actualización y uso de los documentos.
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
Sanciones para aquellos miembros del Comité que no cumplan con su deber (si no
están especificadas en el acta de constitución o detalladas en la misma, sobre todo
para faltas menores). Las faltas incluyen, por ejemplo: ausencia injustificada en
reuniones, no respeto de la normativa interna (sobre todo respecto a procedimientos
financieros), y el no cumplimiento de tareas asignadas a un miembro.
Al establecer los reglamentos internos, el Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade
se debe guiar por los Manuales de Capacitación de Fairtrade International, en particular
sobre los procedimientos del Comité y la administración financiera del mismo. Estos
manuales aportan consejos prácticos para el buen funcionamiento del Comité; al
incorporarlos en los reglamentos internos, el Comité los adopta como reglas y hace su
cumplimiento obligatorio para todos sus miembros, lo cual mejora la efectividad, eficiencia y
transparencia.
5. COMITÉ DE AUDITORÍA INTERNA
(a) Fines
El establecimiento de un Comité de Auditoría Interna (CAI) no es un requisito obligatorio.
La cláusula tipo 2.1.12 menciona que "un comité de auditoría interno designado es buena
práctica para la comprobación de los libros de contabilidad relevantes de la Prima de
Comercio Justo Fairtrade". A pesar de no ser obligatorio, el establecimiento de un CAI es
altamente recomendado para medianas empresas y para organizaciones con un gran
número de miembros (>100) o con un volumen alto de ingreso de Prima.
¿Por qué tener un Comité de Auditoría Interna? El CAI administra cantidades significativas
de dinero en nombre de los trabajadores y rinde cuentas ante ellos. Los trabajadores ejercen
su control del Comité de Prima de Comercio Justo mediante los informes presentados a la
Asamblea General, principalmente el informe anual y el informe financiero. Sin embargo, la
Asamblea General no es un instrumento de control efectivo por varias razones: solo se
reúne de vez en cuando, generalmente una o dos veces por año. Tampoco es un
instrumento de control flexible, ya que está compuesto por todos los miembros, lo cual hace
que no todos puedan controlar las operaciones y la administración financiera del Comité de
la Prima de Comercio Justo. En la práctica, la Asamblea General solo recibe un informe
resumido y no corrobora los detalles, así como tampoco revisa los libros de contabilidad o el
cumplimiento de los procedimientos.
Estos inconvenientes de la Asamblea General como mecanismo de control son el motivo del
establecimiento de un Comité de Auditoría Interna. Es un mecanismo de control mucho más
flexible, eficiente y efectivo que la Asamblea General, pero regido por ésta última para
supervisar el Comité de la Prima de Comercio Justo. Este mandato puede ser limitado a
materias financieras y de contabilidad, o bien su alcance puede ser mayor e incluir todas las
operaciones del Comité de la Prima de Comercio Justo.
Se podría decir que esta función de control puede ser ejercida por un auditor externo, sobre
todo porque los auditores externos son profesionales y pueden llevarlo a cabo de mejor
manera que auditores internos, escogidos entre trabajadores que rara vez tienen las
habilidades profesionales necesarias. Este argumento contiene cierta verdad respecto a las
cuestiones técnicas, pero no tiene en cuenta la dinámica social y subestima la efectividad de
la presión de grupo. Un CAI está siempre activo y observa las operaciones del Comité de la
Prima de Comercio Justo, mientras que un auditor externo solo actúa de vez en cuando,
generalmente a finales de año. El mejor sistema es tener ambos: un mecanismo auditor
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interno y externo.
(b) Cómo establecer un Comité de Auditoría Interna (CAI)
Si la organización decide establecer un CAI, debe contemplarse en la constitución-estatuto.
Este acta debe regular:
 La composición del CAI: tres miembros es suficiente, y todos deben ser trabajadores,
ya que la Asamblea General está compuesta únicamente de trabajadores.
 Perfil de los miembros: deben ser personas muy respetadas por su integridad y
confiabilidad. Si es posible, deben tener conocimientos de finanzas y contabilidad, y
estar familiarizados con las operaciones del Comité de la Prima de Comercio Justo
Fairtrade. Antiguos miembros de dicho Comité serían miembros ideales del CAI. Si
los miembros del CAI no tienen estos conocimientos, deben ser formados lo antes
posible tras su elección para que puedan llevar a cabo sus tareas.
 El procedimiento de elección y la duración del cargo: el CAI debe ser elegido por la
Asamblea General (no por el Comité de la Prima de Comercio Justo, ya que el CAI
debe supervisar dicho Comité). La duración del cargo debe ser lo suficientemente
larga como para que los miembros puedan obtener conocimientos y experiencia (de
cuatro a seis años). Se recomienda la renovación gradual del CAI, sin reemplazar
todos los miembros al mismo tiempo.
 Deberes y poderes: es la parte más importante. La organización debe decidir si la
acción del CAI está limitada al área de finanzas y contabilidad o si sus competencias
se extienden más allá. Para evitar malentendidos y conflicto, el rol del CAI debe estar
claramente definido.
En relación con las finanzas y contabilidad, los típicos campos de la auditoría, el CAI tiene el
deber de observar y supervisar la administración financiera del Comité de la Prima de
Comercio Justo. En particular, el CAI debe comprobar si:
 El Comité de la Prima de Comercio Justo observa el cumplimiento de los criterios
Fairtrade, la constitución de la organización y la normativa interna
 La administración financiera sea correcta y transparente
 El Comité, en particular el tesorero, sigue los procedimientos financieros (registro de
gastos e ingresos, archivo de documentos originales, procedimientos de pago y de
adquisición, etc.).
 Todos los gastos estén apoyados por una decisión del Comité de la Prima de
Comercio Justo de acuerdo con un plan y presupuesto aprobado por la Asamblea
General
 Los documentos financieros, cuentas e informes financieros se recopilan
correctamente
 Se cumplen planes de trabajo, plazos y presupuestos y las modificaciones son
justificadas o corregidas.
 El flujo de información sobre materia financiera cumple con la normativa (informes a
los trabajadores y flujo de información dentro del Comité de Prima de Comercio
Justo).
 El Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade administra la Prima teniendo en
cuenta los intereses de los beneficiarios
 Dicho Comité no busca el beneficio personal en el desarrollo de sus acciones
La constitución-estatuto puede darle al CAI otros deberes que van más allá de lo relativo a
las finanzas. Puede ordenarle observar y supervisar la operación del Comité de la Prima en
general, no solo en lo relativo a finanzas. El CAI puede, por ejemplo, supervisar el proceso
de la administración de proyectos (desde la identificación de proyectos hasta su finalización
y evaluación), supervisar la planificación y elaboración de informes del Comité, etc. El
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objetivo de la auditoría se encuentra en el cumplimiento formal de la normativa (criterios,
acta de constitución, estatutos), no en el contenido de las decisiones tomadas por el Comité.
Sin embargo, debería también asegurar que se respetan los derechos fundamentales de los
miembros, como el de no discriminación. En este sentido el CAI se convierte en algo similar
al "defensor del pueblo", sirviendo de puente entre el Comité de Prima y los trabajadores. A
este organismo se deben dirigir los trabajadores y otros actores o aliados si sienten que el
CPF no les haya tratado correctamente, haya violado sus derechos o la normativa. En este
caso, el papel del CAI es el de prevenir el conflicto y crear confianza.
El CAI lleva a cabo sus tareas de manera proactiva, de acuerdo con su plan de trabajo. Para
poder realizar sus funciones, el CAI debe tener acceso a toda la información necesaria. Un
miembro del CAI debe asistir a las reuniones el Comité de Prima y el CAI debe comprobar
de manera periódica los libros de contabilidad y documentos financieros, además de visitar
los lugares en los que se ejecutan los proyectos. En caso de alegaciones o quejas, el CAI
comienza de manera inmediata a analizar y verificar la acusación. Debe entregar un informe
sobre ello dentro de un plazo establecido.
Si el CAI detecta irregularidades menores, debe avisar al Comité de Prima para que tomen
las medidas necesarias para corregirlas. Si la falta no se corrige, o en el caso de
irregularidades graves, el CAI debe informar a la Asamblea General. Si se da el caso de
varias irregularidades muy graves, el CAI tiene el poder de convocar una Asamblea General
extraordinaria para informar y dar recomendaciones. La Asamblea general tiene la palabra
final en cualquier conflicto entre el CAI y el Comité de Prima. Las reuniones del CAI y todos
los casos que haya visto deben ser documentados.
El CAI debe informar de manera regular a la Asamblea General, sobre sus acciones y
conclusiones, al menos una vez al año durante asambleas ordinarias. Se recomienda
informar de manera frecuente, por ejemplo de manera cuatrimestral.
El CAI debe desarrollar sus propias normas (sobre reuniones, procedimientos y plazos en
caso de detectar irregularidades o en caso de reclamaciones, informes a la AG, sanciones,
etc) así como un plan de trabajo (división de la carga de trabajo entre los miembros del
comité, la forma y la frecuencia de las revisiones, etc.).
Como ya se ha mencionado, la formación del CAI es imprescindible. Un CAI incompetente
podría ser peor que no establecer ningún CAI, ya que da una falsa apariencia de seguridad.
Sería poco realista esperar encontrar personas cualificadas de manera rápida y fácil. Por lo
tanto, los miembros deben ser formados lo más rápido posible después de su elección.
Además de una personalidad equilibrada y digna de confianza, se requieren habilidades
técnicas. La formación debe definirse de acuerdo con la situación individual de cada comité.
Los miembros del CAI pueden ser invitados a participar en la formación del Comité de Prima
sobre liderazgo y conocimientos técnicos, como administración financiera, criterios Fairtrade
y procesos de la Prima.
Los módulos de formación Fairtrade sobre estos temas son herramientas útiles para nuevos
miembros del CAI. Sin embargo, si fuera posible, se debería dar desde el principio uno o dos
días de formación a modo de introducción sobre estos temas a los nuevos miembros del
CAI.
6. MODELO DE DELEGACIÓN
En el caso de que hayan multi-plantaciones, debe existir un sistema de delegados elegidos
para representar cada plantación afiliada si un Comité de Prima central existe (cláusula tipo
2.1.4).
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En empresas con una mano de obra grande (>500) la comunicación entre el Comité de
Prima y los trabajadores es difícil, y la Asamblea General se vuelve inmanejable. En estos
casos, hay que tener en cuenta la posibilidad de implementar un sistema de delegación.
Sigue el modelo de democracia representativa: al ser la asamblea de trabajadores
demasiado grande para ejercer su función, los trabajadores confieren el poder de la
Asamblea General a sus representantes o delegados. En vez de Asamblea General, la
Junta o Asamblea de Delegados es la autoridad que guía y controla el Comité de Prima. La
única función de los trabajadores sería la de votar a los delegados.
Si decide establecer un sistema de delegación, se debe incluir en la constitución-estatuto
sus deberes, poderes y forma de actuación y que dicha Asamblea de Delegados toma el
lugar de la Asamblea General de trabajadores. La constitución-estatuto debería regular:





El número de delegados: entre 50 y 100 se considera un número de representantes
adecuado, dependiendo de la cantidad de trabajadores que haya.
Duración del cargo: parecida a la del Comité de Prima. Por ejemplo, cuatro años de
duración con elecciones cada dos años, en las que el 50 por ciento de los delegados
son reemplazados por nuevos miembros, mientras que el otro 50 por ciento
permanece hasta las siguientes elecciones.
Procedimiento
para
elecciones:
los
trabajadores
votan
según
áreas/secciones/departamentos, cubriendo todas las diferentes secciones de granja
y permitiendo que todos estén representados, incluyendo trabajadores inmigrantes o
temporales y de temporada. Cada sección envía un número de delegados
proporcional al número de trabajadores, con una justa representación de géneros y
diferentes categorías de trabajadores. Debe asegurarse de que todas estas
categorías están debidamente representadas.
Deberes y poderes de los delegados: la Asamblea de Delegados ejerce normalmente
los mismos poderes que pertenecen a la Asamblea General:
 Aprobar y enmendar la constitución - estatuto
 Elegir y destituir miembros del Comité de Prima de entre los delegados (los
delegados elegidos en el Comité de Prima deben ser reemplazados lo antes
posible)
 Elegir y destituir los miembros del CAI
 Analizar y aprobar el informe anual, incluyendo el informe financiero. Además de
este informe anual presentado una vez por año, la Asamblea de Delegados
puede reunirse frecuentemente (p.ej. cada cuatro meses) y en cada reunión
conocer un informe de progreso del Comité de Prima
 Conocer el informe del CAI y del auditor externo
 Analizar y aprobar el plan de trabajo y presupuesto anual
 Decidir sobre la disolución de la organización y la distribución de los fondos en
caso de disolución.
 Un deber adicional muy importante de los delegados, en contraste con el rol de la
Asamblea General, es el de informar a los trabajadores sobre Fairtrade y servir
de enlace entre los trabajadores y el Comité de Prima. Los delegados deben
rendir cuentas ante sus votantes, y deben reunirse con ellos de manera regular
en la sección o área de trabajo relevante. El acta de constitución debe establecer
directrices sobre ello. Se recomienda informar y reunirse con los trabajadores tras
cada Asamblea de Delegados.
Frecuencia de las reuniones: como mínimo una vez al año (de manera análoga a la
AG). Para establecer un diálogo regular entre los delegados y el Comité de Prima, se
recomienda reunirse de manera frecuente, siendo de forma cuatrimestral lo más
adecuado, ya que así el Comité de Prima puede rendir cuentas sobre su actividad en
los tres meses anteriores (finanzas, proyectos, otras actividades, planes para el
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

siguiente periodo). Dicho Comité debe acudir a las reuniones con los delegados
siempre, para informar y recibir feedback.
Procedimientos para reuniones:
 ¿Quién convoca la Asamblea de Delegados? El presidente de los delegados y
por petición del Comité de Prima o el CAI, o por petición escrita de un porcentaje
determinado de los delegados
 Modo de aviso y antelación: por ejemplo, notificación escrita a cada delegado dos
semanas antes.
 Quorum y procedimiento en caso de faltar un quorum
Normativa: los delegados deben establecer normas internas y reglas para las
operaciones del sistema de delegación. Entre otras cosas, definen los cargos
electivos y sus deberes (como presidente, vicepresidente y secretario, el cual es
responsable de minutas y de los archivos de los delegados). Además, sanciona en
caso de faltas cometidas por delegados (p.ej. ausencia injustificada a reuniones).
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APÉNDICE:
Puntos propuestos para una presentación magistral
1.ENTIDAD JURÍDICA
¿Por qué una entidad jurídica?
•
Todos los trabajadores de la empresa son los beneficiarios directos de la Prima de
Comercio Justo Fairtrade
La Prima de Comercio Justo Fairtrade pertenece a los trabajadores como grupo, no
individualmente
El grupo debe estar legalmente representado para tener la propiedad de la prima y
activos adquiridos
Los miembros de esta organización jurídica son todos los trabajadores / empleados
de la empresa
El Comité de Prima de Comercio Justo Fairtrade no es el propietario de la prima, si
no que administra la misma en nombre de los trabajadores. Es el órgano de
gobierno y el representante de la entidad jurídica
Debe haber una entidad jurídica formal que represente a los trabajadores, que esté
reconocida por la ley y registrada como entidad pública
•
•
•
•
•
•
Los principios que gobiernan el establecimiento de una entidad jurídica
La forma legal que se escoge debe ser aquella que más se ajuste a los siguientes principios.
Debe combinar los requisitos de Comercio Justo Fairtrade con la legislación nacional que
rija la forma legal elegida. Los principios básicos son:












Privada, no-gubernamental
Sin ánimo de lucro, pero sin excluir la posibilidad de invertir para obtener beneficios
en proyectos y negocios para el desarrollo socioeconómico.
Orientación hacia el desarrollo y fempoderamiento: el objetivo es el desarrollo
socioeconómico de los trabajadores, sus familias y comunidades.
Prima de Comercio Justo Fairtrade es la principal fuente de ingresos
Todos los ingresos deben siempre servir a los objetivos de la organización
Los miembros no pueden reclamar la propiedad de la organización
La membresía está restringida a los trabajadores de la empresa y todos los que lo
sean tienen el derecho a ser miembros, sin ningún otro prerrequisito.
Los principios de participación democrática, transparencia, cooperación y equidad, y
de un voto por persona.
El Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade es el organismo administrador y
debe conformarse y ser elegido de acuerdo con los criterios de Comercio Justo
Fairtrade
El Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade debe rendir cuentas ante los
trabajadores y debe consultarles antes de tomar decisiones
Se debe intentar conseguir la exención de impuestos
Responsabilidad limitada, ni los miembros ni la empresa son responsables por
deudas de la organización.
Cómo integrar a trabajadores temporales o de temporada en la membresía y
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beneficios
Es difícil ya que su relación laboral con la empresa no es estable. Se recomienda distinguir
entre membresía y beneficios.
Es posible se miembro si existe una relación laboral estable con la empresa
•
Los trabajadores de temporada que trabajen desde seis meses a un año y vuelvan
año tras año
•
Trabajadores a tiempo parcial y ocasionales que trabajen de manera regular y
durante todo el año
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Los grupos mencionados deben tener un representante en el Comité de la Prima de
Comercio Justo Fairtrade.
Los beneficios para los trabajadores que no tienen una relación estable con la empresa:
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Deben ser invitados por el Comité de la Prima a expresar sus problemas y
necesidades
Deben poder proponer proyectos para sus grupos y comunidades
Deben poder beneficiarse de proyectos de la Prima mientras trabajen en la granja
Procedimientos para establecer una entidad jurídica
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Consulta con un experto en materia legal sobre la forma legal adecuada y los
requisitos
Con ayuda de un experto, realizar un borrador de un acta de constitución, explicarlo
a los trabajadores y analizarlo.
Los trabajadores de la Asamblea General deben aprobar el acta de constitución
Registrar organización ante la autoridad gubernamental competente.
Registrar toda propiedad de la entidad bajo su mismo nombre
Pedir exención de impuestos y cumplir otros requisitos legales
2.CONSTITUCIÓN - ESTATUTO
Propósito
Documento de fundación y creación necesario para la legalización de la entidad.
Crea los principios y reglas por las cuales la organización se rige.
Contenido
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Nombre y oficina registrada
Objetivos
Membresía
Asamblea General, sus poderes y cómo opera
El Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade como órgano de gobierno y
administración, sus poderes, composición y elección, así como forma de operar.
Comité de Auditoría Interna (recomendado)
Administración financiera de acuerdo con los criterios de Comercio Justo Fairtrade y
sus principios
Uso de los fondos de acuerdo con Comercio Justo Fairtrade, y sus criterios y
principios
Procedimientos para las enmiendas a la constitución y la disolución de la
organización
3.COMITÉ DE LA PRIMA DE COMERCIO JUSTO FAIRTRADE Y LOS
Principios CPF
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Manual de Capacitación 3.0 de Fairtrade International – Junio 2014
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REGLAMENTOS INTERNOS
Diferencia entre:
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Constitución - Estatuto: documento primario, regula los objetivos, membresía y
gobierno de la organización como un todo. Lo aprueba la Asamblea General.
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Reglamentos: documentación secundaria, regula operaciones internas y
procedimientos del Comité de la Prima. Aprobado por la Asamblea General.
Al desarrollar reglamentos, el Comité debería guiarse por los criterios y principios de
Fairtrade Comercio Justo, y por el buen gobierno, en particular la equidad, honestidad,
transparencia, efectividad y eficiencia.
de los reglamento
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Deberes de los miembros del Comité
Elección y deberes de los cargos electivos (si no viene detallado en la constitución).
Organización interna del Comité, incluyendo la posibilidad de que existan
subcomités.
Reglas para las reuniones del Comité.
Procedimientos para la administración de proyectos
Reglas para la comunicación interna (entre miembros del Comité)
Reglas para la comunicación con trabajadores
Reglas para el archivo de documentación
Sanciones por incumplimientos por parte de miembros del Comité.
4.COMITÉ DE AUDITORÍA INTERNA (CAI)
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No es obligatorio, pero es altamente recomendado.
Su fin es el de tener una entidad que controle el Comité de la Prima, que sea más
flexible que la Asamblea General.
Su establecimiento se debe contemplar en la constitución
El perfil de los miembros es alto: integridad y conocimientos
La formación es crucial para evitar falta de acción y frustración
Elegido por la Asamblea General, a la cual informa
Sus funciones pueden limitarse a las finanzas: comprobar cuentas y observar
procedimientos financieros
Pueden extenderse al conjunto en general de las operaciones del Comité de la Prima
de Comercio Justo Fairtrade
Rol de "defensor del pueblo", recibe reclamaciones de trabajadores y media entre
ellos y el Comité de la Prima. Previene el conflicto y crea confianza.
5.MODELO DE DELEGACIÓN
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Obligatorio si hay multi plantaciones
Recomendado para las empresas con gran cantidad de trabajadores (más de 500)
Debe estar establecido por la constitución - estatuto
Los delegados se eligen por sus secciones, de manera proporcional con el número
de trabajadores
Son intermediarios entre el Comité de la Prima y los trabajadores, ante los cuales
deben rendir cuentas
La Asamblea de Delegados reemplaza y tiene la función de Asamblea General
Aparte de reunirse anualmente con los mismos propósitos que la Asamblea General,
los delegados deben tener reuniones frecuentes (se recomienda cada cuatro
meses) para recibir informes del Comité de la Prima de Comercio Justo Fairtrade.
Principios CPF
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