Corrupción en el marco de la gestión documental

ENSAYO: LA CORRUPCION EN EL MARCO DE LA GESTION
DOCUMENTAL
YAQUELIN CRUZ MORENO
GRUPO 3
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2012
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ENSAYO: LA CORRUPCION EN EL MARCO DE LA GESTION
DOCUMENTAL
YAQUELIN CRUZ MORENO
GRUPO 3
Trabajo presentado como requisito para nota parcial en el módulo de
Gestión Documental II
MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
Tutora
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BOGOTÁ
2012
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CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION
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ENSAYO: LA CORRUPCION EN EL MARCO DE LA GESTION
DOCUMENTAL
5
CONCLUSION
8
BIBLIOGRAFIA
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3
INTRODUCCION
La corrupción en el marco legal de la gestión documental, es un problema que
afecta a nuestro país hace muchos años, pero es gracias a la implementación del
sistema de gestión documental la manera de controlar la corrupción, somos
nosotros los archivistas quienes tenemos en nuestras manos las herramientas
apropiadas para combatir la corrupción, es por eso que en este ensayo se hace
un breve resumen del documento del presidente de la sociedad colombiana de
archivistas: Carlos Alberto Zapata y analizo desde mi punto de vista en tres
partes:
El sistema de gestión documental, sus elementos y su eficiencia, las evidencias de
presencia de corrupción y lo que se debe hacer para prevenir y frenar la
corrupción desde el punto de vista archivístico.
Porque es necesario identificar nuestras falencias actuales en las entidades en
cuanto a gestión documental y conocer la forma de corregirlas para prevenir la
corrupción y mejorar los niveles de transparencia en la gestión administrativa de
nuestras entidades.
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ENSAYO: LA CORRUPCION EN EL MARCO DE LA GESTION DOCUMENTAL
A partir de 1980 se empezó a generar una política archivística en nuestro país, a
pesar de que en 1913 se creó la ley 43 que se preocupaba por la conservación de
los documentos no fue aplicada totalmente en la gestión pública documental.
Los archivos reflejan la actividad práctica, jurídica o administrativa de las
instituciones, ya que mediante procedimientos realizados en ejercicio de sus
funciones crean documentos que son evidencia de los trámites desarrollados en la
entidad. El orden que posee cada archivo muestra la transparencia en los
procesos, ya que un archivo grande y desordenado solo evidencia una mala
administración de sus funcionarios.
Hay carencia de políticas de archivos, donde se refleja la injusticia social y
generan la perdida de recursos ocasionados por no brindar información oportuna.
La gestión de documentos se basa en el control sobre la producción, uso y
disposición del documento en todo su ciclo vital, mediante el uso y aplicación de
un conjunto de técnicas archivísticas, con el fin de mejorar la eficiencia y la
economía administrativas y a su vez contribuye con el desempeño apropiado de
las instituciones.
En todo sistema de gestión documental hay tres componentes que siempre
interactúan: la gestión administrativa, la gestión de la información y la gestión
documental.
La gestión de documentos tiene su acción en la etapa pre archivística de los
documentos, porque en esta etapa es donde se generan los principales problemas
y por ende generación de costos, por eso es necesario implementar sistemas de
gestión de documentos que se amolden a la empresa y resuelvan los problemas
asociados a la administración de los documentos.
Un sistema de gestión documental es eficiente cuando:
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Se integran todos los componentes de la producción de los documentos.
Es un sistema redondo ya que está integrada la información, los
documentos y las funciones desarrolladas por la entidad.
La administración de un documento mediante relaciones orgánicoadministrativas y funcionales.
Cuando un documento se cree, ya debe haber un trámite prestablecido con
los procesos y procedimientos de la entidad, ahí se pueden identificar todos
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los elementos constitutivos y determinar el vínculo con otros documentos
producidos en el mismo trámite.
La corrupción administrativa se puede evidenciar en:
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El uso inapropiado de los procedimientos o con fisuras.
Mala estructura de las organizaciones.
Cuando no se cumplieron los procedimientos establecidos para cumplir con
la misión de la entidad, hubo falta de autonomía para la toma de decisiones
y pérdida económica debido a juicios y demandas.
El vencimiento de términos de los tramites de los documentos, ha
ocasionado grandes pérdidas económicas a muchas instituciones.
falta de información de manera oportuna,
falta de registros adecuados,
falta de divulgación de estados financieros de las instituciones,
falta de control en el ingreso de los documentos,
falta de identificación del ingreso de un documento a un tramite,
aporte de documentos falsos en los procesos.
La no existencia sistemas de información y de gestión documental.
La falta de implementación de un programa de gestión de documentos, ha
ocasionado la detección inoportuna de problemas con el trámite, tales como
tramitación inapropiada, duplicidad de información, fuga de información,
etc.
Falta que las entidades hagan referencia al manejo de sus archivos y al
control aplicado a los trámites de sus documentos.
Un estructura documental débil dentro de las entidades del estado,
las personas corruptas a cargo de unidades administrativas, pues han
existido casos en que los archivos estaban en poder de los funcionarios
corruptos que no tuvieron tiempo de esconder los documentos.
Para evitar la corrupción es importante:
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Adoptar de políticas de difusión pública de la información de contratación y
del gasto público, audiencias públicas.
implementar programas de gestión de documentos y contar con archivos
técnicamente organizados.
Adopción de políticas claras de conservación en las diferentes etapas de
los documentos en todos los procesos,
manejar criterios de preservación y prevención.
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contar con archivos bien organizados y en manos de personal calificado,
con sistemas de informacion y procedimientos avanzados que faciliten el
cruce de la informacion entre instituciones para erradicar casos de
corrupción.
tener en cuenta que quienes cometen delitos saben perfectamente el valor
de los archivos, por eso los archivos son un objetivo criminal para eliminar o
desaparecer documentos vitales que son pruebas de delitos, hay
catástrofes ocasionadas a propósito para desaparecer evidencias que
puedan llevar a la cárcel a funcionarios corruptos.
Actualmente es necesario definir políticas gubernamentales sobre
documentos electrónicos, ya que existe una nueva forma de delito, el delito
informático.
Buen manejo técnico de los archivos y mejora continua para el sistema
archivístico.
Se debe ampliar el alcance de la ley 594 de 2000, a la creación,
distribución, registro, utilización, conservación y archivo de los documentos
en soportes electrónicos.
Brindar mayor atención por parte del estado y de los administradores
públicos a los entornos virtuales y la gestión de documentos electrónicos
para mejorar la gestión de la administración y reducir costos,
el archivo debe abarcar el concepto de archivo total,
las tablas de retención deben cubrir también el documento electrónico y
Los expedientes electrónicos deben manejarse integralmente al sistema de
gestión.
Que todos los procedimientos administrativos tengan en cuenta los
principios de la ley 594 de 2000.
La implementación de programas de gestión de documentos en las
entidades para mejorar su transparencia e integridad.
Que en el diseño de los programas de gestión de documentos y su
modernización participen profesionales especializados en archivística, que
actúen bajo principios técnicos y éticos que garanticen la efectividad de
dichos programas.
Tener a cargo de los programas de archivo a profesionales en archivística o
bibliotecología, que combaten la corrupción haciendo una administración
apropiada de los documentos y su informacion.
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CONCLUSION
La corrupción en las entidades públicas es un problema de nuestro país desde
hace muchísimos años, por ello diferentes gobernantes han tratado de conservar
el caos, para evitar la aparición de evidencias que los comprometan con
actividades ilícitas, por eso es importante la aplicación de la gestión documental
en la administración pública, pues gracias al uso inapropiado de documentos,
tramites alterados, o perdida de documentos se ha filtrado la corrupción
fácilmente.
Es el archivo quien permite hacer un control eficiente a la transparencia de los
trámites y gestiones de las entidades, allí se encuentran las pruebas necesarias,
cuando un archivo es eficiente en uso de tecnologías, procedimientos y personal
calificado es muy difícil que la corrupción haga de las suyas.
Aunque muchas entidades han empezado a aplicar los sistemas de gestión
documental falta todavía mucho para que este problema se solucione, la
corrupción hace parte de nuestra realidad pero lamentablemente hasta ahora se
evidencian casos de años atrás como es el caso de los Nule, que gracias a las
políticas y entidades de control actuales se han descubierto.
Somos nosotros como archivistas los responsables y encargados directos de
acabar con la corrupción mediante el establecimiento de políticas de la institución
en el manejo de la documentación apropiadas y acordes con el uso de las
tecnologías actuales quienes debemos hacer un buen uso de la informacion y los
recursos necesarios para brindar transparencia a los procesos y generar cultura
de conservación y preservación de los documentos de valores vitales para la
entidad.
La ética de los profesionales debería ser parte esencial en la selección de todos
los funcionarios, no solo de los archivistas y profesionales de las ciencias de la
informacion, sino de todas aquellas personas que laboran en las entidades desde
secretarios, jefes e incluso abogados u otros. El problema actual, radica en que
nuestros jóvenes vienen de una cultura donde se maneja muy poco la aplicación
de valores generando falta de principios y valores en las personas y permitiendo
casos de funcionarios corruptos.
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BIBLIOGRAFIA
Zapata, carlos Alberto. LA CORRUPCION EN EL MARCO DE LA GESTION
DOCUMENTAL
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