Medidas de seguridad para ficheros no automatizados

 Protección de datos
Medidas de seguridad para ficheros no automatizados
Nivel Básico
Documento de
Seguridad
Arts. 105 a 114 del Reglamento
Nivel Medio
Nivel Alto
• Ámbito de aplicación: Recursos protegidos
• Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares de seguridad
• Funciones y obligaciones del personal detalladas por usuario o perfiles de usuarios
• Procedimientos de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias
• Medidas a adoptar en caso de reutilización o desecho de soportes y documentos
• Si existe encargado de tratamiento, es necesaria la referencia al contrato o documento, la identificación del encargado
y vigencia del encargo.
• Siempre actualizado y adecuado a las disposiciones vigentes
• Identificación del responsable de seguridad
• Control periódico del cumplimiento del documento
Funciones y
obligaciones
• Funciones y obligaciones del personal claramente definidas y documentadas
• Definición de las funciones delegadas
• Difusión entre el personal de las normas que les afecten y las consecuencias por incumplimiento y adopción de medidas
que garantice esta difusión
Registro de
Incidencias
• Registro de todo tipo de incidencia, momento en que se ha producido, persona que la notifica, persona a la que se comunica,
efectos derivados de la misma y medidas correctoras aplicadas.
Control de
Acceso
• El personal propio y ajeno sólo tendrá acceso a los datos y recursos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
• Relación actualizada de usuarios y perfiles con accesos autorizados
• Mecanismos que eviten el acceso a los datos o recursos con derechos distintos de los autorizados
• Concesión de permisos de acceso sólo por personal autorizado
Gestión de
soportes
• Identificación del tipo de información que contienen (se exceptuará cuando las características de los soportes los imposibiliten)
• Inventario de los soportes y solo será accesible para el personal autorizado.
• El etiquetado de la información sensible solo será comprensible para el personal autorizado
• Salida de soportes y documentos sólo autorizada por el responsable del fichero o autorizada en el documento de seguridad
• Medidas para transporte que eviten la sustracción, perdida o acceso indebido.
• Medidas para impedir la recuperación posterior de información de un soporte que vaya a ser desechado o reutilizado.
Criterios de
archivo
• Criterios de archivo los que correspondan legalmente o en su defecto los que establezca el responsable si bien éstos han de garantizar la conservación de documentos, localización, consulta de la información y posibilitar el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación y cancelación.
Dispositivos de • Deberán disponer de mecanismos que obstaculicen su apertura
almacenamiento • Si no es posible se adoptaran medidas alternativas que impidan el acceso de personas no autorizadas.
Custodia de los
soportes
Responsable de
Seguridad
Auditoria
• La persona que se encuentre al cargo de la documentación, deberá custodiarla e impedir los accesos no autorizados, mientras la documentación no se encuentre archivada.
• Se designará uno o varios nombrados por el responsable del fichero.
• Encargado de coordinar y controlar las medidas establecidas en el documento de seguridad.
• El nombramiento no supone delegación de responsabilidad del responsable del fichero.
• Al menos cada dos años.
• Informe: Con análisis de las medidas y controles, deficiencias, medidas correctores y recopilación
de evidencias.
• Análisis del responsable de seguridad y conclusiones al responsable del fichero
• Deberá quedar a disposición de la Agencia de Protección de Datos competente.
Almacenamiento
de la
información
• Los dispositivos donde se almacenen los documentos de los ficheros manuales deben encontrarse en áreas con acceso protegido con puertas con llave o dispositivo equivalente.
• Deberán estar cerradas cuando no sea preciso
acceder a los documentos incluidos en el fichero.
• Podrán adoptarse medidas alternativas cuando
no sea posible la anterior y se reflejarán en el Documento de Seguridad.
Copia o
reproducción
• La generación de copias sólo podrá ser realizada
bajo el control del personal autorizado en el documento de seguridad.
• Las copias deberán ser destruidas de forma que
se evite el acceso a la información o su recuperación posterior.
Acceso a la
Documentación
(Registro de
accesos)
• El acceso a la documentación se limitará exclusivamente al personal autorizado.
• Se establecerán mecanismos para identificar los
accesos a documentos con múltiples usuarios.
• El acceso de personas no incluidas en el párrafo
anterior, deberá quedar registrado conforme a
procedimiento establecido en doc. de seguridad.
Traslado de
documentación
• Adopción de medidas encaminadas a impedir acceso o manipulación de la información.
44 # Excmo.Colegio Oficial de Graduados Sociales de Madrid