Lineamientos de pedidos

LINEAMIENTOS PARA LA COMPRA DE BIENES O SERVICIOS DE PROYECTOS
DE INVESTIGACION DE LA FACULTAD DE CIENCIAS
Versión 6.0
Elaborado por: Oficina de Coordinación de Proyectos
Fecha: 20-01-2016
La función de la Oficina de Coordinación de Proyectos es servir de puente ante la
oficina de Suministros para proveer al Investigador de los bienes y servicios
necesarios para la buena ejecución de su proyecto de investigación, de una manera
ágil, basados en las políticas definidas por la Universidad para tal fin.
Antes de realizar la solicitud a la Oficina de Coordinación de Proyectos, el
Investigador debe verificar que el bien o servicio que necesita adquirir haya sido
aprobado dentro del proyecto y cuente con los recursos suficientes. De lo contrario,
deberá solicitar aprobación de la compra a la Vicerrectoría de Investigación o a la
entidad externa que financia el proyecto.
Para dar cumplimiento a las obligaciones con la Vicerrectoría de Investigación y las
pactadas en los contratos firmados con entidades externas, es importante que el
Investigador tenga presente los tiempos de ejecución del proyecto ya que una vez que
finalice la fecha de ejecución, la Universidad dispone de un mes para hacer llegar el
informe financiero final. Este informe debe estar avalado por la Oficina de
Contabilidad y soportado con las respectivas facturas que deben reposar en cada
carpeta. Para ello es necesario que los movimientos de dinero se hayan registrado en
el mes anterior al de la conciliación. Por esta razón, es recomendable que para la
fecha final de ejecución, todas las compras de bienes y servicios se hayan realizado
con el tiempo necesario para que el proveedor entregue la mercancía, radique sus
facturas, y tanto la Oficina de Suministros como la Oficina de Cuentas a Pagar y
Tesorería tramiten el pago del bien adquirido.
Cabe anotar que si en los informes financieros se presenta una ejecución que esté
por fuera de las fechas establecidas en el contrato, la Entidad podrá no asumir esos
gastos y la Universidad tendrá que devolver los dineros que serán descargados del
presupuesto, bien sea de la Vicerrectoría de Investigación, de la Facultad o del
Departamento.
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
correspondiente
relacionado
en
los
lineamentos
para
cada
tipo.
(Enlace:
http://www.javeriana.edu.co/of-organizacion-y-metodos/compra-bien-serv
* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
+ Remitirse a última página del documento para más información
*
Por todo lo anterior, y para poder entregar los informes a tiempo, la Facultad ha
determinado que los proyectos nuevos y aquellos que tengan menos de tres
meses de ejecución deberán cerrar sus compras de bienes o servicios de acuerdo al
tiempo de duración del mismo así:


Los proyectos con una duración hasta 18 meses - terminarán sus compras 2
meses antes de la fecha de ejecución.
Los proyectos con una duración mayor a 18 meses - terminarán sus compras 3
meses antes de la fecha de ejecución.
PROCESO PARA LA REALIZACION DE PEDIDOS
Dependiendo del tipo de bien o servicio que se desee adquirir, los lineamientos y
procedimientos establecidos por la Universidad son distintos. Por esta razón, el
Investigador deberá identificar el tipo de compra que realizará y, con base en esto,
solicitar los correspondientes avales técnicos según circular DSU-2/2014
Por políticas de compra de la Universidad, se debe adquirir, dentro de los bienes o
equipos que cumplan las especificaciones técnicas requeridas, el que tenga mejor
precio, garantía y servicio posventa.
Si el Investigador no tiene conocimiento de posibles proveedores deberá:
1. Definir claramente las especificaciones o requerimientos técnicos mínimos del bien
a adquirir (por ejemplo: citómetro de flujo con capacidad de separación de células,
con láser violeta y que permita analizar hasta 10 parámetros).
2. Enviar estas especificaciones o requerimientos técnicos mínimos a la oficina de
suministros rápidamente y solicitar ayuda para obtener las cotizaciones.
-Para compra nacional: Juan Carlos Molina Diaz, [email protected]
-Para importaciones: Yannia Manjarres Mosquera, [email protected]
-Para compras de tecnología: Edgar Merchán, [email protected]
-Para compras GORI: Jorge Gregorio Matallana, [email protected]
3. Determinar cuáles opciones son las más adecuadas para sus necesidades, cuales
proveedores tienen mejores garantías y servicio posventa.
4. En caso de requerir un equipo de una referencia específica, se deben justificar muy
bien las razones para ello, definiendo claramente las especificaciones técnicas
detalladas del equipo requerido.
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
correspondiente
relacionado
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cada
tipo.
(Enlace:
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
COMPRA OUTSOURCING
Por este medio se compran insumos de papelería, cafetería y aseo. Al inicio de cada
año, al investigador se le remite por correo electrónico la lista del convenio con
Panamericana Outsourcing, el cual contiene un instructivo de uso, los precios y el
código empleado en el módulo Peoplesoft. Por este mismo medio, el Investigador
podrá hacer su solicitud, indicando los códigos y las cantidades requeridas.
En caso de que uno de los elementos demandados por el proyecto no se encuentre
dentro de la lista del convenio, éste deberá ser solicitado empleando el formato para
la creación de códigos, el cual deberá ser enviado a la Oficina de Coordinación de
Proyectos para darle continuidad al trámite.
Para proyectos financiados por Colciencias, Entidades Externas o Vicerrectoría de
Investigación, el rubro de papelería y elementos de oficina debe estar aprobado en
la propuesta inicial del proyecto.

Formato de creación de códigos BS-P20-F26
COMPRA DE BIENES IMPORTADOS (EQUIPOS Y REACTIVOS)
Para realizar una compra por importación, el investigador deberá conseguir una
cotización* o documento equivalente en el que se indiquen las cantidades a comprar,
las referencias y los datos de contacto del proveedor. Adicionalmente, deberá
diligenciar el formato de creación de códigos y, en conjunto con la cotización*,
enviarlo por correo a la Oficina de Coordinación de Proyectos quien lo remitirá a la
Oficina de Suministros, para la determinación del proveedor al que se le realizará la
compra.
Si el proceso continúa por importación (con proveedor extranjero), la Oficina de
Suministros enviará los códigos para que se realicen las solicitudes. La Oficina de
Suministros podrá solicitar información adicional al Investigador. En caso contrario
(proveedor nacional), se continuará el proceso para compra local GORI (ver más
adelante).


Formato de creación de códigos BS-P20-F26
Formato de Justificación compra de equipos BS-P20-F24 +
COMPRA DE ACTIVOS
El investigador deberá hacer su requerimiento a la Oficina de Coordinación de
Proyectos presentando cotización(es)*, Formato de solicitud de códigos y Formato de
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
correspondiente
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
justificación+ donde debe indicar la descripción del producto, la actividad a la que se
destinará el equipo y el porqué de la marca o proveedor seleccionado. La solicitud
aprobada se llevará a Junta de Compras donde se determinará si se solicitará
exención de IVA**, si se compra por importación o a otro proveedor.
En caso de tratarse de una compra de tecnología (computadores de escritorio y
portátiles, tabletas, discos duros, impresoras, escáneres, monitores para PC,
servidores, teléfonos, entre otros) el Investigador deberá solicitar el AVAL de la
Dirección de Tecnologías de Información.
** EXENCIÓN IVA - se solicita cuando el equipo tiene un costo mayor a 5.000 USD,
sin importar si es proyecto
financiado por Colciencias o Vicerrectoría de
Investigación. En aquellos casos donde los equipos al finalizar el proyecto deban ser
entregados al ente financiador, no aplicará la exención del IVA; dicha observación
debe ser incluida en el formato de justificación de compra (ver más adelante
Consideraciones para presentar Formato de justificación). La Oficina de Suministros
continuará con el proceso junto con el Investigador.



Formato de creación de códigos BS-P20-F26
AVAL – (Remitido por la DTI)
Formato de Justificación compra de equipos BS-P20-F24+
COMPRA SUSTANCIAS CONTROLADAS
Las solicitudes de sustancias controladas están sujetas al cupo permitido de acuerdo
con el certificado expedido por la Subdirección de control y fiscalización de sustancias
controladas y estupefacientes del Ministerio de Justicia y del Derecho.
El único personal autorizado para solicitar sustancias controladas dentro de los Proyectos
de investigación son los Investigadores principales quienes deberán hacer la solicitud los
días lunes o martes en caso de lunes festivo, a través del formato indicado más adelante.
Los investigadores principales deben firmar y anotar su nombre en el formato, de forma
que éste sea legible.
El formato se llevará la Oficina de Proyectos de la Facultad de Ciencias para el respectivo
visto bueno, después de verificar la vigencia del proyecto y la existencia de dinero en el
rubro de materiales y reactivos.
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
correspondiente
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cada
tipo.
(Enlace:
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
Una vez se obtenga el visto bueno de la Oficina de Proyectos, el formato se llevará a la
dirección del Departamento de Química, para la autorización de la entrega. En ese
momento, se acordará con el Depto. cómo se realizará la entrega de los reactivos, con el
fin de evitar almacenamientos en los laboratorios de investigación.


Formato Requerimiento de sustancias controladas. BS-P20-F47
Listado de sustancias controladas- Resolución Ministerio de Justicia http://www.minjusticia.gov.co/Portals/0/CCITE/Resoluci%C3%B3n%200001%20del%208%20de%20Enero%20de%202015.
pdf
Los investigadores deberán radicar su requisición con el Director del Departamento de
Química, quién dará su visto bueno. La entrega del reactivo estará a cargo de Jaime
Gonzalez y se realizará después de las 2:00 p.m.
COMPRA DE LIBROS
Toda compra de libros se debe tramitar a través de la Biblioteca, antes de realizar la
solicitud el Investigador deberá pedir a la Oficina de Coordinación de Proyectos la
verificación de la disponibilidad de dinero en la cuenta que será afectada; cada
Departamento de la Facultad cuenta con una persona autorizada para aprobar la
solicitud realizada por el Investigador a través del sistema PeopleSoft.

Guía para elaboración de solicitudes bibliográficas BS-P20-G15
PEDIDOS GORI
Destinados únicamente a proyectos de investigación, permitiendo reducir el tiempo de
compra en beneficio de estos mediante trámite directo con el proveedor; aplica para
las compras nacionales de materiales consumibles, reactivos e insumos, cuyo monto
sea menor o igual a 20 SMMLV ($ 13.789.100).
La Oficina de Suministros envía anualmente una lista de proveedores GORI, la cual
es remitida a los Investigadores, para ser tenida en cuenta al momento de realizar sus
cotizaciones*. Si en el listado no se encuentra el proveedor que ofrece la sustancia
requerida, la solicitud deberá ser realizada incluyendo una carta de justificación + y
carta de exclusividad en caso de ser necesario.
Al momento de presentar la solicitud de compra a la Oficina De Coordinación de
proyectos, el Investigador deberá tener presentes los siguientes lineamentos:
1. El número de cotizaciones* se determinará de acuerdo con el monto de la compra
de la siguiente forma:
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
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(Enlace:
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
PROVEEDORES GORI
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
Hasta 10 SMMLV ($6.894.550): 1 cotización
De 10 SMMLV hasta 20 SMMLV (6.894.550 - $13.789.100): 2 cotizaciones
PROVEEDORES NO GORI



Hasta 2 SMMLV ($1.378.910): 1 cotización
De 2 a 10 SMMLV ($1.378.911 - 6.894.550): 2 cotizaciones
De 10 a 20 SMMLV ($6.894.551 – 13.789.100): 3 cotizaciones
Los pedidos con valores mayores a 20 SMMLV (13.789.101) deberán ser
tramitados por solicitud formal en el sistema y se llevarán a Junta de Compras.
Nota aclaratoria: se comprará a proveedores NO GORI, siempre y cuando los
productos solicitados no estén disponibles con ningún proveedor de la lista GORI.
(Valores con IVA incluido)
2. Las cotizaciones* de Proveedores Exclusivos deben estar acompañadas de las
certificaciones (cartas de exclusividad) y la justificación+ por parte del solicitante.
3. Cuando se presentan varias cotizaciones*, cada ítem deberá poder ser comparado
según las unidades de medida (Ejemplo: Si una cotización incluye 4 Metilbuferil
Presentación 500g, la(s) otra(s) cotización(es) debe incluir el mismo reactivo con
igual presentación).
4. Dado que la Oficina de Suministros realiza permanente Auditoria a los pedidos
realizados, no se pueden fraccionar los pedidos para no sobrepasar el monto
máximo de pedido aprobado para tramitar por GORI 20 SMMLV ($13.789.100). Es
decir, para tramitar pedidos a un mismo proveedor por valores superiores a los
permitidos por GORI, se debe esperar una semana para realizar dos pedidos al
mismo proveedor.
COMPRA MATERIAL DE PROTECCIÓN PERSONAL Y DE BOTIQUIN
Se realizará mediante pedidos GORI. Para dar cumplimiento a la circular DSU
No.2/2014 de la Vicerrectoría Administrativa – Dirección de Servicios Universitarios,
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
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(Enlace:
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
todos los elementos de protección personal y de botiquín deben tener el AVAL del
Subcentro de Seguridad Social y Riesgos Profesionales.
Se consideran elementos de botiquín jeringas, gasas, algodón, entre otros. De igual
forma, se clasifican como elementos de bioseguridad los gorros, tapabocas, gafas,
mascarillas, trajes, guantes de látex, nitrilo y carnaza, polainas, batas, botas, etc.
Para solicitar el AVAL el Investigador deberá solicitar el FORMATO PARA LA
EMISIÓN DE CONCEPTOS TÉCNICOS DE ELEMENTOS DE PROTECCIÓN
PERSONAL a la Oficina de Coordinación de Proyectos (Formato en excell disponible
en nuestra página web), diligenciarlo y remitirlo al correo [email protected], una vez cuente con el AVAL y junto con la(s)
cotización(es)* deberá enviarlas a la Oficina de Coordinación de Proyectos para
continuar con el trámite.
TODA PERSONA QUE TENGA CONTRATO LABORAL CON LA UNIVERSIDAD, Y QUE PARA EL CUMPLIMIENTO
DE SUS
LABORARES
REQUIERA ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL COMO BATA, GUANTES,
TAPABOCAS , ETC., PODRA SOLICITARLOS A LA OFICINA DE RIESGOS PROFESIONALES EN EL SIGUIENTE
HORARIO .L-V 8 a.m. A 10 a.m. MIERCOLES 3 p.m. A 5 p.m.


El formato de Justificación compra de bienes BS-P20-F24+
Lista de Proveedores GORI – Sección: Otros documentos del enlace abajo
señalado
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Los formatos empleados para los procesos de compra podrán ser obtenidos en línea teniendo en cuenta el código
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* Las cotizaciones deben ser presentadas a la Oficina de Coordinación de Proyectos dentro de la vigencia establecida por
el proveedor y deben incluir el visto bueno del Investigador Principal del proyecto, código del proyecto presupuestal,
identificación del Laboratorio en donde se recibirá el bien y número de extensión.
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*
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CONSIDERACIONES PARA PRESENTAR FORMATO DE JUSTIFICACIÓN
Las justificaciones se solicitan para documentar los aspectos que se tuvieron en
cuenta en el proceso de compra.
Para reactivos que se compran por primera vez, se recomienda:
1. Explicar brevemente en qué experimento u objetivo del proyecto se usa.
2. Explicar las razones para la selección de la marca: por ejemplo, que con esa
marca se estandarizaron los experimentos y que se debe conservar para que
los experimentos sean comparables.
Para los equipos nuevos:
1. Describir brevemente el uso del equipo.
2. Describir y justificar las especificaciones técnicas que se seleccionaron.
3. Explicar en detalle los aspectos que se tuvieron en cuenta para seleccionar
la marca y el proveedor.
4. De existir equipos iguales o similares en la Universidad, justificar la razón de
su compra. Por ejemplo, número de usuarios, distancia física, etc.
Para partes de equipos existentes:
1. Describir y justificar las especificaciones técnicas que se seleccionaron: por
ejemplo, explicar que es necesario que sean de la referencia que corresponde
al equipo con el que se cuenta.
Cuando se soliciten demostraciones de equipos es muy importante dejar claro al
proveedor que ello no constituye compromiso de compra por parte de la Universidad.
Fin del documento.
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