manual estudia en el extranjero

MANUAL ESTUDIA
EN EL EXTRANJERO
MANUAL ESTUDIA EN EL EXTRANJERO
TECNOLÓGICO DE MONTERREY | PROGRAMAS INTERNACIONALES
INTRODUCCIÓN
En el siguiente documento se encuentra la guía para llenar la solicitud de
Programas Internacionales.
Veremos cómo ingresar al sistema, el proceso que lleva a cabo el alumno
para seleccionar sus oportunidades y la gestión que hace el Programas
Internacionales para la aprobación de las mismas.
Revisaremos a detalle cada una de las secciones que componen la
solicitud, la función de los botones de cada sección, así como la
explicación de cómo llenar cada campo.
Última actualización: Junio 2016
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Pasos para ingresar
al Sistema – Mi Tec
1. Ingresar a través del portal
Mi Tec a través de:
http://mitec.itesm.mx
utilizando
matrícula
y
contraseña de correo.
2. Seguir la ruta:
Inicio/Servicios/Programas
Internacionales
RECOMENDACIONES IMPORTANTES:
-
Usar de preferencia navegador Chrome versión 19 o superior.
No utilizar el botón “Back” del navegador dentro de la herramienta.
Cuando se requiera hacer clic en un botón dentro de la herramienta, se recomienda
hacer un solo clic y esperar unos segundos para cargar el contenido.
Para evitar que por inactividad la herramienta te pida iniciar sesión nuevamente, es
importante hacer clic, periódicamente, en el botón "Guardar y Salir", de lo contrario,
el sistema pudiera cerrarse y se tendría que comenzar nuevamente con las
modificaciones.
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CREACIÓN DE SOLICITUD
PARA ESTUDIAR EN
EL EXTRANJERO
Última actualización: Junio 2016
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Actualizar el Perfil
Información del Alumno
Después de ingresar, aparecerá
el panel de procesos de la
aplicación, en el menú del lado
derecho, seleccionar la opción
de PI-Estudia en el Extranjero,
esto crea una nueva tarea.
En la ventana que se desplegará,
aparece la información del
alumno, en estas secciones
encontramos:
 Información General: datos
como
nombre
completo,
matrícula, género, fecha de
nacimiento, ciudad, estado,
país,
nacionalidad,
otra
nacionalidad (en el caso de
extranjeros), campus origen,
número de pasaporte y fecha
de expiración del pasaporte.
 Información
de
Contacto:
correo del alumno, correo
alternativo, celular.
 Programa Académico: carrera,
promedio,
materias
acreditadas del plan, materias
totales del plan, DA, estatus
académico.
 Becas: si cuenta con apoyo
financiero.
 Exámenes
de
Inglés
presentados: los que el alumno
ha presentado en el TEC, se
toma directamente de banner.
Importante: cada vez que se haga clic en el menú PI –
Estudia en el Extranjero, se creará una nueva tarea, por lo
tanto es como si se abriera una nueva solicitud.
Nota: Si al momento de hacer la solicitud, el pasaporte del alumno
estuviera vencido o no cuenta con uno, puede participar, pero es
importante que sea tramitado a la brevedad. Este detalle debe
incluirse en la sección de comentarios.
Importante: la mayor parte de la información será de sólo lectura, sin embargo habrá campos
obligatorios que tendrán que ser llenados y se pueden identificar con un asterisco.
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Actualizar el Perfil
Idiomas
En la sección de idiomas, se
podrán agregar los idiomas que
sean
requeridos
por
la
oportunidad en la que está
interesado el alumno.
Se le hace clic en agregar nuevo
idioma, se selecciona el idioma,
el tipo de comprobante o
examen, fecha del examen (si
aplica), el puntaje/semestres (si
pide que sean 2 años, se captura
4 porque el sistema sólo acepta
semestres) y las bandas (si
aplican).
Se pueden agregar los idiomas
que sean requeridos por la
oportunidad en la que el alumno
está interesado.
Actualizar el Perfil
Comprobantes de Idiomas
En esta sección el alumno podrá
adjuntar los comprobantes de los
idiomas capturados en la sección
anterior, se le hace clic en
“Agregar
Documento”,
“Seleccionar
Archivo”,
se
selecciona el documento y se
hace clic en “Ok”. Se pueden
agregar varios documentos.
Nota:
No es necesario que el alumno capture todos los idiomas que
habla, SÓLO LOS QUE SEAN REQUERIDOS POR LAS
OPORTUNIDADES A LAS QUE DESEA APLICAR.
Si la oportunidad pide inglés y ya está incluido en la sección
de Exámenes presentados, ya no es necesario capturarlo de
nuevo.
Importante:
Cada idioma debe tener un comprobante, no
se pueden dejar idiomas sin documento, de lo
contrario, el CSA regresará la solicitud y tendrá
que crearse una nuevamente.
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Actualizar el Perfil
Comentarios
En esta sección se pueden
agregar comentarios respecto a
la información capturada, el
alumno puede aclarar algún
punto que crea necesario sea del
conocimiento del CSA.
Ejemplo: el pasaporte que se
agregó no está vigente, pero ya
se encuentra en trámite el nuevo
y lo entregan el día XX/XX/XX.
Aquí mismo, se reflejarán los
comentarios que se registren
tanto por el alumno como el CSA,
en las diferentes etapas del
proceso.
Si por algún motivo no se puede
continuar con la captura, se
puede seleccionar el botón
“Guardar
y
Salir”
y
posteriormente continuar con la
captura. Si ya se completó la
sección de perfil, se hace clic en
Aceptar para seleccionar las
oportunidades de interés.
Importante:
 Botón “Guardar y Salir”, guarda los cambios
sin enviar la solicitud, se puede cerrar la
aplicación
y
posteriormente
seguir
capturando la información. Nota: en caso de
que la solicitud se deje pendiente, si no se
ingresa nuevamente, el sistema la borrará
después de 5 días contados a partir del último
cambio guardado. Si esto ocurre, tendrás que
iniciar una nueva solicitud.
 Botón “Aceptar”, funciona para aceptar los
cambios realizados en la tarea de actualizar
perfil, y te pasa a la pantalla de seleccionar
oportunidad.
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Seleccionar Oportunidad
Dentro de esta pantalla, se
encuentra la información general
del alumno y a continuación se
podrá hacer la búsqueda de las
oportunidades.
Se podrá realizar la búsqueda a
través de tipo de Programa
(Intercambio o Study Abroad),
período académico, siendo estos
los campos obligatorios para la
búsqueda. Además podrás usar los
filtros de clave de oportunidad,
nombre de entidad, país, ciudad,
Ya que se ingresaron los criterios, se
hace clic en “Buscar”.
Una vez que se realizó la
búsqueda, aparece una pantalla
con las oportunidades disponibles
(de acuerdo al perfil del alumno y
al programa seleccionado).
De lado izquierdo hay un check
box para que se pueda hacer la
selección de las que sean de
interés para el alumno.
Se puede elegir de 1 a 7
oportunidades,
ya
que
se
marcaron las casillas de las
oportunidades de interés, se hace
clic en “Seleccionar Oportunidad”.
Importante:
En la misma solicitud se pueden seleccionar oportunidades para
programas anuales o semestrales.
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Seleccionar Oportunidad
Ya seleccionadas las oportunidades
deseadas, aparecerán en la sección
“Oportunidades Seleccionadas”, en
la cual, se deberá numerar cada
oportunidad, de acuerdo al orden de
prioridad que se desea, esto se
realiza haciendo clic en el recuadro
de prioridad y asignando un número
distinto a cada una.
Ya que se realizó este paso, sigue la
sección de políticas de participación,
incluye
los
reglamentos
de
Programas Internacionales, habla
acerca de la cuota de participación
y el proceso de revisión de la
solicitud. También aparece una liga
para que se pueda realizar el pago
de la cuota de participación con
tarjeta de crédito o generar la ficha
para pagar en el banco.
se
deberá marcar la casilla: “He Leído
y
acepto
las
políticas
de
participación
a
Programas
Internacionales”.
Una
vez
leídas
las
políticas,
En comentarios, se puede incluir
información que sea importante
que conozca el CSA.
Recuerda que dentro de las políticas que estás
aceptando, está incluida la cuota de
participación de Programas Internacionales la
cual es un requisito obligatorio y no es
reembolsable.
 Botón “Cancelar Solicitud”, cancela y elimina completamente la
solicitud con que se está trabajando.
 Botón “Guardar y Salir”, guarda los cambios sin enviar la solicitud,
se puede cerrar la aplicación y posteriormente seguir
capturando la información. Nota: en caso de que la solicitud se
deje pendiente, si no se ingresa nuevamente, el sistema la
borrará después de 5 días contados a partir del último cambio
guardado. Si esto ocurre, tendrás que iniciar una nueva solicitud.
 Botón “Enviar”, envía la solicitud a revisión al CSA.
IMPORTANTE: Una vez enviada la solicitud, la tarea
desaparecerá de la bandeja de entrada y deberá
esperarse la respuesta de Programas Internacionales
de que la solicitud ha sido revisada.
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ACTUALIZACIÓN DE
PERFIL SI LA SOLICITUD
FUE RECHAZADA
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Actualizar Perfil
Si
Programas
Internacionales
rechazó la solicitud, esta regresa a
la bandeja de tareas del alumno
para que se actualice lo necesario
y se envíe nuevamente a revisión.
Si
se
rechaza
porque
el
comprobante no es correcto, se
tiene que adjuntar nuevamente el
correcto. Si ya se completó la
sección de perfil, se hace clic en
“Aceptar” para nuevamente
seleccionar las oportunidades de
interés, tomando en cuenta los
comentarios del CSA. Se pueden
agregar nuevas o eliminar alguna
a la que ya no quiera aplicar.
Ya seleccionadas, se asigna
nuevamente la prioridad de
preferencia a las oportunidades,
se aceptan las políticas, se
agregan comentarios si se
requiere y se hace clic en
“Enviar”. Esto elimina la tarea de
la
bandeja
y
la
asigna
nuevamente
a
Programas
Internacionales para que se
haga una nueva validación del
perfil de idiomas.
En el caso de intercambio, ya aprobada la solicitud, se detiene el flujo hasta que llegue el
momento de las rondas de asignación.
En el caso Study Abroad, el flujo continúa hasta la asignación. Al hacer clic en “Aprobar”,
el alumno queda pre-asignado.
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PRE-ASIGNACIÓN Y
CONFIRMACIÓN
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Pre-asignación y
confirmación
Una vez que se aprobó la solicitud y
se realiza la ronda de asignaciones,
se publicarán los resultados de esta
ronda.
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Importante: a partir de esta tarea, la
fecha de vencimiento no cancelará tu
proceso, es para que Programas
Internacionales lleve un mejor control
de tu proceso.
Se le envía un correo informando
que ya fue pre-asignado y se
incluye el número de solicitud y la
oportunidad que se le aprobó.
Aparecerá
la
tarea
“Recibir
notificación de resultado” en la
bandeja de entrada del alumno. Al
abrirla, se puede ver:
- Información general: matrícula,
nombre,
campus
origen,
programa académico, promedio,
materias acreditadas.
- Información de la oportunidad:
estatus de la solicitud, clave de
oportunidad, nombre de la
entidad,
nombre
de
la
oportunidad, período académico
ITESM,
tipo
de
programa.
Confirmación de asignación
- Información de Pago / desglose
El alumno tiene que confirmar si
acepta o no la oportunidad. Si no
está seguro en el momento, se
puede hacer clic en “Guardar y
Cerrar”.
Antes de confirmar, deberás verificar el monto
del primer pago el cual será cargado a tu
estado de cuenta de alumno.
Si NO se acepta la oportunidad, se selecciona la opción “Confirmo que NO ACEPTO…” al dar clic en
“Enviar”, aparece una ventana emergente preguntando al alumno si desea seleccionar una nueva
oportunidad, si se elige “SÍ”, esta solicitud se borra de la bandeja de entrada del alumno y tendrá
que realizar una nueva. Si se elige “NO”, la solicitud se cancelará y no necesita realizar una nueva a
menos que el alumno lo decida.
Si acepta, se hace clic en “Confirmo que ACEPTO…” y se hace clic en “Enviar”. Cuando el alumno
confirma la oportunidad, continúa con el proceso de internacionalización y se crean dos tareas
nuevas: “Entregar documentos para postulación” y “Registrar materias a cursar”. Además recibirá
por correo los reglamentos, políticas y lo que aceptan al hacer su solicitud de PI.
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