Informe Gerencial Auditoria Control Interno Contable Funcion

INFORME GERENCIAL – AUDITORÍA CONTROL INTERNO CONTABLEFUNCIÓN PAGADORA
ACC - 2016001
PRESENTACIÓN DE LA AUDITORÍA
La Oficina de Control Interno en atención del Programa Anual de Auditoría para el
año 2016, aprobado por el Comité de Coordinación del Sistema de Gestión de
Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental SGCCIGA, efectuó en el Nivel Central
entre el 14 de enero al 14 de marzo de 2016, la Auditoría Control Interno Contable
– Función Pagadora, la cual fue insumo para la presentación del Informe de
Evaluación del Sistema de Control Interno Contable vigencia 2015.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Evaluar la implementación y efectividad del control interno contable de la entidad
para generar la información financiera, económica, social y ambiental de la Función
Pagadora.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Verificar los controles establecidos para administrar los riesgos asociados a
las actividades del proceso contable
2. Revisar las políticas de depuración contable permanente y de sostenibilidad
3. Validar la seguridad del sistema de información financiera SIIF Nación
ALCANCE
Se auditó el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de Diciembre de 2015,
aplicando la encuesta establecida en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría
General de la Nación – CGN; se revisaron y analizaron las cuentas que conforman
los estados financieros de la Función Pagadora de acuerdo a la muestra.
Como resultado del trabajo realizado se identificaron seis (06) hallazgos, con las
siguientes conclusiones y recomendaciones:
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CONCLUSIONES
Considerando los resultados de la auditoría,
conclusiones:
se presentan las siguientes
 La Subdirección de Gestión de Recursos Financieros definió el Manual de
Políticas Contables de la Función Pagadora como un instrumento de
consulta a los funcionarios que generan información contable en cada uno
de los procesos, garantizando que se apliquen los principios de la
contabilidad pública y se implementen prácticas contables para contribuir a
la calidad de la información contable.
 Implementación de Indicadores de procedimiento para garantizar que todos
los hechos, transacciones y operaciones queden registrados en la
contabilidad, los cuales permiten medir la oportunidad en el registro.
 Para el año 2015 quedaron conciliadas y depuradas las cuentas que
componen los grupos de inventarios en 27 Direcciones Seccionales.
 Avances en la actualización del procedimiento de registro de obligaciones
presupuestales, de tal forma que se identifique la interacción del mismo con
los demás procedimientos clientes o proveedores y detallando ampliamente
las actividades a ejecutar en el Sistema Integrado de Información Financiera
SIIF – Nación.
 El Sistema de Control Interno Contable Función Pagadora obtuvo una
calificación de 4.36. que corresponde al rango Adecuado, de acuerdo con
los resultados obtenidos en la aplicación de la encuesta establecida en la
Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación,
presentándose fallas en la actividad de clasificación de cuentas de la etapa
de reconocimiento del proceso contable; y
en comparación con la
evaluación realizada a la vigencia 2014, con calificación de 4.2, existe un
mejoramiento en la actividad de Identificación, por cuanto fue expedido el
Manual de Políticas Contables – Función Pagadora, que contribuyó a un
mejor desarrollo del proceso.
 La metodología adoptada por la entidad para la gestión de los riesgos no ha
sido aplicada en el Subproceso de Gestión Contable y de acuerdo con los
riesgos identificados durante la planeación de la auditoría, se evidenció la
materialización de algunos riesgos; y atendiendo la categorización de los
controles, referidos en el instructivo IN-IC-0059 - Metodología para la
Gestión de Riesgos de la DIAN, se evidencia debilidades en la aplicación de
Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en Sistema PQSR de la DIAN:
www.dian.gov.co/contáctenos/PQRS y Denuncias
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controles relacionados con Supervisión- Revisión Gerencial, Revisión Análisis de diferencias e inconsistencias y Establecimiento de Límites y
Responsabilidad.
 Existen en la entidad políticas de depuración contable, establecidas en el
Manual de Políticas Contables - Función Pagadora, no obstante faltan
gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos
en los estados, informes y reportes contables, principalmente en las cuentas
de deudores y de propiedades, planta y equipo; en atención a la transición
contable frente a las normas internacionales de contabilidad para el sector
público, de obligatorio cumplimiento a partir de enero de 2017; por lo que la
Entidad debe propender por la formulación y ejecución de los planes de
acción efectivos y eficaces que garanticen su cumplimiento
Analizada la cuenta de orden acreedora de control 9306 Bienes recibidos en
custodia y realizada la inspección de los documentos que soportan el saldo
de la subcuenta 930616 Pagarés, Letras de cambio y Otros, se encontraron
títulos de depósito judicial desde el año 1998 y no hay certeza de cuales
corresponden a la contabilidad pagadora y cuales pueden corresponder a la
contabilidad recaudadora, generando el riesgo que los títulos judiciales, que
corresponden al proceso de cobranzas, no hayan sido objeto de la
respectiva gestión (fraccionar, endosar, convertir y aplicar) frente a las
eventuales obligaciones del contribuyente.
Inoportunidad del reporte para el registro de las incapacidades lo que genera
que se liquiden sueldos sin los descuentos correspondientes, se presente
desgaste administrativo en las áreas de personal y contabilidad, no registro
oportuno de los hechos ocurridos y el riesgo de subestimación en la cuenta
del gasto. Lo anterior se presenta por ausencia de un procedimiento de
gestión y trámite de incapacidades; incumplimiento por parte de los
Servidores públicos de la obligación de informar al empleador sobre la
expedición de una incapacidad o licencia y a la falta de políticas frente al
incumplimiento de reporte de las incapacidades al área de personal.
 El sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, fue
implementado como prueba piloto en la Dian en el año 2010, el sistema se
puso en producción en el año 2011. Se destaca el trabajo realizado por la
entidad, que con el fin de cumplir la política y lineamientos del sistema SIIF
Nación, alineó el Manual de Políticas Contables Función Pagadora -MN-FN0014 y los procedimientos definidos para el proceso de Recursos
Financieros, los términos y duración (Tiempo estimado en días) para las
actividades propuestas. Así mismo, la entidad ha designado la Coordinación
SIIF en cabeza de la Subdirectora de Gestión de Recursos Financieros y en
un Coordinador Delegado; quienes son los responsable en la Dian, como
entidad usuaria, de la implementación de los controles para mitigar riesgos
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de seguridad y del cumplimiento de las medidas de seguridad señaladas por
el Comité Operativo y de Seguridad y de la administración de los usuarios de
la Entidad.
RECOMENDACIONES
Teniendo en cuenta las debilidades evidenciadas en esta auditoría, se recomienda:
 Adelantar las gestiones para depurar los documentos que soportan las cifras
que componen el saldo de la subcuenta 930616, con el fin de identificar los
Títulos de Depósito Judicial que corresponden a la Función Pagadora y los
que no son de ésta, se remitan al proceso que corresponda para su gestión.
Lo anterior con la participación de todos los procesos involucrados.
 Fortalecer el Manual de Políticas Contables con el fin de garantizar que
todos los hechos, operaciones y transacciones queden debidamente
reconocidos y registrados.
 Documentar el Mapa de Riesgos de índole contable de acuerdo con la
metodología establecida por la entidad, actualizando y fortaleciendo los
controles, de tal manera que sean efectivos para minimizar los riesgos
identificados.
 Continuar con la depuración de las cuentas que reflejan las incapacidades y
las propiedades, planta y equipo, diseñando los procedimientos respectivos
para que se pueda depurar de manera
ágil y efectiva. Así mismo, se
implementen los controles para garantizar la consistencia de las cifras.
 Formular y ejecutar los planes de acción relacionados con la preparación
para la implementación obligatoria del marco normativo teniendo en cuenta
los plazos y requisitos que establezca la Contaduría General de la Nación
para la aplicación del nuevo marco normativo aplicable a las entidades de
gobierno, en sus componentes de Marco Conceptual para la preparación y
presentación de la Información financiera y normas para el Reconocimiento,
Medición, Revelación y Presentación de los hechos económicos.
 Diseñar un procedimiento que permita aplicar la política de Depuración
Contable y Sostenibilidad de la Información en forma ágil y oportuna, de
manera que se pueda dar cumplimiento a la Resolución 533 de 2015 de la
Contaduría General de la Nación.
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 Realizar las reuniones del Comité de Sostenibilidad del Sistema Contable de
la DIAN – Función Pagadora con la periodicidad establecida en el acto
administrativo mediante el cual fue creado el comité.
 Es necesario fortalecer el cumplimiento de las Políticas de Seguridad del
Sistema SIIF Nación, mejorando en aspectos tales como: la verificación del
uso del aplicativo por parte de los usuarios del sistema, el control del reporte
de incidentes, de novedades de los usuarios y el seguimiento a los
incidentes que afecten la gestión de los usuarios. En cuanto a la política de
capacitación y concientización, se requiere realizar control y seguimientos
que contribuyan al desarrollo de un programa efectivo, que permita la mejora
continua de la cultura de seguridad de la información en los usuarios del
sistema SIIF Nación.
Atentamente,
ENRIQUE CASTIBLANCO BEDOYA
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: Beatriz Elena García Agamez – Líder, Luz Myriam Casallas Contreras, Stella Chaverra Valenzuela,
Martha Josefa Vasquez Corzo y Claudia Campo Saumet
Revisó:
Luzmila Castañeda Bernal
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