Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 1 de 7 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos para la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal realizada por el Ordenador del Gasto, hasta la entrega y archivo del Certificado de Disponibilidad Presupuestal al área solicitante. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Apropiaciones Presupuestales: son autorizaciones máximas de gasto aprobadas por la Secretaria Distrital de Hacienda - Consejo Distrital para ser ejecutadas o comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva Certificado de Disponibilidad presupuestal CDP: es el documento expedido por el responsable de presupuesto o por el funcionario que desempeñe estas funciones en cada entidad, mediante el cual en forma preliminar se compromete un rubro presupuestal, garantizando la existencia de apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación y suficiente para respaldar los actos administrativos con los cuales se procede a afectar el presupuesto o a hacer uso de la apropiación presupuestal. Ejecución pasiva: la Ejecución Pasiva del Presupuesto se realizará mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan los requisitos señalados en las disposiciones vigentes, los cuales se respaldan con la expedición previa de certificados de disponibilidad presupuestal y con la operación del registro presupuestal que perfecciona el compromiso, afecta en forma definitiva la apropiación y garantiza que ésta no será desviada a ningún otro fin. Gastos de Funcionamiento: son las apropiaciones necesarias para atender las necesidades de las entidades y para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas y con el desarrollo de las actividades administrativas, técnicas y operativas. Comprende los gastos por servicios personales, gastos generales y transferencias de funcionamiento. Gastos de Inversión: Gastos en que incurre el distrito para el desarrollo económico, social y cultural de la ciudad, es decir, aquellos que contribuyen a mejorar el bienestar de los ciudadanos y la satisfacción de sus necesidades al igual que al cumplimiento de los planes de desarrollo. Plan de Desarrollo: Es el instrumento rector de la planeación y del desarrollo de la ciudad que expresa las políticas, objetivos y lineamientos generales y estratégicos en materia económica, social y política de programa de gobierno del alcalde electo. Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 2 de 7 Plan de Compras: Instrumento que se elabora anualmente en el cual se registran los bienes y servicios requeridos por la Entidad para cubrir las necesidades institucionales PREDIS: Sistema de Presupuesto Distrital SDH: Secretaría Distrital de Hacienda 4. CONDICIONES GENERALES El Certificado de Disponibilidad Presupuestal, se genera en el Sistema de Presupuesto Distrital PREDIS. El usuario y la clave de acceso para manejar el sistema lo asigna la Dirección Distrital de Presupuesto, a solicitud del representante legal de la Entidad. (Anexo 1) El Certificado de Disponibilidad Presupuestal se expide con el FORMATO DE SOLICITUD DE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL (GF-F-01), el cual debe estar diligenciado y firmado por el Ordenador del Gasto, de lo contrario deberá devolverse al área solicitante. Para expedir un Certificado de Disponibilidad Presupuestal por el agregado de Gastos de Inversión, se requiere la Viabilidad Presupuestal expedida por la Oficina Asesora de Planeación, que suministra la información de: fuentes de financiamiento, detalle de fuente, conceptos de gasto y producto. La anulación total o parcial de las Disponibilidades Presupuestales se realizará a solicitud del Ordenador del Gasto en los siguientes casos: Cuando se perfeccione el compromiso y el valor registrado resulte inferior al valor de la disponibilidad. Cuando no se hace uso de la disponibilidad. Cuando se modifique el objeto y/o el valor. Cuando al finalizar la vigencia subsistan saldos de CDPs, estos se anulan de oficio. Cuando el CDP no es comprometido a los seis (6) meses de haber sido expedido, se anula de oficio. Para los Gastos de Funcionamiento: Asociados a la Nomina, Aportes Patronales, Intereses y Comisiones y Servicios Públicos, con la SOLICITUD DE CDP (GF-F-01), se expide el Certificados de Disponibilidad Presupuestal y el Certificado de Registro Presupuestal (Procedimiento Registro Presupuestal) 5. NORMATIVIDAD – REQUISITOS Ley 819 de 2003 Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 3 de 7 Ley 734 de 2012 Circular 26 de 2012 Decreto 101 de 2010 Decreto 111 de 1996 Resolución 1602 de 2001 Decreto 714 de 1995 Acuerdo 20 de 1996 Decreto 410 de 1971 Resolución 354 de 2007 Resolución 660 de 2011 Resolución 1 de 2008 Resolución 13 de 2011 Circular 12 de 2011 Resolución 273 de 2011 Ley 1474 de 2011 Ley 873 de 2003 Resolución 15 de 2010 Circular 3 de 2010 Circular 12 de 2010 Directiva 1 de 1990 Circular de 2004 Carta Circular 65 de 2005 Resolución 354 de 2007 Resolución 355 de 2007 Resolución 356 de 2007 Resolución 357 de 2008 Resolución 397 de 2008 Circular 3 de 2010 Ley 1607 de 2012 Ley 1111 de 2006 Ley 1370 de 2009 Resolución 2031 de 2008 Ley 1430 de 2010 Ley 1493 de 2011 Ley 1450, de 2011 Decreto 3590 de 2011 Decreto 4907 de 2011 Resolución 12383 de 2011 Resolución 11963 de 2011 Resolución 11429 de 2011 Resolución 99 de 2013 Decreto 19 de 2012 Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 4 de 7 Ley 79 de 1993 Ley 80 de 2006 Decreto 4375 de 2006 Decreto 2434 de 2006 Decreto 2474 de 2008 Decreto 2473 de 2010 Ley 1150 de 2007 Decreto 61 de 2007 Resolución 1de 2001 Resolución 273 de 2011 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad 1. 2. 3 Recibir de CDP Solicitudes Revisar Información Registrar CDP en el sistema PREDIS y en el sistema SI CAPITAL Descripción Responsable Se recibe el formato de solicitud de CDP (GF-F-01). Técnico de presupuesto Se revisa que el formato de solicitud de CDP (GF-F-01) cumpla con las condiciones presupuestales vigentes. Se ingresa al PREDIS y en el sistema SI CAPITAL, se digitan los datos del formato de solicitud de CDP (GF-F-01) y se guarda el CDP. Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Profesional Responsable de Presupuesto Técnico de presupuesto Profesional Responsable de Presupuesto Profesional Responsable de Presupuesto Técnico de presupuesto Documento o Registro Formato GF-F01 Solicitud certificado de Disponibilidad Presupuestal Puntos de Control Formato GF-F01 Solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal Revisar : *Objeto del gasto *Imputación presupuestal * Existencia en el plan de compras *Disponibilidad de recursos en rubro o proyecto de inversión * Firma del Ordenador del Gasto Revisar que los datos de la solicitud sean los mismos digitados en el sistema de información específicament e: *Objeto *N° de la Sistema PREDIS sistema CAPITAL y SI Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 5 de 7 No. Actividad 4 Descripción Imprimir CDP Se imprime Certificado Disponibilidad Presupuestal generado PREDIS. Responsable el de Técnico de presupuesto por Profesional Responsable de Presupuesto Documento o Registro Certificado de Disponibilidad Presupuestal 5 Aprobar y Firmar el CDP Se firma y se entrega al área solicitante Profesional Responsable de Presupuesto Certificado de Disponibilidad firmado 6 Archivar CDP Se archiva copia del CDP firmado y el formato de solicitud de CDP (GF-F-01) de manera consecutiva. Técnico de presupuesto Copia Certificado de Disponibilidad en Archivo de gestión del Proceso Copia de Puntos de Control solicitud, *Fecha de solicitud, *Solicitante *Valor *Imputación Presupuestal. *Fuentes de financiamiento Entregar al área solicitante el original del CDP, dejando en la copia evidencia del recibido. FIN DEL PROCEDIMIENTO Control de Cambios Versión Fecha Aprobación Naturaleza del Cambio 0 Diciembre de 2010 Documento Original 1 Diciembre de 2011 Ajuste al procedimiento 2 Octubre de 2013 Inclusión puntos de control, ajustes en responsables y actividades 3 Agosto de 2014 Ajustes descripción del procedimiento Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 6 de 7 ANEXO 1 PREDIS – SISTEMA DE PRESUPUESTO DISTRITAL 1. Es necesario conocer el Manual del Sistema PREDIS – SDH, para realizar el registro del Certificado de Disponibilidad Presupuestal Ingresar a la dirección electrónica. http://extranet.shd.gov.co/portal/page/portal/portal_extranet Ingresar al modulo PREDIS Es necesario solicitar ante la Secretaria Distrital de Hacienda, las claves para las personas autorizadas por la Entidad para el manejo del aplicativo. Se descarga el manual en línea, para conocer paso a paso el manejo del sistema. 2. OBJETO: Descripción de la actividad para la cual se expedirá el CDP. 3. NÚMERO OFICIO: Consecutivo de la Subdirección Financiera, que diligencia en la parte inferior de la solicitud de CDP. 4. FECHA OFICIO: día/mes/año de la solicitud de CPD. Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014 Código: GF-P-02 PROCEDIMIENTO DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 3 Pág. 7 de 7 5. SOLICITANTE: Ordenador del gasto que realiza la solicitud de CDP, de acuerdo a la Ordenación del gasto 6. RESPONSABLE: Responsable de Presupuesto 7 RUBRO PRESUPUESTAL: es la identificación del rubro presupuestal que se imputará en la ejecución de las apropiaciones aprobadas para la vigencia fiscal; GASTO DE FUNCIONAMIENTO o GASTO DE INVERSIÓN. Revisado por: Fanny Guerrero Profesional Responsable Presupuesto Fecha : Julio de 2014 Aprobado por: Paola Ximena Fonseca Caro Subdirectora Administrativa y Financiera Fecha: Agosto 12 de 2014