Ayuda - Forma - Portal administración electrónica

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Contenido
Introducción .................................................................................................................................. 4
Acceso a la plataforma .................................................................................................................. 5
Gestión de Formularios ................................................................................................................. 6
Elementos de un formulario ..................................................................................................... 7
Sección .................................................................................................................................. 8
Subsección ............................................................................................................................. 9
Comentario............................................................................................................................ 9
Pregunta de valoración ....................................................................................................... 10
Pregunta abierta.................................................................................................................. 10
Pregunta cerrada ................................................................................................................. 11
Pregunta condicional........................................................................................................... 12
Subida de ficheros ............................................................................................................... 13
Acciones de formulario ........................................................................................................... 14
CONFIGURACIÓN ................................................................................................................. 14
DESTINATARIOS ................................................................................................................... 16
GUARDAR ............................................................................................................................ 17
PREVIO ................................................................................................................................. 17
CANCELAR ........................................................................................................................... 17
PUBLICAR ............................................................................................................................. 17
Consulta y explotación de datos ................................................................................................. 21
Anexo 1: Expresiones regulares .................................................................................................. 27
Ilustraciones:
Ilustración 1: Menú superior del Portal de Forma ........................................................................ 4
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Ilustración 2: Página de inicio del Portal de Forma ....................................................................... 5
Ilustración 3: Listado de formularios............................................................................................. 6
Ilustración 4: Creación de un formulario nuevo ........................................................................... 7
Ilustración 5: Listado de elementos de un formulario .................................................................. 8
Ilustración 6: Creacion y edición de una sección ......................................................................... 8
Ilustración 7: Creacion y edición de una subsección..................................................................... 9
Ilustración 8: Creacion y edición de un comentario...................................................................... 9
Ilustración 9: Creacion y edición de una pregunta de valoración ............................................... 10
Ilustración 10: Creacion y edición de una pregunta abierta ...................................................... 11
Ilustración 11: Creacion y edición de una pregunta cerrada ..................................................... 12
Ilustración 14: Acciones en la creación y edición de formularios ............................................... 14
Ilustración 15: Pantalla de gestion de configuración de formularios ......................................... 15
Ilustración 17: Pantalla de gestion de destinatarios de formularios restringidos, asociación de
destinatarios................................................................................................................................ 16
Ilustración 18: Pantalla de gestion de usuarios de formularios restringidos, configuración
correo de notificación. ................................................................................................................ 17
Ilustración 19: Pantalla resumen de publicación de formulario. ................................................ 18
Ilustración 26: Excel del Resumen de datos de un formulario. ................................................... 25
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Introducción
FORMA es el sistema de gestión de formularios dinámicos de la Administración General del
Estado (AGE).
El sistema permite a los usuarios PAe-Portal Administración Electrónica la creación de
formularios dinámicos. Estos formularios pueden ser de acceso público (Formularios abiertos)
o para un grupo cerrado de usuarios (Formularios restringidos). Los formularios podrán ser
definidos para requerir firma electrónica.
El sistema permite a los usuarios PAe-Portal Administración Electrónica:





Creación y edición de Formularios dinámicos.
Cierre y eliminación de Formularios.
Consulta de las respuestas.
Explotación de las respuestas.
Modificación de las respuestas.
La pantalla principal muestra el listado de formularios y en el menú superior las diferentes
secciones del sistema.
 Formularios: Sección donde el usuario puede realizar toda la gestionar de sus
formularios.
 Respuestas: Sección donde el usuario puede realizar la gestión de las respuestas
recibidas de cada uno de los formularios
 Ayuda: Sección donde se accede a los manuales del sistema.
 Contacto: Sección de contacto para indicar cualquier consulta o problema.
Ilustración 1: Menú superior del Portal de Forma
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Acceso a la plataforma
La gestión de usuarios esta delegada en el PAe-Portal Administración Electrónica. Para el
acceso al sistema debe autenticarse mediante su usuario del PAe-Portal Administración
Electrónica. Si no dispone de usuario puede solicitar lo desde link de registro de la página de
acceso.
Ilustración 2: Página de inicio del Portal de Forma
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Gestión de Formularios
Una vez autentificado en el Sistema el usuario puede crear nuevos formularios ó editar
formularios creados con anterioridad.
En la pantalla principal podrá ver el listado de los formularios y filtrar sobre ellos. El sistema
permite varias acciones con los formularios ya existentes:






Editar formulario: Los formularios publicados solo se puede modificar el orden de los
elementos que lo componen
Usar como plantilla: Crear un nuevo formulario usando el formulario como plantilla
Vista previa: Puede realizar una vista previa del formulario
Eliminar formulario: Solo se pueden eliminar formularios no publicados
Resumen de datos: Acceso para consultar las respuestas recibidas del formulario.
Cerrar/Abrir Formulario: Un formulario no publicado es un formulario cerrado y
puede ser abierto. Una vez publicado el formulario quedara abierto automáticamente
y permanecerá así hasta que sea cerrado por el usuario.
Ilustración 3: Listado de formularios
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Arriba a la derecha se encuentra la opción para crear uno nuevo y en las acciones de cada uno
de los formularios existente se encuentra la opción de editar.
Al pulsar para crear un formulario nuevo ó editar uno ya existente podemos ver la siguiente
pantalla:
Ilustración 4: Creación de un formulario nuevo
Elementos de un formulario
Los formularios estan formados por los siguientes elementos:








Secciones
Subsecciones
Comentarios
Preguntas de valoración
Preguntas abiertas
Preguntas cerradas
Pregunta condicional
Subida de ficheros
Estos elementos están en tres niveles (Secciones, Subsecciones y Preguntas). Un formulario
puede constar de una o varias secciones, cada sección puede tener una o varias subsecciones y
cada subsección contiene los comentarios y preguntas. Por defecto un nuevo formulario
vendra inicialmente con una seción y una subsección.
Para añadir un elemento nuevo al formulario hay que arrastar del menu de la derecha el
elemento correspondiente encima del elemento del mismo nivel del cual se desee sea
predecesor del elemento nuevo.
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Ilustración 5: Listado de elementos de un formulario
Una vez arrastrado un nuevo elemento veremos la pantalla con las opciones del mismo:
Sección



Titulo: Obligatorio
Título extendido: Obligatorio
Descripción: Opcional
Ilustración 6: Creacion y edición de una sección
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Subsección


Título: Opcional
Título extendido: Opcional
Ilustración 7: Creacion y edición de una subsección
Comentario


Comentario: Obligatorio. Texto del comentario.
Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
Ilustración 8: Creacion y edición de un comentario
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Pregunta de valoración




Pregunta: Obligatorio. Título de la pregunta.
Preguntas concretas: Opcional. Si no existen preguntas concretas las valoraciones son
consideradas para la pregunta principal. En caso de existir las valoraciones serian para cada
pregunta concreta.
Valoraciones: Obligatorio (al menos 2 valoraciones). Por defecto vienen cinco valoreciones
pero pueden ser modificadas según se deseé.
Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
Ilustración 9: Creacion y edición de una pregunta de valoración
Pregunta abierta


Pregunta: Obligatorio. Título de la pregunta.
Mensaje de ayuda: Opcional. Mensaje que se muestra cuando todavía no se ha rellenado
la respuesta a la pregunta.
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

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Formato de respuesta: Opcional. Expresión regular para validar el formato de la respuesta
proporcionada. Opcionalmente se ofrecen unas cuantas expresiones ya definidas que se
pueden seleccionar entre las opciones que hay debajo.
Mensaje de validación incorrecta: Opcional. Mensaje que se muestra cuando la respuesta
introducida no ha pasado la validación definida en la expresión regular anterior.
Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
Ilustración 10: Creacion y edición de una pregunta abierta
Pregunta cerrada




Pregunta: Obligatorio
Tipo de respuesta: Obligatorio. Configuración para indicar si es respuesta única o
respuesta multiple.
Comportamiento: Obligatorio. Configuración para indicar si las respuestas se muestran en
forma de lista o de check.
Respuestas: Obligatorio. Posibles respuestas a la pregunta
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Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
Ilustración 11: Creacion y edición de una pregunta cerrada
Pregunta condicional
Es idéntica a una pregunta cerrada pero con la diferencia que se pueden hacer que otros
elementos de su misma subsección dependan de sus respuestas.





Pregunta: Obligatorio
Tipo de respuesta: Obligatorio. Configuración para indicar si es respuesta única o
respuesta multiple.
Comportamiento: Obligatorio. Configuración para indicar si las respuestas se muestran en
forma de lista o de check.
Respuestas: Obligatorio. Posibles respuestas a la pregunta
Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
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Ilustración 12: Creación y edición de una pregunta condicional
Subida de ficheros


Titulo: Obligatorio. Texto indicativo para la subida de ficheros.
Condicional: Opcional. Seleccionar una respuesta de una pregunta condicional. En cuyo
caso el elemento quedaría vinculada a la respuesta y solo se mostraría en caso de ser
seleccionada dicha respuesta. Esta opción solo es visible si existen preguntas condicionales
en la subsección actual.
Ilustración 13: Creación y edición de subida de ficheros
Tras rellenar los valores correspondientes y pulsar el boton de guardar situado arriba a la
derecha de cada ventana el elemento quedara añadido al formulario.
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Los elementos pueden ser cambiados de orden, bien mediante los botones de copiar, cortar y
pegar, bien arrastrando y soltando en la posición deseada, incluso entre diferentes secciones y
subsecciones (estos también pueden recolocarse para mover grupos enteros de una sola vez).
Acciones de formulario
Las acciones que podemos realizar mientras creamos/editamos un formulario las podemos
encontrar en la barra superior
Ilustración 124: Acciones en la creación y edición de formularios
CONFIGURACIÓN
En la pantalla de configuración podemos definir los siguientes datos:







Nombre: Nombre del formulario
Breve descripción: Breve descripción del formulario
Incluir cabecera: Indica si el formulario se mostrara con o sin cabecera
Firma electrónica: Indica si el formulario requiere firma electrónica
Mostrar navegación: Indica si el formulario se mostrara con o sin navegación entre las
secciones
Tipo: Indica si es un formulario abierto o restringido
Notificar al recibir una respuesta: Para indicar si se desea ser notificado mediante un
correo de las respuestas recibidas. Las notificaciones se recibirá en el correo
configurado en esta sección, por defecto viene el correo del usuario. Existen las
siguientes opciones para recibir las notificaciones:
 Sin notificaciones: no se recibe ninguna notificación
 Por respuesta: cada vez que se recibe una respuesta se notificara con un correo
 Diario: Un correo diario con las respuestas recibidas el día anterior
 Semanal: Un correo cada lunes con las respuestas de la semana anterior
 Mensual: Un correo el día uno de cada mes con las respuestas recibidas el mes
anterior.
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Ilustración 135: Pantalla de gestion de configuración de formularios
En esta pantalla también podemos definir los usuarios que tendrán permisos para ver y/o
editar los datos del formulario. Solo se pueden asociar usuarios del LDAP. La busqueda se
realiza por todos los usuarios que contengan en el correo electronico, nombre, apellido o
usuario el texto introducido. A cada usuario que se añade hay que asociarle un perfil de entre
los siguientes:



Administrador: Permisos para realizar cualquier acción sobre el formulario. El creador
del formulario no es necesario darle permisos y es administrador por defecto.
Modificación y consulta: Los mismo que administrador excepto eliminar formulario,
publicar formulario, modificar los datos introducidos por un usuario y abrir las
respuesta ya enviadas por un usuario.
Consulta: Solo podrá ver los datos enviados por los usuarios.
Ilustración 16: Pantalla de configuración de administración de formularios
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DESTINATARIOS
En la pantalla de destinatarios podemos definir los usuarios que tienen acceso a un formulario
restringido:
Ilustración 147: Pantalla de gestion de destinatarios de formularios restringidos, asociación de destinatarios.
Se pueden asociar dos tipos de destinatarios:


CAS-DGMAPIAE: Estos usuarios se asocian con una busqueda inicial entre los usuarios
del LDAP. La busqueda se realiza por todos los usuarios que contengan en el correo
electronico, nombre, apellido o usuario el texto introducido. Entre los usuarios
resultantes de la busqueda se puede selecionar los usuarios a asociar al formulario.
Correo: Estos usuarios se asocian mediante correo electrónico. Puede introducir varios
correos separando uno por cada linea
Una vez que el formulario se publique se notificara mediante un correo electrónico a los
destinatarios asociados. El asunto y parte del mensaje de dicho correo tambien se definen en
esta pantalla:
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Ilustración 158: Pantalla de gestion de usuarios de formularios restringidos, configuración correo de
notificación.
GUARDAR
El formulario puede ser guardado y modificado posteriormente cuantas veces deseé. El único
requisito es definir el nombre del mismo. Una vez publicado ya no podrá ser modificado.
PREVIO
Una vez que el formulario este guardado podrá realizar una vista previa del mismo.
CANCELAR
Mediante esta acción se cancelas todas las modificaciones realizadas que estén sin guardar y
se vuelve al listado de formularios.
PUBLICAR
Al publicar un formulario el sistema muestra las pantallas de configuración y usuarios para su
posible edición antes de realizar la publicación del mismo. Una vez publicado podremos ver la
pantalla resumen de la publicación:
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Ilustración 169: Pantalla resumen de publicación de formulario.
Una vez publicado un formulario ya no podra ser modificado, salvo el orden de los elementos
que lo componen, los permisos de los usuarios y añadir o eliminar destinatarios. El sistema
enviara el correo de notificación a los usuarios asociados al mismo. La acción de Publicar
pasara a Publicado desde la cual se podrá ver la pantalla resumen de la publicación.
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Ilustración 20: Pantalla resumen de publicación de formulario una vez publicado.
También se incluye una opción para reenviar el correo a los destinatarios. Esta opción se
puede acceder desde la pantalla anterior de Publicado y desde la pantalla de Destinatarios.
Inicialmente están todos los destinatarios del formulario pero se puede eliminar los que no se
desee volver a enviar el correo (se les elimina para el reenvío, pero no como destinatarios del
formulario). Una vez se pulse en enviar se mandara correo a todos los destinatarios indicados.
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Ilustración 21: Pantalla reenvió de correo a los destinatarios.
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Consulta y explotación de datos
La sección de respuestas permite al usuario consultar y explotar los datos obtenidos en cada
uno de los formularios. En la pantalla inicial de esta sección podemos ver el listado de los
formularios publicados y filtrar entre ellos.
Ilustración 22: Pantalla inicial sección de respuestas.
Las acciones que se pueden realizar por cada uno de los formularios del listado son:

Ver listado destinatarios: Para los formularios restringidos la columna de Recibidos
muestra la cantidad de destinatarios que han enviado el formulario y la cantidad total
de destinatarios. Al pulsar sobre ello podemos ver un listado completo de los mismos.
Ilustración 23: Pantalla listado de destinatarios.
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Respuestas: Acceder al listado de usuarios que han enviado el formulario. Desde esta
pantalla se podrá realizar:
 Edición o visualización de los datos enviados por cada usuario. Los formularios
que requieren firma electrónica no se podran editar, solo permiten su
visualización.
 Abrir las respuestas enviadas para devolvérselas al usuario y pueda modificarlas.
Ilustración 24: Pantalla listados de usuarios que han enviado un formulario.

Resumen de datos: Acceso a todos los datos recogidos por formulario. Donde se
puede ver las respuestas de cada usuario a cada una de las preguntas del formulario.
Ilustración 25: Pantalla de resumen de datos de un formulario.
Para la explotación de los datos se podra descargar el resumen de datos de cada formulario en
formato csv, desde el botón de la parte superior derecha de la pantalla.
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El fichero csv se podrá generar en dos formatos. Listado de preguntas por filas y listado de
usuario por fila y las preguntas por columnas.
Una vez descardo el fichero para importar lo a Excel hay que seguir los siguientes pasos:
Opción datosDesde texto
Buscar y seleccionar el fichero
Codificación del fichero “UTF-8” y seleccionar tipo de archivo “delimitados”
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Elegir como separador “Tabulación”, y siguiente
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Y dar a finalizar
Ilustración 176: Excel del Resumen de datos de un formulario.
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Los formularios con firma electrónica permitirán descargar un fichero zip que contendrá todas
las firmas en formato xml.
Nota: También se puede ver y descargar cada firma individual desde la pantalla de visualización de los
datos de cada usuario
Los formularios que permitan subir ficheros permitirán descargar un zip con todos los ficheros
enviados.
Nota: También se puede ver y descargar cada fichero individual desde la pantalla de visualización de los
datos de cada usuario, haciendo click en cada uno de ellos en la columna de Respuesta.
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Anexo 1: Expresiones regulares
Las expresiones regulares son una potente herramienta que nos permite contrastar un texto
con un patrón. Para ello se usa caracteres especiales (meta caracteres). Los más usados los
podemos ver en la siguiente tabla.
Carácter
^
Descripción
Principio de cadena
Nota: este carácter cuando esta entre [] significa
negación (ver [])
$
Fin de cadena
*
Repetición de 0 o más veces
+
Repetición de 1 o más veces
?
Repetición de 0 o una vez
.
Cualquier carácter individual, salvo el
salto de línea
{n}
Repetición de n veces
{n,m}
Repeticiones entre n y m veces
()
Los paréntesis nos sirven para agrupar
un subconjunto
Disyuntor para varias opciones
|
[]
Cualquiera de los caracteres entre
corchetes. Dentro de ellos pondremos
cualquier cantidad de caracteres, uno a
continuación del otro o un rango del
abecedario o de los números enteros
del 0 al 9
El carácter ^ dentro de los corchetes
significa negación
\
Escapar caracteres. Se utiliza para
Ejemplo
“^manzanas” coincide con “manzanas
verdes“, pero no con “quiero
manzanas”
“manzanas$” coincide con “quiero
manzanas “, pero no con “manzanas
verdes”
“manzanas*” coincide con “manzana“,
“manzanas“ y “manzanassss“
“manzanas+” coincide con
“manzanas” y “manzanassss” pero no
con “manzana”
“manzanas?” coincide con “manzana“,
“manzanas“ pero no con
“manzanassss“
“ca.a” coincide con cana, cama, casa,
caja…
No coincide con casta ni caa
“abc{4}” coincide con “abcccc“, pero
no con “abc” ni “abcc“
“abc{1,3}” coincide con “abc“, “abcc“,
“abccc“, pero no con “abcccc”
“(abc)+” coincide con “abc“, “abcabc“,
“abcabcabc“
“manzan(as|o)” coincide con
“manzanas” y con “manzano”
“c[ao]sa” coincide con “casa” y con
“cosa”
“[a-f]” coincide con todos los
caracteres alfabéticos de la “a” a la “f”
minúsculas
“[a-zA-Z]” coincide con todos los
caracteres alfabéticos de la “a” a la “z”
mayúsculas o minúsculas
“[0-9]” coincide con todos los
caracteres números entre “0” y “9”
“[^a-f]” coincide con todos los
caracteres alfabéticos excepto de la
“a” a la “f” minúsculas
“\.” coincide con “.”
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"marcar" el siguiente carácter de la
expresión de forma que este deje de
tener un significado especial.
“\*” coincide con “*”
“\?” coincide con “?”
\d
Representa un dígito del 0 al 9
\w
Representa cualquier carácter
alfanumérico
Representa cualquier carácter que no
sea un dígito del 0 al 9
Representa cualquier carácter no
alfanumérico
“\d” coincide con cualquier numero
del 0 al 9
“\d+” coincide con cualquier numero
entero
“\w” coincide con cualquier carácter
alfanumerico
\D
\W
Tenga en cuenta que una vez construida la expresión regular para que sea valida en la
aplicación de forma debe estar comprendida entre dos barras /. Es decir la expresión regular
^\d+$ debe ser introducida como /^\d+$/. A continuación les mostramos algunas de las
expresiones regulares incluidas en la aplicación:
Expresión regular
/^\d+$/
/^-?[0-9]+(\,[0-9]*)?$/
/^[0-9]+(\,[0-9]{1,2})?$/
/^[0-9]+(\,[0-9]{1,4})?$/
/^([A-Za-zÑñáéíóúÁÉÍÓÚ \s]+)$/
/^([0][1-9]|[12][0-9]|3[01])(\/)([0][1-9]|[1][0-2])(\/)(\d{4})$/
Descripción
Número entero
Número con decimales
Número con 2 decimal máximo
Número con 4 decimal máximo
Solo texto
Fecha (dd/mm/yyyy)
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