Código de Ética - Banco Ganadero

CÓDIGO
DE ÉTICA
ÍNDICE
I. Introducción
II. Objetivo
III. Ámbito de aplicación
IV. Principios Éticos
V. Comité de Ética
VI. Relaciones Integrales
VII. Comportamiento Personal e Institucional
VIII. Conflictos de Intereses
IX. Regalos u otros
X. Compra de bienes en remates judiciales
XI. Control interno y prevención de fraudes
XII. Manejo de recursos internos y/o protección de activos
XIII. Información Confidencial
XIV. Canales de comunicación
XV. Sanciones
I. INTRODUCCIÓN
El BANCO GANADERO S.A., consciente de la responsabilidad que
tiene frente a la sociedad y el país, trabaja en forma permanente
una política empresarial seria y transparente.
En este sentido, el BANCO GANADERO S.A. espera de sus directores,
ejecutivos y funcionarios un comportamiento transparente, con
respeto por las personas, actitud de servicio, de trabajo en equipo,
orientación al cliente, y de manejo responsable de la información.
Este documento contiene de manera explícita los valores en materia
de ética profesional, los principios, normas y políticas que se
considerarán de cumplimiento obligatorio para todos sus directivos,
ejecutivos y funcionarios.
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II. OBJETIVO
El presente Código de Ética tiene como objetivo el cumplimiento de
las normas y principios éticos que en todo momento deben regular
nuestro comportamiento en las relaciones, tanto internas como
externas.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Este Código rige para todos los directores y funcionarios del BANCO
GANADERO S.A., quienes tienen la obligación de conocer el mismo.
El área de Recursos Humanos es el responsable de hacer conocer a
los funcionarios que ingresan al BANCO GANADERO S.A. el contenido
del Código de Ética y verificar permanentemente su cumplimiento.
IV. PRINCIPIOS ÉTICOS
Todos los Directores, Ejecutivos y Funcionarios deben regir su
conducta en los siguientes principios éticos:
a) Honestidad.- Actuar con rectitud y honradez, procurando el
interés general y desechando todo provecho o ventaja personal,
obtenido por sí o por tercera persona.
b) Integridad.- Actuar de manera amable y ofrecer un trato
correcto a todos los clientes internos y externos del Banco.
c) Transparencia.- Garantizar el uso y aplicación adecuada y
responsable de los recursos del Banco
d) Respeto.- Respetar sin excepción alguna, la dignidad de la.
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persona humana, los derechos y libertades que le son inherentes.
e) Confidencialidad.- Mantener en reserva toda la información
a la cual tiene acceso, respetando la confidencialidad del secreto
bancario que regula nuestra actividad.
f) Compromiso.- Tener el firme propósito de realizar las gestiones
necesarias para satisfacer las expectativas de nuestros clientes,
cumpliendo con los reglamentos, políticas y procedimientos
establecidos por el Banco.
g) Comunicación.- Mantener buenas relaciones humanas y
laborales. Recordando siempre que entender y hacerse
comprender, facilita la convivencia.
V. COMITÉ DE ÉTICA
Es el órgano interno que tiene por objeto velar por el cumplimiento
del Código de Ética y normativa complementaria, el establecimiento
y desarrollo de los procedimientos necesarios para el cumplimiento
de este código, así como la interpretación, gestión y supervisión de
las normas de actuación contenidas en los mismos y la resolución
de los conflictos que su aplicación pueda plantear.
a) Organización
El Comité está integrado por:
• Un Director
• Auditor Interno
• Asesor Legal
• Gerente General
• Subgerente de Recursos Humanos
Este comité sesiona de forma ordinaria trimestralmente y
extraordinariamente cuando así lo estime, cualquiera de sus
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miembros.
b) Funciones
Las funciones del comité son:
1. Dictar instrucciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento
de lo dispuesto en el Código de Ética y velar por el apego a lo
normado en el mismo.
2. Investigar todas las denuncias recibidas.
3. Proponer a la Gerencia General las sanciones que a criterio
corresponda aplicar por las infracciones a las normativas. Las
decisiones respecto a enjuiciar o remitir el resultado de la
investigación a los organismos gubernamentales o entes
reguladores deberán ser evaluados por el Gerencia General y
Asesor Legal.
4. Solicitar a quien se estime conveniente, la documentación y/o
información necesaria para el desarrollo de sus funciones.
5. Revisar el Código en función a cambios en la normativa o
eventos que obliguen a su actualización
c) Confidencialidad
El Comité trata toda la información recibida en forma confidencial,
el o los resultados de la investigación no se divulgan ni se discuten
con persona o entidad alguna, aparte de los que tengan una legitima
necesidad de conocerlos. Esto es importante para evitar dañar la
reputación de las personas denunciadas que posteriormente resulten
inocentes de una conducta inadecuada o fraudulenta.
d) Investigación de hechos y/o sospechas de fraude
Los miembros del Comité tienen acceso libre e irrestricto a todas
las instalaciones del Banco, así como podrán examinar, copiar todas
o cualquiera de las partes del contenido de archivos, escritorios,
gabinetes y otras instalaciones de almacenamiento.
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VI. RELACIONES INTEGRALES
a) Responsabilidad Personal
Es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros del BANCO
GANADERO S.A. leer, conocer y cumplir este Código de Ética, siendo
este documento complementario al contrato de trabajo, a la normativa
externa de los entes fiscalizadores y a la legislación boliviana.
No obstante lo anterior, hay aspectos y situaciones que no pueden
ser descritos en documento alguno y respecto a los cuales se esperan
conductas y decisiones que sean congruentes con el Código de Ética
y normas legales.
Quienes desempeñen cargos de supervisión, deben velar en todo
momento porque las instrucciones impartidas se ajusten a las normas,
tanto internas como externas.
Si un funcionario recibe instrucciones de su inmediato superior
reñidas con los principios éticos presentados en el presente código,
debe informarlo al Comité de Ética mediante los canales de
comunicación establecidos en el apartado XIV.
La responsabilidad individual de nuestras acciones es un aspecto
esencial en el desempeño de nuestras funciones, pudiendo rechazarse
órdenes de los jefes inmediatos cuando no se cumpla con lo indicado
en el presente Código.
b) Relación con los clientes
Los funcionarios del BANCO GANADERO S.A. deben mantener una
conducta de responsabilidad y cortesía con todas las personas que
soliciten información sobre los productos y servicios del Banco,
ofreciendo el correspondiente asesoramiento profesional.
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c) Relación con Accionistas
La relación con nuestros accionistas está basada en comunicaciones
transparentes, objetivas y oportunas, que les permite en todo
momento estar informados del accionar del Banco.
d) Relaciones laborales
En el Banco Ganadero se aplican prácticas laborales basadas en el
talento, habilidades y desempeño de sus colaboradores, ofreciendo
igualdad de oportunidades de trabajo y crecimiento profesional
cumpliendo la Ley del Trabajo y demás normas vigentes.
Los funcionarios deben demostrar una actitud de cooperación y
deferencia para los clientes en el desarrollo de sus funciones,
teniendo presente que están obligados a observar instrucciones que
sus superiores hayan impartido, de igual manera con sus compañeros
de trabajo.
Actitudes como, ocultar información a los superiores o compañeros,
especialmente con el propósito de obtener un beneficio personal,
proporcionar datos falsos, inexactos y distorsionados, o negarse a
colaborar en proyectos internos presentando cualquier tipo de
obstrucción para la realización de los mismos, resultando estas
actitudes contrarias a los principios éticos.
Las instrucciones verbales o escritas que se imparten a los
funcionarios deben ser claras y comprensibles.
e) Relaciones con las Autoridades y Entes Regulatorios
Las relaciones con las entidades u organismos del Estado como la
ASFI, BCB, SIN y otros, se manejan a través de funcionarios
autorizados por la Gerencia General y deben ser guiadas con un
espíritu de cooperación, cordialidad y respeto, sin perjuicio de
mantener la confidencialidad en los casos que resulte necesario.
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f) Relaciones con Proveedores
Para la adquisición de bienes y servicios se debe aplicar el principio
de invertir con prudencia, pagando el precio justo para conseguir la
calidad que permita optimizar el destino de los recursos en beneficio
de los clientes y accionistas del BANCO GANADERO S.A.
La selección de proveedores y el proceso de adquisición deben
realizarse de conformidad a nuestras normas y procedimientos,
estando prohibida cualquier forma de ofrecimiento, insinuación o
afirmación que sugiera que los funcionarios ejercen algún tipo de
influencia en la toma de decisiones, asimismo se debe evitar cualquier
conflicto de interés. En caso de tener conocimiento de esta situación,
se debe reportar inmediatamente al Comité de Ética, de acuerdo a
los canales de comunicación establecidos en el apartado XIV.
g) Relación con los medios de Comunicación
Los funcionarios no pueden conceder entrevistas o facilitar
información de tipo extraoficial, toda aquella que no esté a disposición
del público, por iniciativa propia o invitación de los medios de
comunicación, sin haber recibido autorización expresa para ello por
parte del Gerente General.
VII. COMPORTAMIENTO PERSONAL
E INSTITUCIONAL
a) No discriminación
Todo funcionario del Banco Ganadero S.A. tiene como regla invariable
de sus actos y decisiones el respeto y la igualdad de oportunidades
para todos los ciudadanos, nacionales o extranjeros residentes en
el país, sin distinción de raza, nacionalidad, discapacidad, clase
social, sexo, religión o ideas políticas.
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b) Acoso Sexual
Se reprueba el acoso sexual, tal como solicitar o conceder favores
que pueden tener carácter o intención sexual, prevaliéndose o no
de su superioridad laboral o afectando de cualquier modo la dignidad
de la mujer o del hombre de trabajo.
c) Uso de Alcohol y Drogas
Está prohibido, en lugares de trabajo, el consumo, venta, distribución,
posesión o utilización de drogas ilegales, al igual que el hecho de
llevar consigo o encontrarse bajo el efecto de sustancias que alteren
el estado de conciencia.
d) Prevención del Lavado de Dinero
Los funcionarios del Banco para el ejercicio de sus funciones deben
conocer e implementar las políticas y procedimientos para prevenir
el Lavado de Activos descritas en el Manual de la UIF.
Los funcionarios están obligados, moral y legalmente, a reportar al
Oficial Nacional de UIF, aquellas transacciones de los clientes que
por su número, valor y características, se apartan del perfil financiero
del cliente y no presentan una justificación financiera o económica
razonable.
El lavado de dinero implica un riesgo financiero y reputacional, que
puede afectar la estabilidad del Banco Ganadero S.A
e) Actividades y aportaciones políticas
El Banco no debe contribuir con dinero, bienes, servicios u otra
asistencia en favor de candidatos de partido alguno.
El Banco respeta toda participación de empleados en actividades
políticas democráticas en su tiempo libre. Esta actividad será
voluntaria, a discreción del funcionario y con sus propios recursos.
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Los funcionarios no podrán realizar acciones de proselitismo político,
dentro de las instalaciones del Banco o en sus horas laborales.
VIII. CONFLICTOS DE INTERESES
Se define como Conflicto de Interés a cualquier hecho que pueda
afectar o influir en la independencia u objetividad en el actuar de
los funcionarios o que pueda interferir en sus decisiones u
obligaciones para con los clientes o proveedores o su relación con
sus superiores o con la misma institución.
Por tanto, los funcionarios deben evitar aquellas situaciones que
generan o pueden generar conflictos de intereses en lo que respecta
a su posición en el Banco, tales como:
• Participar en cualquier proceso crediticio en el que el funcionario
mantenga algún interés o relación personal, familiar, económica
o de otra índole que pueda influenciar su evaluación y/o
decisión.
• Participar en cualquier proceso de evaluación y selección de
proveedores, en el que el funcionario mantenga algún interés
o relación personal, familiar, económica o de otra índole, que
pueda influenciar su evaluación y/o decisión.
• Solicitar o contratar servicios y/o trabajos particulares a
proveedores del BANCO GANADERO S.A., si el funcionario
participa en el proceso de contratación del proveedor para que
preste servicios al Banco.
• Entregar a cualquier título, antecedentes, información o
asesorías que pueda afectar cualquier aspecto de
competitividad del BANCO GANADERO S.A. o facilitar a otra
entidad o cliente o proveedor que pueda afectar la competencia
o negociación.
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• Dar un trato preferente a un postulante, proveedor, respecto a
otros – basado en las relaciones personales.
• Aceptar de un cliente o proveedor regalos, invitaciones o regalías
que no tengan consistencia con la relación comercial existente.
• Ser garante o garantizar operaciones crediticias entre
funcionarios del BANCO GANADERO S.A.
El BANCO GANADERO S.A. a través del Comité de Ética se reserva
el derecho de determinar si una conducta constituye un conflicto o
no, independientemente de que esté o no identificada en este Código.
En el caso de participar o tomar conocimiento de un conflicto
potencial de intereses particulares, se debe comunicar al Comité de
Ética o al jefe inmediato, quien informara al Comité para su análisis.
IX. REGALOS U OTROS
No se debe aceptar, regalos u otros de forma directa o indirectamente
a cambio de compensación alguna, por la prestación de servicios de
cualquier índole de clientes o proveedores.
El Comité de Ética debe evaluar toda contravención a lo dispuesto
y quien dirimirá será el Directorio.
X. COMPRA DE BIENES
EN REMATES JUDICIALES
Con el objeto de dar transparencia a los procesos de remate y evitar
la posibilidad de eventuales conflictos de interés, es que se establece
la prohibición a los funcionarios y familiares de los funcionarios el
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adjudicarse cualquier tipo de bien, mueble o inmueble en juicios
ejecutivos o quiebras cuyo remate se efectúa a instancias del Banco
XI. CONTROL INTERNO Y
PREVENCIÓN DE FRAUDES
El Banco tiene el firme propósito de optimizar sus ingresos mediante
la administración proactiva de todos los tipos de riesgos a que está
expuesto. Por lo tanto, los funcionarios, ejecutivos y directivos deben
tener una actitud preventiva, identificando los riesgos en los procesos
a su cargo.
Asimismo, se deben realizar los esfuerzos necesarios para ejercer
el control en la totalidad de las operaciones y negocios a su cargo,
de acuerdo con la legislación, normativa y mejores prácticas. Los
funcionarios deben velar porque los controles definidos sean
cumplidos, y que la cultura del autocontrol sea transmitida entre
todos los funcionarios del BANCO GANADERO S.A.
Los funcionarios tienen el deber de comunicar a Riesgo Integral y/o
Auditoria Interna, cualquier debilidad en los controles o potencial
falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de
funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no
cumplan con los estándares de seguridad.
Todas las sospechas de actos incorrectos deben reportarse de manera
inmediata por los canales de comunicación establecidos en el punto
XIV.
Se entiende por acto incorrecto el incumplimiento de las normas y
disposiciones generales y particulares de este Código cuando exista
un intento o actuación del funcionario de obtener un beneficio
indebido para sí mismo o terceros. Los actos incorrectos o fraude
pueden involucrar a clientes, proveedores, competidores, funcionarios,
ex funcionarios y directivos.
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Tipos de Fraude:
• Apropiación indebida de recursos, incluye la propiedad intelectual
y la información propia o generada en el banco, esta clasificación
incluye: hurto en sus distintas clasificaciones, abuso de confianza,
desviación o uso indebido de información, malversación de
recursos.
• Malversación de activos, se define como el acto intencional o
culposo de disponer los activos del Banco, en beneficio propio o
de terceros, de tal manera que ello cause un detrimento o una
distorsión en los estados financieros. Entre ellos están: apropiación
física de bienes, apropiación de dinero, títulos representativos
de valor o similares, así sea de forma temporal, realización de
gastos no autorizados, toda apropiación, desviación o uso de los
bienes de propiedad o bajo responsabilidad del BANCO
GANADERO S.A. para ser destinados a fines diferentes de aquellos
para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos.
• Corrupción, es el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u
otorgación, por o hacia un funcionario, de cualquier valor pecuniario
u otros beneficios como dádivas, regalos, favores o promesas
para sí mismo u otra persona, a cambio de la realización u omisión
de cualquier acto relacionado al trabajo. Entre ellos están:
aceptación de una beneficio personal o para terceros como forma
de influenciar una decisión administrativa; cualquier pago hecho
a un funcionario de parte de un proveedor a cambio de un
tratamiento favorable; aceptación de dádivas, regalos e
invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las
cuales el BANCO GANADERO S.A. tiene relaciones de negocios;
sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una
determinada acción u omitir una actuación.
• Conflictos de intereses, definidos en el punto VIII de este Código.
• Falsos reportes, tendientes a distorsionar la realidad del desempeño
propio o de terceros. Incluye el ocultamiento de información y
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otros casos como: suministro de información falsa para encubrir
un desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones; utilizar
reportes falsos para engañar a inversionistas, entidades financieras
y otros.
• Manipulación de estados financieros, se define como la producción,
alteración o supresión deliberada de registros, hechos de tal forma
que se distorsionen los estados financieros o cualquier otra
información del Banco. Dicha manipulación comprende, pero no
se limita al acto de diferir el registro de ingresos, para disminuir
los resultados de un periodo; el acto de diferir o registrar un
egreso, en fecha diferente al de su causación, con el propósito
de mejorar los resultados de un periodo; el uso de cuentas
provisionales, o “cuentas puentes”, para distorsionar ingresos o
egresos significativos; la realización de transacciones con
proveedores o acreedores falsos; la manipulación de saldos de
cuentas de activos y pasivo; el traslado periódico de obligaciones
reales o ficticias, de un acreedor o deudor a otro, real o ficticio,
con el propósito de falsear la realidad de los saldos de cartera,
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, y otros activos o pasivos;
en general, toda manipulación contable que impida una adecuada
exposición de la posición financiera, los movimientos de efectivo
y los resultados de la operaciones de la entidad.
Incumplimiento de obligaciones legales, como ser la presentación
de falsos reportes de cumplimiento de regulaciones, ocultamiento
deliberado de violaciones legales y errores contables.
• Abuso tecnológico, incluye el acceso no autorizado a sistemas de
cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus
u otro código dañino o cualquier sabotaje, como ser: acceso o
divulgación no autorizado de archivos electrónicos, uso indebido
de la red, destruir o distorsionar información clave para el Banco,
fraude por computador.
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Investigación de Fraudes
Todos los empleados, incluyendo los proveedores tienen la obligación
de reportar cualquier sospecha o evidencia de la realización de un
fraude o acto incorrecto, en un tiempo máximo de 48 horas de
conocido el hecho.
Este reporte debe hacerse mediante los canales de comunicación
establecidos en el presente reglamento en el apartado XIV. El Banco
respalda a los funcionarios y terceros que de buena fe hagan estos
reportes.
La denuncia será revisada, analizada e investigada por el Comité de
Ética, dichas investigaciones se llevan a cabo con lo previsto en las
normas aplicables, tratando a todas las personas de manera justa
y consistente con nuestros principios. El BANCO GANADERO S.A.
respalda a los funcionarios que sean acusados erróneamente.
El resultado de las investigaciones será trasladado a las instancias
pertinentes internas, para que se tomen las acciones que
correspondan, incluyendo el despido y las denuncias a las autoridades
cuando sea el caso, y la recuperación de los daños y perjuicios a
través de los procesos legales.
El Banco apoya a las autoridades y entes de control en su lucha
contra los actos ilegales.
XII. MANEJO DE RECURSOS
INTERNOS Y/O PROTECCIÓN
DE ACTIVOS
Los funcionarios están obligados a respetar y velar por la conservación
de los bienes del BANCO GANADERO S.A.. El material y las
instalaciones, del tipo que sean, se ponen a disposición de los
empleados para uso y fines exclusivos de los negocios del Banco.
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El personal del Banco Ganadero S.A. es responsable de la custodia
y salvaguarda de los activos que se encuentran bajo su control.
Apropiarse de activos del Banco, así como el uso incorrecto, préstamo,
desecho o venta de activos, en forma no autorizada, constituye un
incumplimiento del deber para con el Banco y será considerado un
acto fraudulento.
Con el fin de optimizar los recursos internos disponibles los
funcionarios deben, en la medida de lo posible, en el ámbito a su
cargo, adoptar medidas oportunas y razonables para restringir los
gastos.
En tal sentido el descuido o despilfarro en relación a los bienes del
BANCO GANADERO S.A. constituye una violación de las obligaciones
de los funcionarios.
Los sistemas de teléfono, correo electrónico, correo de voz y de
computación son herramientas utilizadas únicamente para fines de
negocios del Banco. Ningún funcionario está autorizado para hacer
uso de estas herramientas de trabajo para beneficio personal de
forma tal que pueda resultar perjudicial para el Banco.
Las comunicaciones personales a través de los sistemas del Banco
deben mantenerse al mínimo.
XIII. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Los funcionarios del BANCO GANADERO S.A. pueden conocer
información comercial sensible o confidencial, la cual puede ser
utilizada para fines comerciales apropiados al Banco y no debe
divulgarse a terceros.
La información confidencial debe resguardarse de manera tal de no
circular o ser de fácil acceso, para aquellos que no han sido
autorizados por el Banco.
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XIV. CANALES DE COMUNICACIÓN
El Directorio y la Alta Gerencia del BANCO GANADERO S.A. están
comprometidos con la importancia del rol que cumple cada uno de
los funcionarios en el logro de los estándares de conducta
organizacional.
En este sentido, se han habilitado canales de comunicación que
garantizan la confidencialidad, transparencia, facilidad de acceso y
reserva.
La información recibida a través de los canales de denuncia, es
tratada de forma confidencial y el procesamiento de la misma es
conforme a su naturaleza. Cada acción es revisada y evaluada por
el Comité de Ética en su justa medida bajo el principio de buena fe.
Los canales definidos para realizar las denuncias son:
1. Forma personal o telefónica al Gerente General, o al Subgerente
de Recursos Humanos.
2. Canal de comunicación, habilitado desde la intranet y/o página
web.
3. Casilla de correo electrónico [email protected] que permite recibir
correos electrónicos desde medios externos.
4. Buzón de Transparencia expuesto en todas las oficinas del Banco
y que serán abiertos por el personal designado para tal efecto.
Toda denuncia, debe llevar el nombre del denunciante, las denuncias
anónimas no serán consideradas.
XV. SANCIONES
Todos los directores, ejecutivos o funcionarios del BANCO GANADERO
S.A. que, voluntariamente o con culpa grave, incurran en conductas
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contrarias a los principios y normas descritas en el presente Código,
serán sancionados de acuerdo a la normativa vigente del BANCO
GANADERO S.A.
Ello incluye el comportamiento doloso o negligente en el tratamiento
de situaciones de riesgos y debilidades en el sistema de control, así
como el encubrimiento de cualquier señal de acto incorrecto,
obstaculización de procesos investigativos, denuncias falsas,
temerarias o malintencionadas, o aquellas para obtener beneficio
personal o a favor de terceras personas, malos tratos o censuras a
compañeros de trabajo que cumplan con su deber de reporte y
omisiones graves en la implementación de planes de mitigación de
actos incorrectos.
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MARCO PARA LA TOMA DE
DECISIONES ÉTICAS
Como guía para saber si estamos frente a un hecho o conducta que
pueda vulnerar el presente Código y pueda decidir un curso de acción,
siga estos pasos y pregúntese lo siguiente:
1. Reconozca el hecho, decisión o problema
• Le están solicitando que haga algo que usted considera que
podría ser incorrecto?
• Tiene conocimiento de una conducta potencialmente ilegal o
no ética por parte de otras personas en el BG o en un cliente?
2. Piense antes de actuar
• Resuma y aclare su problema
• Pregúntese cuál es el motivo del dilema
• Evalúe las opciones y sus consecuencias
• Considere quien puede verse afectado
• Consulte a otras personas
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3. Decida cuál es el curso de acción a seguir
• Determine su responsabilidad
• Revise todos los hechos y la información relevante
• Remítase a las políticas del BG, normas y procedimientos
• Evalúe los riesgos y como podría reducirlos
• Considere el mejor curso de acción
4. Pruebe su decisión
• Revise las “Preguntas sobre ética a ser consideradas”
• Aplique los valores de BG a su decisión
• Asegúrese de haber considerado las políticas de BG, leyes y
normas
• Consulte a otras personas – consiga su opinión sobre la acción
prevista por usted.
5. Proceda con confianza
• Comunique la decisión y sus fundamentos a las partes
interesadas
• Comparta su accionar con otras personas
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