anexo a gestion de documentos

ANEXO
Anexo Técnico
Sistema de Gestión Documental
Gobierno del Estado de Baja California.
1
Contenido.
1.- OBJETIVO ................................................................................................................................................................................... 3
2.- JUSTIFICACIÓN .......................................................................................................................................................................... 3
3.- ALCANCE .................................................................................................................................................................................... 3
4.- BENEFICIOS ESPERADOS. ....................................................................................................................................................... 4
5.- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA ............................................................................................................................................ 4
5.1 Especificaciones Funcionales ..................................................................................................................................... 4
5.1.1. Generación de asuntos nuevos internos o recibidos del exterior. ...................................................... 5
5.1.2. Gestión del Turno. .............................................................................................................................. 8
5.1.3. Gestión de las Respuestas. .............................................................................................................. 12
5.1.4. Seguimiento del Trámite. .................................................................................................................. 13
5.1.5. Cierre del Asunto. ............................................................................................................................. 14
5.1.6. Semáforos de Asuntos Pendientes. ................................................................................................. 15
5.1.7. Consultas Generales. ....................................................................................................................... 16
5.1.8. Reportes, Estadísticas y Gráficas. .................................................................................................... 17
5.1.9. Gestión de Catálogos. ...................................................................................................................... 19
5.1.10. Gestión de Seguridad. .................................................................................................................... 20
5.2 Especificaciones Generales ...................................................................................................................................... 22
5.3 Especificaciones Técnicas. ....................................................................................................................................... 26
5.3.1 Licenciamiento. ....................................................................................................................................... 26
5.3.3. Seguridad del Sistema. ..................................................................................................................... 27
5.3.4. Garantías y Soporte. ......................................................................................................................... 28
6.- REQUISITOS PARA LOS LICITANTES. .................................................................................................................................. 30
2
1.- OBJETIVO
Contar con un Sistema de Gestión Documental que permita integralmente la administración
y control de los asuntos generados tanto interna como externa del Gobierno del Estado de
Baja California, que comprende su registro, digitalización, turnado, seguimiento, respuesta
(en su caso) y liberación.
2.- JUSTIFICACIÓN
El Sistema Integral de Sistema de Gestión Documental es una herramienta que se busca
que sea el único medio a través del cual el Gobierno del Estado de Baja California, de
seguimiento y respuesta a los trámites y asuntos que sean turnados internos y externos a
las áreas que conforman la Entidad.
3.- ALCANCE
a. Adquisición del Sistema de Gestión Documental para el Gobierno del Estado de
Baja California con un licenciamiento para 132 usuarios sin código con
actualizaciones incluidas por 1 (un) año.
b. Garantía que contemple actualizaciones, soporte, mantenimiento preventivo y
correctivo del sistema y sus componentes durante el tiempo establecido
c. El mantenimiento preventivo y correctivo por un año, con 12 eventos durante el
primer año aplicables a partir de la entrega del licenciamiento.
d. Tiempo de entrega 35 (treinta y cinco) días naturales contados a partir de la
fecha de firma del contrato.
3
4.- BENEFICIOS ESPERADOS.
a. Administración integral y unificada de la gestión documental del Gobierno de
Estado de Baja California (interna y externa).
b. Oportunidad y facilidad en la consulta, seguimiento y reporte de los asuntos
solicitados.
c. Ahorro en el consumo de papel.
d. Cumplimiento con las disposiciones normativas del IFAI.
e. El sistema deberá permitir seleccionar la clasificación archivística establecida por
el (AGN) Archivo General de la Nación.
5.- REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
A continuación se presentan los requerimientos, funcionales, operativos, de servicio y
productos que debe satisfacer la solución propuesta por los licitantes. Estos requerimientos,
funcionalidades y productos deberán ser documentados por los licitantes
Los licitantes deberán atender en su propuesta técnica los requerimientos establecidos en
cada una de las secciones, referenciando el módulo informático específico que contiene la
funcionalidad solicitada y explicando de manera clara y al nivel de detalle necesario, de qué
manera su solución propuesta cumple con los requerimientos, funcionalidades y productos
descritos en este documento. Para tal efecto, se deberá incluir el diagrama conceptual
genérico de la solución propuesta, que muestre los módulos informáticos y el hardware
constitutivos de dicha solución.
Los requerimientos establecidos en el presente documento, deberán ser considerados como
mínimos a ser cubiertos.
5.1 Especificaciones Funcionales.
SUBPROCESOS REQUERIDOS.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Generación de asuntos nuevos internos o recibidos del exterior
Gestión del Turno
Gestión de la Respuesta
Seguimiento del Trámite
Cierre del Asunto
Semáforos de Asuntos Pendientes
Consultas Generales
Reportes, Estadísticas y Gráficas
Gestión de Catálogos
Gestión de Seguridad
4
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
5.1.1.
1
Debe permitir el registro de la información del asunto de que se trate, desde el inicio
del proceso de atención, así como permitir adjuntar o digitalizar en línea, de igual
forma deberá permitir que durante el proceso de atención se logre ligar a otros
asuntos. Los diferentes documentos relacionados con el asunto en este apartado
deberán poder rechazar, almacenar y visualizar documentos electrónicos, por lo
menos con los siguientes tipos de aplicaciones:
a.
b.
c.
d.
2.
Generación de asuntos nuevos internos o recibidos del exterior.
manejadores de imágenes.
procesadores de texto.
hojas de cálculo.
presentaciones.
Debe permitir la utilización de plantillas y formatos para el manejo de asuntos,
basado en catálogos, así mismo debe contar con la facilidad de creación de
machotes de asuntos y que contengan la siguiente información:
a. Inclusión de catálogos institucionales.
b. Folio (identificador único del asunto).
c. Fechas de elaboración, de recepción, de compromiso y de respuesta del
documento electrónico.
d. Identificador de Oficio o Referencia del asunto.
e. Título y resumen del asunto.
f. Nombre, cargo e institución del remitente.
g. Nombre, cargo e institución del destinatario.
h. Logotipos en aquellos casos que deban contenerlo en el papel, conforme a
los ordenamientos legales aplicables.
i. Prioridad del asunto.
j. En su caso, el tipo de instrucción para la atención del asunto y el estado que
guarda.
k. Capacidad para generar “Con Copia Para”.
l. Creación de grupo de distribución.
m. Identificación de documentos de entrada y salida.
n. Palabras clave que permitan la identificación más ágil de los asuntos.
3
Para el tipo de instrucciones el sistema deberá contar con:
 Una definición de acuerdo a las necesidades de las entidades de gobierno,
 Un catálogo donde se puedan definir tipos de instrucciones que existan y
permitan que sean de uso general en la entidad por área.
 Catálogo de Instrucciones por área.
5
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
4
5
El sistema de gestión documental deberá contar con un catálogo donde se podrán
definir los tipos de estatus por asunto, cumpliendo mínimamente con lo siguiente:
 Presentación del estado de los asuntos mediante semáforos que indiquen el
estatus.
 Porcentaje de avance, por medio de colores para indicar el estatus en que se
encuentra.
Para el proceso de registro de asuntos se deberán considerar al menos los
siguientes datos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
Folio identificador único del asunto.
Identificador de Oficio o Referencia del asunto.
Fecha de recepción del documento.
Fecha del documento.
Fecha de registro en el sistema (fecha corriente).
Fecha límite de atención.
Asunto.
Remitente (por catálogo)
Lugar de procedencia (por Catálogo).
Tipo de asunto (interno ó externo).
Documentos anexos (digitalizados o adjuntados).
Si es alcance a un asunto ya existente deberá realizar una búsqueda de
asuntos ya existentes para realizar la asociación.
m. El identificador del Oficio o Referencia, debe estar integrado por una
referencia del área y un número consecutivo e independiente por cada área
de la institución, la referencia y el consecutivo inicial deben ser
parametrizables por área (solo lo podrá hacer el administrador del sistema).
n. El Sistema deberá asignar un folio identificador único para cada asunto
registrado, este identificador deberá ser el mismo durante todo el ciclo de
vida del asunto desde su registro hasta su conclusión.
6
Debe permitir especificar, si el asunto a registrar es un alcance a uno ya existente o
bien si existen antecedentes del asunto y entonces se deberá establecer la relación
de dichos asuntos.
7
Deberá poder registrarse el asunto con copia a varias personas.
8
Solo deberá ser posible modificar los asuntos, cuando estos se encuentren en
estatus de Asuntos Pendientes de Enviar.
9
Debe permitir digitalizar documentos directamente desde las pantallas del sistema.
10
La digitalización debe ser parte integral de este Sistema, con lo que se facilitará su
uso a los usuarios finales.
6
No.
5.1 Especificaciones Funcionales.
11
Debe permitir adjuntar documentos de los siguientes tipos: Fotografías en formato
.jpg a color, documentos en formato .jpg en escala de grises; pdf, todos los tipos de
documento de Office, Autocad, txt, jpg, bmp, gif, jpeg, tiff, tif, música y video.
12
Debe permitir la captura e incorporación de notas referentes u observaciones a los
archivos electrónicos que se han anexado, mediante la inclusión de un campo de
captura, que permita la descripción de los documentos que se adjuntan.
13
Cuando se registre un asunto, se deberá tener la facilidad de poder realizar el
turnado al mismo tiempo que se finalice el registro, a las personas o áreas que se
desee, con el objeto de evitar una recaptura de datos.
14
Deberá permitir identificar la duplicidad de asuntos, por medio de alarmas en el
campo de Identificador de Oficio o Referencia del asunto.
15
Deberá contar con la facilidad de consulta en la pantalla de registro, para evitar la
duplicidad del asunto. También debe tener la funcionalidad de buscar asuntos con
cualquier criterio de lo capturado en el registro del asunto y por medio de cualquier
campo que permita verificar la existencia de asuntos.
16
Si un asunto tiene relación con otro ya existente, el Sistema debe permitir ligarlos
entre ellos de tal forma que el expediente del ya existente se integre como parte del
nuevo asunto.
17
Se debe contar con una pantalla donde se desplieguen los asuntos recibidos, en
donde se muestren todos los asuntos que fueron recibidos y que aún no han sido
concluidos o turnados.
18
La información que se debe mostrar al menos, para su pronta identificación en la
pantalla de los asuntos recibidos es la siguiente:
a. Folio (identificador único del asunto).
b. No de Oficio o Referencia.
c. Remitente.
d. Asunto.
e. Fecha límite de Atención.
19
En la pantalla donde se muestre el detalle de los asuntos se deberá poder
seleccionar un detalle y ejecutar las acciones de “Turnar”, “Concluir” o “Cerrar”.
20
La conclusión de un asunto debe estar ligada en forma automática a la respuesta
de dicho asunto.
7
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
21
El sistema debe permitir guardar la información del asunto registrado, sin requerir
que necesariamente sea turnado en ese momento aún si no se ha concluido su
registro completo, almacenándolo con un estatus de “Asunto Pendiente de Turno”.
La única restricción para que se guarde el asunto, deberá ser que se capture al
menos un campo.
5.1.2.
Gestión del Turno.
22
El sistema debe tener la opción de turnar de manera individual o múltiple, a las
áreas o personas responsables de la atención de los asuntos. Esta funcionalidad,
debe estar disponible de manera inmediata al finalizar el registro de un asunto en
caso de que el asunto así lo requiera. Si el asunto se turnara a más de una persona
o área, el sistema debe permitir el turnado múltiple; Así como el registro de
instrucciones y alarmas de vencimiento en forma individual, para cada usuario a
quien se le turne el asunto.
23
El sistema deberá permitir guardar en el equipo dispuesto para tal fin, los
documentos anexados a los asuntos, así como permitir la visualización de los
mismos desde cualquier punto al que el asunto haya sido turnado, respetando
siempre los parámetros de seguridad del sistema, esto es que aun habiendo sido
turnado el asunto a un área en específico, puede ser que el usuario origen, no
desee que los anexos puedan ser vistos por esa área o usuario en particular.
24
Todos los turnos de un asunto dado, deberán hacer referencia a los mismos
antecedentes, es decir, manejar la misma documentación, por lo que el sistema
debe evitar el copiado o generación de nuevas versiones de las mismas referencias,
de forma que se deben manejar apuntadores a los documentos únicos que soportan
al asunto, evitando con esto duplicidades y tráfico en la red.
25
Al turnar se debe tener la posibilidad de seleccionar la instrucción o instrucciones,
en base a un catálogo configurado por área o bien, permitir asignar instrucciones en
formato de captura libre.
26
Se debe poder indicar si un asunto turnado requiere respuesta.
27
Para cada asunto turnado la fecha límite de atención debe ser un campo obligatorio
y no deberá ser posible asignar fechas anteriores a la fecha en que se realice el
turno.
28
La fecha límite de atención, solo podrá ser modificada por el área responsable
inicial de turnar el asunto.
8
No.
5.1 Especificaciones Funcionales.
El área que a su vez turne el asunto, podrá establecer una fecha límite de atención,
con la condición de que ésta no rebase la fecha límite de atención inicial.
29
Al modificar la fecha límite de atención de un asunto, se deberá replicar a todos sus
dependientes, realizando los cambios de estatus que apliquen, según sea el caso.
30
Un asunto recibido electrónicamente deberá contener las referencias a los
documentos anexos de soporte que se hayan ido adjuntando como parte de él y a
lo largo del ciclo de vida del asunto.
31
Para el turnado de asuntos debe existir la posibilidad de turnar a áreas que no estén
en el siguiente nivel inmediato de la estructura, por lo que es necesario considerar
un turnado vertical (de arriba hacia abajo), horizontal (al mismo nivel ó superior y en
diagonal (de niveles superiores a niveles inferiores de diferentes estructuras).
De un turno, se deberán poder generar nuevos asuntos, los cuales deben conservar
relación y ser alimentados automáticamente en el momento de existir avances del
asunto al turnado que lo generó.
32
El sistema debe mantener y registrar bitácoras de las operaciones efectuadas.
33
El sistema debe permitir recuperar asuntos turnados en caso de que estos aun no
hayan sido leídos.
34
Debe permitir digitalizar documentos directamente desde el Sistema. Se requiere
que la digitalización sea parte integral del Sistema haciendo transparente su uso a
usuarios finales.
35
Debe permitir adjuntar documentos de los siguientes tipos: fotografías en formato
.jpg a color, documentos en formato .jpg a escala a grises; pdf, todos los de office,
autocad, txt, jpg, bmp, gif, jpeg, tiff, tif, música y video.
36
Debe permitir enviar una notificación al área responsable cada vez que se turne un
asunto. Las notificaciones serán evidentes para cada usuario que tenga acceso al
sistema en el momento de conectarse.
37
Se deberá permitir el envío de asuntos sin tener un límite de destinatarios, a
quienes será enviado el asunto, esto sin importar las instrucciones dadas al
destinatario.
38
Se deberá permitir turnar asuntos, con la posibilidad de especificar que documentos
serán enviados a cada destinatario, dando la opción de que estos destinatarios,
solo vean los documentos anexos o digitalizados indicados para ellos.
9
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
39
Se deberá permitir indicar una acción para cada destinatario o bien permitir agrupar
una acción para varios destinatarios.
40
Se deberá permitir el envío de turnos con un mínimo de captura requerido, con la
opción de modificar la información posteriormente.
41
El sistema deberá mostrar la fecha, hora y usuario que registra el documento en el
área de recepción.
42
Un asunto recibido electrónicamente deberá contener los documentos anexos de
soporte que se hayan ido adjuntando como parte del ciclo de vida del asunto, el
sistema deberá tener la capacidad de que el usuario pueda seleccionar qué
archivos de los anexos podrán ser visualizados por los usuarios que recibirán el
turno.
43
En el caso de los asuntos que se turnen con “copia para” o para su “conocimiento” a
estos destinatarios, no se les deberá requerir respuesta para su conclusión.
44
En el despliegue de “Asuntos Turnados”, se deben desplegar los asuntos que
fueron turnados y que aún no han sido concluidos. La siguiente información se debe
desplegar al menos, para una pronta identificación de los asuntos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
45
Folio (identificador único del asunto).
Identificador de Oficio o Referencia
Remitente
Asunto
Turnado (a)
Fecha límite de Atención
Estatus
La pantalla que se utilice para “Turnar Asuntos” debe tener la capacidad de ejecutar
las siguientes acciones:
a. Turnar
b. Concluir
c. Cerrar
46
La pantalla donde se desplieguen los asuntos que están “Pendientes de Enviar” al
menos debe presentar la siguiente información para su pronta identificación y
selección.
10
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
a.
b.
c.
d.
e.
Folio identificador único del asunto.
Identificador de Oficio o Referencia.
Remitente.
Asunto.
Fecha límite de Atención.
47
Para la acción “Turnar” se deberá enviar el asunto y el acceso a los anexos que se
hayan adjuntado al destinatario seleccionado, respetando las reglas de envío de
acuerdo a los niveles jerárquicos parametrizados.
48
En el proceso de turnado de asuntos se deberá considerar al menos la siguiente
información:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.
49
Folio (identificador único del asunto).
Identificador de Oficio o Referencia
Fecha de recepción del documento
Fecha del documento
Fecha de registro en el sistema (fecha corriente)
Fecha límite de atención
Asunto
Remitente
Procedencia
Dirigido a
Turnado a
Con copia para
Prioridad
Tipo de Instrucción
Detalle de instrucción
Observaciones
Requiere respuesta (si, no)
Respuesta automática al nivel superior (si, no)
Tipo de asunto (interno, externo)
Documentos anexos (digitalizados o adjuntados)
Alcance a un asunto ya existente
El sistema deberá turnar el asunto en forma electrónica y debe contar con una
opción alterna de impresión del turno para el acuse de las áreas o responsables,
dicho acuse debe contener al menos los siguientes datos:
a.
b.
c.
d.
Folio identificador único del asunto.
No de Oficio o Referencia
Fecha de recepción del documento
Fecha del documento
11
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
5.1.3.
Fecha límite de atención
Asunto
Remitente
Procedencia
Turnado a
Con copia para
Documentos Anexos (si, no)
Gestión de las Respuestas.
50
El sistema deberá permitir el manejo de respuestas parciales y/o totales a un
asunto.
51
El sistema deberá permitir la respuesta de asuntos a través de una sección de
captura de texto libre.
52
Deberá permitir anexar documentos digitalizados como parte de la respuesta o
agregar nuevos documentos a ésta.
53
El sistema deberá permitir guardar en el equipo dispuesto para tal fin, los
documentos anexados como parte de las respuestas, así como permitir la
visualización de los mismos desde cualquier punto al que la respuesta haya sido
turnada, respetando siempre los parámetros de seguridad del sistema, esto es que
aun habiendo sido turnada la respuesta a un área en específico, puede ser que el
usuario origen, no desee que los anexos puedan ser vistos por esa área o usuario
en particular.
54
Se deberá tener la opción de aceptar la respuesta en los términos que el
responsable lo considere o rechazarla por no ser satisfactoria.
55
Al digitalizar un documento o adjuntar un archivo de cualquier tipo como parte de la
respuesta, el sistema deberá permitir de manera opcional la captura de campos
llave que permitan identificar en que sitio será alojado físicamente el documento,
con la opción de que estos datos puedan ser modificados, consultados o
eliminados.
56
En el desplegado de Respuestas, se deberán visualizar los asuntos que ya han sido
contestados por los destinatarios a quienes se les turnó el asunto y que aún su
respuesta no haya sido aceptada o rechazada.
57
La información que al menos debe ser mostrada en el despliegue de respuestas,
para su pronta identificación deberá ser:
12
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
a.
b.
c.
d.
Folio identificador único del asunto.
Identificador de Oficio o Referencia.
Asunto.
Respuesta.
58
En la pantalla que muestre el detalle de la respuesta, se deberá permitir ejecutar
las siguientes acciones: aceptar o rechazar.
59
Cuando se rechace la respuesta deberá ser requerida la causa de rechazo y se
debe enviar el asunto al destinatario correspondiente, como un asunto rechazado,
con los mismos datos con los que se le envió el turno original, además de la marca
de rechazado.
60
Cuando se acepte la respuesta, se deberá tener la posibilidad de dar respuesta del
asunto al usuario que turno el asunto. El destinatario quien responde el asunto
deberá poder consultar el estado que guarda la respuesta si esta fue: aceptada,
rechazada ó pendiente. También en este punto, se deberá permitir la reasignación
del asunto.
5.1.4.
Seguimiento del Trámite.
61
El sistema debe permitir manejar diferentes estados o clasificaciones del asunto:
Concluidos y Pendientes, dentro de los pendientes Vencidos y No Vencidos.
62
El seguimiento de asuntos en trámite, se deberá llevar de tal forma que se puedan
identificar al menos:
a. Las fechas, en su caso instrucciones, datos de recepción, modificación y
conclusión.
b. Los turnos que han sido generados.
c. Los documentos relacionados.
d. Las acciones realizadas para su atención, solución y/o conclusión.
63
Se debe poder conocer el estatus del asunto sin importar el nivel jerárquico en el
que se esté atendiendo. Asimismo, se debe contar con una consulta que
proporcione de manera clara la información de la ruta y los tiempos de atención del
asunto en los niveles inferiores, pero no en los superiores, para que los
responsables de cada una de las áreas, puedan rastrear cualquiera de los asuntos
que han turnado, desde el primer turno hasta el nivel más bajo que haya alcanzado
en el momento de la consulta.
64
La consulta que se requiere en el punto anterior, deberá permitir acceder al detalle
del asunto en cualquier nivel por el que ha pasado el mismo.
13
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
65
Debido a que un asunto puede ser turnado varias veces, el sistema debe llevar el
registro de cada una de las veces que se turnó y debe brindar elementos para su
seguimiento, siendo necesario considerar como mínimo: a quien se turnó, área a la
que se turnó, la fecha en la que se envió, la fecha en la que se recibió la respuesta
y el asunto.
66
Se debe poder consultar en pantalla los asuntos de acuerdo al estatus que guardan
en el área a quien se envió y sus áreas dependientes.
67
El seguimiento de asuntos, se debe poder llevar a cabo a partir del nivel del usuario
que se firmó hacia abajo.
68
El sistema deberá proporcionar los mecanismos necesarios para dar seguimiento a
un asunto pendiente, cuya respuesta es rechazada por considerarse no
satisfactoria.
69
Se deberán manejar las fechas de recepción, del turnado y el cierre, para poder
determinar los tiempos promedio en la atención de los asuntos.
5.1.5.
70
Cierre del Asunto.
La acción “Cerrar”, solo le será permitida ejecutar al usuario origen del asunto,
quien es el que podrá dar por concluido un asunto si las respuestas que ha tenido le
son satisfactorias. O en su defecto Cerrar Asuntos para Conocimiento, es decir,
Asuntos que no se Turnarán a las diferentes Unidades Administrativas o
subalternos, pero que se requiere que se capturen en el sistema para consultas
posteriores,
71
Para la acción “Cerrar el Asunto”, si el usuario que está ejecutando esta acción no
es el generador original del asunto, el sistema debe cerrar parcialmente dicho
asunto y solo en lo concerniente a este usuario, y notificar en cascada ascendente a
todos los usuarios que intervinieron hasta llegar al usuario origen del asunto, para
que sea él quien lo cierre y lo de por concluido.
72
Una vez que el área responsable de atender el asunto lo concluye, la respuesta se
deberá escalar hacia las áreas que turnaron el asunto. No permitiendo el sistema
cerrar el asunto hasta que quien lo turnó originalmente, lo de por concluido y
cerrado.
73
El Sistema deberá permitir que quién turnó el asunto de origen, pueda cerrar dicho
asunto dando respuesta al mismo, implicando con esto que la persona a quién se le
turnó se le dé por concluido dicho asunto.
14
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
74
En la acción “Cerrar” se deberá cambiar el status del asunto a “cerrado” y notificar
automáticamente y en forma de cascada ascendente a todos los usuarios
involucrados en la atención del asunto hasta llegar al usuario origen para que sea
éste, quien lo cierre y de por concluido.
5.1.6.
Semáforos de Asuntos Pendientes.
75
Debe emitir recordatorios automáticos (alertas o semáforos visuales) que se
desplieguen en la pantalla al momento de que un usuario ingrese al sistema.
76
Debe contar con elementos visuales que permitan saber si un asunto o turno se
encuentra en tiempo de atención, esto mediante colores o semáforos.
77
Deberá enviar una notificación al área responsable cada vez que se turne un
asunto. Las notificaciones o alertas, serán evidentes para cada usuario que tenga
acceso al sistema en el momento de conectarse.
78
El sistema debe proveer mecanismos para proporcionar avisos de los asuntos por
vencer y vencidos por un período de “n” días antes y “n” días después, y se deberán
poder imprimir esos avisos.
79
El sistema debe considerar, que al acceder a las diferentes relaciones de asuntos,
presente las relaciones de los asuntos pendientes, clasificándolos en pendientes,
próximos a vencer y vencidos.
80
El sistema debe ser capaz de mantener informado al usuario, enviándole en forma
automática correos electrónicos, sobre los asuntos que está recibiendo y de las
alertas de sus asuntos próximos a vencer.
81
Se debe poder tener acceso directo en el Sistema, a un asunto en particular
referenciado vía correo electrónico, con las notificaciones de alertas de asuntos
recibidos, turnados, vencidos y próximos a vencer.
82
El sistema deberá poder enviar una notificación en línea, vía correo electrónico o
por los propios medios del sistema, al responsable cada vez que le sea turnado un
asunto. Asimismo, debe tener la posibilidad de que el usuario determine en cuáles
de los siguientes casos, desea recibir las notificaciones por correo electrónico:
a. Acuse de recibo y lectura por parte del encargado responsable de la gestión
de correspondencia de cada área, como respuesta a un turno.
b. Al recibir un asunto o turno.
c. Al vencimiento y/o previo al vencimiento de asuntos y/o turnos.
15
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
5.1.7.
Consultas Generales.
83
El sistema debe considerar que las consultas son restringidas por el nivel de usuario
y/o área a la que pertenezca.
84
El sistema deberá proporcionar opciones de búsqueda de asuntos por cualquier
dato contenido en los campos con los que fue registrado el asunto, el turno y la
respuesta, así como los diferentes estatus que guarda el asunto.
El patrón mínimo de búsqueda deberá ser de 4 caracteres, y el criterio deberá tomar
en cuenta, nombre, apellido paterno o materno de la persona, puesto o área en la
que está adscrito.
85
Se deberán considerar diversas funcionalidades de búsqueda desde el sistema
tales como: búsqueda por rangos de fechas de registro, por área administrativa, por
responsable, por asunto y los resultados deberán ser presentados automáticamente
en modo tabular. Dichas búsquedas deben tener, de manera enunciativa y no
limitativa, como base los campos del proceso, así como los relativos al estatus que
guarde la información.
86
El sistema deberá proporcionar opciones adicionales de búsqueda avanzada para
todos los campos que contenga el registro del asunto.
87
Todas las consultas deberán contar con la opción de envío a Excel.
88
Se deberá permitir obtener consultas en pantalla de asuntos, turnados, pendientes
o concluidos, clasificados por área o prioridad y con la posibilidad de enviar dicha
consulta a Excel.
89
Se deberá considerar al menos una pantalla de consulta con al menos los
siguientes datos:








Periodo de Captura
Fecha Inicio
Fecha Fin
Periodo del Documento
Fecha Inicio
Fecha Fin
Folio identificador único del asunto.
Identificador de Oficio o Referencia (posibilidad de buscar por cadena)
16
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.






5.1.8.
Estatus
Destinatario (posibilidad de buscar por cadena)
Área (posibilidad de buscar por cadena)
Asunto (Buscar por palabra)
Remitente (Buscar por palabra)
Procedencia (Buscar por palabra)
Reportes, Estadísticas y Gráficas.
90
El sistema deberá contar con una consola de administración única que proporcione
información estadística que permita conocer el estatus de gestión (pendientes,
vencidos, no vencidos y concluidos), así como los asuntos enviados para
conocimiento de las áreas involucradas en el proceso de atención.
91
El sistema deberá proporcionar opciones de generación de gráficas a partir de los
datos estadísticos generales.
92
El sistema deberá proporcionar opciones de exportación de datos de texto del
detalle y estadísticos para que puedan ser importados en herramientas de escritorio
tales como Excel de Microsoft o Adobe Acrobat en cualquiera de sus versiones.
93
El sistema deberá permitir enviar por correo electrónico los reportes o gráficas
generados.
94
Los reportes deberán tener la opción de ser presentados en forma de gráfica dando
la opción al usuario para que él determine el tipo de gráfica.
95
Se deberán considerar al menos los siguientes reportes:
1. Reporte Estadístico Global por:
 Mes o todo
 Área
 Status
 Para su conocimiento
 Pendientes
 Concluidos
2. Reporte Estadístico por mes
 Mes
 Para conocimiento
 Pendientes
17
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.




Porcentaje de Pendiente
Concluidos
Porcentaje de concluidos
Total
3. Reportes Estadísticos por Área
 Mes o todo
 Área
 Documentos para su conocimiento
 Pendientes
 Porcentaje de pendientes
 Concluidos
 Porcentaje de concluidos
4. Reporte Detallado
 Área
 Tipo de Prioridad
 Fecha de Recepción
 Fecha de Documento
 Asunto
 Turnado a
 Estado de Atención
 Fecha Límite
 Datos del Documento
 Folio identificador único del asunto
 Tipo de Documento
 No de Oficio o Referencia
 Remitente
 Procedencia
 Detalles de Instrucción
 Datos de la Respuesta
 Seguimiento
 Fecha de Respuesta
 Estatus
5. Reportes Generales
 Folio identificador único del asunto
 Identificador de Oficio o Referencia
 Remitente
 Asunto
 Turnado a
18
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.





6.
7.
Fecha Limite de Atención
Status
Observaciones
Asuntos que se deben del área
Asuntos que se le deben al área
Generación de reportes personalizados permitiendo en base a
criterios guardar los mismos para futuras creaciones de
reportes.
Reporte de la atención que se está dando al Asunto, en el
momento de su ejecución.
5.1.9.
Gestión de Catálogos.
96
El sistema deberá considerar un apartado para la gestión de los catálogos del
sistema y esta gestión, deberá abarcar al menos los siguientes puntos:
97
Se deberá poder crear nuevos registros en cualquier catálogo del sistema.
98
Debe tener la posibilidad de transferencia temporal o definitiva de asuntos de un
área a otra, considerando que la nueva cuenta que recibe los asuntos pueda
visualizar el histórico de los asuntos registrados en la cuenta anterior.
99
Debe tener la posibilidad de consultar y buscar información de los catálogos.
100
Debe permitir cambios en la estructura organizacional (catálogo de áreas y puestos)
y que estos sean reflejados en el sistema.
101
No se podrán dar de baja cuentas que tengan asociado un asunto.
102
En caso de que se dé la baja de una cuenta, se deberá permitir la consulta del
histórico de los asuntos registrados.
103
El sistema deberá permitir visualizar de forma inmediata el catálogo de información
del área administrativa a la que pertenezca el usuario y como segunda opción los
catálogos comunes (Institucionales).
104
El sistema deberá contar con una bitácora de transacciones por área.
105
En el sistema se deberán manejar diferentes catálogos para garantizar la
uniformidad en los criterios de captura de información, facilitando la operación y
19
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
haciendo más eficiente la localización de documentos que soportan los asuntos.
106
Se deberán considerar catálogos para Áreas y Personas internas de la Institución,
Áreas externas a la institución, Tipos de documentos, Instrucciones, estatus, etc.
107
Debe haber catálogos comunes (institucionales) para las áreas que recepcionan
información, esto con el objetivo de evitar la duplicidad de información y manejar los
mismos criterios para la recepción y el registro de un documento.
108
Los catálogos solo podrán ser parametrizados, o en su caso alimentados por
usuarios que tengan los permisos ó privilegios correspondientes.
109
El Sistema deberá apegarse al catálogo de áreas establecido por el Gobierno del
Estado de Baja California.
110
Se deberán considerar como indispensables los siguientes catálogos:






Status: Concluidos y Pendientes: vencidos y no vencidos, etc.
Respuesta: Parcial y Total
Remitentes
Prioridad: Urgente, Normal, etc.
Tipo de Instrucción: Atención Procedente, Conocimiento,
Coordinada, Atención Grupal, etc.
Tipo de Documento: Memorando, Oficio, Circular, Notas, etc.
5.1.10.
Atención
Gestión de Seguridad.
111
El sistema deberá considerar de acuerdo al estado del asunto, bajo qué condiciones
podrá ser modificado.
112
El sistema deberá considerar pistas de auditoría que permitan identificar qué
usuarios acceden a la aplicación y las operaciones que realizan los mismos a través
de una consulta de una bitácora.
113
Cada área deberá contar con un perfil de administrador local, mismo que tendrá los
privilegios de dar mantenimiento a los catálogos referentes a cada una de sus
áreas, no así a los catálogos generales que serán mantenidos por el administrador
central.
114
El sistema deberá proveer un esquema de seguridad para usuarios y roles de
usuarios considerando al menos estos cuatro roles o perfiles de usuarios:
20
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.
Rol o perfil de Usuario.- Captura, registro del asunto, asuntos en recepción (los
que se encuentran como Asuntos Pendientes de Enviar), anexar archivo,
visualizar los asuntos para turnar, modificación de asuntos, generar
instrucciones, respuesta y seguimiento, rechazar o reasignar, generación de
reportes.
Rol o perfil de Supervisor.- Generación de Reportes, visualizar asuntos con el
detalle de información.
Rol o perfil de Administrador Local.- Acceso a Catálogos que se definan,
listado de catálogos, altas, bajas y cambios en catálogos, generación de
reportes, altas, bajas, cambios, asignación de permisos y roles.
Rol o perfil de Administrador Central.- Acceso total a todos los Catálogos y
todos los módulos del sistema.
115
El sistema deberá contar con mecanismos que permitan llevar una bitácora de
accesos y en su caso, poder bloquear a los usuarios que intenten autentificarse al
sistema de manera fallida, en al menos tres ocasiones consecutivas con un
Password equivocado. Esto con el objetivo de garantizar intentos posteriores con
diferentes claves de acceso. Inhabilitar o habilitar claves de acceso. Al inhabilitar
una cuenta de acceso, ésta ya no podrá ser utilizada desde el sistema y solo el
Administrador Local podrá habilitar la cuenta.
116
El sistema deberá incluir el soporte de lo siguiente:







Soporte para integrar el modelo de Firma Electrónica Avanzada basado en
Infraestructura de Llave Pública (PKI, por sus siglas en inglés).
Firma electrónica (código de seguridad asignado en el sistema a los
Titulares), al momento de responder Turnos Ejecutorios hacia Otras
Unidades Administrativas.
Soporte para el manejo de un catálogo de firmantes y tipos de firmas.
Soporte para integrar diversas firmas a un turno.
Capacidad para agregar firma electrónica a los documentos anexos al turno.
Capacidad para que el Titular del asunto pueda delegar la atención de sus
Asunto (Asuntos Recibido de otras Unidades Administrativas), a un puesto
Titular inmediato que le reporte. De esta forma, la persona a la que se le
delega dicha facultad, al momento de ingresar al sistema tendrá la opción de
entrar a ver sus Asunto o los Asuntos de la oficina de su Jefe.
Posibilidad respuestas parciales, menores al 100% de avance, ya que para
poder cerrar con un 100% el Turno, es requisito que todos los Turnados hijos
de tipo Ejecutorio estén al 100%, es decir terminados.
21
5.1 Especificaciones Funcionales.
No.

Capacidad para que el Titular pueda modificar su código de Seguridad, de tal
forma que pueda administrar el cambio.
5.2 Especificaciones Generales.
5.2.1 Sistema ya desarrollado, terminado y operando, libre de errores
funcionales y operativos, que demuestre las funcionalidades solicitadas
en este anexo técnico.
5.2.2 Debe estar en idioma español.
5.2.3 Debe tener la capacidad de integrarse a la plataforma IBM para las
capas de la solución tales como: Servidores de Presentación,
Servidores de Aplicación, Manejadores de Bases de Datos,
Administradores de Contenido. Para tal efecto el licitante deberá
entregar una matriz de compatibilidades. El Gobierno del Estado ya
cuenta con el licenciamiento de estos componentes, por lo que no
deben ser considerados en la propuesta económica, solo asegurar su
integración.
5.2.4 Permitir la definición de reglas para el almacenamiento en áreas
específicas, dependiendo de los atributos de los documentos tales
como: tamaño, fecha de última actualización, fecha de ultimo acceso, y
así poder parametrizar las tareas de almacenamiento en base a las
fechas de vida del documento en el ciclo de gestión, dando
mantenimiento en forma automática a los históricos.
5.2.5 Tener la capacidad de parametrizar los ciclos de vida para los
documentos que permitan las siguientes actividades de forma
automática: movimiento de la información entre lugares de
almacenamiento, creación de ligas lógicas hacia nuevas carpetas,
movimiento de los documentos entre diferentes carpetas y asignar o
remover atributos del documento
5.2.6 El sistema deberá de operar en ambiente WEB, tanto para el usuario
final, como para los administradores.
5.2.7 El sistema deberá permitir la integración de forma nativa a Outlook y/o
Lotus Notes.
22
5.2.8 El acceso al sistema deberá ser a través de la cuenta de acceso del
usuario a la red, a través del directorio activo del Gobierno del Estado
de Baja California.
5.2.9 Poder anexar documentos electrónicos y digitalizados a un asunto, sin
tener que salir de la aplicación.
5.2.10 El registro y turno de asuntos deberá hacerse a áreas y personas,
considerando que en primera instancia el asunto deberá ser asociado a
un puesto y este a su vez a un responsable.
5.2.11 Los documentos deberán guardarse en un servidor y no viajar junto con
el turnado para evitar tráfico excesivo en la red de telecomunicaciones,
es decir, en el turnado debe tenerse solamente la liga al documento
almacenado en el servidor y que este pueda ser recuperado por el
usuario.
5.2.12 El sistema deberá de proveer la funcionalidad para digitalizar e integrar
el documento original directamente desde el formato del asunto
registrado.
5.2.13 En el turnado se deberá visualizar la versión original de captura del
asunto y la versión más actual del asunto.
5.2.14 El sistema deberá tener la capacidad de exportar documentos en
formato Oficio.
5.2.15 El sistema deberá generar estadísticas y gráficas de seguimiento con
tablas y gráficas de los asuntos concluidos y pendientes. Esta
funcionalidad deberá considerar los esquemas de seguridad
establecidos para cada usuario, teniendo únicamente acceso a la
información según su perfil.
5.2.16 El sistema deberá manejar el cifrado de documentos mediante el uso de
certificados digitales.
5.2.17 Capacidad de encriptación del contenido de los documentos a nivel de
áreas de almacenamiento.
5.2.18 El sistema deberá encriptar los objetos en el servidor de
almacenamiento o repositorio, con el fin de evitar la posibilidad de
extraer información del mismo por algún mecanismo o usuario
malicioso.
5.2.19 El sistema debe permitir encriptar un conjunto de documentos mediante
la definición de áreas de almacenamiento específicas para tal fin. Es
23
decir, poder dejar un conjunto de objetos encriptados y dejar otro
conjunto sin encriptación.
5.2.20 Para efectos de optimizar la infraestructura de almacenamiento la
solución debe permitir compactar un conjunto de documentos mediante
la definición de áreas de almacenamiento específicas para tal fin.
5.2.21 Envío de correo electrónico al usuario sobre los asuntos que está
recibiendo y de alertas de asuntos próximos a vencer.
5.2.22 Las pantallas de búsqueda de cualquier información que se solicite al
sistema deben estar en forma ordenada y clasificada, así como incluir
filtros para facilitar la búsqueda.
5.2.23 El sistema deberá manejar alertas para indicar el estatus de los asuntos
e identificar el proceso de atención e instrucciones y enviarlas por
correo electrónico al interesado.
5.2.24 Se debe contar con la funcionalidad de registro de asuntos y
documentos, el turnado de asuntos, seguimiento de asuntos, atención y
registro de respuestas, cierre de asuntos, consultas y búsquedas y la
generación de estadísticas, reportes y gráficas.
5.2.25 Se debe considerar la estructura organizacional del Gobierno del
Estado de Baja California para darle seguimiento a los asuntos
recibidos, a través de los catálogos de empleados y áreas, que serán
proporcionados por el Gobierno del Estado de Baja California. El
sistema deberá manejar la selección de empleados por los niveles
jerárquicos existentes en la organización, considerando en forma
automática el despliegue de los empleados existentes en el área del
usuario firmado
5.2.26 Se debe considerar el acceso al Sistema a un asunto en particular
referenciado vía correo electrónico como son las notificaciones de
alertas de asuntos recibidos, turnados, vencidos y próximos a vencer.
5.2.27 Los documentos que sean relacionados al asunto o en su caso, a la
respuesta, no deben ser limitativos únicamente a Control de Gestión,
deberá permitir navegar sobre los archivos de la estación de trabajo
local, sobre ubicaciones de red que sean accesibles y a usuarios
facultados.
5.2.28 El Sistema deberá considerar al menos las siguientes clasificaciones de
asuntos:
Recibidos.
Pendientes de Enviar.
24
Turnados.
Respuestas.
5.2.29 El Sistema deberá contemplar la solicitud de prórroga de cambio de
fecha límite de atención, así como su aceptación o denegación como
parte de la funcionalidad del sistema.
5.2.30 El Sistema deberá crear grupos de trabajo con relación a los usuarios.
Dichos grupos deberán ser públicos en su uso y la administración de
estos grupos deberá ser con la cuenta con perfil de administrador local
de cada localidad.
5.2.31 El Sistema deberá permitir adjuntar varios documentos, por cada
Asunto. Asimismo. El sistema deberá permitir configurar el tamaño
límite de los archivos en su totalidad. Así mismo deberá permitir
adjuntar documentos tanto en el registro, turnado y respuesta.
5.2.32 El sistema deberá contar con la funcionalidad de Duplicidad de Asuntos,
la cual consiste en que a partir de una Asunto en estado de Recepción
(Borrador), mediante un mecanismo simple y sencillo, pueda crearse
otro Asunto con los mismos datos capturados.
5.2.33 En la pantalla de turnado así como al momento de dar respuestas, se
deberá considerar una sección para especificar que documentos
anexos se podrán visualizar dentro de los asuntos gestionados.
5.2.34 El Sistema deberá considerar la información referente a la ubicación
física de los documentos para registro y consulta.
5.2.35 Con el objetivo de garantizar la privacidad de los datos, el sistema
deberá proveer mecanismos y esquemas de encripción y deberá tener
capacidades para el manejo de firma electrónica simple.
5.2.36 El sistema debe contar con esquemas de prevención de duplicación de
los documentos que se digitalicen.
5.2.37 El sistema deberá tener la capacidad de creación de expedientes
basados en el catálogo de disposición documental de Serie o Subserie,
incluyendo el uso de una plantilla para la creación de la portada o
carátula del expediente. Además se tienen mejoras en el módulo de
búsqueda por expediente. Todo esto cumpliendo la clasificación
archivística de los Asuntos capturados o recibidos en el Área, conforme
la normatividad del (AGN), Archivo General de la Nación.
5.2.38 El sistema deberá generar un reporte de todos los Asuntos que se
reciben en la Unidad Administrativa por día, de tal forma que se puede
realizar un reporte de todos los Asuntos Capturados en el área o todos
25
los que se recibieron por el Sistema de forma electrónica, en un día
determinado. Esta funcionalidad deberá tener la capacidad de
exportación a MS Excel.
5.2.39 El sistema deberá estar preparado, para integrar la firma electrónica
avanzada que permita al funcionario poder autentificar la salida de
oficios electrónicos en el proceso de gestión.
5.2.40 Asimismo, para efectos de dar oficialidad a la respuesta de los asuntos,
el sistema debe considerar la funcionalidad de la firma autógrafa, firma
autógrafa digital, o firma electrónica, así como la incorporación de
certificados de autenticidad como mecanismo de seguridad, de la
documentación que se genera para su eventual impresión.
5.2.41 Debe contemplar la funcionalidad de almacenar jerárquicamente la
Información, es decir, debe administrar tiempos de residencia de
información en distintos medios de almacenamiento de forma
automática, por grupos de documentos o por documentos individuales.
5.2.42 La funcionalidad anterior no solo debe estar disponible para manejar los
objetos basados en tamaño o fechas, sino que debe ser capaz de hacer
movimientos de documentos individuales o por grupos entre los
dispositivos de almacenamiento basándose en cambios de los atributos
de los documentos o imágenes, por ejemplo, si algún evento sucede, o
bien mediante una acción iniciada por el administrador del sistema,
como pudiera ser: si un documento está siendo consultado
frecuentemente, si un documento cambia de versión, si el documento
está siendo utilizado en un determinado trámite o si un documento o
grupo de documentos forman parte de una auditoría o investigación,
etc. Esto permitirá que los documentos e imágenes, residan solo el
tiempo necesario en el dispositivo de almacenamiento adecuado, lo que
redundará en un mejor aprovechamiento de la infraestructura
tecnológica de esta entidad. Toda esta actividad debe quedar registrada
para proveer datos de auditoría y para efectos de reporteo detallado.
5.3 Especificaciones Técnicas.
5.3.1 Licenciamiento.
5.3.1.1 El Licitante, deberá considerar en su propuesta, el licenciamiento para
132 usuarios del sistema perpetuo, incluyendo las actualizaciones por
el siguiente año en nuevas versiones, el soporte telefónico por 1 año, y
mantenimiento y soporte en sitio del sistema por un periodo de 12
26
meses a la entrega del licenciamiento correspondiente al Gobierno del
Estado de Baja California una garantía por defectos del sistema o
vicios ocultos hasta el 12 meses.
5.3.1.2 El licitante ganador deberá proporcionar al Gobierno del Estado de
Baja California, los derechos de uso del sistema, a través de un
modelo de licenciamiento sin límite de tiempo para el uso del sistema,
los desarrollos o adecuaciones adicionales y/o a los subsistemas que se
generen durante el presente proyecto, o posterior a éste por un periodo
de 1 año.
5.3.1.3 El licitante deberá comprobar si es el caso los derechos de autor y/o
propiedad intelectual, de comercialización y distribución del producto, o
en su defecto carta de autorización del fabricante como distribuidor del
mismo.
5.3.3.
Seguridad del Sistema.
5.3.3.1 Deberá contar con un módulo de seguridad integrado, basado en una
clave y una contraseña. Soportar la carga de privilegios de acceso al
integrarse con el Directorio Empresarial LDAP (Lightweight Directory
Access Protocol) y ADS’s (Active Directory Servers). El acceso al
sistema deberá ser a través de LDAP apegándose al Directorio Activo
del GOBIERNO DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA haciendo uso de
la sesión que esté utilizando el usuario en la terminal.
5.3.3.2 Además de lo anterior, la solución deberá considerar un esquema de
seguridad propio de la solución que permita definir los diferentes
permisos y roles a ser considerados dentro de la funcionalidad de la
solución.
5.3.3.3 La solución deberá considerar un módulo de administración en el que se
deberá contemplar la configuración y definición de los permisos a ser
otorgados a cada cuenta de acceso, desde los datos generales del
usuario hasta los privilegios dentro la solución.
5.3.3.4 La solución deberá guardar la clave de usuario, fecha y hora de cada una
de las operaciones realizadas dentro de la solución para efectos de
bitácora y registro de pistas de auditoría. Esta funcionalidad solo podrá
ser consultada por el administrador local o administrador central.
5.3.3.5 Deberá funcionar con el administrador de contenido IBM DB2 Content
Manager, para integración de los asuntos turnados y la categorización de
los archivos adjuntos. El Gobierno del Estado ya cuenta con el
27
licenciamiento de Content Manager, por lo cual solo debe ser incluida la
funcionalidad para su integración.
5.3.3.6 Asimismo deberá integrase con la base instalada del Gobierno del Estado
de Baja California con respecto al Software institucional, siendo: IBM
Websphere Application Server última versión, IBM Lotus Domino para
realizar la integración con LDAP, IBM DB2, IBM DB2 Content Manager y
Firma Electrónica Avanzad basado en Infraestructura de Llave Pública
(PKI, por sus siglas en inglés) para la autentificación y firmado
electrónico. El Gobierno del Estado ya cuenta con el licenciamiento de
todos estos componentes, por lo cual solo debe ser incluida la
funcionalidad para su integración.
5.3.3.7 Para garantizar la privacidad de los datos, el sistema deberá proveer
mecanismos y esquemas de encriptación, para el almacenamiento y
consulta de la información.
El licitante deberá documentar en su propuesta técnica, cómo la solución que
propone, cumple con los requisitos de seguridad integrada.
5.3.4.
Garantías y Soporte.
5.3.4.1 El licitante debe presentar por escrito, la garantía de su sistema
propuesto. La garantía total del sistema requerido es hasta 12 meses por
vicios ocultos. Deberá estar garantizado que todos los elementos
constitutivos del sistema propuesto están libres de vicios ocultos. Esto
quiere decir, que si un elemento constitutivo del sistema resultó en un
producto o funcionalidad y éste fue aceptado por el Gobierno del Estado
de Baja California, pero posteriormente presentó cualquier problema de
funcionalidad o de operación, en los términos que fue aceptada por
causas imputables al licitante ganador y/o el fabricante de la herramienta,
éstos (el licitante ganador y/o el fabricante de la herramienta) se obligan a
corregir el error hasta nueva aceptación dentro del período comprendido
hasta de 5 días hábiles. El licitante adjudicado, será el punto de contacto
único para responder ante el Gobierno del Estado de Baja California
por cualquier falla ocurrida dentro del período de garantía.
5.3.4.3 El licitante deberá presentar su esquema de soporte técnico para todos
los elementos constitutivos del sistema alineado a la metodología ITIL1,
tanto en la fase de ejecución del proyecto, como en la fase de operación
del sistema. Este esquema deberá contemplar como mínimo lo siguiente:
1
La Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información, frecuentemente abreviada ITIL (del inglés Information Technology
Infrastructure Library), es un conjunto de conceptos y prácticas para la gestión de servicios de tecnologías de la información, el desarrollo
de tecnologías de la información y las operaciones relacionadas con la misma en general.
28
a. Soporte Telefónico: Deberá ser ilimitado en días hábiles. El licitante
deberá anexar los números telefónicos, incluyendo un número celular
del líder del proyecto para solicitar el apoyo cuando sea requerido en
un esquema 5X8 para solicitar el apoyo.
b. Por Medio Electrónico: Deberá ser ilimitado en días hábiles. El
licitante deberá anexar las direcciones electrónicas asignadas para
solicitar la consulta.
c. El licitante ganador deberá garantizar los siguientes niveles de
servicio de forma remota:
1. Severidad Grave: El problema afecta a todos los usuarios y
no pueden continuar con su trabajo, el sistema o el servidor
está caído. En estos casos el tiempo máximo de respuesta
será de 1 hora a partir del levantamiento del reporte y de
solución de 2 horas.
2. Severidad Media: El problema es atribuido a uno de los
componentes de software ofertados por el licitante, afecta a un
grupo mayor a 25 usuarios pero de alguna manera pueden
continuar con su trabajo. En estos casos el tiempo máximo de
respuesta será de 2 horas a partir de la hora del reporte y de
solución de 3 horas.
3. Severidad Baja: El problema es atribuido a uno de los
componentes de software ofertados por el licitante, es un caso
aislado que afecta a algunos usuarios (menos de 25) y no les
impide continuar con su trabajo. En estos casos el tiempo
máximo de respuesta será de 2 horas a partir de la hora del
reporte y de solución de 6 horas.
d. En caso de requerir el soporte en sitio, el licitante ganador deberá
enviar personal de soporte técnico especializado al Gobierno del
Estado de Baja California para corregir el problema, bajo común
acuerdo por escrito cubriendo los viáticos en base a las políticas del
mismo Gobierno.
e. El Soporte Técnico en telefónico deberá ser provisto durante el plazo
establecido de 1 año a partir de la puesta en marcha del sistema y
aceptación del mismo y estar disponible de lunes a viernes de las
8:00 a las 16:00 horas, tiempo del pacifico.
f. El soporte deberá estar disponible en español.
29
g. Deberá tener la capacidad de escalar los incidentes al fabricante en
caso de que se haya optado por integrar algún producto de terceros
bajo las condiciones anteriormente descritas.
6.- REQUISITOS PARA LOS LICITANTES.
 El licitante deberá comprobar los derechos de autor y/o propiedad intelectual, de
comercialización y distribución del producto, o en su defecto carta de autorización del
fabricante como distribuidor del mismo.
30