GUIA 1 PARA MANEJO DE DOCUMENTOS

ESCUELA DE INFORMÁTICA
PROGRAMA: TÉCNICO EN SISTEMAS LABORAL
SUBMÓDULO
PROCESADOR DE TEXTO
DP03 Ver. 02
NOMBRE Y APELLIDOS ESTUDIANTE
____________________________________________
ESCUELA DE LA SALUD
TÉCNICO EN ATENCIÓN INTEGRAL A LA PRIMERA INFANCIA
SUBMÓDULO INFORMÁTICA BÁSICA
CONTENIDO
Pág.
1
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ................................................................................................................... 3
1.1
ARCHIVOS ..................................................................................................................................................................... 3
1.2
CREAR DOCUMENTO NUEVO............................................................................................................................................. 3
1.3
GUARDAR DOCUMENTO POR PRIMERA VEZ ......................................................................................................................... 3
............................................................................................................................................................................................... 4
1.4
GUARDAR CON CONTRASEÑA ............................................................................................................................................ 4
1.5
CERRAR DOCUMENTOS .................................................................................................................................................... 6
1.6
ABRIR DOCUMENTOS....................................................................................................................................................... 6
1.7
DUPLICAR ARCHIVOS ....................................................................................................................................................... 7
1.8
RENOMBRAR ARCHIVOS ................................................................................................................................................... 7
1.9
ELIMINAR ARCHIVOS ....................................................................................................................................................... 7
2
COPIA NO CONTROLADA
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SUBMÓDULO INFORMÁTICA BÁSICA
1
MANEJO DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
1.1
Archivos
Cuando trabajamos en un programa, cada uno de ellos genera un archivo diferente. El Procesador de Texto
siempre genera Documentos, estos documentos pueden ser de texto sencillo sin ningún tipo de formato, pueden
ser documentos con formatos diferentes, con imágenes y otros objetos, pueden ser de la versión del programa
en que se está haciendo el archivo o de versiones anteriores.
1.2
Crear Documento Nuevo
Un documento es un conjunto de páginas que se guardan con un nombre. Al ingresar a Word 2013 por defecto
se crea un nuevo documento, pero existen otras formas para crear documentos, estas son:
Forma 1:
 Clic en la FICHA ARCHIVO
 Clic en la opción Nuevo
 Clic en la opción Documento en Blanco
 Clic en Crear
Forma 2: Presionar las teclas CTRL + U
Forma 3: Clic en el icono Nuevo de la barra de herramientas de acceso rápido.
Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + N + Enter
1.3
Guardar Documento por Primera Vez
a. Clic en la FICHA ARCHIVO y seleccionar la opción Guardar o clic en el icono Guardar de la barra de
herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + G o Alt + A + G o F12.
b. Automáticamente aparece un cuadro de dialogo Guardar Como donde debe indicar:
a) Elegir la unidad
de disco donde se
desea guardar el
archivo
b)
Asignar
el
nombre al archivo.
d)
Clic
GUARDAR
en
c) Elegir tipo de
archivo
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TENGA EN CUENTA
Si en la opción Guardar como tipo aparece la opción documento de Word, la extensión con la que
se guardará el documento será .docx y sólo podrá abrirse en computadores donde esté instalado
Word 2007 y Word 2010. Para guardar en versiones anteriores de Word, elija la opción Documento
de Word 97-2003, en este caso la extensión será .doc
Guardar un archivo por primera vez no significa que ha sido guardado definitivamente, el usuario debe estar
guardando cambios constantemente, es decir, actualizar el archivo original y para ello debe realizar:
Forma 1:
 Clic en la FICHA ARCHIVO
 Clic en la opción GUARDAR
Forma 2: Presionar las teclas CTRL + G
Forma 3: Clic en el icono GUARDAR de la barra de herramientas de acceso rápido.
Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + G
Word 2013 maneja las siguientes extensiones para sus documentos:
1.4 Guardar con contraseña
Word permite guardar los archivos con
contraseña, con las siguientes protecciones:
Apertura: El archivo no puede ser abierto
(leído) si no se conoce la contraseña.
Escritura: Permite abrir el archivo sin
necesidad de conocer la contraseña, pero el archivo será abierto
como sólo lectura.
Pasos:
Nota:
Word
guarda
los
archivos
automáticamente con el formato de archivo
.docx y para guardar documentos en otro
formato, haga clic en la lista Guardar como tipo
y seleccione el formato de archivo que desea.
1. En el cuadro de diálogo de guardar indicar la unidad de disco
donde se desea guardar el archivo y asignar el nombre al
archivo.
 Para guardar el documento y continuar
trabajando con él, haga clic en Guardar en la
Barra de herramientas de acceso rápido.
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b.) Seleccionar
Opciones
generales.
a) clic en el botón
Herramientas.
c) Se activa el cuadro de diálogo Opciones generales y allí realice lo siguiente:
d. Digitar la contraseña de apertura
o escritura.
e. clic en Aceptar
f. Confirmar la contraseña
g. Clic en aceptar
h. Clic en guardar
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1.5
Cerrar Documentos
Aunque cada Documento de Word 2013, genera una ventana independiente, conviene cerrar cada una de ellas
para evitar confusiones, así como también para dar orden al trabajo. Existen diferentes formas de cerrar un
documento en Word:
Forma 1:
 Clic en la FICHA ARCHIVO
 Clic en la opción Cerrar.
Forma 2: Presionar las teclas CTRL + F4
Forma 3: Clic en el icono CERRAR de la barra de herramientas de acceso rápido
Forma 4: Presionar las teclas Alt + A + E
TENGA EN CUENTA
Si hay información en el archivo que se está cerrando y esta no ha sido guardada, Microsoft Office Word 2013
mostrará un mensaje preguntando SI DESEA GUARDAR LOS CAMBIOS EFECTUADOS EN EL
DOCUMENTO ACTIVO, muestra el nombre del documento que se está cerrando; usted deberá responder SI o
NO teniendo en cuenta cuál es su necesidad, si desea guardarlo no olvide escoger su unidad de
almacenamiento y guardar.
1.6
Abrir Documentos
a. Clic en el Botón de Office y seleccionar la opción Abrir o clic en el icono Abrir de la barra de
herramientas de acceso rápido o presionar las teclas CTRL + A o Alt + A + A.
b. Automáticamente se abre el cuadro de dialogo Abrir, donde debe indicar:
a. Seleccionar la unidad
de disco o carpeta donde
se encuentra guardado el
archivo.
b. Seleccionar el
archivo que se desea
abrir.
c. clic en abrir o
presionar la tecla
Enter.
6
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TENGA EN CUENTA
En la ficha Archivo se crea una lista con los documentos más recientes, con el fin de abrirlo rápidamente hacer
un clic en la opción Abrir y elegir el archivo que se requiera de la lista de documento recientes.
1.7
Duplicar Archivos
Luego de haber guardado un archivo, éste puede guardarse nuevamente con otro nombre y/o en otro lugar para
tener un duplicado (dos archivos iguales).
Para ello elegir la opción Guardar Como de la Ficha ARCHIVO o presionando la tecla F12 y siguiendo los pasos
de guardar, indicando otro nombre y/o otra ubicación.
1.8
a.
b.
c.
d.
e.
f.
1.9
a.
b.
c.
d.
e.
Renombrar Archivos
En el cuadro de diálogo Abrir
Buscar la ubicación donde está guardado el archivo
Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo
Clic en la opción Cambiar Nombre
Escribe el nuevo nombre del archivo
Presionar Enter
Eliminar Archivos
En el cuadro de diálogo ABRIR
Buscar la ubicación donde está guardado el archivo
Presionar clic derecho sobre el nombre del archivo
Clic en la opción Eliminar
Al mensaje de confirmación que aparece, presionar Enter
TENGA EN CUENTA
Si en el momento de Renombrar o Eliminar un archivo, no lo hemos cerrado, el computador nos mostrará el
siguiente mensaje: … El archivo está siendo usado por el siguiente programa: Microsoft Word. Debe
cerrar el archivo antes de continuar
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