secretaría general alcaldía mayor de bogotá.
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GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 1 de 17 SECRETARÍA GENERAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ. NOMBRE CARGO FECHA ELABORÓ Lynda N. Meléndez Contratista 30/02/2010 REVISÓ Margoth Guerrero APROBÓ Francisco Javier Osuna Subdirectora del Sistema Distrital de Archivos Director Archivo de Bogotá FIRMA 07/05/2010 07/05/2010 Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 2 de 17 PRESENTACIÓN Según lo establecido en el Decreto 267 de 2007, la Dirección Archivo de Bogotá formula políticas, procesa técnicamente los fondos y divulga y difunde el patrimonio documental de la ciudad. 1 La formulación de políticas está orientada a la organización de la gestión documental en las entidades distritales. En este sentido, las políticas y normas que se establezcan desde la Dirección Archivo de Bogotá, deben ser aplicadas por las entidades desde el momento mismo en que se formulen y se divulguen. Este tipo de políticas se han establecido desde el momento de creación de la Dirección Archivo de Bogotá, por lo que sólo en los últimos años las entidades distritales han comenzado a aplicar las normas y directrices relacionadas con la gestión documental. Si bien el diagnóstico integral de archivos se dirige a reconocer su aplicación efectiva y detectar las principales fortalezas y debilidades, con el propósito de plantear un plan de trabajo, el diagnóstico de los Fondos Documentales Acumulados (FDA), desde la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, busca conocer el estado general de estos fondos, para minimizar sus problemáticas y facilitar su organización. JUSTIFICACIÓN Un fondo documental se considera acumulado “cuando los documentos que lo conforman se han ido acopiando sin ningún tipo de valoración y selección, razón por la cual en ellos coexisten documentos con valores primarios (administrativos, precautelativo, judicial, legal, etc.), documentos con valores secundarios (históricos e investigativos) y documentos sin valor”. 2 Por su parte, el Archivo General de la Nación los define como “el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta”. 3 1 Distrito Capital. Decreto 267 del 26 de junio de 2007. Alcaldía Mayor de Bogotá. Dirección Archivo de Bogotá. “Guía de procedimientos para la organización de Fondos Documentales Acumulados”. Bogotá: 2006 3 Archivo General de la Nación. Acuerdo No. 002 de enero 23 de 2004. “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados”. 2 Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 3 de 17 El decreto 514 de 2006 establece, en los artículos 21 y 22 del capítulo V “de los Fondos Documentales Acumulados”, aspectos generales sobre la disposición final y metodología para la organización de los FDA y estipula a partir de diciembre de 2006, un plazo máximo de 3 años para la organización final de estos fondos. Los resultados de las encuestas realizadas por la Dirección Archivo de Bogotá durante los años 2007 y 2008, muestran un panorama parcial del estado actual de los fondos en las entidades distritales, donde se evidencia que no ha habido logros significativos en la organización de fondos. Para contribuir en la resolución de esta problemática, la Dirección Archivo de Bogotá ha realizado diagnósticos generales de los FDA en las entidades distritales, con grupos multidisciplinarios de profesionales. Y en septiembre de 2009, se iniciaron los diagnósticos en 10 entidades distritales. Como requisitos para iniciar las actividades y para cumplir con los objetivos y plazos previstos por la Dirección Archivo de Bogotá para el año 2009, es necesario que las entidades a diagnosticar dispongan de la información e identificación de los documentos correspondiente a las fechas definidas. OBJETIVO DEL DIAGNÓSTICO Diagnosticar FDA tiene como objetivo evaluar e identificar el estado general de la documentación presente en los FDA en las entidades distritales, para orientar su organización, conservación preventiva, valoración secundaria y disposición final, con el fin de plantear soluciones a las problemáticas encontradas y orientar su disposición final y posterior transferencia a la Dirección Archivo de Bogotá. ALCANCE El diagnóstico del estado general de los FDA debe contribuir de forma directa a la organización, disposición final y mejoramiento de las condiciones en que se encuentran estos fondos, para que las entidades distritales diagnosticadas conozcan su situación y puedan continuar con un plan de trabajo en el 2010. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 4 de 17 Se espera que las transferencias que se vayan a realizar en el 2010 referentes a la documentación con valor histórico para la ciudad, cumplan con los requisitos exigidos por la Dirección Archivo de Bogotá. CRITERIOS Los criterios de la presente guía, orientan el trabajo de los equipos multidisciplinarios de la Dirección Archivo de Bogotá, frente a qué entidades seleccionar y qué parámetros seguir. En este sentido, se establecen los siguientes criterios: 1. Se tendrá en cuenta la normatividad vigente emanada de la Constitución Política, las leyes y decretos y demás normas nacionales que regulan la gestión documental y la conservación de documentos con valor histórico, las directrices de la Alcaldía Mayor de Bogotá y las políticas formuladas desde la Dirección Archivo de Bogotá. 2. Se toma como punto de partida, los estudios y diagnósticos realizados por la Dirección Archivo de Bogotá en años anteriores y los resultados de las encuestas aplicadas a las entidades, en cumplimiento del Decreto 514 de 2006. 3. Para las entidades que posean documentación entre 1966 y 1986 se realizará el diagnóstico con el propósito de planear las transferencias para el año 2010, correspondiente a la documentación con valor histórico, al Archivo de Bogotá. 4. Para las entidades que cuentan con fondos documentales acumulados entre 1987 y hasta 1993, fecha en que se expidió el estatuto orgánico de Bogotá, se llevará a cabo el Diagnóstico Integral de la Gestión Documental de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos (Procedimiento 2211500-PR-061). 5. Para las entidades que se crearon en fechas posteriores a 1993 y que posean FDA se aplicará el Diagnóstico Integral de Archivos. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 5 de 17 ETAPAS DE DIAGNÓSTICO 1. Revisión de antecedentes institucionales Esta etapa inicia con la verificación de la existencia de la historia de la función, lo cual facilita el desarrollo de las actividades de organización y valoración documental. La historia de la función es un documento que parte del origen de la misma y que, en la mayoría de las ocasiones, se conecta con la normatividad que le dio origen. Contempla el desarrollo de la función, su ampliación y proceso de desarrollo, así como la referencia a las entidades y dependencias encargadas, a lo largo del tiempo, de responder por el ejercicio de la función. Esta revisión hace énfasis en las funciones de la entidad y en los cambios en la estructura orgánica. Con la información obtenida se crea el marco espacio temporal de la institución, que debe verse reflejado en la documentación existente. Además, se coteja la información sobre las transferencias que ha hecho la entidad a la Dirección de Archivo de Bogotá, con el fin de cuantificar y cualificar los expedientes transferidos. Una vez verificada esta información, se organiza el documento de antecedentes, que formará parte integral del informe de diagnóstico de fondos documentales acumulados. 2. Presentación de las actividades de diagnóstico y elaboración conjunta de los tiempos de trabajo en la entidad Con la información de antecedentes institucionales, se programa una reunión con la entidad donde se diagnosticarán los FDA. En esta reunión se presenta a los integrantes del equipo multidisciplinario de la Dirección Archivo de Bogotá y las actividades que se llevarán a cabo para realizar el diagnóstico. Por último, se prepara conjuntamente un cronograma de trabajo y se establecen las responsabilidades de los facilitadores por parte de la entidad. Igualmente, se valida la información remitida por la entidad en el Formato inicial de diagnóstico 225100-FT486. Igualmente, se da a conocer el soporte legal, que informa a los interesados cuáles son las normas que justifican el levantamiento de información que se está realizando. 3. Levantamiento de información El levantamiento de la información de los FDA requiere de una serie de visitas que permiten observar y medir las condiciones actuales de la documentación de las entidades distritales. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 6 de 17 Aspectos archivísticos Las visitas para el levantamiento de información relacionada con los aspectos archivísticos, indagan sobre la existencia de FDA y el estado de organización y clasificación en que se encuentra(n). Igualmente, indaga sobre la conformación del Comité de Archivo y las funciones asignadas. Adicionalmente, identifica la ubicación física de los depósitos, las fechas extremas de los documentos, las herramientas archivísticas de que disponen, el sistema de clasificación de los expedientes y de valoración, la fecha en que iniciaron dichos sistemas y el sistema de ordenación utilizado y los aspectos relacionados con los servicios y uso de dicha documentación. Aspectos de gestión Indaga por el presupuesto que la entidad tiene destinado tanto al diagnóstico como a la intervención de fondos documentales acumulados. Si bien es cierto que en virtud del Decreto 514 de 2006, las entidades responden este punto anualmente en la encuesta desarrollada por la Dirección Archivo de Bogotá, este punto va orientado a verificar la información suministrada y a que las entidades tomen conciencia sobre la necesidad de asignación de presupuesto para el desarrollo de estas actividades. Aspectos de conservación El levantamiento de información sobre aspectos de conservación, donde se identifican las debilidades y fortalezas en seis temas diferentes: Características constructivas; situación general de almacenamiento; políticas de seguridad para los espacios; salud ocupacional; prevención y atención de desastres; y la identificación de documentación con deterioro biológico. Aspectos de valoración Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 7 de 17 El levantamiento de información en este punto, indaga sobre los criterios y los procesos bajo los cuales se ha determinado que una documentación se debe conservar o no y el papel del comité de archivos en este juicio. 4. Sistematización y análisis de los datos En esta etapa, la información recabada con cada instrumento es tabulada y analizada por cada grupo de profesionales. Cuando se tienen las primeras conclusiones, el equipo interdisciplinario comparte y analiza la información total de la entidad, desde una perspectiva global y completa de cada FDA. La información se agrega en la matriz de evaluación de factores de conservación y la matriz de evaluación de factores archivísticos y de gestión, resumiendo los hallazgos para cada uno de los factores analizados. El resultado que arroja la calificación de cada uno de los factores, se analiza para determinar los aspectos prioritarios de intervención con fines de transferencia a la Dirección Archivo de Bogotá. Con base en el análisis de la información de los FDA de cada entidad, los integrantes del equipo establecen las prioridades de atención que debe tener en cuenta la entidad al momento de decidir intervenir dichos fondos. El establecimiento de prioridades implica el análisis de alternativas de intervención, para buscar la que más se adapte a las condiciones de cada entidad. 5. Elaboración del informe y del plan de trabajo A partir del establecimiento de prioridades y de alternativas de intervención, se elabora el informe de diagnóstico que debe incluir como mínimo: - Reseña de antecedentes del diagnóstico (basada en la historia de la función y los criterios utilizados por la entidad para valorar y disponer su propia documentación) Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 8 de 17 - Análisis y conclusiones de los hallazgos (basado en los resultados de la etapa de análisis de información) - Prioridades de intervención (resultado del análisis de información) - Alternativas de intervención Este informe es la base para que la entidad elabore un plan de trabajo para la intervención de sus fondos. TIEMPOS ESTIMADOS DE UN DIAGNÓSTICO Tamaño del fondo Pequeño Mediano Etapa (días) (días) Revisión de los antecedentes 1-2 1-2 institucionales Presentación de las actividades de diagnóstico y 1-2 1-2 elaboración del cronograma de visitas Levantamiento de la 7-10 10-30 información Sistematización y 7-10 10-15 análisis de los datos Elaboración del informe y plan de 5-10 5-10 trabajo Grande (días) Peso % 1-2 5 1-2 5 30-60 40 20-60 20 5-10 30 Premisas para el cálculo de tiempo de dedicación en un diagnóstico: - Alcance de los diagnósticos: período comprendido entre 1966 y 1986 - Tiempo previsto de diagnóstico por fondo dependiendo del tamaño y por entidad: estimado con base en la experiencia de diagnósticos anteriores - Dedicación exclusiva de las y los archivistas y conservadores - El tiempo no incluye los tiempos muertos o de espera por actividades en las entidades Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES - CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 9 de 17 Se requiere que haya unas condiciones mínimas por parte de las entidades antes de iniciar el diagnóstico, tales como la centralización de la información de período y la identificación y medida de la información del período que aún se encuentre en los archivos de gestión, por dependencia. Anexo. Glosario A Actos administrativos: Manifestación de la voluntad del Estado, de hacer o de no hacer, que se expresa a través de un procedimiento previamente determinado en la ley o en los reglamentos que regulan cada materia en particular. Acto administrativo complejo: Acto que se da cuando en su elaboración actuó más de un ente estatal, como, por ejemplo, la expedición de una ley que requiere aprobación del Congreso y luego la sanción del jefe del ejecutivo. Acto administrativo simple: Acto que se da en el evento de que este sea producto de un solo organismo, como es el caso de una resolución que aprueba un reglamento interno. Administración: Esfuerzo coordinado de un grupo social para obtener un fin con la mayor eficiencia y el menor esfuerzo posibles. Es también el proceso de usar recursos de la organización para alcanzar los objetivos de la misma, por medio de las funciones de planeación, organización e integración del personal, del liderazgo y del control. Administración pública: Instancia que se encarga de la gestión humana y del manejo adecuado de los recursos físicos, materiales, técnicos y financieros que emplea el Estado para el cumplimiento de sus fines. Archivo central: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados con los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. Archivo de gestión: Aquel en el que se reúne la documentación entrante en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continúa utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 10 de 17 Archivo histórico: Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión, que por decisión del correspondiente comité de archivos debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas, como los archivos privados declarados de interés público. C Ciclo de vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción y recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Control: Inspección, vigilancia y comprobación de un hecho o fenómeno cuyo conocimiento interesa para determinada finalidad. Control de gestión: Examen de la eficiencia, eficacia, economía y equidad en la administración de los recursos públicos por medio de información tanto interna como externa de tipo contable, estadística técnica, operativa y especializada en la naturaleza y las funciones de las entidades del Estado. Esta información se la estudia y analiza, lo que permite evaluar los resultados reales e históricos de la gestión pública, detectar desviaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Así mismo, evalúa el cumplimiento de la misión, objetivos y metas establecidos por las entidades del Estado en sus planes de desarrollo. Cuadro de Clasificación: Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una institución. En él se registran jerárquicamente las Secciones, Subsecciones, las Series y Subseries Documentales. D Depósito de Archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales y las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico y es especialmente valioso para el país. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 11 de 17 E Estrategia: Curso de acción que se elije e instrumenta para conseguir uno o más objetivos. Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto. Constituye una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. F Fondo: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional, conformadas por el mismo archivo, una institución o persona. Fondo Acumulado: Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la posibilidad de ser fuente de información y consulta. Función pública: Actividad de los funcionarios y agentes públicos que disfrutan de un régimen específico, con carácter de permanencia, al servicio de la administración pública y a través de diversas formas de vinculación. G Gestión: Acciones, operaciones y actividades específicas realizadas por una persona o un grupo humano con el objeto de lograr unos resultados de la manera más eficiente y eficaz. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Gestión pública: Proceso que articula estratégicamente las acciones de una organización estatal a su misión y objetivos, de acuerdo con las prioridades fijadas en el Plan Nacional de Desarrollo, con el propósito de garantizar la mayor coincidencia entre las decisiones derivadas de la planeación y las acciones que se reflejan en el presupuesto aprobado para la respectiva vigencia fiscal. Gerencia pública: Conjunto de políticas, acciones y decisiones estratégicas más convenientes, tendientes a realizar la producción de bienes y la prestación de servicios por parte del Estado, para satisfacer eficientemente las necesidades públicas de la sociedad. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 12 de 17 Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación. I Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. Indicador de gestión: Correlación entre las variables cuantitativas y cualitativas que permite observar la situación y las tendencias de cambio generadas por el objeto o fenómeno observado, respecto de objetivos y metas previstas e influencias esperadas. Puede consistir en valores, índices, unidades, series, estadísticas. 2. Unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de las variables clave de una organización, mediante su comparación con sus correspondientes referentes internos y externos. L Legislación archivística: Conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país. M Misión: Formulación de los propósitos de una organización, que la distingue de otras funciones en cuanto al cubrimiento de sus operaciones, sus productos, los mercados y el talento humano que apoya el logro de esos propósitos. O Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con los criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido. Organización de documentos: Proceso archivístico que desarrolla un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una entidad. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 13 de 17 Orientación estratégica: Formulación de los principios corporativos, y de la visión, la misión y los objetivos generales de una organización, de cualquier naturaleza, para crear y mantener ventajas competitivas. P Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural. Planeación: Acto de establecer objetivos, políticas, planes y programas, y de preparar racionalmente los recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos y demás elementos necesarios para que se desarrollen y cumplan en el futuro los propósitos planteados. Para el sector público, es obligatoria, mientras que para el sector privado es indicativa. Plan de desarrollo: Expresión de políticas, prioridades, objetivos, metas, estrategias que representan la manifestación de recursos públicos con el fin de satisfacer eficientemente las necesidades de la sociedad. Principio de orden original: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. Principio de procedencia: Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen. Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Programa: Conjunto de acciones de política sectorial enmarcadas en el plan de desarrollo de un gobierno para la atención de necesidades prioritarias de la sociedad y que se desagregan en proyectos específicos de inversión pública. Presupuesto público: Herramienta de carácter social, económico y financiero que ayuda a las autoridades del Estado a planear, programar y proyectar los ingresos y los gastos públicos, de manera que las cifras así presupuestadas coincidan con los montos realmente ejecutados. R Retención de documentos: Plazo en años para que los documentos permanezcan en el archivo de gestión o el archivo central, tal como se consigna en la Tabla de Retención Documental. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 14 de 17 S Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historia laboral, contratos, actas e informes. Servicio de archivo: Proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios la documentación de una entidad con fines de información. Servicio público: Proceso destinado a satisfacer necesidades colectivas en forma general, permanente y continua, bajo la dirección, regulación y control del Estado. 2. Proceso mediante el cual el Estado busca preservar el orden y asegurar el cumplimiento de sus fines. Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros. T Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus diferentes tipos documentales producidos o recibidos por una entidad en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Tabla de Valoración Documental: Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el archivo central como su disposición final. Tipo documental: Unidad documental simple. U Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo documento, o compleja, cuando la constituyen varios documentos formando un expediente. V Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Valores estratégicos: Conjunto de normas, principios, criterios y creencias en que se fundamenta la acción organizacional. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 15 de 17 Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de su aspecto misional. Visión: Aspiraciones y propósitos fundamentales de una organización, que apelan por lo común al corazón y a la razón de sus integrantes. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS PARA LA ELABORACIÓN DEL GLOSARIO HELLRIEGEL, Don; et al. Administración: un enfoque basado en competencias. 11 ed. México: Cengage Learning, 2009. 562 p. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la implementación de un programa de gestión documental: manual de archivística primera fase. Bogotá: AGN, CONTROL DE CAMBIOS 2006. 186 p. _______. “Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales. Ley 594-2000. Ley General de Archivos”. Bogotá D.C.: AGN, 2002, 23 p. _______. “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados. Acuerdo 002”. Bogotá D.C.: AGN, 2000, 7 p. _______. ““Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994. Acuerdo 027”. Bogotá D.C.: AGN, 2006, 12 p. ________. Plan estratégico del Archivo General de la Nación 2003-2006. Hacia los Archivos como centros de información. Bogotá D.C.: AGN, 2003. 39 p. ________. Reglamento General de Archivos. 3 ed. Bogotá D.C.: AGN, 2003, 94 p. ________ Tablas de Retención y Transferencias Documentales: Directrices básicas e instructivos para su elaboración; versión actualizada. Bogotá D.C.: AGN, 2001, 92 p. Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES ACTIVIDADES QUE SUFRIERON CAMBIOS CAMBIOS EFECTUADOS Creación del Documento N.A CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 16 de 17 FECHA DEL VERSIÓN CAMBIO 24/09/2009 01 Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01 GUÍA PARA EL DIAGNÓSTICO DE FONDOS DOCUMENTALES ACUMULADOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES CÓDIGO VERSIÓN 2215100-GS- 015 01 PÁGINA: 17 de 17 Certificado Nº CO-SC5107-1 Gestión Disciplinaria verbal y ordinaria con respecto a los servidores públicos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Certificado Nº CO-SC5107-2 Atención y direccionamiento de quejas, reclamossugerencias, solicitudes de información, gestión de respuestas y seguimiento de los requerimientossin responder, recibidos de losciudadanoscon respectoa lasEntidadesDistritales Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195 2210111-FT-359 Versión 01
