POLÍTICAS RELATIVAS A PROYECTOS INFORMÁTICOS A

POLÍTICAS RELATIVAS A PROYECTOS INFORMÁTICOS
A. Generales
1. En virtud de que en el PETI se ha trazado -a partir de objetivos estratégicos- el
rumbo que deberá seguir la institución en un período determinado, los usuarios
procurarán prestar toda la colaboración para su cumplimiento.
2. Estas políticas se sustentan en el Manual de Normas Técnicas de Control Interno
Relativas a los Sistemas de Información Computarizados.
3. Toda modificación sustancial, desarrollo o adquisición de Sistemas de Información
Computarizados (SIC), de acuerdo con el criterio del DTIC, debe estar
contemplada en el Plan Estratégico en Tecnologías de Información (PETI).
4. El Tribunal Supremo de Elecciones definirá la prioridad de los proyectos
informáticos, para lo cual el Comité Gerencial de Informática (CGI) brindará la
respectiva asesoría y se deberán incluir en la cartera de proyectos del PETI.
5. Todo proyecto informático deberá estar a cargo de un administrador, bajo el
ámbito funcional del Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos
(APGGP) del DTIC, quien junto con el usuario principal, actuará como contraparte
y representarán al Tribunal Supremo de Elecciones frente a la empresa contratista
en su ejecución.
6. Los proyectos informáticos usarán recurso humano conforme a las solicitudes de
servicios (esquema matricial) que se formulen a las diferentes unidades
administrativas. Solo en proyectos de alto impacto institucional, si el Superior así
lo considera, se asignarán recursos permanentes (esquema por proyecto).
7. El administrador en todo proyecto deberá realizar la “evaluación posterior” a partir
de la aceptación a satisfacción brindada por el órgano fiscalizador, la cual hará en
un periodo razonable que para cada caso fijará el CGI.
8. El DTIC, por medio del Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos
(APGGP), brindará información sobre la ejecución de un proyecto a solicitud del
órgano fiscalizador para los efectos propios de su función.
B. Necesidades que surjan al margen del PETI
9. Si posterior a la aprobación del PETI por parte del TSE, el usuario identifica
necesidades adicionales de hardware, software y/o sistemas de información
computarizados, las justificará amplia y razonadamente (justificación del usuario),
a más tardar el 15 de enero de cada año, ante el DTIC, para su valoración y
criterio.
10. El DTIC, en su calidad de Secretaría Técnica del CGI, valorará las necesidades
presentadas por los usuarios y realizará el respectivo dimensionamiento conforme
a la aplicación de la “Guía Complementaria”.
11. Si la necesidad presentada por el usuario requiere para su implementación e
implantación la participación de terceros (personas físicas o jurídicas), se
trasladará el resultado con su dimensionamiento al CGI para que se ordene el
respectivo estudio de factibilidad.
12. En los casos en que la necesidad presentada por el usuario corresponda a la
adquisición de un bien tecnológico informático que no involucre un desarrollo o
modificación de un sistema informático computarizado, el DTIC brindará las
condiciones técnicas y el dimensionamiento al CGI para que se ordene el
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respectivo estudio de mercado.
13. Si la necesidad presentada por el usuario corresponde a un desarrollo o
modificación no sustancial que resulte atendible con el recurso profesional-técnico
informático del DTIC, éste presentará informe al CGI para su conocimiento y lo
incorporará dentro de sus procesos ordinarios. Si del resultado de la valoración se
determina que se requiere la adquisición de bienes tales como los definidos en el
punto 12, se procederá de acuerdo con lo expuesto en ese aparte en cuanto a
estos bienes.
14. El DTIC presentará al CGI el análisis de los requerimientos de los usuarios, con
sus respectivos resultados, a más tardar en marzo de cada año.
15. El CGI, con base en los resultados de los dimensionamientos de las necesidades
de los usuarios, definirá las guías para el estudio de factibilidad correspondiente,
y a más tardar en abril de cada año recomendará al Tribunal que la OPT proceda
a realizar el estudio respectivo, según las prioridades propuestas. Se comunicará
el acuerdo tomado a más tardar el 15 de mayo de cada año.
16. La OPT deberá presentar la CGI los resultados de los estudios a su cargo a más
tardar el 2 de enero de cada año, y éste, a más tardar el 15 de ese mismo mes,
recomendará al Tribunal su decisión, a efecto de que si es positivo se incorporen
en el PETI, proponiendo la prioridad del caso y el nombramiento de su
administrador. El TSE comunicará lo acordado a más tardar el 31 de ese mes.
17. Una vez aprobados los estudios por el TSE e incorporados en la cartera PETI, el
DTIC, a través de la APGGP, conjuntamente con el administrador del proyecto y el
usuario, elaborarán las especificaciones y el respectivo plan de ejecución, el cual
se elevará a aprobación del CGI y a conocimiento del CEPEI a más tardar el 31 de
marzo.
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18. El DTIC deberá presentar dentro de su POA a la Dirección Ejecutiva, a más tardar
el 15 de abril, las necesidades de los proyectos incorporados en la cartera PETI,
con la finalidad de que en el anteproyecto de presupuesto del año siguiente se
incluyan los recursos necesarios para su ejecución. De esto el DTIC hará una
presentación al CGI.
C. Formulación de los planes de adquisición de hardware y software por
obsolescencia
19. El DTIC, por medio del Área de Servicios de Información y Gestión (ASIG),
recomendará en forma exclusiva la sustitución de activos por obsolescencia
conforme al “Manual de Procedimientos, Normas y Políticas para la Planificación y
Adquisición de Recursos Informáticos para el Tribunal Supremo de Elecciones”,
previa valoración con el usuario de los activos que deben cambiarse, con el fin de
incluir lo correspondiente en el POA respectivo.
20. Si el DTIC considera que alguna sustitución de activos por obsolescencia debe ser
dimensionada como requerimiento, se procederá conforme al aparte B
“Necesidades que surjan al margen del PETI”.
D. Condiciones para la realización de procesos de contratación
21. Con base en el anteproyecto de presupuesto y a partir de que el Ministerio de
Hacienda lo presente como proyecto de presupuesto ordinario a la Asamblea
Legislativa (1 de setiembre de cada año), la Proveeduría iniciará el proceso de
formulación y visado de carteles, conforme a los lineamientos definidos (ver
procedimiento aprobado por el TSE en oficio N. 4031-TSE-2005 del 23/5/05).
22. Las adquisiciones relativas a los SIC que se pretendan hacer, deben incluirse en la
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programación financiera y consecuentemente en el programa de adquisiciones
proyectado anual y deberán contar con los estudios previos que justifiquen la
compra.
E. Abreviaturas y definición de conceptos
23. Abreviaturas
APGGP: Área de Planificación y Gestión de Grandes Proyectos
ASIG: Área de Servicios de Información y Gestión
CEPEI: Comité Ejecutivo del Plan Estratégico Institucional
CGI: Comité Gerencial de Informática
DTIC: Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones
OPT: Oficina de Proyectos Tecnológicos
POA: Plan Operativo Anual
SIC: Sistemas de información computarizados
PETI: Plan Estratégico de Tecnologías de Información
TI: Tecnología de Información
24. Terminología
Administrador: funcionario responsable de dirigir, organizar, planear, coordinar y
controlar técnica y administrativamente el proyecto.
Análisis técnico: corresponde al análisis informático de las necesidades o
problemas planteados por los usuarios, realizado por el DTIC.
Contraparte: constituida por el administrador del proyecto y el usuario principal,
con el apoyo técnico del DTIC.
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Estudio preliminar: es un documento bastante acabado, coherente, con
información y análisis sobre variables importantes como el mercado, la tecnología, la
rentabilidad financiera, económica-social y el impacto ambiental, cuyo propósito es
determinar si el uso del computador y la adquisición o desarrollo del SIC es viable
técnica y económicamente.
Estudio de factibilidad: es un documento que contiene toda la información
pertinente y el estudio de las variables del proyecto, que contempla un análisis de los
diversos escenarios en que podría actuar el proyecto. Desde el punto de vista de su
evaluación incorpora todos los indicadores financieros, económicos y ambientales
aplicables, así como un análisis de sensibilidad sobre las variables más críticas o
incertidumbres para visualizar su comportamiento y posible viabilidad. Brinda una
orientación definida y justificada como recomendación, apoyada sobre un nivel
aceptable de incertidumbre que facilita la toma de decisiones.
Formulación de proyectos: es un proceso que tiene como objetivo analizar su
dirección, objetivos, alcance, su lógica o coherencia interna, su racionalidad y su
factibilidad; lo anterior antes de decidir si se ejecuta o no. Su documentación servirá
de base para la toma de decisiones de los niveles gerenciales.
Guía complementaria: conjunto de pasos ejecutados por el Área de Sistemas de
Información para la valoración de los requerimientos de los usuarios, con el fin de
determinar si la solución respectiva puede ser atendida por personal del DTIC.
Justificación técnica: es el razonamiento a nivel informático por parte del DTIC
sobre
un
requerimiento
de
usuario
referente
a
adquisiciones
tecnológicas
informáticas que no involucran desarrollo o modificación sustancial de un sistema
informático computarizado.
Líder técnico: ejecuta el desarrollo informático interno del ciclo de vida del proyecto
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con personal profesional o técnico informático de la Institución. Esta figura se
presenta en los proyectos de desarrollos informáticos realizados con recursos
propios.
Paquetería: software ya desarrollado, existente en el mercado tecnológico, que
combina la capacidad para realizar varias aplicaciones de propósito general (como
procesamiento de palabras, hoja de cálculo electrónica, gráficos y presentaciones) en
un programa.
Plan de ejecución: define las tareas de cada actividad con su fecha de inicio y
conclusión, objetivos, metas, indicadores y recursos requeridos por el administrador
para gerenciar el desarrollo del proyecto.
Proyecto de TI: se define como un conjunto de acciones informáticas que tienden
a la simplificación, tecnificación y mantenimiento de los recursos a través del apoyo
de los sistemas tecnológicos. Este conjunto de acciones, para ser considerado como
proyecto informático, tiene que poseer una serie de características, a saber:
•
Debe ser único, no hay otro(s) funcionario(s) haciendo esa misma actividad
o sea involucra hacer algo que no se ha hecho antes. El producto de cada
proyecto es único.
•
No debe ser repetitivo. Dentro de los planes de la organización no se prevé
generar otro conjunto de acciones para el mismo propósito.
•
Es temporal, tiene un principio y un fin en su desarrollo e implica la
coordinación
de
elementos
humanos,
técnicos,
administrativos
y
financieros; los cuales deben ser determinados desde un inicio.
•
Tiene un funcionario nombrado como administrador para gerenciar el
proyecto.
Aprobado por el TSE en sesión N. 90-2005 del 20 de setiembre, Oficio N. 5996-TSE-2005.
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