Instrucción 2/2013 sobre Otorgamiento de Apoderamientos

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INSTRUCCIÓN 2/2013 SOBRE OTORGAMIENTO DE APODERAMIENTOS “APUD
ACTA” EN EL PARTIDO JUDICIAL DE HUELVA.
Tipo de Instrumento:
Instrucción
Número:
2/2013
Origen:
Secretaria Coordinadora Provincial de Huelva
Vigencia:
7 de octubre de 2013
Cese de vigencia:
Breve
resumen
del Prevenciones
a
adoptar
por
los
Secretarios
Judiciales en el otorgamiento de Apoderamientos
contenido:
“Apud Acta” en el partido judicial de Huelva.
Introducción.
El cuatro de mayo de dos mil diez entró en vigor la reforma procesal definida en la
Ley 13/2009. Las consecuencias de dicha entrada en vigor son de un hondo
calado en nuestro sistema procesal, pero, a los efectos que ahora nos interesan,
hay un aspecto que afecta de manera muy importante a la organización de las
Oficinas Judiciales. Y éste no es otro que el apoderamiento apud acta ante
Secretario Judicial, que ha sufrido una reforma muy significativa. Para apercibirse
de ello baste decir que el artículo 24 de la Ley de Enjuiciamiento Civil permite
ahora el otorgamiento de poderes ante el Secretario Judicial de cualquier oficina
judicial, cuando antes sólo lo preveía ante el Secretario Judicial de la Oficina
judicial que tramitara el procedimiento. Y a ello debe añadirse el efecto de la Ley
25/2009, conocida como Ley ómnibus, que, entre otros aspectos, permite ahora la
intervención profesional de un Procurador en un partido judicial distinto de aquél
en el que se halla colegiado.
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El primero de los dos puntos mencionados supone un cambio de gran repercusión
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en el funcionamiento de las Oficinas Judiciales, a la par que una mejora en el
acceso de los ciudadanos a la Administración de Justicia, pues, en definitiva,
equipara legal y procesalmente el apoderamiento ante el Secretario Judicial al
apoderamiento notarial, ya que éste nunca se ha encontrado sometido a las
restricciones que sí se daban en el caso del apoderamiento ante Secretario
Judicial. Esto ha de permitir, a buen seguro, un mayor uso de esta opción legal, de
carácter gratuito para el ciudadano, a diferencia del apoderamiento notarial, ya
que no exigirá del ciudadano un desplazamiento en el caso de litigios en partidos
judiciales distintos al de su residencia, lo que convertía en ilusoria esa pretendida
gratuidad a la que se hacía referencia.
Ahora bien, dicho esto, no puede dejar de ponerse de manifiesto también que esta
nueva posibilidad legal genera unas mayores dificultades organizativas que es
necesario abordar de manera decidida, para permitir que el uso de esta opción
legal no genere ninguna disfunción, ni suponga mayor complicación para el
ciudadano, que ha de recibir en todo caso una atención de calidad, al tiempo
que se debe conseguir que esta gestión de los ciudadanos se realice de la forma
más ágil y eficaz.
Para ello, el primer punto a resolver es si la afirmación legal del artículo 24 es
compatible
con
algún
tipo
de
medida
organizativa
que
encauce
el
apoderamiento hacia determinada o determinadas Oficinas Judiciales, al objeto
de evitar molestias al ciudadano, prácticas diversas, y, en definitiva, ganar en
eficacia mediante la centralización de tales apoderamientos. En todo caso, eso sí,
con la suficiente flexibilidad, que permita decantarse por otras opciones cuando la
inicialmente prevista no fuera posible, lo que en definitiva redundará en que,
efectivamente, pueda otorgarse el apoderamiento ante cualquier Secretario
Judicial.
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En segundo lugar, y no de menor importancia, se debe arbitrar una práctica
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homogénea, sencilla y eficaz para un adecuado control de los apoderamientos. Y
a la vez, esta práctica debe contemplar los aspectos referidos a la documentación
del apoderamiento, a la intervención del Secretario Judicial, a las fórmulas para
hacer efectivo un adecuado registro de los apoderamientos, así como de la
manera de hacer posible el control de las revocaciones de los mismos.
En cuanto al primero de los puntos, es obvio que, aunque el tenor literal del artículo
24 de la LEC pudiera hacer pensar otra cosa, las facultades organizativas de la
Administración de Justicia, y en concreto de las Oficinas Judiciales, a través de la
figura de los superiores jerárquicos, ha de permitir en todo caso pautar unas normas
que encaucen de manera adecuada y efectiva el otorgamiento de tales
apoderamientos, sin llegar, pero, al extremo de impedir otras opciones, pues en
definitiva éste y no otro se entiende que es el espíritu de la Ley, que busca, ante
todo, facilitar al máximo al ciudadano el acceso a los tribunales, permitiéndole
otorgar el apoderamiento ante un Secretario Judicial mucho más cercano a su
domicilio, sin obligarle, como anteriormente, a posibles desplazamientos, en
ocasiones que podían ser muy considerables, para otorgar el apoderamiento,
puesto que tal imposición, en definitiva, hacía bien poco atractiva esta opción en
tales casos, ya que la supuesta gratuidad podía quedar perfectamente anulada
por el coste económico generado por el desplazamiento. Y, el hecho de que,
dentro de un determinado partido judicial, se establezca una Oficina Judicial
encargada de centralizar tales apoderamientos, no sólo no es contrario a ese
espíritu, sino, precisamente, lo que más se aproxima a él. Dar opción de libertad
absoluta de elección puede generar un sinfín de dificultades añadidas que
provoquen la mala prestación de un servicio al ciudadano, incompatible con la
finalidad pretendida, que va justo en sentido contrario. Pensemos que, en primer
lugar, puede generar desorientación al ciudadano, ya que, llegado a un edificio
judicial, puede no saber a qué oficina judicial dirigirse. Puede dar, igualmente,
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lugar a prácticas muy diversas en las Oficinas Judiciales. Desde aquellas que
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admitan la comparecencia sin mayores problemas, a aquellas que no la admitan,
por estimar que no es de su competencia, que corresponde a un orden
jurisdiccional distinto, que debe ser el Secretario Judicial del órgano que asume o
asumirá el asunto, o, simplemente, porque el Secretario Judicial no se halle
presente en ese momento por estar practicando cualquier otro tipo de diligencia. Y
estas situaciones, es obvio, deben ser evitadas, garantizando al ciudadano la
prestación de un servicio de calidad, de forma que, llegado a un edificio judicial,
sea en principio una y sólo una la Oficina Judicial a la que deba acudir. Y esta
evitación puede conseguirse mediante el uso de las facultades que el artículo 18,
e) del Reglamento Orgánico del Cuerpo de Secretarios Judiciales otorga a los
Secretarios Coordinadores Provinciales, como superiores jerárquicos inmediatos de
los Secretarios Judiciales, en cuanto que organizadores del trabajo de los mismos y
de las Oficinas Judiciales que éstos dirigen. Esta disposición, además, generará
efectos notablemente beneficiosos para el buen funcionamiento del servicio. No
exigirá una presencia continuada de todos los Secretarios Judiciales (que no
siempre se dará) ante la posibilidad de petición de tal servicio, y permitirá un
adecuado registro del apoderamiento, y de su posible revocación, al centralizar
tales tareas en una concreta Oficina Judicial, incluso cuando el otorgamiento
inicial se efectúe ante una Oficina Judicial distinta.
No obstante debe reseñarse que la existencia de seis sedes judiciales en este
partido judicial impulsa a reflexionar sobre si es conveniente que todos los
apoderamientos que hayan de otorgarse(Respecto de procedimientos en trámite
o no en este partido judicial y de otros partidos judiciales) deban ser centralizados
ante un único Secretario Judicial como sería lo deseable desde el punto de vista
de la eficacia, la eficiencia y la prestación de un servicio próximo y de calidad. Se
opta por esta Secretaria Coordinadora por un sistema a medio camino de lo que
podría ser lo óptimo contando con las infraestructuras necesarias y por
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consiguiente los apoderamientos relativos a procedimientos en trámite en este
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partido judicial serán otorgados, como hasta ahora, por los Sres. Secretarios
Judiciales de sus respectivas oficinas judiciales, mientras que los relativos a otros
partidos judiciales y aquellos otros(que vayan a iniciarse en este o en otro partido
judicial)que aún no se haya presentado la demanda o que habiéndose
presentado aún no se han iniciado o que aún habiéndose turnado e incoado aún,
no tenga conocimiento la parte del inicio del procedimiento y por consiguiente
desconozca a qué juzgado le ha sido turnado el asunto, lo serán por el Sra./Sr.
Secretaria/o del Servicio Común de Notificaciones y Embargos u oficina judicial
que en el futuro tuviera que prestar ese servicio. Se regulan también, los
apoderamientos a realizar en Centros Penitenciarios, con la finalidad también de
optimizar los recursos humanos y materiales de este partido judicial evitando los
desplazamientos de los reclusos a la sede judicial o de varios Secretarios Judiciales
al mismo. Se opta por la centralización del servicio, efectuándose ante el Sr.
Secretario del SCNE a través de videoconferencia y en caso de imposibilidad
técnica se efectuarán ante el Sr. Secretario de Vigilancia Penitenciaria, con
ocasión de las visitas giradas al Centro Penitenciario.
Por lo que respecta a la segunda de las cuestiones, se hace necesario arbitrar un
sistema que asegure la homogeneidad en la prestación de este servicio.
Ciertamente, la atribución del mismo a una Oficina Judicial, mayoritariamente,
permite avanzar mucho en esta cuestión, pero, dado que el sistema ha de estar
dotado de la suficiente flexibilidad, de la forma que mejor garantice la prestación
de un servicio de calidad, y por tanto la intervención de diversas Oficinas
Judiciales, debe buscarse al máximo la garantía de homogeneidad, en todos los
aspectos relativos a la documentación de las actas de apoderamiento, su registro,
y la intervención que en ellas deba tener el Secretario Judicial. A tal efecto, las
normas que se establezcan deben incidir en dos aspectos que se consideran
fundamentales, como son la perfecta identificación y plasmación de la voluntad
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del ciudadano que comparece, y la presencia del Secretario Judicial, como
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garante de los derechos del ciudadano y responsable de que esa voluntad del
mismo se plasme de forma adecuada, ejerciendo una labor informadora al
ciudadano, y de comprobación de cuál es la voluntad del mismo. A su vez, deben
establecerse fórmulas que garanticen un registro adecuado del apoderamiento, y
la llevanza y custodia de los originales de los apoderamientos. En este sentido ya se
anticipa que se opta por conservar los originales de los apoderamientos en la
Oficina Judicial ante la que se presta el apoderamiento, y hacer entrega al
ciudadano de testimonio del apoderamiento, en forma similar a la legislación
notarial, dada sus innegables similitudes. Y ello es así por considerar que es la
fórmula más adecuada, para disponer siempre del documento original, que ha de
permitir en su caso expedir tantas copias como sea necesario, ante posibles
extravíos o desapariciones, al tiempo que permite seguir el mismo criterio con
respecto a las revocaciones de apoderamientos.
Este es el espíritu que preside la Instrucción nº 3/2010 de la Secretaría General de la
Administración de Justicia relativa a aspectos derivados del nuevo régimen de
competencias de los Secretarios Judiciales establecidas por la Ley 13/2009. En la
misma se recoge esta posibilidad, de prestación de manera centralizada mediante
atribución expresa a un Secretario Judicial o servicio, como no podía ser de otra
manera, atendiendo lógicamente a la prestación de un servicio de calidad al
ciudadano y a la nueva organización que establece y que inspira toda la ley
Orgánica 19/2003 de modificación de la LOPJ 6/85 de 1 de julio. Estableciendo
también otras posibilidades en cuanto a que los Secretarios Coordinares
Provinciales podrán establecer turnos así como indicaciones al respecto
haciéndose por consiguiente también uso de esta opción en cuanto al modo de la
prestación avalada por la referida Instrucción.
En virtud de todo lo anteriormente expuesto, dicto la siguiente Instrucción:
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INSTRUCCIÓN 2/2013 DE LA ILTMA. SRA. SECRETARIA COORDINADORA
PROVINCIAL DE HUELVA, DOÑA ROSA MARÍA BERENGUEL FERNÁNDEZ.
1. Oficina Judicial y Secretarios Judiciales receptores de los apoderamientos
en el partido judicial de la Huelva.
En este partido judicial los apoderamientos apud acta, previstos en el artículo 24 de
la Ley de Enjuiciamiento Civil, que se efectuarán de la manera que sigue:
•
Apoderamientos que deban surtir efectos en el partido judicial de Huelva:
Cuando el procedimiento se encuentre iniciado y en trámite en este
partido judicial, el otorgamiento del poder “Apud Acta” se efectuará
ante el Secretario Judicial del órgano que conoce del asunto.
Cuando el procedimiento no haya sido iniciado pero cuya demanda
se pretenda presentar en el partido judicial Huelva (o habiendo sido
presentada, aún no se haya iniciado el procedimiento o aún no se
haya conocido por la parte otorgante, desconociendo ésta la oficina
judicial a que haya sido turnado el asunto) y el apoderamiento se
pretenda otorgar en la ciudad de Huelva, este se efectuará en el
Servicio Común de Notificaciones y Embargos de Huelva(u oficina
judicial que en el futuro asuma ese servicio) y ante la/el Sr./Sra.
Secretaria/o Judicial del mismo.
•
Apoderamientos que deban surtir efectos en otro partido judicial:
Cuando el apoderamiento se pretenda otorgar en la ciudad de Huelva
para producir efectos y ser presentado en otro partido judicial distinto, el
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otorgamiento se efectuará en el Servicio Común de Notificaciones y
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Embargos de la Huelva(u oficina judicial que en el futuro asuma ese servicio)
y ante la/el Sr./Sra. Secretaria/o Judicial del mismo.
•
Apoderamientos en Centro Penitenciario:
Se evitará, siempre que no sea necesario, el traslado de los internos para la
realización del otorgamiento de apoderamientos con los reclusos. En estos
supuestos en que haya de otorgarse apoderamientos se efectuarán por el Sr./Sra.
Secretaria/o del SCNE( u oficina judicial que asuma ese servicio) a través de
videoconferencia, en caso de imposibilidad técnica, se efectuará por el/la Sr./Sra.
Secretario/a de Vigilancia Penitenciaria con ocasión de sus visitas al Centro
Penitenciario.
El Sr. Secretario del partido judicial de Huelva, que, en cumplimiento de una
resolución judicial o procesal, deba realizar un apoderamiento en el Centro
Penitenciario de Huelva, ya en virtud de procedimiento que se tramite en su propia
oficina judicial o bien en otra oficina judicial que haya solicitado cooperación
judicial,
(siempre
que
no
se
trate
del
Sr.
Secretario
de
Vigilancia
Penitenciaria)procederá del modo que sigue:
a. Remitirá oficio, al Sr. Director del SCNE, con copia de la documentación
judicial (o bien remitirá el documento original en el supuesto que fuese
necesario) necesaria para la práctica del apoderamiento.
La remisión de la documentación al Sr. Secretario del SCNE, se realizará
preferentemente por vía telemática, caso de que se cuenten con los medios
necesarios para ello (escáner y correo electrónico con firma digital, cuenta
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de correo electrónico institucional) y no sea necesario remitir ningún
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documento original.
b. El Sr. Secretario del SCNE practicará la diligencia interesada a través de
videoconferencia con el Centro, debiendo seguir el Protocolo de
Videoconferencias establecido para esta provincia. Cumplimentando la
misma (expidiendo testimonio del acta de apoderamiento otorgada)
debidamente documentada, quedará a disposición en el SCNE para su
recogida por la oficina judicial remitente. ( O exhortada).
c. En supuestos de imposibilidad técnica, el Sr. Secretario del SCNE, remitirá la
documentación recibida al Sr. Secretario de Vigilancia Penitenciaria, dando
cuenta de tal envío al Sr. Secretario remitente y solicitante del
apoderamiento.
d. El Sr. Secretario de Vigilancia Penitenciaria otorgado el apoderamiento,
remitirá el mismo(testimonio del acta de apoderamiento otorgada)
debidamente documentado al Sr. Secretario remitente(o exhortado). Esta
remisión se hará mediante entrega, no mediante correo ordinario.
e. El/La Sr. /Sra. Secretario remitente (o exhortado) una vez recibida la
diligencia practicada, la incorporará a las actuaciones procesales y, en su
caso, devolverá el exhorto debidamente cumplimentado a la oficina
judicial exhortante.
2. -Metodología de organización en la prestación, Horarios, Cita Previa.
En el SCNE:
La prestación del servicio se realizará preferentemente a través del
sistema de cita previa fijando día y hora de la prestación, utilizando el
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formulario que se anexa(Anexo I) a esta Instrucción. De tal modo, que en
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dicho formulario, que será cumplimentado por el Servicio Común de
Notificaciones y Embargos de Huelva, se determinará la cita con la
mayor
brevedad
para
una
mayor
agilidad,
remitiéndolo
preferentemente a través de fax o correo electrónico al procurador o
abogado en su caso, que vayan a asumir la representación o solicitante
del apoderamiento
Tales formularios serán distribuidos por esta Secretaría de Coordinación
Provincial a los Ilustres Colegios de Abogados y Procuradores así como al
Colegio de Graduados Sociales, para una mayor difusión e información
de los usuarios.
En el resto de oficinas judiciales:
Se fomentará la prestación a través de la cita previa para una mejor
organización y prestación del servicio la cual, favorecerá, la conciliación
de la buena organización de los servicios a cargo de SSª, el Sr./Sra.
Secretario/a Judicial otorgante de los poderes y la prestación de un
mejor servicio a los ciudadanos, un servicio próximo y de calidad, y
permitiendo así la asistencia del fedatario público en el momento de la
firma del apoderamiento.
Sin perjuicio de ello(o en su lugar) y a criterio del Secretario podrá
establecerse
una
franja
horaria
para
el
otorgamiento
de
los
apoderamientos atendiendo a criterios de organización y de mejora en
la calidad del servicio que deberá ser anunciada a través de cartelera, y
por todos aquellos medios que se estimen convenientes, en el juzgado
para una mayor información, con todas aquellas indicaciones que se
consideren útiles para informar a los usuarios de la metodología a seguir.
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3. -Formularios a emplear.
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En todo caso, serán de obligatoria utilización el formulario o formularios de
apoderamientos apud acta disponibles en la aplicación de gestión procesal. De no
existir o de no recoger éstos todas las posibles opciones que se puedan presentar,
por los Sres. Secretarios Judiciales se propondrán, en su caso, para su aprobación
por esta Secretario Coordinadora Provincial, los formularios correspondientes, que
en todo caso deberán recoger, como mínimo, los datos siguientes:
a) Número de registro en el protocolo de apoderamientos que se llevará en el
Servicio Común de Notificaciones y Embargos, en la forma que más
adelante se indicará. (Ver disposición transitoria, respecto del resto de
oficinas judiciales)
b) Lugar, fecha y hora de otorgamiento.
c) Datos de identidad del ciudadano que otorgue el apoderamiento, en la
forma que más adelante se desarrollará.
d) Comprobación efectuada por el Secretario Judicial acerca de la
capacidad y legitimación del compareciente para el otorgamiento del
apoderamiento.
e) Datos del Secretario Judicial que recibe y documenta el apoderamiento.
f) Identificación del procedimiento para el que se otorga el apoderamiento,
en la forma que se indicará. Identificación del Procurador o Procuradores
receptores del mandato, con expresión del Colegio al que pertenecen.
g) Facultades generales y específicas otorgadas al Procurador apoderado.
h) Comunicación
al
ciudadano
del
alcance
y
consecuencias
del
apoderamiento otorgado.
i)
Cierre del acta con firma del otorgante y del Secretario Judicial.
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No obstante lo anterior, observada la insuficiencia de los formularios contenidos en
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el aplicativo “Adriano”, se han facilitado formularios adaptados a esta Instrucción,
por los Secretarios Judiciales de esta provincia, para su uso generalizado por los
Sres. Secretarios Judiciales de este partido judicial, los cuales han sido validados por
estos últimos. Dichos formularios recogen las prevenciones anteriores y los requisitos
previstos en esta Instrucción. Por lo que serán los formularios utilizados por todas las
oficinas judiciales procediéndose a su incorporación como documento externo a
“Adriano” hasta tanto se incorporen a la colección por la DGIS.
El/La Sr./Sra. Secretario Judicial del Servicio Común, al no tener a su disposición el
sistema de gestión procesal “Adriano” se le facilitan también para su uso los
formularios que se adjuntan como Anexo.
4. - Libro Registro de protocolo de apoderamientos
En el Servicio Común de notificaciones y Embargos de Huelva
Se llevará, en formato informático, un libro de protocolo para registro de los
apoderamientos otorgados ante el mismo Servicio Común de Notificaciones y
Embargos, Este libro de protocolo de apoderamientos deberá contener, al menos,
los datos siguientes:
a) Número de registro. Se tratará de un número de registro correlativo, seguido
del año de otorgamiento, de forma que se reinicie la numeración al inicio de
cada año.
b) Fecha de otorgamiento
c) Datos del otorgante
d) Representación que pueda ostentar el otorgante, esto es, si comparece en
su propio nombre o en representación de otra persona, física o jurídica.
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e) En el caso anterior, si procede, identificación de la persona física o jurídica
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representada.
f) Si es apoderamiento para un procedimiento que ya se halla en trámite o
para un procedimiento que se va a entablar
g) Si es el primer supuesto del apartado anterior, identificación del tipo y
número de procedimiento, y Oficina Judicial ante el que se sigue.
h) Si se trata del segundo supuesto, tipo de acción que se pretende ejercer y
contra quién.
i)
Procurador o Procuradores a cuyo favor se otorga el apoderamiento.
j)
Fecha de revocación, si procede.
k) Observaciones.
Hasta tanto se provea, por la DGIS de la Consejería de Justicia, del Libro registro
informático de apoderamientos, se facilita por esta Secretaria Coordinadora, una
sencilla hoja de cálculo Excel, para proceder al registro por parte del SCNE(u
oficina judicial que asuma ese servicio. Asimismo, en el SCNE se deberá llevar, para
la conservación y custodia de las actas otorgadas, debidamente ordenadas, un
legajo de las mismas tal como previene la Instrucción 3/10 apartado 4 de la
Secretaría General de la Administración de Justicia.
En el resto de oficinas judiciales:
Se llevará igualmente y en los mismos términos, un libro registro informático de
protocolo de apoderamientos otorgados en las mismas. A la fecha actual aún no
se cuenta con el libro informático adaptado a la presente Instrucción. No obstante,
a instancias de esta Secretaria Coordinadora se ha propuesto el proyecto del libro
informático al efecto a los Servicios Centrales de Informática de la Consejería de
Justicia, habiéndose obtenido hasta la fecha como anticipo de lo que será el libro
y primer paso del proyecto, el acontecimiento en Adriano “Apoderamiento Apud
Acta”.
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Por consiguiente, hasta tanto se cree el libro registro en el aplicativo informático
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“Adriano” no se llevará, con carácter obligatorio, tal registro en las oficinas
judiciales (Con excepción del SCNE que sí llevará tal registro), debiéndose estar al
apartado “Disposición transitoria” aplicable a las oficinas judiciales de esta
provincia (con la excepción del SCNE)de esta Instrucción respecto a este extremo.
No obstante, sí deberán llevar para la conservación y custodia de las actas
otorgadas, debidamente ordenadas, un legajo de las mismas tal como previene la
Instrucción 3/10 apartado 4 de la Secretaría General de la Administración de
Justicia. ( ver apartado 16)
5. -Circuito a seguir para los apoderamientos ante el Servicio Común de
Notificaciones y Embargos y Secretarios del resto de oficinas judiciales.
En los apoderamientos que se efectúen, tras el otorgamiento, se hará entrega al
compareciente otorgante de un testimonio del acta de apoderamiento otorgada.
El original quedará custodiado en la oficina judicial( o en el Servicio Común en su
caso), en un legajo que se llevará por orden de registro. Del número de registro
deberá quedar constancia tanto en el original como en el testimonio entregado al
otorgante
Si hubiera comparecido el otorgante con el Procurador a cuyo favor se haga el
apoderamiento, se podrá hacer entrega a éste, si lo solicita, de otro testimonio del
apoderamiento. En todo caso, se harán constar tales circunstancias en el acta.
Por cada compareciente se extenderá un acta de apoderamiento, aunque
pretenda litigar juntos y bajo una misma dirección. En tal supuesto, pero, el número
de registro de protocolo será único y el mismo para todas las actas que cumplan
esta condición.
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6. - Datos del otorgante
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El Secretario Judicial deberá dar fe de la identidad del otorgante. Las
circunstancias identificativas del mismo se harán constar por lo que resulte de los
documentos de identidad aportados.
Cuando el otorgante fuere conocido con un segundo nombre unido al primero, o
con un nombre distinto, se expresará también esta circunstancia. Si se conociere un
solo apellido, se hará constar así, no siendo necesario expresar el segundo cuando
por los otros datos resultare perfectamente identificado. En caso de duda, podrá
agregarse su filiación.
A tal efecto, se reflejará, en el acta, el nombre, apellidos, edad o fecha de
nacimiento, estado civil y domicilio de los otorgantes, salvo si se tratare de
funcionarios públicos que intervengan en el ejercicio de sus cargos, en cuyo caso
bastará con la indicación de éste y el nombre y apellidos. Además, se deberán
reflejar los números de teléfono, fijos y móviles, así como el correo electrónico del
otorgante.
Respecto de españoles la nacionalidad y su identidad se acreditarán por el
pasaporte o el documento nacional de identidad. Respecto de extranjeros
residentes en territorio nacional, su nacionalidad e identidad se acreditará
mediante pasaporte o permiso de residencia expedido por autoridad española.
Por último, respecto de extranjeros no residentes su nacionalidad e identidad se
acreditará mediante pasaporte o mediante cualquier otro documento oficial
expedido por autoridad competente de su país de origen que sirva a efectos de
identificación, lo que se certificará en caso de duda por la autoridad consular
correspondiente. En todo caso, el documento utilizado deberá contener fotografía
y firma del otorgante.
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En la comparecencia de los representantes podrá indicarse como domicilio el del
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representado o el de la sucursal, agencia o delegación que constituya su centro
de trabajo, y en la comparecencia de profesionales colegiados, que intervengan
por razón de su profesión, podrá indicarse como domicilio el de su despacho o
estudio.
7. - Comprobación de los requisitos
El Secretario Judicial deberá dar fe de que de que, a su juicio, el otorgante tiene
capacidad y legitimación, de que el consentimiento ha sido libremente prestado,
de todo lo cual quedará constancia en el acta.
El Secretario Judicial responderá que el otorgamiento se adecua a la legalidad y
que sea conforme a la voluntad del otorgante, la cual deberá indagar, interpretar
y adecuar al ordenamiento jurídico, e informará a aquél del valor y alcance de su
redacción, de todo lo cual quedará constancia en el acta.
8. - Supuestos de representación
La intervención de las otorgantes se expresará diciendo si lo hacen por su propio
nombre o en representación de otro, reseñándose en este caso los datos
identificativos del documento del cual surge la representación, salvo cuando
emane de la ley, en cuyo caso se expresará esta circunstancia.
Si la representación no resultare suficientemente acreditada a juicio del Secretario
Judicial y el compareciente hiciere constar expresamente su solicitud de que se
autorice el instrumento con tal salvedad, el Secretario Judicial reseñará dichos
extremos y los medios necesarios para la perfección del juicio de suficiencia. En tal
caso, cuando le sean debidamente acreditados, el Secretario Judicial así lo hará
constar en nueva Acta complementaria de la anterior que llevará el mismo número
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de registro, y se unirá a la anterior en el legajo a continuación del Acta a la que
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complementa, expresando en ella su juicio positivo de suficiencia de las facultades
expresadas. En todas las copias que se expidan con anterioridad a dicha diligencia
el Secretario Judicial hará constar claramente que la representación no ha
quedado suficientemente acreditada.
Cuando alguno de los otorgantes concurra al acto en nombre de una Sociedad,
establecimiento público, Corporación u otra persona social, se expresará esta
circunstancia, designando, además de las relativas a la personalidad del
representante, el nombre de dicha entidad y su domicilio, datos de inscripción y
número de identificación fiscal en su caso, e indicando los datos del título del cual
resulte la expresada representación. El representante suscribirá el documento con
su propia firma, sin que sea necesario que anteponga el nombre ni use la firma o
razón social de la entidad que represente.
En los casos en que así proceda, El Secretario Judicial reseñará en el acta que
autorice los datos identificativos del documento auténtico que se le haya aportado
para acreditar la representación alegada y expresará obligatoriamente que, a su
juicio, son suficientes las facultades representativas acreditadas para el acto o
contrato a que el instrumento se refiera.
9. - Supuestos especiales
Serán aplicables, en su caso y cuando se den las condiciones allí requeridas, las
prescripciones contenidas en el artículo 168 del Reglamento de la Organización y
Régimen del Notariado, aprobado por Decreto de 2 de Junio de 1944, en su
redacción actualmente vigente.
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10. - Identificación del procedimiento
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Si el apoderamiento se otorga para un procedimiento ya en trámite, el acta
deberá incluir la mención de:
a) Tipo de procedimiento
b) Número y año del procedimiento
c) NIG del mismo, de ser conocido.
d) Oficina Judicial que lo está tramitando.
e) Si tales datos resultan desconocidos por el otorgante, total o parcialmente,
el Secretario Judicial podrá ordenar la realización de las gestiones que
estime oportunas para llegar a su conocimiento, dejando constancia de su
resultado.
Si el apoderamiento se otorga para un procedimiento aún no iniciado, el acta
deberá incluir la mención de:
a) Acción que se pretende ejercer.
b) Persona o personas contra la/s que se pretende ejercer.
c) Partido judicial ante el que se va a plantear. Si el otorgamiento tiene lugar
de manera simultánea a la presentación de una demanda, será suficiente
con la remisión a la misma.
11. - Identificación del Procurador o Procuradores apoderados
El acta deberá especificar el nombre y apellidos del Procurador o Procuradores
apoderados, así como el Colegio al que pertenecen. El apoderamiento deberá
expresar el partido o partidos judiciales para los que se concede. A los efectos de
determinación del ámbito concreto del apoderamiento podrán tenerse en cuenta
las sucesivas instancias por las que pueda pasar el asunto. Si no se indican de
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manera expresa los partidos judiciales para los que se concede el apoderamiento,
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éste se entenderá limitado al partido judicial en el que se halla colegiado el
Procurador apoderado.
12. - Subsanación de errores u omisiones
Los errores u omisiones sufridas en la redacción del acta podrán ser subsanados por
el Secretario Judicial, de oficio o a instancia del otorgante. Si son advertidos antes
de la firma del acta, se salvarán al pie de la misma, mediante diligencia que será
firmada por el otorgante y el Secretario Judicial. Las que sean advertidas tras la
firma del acta se salvarán mediante una diligencia posterior, que será firmada por
el Secretario Judicial.
Las enmiendas, entrerrenglonaduras y tachaduras que se hayan podido introducir
en el acta serán salvadas debidamente al final del acta, antes de la firma de los
que la suscriben.
13. - Revocaciones
Las revocaciones de apoderamientos de las que se tenga conocimiento, se
llevarán en un legajo distinto, tomando en su caso las anotaciones oportunas en el
acta de apoderamiento, mediante nota marginal. A su vez, se tomarán las
anotaciones oportunas en el Libro de registro del protocolo de apoderamientos.
14. - Lectura final, firma y entrega de testimonio
Una vez extendida el acta, se dará lectura a su contenido, salvo que el otorgante
lo estime innecesario. En todo caso, se le harán las advertencias contenidas en el
párrafo segundo del punto seis de este acuerdo.
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A continuación, firmará primero el otorgante, y a continuación el Secretario
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Judicial. Si el primero manifestará no saber o no poder hacerlo, se dejará
constancia de tal extremo en el acta, y firmará exclusivamente el Secretario
Judicial.
Finalmente, se hará entrega al otorgante del testimonio del acta, pudiéndosele
hacer entrega de más de un ejemplar si así lo solicitara. También se hará entrega
de testimonio al Procurador apoderado si éste hubiera comparecido con el
otorgante y así lo solicitara.
El acta, así extendida y firmada, será incorporada, por orden de registro, al legajo
de apoderamientos existente en el Servicio Común de Notificaciones y Embargos.
15. - Medios tecnológicos
En cuanto los medios tecnológicos disponibles lo permitan, el legajo de
apoderamientos en papel será sustituido por un archivo informático, de cuya
custodia será responsable el Secretaria Judicial correspondiente.
16. - Disposición Transitoria( No aplicable al SCNE)
Las oficinas judiciales de este partido judicial(a excepción del SCNE u oficina
judicial que en el futuro asuma ese servicio) hasta tanto no se cree el libro registro
de apoderamientos informático en el aplicativo “ Adriano”, podrán llevar dicho
registro si bien, no con carácter obligatorio.
No obstante lo anterior de conformidad con lo dispuesto en la Instrucción del
Secretario general de la Administración de Justicia nº 3/10 apartado 4, sí deberá
llevarse el legajo correspondiente, por todas las oficinas judiciales, a las que se
hace referencia en el apartado también 4 de esta Instrucción, a cuyo fin se facilita,
por esta Secretaria Coordinadora, un libro registro informático, de uso potestativo,
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a través de una sencilla hoja de cálculo “Excel” para facilitar la llevanza de dicho
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legajo.
Una vez entre en funcionamiento el Libro registro informatizado en el Sistema
Adriano, o bien el que la Consejería proporcione a las oficinas judiciales, se
procederá a la llevanza informática del libro registro de apoderamientos en los
términos previstos en esta Instrucción.
17. -Secretarios Judiciales destinatarios y fecha de entrada en vigor
Esta Instrucción deberá ser seguida por los Secretarios judiciales tanto del Servicio
Común de Notificaciones y Embargos ( u oficina judicial que en el futuro asuma ese
servicio) y por los de las oficinas judiciales(UPAD) de Huelva, así como por el
personal de tales oficinas judiciales y por tanto, los indicados Secretarios Judiciales,
darán a conocer su contenido a los funcionarios de sus respectivas Oficinas
Judiciales para su cumplimiento.
Esta Instrucción será aplicable a partir del próximo día 7 de octubre de 2.013.
Notifíquese a los Sres. Secretarios Judiciales antes mencionados, para su
cumplimiento, y remítase copia del mismo a los Ilmos. Sres. Decanos y Presidenta,
respectivamente, de los Ilustres. Colegios de Abogados, de Procuradores y
Graduados Sociales de Huelva, Ilmo. Sr. Presidente de la Audiencia Provincial, Ilmo.
Sr. Fiscal Jefe Provincial, Ilmo. Sr. Magistrado-Juez Decano de Huelva, Ilmo. Sr.
Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía, Ilmo. Sr.
Secretario General para la Justicia, Ilmo. Sr. Delegado Provincial de Gobierno y
Justicia en Huelva, e Ilmo. Sr. Secretario General de la Administración de Justicia,
para su conocimiento y difusión.
Huelva, dieciocho de julio de dos mil trece.
La Secretaria Coordinadora Provincial.
Fdo: Rosa María Berenguel Fernández
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