COMITÉ DE CONCILIACIÓN Código: GCJ-P

Código: GCJ-P-03
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
Versión: 0
AUTORIDAD PROCEDIMIENTO: Directora General
LIDER PROCEDIMIENTO: Directora de Defensa Jurídica
PROCESO
Gestión del conflicto jurídico
Asistir a los comités de conciliación para plantear la posición de la Agencia, en los casos de conciliación judicial, extrajudicial, acción de repetición,
OBJETIVO
llamamiento en garantía con fines de repetición, pacto de cumplimiento y otros mecanismos alternativos de solución de conflictos (MASC),
previamente escogidos por la instancia de selección atendiendo las normas sustanciales y procesales que apliquen para cada caso en concreto.
Inicia con la verificación de la fecha del comité de conciliación y finaliza con la consolidación de la información relacionada con la posición del
ALCANCE
comité frente al caso y la elaboración del informe mensual.
PROVEEDORES
Procedimiento
Instancia de
Selección-GCJ-P01
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Secretario Técnico
del Comité de
Conciliación de la
Entidad solicitante
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
ENTRADAS
Acta Instancia de
Selección
suscrita
Caso reasignado
Acta Instancia de
Selección
suscrita
Información del
caso
Expediente del
caso conformado
ACTIVIDADES
1. Verificar fecha
del Comité de
Conciliación
2. Conformar
expediente con
documentación
entregada
3. Estudiar
información del
caso
Código: DE-F-11 V-2
RESPONSABLES
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Analista Dirección
de Defensa
Jurídica
DESCRIPCIÓN
El Abogado de la dirección de
Defensa Jurídica se comunica
con el Secretario Técnico del
Comité de Conciliación para
verificar la fecha del comité de
conciliación y solicitar la
información complementaria
que considere pertinente.
El Analista de la Dirección de
Defensa Jurídica actualiza la
matriz
de
comités
de
conciliación, con la fecha en la
cual la entidad estudia el caso
en el comité.
PCC
X
SALIDAS
Correo
Electrónico o
diligenciamiento
registro de
llamada en
cuadro de
seguimiento de
tareas
(R)
CLIENTES
Abogado Dirección de
Defensa Jurídica
Matriz de
comités de
conciliación
actualizada
(R)
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Recopila
en
expediente
electrónico y/o físico la
documentación entregada por
la Instancia de Selección y por el
Secretario Técnico del Comité
de Conciliación de la entidad
respectiva.
Expediente del
caso conformado
(R)
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Analiza la información del caso
conforme
las
normas
sustantivas y procesales que lo
rigen, según se trate de
conciliación
extrajudicial,
Documento con
argumentación
para
reconsideración
del voto
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Abogado de la Dirección
de Defensa Jurídica
Instancia de Selección
(Procedimiento
instancia de selecciónGCJ-P-01)
Código: GCJ-P-03
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Versión: 0
PCC
SALIDAS
judicial, asuntos de repetición o
llamamiento en garantía.
(R)
Expediente
del caso
conformado
Determina si el sentido del voto
emitido por la Instancia de
Selección coincide con las
conclusiones
del
análisis
jurídico del caso.
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Procedimiento
Instancia de
Selección
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Instancia de
Selección
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Acta Instancia de
Selección
Expediente
del caso
conformado
confirmación o
no del sentido
del voto cuando
aplique
4. Preparación
del caso
5. Asistir a la
sesión del Comité
de Conciliación
Código: DE-F-11 V-2
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Asiste el día y la hora
confirmada con el Secretario
Técnico
del
Comité
de
Conciliación de la respectiva
entidad en calidad de delegado
de la ANDJE.
Emite la posición y comunica el
sentido del voto de la Agencia
frente al caso.
Abogado Dirección de
Defensa Jurídica
confirmación o
no del sentido
del voto cuando
aplique
(R)
-Si está de acuerdo con el
sentido del voto, continua con
la actividad 4.
Si no está de acuerdo con el
sentido del voto, elabora
documento con argumentación
dirigida a la Instancia de
Selección para reconsideración
del caso.
Prepara la presentación del
caso en la respectiva sesión del
comité.
CLIENTES
X
N.A
Abogado de la Dirección
de Defensa Jurídica
Acta comité de
conciliación
(R)
Comunicación
escrita
solicitando acta
(R)
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Abogado de la Dirección
de Defensa Jurídica
Código: GCJ-P-03
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
PROVEEDORES
ENTRADAS
ACTIVIDADES
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
Elabora comunicación escrita
informando el resultado de la
sesión del comité.
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Acta comité de
conciliación
Comunicación
escrita
solicitando acta
6. Informar
asistencia a
Comité de
Conciliación
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
En caso que se trate de una
conciliación
judicial
seleccionada por la Instancia de
Selección,
incorpora
al
expediente el acta del Comité de
Conciliación respectiva.
Versión: 0
PCC
SALIDAS
CLIENTES
Comunicación
escrita
comunicando
resultado del
comité
(R)
Analista Dirección de
Defensa Jurídica
Expediente
actualizado
Cuando aplique
(R)
Actualiza la Matriz de comités
de conciliación registrando la
participación de la Agencia y la
posición del comité frente al
caso.
Abogado de la
Dirección de
Defensa Jurídica
Comunicación
escrita
comunicando
resultado del
comité
Expediente
actualizado
Cuando aplique
7. Consolidar
información de
asistencia a comité
de conciliación
Analista Dirección
de Defensa
Jurídica
Elabora informe mensual con
los datos suministrados por los
abogados de la Dirección de
Defensa Jurídica.
Si de la gestión adelantada
respecto al procedimiento
identifica mejoras que se
puedan incorporar al mismo,
estas se documentan de
acuerdo con lo establecido en el
procedimiento
“Acciones
preventivas, correctivas y de
mejora-MC-P-01”.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
La participación y el sentido del voto frente a los casos sujetos de estudio en comités de
conciliación debe atender las instrucciones de la instancia de selección.
Código: DE-F-11 V-2
Matriz de
comités de
conciliación
actualizada
(R)
Informe mensual
de Comités de
Conciliación
(R)
Director de Defensa
Jurídica
Grupos de interés
REQUISITOS LEGALES Y OTROS DOCUMENTOS
Ver Normograma
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Código: GCJ-P-03
COMITÉ DE CONCILIACIÓN
RECURSOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS
Procedimiento Instancia de Selección-GCJ-P-01
Procedimiento Acciones preventivas, correctivas y de mejora-MC-P-01
Puestos de trabajo
Servidores públicos
Sistema de gestión documental
Sistema de Información Litigiosa
Presupuesto asignado en la vigencia
AAAA
MM
DD
ELABORÓ:
Sergio Pinillos Cabrales
Experto G3-6 Dirección de Defensa Jurídica
Versión: 0
AAAA
REVISÓ:
Luisa Alexandra Torres Acosta
Directora de Defensa Jurídica
MM
DD
AAAA
APROBÓ:
Luisa Alexandra Torres Acosta
Directora de Defensa Jurídica
Zaida Patricia Gil Amaya
Gestor T1-16 Dirección de Defensa Jurídica
Sandra Patricia Mesa Murcia
Analista T2-6 Dirección de Defensa Jurídica
Código: DE-F-11 V-2
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MM
DD