Apunte Tics

CFT Lota-Arauco
Sede Cañete
TICs 1
Tecnologías de la Información y Comunicaciones
Gabriel Valenzuela H.
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Curso TICS1
INDICE
Tecnologías de la Información y Comunicación| Gabriel Valenzuela H.
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PRIMERA UNIDAD: TEC. DE LA INFORMACIÓN
INTRODUCCIÓN A LA TENCNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC, TICs o bien NTIC para Nuevas Tecnologías de la Información y de la
Comunicación o IT para «Information Technology») agrupan los elementos y las técnicas utilizadas en el tratamiento y la transmisión
de las informaciones, principalmente de informática, internet y telecomunicaciones.
LAS REDES
Algunas de las redes disponibles para uso con las TICs son:
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Telefonía fija
Banda ancha
Telefonía móvil
Redes de televisión
Redes en el hogar
LOS TERMINALES
Algunos de los terminales utilizados:
-
Teléfono Fijo
Ordenador personal
Celular
Televisor
Reproductores portátiles de audio y vídeo
SERVICIOS
Servicios disponibles para operar con TICs:
-
Correo Electrónico
Banca online
Audio y Música
Tv y Cine
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COMPONENTE FÍSICO DEL COMPUTADOR
En principio los componentes físicos en un computador tienen tareas específicas. Primero que nada los vamos a clasificar por tipo en
términos bien generales.
UNIDAD CENTRAL DE PROCESAMIENTO (CPU)
La CPU de una computadora contiene la inteligencia de la máquina; es donde se realizan los cálculos y las decisiones. El complejo
procedimiento que transforma datos nuevos de entrada en información útil de salida se llama procesamiento. Para llevar a cabo
esta transformación, la computadora usa dos componentes: el procesador y la memoria. El procesador es el cerebro de la
computadora, la parte que interpreta y ejecuta las instrucciones. El procesador casi siempre se compone de varios circuitos
integrados o chips, estos están insertados en tarjetas de circuitos, módulos rígidos rectangulares con circuitos que los unen a otros
chips y a otras tarjetas de circuitos.
MEMORIA
La CPU utiliza la memoria de la computadora para guardar información. Esta memoria se llama memoria de acceso aleatorio (RAM).
Esta puede guardar información por tiempo indefinido, la RAM almacena información solo mientras la computadora está encendida.
Entre más RAM tenga una computadora, más cosas puede hacer, ya que la cantidad de memoria en una computadora afecta sus
capacidades. La unidad más común para medir la memoria de una computadora es el byte. Un byte se puede describir como la
cantidad de memoria que se necesita para guardar un solo caracter. Cuando se habla de memoria los números casi siempre son tan
grandes que se usa el término kilobyte y megabyte.
ENTRADA Y SALIDA
Comprende todas las maneras en que una computadora se comunica con los usuarios y con otras máquinas o dispositivos. Los
dispositivos de entrada aceptan datos e instrucciones del usuario. Los dispositivos de salida regresan datos procesados. El dispositivo
de entrada más común es el teclado, acepta letras, números y comandos del usuario; el ratón permite dibujar en la pantalla y
ejecutar comandos al apuntar con el cursor y oprimir sus botones. Otros dispositivos de entrada son la bola de ratón estacionario
(TrackBall), las palancas de juegos (joysticks), y los digitalizadores o rastreadores (scanner). Los dispositivos de salida son la pantalla
de exhibición, conocida como monitor y la impresora.
ALMACENAMIENTO
El medio de almacenamiento más común es el disco magnético. El disco es un objeto redondo y plano que gira alrededor de su
centro. Las cabezas de lectura/escritura, son similares a las cabezas de una grabadora o un video reproductor, flotan por encima o
por debajo de la superficie del disco. El dispositivo que contiene al disco se llama unidad de disco (drive). Un disco duro, puede
guardar muchos más datos que un disco óptico y por eso se usa el disco duro como el archivero principal de la computadora. Los
discos ópticos se usan para cargar programas nuevos o datos al disco duro. Una computadora puede leer y escribir información en
un disco duro mucho más rápido que en disco óptico.
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En términos visuales, en un computador podemos identificar las siguientes partes:
1) MONITOR
El monitor de computadora o pantalla de ordenador, aunque también es común llamarlo «pantalla», es un dispositivo de salida que,
mediante una interfaz, muestra los resultados del procesamiento de una computadora.
2) MÓDEM
Este modula las señales enviadas desde la red local para que puedan transmitirse por la línea ADSL y demodula las señales recibidas
por ésta para que los equipos de la LAN puedan interpretarlos. De hecho, existen configuraciones formadas por un módem ADSL y
un router que hacen la misma función que un router ADSL.
En términos más sencillos el modem es el que se encarga de conectar nuestra red local a una red de mayor tamaño, como es el caso
de la más común: Internet.
3) UNIDAD DE CONTROL (CPU)
Una computadora o computador (del latín computare -calcular-), también denominada ordenador (del francés ordinateur, y éste del
latín ordinator), es una máquina electrónica que recibe y procesa datos para convertirlos en información útil. Una computadora es
una colección de circuitos integrados y otros componentes relacionados que puede ejecutar con exactitud, rapidez y de acuerdo a lo
indicado por un usuario o automáticamente por otro programa, una gran variedad de secuencias o rutinas de instrucciones que son
ordenadas, organizadas y sistematizadas en función a una amplia gama de aplicaciones prácticas y precisamente determinadas,
proceso al cual se le ha denominado con el nombre de programación y al que lo realiza se le llama programador. La computadora,
además de la rutina o programa informático, necesita de datos específicos (a estos datos, en conjunto, se les conoce como "Input"
en inglés o de entrada) que deben ser suministrados, y que son requeridos al momento de la ejecución, para proporcionar el
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producto final del procesamiento de datos, que recibe el nombre de "output" o de salida. La información puede ser entonces
utilizada, reinterpretada, copiada, transferida, o retransmitida a otra(s) persona(s), computadora(s) o componente(s) electrónico(s)
local o remotamente usando diferentes sistemas de telecomunicación, pudiendo ser grabada, salvada o almacenada en algún tipo
de dispositivo o unidad de almacenamiento.
La característica principal que la distingue de otros dispositivos similares, como la calculadora no programable, es que es una
máquina de propósito general, es decir, puede realizar tareas muy diversas, de acuerdo a las posibilidades que brinde los lenguajes
de programación y el hardware.
4) RATÓN O MOUSE
El ratón o mouse (del inglés, pronunciado [maʊs]) es un dispositivo apuntador usado para facilitar el manejo de un entorno gráfico
en un computador. Generalmente está fabricado en plástico y se utiliza con una de las manos. Detecta su movimiento relativo en
dos dimensiones por la superficie plana en la que se apoya, reflejándose habitualmente a través de un puntero o flecha en el
monitor.
Hoy en día es un elemento imprescindible en un equipo informático para la mayoría de las personas, y pese a la aparición de otras
tecnologías con una función similar, como la pantalla táctil, la práctica ha demostrado que tendrá todavía muchos años de vida útil.
5) BOCINAS O PARLANTES
Un altavoz (también conocido como parlante en América del Sur, Costa Rica, El Salvador y Nicaragua o como bocina en México y
Panamá) es un transductor electro acústico utilizado para la reproducción de sonido. Uno o varios altavoces pueden formar una
pantalla acústica. Estos son considerados un elemento de Salida.
6) IMPRESORA
Una impresora es un periférico de ordenador que permite producir una copia permanente de textos o gráficos de documentos
almacenados en formato electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel o transparencias, utilizando
cartuchos de tinta o tecnología láser. Muchas impresoras son usadas como periféricos, y están permanentemente unidas al
ordenador por un cable. Otras impresoras, llamadas impresoras de red, tienen una interfaz de red interno (típicamente wireless o
Ethernet), y que puede servir como un dispositivo para imprimir en papel algún documento para cualquier usuario de la red.
Además, muchas impresoras modernas permiten la conexión directa de aparatos de multimedia electrónicos como las tarjetas
CompactFlash, Secure Digital o Memory Stick, pendrives, o aparatos de captura de imagen como cámaras digitales y escáneres.
También existen aparatos multifunción que constan de impresora, escáner o máquinas de fax en un solo aparato. Una impresora
combinada con un escáner puede funcionar básicamente como una fotocopiadora.
Las impresoras suelen diseñarse para realizar trabajos repetitivos de poco volumen, que no requieran virtualmente un tiempo de
configuración para conseguir una copia de un determinado documento. Sin embargo, las impresoras son generalmente dispositivos
lentos (10 páginas por minuto es considerado rápido), y el coste por página es relativamente alto.
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7) TECLADO
En informática un teclado es un periférico de entrada o dispositivo, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que
utiliza una disposición de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o interruptores electrónicos que envían
información a la computadora. Después de las tarjetas perforadas y las cintas de papel, la interacción a través de los teclados al
estilo teletipo se convirtió en el principal medio de entrada para las computadoras. El teclado tiene entre 99 y 108 teclas
aproximadamente, y está dividido en cuatro bloques:
1. Bloque de funciones: Va desde la tecla F1 a F12, en tres bloques de cuatro: de F1 a F4, de F5 a F8 y de F9 a F12. Funcionan de
acuerdo al programa que esté abierto. Por ejemplo, en muchos programas al presionar la tecla F1 se accede a la ayuda asociada a
ese programa.
2. Bloque alfanumérico: Está ubicado en la parte inferior del bloque de funciones, contiene los números arábigos del 1 al 0 y el
alfabeto organizado como en una máquina de escribir, además de algunas teclas especiales.
3. Bloque especial: Está ubicado a la derecha del bloque alfanumérico, contiene algunas teclas especiales como Imp Pant, Bloq de
desplazamiento, pausa, inicio, fin, insertar, suprimir, RePag, AvPag, y las flechas direccionales que permiten mover el punto de
inserción en las cuatro direcciones.
4. Bloque numérico: Está ubicado a la derecha del bloque especial, se activa al presionar la tecla Bloq Num, contiene los números
arábigos organizados como en una calculadora con el fin de facilitar la digitación de cifras. Además contiene los signos de las cuatro
operaciones básicas: suma +, resta -, multiplicación * y division /; también contiene una tecla de Intro o Enter.
COMPONENTE LÓGICO DEL COMPUTADOR
En general el componente lógico del computador se define como software.
Se conoce como software al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital; comprende el conjunto de los
componentes lógicos necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en contraposición a los componentes físicos,
que son llamados hardware.
Los componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informáticas; tales como el procesador de textos, que
permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edición de textos; el software de sistema, tal como el sistema
operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando también la interacción entre
los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz para el usuario.
CLASIFICACIÓN DEL SOFTWARE
Si bien esta distinción es, en cierto modo, arbitraria, y a veces confusa, a los fines prácticos se puede clasificar al software en tres
grandes tipos:
SOFTWARE DE SISTEMA : Su objetivo es desvincular adecuadamente al usuario y al programador de los detalles de la
computadora en particular que se use, aislándolo especialmente del procesamiento referido a las características internas de:
memoria, discos, puertos y dispositivos de comunicaciones, impresoras, pantallas, teclados, etc. El software de sistema le procura al
usuario y programador adecuadas interfaces de alto nivel, herramientas y utilidades de apoyo que permiten su mantenimiento.
Incluye entre otros:
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Sistemas operativos
Controladores de dispositivos
Herramientas de diagnóstico
Herramientas de Corrección y Optimización
Servidores
Utilidades
SOFTWARE DE PROGRAMACIÓN: Es el conjunto de herramientas que permiten al programador desarrollar programas
informáticos, usando diferentes alternativas y lenguajes de programación, de una manera práctica. Incluye entre otros:
-
Editores de texto
Compiladores
Intérpretes
Depuradores
SOFTWARE DE APLICACIÓN: Es aquel que permite a los usuarios llevar a cabo una o varias tareas específicas, en cualquier campo
de actividad susceptible de ser automatizado o asistido, con especial énfasis en los negocios. Incluye entre otros:
-
Aplicaciones para Control de sistemas y automatización industrial
Aplicaciones ofimáticas
Software educativo
Software empresarial
Bases de datos
Telecomunicaciones (por ejemplo Internet y toda su estructura lógica)
Videojuegos
Software médico
Software de Cálculo Numérico y simbólico.
Software de Diseño Asistido (CAD)
Software de Control Numérico (CAM)
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USO DEL SISTEMA OPERATIVO Y ELEMENTOS DE SEGURIDAD INFORMÁTICA
1. INICIACIÓN A WINDOWS
Windows es un sistema operativo, es decir, el encargado de controlar y dirigir el ordenador, traduciendo las instrucciones a un
lenguaje que el hardware - partes físicas del ordenador - puede comprender. La diferencia con el sistema operativo tradicional está
en la manera intuitiva mediante dibujos o iconos de comunicarse con el PC en vez de teclear comandos.
Windows es la versión sucesora oficial de Windows 3.1 y Windows for Workgroups 3.11 y destaca por cambios significativos en el
entorno de usuario, en la forma de trabajo, así como por sus funciones y programas auxiliares.
Las modificaciones son de tal magnitud que es posible que varias aplicaciones anteriores de Windows no se puedan ejecutar
adecuadamente bajo Windows y tengan que ser reemplazadas por versiones actualizadas (a pesar de la publicidad de Microsoft en
sentido contrario).
Una de las características más esperadas por los usuarios de Windows 3.1 es la de poder utilizar nombres de más 8 caracteres. En
Windows XP un fichero se puede llamar "Carta a Bill Gates" sin ningún problema. Los nombres de ficheros y directorios en Windows
XP pueden contener hasta 255 caracteres, blancos incluidos.
Como se verá en las páginas que siguen, Windows XP permite realizar una misma acción -copiar un fichero, arrancar una aplicación,
etc.- de varias formas. El usuario puede decidir cuál de ellas le resulta más cómoda.
Si tras la instalación se desea añadir uno o más componentes adicionales se deberá, en primer lugar, seleccionar la opción Control
Panel (Panel de Control) del menú Inicio/Configuración y hacer doble clic sobre el icono de Instalar/Desinstalar Programas (Agregar o
Quitar Componentes).
1.1. MANEJO DEL RATÓ N
Windows XP ha sido diseñado para ser utilizado con el ratón. Al arrancar aparece en la pantalla un pequeño objeto móvil llamado
puntero o cursor, cuya posición está relacionada con el movimiento del ratón. Aunque la mayoría de las operaciones se pueden
realizar también desde el teclado, el ratón proporciona el modo más directo, cómodo e intuitivo de seleccionar y mover elementos
en la pantalla.
El ratón de Windows XP utiliza los dos botones (también es posible encontrar en el mercado ratones con tres botones). Mientras no
se especifique lo contrario, cualquier referencia a un botón del ratón significará el botón izquierdo. El botón derecho del ratón se
utiliza principalmente para activar el menú contextual. El menú contextual es un menú cuyo contenido depende del objeto sobre el
que se haya clicado con el botón derecho. Dicho menú contiene siempre los comandos correspondientes a las operaciones más
probables o frecuentes con el tipo de objeto sobre el que se ha clicado.
Las operaciones que se pueden realizar con el ratón implican una o varias de las combinaciones siguientes:
· Apuntar: llevar el puntero (flecha u otro símbolo) a un lugar concreto de la pantalla desplazando el ratón sobre la mesa o la
alfombrilla.
· Hacer clic: pulsar y soltar un botón del ratón.
· Arrastrar: manteniendo pulsado un botón del ratón, mover éste a un lugar diferente y luego soltar el botón. Normalmente, se
'arrastra' un objeto para moverlo de un lugar a otro de la pantalla. Figura 1. Cursores más comunes.
· Hacer doble clic: pulsar y soltar el botón dos veces seguidas rápidamente.
Dependiendo de dónde esté situado el puntero, éste puede adoptar diferentes formas. Las más comunes son: una flecha orientada
hacia la izquierda y ligeramente hacia arriba, una barra vertical y un reloj de arena indicando que el ordenador está realizado una
determinada tarea (ver figura 1).
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Figura 1. Cursores más comunes.
1.2. MANEJO DE VENTANAS
Una ventana es una parte de la pantalla sobre la que se ejecutará un programa o se realizarán una serie de tareas. Todas ellas
poseen una serie de elementos comunes (figura 2) tales como:
· Barra de títulos: Muestra el nombre de la ventana. Con mucha frecuencia el nombre de la ventana contiene el nombre de
la aplicación abierta en ella, seguido del nombre del documento activo.
· Barra de menús: Inmediatamente debajo de la barra de títulos de la mayoría de las ventanas, hay un banda horizontal llamada
Barra de Menús que contiene nombres tales como File, Edit o Help. Haciendo clic en cualquiera de estos nombres se despliega un
menú en forma de persiana, es decir se despliega una lista de comandos. Para escoger uno, basta con desplazar el puntero del ratón
sobre el comando correspondiente y hacer clic.
Figura 2. Barra de títulos y barra de menús.
· Botón de minimizar (Minimize): Haciendo clic sobre este botón (figura 3) la ventana se reduce y se coloca su nombre en
una barra que está en la parte inferior de la pantalla denominada Taskbar (Barra de Tareas).
· Botón de maximizar (Maximize): En este caso al presionar el botón la ventana aumenta de tamaño hasta ocupar la
totalidad de la pantalla.
· Botón de restaurar (Restore): Una vez maximizada la ventana, el botón de maximizar cambia al de restaurar.
Presionando éste, la ventana vuelve al tamaño que poseía antes de ser maximizada.
· Botón de cerrar (Close): Cierra una ventana y la aplicación que está abierta. Suele estar en la esquina superior derecha o
bien en la esquina superior izquierda en forma de un pequeño icono correspondiente a la aplicación.
· Botón de Ayuda (Help): Este botón que aparece en la esquina superior derecha de muchas de las cajas de diálogo, sirve
para que Windows muestre información acerca de un elemento de la pantalla. Para ello hacer clic sobre el botón y arrastrar el
cursor transformado en un signo de interrogación sobre el objeto de la pantalla que se desconoce o del que se desea obtener una
breve explicación.
Figura 3. Botones de minimizar, maximizar, cerrar y restaurar.
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Debe tenerse en cuenta, que cuando se minimiza una ventana, ésta sigue abierta, es decir, la ventana y cualquier programa que se
está ejecutando en ella siguen disponibles en la memoria del ordenador y pueden visualizarse nuevamente. Si por el contrario se
cierra una ventana, ésta pasa a desaparecer de la memoria del ordenador y para volverla a visualizar es necesario arrancar de nuevo
la aplicación.
Si se desplaza el cursor hacia los bordes o las esquinas de una ventana, éste se transforma en una doble fecha, permitiendo, si se
arrastra con el botón del ratón pulsado, modificar el tamaño de dicha ventana.
Figura 4. Modificar el tamaño de una ventana.
Cuando se agranda una ventana a un tamaño en el que no se puede mostrar toda la información, aparecen unos elementos nuevos
denominados Scrolling Bars (Barras de Desplazamiento), que permiten ver todo el contenido de la ventana sin variar su tamaño.
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Existen dos barras de desplazamiento: horizontal y vertical, aunque no tienen por qué aparecer ambas simultáneamente. La
operación de desplazarse por la ventana se puede realizar, bien clicando en una de las dos flechas de los extremos - pequeño avance
-, clicando en la propia barra - gran avance -, o arrastrando el rectángulo existente entre ellas a voluntad del usuario.
Figura 5. Barra de desplazamiento horizontal.
Cuando se trabaja con Windows XP, a menudo se querrá tener en la pantalla más de una ventana abierta a la vez, y cambiar de una a
otra. Para mover una ventana de posición se debe desplazar el puntero del ratón sobre la barra de títulos de la ventana a desplazar,
y manteniendo pulsado el botón del ratón, mover éste. Al arrastrar la barra de títulos se desplazará toda la ventana a una nueva
posición.
Para intercambiar entre dos ventanas se debe tener en cuenta que la ventana activa posee la Barra de Títulos resaltada (de color)
mientras que la otra está en color gris. Con Windows es particularmente fácil conmutar ventanas. Para ello hay dos métodos
principalmente: haciendo clic sobre la ventana que se desea volver activa o utilizando la TaskBar (Barra de Tareas). Ésta última se
verá más adelante.
Para poder realizar cualquier operación dentro de una ventana ésta debe estar activa. Cuando hay dos o más ventanas superpuestas
en la pantalla, la ventana activa siempre aparece en primer plano.
2. EL ESCRITORIO (DESKTOP)
Dependiendo de cómo se haya instalado (y/o modificado posteriormente) Windows XP, al arrancar el PC pueden aparecer diferentes
configuraciones, siendo típica la mostrada en la figura 6. Esta pantalla recibe el nombre de Escritorio o Desktop.
Desde el Desktop se pueden hacer con el PC todas las operaciones que el usuario desee, y que serán explicadas más adelante.
Figura 6. Escritorio o Desktop de Windows.
En el Desktop aparecen entre otros, una serie de iconos o símbolos que merece la pena destacar:
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My Computer (Mi PC). Un doble clic en este icono hace aparecer una ventana con dispositivos de almacenamiento
(disco duro, una o más unidades de disquete y una unidad de CD-ROM - en caso que existiera -) y/o de impresión a los
que se tiene acceso. A través de ellos se puede acceder a toda la estructura de directorios y ficheros.
Network Neighborhood (Mis sitios de red). Clicando dos veces sobre este icono se muestran, en una
ventana, los recursos disponibles de la red (si se está conectado a una red y se tiene permiso para moverse sobre ella).
Recycle Bin (Papelera de Reciclaje). La Recycle Bin es un lugar de almacenamiento temporal de
archivos borrados, pero que pueden ser recuperados nuevamente mientras no se haya vaciado la papelera. Para
borrar un fichero o directorio basta clicar sobre él y arrastrarlo a la papelera. Más adelante se verán otros modos de
borrar ficheros y directorios.
Start Button (Botón de Inicio). Clicando en este botón se pueden abrir documentos y programas,
ejecutarlos, cambiar las selecciones del sistema, acceder a la ayuda, etc. Es una de las principales novedades de Windows XP.
2.1 EL MENÚ DE INICIO (START MENU)
El menú Start (Inicio) es la estructura más importante de Windows XP. Según el tipo de instalación seleccionada, se incorporarán en
el mismo los programas suministrados con Windows y, eventualmente, los programas ya instalados en versiones anteriores.
También pueden incorporarse al menú Start los programas que se instalen posteriormente.
Al clicar con el botón izquierdo del ratón sobre el botón Start, se despliega un menú en forma de persiana que posee una serie de
contenidos o elementos, según se puede ver en la figura 7. Algunos de estos items o elementos tienen un pequeño triángulo en la
parte derecha para indicar que al posicionar el cursor sobre éste, se desplegará un nuevo menú. Estos menús se denominan menús
en cascada.
Figura 7. Start Menu.
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Los iconos por encima del grupo Programs permiten la ejecución rápida y sencilla de un conjunto de programas, evitando así el tener
que localizarlos a través del submenú Programs. Ahí se colocarán los iconos correspondientes a los programas más utilizados.
En la tabla siguiente se explica brevemente lo que es cada uno de los elementos que aparecen al desplegar el menú Start.
Comando
Descripción
Programs (Programas)
Muestra una serie de programas que pueden ser ejecutados.
Documents (Documentos)
Almacena la lista de los documentos abiertos recientemente.
Settings (Configuración)
Presenta una lista de utilidades que permiten modificar los parámetros del sistema (Control Panel,
Printers, TaskBar).
Find (Buscar)
Aplicación que permite buscar archivos, directorios u otros ordenadores en la red.
Help (Ayuda)
Se selecciona la ayuda de Windows.
Run (Ejecutar)
Ejecuta un programa.
Shut Down (Apagar sistema)
Cierra la sesión Windows. Se utiliza antes de apagar el ordenador o para comenzar una nueva sesión.
2.1.1 EJECUCIÓN Y SALIDA DE UN PROGRAMA
Para ejecutar un programa a través del
menú de Start se debe presionar con el
botón izquierdo del ratón sobre el botón
Start y seguidamente seleccionar
Programs. Se abrirá otro menú sobre el
que se puede elegir una nueva opción,
correspondiente a un grupo de
programas, por ejemplo Accessories y
finalmente se clica sobre el programa que
se desea ejecutar, por ejemplo WordPad
(Figura 8).
Figura 8. Ejecución de WordPad
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Otra posibilidad para comenzar la ejecución de un programa - arrancarlo - es situarlo en la parte superior del menú Start encima de
Programs para poderlo elegir directamente. También se puede elegir el comando Start/Run ( Inicio/Ejecutar) y luego especificar el
programa ejecutable correspondiente. Un programa arranca también automáticamente al clicar dos veces sobre un fichero o
documento creado con él.
Cuando se termine de utilizar la aplicación, para finalizar con el programa y cerrar definitivamente la ventana, hay que presionar,
bien sobre el icono de cierre (figura 3), bien clicar dos veces consecutivas en la parte superior izquierda de la ventana, al igual que se
hacía en Windows 3.1.
2.1.2 LA AYUDA (HELP)
Una de los componentes más importantes de Windows XP es la Ayuda o Help, que proporciona en cualquier momento asistencia
sobre cualquier tema. También se puede aprender con ella la forma de realizar cualquier tarea concreta. Para acceder a la ayuda hay
que pulsar Start/Help (Inicio/Ayuda y soporte técnico) y aparecerá esta ventana similar al de una página web. En el extremo
izquierdo de dicha ventana, muestra una serie de enlaces o vínculos que nos permite acceder a las principales categorías de ayuda
del sistema simplemente haciendo clic sobre ellos.
En la zona derecha de la ventana muestra otros procedimientos de ayuda tales como acceso al soporte técnico o conexión con
grupos de noticias de Windows XP, así como una serie de tareas destinadas a gestionar el correcto funcionamiento de nuestro
sistema.
En la opción Buscar nos permite realizar una búsqueda más especifica del tema de ayuda que deseamos localizar.
Figura 9. Ventana de Ayuda o Help.
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2.1.3 BUSCAR ARCHIVOS (FIND)
El comando Find (Buscar) que aparece tras presionar el botón Start, permite localizar de una manera rápida y cómoda cualquier
archivo o carpeta en algún lugar del árbol de unidades, en lugar de ir mirando de forma manual, una por una, todas las carpetas.
Figura 10. Opción Buscar
La búsqueda más sencilla de todas, es la búsqueda por Nombre de Archivo. Windows puede encontrar archivos aunque no se
conozca el nombre completo. Para ello, tras arrancar se selecciona la opción Todos los archivos y carpetas, se presenta un cuadro de
diálogo en el que hay tres separadores.
BUSCAR ARCHIVOS O CARPETAS
Para buscar un archivo o carpeta hay que seguir los
siguientes pasos:
Botón de Inicio - Buscar
Todos los archivos y carpetas
En el campo Todo o parte del nombre de archivo escribir
el nombre completo del archivo a buscar o sólo el
comienzo del nombre
Para buscar archivos que contienen un texto específico, en Una palabra o frase en el archivo,
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escribir el texto que se desea buscar
En Buscar en, hacer clic en la unidad, carpeta o red donde se desea realizar la búsqueda.
Una vez elegidos los parámetros de búsqueda hacer clic en el botón Búsqueda. Se obtiene la ventana
Resultados de búsqueda con los resultados o con un menú a la izquierda que permite realizar varias
tareas relacionadas con la búsqueda obtenida.
En esta búsqueda, por ejemplo, intentamos encontrar los archivos que tienen de extensión txt,
contienen la palabra juan y sólo en el disco C:
ANOTACIÓN
Los caracteres asterisco ('*') y cierre de interrogación ('?') son comodines para los nombres de archivos
o carpetas: el asterisco sustituye al resto de los caracteres del nombre o de la extensión del archivo y el
cierre de interrogación a un carácter del nombre.
Ejemplo: pepe* indica los archivos cuyo nombre comienza por pepe y luego vienen caracteres cualesquiera.; pep? indica los archivos
cuyas 3 primeras letras son pep y luego hay o no otro carácter cualquiera; *.* indica cualquier archivo.
Si se obtienen demasiados resultados, escribir criterios de búsqueda adicionales para que la
búsqueda sea más específica, utilizando el apartado No, redefinir esta búsqueda y, situado a la
izquierda de la pantalla Resultado de la búsqueda.
Para borrar los campos de criterios de búsqueda y comenzar una nueva, hacer clic en Iniciar una
búsqueda nueva.
Si se quiere buscar en más ubicaciones, hacer clic en el apartado Buscar en más ubicaciones.
Para buscar también entre los archivos ocultos utilizar el apartado Determinar si se incluirán
archivos ocultos y de sistema.
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2.1.4 EL COMANDO EJECUTAR (RUN)
Si se desea ejecutar una aplicación y no se conoce con seguridad en qué carpeta se encuentra almacenada o se desea simplemente
ejecutar una aplicación con gran facilidad, una posibilidad es utilizar la opción Run (Ejecutar). Así por ejemplo, para correr - ejecutar
o arrancar - la aplicación WinFile se debe primero clicar en el botón Start y elegir Run. Basta con introducir en la caja de diálogo que
se muestra en pantalla, el nombre del programa - en este caso WinFile y presionar OK (Aceptar). Windows buscará la aplicación en el
disco duro y cuando la encuentre la ejecutará.
Figura 12. Ejecución del programa WinFile mediante la opción Run.
2.1.5 AÑADIR PROGRAMAS AL MENÚ START Y A LOS SUBMENÚS DEL BOTÓN START
Si se quiere añadir un objeto en el menú Start, por encima del grupo Programs, ya sea un programa o un documento, basta
simplemente arrastrar el icono de dicho objeto al botón Start en la TaskBar. Este sistema sin embargo, no permite incluir objetos en
el segundo nivel del menú Start. Para realizar esto, Windows incorpora varias herramientas a las que se accede abriendo el menú
contextual de la TaskBar (clicar en el menú Start, luego pinchar donde dice Configuración y luego hacer clic en Panel de control). Sin
embargo es mucho más sencillo, cómodo e intuitivo utilizar esta otra posibilidad: abrir el menú contextual del menú Start (clic con el
botón derecho sobre el icono Start) y seleccionar la opción Open. Ahora se podrá visualizar toda la estructura del menú Start de la
forma habitual en la que se ve el contenido de sus unidades, mediante carpetas e iconos. Si se desea borrar una opción basta
simplemente con seleccionar el icono y suprimirlo. Para añadir una nueva opción, debe crearse un icono en la carpeta
correspondiente; y si lo que se quiere es crear un conjunto de programas, se deberá introducir una nueva carpeta.
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Figura 13. Personalización del Start Menu.
2.1.6 REDUCIR LA LISTA DE DOCUMENTOS EN EL MENÚ START ( INICIO )
El acceso rápido a los documentos editados con más frecuencia puede hacerse mediante la lista de documentos mostrada por
Windows a través del menú Start y la opción Documents (Documentos). En ella se almacenan los documentos (dibujos, hojas de
cálculo, etc.) que han sido editados en las últimas sesiones de Windows XP.
2.1.7 SALIR DE WINDOWS
Cuando se haya terminado de trabajar con el ordenador y se desea apagarlo, es necesario salir de Windows de una forma ordenada
ya que, de lo contrario, se pueden dañar algunos archivos del programa necesarios en una nueva sesión, pudiéndose incluso perder
información muy valiosa para el usuario.
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Figura 14. Apagar el equipo.
Para salir de Windows se debe elegir, tras presionar el botón Start, la opción Shut Down the Computer (Apagar). En el cuadro de
diálogo que se muestra, seleccionar, bien la opción Shut Down the Computer (Apagar), o bien cualquiera de las que se sugiere según
las necesidades de cada momento. Tras unos segundos de espera, Windows XP presentará un mensaje en pantalla advirtiendo al
usuario que ya se está en condiciones de desconectar el ordenador.
2.2 MI PC (MY COMPUTER)
Todas las cartas, conferencias, bases de datos, hojas de cálculo, programas y aplicaciones que se instalan o almacenan como
archivos se guardan, por lo general, en el disco duro del PC o en los disquetes. Además, todo lo que está en el PC se encuentra
ordenado dentro de un árbol jerárquico. La utilidad My Computer (Mi PC) permite moverse por este árbol de directorios del
ordenador.
La ventana My Computer ( Mi PC ), que se abre al clicar sobre el icono correspondiente del Desktop( Escritorio), contiene todas las
unidades de almacenamiento e impresión que se encuentran conectadas en el PC, así como el Control Panel (Panel de Control). Al
clicar dos veces sobre cualquiera de los iconos de la ventana, van apareciendo nuevas ventanas, en las que se muestra el contenido
del nuevo subdirectorio activo.
Por ejemplo, si se presiona dos veces consecutivas sobre el icono correspondiente al disco duro aparecerá una segunda ventana que
muestra su contenido. Si nuevamente se clica sobre la carpeta Windows se visualizará las carpetas y archivos que se encuentran
dentro de ésta. A las carpetas que están dentro de otra reciben el nombre de subcarpetas. Las carpetas se usan para almacenar y
localizar archivos afines con mayor facilidad. Así la carpeta Help ( Ayuda) dentro del directorio Windows contiene todos los archivos
de ayuda de Windows. Recuérdese también que un archivo de programa contiene las instrucciones para que el ordenador realice un
conjunto de operaciones.
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Figura 15. Ventana de My Computer (Mi PC).
Si los iconos que aparecen resultan ser muy grandes, puede reducirse su tamaño por medio del menú View/Small Icons(Ver/Vistas
en miniaturas). Puede además optarse porque el contenido se presente en forma de lista o de lista detallada -List y Details,
respectivamente.
La opción View/Toolbar(Ver/Barra de Herramientas) activa o desactiva la Barra de Iconos en la ventana de My Computer, mientras
que View/Status Bar (Ver/Barra de estado), hace lo propio con la Barra de Estado, localizada en la parte inferior de la ventana.
Para ordenar los iconos o los elementos de la lista en la ventana, se dispone de varias opciones. Por orden de disco o unidad lógica
(by Drive Letter) , Espacio Libre , por tipo (by Type), por tamaño (by Size) o por espacio disponible en las unidades (by Free Space).
Todas ellas se visualizan al elegir la opción View/Arrange Icons (Organizar iconos).
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Figura 16. Cómo reducir los iconos.
Uno de los inconvenientes que puede aparecer al trabajar con My Computer es que cada vez que se accede a una carpeta o unidad,
se visualiza el contenido de ésta en una nueva ventana, con lo que en poco tiempo el Desktop puede estar lleno de ventanas y la
situación se convierte en caótica. Para evitarlo debe seleccionarse tool/Options folder ( Herramientas /Opciones de carpeta ) y en la
ventana que se abre, configurarla como muestra el cuadro ( fig. 17) permitiendo así utilizar una única ventana para todos los accesos
a las diferentes carpetas.
La información sobre las características y especificaciones propias de cualquier elemento de Windows XP, como documentos,
carpetas, impresoras e incluso TaskBar y Recicle Bin, se pueden visualizar en el cuadro de diálogo Properties ( Propiedades ). Este
cuadro puede ser de gran interés antes de realizar operaciones tales como copiar, mover o eliminar archivos. Para ver las
propiedades de una determinada carpeta, primero se debe seleccionar ésta y a continuación presionar el botón de Properties (
Propiedades ). Aparecerá una ficha con información acerca del tipo, ubicación, tamaño del archivo, nombre en el entorno DOS, día
en que fue creado y el día en el que fue modificado por última vez. En el apartado de atributos se puede activar o desactivar
diferentes atributos con las opciones Read Only (Sólo Lectura), Hidden (Oculto), Archive (Modificado) y System (Sistema).
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Figura 17. Opciones de carpeta.
2.3 EL EXPLORADOR (EXPLORER)
El programa Explorer (Explorador) es una herramienta muy potente para visualizar y moverse a través del árbol de directorios;
sustituye con muchas ventajas al muy conocido File Manager (Administrador de Archivos) de Windows 3.1. Este programa se puede
cargar desde Start/Programs/Explorer. Otra forma de hacerlo es a través del menú contextual que se abre clicando con el botón
derecho del ratón sobre el icono My Computer. En la figura 18 se muestra el aspecto típico que presenta la ventana del Explorer.
Esta ventana está dividida en dos partes. La parte situada a la izquierda, contiene a modo de estructura en árbol, las unidades y
Folders (Carpetas) del entorno del ordenador. El ordenador y las unidades de disco son, metafóricamente, "las raíces y el tronco" de
un árbol, las carpetas, "las ramas", las subcarpetas, las ramas más pequeñas y los archivos, las hojas.
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Figura 18. Explorer (Explorador).
En el panel localizado a la derecha de la ventana del Explorer, aparece el contenido de las diferentes carpetas. Si al lado del icono de
una unidad o carpeta, aparece un signo más, significa que esta carpeta contiene a su vez una o varias subcarpetas que no se
visualizan. Para expandir un nivel más y visualizar su contenido, debe presionarse sobre el signo más. Una vez expansionada al
máximo la rama, el signo más cambia por un signo menos - al presionar sobre éste se contrae toda la subrama-. En cada rama
expansionada, se presenta la lista de su contenido con las subcarpetas sangradas, para indicar su subordinación, y unidas por líneas,
que indican cómo están relacionadas entre sí. Como ya se ha indicado, para contraer el conjunto de carpetas subordinadas de la
principal, debe presionarse sobre el signo menos.
Figura 19. Jerarquía de carpetas.
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El Explorer ofrece muchas posibilidades de manejo de archivos y directorios, tales como mover, copiar, dar nombre o eliminar que
se detallarán en los siguientes apartados.
2.3.1 CREAR ARCHIVOS O CARPETAS
Para crear una nueva carpeta o un archivo se selecciona primero el lugar en el árbol de directorios donde se quiere que aparezca el
nuevo documento o carpeta. Posteriormente, en la barra de menús se elige la opción File/New y en el menú que aparece se decide
si va a ser un nuevo documento o una carpeta, así como su nombre.
Figura 20. Creación de carpetas.
2.3.2 ORDENAR ARCHIVOS
Con Windows XP, se pueden ordenar archivos según diferentes criterios, con una única pulsación de botón. Es importante elegir la
acción correcta para la tarea que se desea realizar. Para ver toda la información de cada fichero o directorio, debe estar activado el
comando View/Details ( Ver/Detalles). En la parte derecha de la ventana se presentan los encabezados Name, Size, Type y Modified
(Nombre, Tamaño, Tipo ), en forma de botones que permiten ordenar cada uno de los archivos, según la opción pulsada.
Clicando en el botón Name ( Nombre ), opción activada por defecto - los nombres de los archivos se presentan ordenados
alfabéticamente, de la A hasta la Z. Si se clica una segunda vez sobre dicho botón, se invertirá el orden, presentándose esta vez
ordenados los ficheros de la Z a la A.
Si se clica sobre el botón Size,( Tamaño ) los archivos se ordenarán por tamaño y el nombre no será tenido en cuenta. Se colocarán
de menor a mayor y con otra pulsación del ratón se invertirá el orden.
Si se pulsa el botón Type ( Tipo )se obtiene un orden por Tipo o extensión, consistente en las tres últimas letras detrás del punto.
Tradicionalmente indicaba en MS-DOS y versiones anteriores de Windows el tipo de archivo de que se trataba. Dentro de los
archivos del mismo tipo, se ordenarán alfabéticamente.
Al clicar sobre Modified( Por espacio de tipo) los ficheros se presentarán ordenados según la fecha en la que fueron modificados por
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última vez. Esto permitirá localizar archivos por orden de antigüedad. Este criterio resulta conveniente cuando, por ejemplo, se
quieren borrar todos los archivos anteriores a una determinada fecha.
2.3.3 COPIAR Y MOVER ARCHIVOS O CARPETAS
Con el Explorer también es posible copiar y mover archivos. Para copiar o mover un archivo se utiliza la misma técnica de drag and
drop (arrastrar y soltar). Esto quiere decir que el archivo seleccionado se arrastra con el ratón - manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón - desde su localización original, hasta el directorio de destino. Ahí se coloca soltando el botón del ratón. Si la
carpeta o directorio de destino no se encuentra visible en la ventana de directorios del Explorer, se acerca el puntero del ratón, con
el archivo colgante - botón izquierdo apretado -, hasta el borde superior o inferior de dicha ventana. El árbol de directorios se
desplazará. Cuando esté a la vista el directorio de destino, se suelta el botón y se deposita allí el archivo seleccionado.
Copiar y mover archivos son operaciones similares. Con la opción mover, el archivo se traslada a la posición de destino,
desapareciendo de su posición original. Con copiar, el archivo permanece donde estaba y se crea una copia en la posición de
destino. Dentro de una misma unidad o disco, la opción por defecto es mover (para copiar hay que mantener pulsada la tecla Ctrl
mientras se utiliza la opción de arrastrar y soltar). Entre discos distintos la opción por defecto es copiar (para mover hay que
mantener pulsada la tecla Shift o Mayúsculas). Se puede saber fácilmente qué operación se está realizando, pues al copiar aparece
un signo más (+) junto al icono del fichero que se está arrastrando al lugar de destino.
Otra posibilidad es seleccionar un archivo, elegir Cut o Copy (Cortar/ Copiar) en el menú Edit, ( Edición ) ir al directorio destino, y
elegir Edit/Paste( Editar/Pegar ) La combinación de teclas Crtl-X es equivalente a Cut, Crtl-C es equivalente a Copy y Crtl-V a Pegar.
Figura 21. Copiar archivos mediante la técnicas drag and drop
2.3.4 CAMBIAR EL NOM BRE O ELIMINAR ARCHIVOS
Se puede cambiar el nombre o borrar un fichero o directorio por medio del comando File/Rename( Archivo/Cambiar Nombre) o
File/Delete (Archivo/Eliminar) respectivamente. Otra posibilidad de cambiar el nombre a una carpeta es hacer clic en el
correspondiente icono y después de nuevo en su nombre. Aparecerá un cuadro alrededor del nombre resaltado y se verá un punto
de inserción intermitente al final del nombre. Se debe escribir el nuevo nombre y pulsar Return (Entrar).
Para eliminar un archivo o carpeta también se puede utilizar la barra de herramientas del Explorer clicando en el botón Delete (con
forma de aspa) o pulsar la tecla Supr. Por supuesto, previamente hay que seleccionar los archivos correspondientes.
Para seleccionar varios archivos consecutivos se clica en el primero de ellos y luego en el último, pulsando a la vez la tecla
Shift/Mayúscula. Para seleccionar varios archivos no consecutivos, se clica sobre cada uno de ellos manteniendo pulsada la tecla
Ctrl. Si la barra de herramientas del Explorer no estuviera visible, se activa por medio del comando View/Taskbar.
Si en el momento de borrar se tiene pulsada la tecla Shift, los ficheros seleccionados se borran directamente, sin pasar por la Recycle
Bin (Papelera).
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Figura 22. Barra de herramientas de Explorer.
2.3.5 LA OPCIÓN BUSCAR (FIND)
Para la opción Buscar del Windows Explorer utilice el mismo procedimiento que se explica en el punto 2.1.3 de este manual.
Cuando Windows termina con la búsqueda, muestra los archivos encontrados. En esta lista es posible ejecutar cualquiera de los
archivos encontrados mediante un doble clic encima del archivo deseado.
2.3.6 COPIAR Y FORMATEAR DISQUETES
A diferencia del File Manager de Windows 3.1, en el Explorer no existe ningún comando directo para realizar copias de disquetes.
Una posible solución es hacerlo a través de la ventana My Computer, seleccionando la unidad de disquetes y eligiendo el comando
Edit/Copy. También se pueden formatear disquetes desde esta misma ventana con File/Format.
2.3.7 OPTIMIZAR EL TRABAJO CON DOS VENTANAS
Muchas operaciones, como por ejemplo el movimiento y la copia de archivos, o la reestructuración del árbol de directorios, pueden
hacerse de forma óptima con dos ventanas del Explorer abiertas simultáneamente. Para ello basta con seleccionar en una ventana el
fichero origen y arrastrarlo al directorio destino situado en la segunda ventana.
2.3.8 INCORPORAR PROGRAMAS PARA USO INMEDIATO EN EL MENÚ START
Suponiendo que se ha instalado un programa y se encuentra en un directorio del disco duro, se puede añadir de diferentes formas al
menú Start. La manera más rápida de incorporarlo es por medio de arrastrar y soltar. Para ello se abre el Explorer de Windows
mediante Start/Programs/Explorer, o presionando sobre el icono de My Computer con el botón derecho del ratón para abrir el
menú contextual, seleccionando Explorer entre las opciones que aparecen. Se selecciona el programa ejecutable y se arrastra el
icono desde el Explorer hasta el botón de Start. Cuando se abra este menú, se encontrará encima de Programs el programa
ejecutable incorporado.
2.4 LA BARRA DE TAREAS (TASKBAR)
Cada vez que se arranca una nueva aplicación o se abre una ventana, aparece un nuevo botón representando a la aplicación en una
barra situada en la parte inferior de la pantalla, llamada Taskbar (Barra de Tareas). Así, si se tienen varias aplicaciones abiertas,
existirá un botón por cada una de ellas. Aquella que esté activa en ese momento se reconocerá porque el botón correspondiente a
la aplicación estará presionado y la ventana se mostrará abierta en el Desktop. Si se desea activar una nueva aplicación, basta con
clicar en el botón correspondiente para que inmediatamente se active ésta en una ventana y la anterior pase a dejar de estar activa
en la TaskBar.
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Figura 23. Barra de Tareas o Taskbar.
Es posible mover la TaskBar a otro lugar de la pantalla. Para ello se clica con el botón izquierdo del ratón sobre la barra y se arrastra
a alguno de las cuatro extremos de la pantalla. Si por otra parte se utiliza el botón derecho del ratón sobre una parte vacía de la
TaskBar se pueden minimizar todas las ventanas a la vez, e incluso organizar las ventanas abiertas en forma de Tile Horizontally,
Vertically y Cascade (Mosaico Horizontal, Vertical y en Cascada). Además, el menú contextual incluye la opción Properties, que
permite acceder directamente al proceso de configuración de la barra de tareas.
Por defecto, la Taskbar está siempre visible cuando se ejecuta Windows XP aunque esto puede modificarse fácilmente. Para ello, se
debe clicar con el botón derecho en la barra de herramientas y desactivar la opción Always on top.
Cuando hay muchas ventanas o programas abiertos, los botones en la Taskbar son demasiado pequeños para poder mostrar el
nombre completo de todas las aplicaciones. Si se desea ver el nombre completo de un programa que aparece en forma de botón en
la TaskBar, basta con mover el puntero del ratón sobre él y dejarlo quieto durante aproximadamente un segundo. Aparecerá una
pequeña etiqueta en la que se mostrará el nombre completo.
2.5 OPERACIONES CON EL ESCRITORIO
2.5.1 CREACIÓN DE UN ICONO EN EL DESKTOP
Para crear un icono o una carpeta en el Desktop debe clicarse sobre éste con el botón derecho del ratón, y a continuación, en el
menú contextual que aparece, elegir New y seleccione una de las opciones de las que se presentan (carpeta, documento de Word
6.0, etc.). Aparecerá un nuevo icono sobre el Desktop, correspondiente a la opción elegida. Para finalizar, bastará con darle un
nombre al nuevo icono creado.
2.5.2 COPIAR Y MOVER ARCHIVOS CON EL DESK TOP
La forma más simple de copiar un programa tras seleccionarlo, es arrastrar dicho programa - con el botón izquierdo del ratón
pulsado - desde la carpeta de origen hasta la de destino y ahí soltarlo
Si el directorio de origen y el de destino se encuentran en la misma unidad de disco hay que mantener pulsada la tecla Ctrl para que
el archivo se copie; de lo contrario el archivo se moverá por defecto.
Si se desea mover un archivo de una unidad lógica a otra, tiene que mantenerse pulsada la tecla Shift/Mayúsculas durante la acción
de arrastrar y soltar, y responder de modo apropiado a la pregunta que se presenta en pantalla.
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Figura 24. Copia de archivos.
2.5.3 CAMBIAR EL NOM BRE Y ELIMINAR ARCHIVOS
Para cambiar el nombre a un archivo o bien para eliminarlo, se abre primeramente el programa Explorer y en el árbol de directorios
- parte izquierda de la ventana del Explorer- se selecciona la carpeta y/o archivo a renombrar o borrar. Seguidamente, pulsar el
botón derecho del ratón y, en el menú contextual que se abre, activar el comando Delete o Rename, para borrar el archivo o
renombrarlo respectivamente, según la operación que se desee realizar.
2.5.4 COLOCAR PROGRAMAS SOBRE EL DESKTOP
Cada usuario puede decidir libremente qué programas deben mostrase en el Desktop. En este sentido Windows es realmente el
entorno de las múltiples opciones. Esto quiere decir que para realizar una opción suelen estar disponibles muchas variantes.
Para ello es necesario estudiar previamente los programas que se necesitan con mayor frecuencia. No tendría ningún sentido
colocar en el Desktop todos los programas, porque eso dificultaría mucho el manejo del Desktop y lo haría confuso.
La forma más rápida de colocar un icono es clicar sobre el nombre del archivo con el botón derecho del ratón y arrastrarlo al
Desktop. En él aparecerá un menú con una serie de opciones. Las dos primeras son conocidas y se omite su explicación. Si se
selecciona la tercera (Shortcut) se crea un acceso directo a un archivo. Los accesos directos se identifican siempre con una pequeña
flecha en la esquina inferior izquierda del icono. Por medio de un acceso directo puede iniciarse el programa o documento con sólo
un doble clic sobre él. Un acceso directo es un archivo que ordena al computador buscar otro archivo en una determinada posición y
abrirlo. Por ejemplo, un acceso directo a un archivo como puede ser el Paint de Windows ordena al PC buscar el archivo del
programa Paint en la carpeta Windows del disco duro y después ejecutar el programa.
El acceso directo se presenta en el Desktop también después de un reinicio de Windows y ya no será necesario buscar el programa a
través del menú Start o del Explorer, sino que puede iniciarse directamente a través del icono de acceso directo (ShortCut).
La posibilidad de tener disponibles programas y sus respectivos documentos en cualquier lugar, por medio de accesos directos,
provoca a veces algunas confusiones. Un usuario puede preguntarse si borrando un acceso directo no está borrando también el
programa o el documento. Un acceso directo es realmente sólo una referencia al objeto y no el objeto en sí, por lo que es posible
borrar en cualquier momento el acceso directo y el objeto se mantendrá en el lugar donde estaba ubicado.
Figura 25. Icono de acceso directo
2.5.5 MINIMIZAR TODAS LAS VENTANAS A LA VEZ
Si durante la sesión de trabajo se abren muchas ventanas, la situación se torna rápidamente caótica, en la que nada puede verse con
claridad. El aspecto es similar al que tendría una mesa de trabajo si se hubiera estado buscando un texto en diez libros y estuvieran
todos abiertos, cruzados unos encima de los otros. Windows facilita la tarea de cerrar todas las ventanas a la vez.
Para ello, hay que clicar con el botón derecho del ratón sobre un lugar libre de la barra de tareas y activar el comando Minimize all
Windows. Si la TaskBar (Barra de Tareas) está llena, se clica sobre el área que muestra la hora. Otra posibilidad es cerrarlas
presionado Shift y, simultáneamente hacer doble clic sobre el botón de cerrar de la última ventana. A continuación se tendrá de
nuevo una visión clara del escritorio y se pueden abrir las ventanas necesarias desde la TaskBar.
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2.5.6 LA PAPELERA O RECYCLE BIN
La Recycle Bin (Papelera de Reciclaje) de Windows es un Clipboard (Portapapeles) para archivos borrados. De forma
predeterminada, todos los archivos borrados van a parar primero a la papelera y ahí esperan su eliminación definitiva. Para enviar
archivos a la papelera, una vez seleccionados, se pueden arrastrar éstos desde una unidad o carpeta hasta el icono de la papelera.
Sin embargo hay que tener cuidado al arrastrar una carpeta, pues se eliminará todo su contenido.
Figura 26. Icono de la papelera de reciclaje.
Figura 27. Enviar archivos a la papelera.
Figura 28. Vaciando la papelera.
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Cuando en la papelera se encuentran muchos ficheros y el espacio en disco duro está muy ajustado, pueden presentarse problemas.
Hay que tener en cuenta que este almacenamiento intermedio se mantiene más allá de la sesión actual de Windows. Pero en el caso
de que se borre un archivo accidentalmente, la papelera se convertirá en un verdadero salvavidas. Sin ninguna dificultad se podrá
recuperar el documento que se tiró accidentalmente a la papelera.
Otra posibilidad que ofrece la papelera es la de ajustar su tamaño. Para ello, clicar con el botón derecho del ratón sobre su icono y
elegir en el menú contextual la opción Properties (Propiedades). Debe tenerse en cuenta que, si se envía un archivo a la papelera
cuando ésta está llena, Windows eliminará los archivos necesarios, comenzando por los más antiguos, hasta que posea espacio
suficiente para el/los nuevo/s archivos enviados.
Si se desea recuperar un archivo o vaciar la papelera se clica dos veces sobre el icono de Recycle Bin y, tras seleccionar el archivo, se
elige en el menú File la opción de Restore (Recuperar) o la de Empty Recycle Bin (Vaciar la Papelera).
La capacidad de la papelera no termina ahí. Si, por ejemplo, se ha incorporado un documento en el menú Start y el mismo se ha
borrado, Windows puede encontrarlo de nuevo y recuperarlo como si de un archivo normal se tratase.
2.5.7 EL PORTAPAPELES
Windows ofrece la posibilidad de utilizar también el Desktop como portapapeles. Esta forma de almacenamiento de textos presenta
incluso algunas ventajas frente al tradicional portapapeles de Windows 3.1. Por ejemplo, al abrir un documento de texto con
WordPad u otro procesador de textos, se puede seleccionar un segmento del mismo y arrastrarlo al Desktop con el botón izquierdo
del ratón pulsado. En cuanto se suelte éste, aparecerá en el Desktop un nuevo icono correspondiente a la parte del texto
seleccionada.
Figura 29. Copia de una parte de un documento al Desktop.
A diferencia del verdadero portapapeles, en el Desktop es posible colocar al mismo tiempo varios segmentos de texto. Si se desea
posteriormente componer un documento con varios o todos los segmentos colocados en el Desktop, sólo hay que arrastrar al
procesador de textos cada uno de los iconos correspondientes a las diferentes porciones de texto.
De esta forma también pueden colocarse en el Desktop/Escritorio dibujos que se encuentren dentro de un texto. Esto inicialmente
no es posible directamente desde un programa de dibujo como Paint. Ahí sólo se pueden mover dibujos dentro de la ventana de
aplicación y no pueden arrastrarse fuera de la misma.
Sin embargo, existe una forma mediante la cual puede colocarse un dibujo en el Desktop (Escritorio), aunque eso sí, no de forma
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directa. Para ello hay que inicializar, por ejemplo el programa de dibujo Paint en Start/Programs/Accessories/Paint y abrir un archivo
de dibujo. Activar posteriormente el comando Save As del menú File del programa. Al indicar el directorio en el que se quiere
guardar el archivo, seleccionar Desktop y presionar OK. Entonces se presentará un icono del archivo con la IMAGen en el Desktop y
desde ahí ya se estará en condiciones de arrastrarlo a un procesador de textos o a un programa de autoedición.
2.5.8 COLOCAR IMPRESORAS EN EL DESKTOP
Como se ha visto, no es difícil poner ficheros y aplicaciones en el Escritorio. Con la misma facilidad se puede hacer esto, con las
impresoras. Para ello hay que acceder a través de My Computer a los iconos de impresoras, marcar los que se desean, y crear un
acceso directo arrastrándolos al Desktop ( Escritorio ). De esta forma, cuando se desee imprimir un documento de una aplicación,
bastará con arrastrarlo sobre el icono de la impresora.
2.5.9 UTILIZAR LA VISTA RÁPIDA
Windows incluye la característica Quick View (Vista Rápida) que permite ver el contenido de ficheros de datos grabados en formatos
específicos (WordPerfect, Lotus 1-2-3, Excel, dBase, etc.) sin necesidad de abrir el programa que los creó. Para comprobar que se
tiene activada dicha característica, se debe abrir el menú contextual de un fichero de texto y observar si aparece la opción Quick
View. En caso contrario, abrir el Control Panel (Panel de Control), clicar dos veces el icono de Add/Remove Programs (Agregar o
quitar programas), seleccionar la ficha Windows Setup (Instalación de Windows) y hacer doble clic sobre el elemento Accessories
(Accesorios). Posteriormente, buscar en la lista el elemento Quick View y hacer doble clic sobre la casilla de verificación que aparece
junto a él.
2.5.10 CREAR UN DISQUETE DE INICIO
Si se quiere un disquete que sirva para arrancar el ordenador en caso de problemas en el disco duro y poder verificar los posibles
errores, no debe formatearse el disquete activando la opción copiar archivos de sistema como se hacía en Windows 3.1. En vez de
eso, en el Control Panel, seleccionar Add/Remove Programs y activar la solapa de Startup Disk, tras pulsar el botón que aparece.
Se creará un disquete de arranque que deberá utilizarse en caso de avería en el arranque o bien cuando se quiera desinstalar
Windows.
3. EL PANEL DE CONTROL
En la carpeta Panel de Control (Control Panel) se encuentran una serie de iconos que permitirán configurar el interface de usuario de
Windows XP, así como el hardware del ordenador de la forma que se considere más conveniente. Es decir, el Control Panel es el
lugar en el que se instalan y configuran dispositivos de hardware, como pueden ser los modems, las impresoras, el CD-ROM. En el
Control Panel también se dispone de herramientas para cambiar funciones de apariencia, como modificar el aspecto del Desktop. Al
Panel de Control se accede presionando el botón Start y luego Settings/Control Panel. ( Configuración/ Panel de control ).En los
sucesivos apartados se citarán los dispositivos que son más comunes.
3.1 AGREGAR NUEVO HARDWARE
Antes de la aparición Windows, la instalación de hardware por parte del usuario podía resultar tediosa y muchas veces necesitaba de
la ayuda de un técnico especializado. Ahora, con Windows XP, esta tarea se ha simplificado enormemente, permitiendo que
prácticamente la mayoría de los usuarios sea capaz de instalar cualquier componente físico del ordenador sin necesidad de grandes
conocimientos. Para ello lo único que hace falta es que el dispositivo que se desee instalar sea Plug and Play. Esto significa que sólo
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es necesario conectarlo en el lugar que corresponda - siempre con el equipo desconectado de la corriente eléctrica - y, al arrancar
nuevamente el ordenador, Windows se encarga de realizar todas las tareas de configuración, sin necesidad de nada más por parte
del usuario.
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Figura 30. Agregar nuevo Hardware.
3.2 INSTALACIÓN DE SOFTWARE
Una de las tareas más comunes a la hora de trabajar con el PC es la de instalar las aplicaciones que posteriormente se van a utilizar.
Ahora, con Windows XP, esta tarea es muy fácil y exactamente igual para programas que deben funcionar en DOS como para
Windows.
Windows XP dispone para ello en el Control Panel (Panel de Control) de una utilidad denominada Add/Remove Programas (Agregar
o Quitar Programas) que guiará al usuario, a modo de asistente, en los pasos a seguir para la instalación de aplicaciones. Tras pinchar
en Add/new Programs, aparece un cuadro de diálogo en el que se aprecian dos solapas(Figura 30). La primera es la que permite,
precisamente, la instalación de aplicaciones. , Windows XP comenzará a buscar el programa de instalación en el disquete o disco
compacto y si disponemos de conexión a internet, podrá acceder a las últimas actualizaciones de Windows haciendo haciendo clic
sobre el botón Windows Update.
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Figura 31. Instalación de aplicaciones.
Si, posteriormente a esta instalación se desea añadir o eliminar componentes del propio Windows, se deberá hacer doble clic en el
icono denominado Windows Add Remove(Agregar o quitar componentes de Windows, Figura 30). En la ficha que a continuación
aparece, seleccionar los grupos deseados mediante una marca de verificación al lado de cada componente. Si se desea especificar
qué componente de un grupo se va a instalar - o desinstalar -, clicar en el nombre del grupo y a continuación, en el botón Details
(Detalles).
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Figura 32. Selección de los componentes a instalar o desinstalar en Windows.
Para proceder a la instalación/desinstalación definitiva, presionar OK( Siguiente) en la ventana de componentes. Aparecerán una
serie de cuadros de mensajes pidiendo que se inserten los disquetes o el CD-ROM de instalación. Para concluir la instalación, basta
con seguir las instrucciones.
3.3. FORMATEO DE DISCOS
Para poder trabajar con los discos (disquete o discos duros) es necesario darles formato, es decir, formatearlos. Así como el
formateo de discos duros no debe hacerse nunca por usuarios sin experiencia, el de disquetes es una práctica común. Éstos, cuando
se compran, a veces no poseen formato - cada vez menos - por lo que necesitan ser formateados.
Windows puede dar formato de la manera con formato Quick (Rápido), Windows, y el proceso de formateo es rápido.
Para dar formato a un disquete, hacer clic en el Explorer Windows(Explorador de Windows) en el icono de la unidad, elegir el tipo de
formateo y rellenar el cuadro Label (Etiqueta), si se desea dar un nombre que identifique al disquete. Para comenzar el formateo,
presionar Start (Iniciar). Una vez finalizado el pro ceso, aparece un cuadro donde se presentan los resultados del formateo.
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Figura 33. Formateo de discos.
3.4 CONFIGURAR LA FECHA Y LA HORA DEL PC
Es fácil el comprobar la hora -mirando en la esquina inferior derecha de la TaskBar - como el modificarla. Para ello, clicar dos veces
sobre la hora. Después de unos instantes, aparecerá la hora en un cuadro (figura 33) Si se desea cambiar ésta, clicar sobre los
segundos, minutos u horas y utilizar la fechas arriba y abajo para incrementar o disminuir los segundos, minutos u horas, de uno en
uno, respectivamente. Para modificar el año el procedimiento a seguir es idéntico al descrito para el caso anterior, pero clicando
esta vez sobre el cuadro correspondiente al año.
Modificar el día y el mes es casi inmediato. Simplemente se debe presionar en la tabla calendario sobre la ficha de propiedades de
Date & Time (Fecha y Hora), a continuación sobre el día deseado, quedando éste resaltado. Para elegir el mes basta escribirlo en el
recuadro correspondiente o presionar el triángulo que está a su derecha y, en el menú de persiana que aparece, hacer clic sobre el
mes a reemplazar.
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Figura 34. Configuración de la fecha y hora.
3.5 CONFIGURACIÓN DEL DESKTOP
Si lo que se desea es cambiar la apariencia que presenta, por defecto, el Desktop de Windows, debe clicarse dos veces sobre el icono
denominado propiedades de la Display (Pantalla) en el Control Panel. Se mostrará una ventana con un conjunto se separadores o
lengüetas, que permite al usuario configurar el aspecto de la pantalla a su conveniencia.
Para cambiar los colores de las ventanas, clicar sobre la solapa Apearance (Apariencia). Antes de elegir el color que se desea aplicar a
una zona de la ventana, se debe previamente seleccionar en el dibujo que aparece en la parte superior de la pantalla, la zona a la
cual se le desea aplicar un nuevo color. El segundo paso será elegir el color deseado. Éste puede asignarse desde el menú de
persiana denominado Color. Finalizada la selección, presionar OK.
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Figura 35. Configuración del Desktop.
4. ACCESORIOS DE WINDOWS
Windows posee gran número de aplicaciones auxiliares, muchas de las cuales pueden no estar instaladas según las necesidades de
cada usuario. Entre las más importantes destaca un pequeño procesador de textos conocido con el nombre de WordPad, una
calculadora y un programa de dibujo denominado Paint, similar a Paintbrush, aunque algo mejorado. Además de éstos, Windows
posee aplicaciones multimedia tales como reproductor de CD, reproductor multimedia, marcador de teléfono, desfragmentadores
de disco y otro conjunto de aplicaciones. A continuación se dará una breve descripción de los accesorios más comunes.
4.1 EL PROGRAMA WORDPAD
Cuando se necesita crear textos de forma rápida y sin grandes complicaciones, Windows ofrece el programa WordPad. Este
programa, que se encuentra en la carpeta Accessories ( Accesorios), no es sólo un editor de textos sencillo, sino que permite dar
formato a caracteres y párrafos, crear listados, buscar texto, definir tabulaciones y muchas cosas más, habituales sólo en los
procesadores de texto de alto nivel. El entorno de WordPad, con barras de herramientas, regla y ventana de texto, recuerda
fuertemente a WinWord.
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Figura 36. Apariencia del procesador de textos WordPad.
Uno de los principales aciertos de WordPad es que no sólo puede crear y abrir textos sencillos, sino que también puede trabajar con
los formatos de WinWord 6.0 y RTF (Rich TextFormat). Una hábil medida de marketing de Microsoft, ya que así cada usuario de
WinWord puede estar seguro de que sus textos podrán leerse en otros ordenadores.
Figura 37. Ejemplo de documento con formato.
Para crear un nuevo documento desde WordPad, una vez cargado éste, debe seleccionarse el comando New (Nuevo) del menú File
(Archivo). Aparecerá un mensaje preguntando por el tipo de documento a crear. Selecciónese el que se considere oportuno y ya se
estará dispuesto para comenzar a introducir el texto.
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Figura 38. Barra de herramientas de WordPad.
Lo más aconsejable para crear cualquier documento con un procesador de textos como WordPad es introducir todo el texto que va a
formar parte del documento y posteriormente darle formato, es decir, definir los distintos tipos de letra, definir tabuladores, aplicar
color a los caracteres, etc. WordPad posee, para esta tarea, un conjunto de utilidades, muchas de las cuales vienen en forma de
iconos en la Barra de Herramientas. Para aplicar cualquier tipo de formato, lo primero que hay que hacer es seleccionar la parte del
texto a la cual se le desea aplicar el formato - insertar el cursor del ratón en un lugar del texto y arrastrar éste-. El texto seleccionado
aparecerá resaltado en color blanco sobre fondo negro. Ya se puede cambiar, por ejemplo, el tamaño o tipo de letra, hacer que el
texto aparezca en negrita, cursiva, con diferentes colores o con distinta alineación, sin más que presionar el botón correspondiente
en la Barra de Herramientas.
Figura 39. Cambio del tipo de letra.
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Figura 40. Ventana Save As.
Una vez que se haya finalizado de escribir el texto, o se quiera continuar en otra ocasión, se debe proceder a guardar el documento.
Presiónese para ello sobre el botón de Save (Guardar) y, en el cuadro de diálogo que se abre, introducir el nombre del archivo y
clicar el botón Save. Para obtener más información adicional seleccionar la ayuda de Windows XP.
4.2 EL PROGRAMA PAINT
Figura 41. Vista general de Paint.
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Paint es una aplicación que permite retocar dibujos y que sustituye al conocido Paintbrush de Windows 3.x. Con ella se pueden crear
dibujos sencillos que pueden trasladarse a otras aplicaciones. Para abrir esta aplicación se selecciona Start
/Programs/Accessories/Paint. Al cargarse Paint aparece una ventana similar a la que se ilustra en la figura 40
En ella se pueden apreciar, aparte de la barra de título y la de menús, una caja de herramientas y una paleta de colores. La paleta
permite seleccionar el color, tanto exterior como interior. El color exterior es el color del fondo, mientras que el interior es el color
del primer plano. Al hacer clic sobre un color de la paleta con el botón izquierdo del ratón se selecciona el color del primer plano. Sin
embargo, si se clica el botón derecho, es el color del fondo el que cambia. Ambas selecciones vienen reflejadas en el cuadro de
diálogo de colores seleccionados.
Figura 42. Barra de herramientas de Paint.
Las operaciones que pueden realizarse con la tabla de herramientas se detallan en la figura 42.
Al presionar sobre el botón de Forma libre a diferencia de la opción Recorte, que selecciona una parte rectangular del dibujo, se
puede escoger una forma no regular. Esta opción es muy práctica cuando se necesita recortar parte del dibujo, que no podría
seleccionarse con la opción Recorte. Seleccionada la forma deseada, el mover ésta a lo largo de la pantalla o copiar se realiza
mediante las opciones de Cut, Copy y Paste del menú Edit (Edición).
Cuando lo que se desea es borrar una parte de un dibujo, hay que tener en cuenta que la goma de borrar deja tras de sí el color
seleccionado para el segundo plano. Así que para borrar cualquier cosa que se haya dibujado, lo primero que se debe hacer es
cambiar el color del segundo plano al mismo que el fondo del dibujo.
La opción Seleccionar color toma el color de un pixel al colocar el puntero sobre un lugar de la Imagen.
Si se desea añadir texto a la Imagen, hacer clic en el botón Texto y, a continuación sobre el área de dibujo crear un rectángulo,
arrastrando el cursor en diagonal, por el área en la que se quiere colocar el mensaje. Posteriormente, tras seleccionar el color del
texto, escribir el mensaje deseado. Teniendo activada la opción View/TextToolbar aparece un cuadro en el que se puede elegir el
tipo de letra, su tamaño y permite modificarla a negrita, cursiva y subrayado.
Para rellenar una Imagen con un determinado color, basta con presionar sobre Relleno Color y la imagen se pintará del color
seleccionado como color interior.
El tamaño de la imagen puede ser variable y a gusto del usuario. Puede modificarse éste, bien en unidades de pixels, centímetros o
pulgadas. Para ello se debe elegir en IMAGe/Attributes e indicar la dimensión de la imagen.
Las demás opciones son fáciles de utilizar y se omite su explicación. Si bien hay que señalar que, si lo que se quiere es dibujar un
círculo, puede utilizarse la opción Elipse, manteniendo presionada la tecla Shift al mismo tiempo que se construye el círculo. De
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manera análoga, para dibujar un cuadrado se debe seleccionar la opción rectángulo y mantenerse pulsada la tecla Mayúsculas
mientras se dibuja.
4.3 LA CALCULADORA (CALCULATOR)
Figura 43. La calculadora.
El manejo de la calculadora de Windows permite realizar las mismas operaciones que una calculadora convencional. Para abrir la
aplicación, basta con seleccionar las opciones Start /Programs /Accessories /Calculator. Esta permite activar dos modos de
presentación. La opción científica y la estándar, ambas en el menú View. El funcionamiento es el mismo al de una calculadora
normal y se omite su explicación. Si se desea obtener información adicional basta con seleccionar la Ayuda.
4.4 LA VENTANA DE MS-DOS
El sistema operativo MS-DOS era, hasta la aparición de Windows, el sistema más utilizado en los PC's. Windows da un paso hacia
adelante e incorpora todas las funciones que antes era necesario teclear con un interface de usuario mucho más cómodo y
manejado con el ratón. Antes, bastantes aplicaciones no podían ser ejecutadas con Windows 3.x y era necesario correrlas, tecleando
su nombre tras el símbolo del sistema operativo MS-DOS. Ahora, con la aparición de Windows, casi la mayoría de las aplicaciones
basadas en MS-DOS pueden ser lanzadas - arrancadas - con sólo hacer doble clic sobre el icono correspondiente al archivo deseado.
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Figura 44. Ventana de MS-DOS.
Sin embargo es posible todavía que haya algún programa que sólo se ejecute bajo DOS, o bien que se desee realizar ciertas tareas
bajo el conocido símbolo >>. Para ello, Windows XP dispone de la posibilidad de abrir una o varias ventanas del sistema operativo
MS-DOS mientras se ejecuta Windows. Para lo cual, tras presionar el botón Start, y, dentro del grupo Programs (Programas/
Accesorios/ Símbolo del sistema se abrirá una ventana que recuerda a la de las versiones tradicionales de MS-DOS.
Si se ha utilizado antes MS-DOS, se descubrirá que la mayoría de los comandos utilizados como dir, mem, copy, etc., siguen
funcionando cuando se utilizan tras el símbolo del sistema. Es posible, además, mover y cambiar el tamaño de la ventana con la
barra de herramientas que aparece en su parte superior. Para esta acción debe clicarse sobre el botón de Font (Fuente) y, en el
cuadro que aparece, elegir las propiedades que se consideren oportunas. Para cerrar la ventana de MS-DOS y regresar a Windows
escribir el comando Exit y pulsar Return, o bien hacer clic en el botón de cierre.
Como se ha mencionado anteriormente, algunos programas basados en MS-DOS sólo pueden ejecutarse correctamente cuando se
lanzan desde Windows en modo MS-DOS. Por lo general Windows cierra primero todas los programas activos, de manera que el
programa basado en MS-DOS pueda controlar todo el sistema. Cuando se sale del programa, el sistema devuelve de manera
automática al Desktop (Escritorio).
4.5 SCANDISK
El Scandisk de Windows es una utilidad que permite chequear el estado del disco. El programa detecta y repara errores y limpia
cualquier fragmento de archivo inútil que se haya acumulado en el disco. También se puede utilizar esta utilidad para buscar errores
en la superficie del disco. Si se encuentra algún área afectada por errores de superficie, Scandisk informa a Windows para que no
escriba en ella, impidiendo así la pérdida de información. Esta función puede resultar enormemente útil para proteger los datos de
posible errores.
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Figura 45. Scandisk.
4.6 DESFRAGMENTADOR DE DISCO
Al almacenar un archivo en el disco duro, éste se guarda en cualquier parte donde haya sitio. Si no se puede encontrar uno lo
suficientemente grande para almacenar todo el fichero de una sola vez, éste se guarda por fragmentos en diferentes áreas del disco.
Se dice entonces que el archivo está fragmentado. Con el tiempo, el disco duro puede estar lleno de archivos fragmentados, lo que
hace que los programas se ejecuten más despacio y se produzca un mayor desgaste de la unidad del disco duro, puesto que los
cabezales de lectura/escritura de la unidad deben trabajar más para acceder a los datos.
El desfragmentador de disco de Windows XP se encarga de comprobar el estado de fragmentación de los archivos del disco duro y
posteriormente reordena todos los fragmentos en áreas consecutivas de disco. Para localizar esta utilidad seleccione:
Inicio|Programas|Accesorios|Herramientas del Sistema|Defragmentador de disco.
Figura 46. Desfragmentador de disco.
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SEGUNDA UNIDAD – PROCESADOR DE TEXTOS
MICROSOFT WORD 2003
Microsoft Word es un software muy popular en la actualidad. Este permite la creación, edición e impresión de diversos tipos de
documentos de texto.
EL PRIMER TEXTO
Al arrancar Word aparece una pantalla inicial como ésta. En la Unidad 2 veremos todos sus componentes; ahora nos vamos a fijar
sólo en algunas cosas.
En la parte superior esta, en color azul, la barra del título, en la que aparece el nombre del documento sobre el que estamos
trabajando. Cuando arrancamos Word sin abrir ningún documento, por defecto nos abre un documento en blanco y le asigna el
nombre inicial Documento1. Cuando guardemos el documento le cambiaremos el nombre.
Si aparece el dibujo de un clip con ojos (este es el ayudante del Office) que te ofrece ayuda, haz clic donde dice "Cerrar", para que
desaparezca, ya que, de momento, no lo vamos a necesitar.
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Ahora vamos a explicar cómo escribir tu primer documento, y aprenderás cómo corregir los pequeños errores y cómo desplazarte
por el documento.
Más abajo tienes el ejercicio "Crear un documento" donde está todo explicado paso a paso.
Al escribir un texto hay que teclearlo sin pulsar la tecla INTRO; cuando llegues al final de la línea, observarás cómo salta
automáticamente de línea. (La tecla INTRO también se llama ENTER o retorno de carro; en el teclado de la imagen se llama "ent")
Observarás que hay una pequeña barra vertical parpadeante que va avanzando según vas escribiendo, se llama punto de inserción, y
nos sirve para saber dónde se va a escribir la siguiente letra que tecleemos. No confundas el punto de inserción con el puntero del
ratón que tiene esta forma cuando está dentro del área de texto y esta otra
tomar otras formas que iremos viendo más adelante.
cuando está encima de los menús, e incluso puede
Cuando mueves el ratón, lo que estás moviendo es el puntero; cuando pulsas las teclas de dirección, mueves el punto de inserción.
Cuando cometas un error, y te das cuenta inmediatamente, pulsa la tecla Retroceso que retrocede una posición borrando la última
letra tecleada. (La tecla Retroceso aparece como "bksp" en la imagen, aunque suele ser una flecha grande hacia la izquierda)
Cuando te das cuenta del error después de haber escrito unas cuantas letras más, debes pulsar la tecla con la flecha pequeña hacia
la izquierda, que no borra las letras, sólo mueve el cursor hasta llegar a la siguiente letra donde se encuentra el error; entonces pulsa
Retroceso para borrar el error.
Por último, si te das cuenta del error cuando tienes el punto de inserción lejos de donde está el error, mueve el ratón hasta colocar
el puntero detrás del error y pulsa el botón izquierdo del ratón; verás cómo el punto de inserción se desplaza justo a esa posición y
entonces ya puedes pulsar Retroceso.
La tecla suprimir (del o Supr) también borra una letra, pero la que queda a la derecha del punto de inserción.
EJERCICIO:
Arrancar Word
1. Haz clic en el botón Inicio que está en la esquina inferior izquierda de la pantalla.
2. Haz clic en Todos los programas (para Windows XP) o en Programas (para Windows 98).
3. En la lista que se ha desplegado, haz clic en Microsoft Word. Esto hará que se arranque el programa.
Escribir un documento
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Una vez iniciado Word, el programa abre automáticamente un nuevo documento en blanco y le asigna el nombre Documento 1.
Ahora copia el texto que ves a continuación y sigue las instrucciones para corregir los errores que contiene.
Este es el texto que tienes que teclear:
"Al asomat la cabeza, quedó deslunbrado. Miró hacia abajo, hacia la penumbra de donde él surgía. Entre sus botas de goma negra,
brillantes, vio el rostro de su compañero mal afeitado, prematuramente viejo."
4. Empieza a escribir este texto Al asomat, pulsa la tecla Retroceso para borrar la letra "t" y escribe la letra "r"
5. Escribe la cabeza, quedó deslunbrado. pulsa la flecha para mover el punto de inserción hacia la izquierda hasta que quede entre
las letras "u" y "n" de la palabra deslunbrado, ahora pulsa la tecla Supr y se borrará la letra "n", escribe la letra "m".
6. Pulsa la tecla Fin y el cursor irá al final de la palabra deslumbrado, continúa escribiendo y observa como salta de línea
automáticamente cuando llegues al final de la línea, observa como no corta la última palabra sino que la pasa a la línea siguiente.
Escribe Miró hacia abajo, hacia la penumbra de donde el surgía. Entre sus botas de goma negra, brillantes, vio el rostro de su
compañero mal afeitado, prematuramente viejo.
7. Ahora vamos a usar el ratón para desplazar el punto de inserción. Haz clic con el ratón justo detrás de la letra "e" donde dice "el
surgía", observa cómo el punto de inserción se coloca en esa posición. Ahora borra la letra "e" con la tecla Retroceso y escríbela con
acento "é".
GUARDAR UN DOCUMENTO
Lo que se escribe se va almacenado en la memoria de tu ordenador; si apagases el ordenador, se perdería y no lo podrías recuperar.
Con el comando Guardar quedará grabado en el disco duro del ordenador (o en un disquete) de forma permanente.
Pulsa en el icono Guardar y aparecerá una ventana como ésta.
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Para guardar un documento debes indicar el nombre con el que lo quieres guardar, el tipo de documento que estás guardando y la
carpeta que contendrá tu documento. El nombre lo indicamos en el campo Nombre de archivo, donde ahora pone "El día amaneció
triste", teclea "Primero", que es el nombre que le vamos a dar a nuestro primer documento.
El tipo del documento se lo decimos en el campo Guardar como tipo; para los documentos Word será Documento de Word, que ya
viene escrito.
Los documentos dentro del disco duro están organizados en carpetas. La carpeta se indica en el campo Guardar en; la carpeta en la
que se guardan los documentos de Word, por defecto, es Mis documentos, que será la que debe aparecer en la ventana de tu
ordenador. Si no fuese así, haz clic en el icono "Mis documentos" que hay en la parte izquierda de la ventana.
Haz clic en el botón Guardar y observa cómo cambia la barra de título; ahora podrá Primero, en lugar de Documento1. Nuestro
documento ya está guardado con el nombre Primero en la capeta Mis documentos.
CERRAR DOCUMENTO
Después de guardar un documento, éste continúa en nuestra pantalla y podemos seguir trabajando con él. Una vez que hemos
acabado de trabajar con un documento debemos cerrarlo; al cerrarlo no lo borramos del disco, simplemente dejamos de utilizarlo y
liberamos la memoria que estaba utilizando.
Para cerrar un documento hacer clic en el menú Archivo, y luego hacer clic en Cerrar. (Si hemos hecho alguna modificación en el
documento desde la última vez que lo guardamos, nos preguntará si queremos guardar los cambios; contestar que Sí). Al cerrar el
documento veremos cómo éste desaparece de la pantalla.
Al cerrar Word también se cierran los documentos que tengamos abiertos.
ABRIR UN DOCUMENTO
Para utilizar un documento que tenemos guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una
Para utilizar un documento que tenemos
guardado, primero, hemos de abrirlo. Para ello
hacer clic en el icono Abrir, aparecerá una
ventana similar a la que vemos aquí.
Para abrir un documento de los que se
muestran en la ventana basta seleccionarlo
haciendo clic sobre él (veremos como su
nombre cambia de color) y luego pulsar en el
botón Abrir. Otra forma más rápida de abrir el
documento es haciendo doble clic sobre él.
Inmediatamente el documento aparecerá en
nuestra pantalla.
En esta ventana se ven todos los documentos
que están dentro de la carpeta que aparece en
el campo Buscar en: Dentro de una carpeta hay documentos pero también puede haber otras carpetas, las carpetas se reconocen
porque tienen delante un icono amarillo.
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CERRAR WORD2003
Una vez hemos acabado de trabajar con Word debemos cerrarlo haciendo clic en el icono cerrar de la esquina superior derecha de
la pantalla o en el menú Archivo elegir Salir.
ELEMENTOS DE WORD
ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL
Al arrancar Word aparece una pantalla como esta, para que conozcas los nombres de los diferentes elementos los hemos señalado
con una flecha roja.
Así podrás saber, en el resto del curso, a qué nos referimos cuando hablemos de la "Barra de estado" o de la "Barra estándar".
La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.
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LA BARRA DE MENÚS.
Desde los menús de esta barra se pueden ejecutar todos los comandos de word2003. En word2003 la barra de menús tiene un
comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va
utilizando.
LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR
Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, etc.
En realidad, la barra que ves aquí está formada por dos barras, la barra estándar y la barra de formato.
LA BARRA DE FORMATO
Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
En word2003 estas dos barras solo ocupan una línea, no como en anteriores versiones de Word donde ocupaban dos líneas. No
obstante, esto y muchas otras cosas más se pueden cambiar para dejarlas como más nos gusten.
Personalizar. Podemos decidir qué iconos deben aparecer y cuales no en cada barra, es lo que se suele llamar "personalizar". A lo
largo de este curso verás imágenes con iconos que no están en las barras de tu ordenador, pero que pueden ser agregadas.
PANEL DE TAREAS.
Este elemento no existía en la versión anterior de Word.
El panel de tareas es sensible al contexto, esto quiere decir que mostrará información diferente según lo que estemos haciendo en el
momento de abrirlo.
Por ejemplo, en la imagen de la parte superior de esta página acabamos de abrir un documento nuevo y el panel de tareas que
aparece es "Nuevo documento" que nos ofrece los comandos más útiles para esa situación: nos muestra los documentos
recientemente abiertos; nos permite crear un nuevo documento a partir de una plantilla, etc.
Si estamos insertando una imagen, el panel de tareas será diferente y nos mostrará las opciones más usuales en el trabajo con
imágenes, como puedes ver en la figura de la derecha.
En la primera línea del panel de tareas aparece el título del panel, en este último ejemplo el título es "Insertar imagen".
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EDICIÓN BÁSICA
Aprenderemos lo necesario para editar documentos. Desplazarnos, seleccionar, eliminar, copiar, pegar y deshacer. También
veremos cómo buscar y reemplazar palabras; y diferentes formas de ver un mismo documento.
DESPLAZARSE POR UN DOCUMENTO
Una de las ventajas que han aportado los procesadores de texto es la facilidad para modificar y corregir. El primer paso en ese
proceso es colocarnos en el lugar donde vamos a efectuar la modificación.
Por otra parte, cuando estamos viendo un documento Word que no cabe en una pantalla, necesitaremos movernos por el
documento para colocarnos en la parte que nos interese.
Tanto en un caso como en otro será interesante conocer todas las formas que existen para desplazarse por el documento, y así
poder elegir la más útil en cada momento.
Recordar que el elemento que define la posición dentro de un documento Word es el punto de inserción, que es una línea vertical
parpadeante y nos indica dónde se va a escribir la próxima letra que tecleemos.
DESPLAZAMIENTOS CORT OS DENTRO DE UNA MISMA PANTALLA:
-
Con el ratón.
Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar.
-
Con las teclas de dirección.
Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan
el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla Fin nos lleva al final de la línea y la tecla Inicio al principio de la línea.
Combinaciones de teclas:
Para desplazarse
Una palabra a la izquierda
Una palabra a la derecha
Un párrafo arriba
Un párrafo abajo
Presione las teclas
Ctrl + flecha izquierda
Ctrl + flecha derecha
Ctrl + flecha arriba
Ctrl + flecha abajo
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DESPLAZAMIENTOS A LO LARGO DE TODO EL DOC UMENTO:
Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observad que no es lo mismo una pantalla que una
página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página la definimos nosotros.
Combinación de teclas.
Para desplazarse
Presione las teclas
Crtl + AvPág.
Crtl + RePág.
Crtl + Inicio
Una página adelante
Una página atrás
Al principio del documento
Al final del documento
Crtl + Fin
Nota:En los teclados en ingles las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn
MEDIANTE LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.
Las barras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de
desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la
posición actual del punto de inserción. Podemos desplazarnos de las siguientes formas:
- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro nos desplazaremos una pantalla hacia arriba/debajo del
documento.
- Arrastrando el cuadro nos desplazaremos proporcionalmente a la posición en la que lo movamos, por ejemplo, en un
documento de 20 páginas si arrastramos el cuadro hacia la mitad de la barra nos colocaremos en la página 10
aproximadamente.
- Mediante las flechas. Si hacemos clic en la fecha o triángulo de la parte
superior/inferior
nos desplazaremos una
línea hacia arriba/abajo. Si mantenemos pulsada la flecha nos desplazaremos línea a línea de forma rápida hasta que la
soltemos.
- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento nos permiten
desplazarnos de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer
clic en la doble flecha
superior/inferior
Haciendo clic en el botón central del círculo
comentarios, palabras, etc.
nos desplazaremos una página arriba/abajo.
podemos cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie,
Las barras de desplazamiento horizontal permiten movernos de forma similar a como acabamos de ver con la barra vertical pero en
sentido horizontal, es decir, permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es
menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.
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SELECCIONAR
Para realizar muchas operaciones (copiar, cambiar el formato, etc.), previamente hay que decirle a Word sobre qué parte de texto
tiene que actuar, en esto consiste seleccionar. El texto seleccionado se identifica claramente porque esta en vídeo inverso, es decir,
el fondo negro y los caracteres en blanco. Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado.
RATÓN. Para seleccionar mediante ratón hay dos métodos:
Arrastrando. Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el
final de la selección. Observaremos cómo lo seleccionado aparece en vídeo inverso.
Haciendo clic y doble clic. Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic, la palabra completa quedará
seleccionada. Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una
flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos doble clic, el párrafo completo quedará
seleccionado.
Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.
TECLADO.
Para seleccionar
Un carácter a la derecha
Un carácter a la izquierda
Palabra a la derecha
Palabra a la izquierda
Presione las teclas
Mayús. + flecha derecha
Mayús. + flecha izquierda
Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea.
Hasta el principio de la línea.
Una línea abajo
Una línea arriba
Hasta el final del párrafo
Mayús. + Fin
Mayús. + Inicio
Mayús. + flecha abajo
Mayús. + flecha arriba
Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo
Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo
Una pantalla arriba
Hasta el final del documento
Mayús. + AvPág
Mayús. + RePág
Ctrl + E
ELIMINAR
Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla Supr, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es
utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:
Para borrar
Un carácter a la izquierda
Una palabra a la izquierda
Un carácter a la derecha
Una palabra a la derecha
Presione las teclas
Retroceso (BackSpace)
Ctrl + Retroceso
Supr
Ctrl + Supr
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DESHACER Y REHACER
Afortunadamente Word nos permite corregir los errores fácilmente. Si acabamos de borrar un párrafo completo y nos damos cuenta
que no era ese el párrafo que queríamos borrar, no es necesario que nos llevemos las manos a la cabeza lamentando el error. Con
un solo clic podemos deshacer la acción errónea y recuperar el párrafo. Veamos cómo deshacer acciones:
LA ÚLTIMA ACCIÓN REALIZADA.
Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono deshacer, de la barra de herramientas.
También podemos deshacer desde el menú Edición, Deshacer escritura.
Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL + Z.
LAS ÚLTIMAS ACCIONES REALIZADAS.
Si hacemos clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer, aparecerá una lista con últimas acciones para
deshacer, colocando el cursor en esa lista podremos deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el
cursor en la tercera línea de la lista desharemos tres acciones.
La lista nos indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que podemos deshacer, por ejemplo, Escritura.
REHACER.
Utilizando el icono Rehacer, de la misma forma, podemos rehacer las acciones que acabamos de deshacer. Por ejemplo, si ponemos
en cursiva un párrafo y deshacemos la acción porque pensamos que no queda bien en cursiva pero al cabo de un momento
pensamos que sí queda mejor en cursiva podemos rehacer la acción y volver a dejarlo en cursiva.
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COPIAR, CORTAR Y PEGAR
Cuando hablamos de copiar nos referimos a colocar una copia en otro lugar; mientras que cuando hablamos de cortar queremos
decir quitar algo de un lugar para llevarlo a otro lugar. Se pueden utilizar varios métodos.
MEDIANTE EL RATÓN Y LOS ICONOS DEL MENÚ DE HERRAMIENTAS:
Seleccionar el elemento ( carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar, hacer clic en el icono copiar o cortar, , ,colocar el cursor en
el punto de destino y hacer clic en el icono pegar.
MEDIANTE MENÚ:
Seleccionar el elemento a copiar o cortar, ir al menú Edición, elegir la opción copiar o cortar. Colocar el cursor en el punto de
destino, y elegir pegar del menú edición.
MEDIANTE RATÓN:
Vamos a ver varios métodos:
1) Normal. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición
donde vamos a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.
2) Rápido. Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, cuando aparezca un pequeño cuadrado debajo del cursor, sin
soltar, ir a la posición donde vamos a copiar, soltar el botón y aparecerá un menú: elegir la opción copiar aquí.
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SÓLO CON EL TECLADO:. Primero, seleccionar el texto: con MAY + flechas, seleccionamos letras, (con MAY + Ctrl + flechas,
seleccionamos palabras).
Segundo, copiar con Ctrl + C. Y por último, ir a la posición donde vamos a pegar, pulsar Ctrl + V.
EJERCICIO:
Vamos a utilizar los comandos Copiar y Pegar para escribir un texto intentando escribir lo menos posible.
Este es el texto que tienes que escribir:
"El día 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia)
El día 23 de julio de 1997, 1.350 tuercas a Gandia (Valencia)"
1. Empieza por escribir la primera frase "El día 30 de diciembre de 1997, 2.500 tornillos a Alzira (Valencia)"
2. Ahora debes tener el punto de inserción al final de la frase, para seleccionar toda la frase, pulsa la tecla Mayúsculas y luego la
tecla Inicio<, toda la frase debe quedar seleccionada.
3. Para copiarla al cortapapeles pulsa Ctrl + C.
4. Para dejar de seleccionar la frase pulsa la tecla flecha derecha o la tecla Fin. ¡ Cuidado ! No pulses una tecla con una letra porque
se borraría lo que tienes seleccionado.
5. Para ir a la siguiente línea pulsa la tecla Enter.
6. Para pegar lo que tenemos en el portapapeles pulsa Ctrl + V.
7. Ahora vamos a modificar lo que acabamos de copiar para que quede como queremos. Primero colocamos el punto de inserción
delante del número 3. Para ello podemos hacer clic con el ratón o mover el punto de inserción con las teclas de dirección.
8. Escribimos el número dos y borramos el número cero, así tendremos el 23.
9. Vamos a cambiar la palabra diciembre por julio. Para ello hacemos doble clic en la palabra diciembre para seleccionarla, y sin
tocar otra tecla, al pulsar la letra "j" se borrará la palabra diciembre y se escribirá la letra "j". Acaba de escribir "julio"
10. Para borrar el resto de la frase que no nos interesa, movemos el punto de inserción hasta el principio de 2.500 y pulsamos cuatro
veces seguidas Mayúsculas + Crtl + Flecha derecha, así seleccionamos una palabra cada vez, hasta tener seleccionadas las cuatro
palabras "2.500 tornillos a Alzira" , para borrarlas basta con empezar a escribir el resto de la frase 1.350 tuercas a Gandia.
Ya hemos acabado.
Aunque ahora te parezca un poco engorroso cuando domines estas técnicas copiarás y pegarás muy deprisa.
Si quieres puedes repetir el ejercicio utilizando los iconos Copiar
para copiar, pegar y seleccionar el texto.
y Pegar
y el ratón; en lugar de combinaciones de teclas
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FORMATO DE UN TEXTO
Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con
la forma de presentar el texto.
Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son
operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.
Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él la forma en la que lo vemos también tiene mucha
importancia.
Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato
atractivo con Word2003. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso
puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.
En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos.
1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc..
2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo alineación y sangrías.
3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a
mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc.
Ahora vamos a ir viendo cada uno de estos tipos de formato.
Además de las técnicas que vamos a ver en esta unidad, existen otras posibilidades para dar formato al texto: los estilos y las
plantillas.
Como veremos más adelante, los estilos y plantillas son adecuados para dar un formato definido previamente. Por ejemplo, en una
empresa suele existir una plantilla para escribir cartas, de esa forma todas las cartas tienen un aspecto característico de esa
empresa.
No siempre es necesario utilizar plantillas y estilos. Cuando queremos dar un determinado formato a una línea del documento no
hace falta definir un estilo, lo haremos con los comandos básicos que vamos a ver ahora.
Los estilos y plantillas no son más que una agrupación de formatos básicos. Así que lo primero que hay que aprender es a manejar
esos formatos básicos, que es lo que vamos a hacer en esta unidad.
FORMATO CARÁCTER. FUENTES
Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras escritas con
WordArt o las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que
vamos a estudiar.
Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la barra de formato o
en una parte de la barra estándar: fuente, tamaño y estilo de fuente.
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Fuente.
Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto.
Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los
que queremos realizar el cambio. A continuación hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará
que se abra una ventana con las fuentes disponibles.
Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que
tiene antes de aplicarlo.
El menú despegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes
utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles.
Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los
tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente.
Una vez hemos encontrado la fuente que buscamos basta con hacer clic sobre ella para aplicarla.
En lugar de desplazarnos por el menú despegable para buscar la fuente podemos, si conocemos el nombre, hacer clic sobre el
recuadro y teclearlo directamente.
Las fuentes TrueType aparecen con una doble T delante. Este tipo de fuente se verá igual en la pantalla que en la impresora.
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Tamaño.
De forma parecida podemos cambiar el tamaño de la fuente. Seleccionar el texto y hacer clic en el triángulo para buscar el
tamaño que deseemos, o escribirlo directamente.
La unidad de medida es el punto (72 puntos = 1 pulgada = 2,54 cm), los tamaños más utilizados son 10 y 12 puntos.
Estilo.
Una vez fijada la fuente y el tamaño podemos cambiar el estilo a uno de los tres disponibles: negrita, cursiva y subrayado .
Basta seleccionar el texto y hacer clic en el botón correspondiente.
Observar como al aplicar un estilo, el botón correspondiente queda presionado ( se ve en un tono más claro). Para quitar un estilo
que hemos aplicado previamente, seleccionar el texto y volver a hacer clic sobre el estilo.
También se pueden aplicar varios estilos a la vez, por ejemplo, negrita y cursiva. Simplemente hay que aplicar los estilos
consecutivamente.
Mediante las opciones del menú Formato, Fuente se pueden manejar las opciones que acabamos de ver y otras más como el color
de los caracteres, subrayado, subíndices, etc., en este tema avanzado puedes verlo . También puedes ver cómo cambiar la fuente
predeterminada de forma que todos los nuevos documentos que crees utilicen esa fuente.
FORMATO PÁRRAFO
En Word2003, un párrafo es el texto comprendido entre dos marcas de párrafo, normalmente las marcas de párrafo no se ven, para
hacerlas visibles, hacer clic en el icono marca de párrafo de la barra estándar.
Se inserta una marca de párrafo cuando se pulsa la tecla de retorno de carro o INTRO. Cuando estamos introduciendo texto y
llegamos al final de la línea automáticamente el texto continúa en la siguiente línea, pero no se inserta marca de párrafo.
Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior. Para cambiar las características de
formato de un párrafo, basta con seleccionar su marca de párrafo y modificar las características que queramos.
Los párrafos son unidades dentro del documento Word que tienen sus propias características de formato, pudiendo ser diferentes
de un párrafo a otro. Otras unidades más amplias son las secciones, que veremos más adelante.
Las marcas de párrafo contienen los códigos que definen el formato del párrafo en el que se encuentran. Manipular una marca de
párrafo tiene consecuencias sobre el formato de ese párrafo. Antes de borrar texto, es conveniente hacer visibles las marcas de
párrafo para evitar borrar una marca de párrafo accidentalmente. Si queremos borrar todo el párrafo también debemos borrar su
marca de párrafo.
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Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría, ambas suelen estar disponibles en la barra
de formato.
También se puede acceder a ellas desde el menú Formato, Párrafo, junto con otras posibilidades que veremos más adelante.
ALINEACIÓN.
Estos son los botones para fijar la alineación. Hay cuatro tipos de alineación:
Izquierda
Este párrafo tiene
establecida alineación
izquierda.
Centrada
Este párrafo tiene
establecida la alineación
centrada.
Derecha
Justificada
Este párrafo tiene Este párrafo tiene una
establecida alineación alineación justificada.
derecha.
Cuando hablamos de alinear un párrafo nos referimos, normalmente, a su alineación respecto de los márgenes de la página, pero
también podemos alinear el texto respecto de los bordes de las celdas, si es que estamos dentro de una tabla. La forma de fijar los
márgenes de la página se verá en el capítulo correspondiente.
SANGRÍA.
Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y
haciendo clic en uno de estos botones de la barra de formato, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha.
Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que
deseemos. Puedes ver cómo se hace, junto con otras opciones del menú Formato, Párrafo como la forma de variar el espacio que
separa los párrafos, y el espacio que separa las líneas o interlineado.
Mediante las opciones del menú Formato, Párrafo se pueden manejar todas las características del formato párrafo.
El cuadro de diálogo inicial de formato párrafo es el que se muestra a continuación, ahora veremos la ficha Sangría y espacio, la otra
ficha Líneas y saltos de página la veremos en el siguiente tema avanzado.
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SANGRÍA Y ESPACIO.
En esta ficha vamos a ver la Alineación, el Espaciado y el Interlineado, el Nivel de esquema lo veremos más adelante.
ALINEACIÓN.
En este campo tenemos un botón para desplegar la lista con los cuatro tipos de alineación disponibles. Izquierda, derecha, centrada
y justificada.
SANGRÍA.
Podemos fijar los cm. que queremos que se desplace el párrafo tanto a la izquierda como a la derecha rellenando los campos
Izquierda y/o Derecha.
También podemos indicar uno de los dos tipos de sangría Especial disponibles en la ventana que se despliega al hacer clic en el
botón de la derecha.
Primera línea: desplaza la primera línea del párrafo un poco a la derecha.
Francesa: desplaza todas las líneas del párrafo hacia la derecha excepto la primera línea.
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ESPACIADO.
Aquí podemos fijar el espacio vertical que quedará entre el párrafo que hemos seleccionado y el párrafo anterior y posterior.
INTERLINEADO.
El interlineado es el espacio vertical que separa las líneas, podemos modificarlo mediante la ventana de Interlineado que nos ofrece
las siguiente posibilidades:
Sencillo, es el establecido por defecto.
1,5 líneas.
Doble. Dos líneas.
Mínimo, al elegir esta opción podemos especificar en el recuadro "En" de la derecha los puntos deseados pero hasta un valor
mínimo para que no se superpongan las líneas.
Exacto, como la opción anterior pero permitiendo la superposición de las líneas.
Múltiple, en el recuadro "En" de la derecha podremos poner un número de líneas, incluso con decimales.
OTROS FORMATOS. TABULACIONES
Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB.
Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word2003 tiene por defecto
definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además podemos
definir la alineación para cada tabulación.
Vamos a ver como establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al
párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos:
1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por
cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de
separación, sangría de primera línea y sangría francesa.
2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos como se
inserta el icono con la tabulación seleccionada.
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Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a
la nueva posición.
Por ejemplo, en la regla de la imagen se han establecido las siguientes tabulaciones:
Izquierda en la posición 2,5
Centrada en la posición 4,7
Derecha en la posición 6,7
Línea vertical de separación en la posición 8,2
Decimal en la posición 9,2
También podemos hacer doble clic sobre la regla horizontal para que aparezca el diálogo de tabulaciones que vemos en la imagen de
la derecha donde podemos fijar todas las tabulaciones de una vez o eliminarlas.
Teniendo en cuenta que la escala varia un poco las proporciones quedaría una tabla parecida a la que vemos en la imagen inferior.
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Observar la alineación de cada tabulación, la alineación decimal coloca la coma decimal en la misma columna .También se pueden
fijar las tabulaciones mediante el menú Formato, Tabulaciones, dando la posición exacta en cm. y especificando un carácter de
relleno, como puntos o guiones, entre las tabulaciones.
CAMBIO A MAYÚSCULAS
En el menú Formato, la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del
texto seleccionado:
Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas.
minúsculas. Todas las letras en minúsculas.
MAYÚSCULAS. Todas la letras en mayúsculas.
Tipo Título. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas.
tIPO iNVERSO. La primera letra de cada palabra en minúscula y el resto de la palabra en mayúsculas.
También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado
cambian alternativamente de las tres formas, siguientes:
MAYÚSCULAS.
minúsculas.
Tipo oración.
COPIAR FORMATO
En la barra estándar tenemos disponible el icono para copiar formato Este icono permite copiar las características de formato de un
texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para
copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces.
Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el
icono de copiar formato, el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el
formato, y hacer clic sobre ella.
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Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato, el
cursor tomará la forma de brocha, a continuación hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a
hacer clic en el icono de copiar formato.
En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha,
seleccionar las palabras o líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas .Copiar formato, copia tanto el formato caracter como el
formato párrafo.
Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios títulos de puntos o apartados, si
decidimos cambiar el formato de esos títulos bastaría con hacerlo en el primer título y luego copiar el formato a los demás títulos del
documento.
Aunque si queremos tener almacenado ese nuevo formato para títulos para poder utilizarlo en otros documentos quizás sea mejor
crear un estilo con ese formato, como veremos más adelante.
PANELES DE FORMATO
Al trabajar con un documento puede surgirnos esta pregunta ¿Cómo podemos saber que formatos tiene aplicado un determinado
texto?
Hay varias formas de responder a esta pregunta. Antes de la actual versión de Word2003
había algunas maneras aisladas de ver los formatos que tenía aplicado un texto. Pero en la
actual versión se ha dado un paso adelante mediante los paneles de formato que resuelven
este problema de un modo más satisfactorio.
Además los paneles de formato permiten aplicar formatos de una manera eficiente.
Hay dos paneles que tratan sobre formatos, el panel Estilos y formato muestra de forma
muy sencilla y visual los formatos existentes en la página y el panel Mostrar formato que
muestra de manera más exhaustiva los elementos de formato. Vamos a verlos ahora.
Para acceder a los paneles de formato ir al menú Ver y seleccionar Panel de tareas, luego
hacer clic en el triángulo de la cabecera del panel de tareas para seleccionar uno de los
paneles de formato.
PANEL ESTILOS Y FORMATO.
En la parte superior tenemos la zona Formato del texto seleccionado, en esta zona
podemos ver las características del texto que tenemos seleccionado ( si no hay texto
seleccionado, del texto donde tenemos el punto de inserción). En el caso de la imagen que
ves, el texto tiene la fuente Courier New y el tamaño 8 puntos.
Más abajo tenemos la zona Elija el formato que desea aplicar, en esta zona podemos ver
los diferentes formatos y estilos que contiene nuestro documento. En la primera línea
aparece Borrar formato, que hace que desaparezca el formato del texto seleccionado, a
continuación podemos ver los formatos existentes en el documento, en el caso de esta
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imagen, Centrado, Courier New, 8 pt, Derecha, etc.
El formato del texto que tenemos seleccionado aparece con un recuadro alrededor. En la imagen es Courier New, 8 pt.
Como puedes ver en la imagen, se aprecia fácilmente cómo son los diferentes formatos ya que cada línea tiene aplicado el propio
formato a que hace referencia.
Con este panel se pueden hacer muchas cosas, como veremos en el tema 8 al hablar de estilos, ahora vamos a hablar de dos formas
sencillas, pero potentes, de utilizar este panel.
1. Ver el formato de nuestro documento.
Para ver el formato en una parte de nuestro documento sólo tenemos que colocar ahí el punto de inserción y aparecerán sus
características de formato en la parte superior del panel: Formato del texto seleccionado.
2. Aplicar formatos.
Para aplicar uno de los formatos que aparecen en el panel únicamente hay que seleccionar el texto al que queremos aplicarle el
formato y hacer clic en la línea del panel que contenga el formato que queremos aplicar.
PANEL MOSTRAR FORMATO.
Este panel muestra el formato de una parte del texto del documento, precisamente del texto
donde tengamos colocado el punto de inserción o del texto que tengamos seleccionado, este
texto aparece en el recuadro Texto seleccionado.
En la zona Formato del texto seleccionado tenemos descrito con todo detalle el formato,
tanto a nivel de formato fuente, como a nivel de formato párrafo e incluso a nivel de sección.
Por ejemplo, en esta imagen vemos que se ha seleccionado el texto "traductor" y que tiene
un formato fuente Ballet de 12 puntos, negrita y subrayado; también vemos que tiene un
formato párrafo con alineación izquierda, sin sangrías. Como puedes comprobar el texto
seleccionado tiene aplicado su propio formato, en este caso, el texto "traductor" está en
negrita y subrayado.
De igual forma que en el punto anterior vamos a ver las dos forma básicas de utilizar este
panel.
1. Ver el formato.
En este caso sólo podemos ver el formato de la parte del documento que tenemos
seleccionado, mientras que en el panel anterior podíamos ver los distintos formatos que
contenía el documento. Sin embargo en este panel el formato está descrito de una forma
mucho más amplia.
2. Modificar el formato.
Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el
cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo al hacer clic
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en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en el menú
Formato, Fuente.
De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar
todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja.
EJERCICIOS:
1.- Crear un documento utilizando formatos.
Vamos a utilizar distintas fuentes, estilos y tamaños.
Abre un documento nuevo y teclea este texto:
A continuación intente modificarlo usted mismo para conseguir que quede con este formato:
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SOLUCIÓN:
1.- Selecciona la primera línea.
2.- Hacer clic en la barra estándar sobre el icono negrita.
3.- Poner el tamaño de fuente en 16 puntos.
4.- Escoger el tipo de fuente Arial
5.- Poner la alineación central.
6.- Selecciona la segunda línea (Escritores contemporáneos).
7.- Poner el tamaño de la fuente en 12 puntos.
8.- Escoge como tipo de fuente Verdana.
9.- En la barra estándar hacer clic sobre cursiva, subrayado.
10.- Poner la alineación izquierda.
Para seleccionar un párrafo completo hay que hacer doble clic en la zona del margen izquierdo.
11.- Selecciona el párrafo 'La muerte.'
12.- Elige como fuente Times New Roman.
13.- Poner el tamaño de la fuente en 10 puntos.
14.- Poner la alineación izquierda.
15.- Selecciona el párrafo 'En Julio.' hasta el final.
16.- Elige el tipo de fuente Verdana
17.- En la barra estándar hacer clic sobre cursiva
18.- Poner la alineación justificada.
19.- Desplaza el párrafo hacia la izquierda con el icono aumentar sangría que está a la derecha de las alineaciones.
20.- Selecciona la última línea 'Cuentos ...' .
21.- Elige cursiva.
22.- Poner el tamaño de la fuente en 10 puntos.
Con todo esto debe quedar como queríamos.
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ORTOGRAFÍA Y GRAMÁTICA
La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word2003 dispone de
potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones.
Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante conviene saber que revisar un documento y que
Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar
puesto que dependen del contexto.
La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el
diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es
discernir el significado de las palabras en cada contexto.
Por ejemplo, si escribimos "La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta" y "¡Vasta ya de gritar!". Word no detectará
ningún error puesto que tanto "basta" como "vasta" son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso
la palabra correcta es "vasta" y en el segundo caso "basta".
La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que
las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo "Los libros son buenas"; donde no concuerdan el género del sujeto y
del adjetivo.
Con Word podemos realizar una revisión ortográfica o una revisión gramatical o ambas a la vez, como veremos a continuación.
REVISIÓN ORTOGRÁFICA
Existen dos formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez concluida la introducción del texto o revisar mientras se va
escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera forma.
REVISAR AL FINALIZAR
Para establecer esta forma de revisión debemos ir al
menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en la ficha
Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de diálogo
como este, debemos dejar sin marcar la casilla Revisar
ortografía mientras se escribe.
Una vez hemos introducido todo o parte de nuestro
documento y queremos revisar la ortografía podemos
hacerlo de una de estas tres formas:
1.- Haciendo clic en el icono revisar de la barra estándar
2.- Pulsando F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y
gramática.
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Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana
informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en
esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la parte superior de la ventana, en la barra de título, nos informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso,
el Español.
En la zona titulada "No se encontró:" aparece en color rojo la palabra no encontrada (vastaron) y la frase del texto en la que se
encuentra esa palabra.
Debajo tenemos una zona titulada Sugerencias: que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en
sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (Bastaron). En este caso el
error era el cambio de la B por la V.
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para
seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar todas",
pero veamos el significado de cada uno de ellos
OMITIR UNA VEZ. No realiza ninguna acción sobre la palabra no encontrada y continua revisando el documento.
OMITIR TODAS. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella.
Continúa revisando el documento.
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AGREGAR AL DICCIONARIO. Añade la palabra no encontrada al diccionario personalizado. Podemos usar esta acción cuando
consideremos que la palabra no encontrada es correcta y por lo tanto no queremos que la vuelva a detectar como no encontrada.
Por ejemplo, si no queremos que detecte como error el nombre del CFT.
CAMBIAR. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra no encontrada. Si no hay ninguna sugerencia
que consideremos acertada podemos escribir directamente sobre la palabra no encontrada la corrección que creamos oportuna y
pulsar este botón.
CAMBIAR TODAS. Cambia automáticamente todas las veces que aparezca la palabra seleccionada de la lista de sugerencias por la
palabra no encontrada.
AUTOCORRECCIÓN. Agrega la palabra no encontrada y la palabra seleccionada de la lista de sugerencias a la lista de
Autocorrección. Más adelante se explica en qué consiste la autocorrección.
REVISAR MIENTRAS SE ESCRIBE
Esta es otra forma de revisar la ortografía; para elegir esta forma de revisión debemos
ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar la casilla Revisar ortografía mientras se
escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión ortográfica de modo
permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya existan en el texto y los
que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
Otra diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error
no mostrará el cuadro de diálogo que vimos anteriormente, sino que subrayará la
palabra no encontrada con un subrayado ondulado en color rojo, como vemos en la
imagen de la derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el
botón derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana, como la que
vemos en la imagen, que nos permitirá tratar el error de forma similar a como
acabamos de ver para Revisar ortografía al finalizar.
Veamos las opciones de esta ventana:
SUGERENCIAS. En la parte superior nos muestra, en letra negrita, la lista de
palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta no tenemos más que seleccionarla con
el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra subrayada por la sugerencia elegida. En la imagen las sugerencias son: Bastaron,
Gastaron, Pastaron, Bastaran, Bastaren.
OMITIR TODAS. Cada vez que vuelva a encontrar la misma palabra la pasará por alto sin realizar ninguna acción sobre ella y no la
volverá a mostrar subrayada.
Observar que falta el botón Omitir, pero no es ningún problema ya que si queremos omitir el error detectado basta con no elegir
ninguna opción de la ventana y hacer clic fuera de la ventana para que se cierre. Si consideramos que la palabra subrayada no es un
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error no hace falta ni siquiera abrir la ventana. No pasa nada por dejar una palabra subrayada, el subrayado rojo no se imprimirá en
ningún caso.
AGREGAR AL DICCIONARIO. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
AUTOCORRECCIÓN . Si hacemos clic en Autocorrección se abrirá la lista con las sugerencias para que elijamos cuál de ellas
añadimos a la lista de autocorrección.
IDIOMA. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma.
ORTOGRAFÍA. Si hacemos clic aquí aparecerá la misma ventana para corregir los errores que hemos visto en el apartado Revisar al
finalizar.
BUSCAR. Si hacemos clic aquí aparecerá el panel de tareas en la sección de referencia.
Si utilizamos este método de revisar la ortografía mientras se escribe debemos ser conscientes del tiempo de proceso que conlleva.
Si abrimos un documento largo que no ha sido revisado, hasta que Word no acabe de revisar todo el documento no podremos
comenzar a trabajar. Ese tiempo dependerá de la longitud del documento y de la potencia de proceso de nuestro ordenador.
Si no vamos a modificar el documento es mejor desactivar esta opción, antes de abrirlo. Si estamos creando un nuevo documento,
no notaremos ningún retraso por tener activada esta opción.
REVISIÓN GRAMATICAL
La revisión gramatical trata de corregir los errores en la estructura de las frases. Para realizar esta corrección Word debe trasladar a
un lenguaje lógico todas las reglas que rigen la gramática castellana y además debe ser capaz de realizar todas las combinaciones
que el idioma permite. Esta es una tarea mucho más compleja que comprobar si una palabra existe en el diccionario. Por lo tanto no
es de extrañar que la revisión gramatical realizada por Word no sea tan perfecta como la revisión ortográfica.
Igualmente que en la revisión ortográfica existen dos
formas básicas de revisar la ortografía, revisar una vez
concluida la introducción del texto o revisar mientras se
va escribiendo el texto. Vamos a ver ahora la primera
forma.
REVISAR AL FINALIZAR
Para elegir esta forma de revisión primero debemos
configurar las opciones de Ortografía y gramática. Para
ello ir al menú Herramientas, Opciones... y hacer clic en
la ficha Ortografía y gramática, aparecerá un cuadro de
diálogo como este, debemos dejar sin marcar la casilla
Revisar gramática mientras se escribe y debemos marcar
la casilla Revisar ortografía mientras escribe, y Aceptar.
Una vez realizado este cambio podemos comenzar a
realizar la revisión de una de estas tres formas:
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1.- Hacer clic en el icono Revisar de la barra estándar.
2.- Pulsar F7.
3.- Ir al menú Herramientas y elegir Ortografía y gramática y pulsar Aceptar.
Cuando encuentre un posible error se detendrá y nos mostrará una ventana informándonos de ello. Dependiendo del tipo de error
que haya encontrado deberemos realizar una de las acciones disponibles en esta ventana.
Vamos a verlo con el ejemplo que se muestra en esta imagen.
En la superior aparece en color verde la frase detectada como errónea (el interiores) y la parte del texto en la que se encuentra esa
palabra.
Justo encima aparece una explicación del error encontrado, en este caso "Concordancia en el grupo nominal" y debajo tenemos una
zona titulada Sugerencias: en la parte inferior una lista con las sugerencias para corregir la palabra errónea. En muchos casos, como
en este, dentro de esta lista se encontrará la frase correcta (el interior).
En este caso la primera sugerencia de la lista es la correcta, pero si no fuese así bastaría hacer clic en la sugerencia correcta para
seleccionarla.
Llegados a esta situación debemos decidir qué botón de la derecha pulsamos, en este caso el más adecuado sería "Cambiar", pero
veamos el significado de cada uno de ellos
OMITIR UNA VEZ. No realiza ninguna acción sobre la palabra errónea y continúa revisando el documento.
OMITIR REGLA. Cada vez que vuelva a encontrar un error de este tipo lo pasará por alto sin realizar ninguna acción. Continúa
revisando el documento.
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ORACIÓN SIGUIENTE. Si la sugerencia ofrecida no es buena podemos hacer clic en la zona "error gramatical" y corregir nosotros
mismos el error y a continuación pulsar el botón Oración siguiente.
CAMBIAR. La palabra seleccionada de la lista de sugerencias sustituirá a la palabra errónea.
EXPLICAR. Aparece el asistente explicando el tipo de error encontrado en la frase.
REVISAR MIENTRAS SE ESCRIBE
Esta es otra forma de revisar la gramática. Para elegir esta forma de revisión debemos ir al menú Herramientas, Opciones... y marcar
la casilla Revisar gramática mientras se escribe y pulsar Aceptar.
A partir de ese momento Word efectuará la revisión gramatical de modo permanente, de forma que nos mostrará los errores que ya
existen en el texto y los que cometamos según vamos introduciendo nuevo texto.
La diferencia respecto al método anterior es que cuando encuentre un posible error no nos mostrará el cuadro de diálogo que vimos
anteriormente, sino que subrayará el posible error con un subrayado ondulado en color verde, como vemos en la imagen de la
derecha.
Para corregir el error debemos colocar el cursor en la palabra subrayada y pulsar el botón
derecho del ratón, entonces aparecerá una pequeña ventana como la que vemos en la
imagen que nos permitirá tratar el error de forma similar a como acabamos de ver. Veamos
las características de esta ventana:
SUGERENCIAS. A partir de la segunda línea nos muestra, en letra negrita, la lista de
palabras sugeridas para corregir el error, si consideramos que alguna sugerencia es correcta
no tenemos más que seleccionarla con el cursor y hacer clic, Word sustituirá la palabra
subrayada por la sugerencia elegida. En este caso la sugerencia es correcta: bonita.
OMITIR UNA VEZ. Pasará por alto esta oración sin realizar ninguna acción sobre ella.
GRAMÁTICA. Al hacer clic aquí nos llevará a la misma ventana que acabamos de ver
cuando revisamos la gramática al finalizar.
ACERCA DE ESTA ORACIÓN. Al igual que ocurría en la opción explicar del anterior
método de repasar la gramática, al pulsar sobre esta opción aparece el asistente dando una pequeña explicación sobre el error.
AUTOCORRECCIÓN
Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores que no es capaz de detectar por otros métodos y nos ofrece la
posibilidad de realizar nuestras propias correcciones.
Por ejemplo, cómo puedes ver en la imagen, cada vez que encuentre la palabra o once la remplazará con la palabra u once. De igual
forma reemplazará por o oscuro por u oscuro.
Para ver y modificar las diferentes opciones de la Autocorrección ir al menú Herramientas, Opciones de Autocorrección... y
aparecerá un cuadro de diálogo como este, vamos a ver las posibilidades más interesantes.
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CORREGIR DOS MAYÚSCULAS SEGUIDAS. Si activamos esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de
una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.
Por ejemplo: "Corregir DOs MAyúsculas SEguidas" se corregiría a: "Corregir Dos Mayúsculas Seguidas".
PONER EN MAYÚSCULA L A PRIMERA LETRA DE UNA ORACIÓN. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de
puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
PONER EN MAYÚSCULA L A PRIMERA LETRA DE CELDAS DE TABLAS. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por
mayúscula.
PONER EN MAYÚSCULA L OS NOMBRES DE DÍAS. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
CORREGIR EL USO ACCI DENTAL DE BLOQ MAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las
siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de
mayúsculas.
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REEMPLAZAR TEXTO MIE NTRAS ESCRIBE. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las
palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vemos en la imagen. Por ejemplo, la palabra
"que" cuando va detrás de una interrogación va siempre acentuada.
AGREGAR. También podemos añadir y eliminar filas a
esta lista. Basta con rellenar los campos Reemplazar y
Con con las palabras que queramos y el pulsar el botón
Agregar ( aunque ahora este botón no se ve en la imagen
porque hemos añadido la palabra O.N.U. y nos ofrece la
posibilidad de Eliminar).
Por ejemplo, hemos agregado que cada vez que
encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por
Organización de las Naciones Unidas.
EXCEPCIONES. Nos permite especificar unas
excepciones a algunas opciones de Autocorrección.
Por ejemplo, para la casilla Poner en mayúscula la
primera letra de una oración podemos indicar una lista de abreviaturas para las que no queremos que se aplique la regla, como
podemos ver en la imagen.
Tenemos otras dos fichas para asignar excepciones en otros casos.
EJERCICIOS:
1)
Abrir un documento y teclear este texto, con los errores incluidos:
Literatura española. Escritores contemporaneos.
La muerte arrebató a IGNACIO ALDECOA (1925-1969) en plena madurez creadora, pero la obra que nos a
legado basta para situarle entre los grandes narradores contemporáneos.
En julio, senores, siendo cobrador en un tranvía, cuesta sonreír. En julio se suda demasiado; la vadana de la
gorra comprime la cabeza. En julio las calles son blancas y cegaodras como platos, o negras y frescas como
cuevas. En Julio es precisamente el tiempo en que a los viejos cobradores suelen darles el delicada, docente y
aburrido encargo de enseñar al que no sabe; esto es, mostrar a los aspirontes a tranviarios cómo se debe
cobrar rápida y educadamente.
Revisar la ortografía y solucionar los errores encontrados.
2)
En autocorrección agregar el reemplazo de “CFT” por “Centro de Formación Técnica” y “CFTLA” por “Centro de Formación
Técnica Lota-Arauco”
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DISEÑO DE PÁGINA
CONFIGURAR PÁGINA
Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa.
Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... se nos muestra un cuadro de dialogo como este con tres
pestañas:
En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo.
SUPERIOR: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento.
INFERIOR: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página.
IZQUIERDO: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento.
DERECHO: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento.
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ENCUADERNACIÓN. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro.
POSICIÓN DEL MARGEN INTERNO. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación.
ORIENTACIÓN. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).
PÁGINAS. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o
Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en que consisten.
EN LA PARTE DERECHA DE LA PANTALLA TENEM OS LA VISTA PREVIA que nos dará una idea bastante aproximada de cómo
afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
SI PULSAMOS EL BOTÓN PREDETERMINAR, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que
creemos.
En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que
tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
En la ficha Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede
escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar
encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele
indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si
vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la ficha Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos
correspondientes:
ENCABEZADO: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
PIE DE PÁGINA: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.
Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento
debemos pasar a vista de Diseño de impresión o a Vista preliminar.
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Esta imagen es un ejemplo de vista
preliminar de una página con encabezado y
pie de página.
Podemos observar como en las reglas
horizontal y vertical hay una zona más
oscura que indica el tamaño de los
márgenes.
También se puede ver como la línea del
encabezado queda dentro de la zona del
margen superior, y la línea del pie de página
queda dentro del margen inferior.
Desde esta vista también se pueden
modificar los márgenes. Para modificar el
margen superior basta colocar el cursor en
la regla vertical justo donde acaba la zona
más oscura que identifica el margen, y
cuando el cursor tome la forma de una
doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la
nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la
operación, pero poner especial cuidado en
el margen izquierdo para no mover los
iconos de sangrías que están también en la
misma zona.
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NÚMEROS DE PÁGINA
Cuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas, ese número es el que
aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página no aparece en el documento.
Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamos deberemos insertarlos de una de
las dos formas posibles: Mediante el menú Insertar o mediante los Encabezados y pies de página.
Si nuestro documento contiene Encabezados y Pies de página
conviene insertar también los números de página al mismo
tiempo, como veremos más adelante.
Si no es así se pueden insertar los números de página mediante
el menú Insertar, que vamos a ver ahora.
En cualquier caso Word colocará los números de página en el
encabezado o el pie de página, según la posición que elijamos
para el número de página.
Para insertar números de página debemos ir al menú Insertar, Números de página... y aparecerá un cuadro de diálogo como este.
POSICIÓN. En este campo debemos elegir si queremos que los números de página aparezcan en la parte superior o inferior de la
página. Haciendo clic en el botón del triángulo podemos seleccionar una de las dos alternativas.
ALINEACIÓN. En este campo elegiremos entre las cinco que se nos muestran cuando hacemos clic en el botón del triángulo, como
vemos en esta imagen. En la zona de la derecha podemos ver en Vista previa cómo quedan alineados los números de página en cada
caso. El pequeño cuadrado representa la posición del número de página.
Si nuestro documento se va a imprimir en una sola cara de la
hoja de papel es conveniente elegir entre las alineaciones
Izquierda, Centro o Derecha, mientras que si vamos a
imprimir a dos caras para encuadernarlo como un libro
conviene elegir entre Interior y Exterior.
La más utilizada es la Exterior, como vemos en la imagen, en
las páginas impares el número de página se imprime a la
izquierda y en las páginas pares se imprime a la derecha.
Para ver los números de página en la pantalla de nuestro
ordenador hay que estar en modo vista Diseño de Impresión y se ven en un tono más claro.
NÚMERO EN LA PRIMERA PÁGINA. Si dejamos sin marcar esta casilla no se imprimirá el número de página en la primera hoja.
Esta opción está pensada para cuando la primera página será la portada del documento y no conviene que aparezca el número de la
página.
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FORMATO. Este botón permite elegir el formato de los números de página. Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de
número se despliega una lista como la que vemos en esta imagen para que seleccionemos el formato que más nos guste.
Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la
numeración de las páginas:
1.- Continuar desde la sección anterior ( o empezar desde uno, si ésta es la
primera sección).
2.- Iniciar en el número que especifiquemos en el cuadro de al lado.
Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos
incluir el número del capítulo junto con el de la página, como veremos más
adelante.
Si queremos incluir un texto delante del número de página, como, por
ejemplo. "pág.:" deberemos, en el modo vista de Diseño de página, hacer
doble clic sobre el número de página, con lo que se abrirá el encabezado o pie
de página, a continuación seleccionar el cuadro de texto que contiene el
número de página, escribir el texto "pág.:" y dejar un espacio en blanco delante del número de página.
ENCABEZADOS Y PIES DE PÁGINA
Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por
ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma
funcionalidad, pero se imprime al
final de la página, y suele contener
los números de página.
Para crear o modificar encabezados
o pies debemos ir al menú Ver, y
hacer clic en Encabezado y pie de
página... aparecerá un cuadro de
diálogo como este. Para poder ver
los encabezados y pies de página
hay que estar en el modo vista de
Diseño de impresión. Si hacemos
doble clic sobre un encabezado o
pie existente también se abrirá esta
pantalla.
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Observar cómo ha aparecido un recuadro punteado con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha
abierto la ventana flotante Encabezado y pie de página que contiene los iconos con todas las opciones disponibles.
Ahora podemos teclear el encabezado dentro del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha,
etc., mediante los iconos de la ventana flotante, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el
encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar, a la derecha de la ventana.
Barra de herramientas Encabezado y pie de página. Vamos a ver los botones más importantes de esta barra.
INSERTAR AUTOTEXTO. Al hacer clic se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic
sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha.
Insertar número de página.
Insertar número total de páginas del documento. Es decir, inserta el número de la última página del documento.
Formato del número de página. Se abrirá la ventana que ya hemos visto en el punto anterior que permite elegir el formato del
número de página.
Inserta la fecha del día en formato día/mes/año.
Inserta la hora actual en formato hora:min.
Configurar página. Se abre la ventana para configurar la página que hemos visto al principio de este tema.
Mediante este botón podemos pasar del encabezado al pie de página y viceversa.
Con estos botones pasamos al anterior o siguiente encabezado o pie de página.
Al hacer clic en este botón salimos del encabezado o pie de página.
EJERCICIOS:
Ejercicio 1. Abrir un documento y crear números de página en la parte de abajo de la página, darles formato centrado y en
numeración romana, comenzar a numerar por 3.
Ejercicio 2. Crear el siguiente Encabezado, incluyendo la fecha del día:
Curso de TIC’s - Microsoft Word2003 ..............................................25/05/2011
_______________________________________________________________________
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Ejercicio 3. Crear el siguiente Pie de página con el número de página y el número total de páginas:
_______________________________________________________________________
Cañete (Chile)............................... Página 3/9 ......................................... TIC’s
TABLAS
Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre
las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres.
Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos
contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet.
Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos.
Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o
gráficos.
CREACIÓN DE TABLAS
Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes: Menú Tabla, icono de la barra estándar o dibujándola con el ratón, según el
tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres.
MENÚ TABLA.
Para insertar una tabla debemos ir al menú Tabla, Insertar, opción Tabla... y se
abrirá un cuadro de diálogo como este, en el que debemos indicar:
Número de columnas.
Número de filas.
Autoajuste. Aquí tenemos tres opciones para definir las dimensiones de la
tabla.
- Ancho de columna fijo. Si lo dejamos en automático ajustará el ancho para
que la tabla ocupe todo el espacio entre los márgenes de la página.
- Autoajustar al contenido. El ancho dependerá de la cantidad de texto o
gráficos que contenga cada columna.
- Ajustar a la ventana. El tamaño se ajusta al tamaño de la ventana del
visualizador Web, si cambia el tamaño de la ventana, la tabla se ajusta al nuevo
tamaño.
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Autoformato. Mediante este botón podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo,Tabla clásica 2 que es
el que se ve en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla.
Recordar dimensiones para tablas nuevas. Guarda las dimensiones, ajustes y formato actuales de la tabla para utilizarlos como
valores por defecto cuando creemos nuevas tablas.
ICONO.
Al hacer clic en el icono tabla de la barra estándar se abre una ventana como la que se muestra a la derecha. Moviendo
el ratón dentro de la rejilla, podremos seleccionar el número de filas y columnas fácilmente.
Por ejemplo, en el caso que se muestra se va a crear una tabla de 2 x 4 (dos filas y cuatro columnas). Este método es el más sencillo
y no permite opciones de formato, opciones que se pueden aplicar más adelante si lo creemos conveniente.
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DIBUJÁNDOLA.
Ir a menú Tabla y seleccionar Dibujar tabla o hacer clic en el icono del lápiz de la barra de Tablas y bordes, el cursor tomará la forma
de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y
columnas, como si lo hiciéramos con un lápiz. En la barra de Tablas y bordes tenemos iconos para trabajar con las tablas que
veremos más adelante.
Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en la imagen.
DESPLAZARSE, SELECCIONAR Y BORRAR EN LAS TABLAS
Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre
introducir texto dentro o fuera de una tabla.
La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar
el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar
por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal,
pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación.
DESPLAZARSE.
Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.
Para desplazarse
Una celda a la izquierda
Una celda a la derecha
Una celda arriba
Una celda abajo
Al principio de la fila
Al final de la fila
Al principio de la columna
Al final de la columna
Presione las teclas
MAY + TAB
TAB
flecha arriba
flecha abajo
Alt + Inicio
Alt + Fin
Alt + AvPág
Alt + RePág
Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.
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SELECCIONAR.
Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una
pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro (vídeo inverso).
Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha
negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso.
Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la
izquierda de la fila y haciendo clic.
También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que
queramos seleccionar.
BORRAR.
Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backspace), si sólo queremos borrar su
contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Word nos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.
También se pueden realizar todas estas funciones desde el menú Tabla.
Todas las operaciones sobre las tablas se pueden ejecutar desde el menú Tabla, no obstante, para trabajar más cómodamente con
las tablas, Word pone a nuestra disposición una barra de herramientas llamada Tablas y bordes con las funciones más habituales,
también disponemos de un menú contextual especial para tablas. A continuación vamos a ver todo esto.
BARRA DE HERRAMIENTAS TABLAS Y BORDES
Para abrir esta barra de herramientas, ir al menú Ver, Barras de herramientas y seleccionar tablas y bordes. Vamos a ver las
funciones más interesantes de esta barra.
Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.
Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar las líneas de la tabla. Basta colocarse en
la línea a borrar y hacer clic.
Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiar el estilo y el grosor de
las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosor adecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que
queramos.
Color y bordes. Con este icono y los dos siguientes podemos dar color a los bordes de la tabla, elegir el tipo de borde y
rellenar las celdas con color.
Insertar tabla. Al hacer clic sobre el pequeño triángulo de la derecha se abre esta ventana que nos permite realizar todas
estas funciones de inserción. También podemos ajustar el tamaño de las columnas con las tres últimas opciones.
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Combinar y dividir. El primer icono permite crear una única celda combinando el contenido de las celdas seleccionadas. El
segundo icono separa una celda en varias utilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para
preguntarnos en cuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.
Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que se muestran en esta imagen.
Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar la alineación.
Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las columnas y filas uniformemente, de forma que todas las
columnas/filas tengan el mismo ancho.
Autoformato. Este botón abrirá un cuadro de diálogo en el que podremos elegir entre varios formatos ya establecidos
Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en la orientación que marca el icono, en este caso
se escribirá hacia abajo. Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba y hacia
abajo.
Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas
contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.
Autosuma. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma
automática se realizará la suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna)
Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números
aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")
No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene
números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se
realiza correctamente.
También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a todos al realizar las
sumas.
Aparte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla,
con el comando Fórmula del menú Tabla.
Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y
también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados,
en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se
pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales.
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MENÚ CONTEXTUAL DE TABLAS
Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas
como muestra esta imagen.
Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de
herramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde
encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la forma de
establecer márgenes y espaciado en las celdas:
MÁS COSAS
Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas.
También es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla.
Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste
a la imagen o gráfico.
CONVERTIR TEXTO EN T ABLAS.
En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una
serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones.
Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad
para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como alfanuméricos.
De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.
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EJERCICIOS:
1.- Crear una tabla
Intente crear la tabla siguiente utilizando las opciones del menú Tabla, con fórmulas que calculen los totales.
Descripción
Cantidad
PVP
Total
Plátanos
Peras
Manzanas
2
10
5
35
31
55
70
310
275
SUMA TOTAL
655
IMÁGENES Y GRÁFICOS
Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o
imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.
Un excelente procesador de textos como es Word2003 no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada
con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo.
En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a que nos referimos
con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes
grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos:
IMÁGENES
IMÁGENES VECTORIALES O PREDISEÑADAS. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas
por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo que permite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de
resolución. También se pueden desagrupar en los elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad,
podríamos considerar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con las herramientas de Word
para dibujar también son imágenes vectoriales.
IMÁGENES NO VECTORIA LES O DE MAPA DE BIT S. Imágenes fotográficas procedentes de cámaras digitales, de Internet, de
programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipo JPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar
algunas operaciones como cambiar el tamaño, el brillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están
formadas por puntos o pixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estas
imágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormente intentamos ampliarlas de nuevo
pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general, nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no
vectoriales.
GRÁFICOS
DIBUJOS CREADOS CON WORD. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.
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WORDART. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.
MICROSOFT GRAPH. Representación de datos en forma gráfica.
Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar, cambiar el tamaño, variar la
intensidad, etc. Para ello disponemos de varias barras de herramientas que vamos a ir viendo a continuación, fundamentalmente la
Barra de Imagen para las imágenes y la Barra de Dibujo para los gráficos.
Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentos Word con una componente gráfica atractiva.
TIPOS DE ARCHIVOS GRÁFICOS
Existen multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los más utilizados. Un formato gráfico se
identifica por el tipo de archivo , y se reconoce por la extensión del archivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene
extensión o tipo jpg.
Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.
JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho en Internet, sobre todo para imágenes
fotográficas con muchos tonos.
GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocos tonos, tipo iconos y botones. También
permite crear gráficos animados.
BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, por ejemplo, en la imagen tapiz de
Windows98.
PNG. Moderno formato que permite compresión.
Imágenes vectoriales o prediseñadas.
WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.
INSERTAR IMÁGENES
Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con estas opciones.
Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos
siguientes veremos el resto de las opciones.
Imágenes prediseñadas.
Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Insertar imagen
prediseñada, que puedes ver en esta imagen de abajo. En el cuadro Buscar texto introduciremos
las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la
imágenes disponibles.
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Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen las imágenes que tengan
relación con ese concepto, como puedes ver en la imagen de más a la
derecha.
Para insertar una imagen en el documento basta hacer clic sobre ella.
En la zona Otras opciones de búsqueda tenemos el cuadro Buscar en que
nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, por ejemplo, en
Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.
En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes,
fotografías, películas o sonidos; también podemos elegir dentro de cada
uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo, podemos
decir que queremos fotografías de tipo JPG.
Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que
insertes el CD-ROM de Word2003 para copiar la imagen a tu disco duro.
DESDE ARCHIVO
Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, y que ya conocemos. En la parte
derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.
Una vez seleccionado el archivo que
queremos importar pulsaremos el
botón Insertar y la imagen se
copiará en nuestro documento.
INSERTAR IMAGEN
VINCULADA. Si hacemos clic en el
triángulo que hay al lado del botón
Insertar, aparecerá la opción
Vincular al archivo de forma que
cuando se produzcan cambios en el
archivo origen, éstos se verán
reflejados en el documento Word.
En realidad, la imagen no se copia
en el documento Word, sino que se
inserta una referencia al lugar
donde está la imagen, si borramos la
imagen también desaparecerá del
documento Word.
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MANIPULAR IMÁGENES
Para manipular una imagen abrir la barra Imagen desde el menú Ver, Barras de
herramientas, Imagen.
Para modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, la imagen quedará enmarcada
por unos pequeños cuadrados.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma a una doble flecha, hacer clic y
arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Mediante la barra de imagen se pueden realizar las siguientes funciones y
modificaciones sobre la imagen:
Insertar imagen prediseñada. Permite insertar una nueva imagen prediseñada.
Control del color de la imagen. Podemos hacer que la imagen tenga su color natural con la opción Automático. Obtener una
imagen en diferentes tonos de gris, es lo que comúnmente llamamos una imagen en blanco y negro. Una imagen binaria con solo
dos colores, blanco y negro. Una imagen de Marca de agua, es una imagen de escala de grises, pero en tonos muy claros. Se suele
utilizar como imagen de fondo.
Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.
Aumentar o disminuir el brillo de la imagen.
Recortar.
Girar la imagen 90º a la izquierda.
Comprimir imagen.
Estilo de línea. Permite elegir entre los diferentes estilos que se muestran en la ventana.
Ajustar imagen. Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias
formas, tal y como se puede ver en los iconos de la ventana.
Formato de imagen.
Color transparente. Para algunos formatos de imágenes, como JPG.
Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como
cambios de color y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este icono.
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GRÁFICOS. INSERTAR AUTOFORMAS Y DIBUJAR
Word2003 dispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios gráficos y dibujos.
Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Autoformas dispondrás de
multitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otros
muchos gráficos. Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas
ajustables y dibujo a mano alzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.
Al hacer clic en el menú Insertar, Imagen aparecerá una ventana con estas opciones. Vamos a ver
ahora como insertar Autoformas, WordArt, desde escáner y gráficos de Microsoft Graph. Al hacer clic
en Autoformas aparecerá la barra de herramientas Autoformas y también la barra de herramientas Dibujo que veremos más
adelante.
Como cualquier otra barra, estas se pueden abrir también desde el menú Ver, Barras de herramientas.
El primer icono de la barra Autoformas sirve para realizar nuestros propios diseños y los cinco
siguientes para utilizar las formas creadas por Word, el último icono permite acceder a las
imágenes prediseñadas.
También podemos acceder a las autoformas por medio de la barra de dibujo en el apartado de
Autoformas donde disponemos de todas las opciones.
Al hacer clic en este botón se abre esta ventana que permite elegir entre seis objetos
de dibujo: líneas, flechas, dobles flechas, curvas, polígonos irregulares, trazo a mano alzada.
Estos objetos se pueden combinar para realizar prácticamente cualquier dibujo lineal que se
nos ocurra. Una vez trazadas las líneas y curvas se pueden modificar y realizar ajustes más
finos.
Estos cinco iconos permiten acceder a los diferentes menús para seleccionar las autoformas,
como por ejemplo el que vemos aquí de diferentes formas de flechas.
Este botón sirve para acceder a las imágenes prediseñadas, donde podremos encontrar más objetos gráficos.
MODIFICAR GRÁFICOS
LIENZO DE DIBUJO.
Cuando dibujamos o creamos un gráfico en Word no sólo estamos ocupando la zona exacta que contiene el dibujo, sino una zona
más amplia que rodea al dibujo, esta zona es el lienzo de dibujo. El lienzo de dibujo está delimitado por un rectángulo como el que
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ves en la imagen de al lado, también tiene unos iconos en su perímetro que permite modificar el
tamaño del lienzo haciendo clic y arrastrándolos. Por ejemplo, si queremos hacer el lienzo más
estrecho por la derecha basta colocar el cursor en el icono que hay en el lado derecho y cuando el
cursor tome la forma de una T ladeada hacer clic y arrastrar hasta el tamaño que deseemos.
El lienzo de dibujo también se puede desplazar a otra zona del documento haciendo clic y
arrastrando el cursor cuando tome esta forma al
colocarlo en el perímetro del lienzo.
También se puede cambiar el tamaño y otras características del lienzo de dibujo desde el cuadro
de diálogo Formato del lienzo de dibujo, para acceder a él basta hacer doble clic en cualquier
zona dentro del lienzo.
MODIFICACIONES.
Los gráficos y autoformas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño y proporciones.
Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacer clic sobre él y
aparecerán unos puntos de control a su alrededor.
Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a una doble
flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado de arrastrar hacia
la derecha.
Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde una de las
esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que la original.
Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la
forma del gráfico. En este caso un triángulo isósceles se ha convertido en escaleno.
Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte
superior central de la imagen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso
dejamos de presionar el ratón.
También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y 3D, ... Estas modificaciones se
pueden realizar a partir de la barra de dibujo.
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Con estos iconos de la barra de dibujo se puede, respectivamente, rellenar el color de fondo, color del
contorno, grosor del contorno, tipo de línea del contorno, tipo de
flecha, efecto de sombra y efecto de 3D.
En esta imagen se ha aplicado color verde de fondo, color azul del contorno, grosor de 3 ptos. y tipo de contorno discontinuo.
AÑADIR TEXTO A LOS GRÁFICOS
Se puede añadir texto a un gráfico mediante el icono de Cuadro de texto de la barra de
imagen, deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que
queremos insertar el texto, y a continuación insertar el texto.
Pero la forma más fácil de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico
con el botón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Agregar
texto y automáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el
gráfico.
Por ejemplo, en esta imagen, el texto no sobrepasa los límites del triángulo.
INSERTAR WORDART
Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos vistosos para nuestros documentos. Sólo tenemos
que introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt y automáticamente
Word creará un objeto gráfico WordArt.
Observar que una vez hemos aplicado WordArt a un texto dejamos de tener texto y pasamos a tener un
gráfico, esto quiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto
WordArt, y también que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.
Para iniciar WordArt hacer clic en el icono
del menú Insertar, Imagen. También podemos
encontrar este icono en la Barra de Dibujo y en la Barra de WordArt.
Al hacer clic sobre el icono aparecerá un cuadro de diálogo con la galería de WordArt como la
que vemos aquí. Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.
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A continuación aparecerá el siguiente cuadro de diálogo
para que introduzcamos el texto.
Si hemos seleccionado texto previamente no será
necesario teclearlo en este cuadro de diálogo. También
podemos elegir la fuente el tamaño y el estilo del texto.
Al pulsar el botón Aceptar, después de escribir "Curso
TICS", un gráfico WordArt como el que se muestra se
insertará en nuestro texto.
MODIFICAR WORDART
Por medio de los iconos de la barra de herramientas de WordArt
podemos modificar los rótulos WordArt.
Para insertar un nuevo rótulo de WordArt.
Permite cambiar el texto del rótulo.
Abre la galería de WordArt para que podamos seleccionar otro tipo de rótulo.
Permite modificar varios parámetros del formato de WordArt, como los colores de relleno y línea, el tamaño y el diseño.
Para dar forma al rótulo ajustándose a una de las formas que se presentan en una ventana. Al hacer clic sobre este botón
podemos ver las distintas formas que nos ofrece WordArt para dar al texto.
Permite ajustar el gráfico WordArt respecto del texto que hay alrededor. Al hacer clic sobre este botón vemos los diferentes
ajustes disponibles.
Hace que todas las letras del rótulo tengan la misma altura.
Podemos colocar el texto en horizontal o en vertical.
Alineación del rótulo.
Para variar el espacio entre caracteres. Estas son las opciones de espaciado entre caracteres.
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EJERCICIOS:
1.- INSERTAR IMÁGENES DESDE OTRA FUENTE.
Copia la imagen de la playa que ves aquí en un documento Word.
Una vez tengas la imagen en tu documento Word:
1.- Aumenta un poco el brillo y disminuye el contraste.
2.- Escribe un texto que describa la imagen y ajústalo para que quede rodeando la imagen.
2.- AUTOFORMAS.
Intenta realizar un gráfico como el que ves aquí.
3.- WORDART.
Intenta crear un gráfico como el que ves aquí utilizando WordArt.
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TERCERA UNIDAD – PLANILLA DE CÁLCULO
MICROSOFT EXCEL 2003
Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil
para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel2003, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo
se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
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LAS BARRAS
Anteriormente en Word mencionamos varias de las partes fundamentales de las herramientas comunes de Microsoft Office, ahora
para resumir, veremos solamente los elementos nuevos.
La barra de fórmulas
Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de
la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.
La barra de etiquetas
Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL
Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las distintas técnicas de
movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.
CONCEPTOS BÁSICOS
Aquí podrás encontrar los conceptos más básicos que utiliza Excel.
Para entender mejor cada uno de los conceptos explicados te aconsejamos abrir otra ventana con Excel y comprobarlo.
-
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenará formando el
libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLS para que el ordenador los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo
puedes comprobar en la pantalla de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone Microsoft Excel Libro1.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se hayan creado en
esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Cuidado que el nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar los trabajos mientras no se hayan guardado, en ningún
caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
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Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y
255, Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podrían agruparse en un sólo libro.
-
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una herramienta muy útil para
todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA,
AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Si observas la ventana de Excel podrás comprobar todo lo explicado anteriormente.
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Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se
identifica porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel
trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.
Más adelante veremos las distintas formas de definir un rango.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN LA HOJA
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor
número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:
MOVIMIENTO
Celda Abajo
Celda Arriba
Celda Derecha
Celda Izquierda
Pantalla Abajo
Pantalla Arriba
Celda A1
TECLADO
FLECHA ABAJO
FLECHA ARRIBA
FLECHA DERECHA
FLECHA IZQUIERDA
AVPAG
REPAG
CTRL+INICIO
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es utilizando el cuadro de
diálogo Ir a que aparece a la derecha:
Se escribe en el recuadro Referencia, la dirección de la celda a la que se quiere desplazar.
Después hacemos clic en Aceptar.
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Para acceder al cuadro de diálogo Ir a podemos pulsar la tecla F5, podemos usar el teclado con la combinación Ctrl+I ó también
podemos desplegar el menú Edición y seleccionar la opción Ir a...
Siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic
sobre ésta.
MOVIMIENTO RÁPIDO EN EL LIBRO
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría
cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.
Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para
trabajar, la Hoja1.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha
hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para
visualizarlas:
Para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
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Para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:
MOVIMIENTO
Hoja Siguiente
Hoja Anterior
TECLADO
CTRL+AVPAG
CTRL+REPAG
INTRODUCIR DATOS
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los
siguientes :
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha
pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda
pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que
pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda
seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error
cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda, comprobar la fórmula en la barra de
fórmulas para encontrar el error.
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MODIFICAR DATOS
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del
teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla
FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de
Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la
información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Aceptar
Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial,
sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los
datos y la celda muestra la información que ya tenía.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente
sobre ésta.
TIPOS DE DATOS
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un
texto.
FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +,
-, x, /, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
ERRORES EN LOS DATOS
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que
Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
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Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como
que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que
aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir
entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que
la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás
fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás
sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este
error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que
modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar
dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.
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También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
. Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.
FÓRMULAS Y FUNCIONES
Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado
que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplo: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de
celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y
trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de
información.
Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del
signo =.
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OPERADORES MÁS UTILIZADOS EN LAS FÓRMULAS O FUNCIONES
Excel permite que en una función tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son símbolos
que identifica Excel con operaciones aritméticas y es el enlace entre 2 argumentos.
En la tabla podemos ver los operadores más utilizados.
SIMBOLO DEL OPERADOR
OPERACIÓN QUE REALIZA
+
*
/
^
&
=
>
<
>=
SUMA
RESTA
MULTIPLICA
DIVIDE
EXPONENCIACIÓN
UNIÓN / CONCATENAR
Comparación IGUAL QUE
Comparación MAYOR QUE
Comparación MENOR QUE
Comparación MAYOR IGUAL QUE
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
<>
Comparación DISTINTO
En una fórmula o función pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores
hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse fórmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo.
= ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))
PRECEDENCIA DE LOS OPERADORES
Hemos visto que una fórmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador
matemático tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el
correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel.
SIMBOLO DEL OPERADOR
OPERACIÓN QUE REALIZA
PRECEDENCIA
^
*
/
+
&
=
>
<
>=
EXPONENCIACIÓN
MULTIPLICA
DIVIDE
SUMA
RESTA
UNIÓN / CONCATENAR
Comparación IGUAL QUE
Comparación MAYOR QUE
Comparación MENOR QUE
Comparación MAYOR IGUAL QUE
1
2
2
3
3
4
5
5
5
5
<=
Comparación MENOR IGUAL QUE
5
<>
Comparación DISTINTO
5
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Además de esta tabla de precedencias la precedencia máxima, es decir la operación que antes se evalúa, es aquella que va entre
paréntesis.
Veamos pues como resolvería la fórmula que hemos visto como ejemplo:
Podemos que hay 10 operaciones
- 5 SUMAS
- 3 MULTIPLICACIONES
- 1 DIVISIÓN
- 1 COMPARACIÓN
Primero resolvería por separado las operaciones de SUMA, después realizaría las operaciones de MULTIPLICACIÓN, seguidamente
realizaría la DIVISIÓN y por último la COMPARACIÓN.
INSERTAR FUNCIÓN CON EL ASISTENTE
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la
celda si conocemos su sintaxis, pero Excel2003 dispone de una ayuda o
asistente para utilizarlas, así nos resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:
Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar
el menú Insertar.
Elegir la opción Función...
O bien, hacer clic sobre el botón
de la barra de fórmulas.
Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función de la derecha.
Excel 2003 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro
Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón
, de esta forma no es necesario conocer cada una de
las funciones que incorpora Excel ya que él nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que
ver con la descripción escrita.
Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O
seleccionar una categoría: esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo
tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas.
En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta.
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Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve
descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de
dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Justo por debajo de la barra de fórmulas aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los
argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().
En el recuadro Número1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para
ello, hacer clic sobre el botón
para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación
seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón
izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla
INTRO para volver al cuadro de diálogo.
En el recuadro Número2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera.
Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente.
Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo
así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA(A1:A4) e insertamos un fila en la
posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA(A1:A5) .
En la Barra de herramientas existe el botón Autosuma que nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida.
Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón.
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Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la derecha:
Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media
aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx (obtiene el valor máximo) o Mín (obtiene el valor mínimo).
Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones...
REFERENCIAS
Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones casi es seguro que pongamos
referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula.
Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1;B1) nos estamos refiriendo a que
sume el contenido de A1 y el contenido de B1.
Existen 3 tipos de referencias:
REFERENCIA RELATIVA: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su
entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta
es la opción que ofrece Excel por defecto.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará
por: =B2+2 . Lo que variará es la referencia a la celda A1 , al copiarla una columna hacia la derecha se incrementará el nombre de la
columna en uno, es decir, en vez de A pondrá B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondrá 2 , resultado =B2+2 . Para
mantener en la fórmula sumar 2 al contenido de la celda superior.
REFERENCIA ABSOLUTA : Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las
celdas de la formula son fijas.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=$A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la
columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variará la fórmula y en B3 pondrá =$A$1+2 .
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REFERENCIA MIXTA: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las
columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=$A1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna más a la derecha
ésta no variará, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el
resultado será =$A2+2 .
Supongamos el ejemplo:
A
B
1
15
20
2
=A$1+2
30
3
Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la fila aunque se copie una fila hacia abajo ésta no variará,
pero al no tener el signo $ delante de la columna, al copiarla una columna más a la derecha la columna cambiará por B en vez de A y
el resultado será =B$1+2 .
REFERENCIAS A OTRAS HOJAS O LIBROS
Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias a celdas que se encuentran en otras
hojas o incluso en otros libros.
REFERENCIA A OTRAS HOJAS.
Para hacer referencia a celdas de otras hojas debemos indicar el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de
la celda.
Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia está diciendo que coja la celda A2 de la hoja Hoja2.
Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo 'Nombre de la hoja externa'!A2,
habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples ' '.
REFERENCIA A OTROS L IBROS.
Para hacer referencia a celdas de otros libros debemos indicar el nombre del libro entre corchetes y el resto como acabamos de ver.
Por ejemplo: '[presupuesto 2003]Hoja1'!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en el libro "Presupuesto 2003", en la
Hoja1 y en la celda B2.
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Muy importante: Fíjense bien que al escribir una cadena de caracteres que incluya espacios debemos ponerlo siempre entre comillas
simples ' '.
UTILIZAR EXPRESIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES
Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de
ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones.
Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde:
A1 vale 1
A2 vale 5
A3 vale 2
A4 vale 3
Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después
realizará la suma obteniendo así 5 como resultado.
UTILIZAR FUNCIONES COMO ARGUMENTOS DE LAS FUNCIONES
Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones
realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX(SUMA(A1:A4);B3) , esta fórmula consta de la combinación de dos
funciones, la suma y el valor máximo. Excel realizará primero la suma SUMA(A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el
resultado de la suma y la celda B3.
FUNCIONES DE FECHA Y HORA
De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas.
Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel.
En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel
llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha
inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como
argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.
Función
AHORA()
AÑO(núm_de_serie)
DIA(núm_de_serie)
DIAS360(fecha_inicial;fecha_final;método)
DIASEM(núm_de_serie;tipo)
FECHA(año;mes;día)
FECHANUMERO(texto_de_fecha)
Descripción
Devuelve la fecha y la hora actual
Devuelve el año en formato año
Devuelve el día del mes
Calcula el número de días entre las dos fechas
Devuelve un número del 1 al 7
Devuelve la fecha en formato fecha
Devuelve la fecha en formato de fecha
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HORA(núm_de_serie)
HORANUMERO(texto_de_fecha)
HOY()
MES(núm_de_serie)
Devuelve la hora como un número del 0 al 23
Convierte una hora de texto en un número
Devuelve la fecha actual
Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre)
MINUTO(núm_de_serie)
NSHORA(hora;minuto;segundo)
SEGUNDO(núm_de_serie)
Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59
Convierte horas, minutos y segundos dados como números
Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59
FUNCIONES DE TEXTO
Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de
funciones específicas para la manipulación de texto.
Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.
Función
CARACTER(número)
Descripción
Devuelve el carácter
específicado por el número
Devuelve el código ASCII del
primer caracter del texto
CODIGO(texto)
CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN)
DECIMAL(número;decimales;no_separar_millares)
DERECHA(texto;núm_de_caracteres)
ENCONTRAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
ESPACIOS(texto)
EXTRAE(texto;posicion_inicial;núm_caracteres)
HALLAR(texto_buscado;dentro_del_texto;núm_inicial)
IGUAL(texto1;texto2)
IZQUIERDA(texto;núm_de_caracteres)
LARGO(texto)
LIMPIAR(texto)
MAYUSC(texto)
MINUSC(texto)
MONEDA(número;núm_de_decimales)
NOMPROPIO(texto)
REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial;núm_de_caracteres;texto_nuevo)
REPETIR(texto;núm_de_veces)
Devuelve una cadena de
caracteres con la unión
Redondea un número pasado
como parámetro
Devuelve el número de
caracteres especificados
Devuelve la posición inicial del
texto buscado
Devuelve el mismo texto pero
sin espacios
Devuelve los caracteres
indicados de una cadena
Encuentra una cadena dentro de
un texto
Devuelve un valor lógico
(verdadero/falso)
Devuelve el número de
caracteres especificados
Devuelve la longitud del texto
Limpia el texto de caracteres no
imprimibles
Convierte a mayúsculas
Convierte a minúsculas
Convierte a moneda
Convierte a mayúscula la
primera letra del texto
Reemplaza parte de una cadena
de texto por otra
Repite el texto
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Reemplaza el texto con texto
nuevo
Comprueba que el valor es
texto
Convierte un valor a texto
Convierte un número a texto
tailandés (Baht)
Convierte un texto a número
SUSTITUIR(texto;texto_original;texto_nuevo;núm_de_ocurrencia)
T(valor)
TEXTO(valor;formato)
TEXTOBAHT(número)
VALOR(texto)
OTRAS FUNCIONES.
Además de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categorías que nos pueden
ser de gran utilidad.
En este capítulo veremos algunas de ellas clasificándolas por categorías.
Función
Descripción
Funciones matemáticas y trigonométricas
ABS(número)
ALEATORIO()
COMBINAT(número;tamaño)
COS(número)
ENTERO(número)
EXP(número)
FACT(número)
NUMERO.ROMANO(número,forma)
PI()
POTENCIA(número;potencia)
PRODUCTO(número1;número2;...)
RAIZ(número)
RESIDUO(número;núm_divisor)
Devuelve el valor absoluto de un número
Devuelve un número entre 0 y 1
Devuelve el número de combinaciones para un número determinado de
elementos
Devuelve el coseno de un ángulo
Redondea un número hasta el entero inferior más próximo
Realiza el cálculo de elevar "e" a la potencia de un número determinado
Devuelve el factorial de un número
Devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano
Devuelve el valor de la constante pi
Realiza el cálculo de elevar un número a la potencia indicada
Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los números
pasados como argumentos
Devuelve la raiz cuadrada del número indicado
Devuelve el resto de la división
Funciones estadísticas
MEDIA.ARMO(número1;número2;...)
MAX(número1;número2;...)
Devuelve la media armónica de un conjunto de números positivos
Devuelve el valor máximo de la lista de valores
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Devuelve el valor mínimo de la lista de valores
MIN(número1;número2;...)
Devuelve la mediana de la lista de valores
MEDIANA(número1;número2;...)
Devuelve el valor que más se repite en la lista de valores
MODA(número1;número2;...)
Devuelve la media aritmética de la lista de valores
PROMEDIO(número1;número2;...)
Devuelve la varianza de una lista de valores
VAR(número1;número2;...)
K.ESIMO.MAYOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos
K.ESIMO.MENOR(matriz;k)
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos
Funciones lógicas
Devuelve el valor lógico Falso
FALSO()
Devuelve el valor lógico Verdadero
VERDADERO
SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
NO(valor_lógico)
Devuelve un valor u otro, según se cumpla o no una condición
Invierte el valor lógico proporcionado
Y(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si todos los valores son verdaderos
O(valor_logico1;valor_logico2;...)
Comprueba si algún valor lógico es verdadero y devuelve VERDADERO
Funciones de información
ESBLANCO(valor)
ESERR(valor)
ESLOGICO(valor)
ESNOTEXTO(valor)
ESTEXTO(valor)
ESNUMERO(valor)
TIPO(valor)
Comprueba si se refiere a una celda vacía
Comprueba si un valor es un error
Comprueba si un valor es lógico
Comprueba si un valor no es de tipo texto
Comprueba si un valor es de tipo texto
Comprueba si un valor es de tipo numérico
Devuelve un número que representa el tipo de datos del valor
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MANIPULANDO CELDAS
Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así como diferenciar entre cada
uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a realizar.
SELECCIÓN DE CELDAS
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel2003, tendremos que seleccionar aquellas
celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los métodos de selección más
utilizados.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a
seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas consiste en una cruz
gruesa blanca, tal como:
SELECCIÓN DE UNA CELDA.
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.
SELECCIÓN DE UN RANG O DE CELDAS.
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener
pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verás cómo las celdas
seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.
SELECCIÓN DE UNA COL UMNA.
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre
éste.
SELECCIÓN DE UNA FILA.
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
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SELECCIÓN DE UNA HOJ A ENTERA.
Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre
éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este
método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.
AÑADIR A UNA SELECCIÓN
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO contiguas, para ello se ha de
realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y añadir una nueva fila
a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.
AMPLIAR O REDUCIR UNA SELECCIÓN
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas contiguas, realizar los siguientes
pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine la selección.
PEGADO ESPECIAL
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato
o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.
Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Copiar, si esta opción no aparece, situarse primero sobre el botón para ampliar el
menú.
O bien, hacer clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Seleccionar el menú Edición y elegir la opción Pegado especial...
O bien, hacer clic sobre la flecha de la derecha del botón Pegar de la barra de herramientas y elegir la opción Pegado especial....
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Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras
realizar:
Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.
Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas
seleccionadas.
Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas
seleccionadas
Si hemos utilizado el botón de la barra de herramientas, al hacer clic sobre la flecha de la
derecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opción Pegado especial,
aparecen las opciones más importantes de las estudiadas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.
BORRAR CELDAS
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...
Desplegar el menú Edición.
Escoger la opción Borrar (si no aparece la opción, hacer clic sobre el botón para ampliar el menú), entonces aparecerá otro
submenú.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
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Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a
esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de
la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €,
borramos la celda con la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000
aparecerá tal como lo acabamos de escribir sin formato.
Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando
hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el
cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas en el tema correspondiente.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000,
borramos la celda con la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya
que únicamente hemos borrado el formato o aspecto de ésta, no el contenido.
Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: $12.000, borramos la celda con la opción Contenido. Si ahora
introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es decir $23.000.
Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El
estudio de los comentarios no es objeto de este curso.
Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.
FORMATO DE CELDAS
Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo
resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así
sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias
del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien
o mal.
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A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel2003 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de
cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar
números en la celda.
FUENTE
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los
datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar la barra de menús o bien la barra de
herramientas, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el
rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:
Utilizando la barra de menús:
De la barra de menús desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic
sobre la pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el
botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el
recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo
que queremos.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha
Fuente.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un
tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que
se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de
fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles
son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
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Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo
directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable
donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer
clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel2003 tiene por defecto.
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente
tal cual lo vimos con Word.
ALINEACIÓN
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma
determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la
alineación.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Alineación del cuadro de diálogo Formato
de celdas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas.
Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el
botón Aceptar.
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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha.
ALINEACIÓN DEL TEXTO HORIZONTAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la
anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de Excel2003 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir,
los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.
Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en
uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde
izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.
Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en
uno, la entrada de la celda comienza un carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde
derecho de la celda.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es
decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá ************ hasta completar la anchura
de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de
la siguiente celda en la selección que contiene datos.
ALINEACIÓN DEL TEXTO VERTICAL: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura
de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba
a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.
Excel2003 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la
altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el
contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para
ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
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Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda
mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de
lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc...
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas
anteriormente de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos centrará los datos.
BORDES
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos :
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo
de cómo quedará nuestra selección en la celda.
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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:
Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.
Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o
quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones
preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir
Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los
bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde,
elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro del menú.
TRAMAS
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes
pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
Desplegar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Tramas.
Aparecerá la ficha de la derecha.
Elegir las opciones deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un
modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
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A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado,
bastará con elegir Sin Color.
Trama: Se elegirá de la lista desplegable un estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de
forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso,
en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón.
Aquí no podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo Formato
de celdas.
NÚMEROS
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Para ello, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
Seleccionar el menú Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la pestaña Número.
Aparecerá la ficha de la derecha:
Elegir la opción deseada del recuadro Categoría:.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo
de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categoría:, se elegirá de la lista una categoría dependiendo
del valor introducido en la celda. Las categorías más utilizadas son:
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General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite
enteros, decimales, números en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten específicar el número de decimales, también permite especificar el
separador de millares y la forma de visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario
como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de
fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por
ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato.
En la Barra de Herramientas Formato disponemos de una serie de botones que nos permitirán
modificar el formato de los números de forma más rápida :
Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se convertirán a formato moneda (el símbolo dependerá
de cómo tenemos definido el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente tendremos el símbolo €).
Para que las celdas seleccionadas tengan el símbolo $ y dos decimales.
Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadirá el símbolo %).
Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de alineación).
Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas.
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