Manual usuario - Universidad de Córdoba

Sistema de Gestión de Registro
Arranque de la aplicación
Acceso autorizado
Al ejecutar la aplicación se solicita un nombre de usuario y una clave de acceso. Esto
garantiza el acceso a la información de las personas autorizadas.
Usuarios
Cada usuario de la aplicación está asignado a una oficina y a una Unidad Gestora con la que
trabaja cuando se conecta a la aplicación.
Si dicha Unidad Gestora se ha definido como registro auxiliar o delegado, el usuario está
autorizado a trabajar con la unidad Registro General.
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Sistema de Gestión de Registro
Interfaz
Una vez que se accede a la aplicación se muestra la siguiente pantalla:
En ella se puede distinguir:
 Barra de título. Donde se muestra el nombre de la aplicación (CMP) y el código y
nombre de la opción de menú que se está ejecutando.
 Menú de la aplicación. Con las distintas opciones de la aplicación.
 Barra de botones:
Grabar (F4)
Salir (Esc)
Lista de valores (F11)
Introducir consulta (F2)
Ejecutar consulta (F3)
Cancelar consulta (Esc)
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Sistema de Gestión de Registro
Bloque anterior (RePág)
Bloque siguiente (AvPág)
Registro anterior (Flecha arriba)
Registro siguiente (Flecha abajo)
Crear registro (Ctrl+n)
Borrar registro (Ctrl+b)
Limpiar campo (F6)
Imprimir (Ctrl+p)
Seleccionar impresora
Parámetros de la aplicación

Información del sistema: Nombre de la aplicación, fecha y Unidad Gestora.
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Sistema de Gestión de Registro
Menú principal
El menú principal de la aplicación se estructura según el siguiente esquema.
G.A.D.
Mantenimiento
de Tablas Auxiliares
Cierre
de Entradas
Procesos
Diarios
Procesos
Anuales
Procesos
Especiales
Registro
de E/S
Listado
Libro E.
Listado
Pal.Clave
Recuperación
de Información
Listado
Libro S.
Listado
Pal.No Clave
Listados
Diarios
Preparación
Año Siguiente
Modificac.
Pal.Clave
Cierre
de Salidas
Relación
de Decretos
Modificac.
Pal.No Clave
Restructuración
Diccionario
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Sistema de Gestión de Registro
MANTENIMIENTO DE TABLAS AUXILIARES
Todos los documentos tienen una información común que será codificada mediante códigos
externos.
Ventajas:
 Facilitar su manejo por parte del usuario
 Mantener la congruencia de la información
Algunas de estas opciones están restringidas al administrador de la aplicación.
Unidades Gestoras
Una unidad gestora o unidad de registro es todo servicio, departamento, cargo, etc. con
categoría de un ente con funciones independientes dentro del sistema y con capacidad de
emitir y recibir documentos.
Registro General es la unidad gestora principal que gestiona el libro de registro de la
Universidad de Córdoba. Además existen una serie de unidades de registro que gestionan su
libro de registro de forma independiente y pueden actuar como registros auxiliares del
Registro General.
El administrador del sistema es el encargado de introducir esta información para dar de alta
nuevas unidades de registro.
Una unidad gestora se identifica por un código (4 caracteres máximo) y una descripción en
la que se indica el nombre de la unidad.
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Sistema de Gestión de Registro
Si el registro es delegado o auxiliar debe indicarse marcando la casilla de la derecha.
Mediante el botón Acc. Prot. “Definir el acceso a Prototipos” se definen las restricciones
para el acceso de los registros auxiliares a los prototipos (ver Prototipos en página 7)
definidos en Registro General:
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Un registro auxiliar sólo tendrá acceso a los prototipos a los que se le haya autorizado
previamente.
Pulsando el botón Acc. Total se autoriza el uso de todos los prototipos al registro auxiliar.
Prototipos
Estructura creada para facilitar la entrada de los documentos de registro.
Un prototipo es una plantilla de datos que nos permite registrar documentos similares de
forma más eficiente.
Cada usuario tiene permiso para crear prototipos en su unidad de registro. Un usuario de un
registro auxiliar no puede crear prototipos para la unidad Registro General cuando trabaja
con ella. En este caso se mostrará el mensaje: “No puede definir prototipos para esta UG”,
sin embargo el usuario podrá consultar los prototipos existentes.
Al entrar en el programa se muestra una lista con todos los prototipos definidos para esa
unidad de registro, ordenados por tipo de documento (entrada o salida) y por el nombre del
prototipo.
Para buscar un prototipo en concreto pueden utilizarse las teclas F2 (introducir consulta),
introducir el criterio de búsqueda en el campo deseado y pulsar F3 (ejecutar consulta). Se
mostrarán sólo aquellos prototipos que cumplan el criterio especificado.
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Sistema de Gestión de Registro
Para modificar un prototipo que ya existe, se selecciona y se pulsa la tecla Av. Pág. se
muestra la pantalla siguiente:
Si se quiere crear un prototipo nuevo se pulsa el botón Nuevo. Se muestra la misma pantalla
pero con todos los campos vacíos.
En primer lugar hay que especificar un código para el prototipo (máximo 3 caracteres) y
una descripción.
Del resto de datos sólo es obligatorio el tipo de documento (entrada o salida). Todos estos
datos son los que se rellenarán automáticamente al registrar un documento cuando se use
este prototipo.
Listados
El sistema permite imprimir listados de todas las tablas auxiliares descritas.
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PROCESOS DIARIOS
Son los procesos que se realizan diariamente en la aplicación.
 Entradas de documentos a Registro
 Consultas y recuperación de Información
 Listados de la labor realizada durante la jornada de trabajo
Parámetros globales de la aplicación
Antes de comenzar a trabajar con la aplicación de Registro el usuario debe establecer una
serie de parámetros útiles para el sistema.


Fecha de Registro: Es la fecha del día en el que el usuario va a trabajar. Por defecto
es la fecha actual y únicamente puede cambiarse si no se va a trabajar con la unidad
Registro General.
Unidad de Registro: Unidad Gestora con la que el usuario va a trabajar. Por defecto
se toma la unidad gestora a la que pertenece el usuario, cada usuario está asignado a
una unidad de Registro, de esta forma se determina con qué libro de registro
trabajará. Únicamente si esta unidad de registro a la que pertenece el usuario es un
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Sistema de Gestión de Registro
registro auxiliar la aplicación permitirá que el usuario pueda seleccionar para
trabajar la unidad gestora Registro General.


Impresora: Permite definir la impresora por la que el usuario va a imprimir los
listados.
Impresora de numeración: Permite definir la impresora por la que el usuario va a
imprimir el sello del documento en el momento en que se registra.
Para seleccionar cualquiera de las dos impresoras pulsar el botón “Seleccionar
Impresora” correspondiente y se mostrará el cuadro de diálogo de Windows de
“Configuración de impresión”.
Registro E/S
Mediante esta opción se realiza la grabación de asientos de entrada y salida en el libro de
registro.
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La información necesaria para registrar un documento es la siguiente:
 Prototipo: Este dato no es obligatorio. Si se introduce un prototipo previamente
definido se rellenaran automáticamente todos los datos definidos en el prototipo.
El usuario dispone de una lista de valores (F11), en la que se muestran todos los
prototipos disponibles. Si se trata de un usuario de un registro auxiliar que se
encuentra trabajando con la unidad Registro General no tendrá disponibles todos los
prototipos sino sólo aquellos a los que se le haya autorizado.
 Registro E/S: tipo de documento: Entrada o Salida.
 Número: Es el número de registro, éste lo asigna de forma automática el sistema al
pulsar el botón Aceptar una vez rellenos todos los datos.
El usuario no debe introducir este dato cuando se registra un documento nuevo, si
por el contrario se quiere recuperar un documento existente debe introducir el
número del documento que se pretende recuperar, es este caso el sistema comprueba
si el documento ha sido introducido por el mismo usuario o cualquier otro usuario
perteneciente a la misma oficina, en caso contrario no tendrá acceso al documento,
el sistema presentará el mensaje: “Este documento fue registrado por otro usuario”.
 F. Doc.: Fecha del documento.
 F. Reg.: Fecha en la que se registra el documento, el sistema asigna
automáticamente a la fecha de registro que se ha introducido previamente en los
parámetros de la aplicación. Si se trata de la unidad Registro General o no se ha
modificado esta será la fecha actual. El usuario no puede modificar este dato.
 Remitente y Destinatario: Hay que indicar el nombre de la persona y el organismo al
que pertenece. Estos datos están codificados en el sistema y pueden recuperarse
usando la utilidad de búsqueda disponible (F11):
o Para nombres:
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Si desea añadirse un nombre nuevo, pulsar el botón Añadir y se mostrará la
siguiente pantalla donde debe especificarse el nombre y el DNI de la
persona:
o Para Organismos:
Si se desea incluirse un organismo nuevo pulsar el botón Añadir:

Asunto: Texto en el que se describe el asunto del documento registrado.
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

Decretos: Permite operar con los destinatarios efectivos a los que se decretan los
documentos de Entrada. Al pulsar el botón se muestra la siguiente ventana:
Si el documento se decreta a varios órganos y existe una lista de envío creada
previamente puede indicarse en la pantalla anterior (Lista de Envío) aparecerán
todos los órganos pertenecientes a la lista. Dichos órganos pueden añadirse o
eliminarse independientemente de que se haya seleccionado previamente una lista
de envío.
Seguimientos: Información que relaciona un Documento con otros del propio
Organismo de la Universidad como de otro diferente ajeno a la Universidad.
Proceso de grabación
Una vez introducida toda la información necesaria, el usuario pulsa el botón Aceptar. En
este momento el programa analiza la información introducida para comprobar que es
correcta.
Diccionario de datos
La aplicación genera dinámicamente un diccionario de datos formado por palabras clave
que permiten agilizar el proceso de búsquedas, y palabras vacías (no son clave) que no se
tendrán en cuenta para las búsquedas.
Este diccionario es independiente para cada unidad de registro. El diccionario de palabras
clave se crea nuevo cada año, el de palabras vacías sin embargo, es único y se mantiene de
un año para otro.
Para alimentar este diccionario el sistema analiza el asunto palabra por palabra, cuando
encuentra una palabra nueva que aún no está incluida en el diccionario pregunta al usuario
si esa palabra es clave:
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Si responde “Sí” se añade al diccionario como palabra clave, si responde “No” se añade al
diccionario como palabra vacía. Una vez añadida la palabra al diccionario, el sistema no
volverá a preguntar por ella cuando aparezca en sucesivas ocasiones. Si la palabra
“FACTURA” se ha marcado como palabra clave siempre se tratará como tal en todos los
documentos en los que aparezca.
Asignación de número e impresión del sello
Al finalizar la grabación, el sistema asigna un número de registro al documento:
Al pulsar el botón Imp. Sello se imprime el sello del documento por la impresora de
numeración y esta ventana permanecerá activa por si se quieren imprimir varias copias del
sello. Al pulsar el botón Aceptar termina el proceso de grabación del documento.
Recuperación de Información
Permite realizar búsquedas de documentos registrados en el sistema.
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Se pueden especificar distintos criterios de búsqueda de los cuales son obligatorios:
 Tipo de documento: Se buscarán todos los registros de entrada o salida según se
especifique.
 Fechas de registro: Se buscarán todos los registros con fecha de registro incluida en
el rango indicado.
Otros criterios que se pueden especificar son:
 Fecha de documento. Se buscarán todos los registros con fecha de documento
incluida en el rango indicado.
 Nombre/Organismo. Se buscarán todos los documentos cuyo remitente o
destinatario, según se especifique en Tipo, sea el que aquí se indique. Pulsando F11
se muestra una lista de valores.
 Palabras clave. Se buscarán todos los documentos en cuyo asunto estén incluidas las
palabras clave que aquí se indiquen. Si se marca como condición de búsqueda “O”
se buscarán los documentos que contengan al menos una de las palabras indicadas,
si por el contrario se marca la condición de búsqueda “Y” se buscarán los
documentos que contengan todas las palabras indicadas.
Listados Diarios
Listados de las operaciones realizadas en el día.
 Cierre de Entradas
 Cierre de Salidas
 Relación de decretos
Funcionamiento de los listados
El funcionamiento de todos los listados es el mismo. En primer lugar se muestra una
pantalla de parámetros en la que se pide al usuario información adicional para la ejecución
del listado.
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En esta pantalla se muestra el nombre y código del listado, a continuación una serie de
parámetros específicos para cada listado, y en la parte inferior (Configuración de impresión)
tres parámetros relacionados con el modo de impresión:
- Tipo de destino: se puede seleccionar entre impresora (Printer) o pantalla
(Screen).
- Impresora/Destino: es el nombre de la impresora, aparece ya relleno con la
impresora que el usuario tiene asignada por defecto (el usuario puede
seleccionar otra impresora, ver Parámetros globales de la aplicación en
página 9).
- Copias: número de copias que se desean lanzar a la impresora.
Una vez introducidos todos los parámetros y al pulsar la tecla intro se ejecutará el listado.
En la barra superior de la ventana también aparecen dos botones:
El primero tiene la misma función que la tecla intro, ejecutar el listado, y el
segundo cancela la ejecución del listado.
Una vez ejecutado el listado se muestra la siguiente ventana de Progreso del informe, si se
pulsa el botón Cancelar Informe se cancelará la ejecución del listado antes de mostrar su
resultado.
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Si se ha seleccionado ver el listado por pantalla (Tipo de Destino: Screen), el listado se
mostrará en una ventana denominada Visor.
En la barra de botones, el usuario dispone de los siguientes botones por orden:
- Imprimir: permite lanzar el listado a la impresora.
- Preparar página: para especificar las opciones de impresión.
- Correo: actualmente esta opción está desactivada.
- Nuevo Visor: abre otro visor.
- Cerrar Visor: cierra el visor y termina la ejecución del listado.
- Zoom para acercar.
- Zoom para alejar.
- Botones para moverse por las distintas páginas del listado, aparecerán
desactivados si el listado tiene una única página:
- Primera página.
- Página anterior.
- Página siguiente.
- Última página.
- Indicador de número de página.
Cierre de Entradas
Listado de todas las entradas registradas durante el día (u otro rango de fechas especificado)
para la unidad de registro actual.
Los parámetros solicitados por el listado son:
 Fecha inferior
 Fecha superior
Cierre de Salidas
Listado de todas las salidas registradas durante el día (u otro rango de fechas especificado)
para la unidad de registro actual.
Los parámetros solicitados por el listado son:
 Fecha inferior
 Fecha superior
Relación de Decretos
Listado de todas las entradas registradas durante el día para la unidad de registro actual,
agrupadas por órganos a los que han sido decretadas.
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Los parámetros solicitados por el listado son:
 Fecha de registro. Fecha de los documentos que se mostrarán en el listado.
 Decretos. Órgano al que han sido decretados los documentos. Si se especifican
“% - TODOS” se incluirá una página para cada órgano distinto.
 Oficina. Oficina a la que pertenece el usuario. Únicamente los usuarios de la
oficina principal de la unidad Registro General podrán elegir entre:
- RECTORADO (Oficina principal). Sólo se imprimen los documentos
registrados en esta oficina.
- TODAS. Se imprimen todos los documentos.
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PROCESOS ANUALES
Procesos que se realizan normalmente de forma anual.
 Listado del Libro de Entradas
 Listado del Libro de Salidas
 Preparación del año siguiente
Listado del Libro de Entradas
Permite sacar un listado completo de todos los Documentos que han sido registrados de
Entrada en una unidad de registro y un rango de fechas especificado.
Los parámetros solicitados por el listado son:
 Fecha inferior.
 Fecha superior.
 Unidad Gestora.
Listado del Libro de Salidas
Permite sacar un listado completo de todos los Documentos que han sido registrados de
Salida en una unidad de registro y un rango de fechas especificado.
Los parámetros solicitados por el listado son:
 Fecha inferior.
 Fecha superior.
 Unidad Gestora.
Preparación del año siguiente
Prepara el sistema para trabajar con un año nuevo
Inicializa algunas tablas de la aplicación preparando la unidad de registro para poder
empezar a introducir documentos.
Al entrar se muestra la siguiente pantalla con un mensaje diciendo que se va a actualizar la
unidad gestora para el año próximo.
Si se pulsa el botón Continuar la operación se realiza, si se pulsa Cancelar se aborta la
operación.
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Esta operación sólo se realiza una vez al año y si ya ha sido realizada en el año el sistema
avisará con el mensaje “El registro ya existe” y no se inicializa de nuevo.
Esta operación debe realizarla para cada unidad de registro un usuario perteneciente a la
misma. Un usuario de un registro auxiliar no podría realizar esta operación para la unidad
Registro General, el programa muestra el siguiente mensaje en este caso: “No tiene
autorización para realizar esta operación para la Unidad Gestora RE”.
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PROCESOS ESPECIALES
Esta opción está relacionada con las funciones que se realizan sobre el diccionario de la
aplicación:
 Listado de palabras clave
 Listado de palabras no clave (vacías)
 Modificación de palabras clave
 Modificación de palabras no clave
 Reestructuración del diccionario
Modificación de Palabras Clave
Permite al usuario eliminar palabras clave del diccionario.
El usuario introduce la palabra a eliminar y pulsa la tecla intro. Si la palabra no se
encuentra en el diccionario como palabra clave, mostrará el mensaje: “ESA PALABRA NO
EXISTE”, en caso contrario el sistema muestra el nº de documentos de Entrada y de Salida
que contienen dicha palabra en su asunto.
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Si el usuario confirma la acción pulsando el botón BORRAR, el sistema insistirá
preguntando: “¿Desea borrar la palabra?” el usuario puede confirmar la acción pulsando el
botón “Sí” o cancelar la operación pulsando el botón “No”. Si se confirma, la palabra se
elimina del diccionario, esto implica:
- La palabra se elimina como clave en todos los documentos.
- La palabra eliminada se incluye en el diccionario como palabras vacía.
- Ya no se podrán realizar búsquedas por esa palabra.
Modificación de Palabras No Clave
Permite al usuario eliminar palabras no clave del diccionario de datos.
El usuario introduce la palabra a eliminar y pulsa la tecla intro. Si la palabra no se
encuentra en el diccionario como palabra vacía, mostrará el mensaje: “No existe Palabra no
clave”. En caso contrario el usuario puede confirmar la acción pulsando el botón BORRAR,
el sistema vuelve a pedir confirmación preguntando: “¿Desea borrar la palabra?”, si se
confirma pulsando el botón “Sí”, la palabra se elimina del diccionario, esto implica:
- La palabra queda sin ser reconocida por el sistema.
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Sistema de Gestión de Registro
-
La próxima vez que aparezca esta palabra en el asunto de un documento que está siendo
registrado el sistema volverá a preguntar para incluirla en el diccionario, dependiendo
de la respuesta del usuario se incluirá como palabra clave o palabra vacía.
Reestructuración del Diccionario
Se trata de una operación necesaria cada cierto tiempo causada por las modificaciones del
diccionario de datos.
El principal objetivo es mantener la base de datos optimizada, aunque puede tratarse de un
proceso largo y laborioso dependiendo del volumen de datos registrados hasta el momento.
El sistema muestra el total de documentos registrados en el año, tanto de entrada como de
salida.
Al pulsar el botón REESTRUCTURAR el sistema presenta un mensaje de aviso
preguntando: “¿Desea continuar?”, al pulsar el botón “Sí” comienza el proceso, al pulsar
“No” se cancela la operación.
El proceso de reestructuración consiste en eliminar el diccionario de palabras clave actual y
volver a crearlo. Para ello se analizan los asuntos de todos los documentos registrados hasta
el momento incluyendo todas las palabras que no estén incluidas en el diccionario como
palabras vacías, al diccionario de palabras clave.
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En primer lugar se procesan los documentos de entrada y posteriormente los de salida, el
sistema va mostrando un contador con el número de entrada o salida que está procesando.
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