diseminación de información gestión documental: el arma

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DISEMINACIÓN DE INFORMACIÓN
GESTIÓN DOCUMENTAL: EL ARMA DE UNA EMPRESA
*En la actualidad sólo el 25% de los documentos que hay en las empresas u organizaciones tiene valor, por
ello es necesario tener el control de todos los papeles.
Lo más revelante:
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Lexmark convierte su portafolio de soluciones en una eficiente forma de disminuir la necesidad
de imprimir a través de la gestión documental de Perceptive Image Now.
Esta tecnología de vanguardia para una gestión más eficaz de la información permite
monitorear y capturar todo lo relacionado con los documentos en las organizaciones.
Lexmark se convirtió en el mejor aliado de un centro de estudios recientemente al lograr satisfacer sus
necesidades de manejo de documentos. Con cerca de 17 mil estudiantes en sus cuatro campus, el centro tenía
la urgente necesidad de una solución que les permitiera resolver problemas del día a día de la escuela. Reducir
el flujo de trabajo facilitando así el proceso de admisión y los requisitos de gestión interna que son necesarios
para ir de un área a otra se convertía en una prioridad. La naturaleza de la escuela demandaba el manejo de
una gran cantidad de solicitudes que debían ser gerenciadas de otra manera.
Fue este el escenario en el que Perceptive Image Now jugó un papel determinante. Luego de su
implementación el resultado no se hizo esperar: la inscripción se hizo más rápida, ya que no era necesario
requerir a los candidatos documentos en papel y la certificación digital eliminó una etapa, porque las personas
ya no tenían que recurrir a la oficina de un notario. Pero además, la institución eliminó la práctica de almacenar
carpetas con información. La satisfacción de los padres y estudiantes no se hizo esperar. Mientras, el personal
de los centros educativos veía cómo las pruebas de admisión, que antes requerían tres días, ahora solo
necesitaban seis horas.
“Nuestras tecnologías contrastadas de Soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM) y nuestra
dilatada experiencia en el sector traen como resultado el nacimiento de soluciones que aprovechan la
información y el contenido empresarial en el contexto de procesos diarios a fin de generar ahorros en un tiempo
récord” asegura Antonio Díaz, director de Cuentas Enterprise para América Latina de Lexmark.
Orden = productividad
El 45% de todos los documentos que se escanean hoy en día nacieron de un formato digital. Según el
Compliance, Governance and Oversight Council, del contenido de información en una organización sólo el 25%
tiene valor para el negocio, 5% es necesario conservarlo por cuestiones regulatorias y 2% es sujeto de
retención legal. El resto es básicamente basura. El desafío para las organizaciones está en descifrar cómo
eliminar ese 68% restante de sus sistemas y procesos y más aún, cómo protegerlo.
Si de riesgos se trata, es un hecho que cuatro de los 10 casos de espionaje corporativos más renombrados han
involucrado documentos impresos. Por tanto, el control de documentos en papel y el acceso a esa información
es extremadamente crítico para proteger lo que realmente es importante para un negocio.
Soluciones Integrales en Comunicación
Tel.: 5560 1000; Fax: 5560 1064
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Una encuesta de AIIM (Comunidad Global de Profesionales de la Información, por sus siglas en inglés) del
2013, encontró que entre 40 y 50% de los encuestados no sabía si alguna vez había sufrido un fallo de
seguridad. Pero no sólo eso, 31% de los encuestados reconoció haber tenido problemas al guardar sus
registros, teniendo como resultado que el 14% de éstos fueran multados o tuvieron mala publicidad.
Dispositivos seguros
Hoy en día existen multifuncionales que ayudan a resolver muchos de estos problemas al agregar niveles
adicionales de protección y seguridad a dispositivos que capturan imágenes y textos completos de un
documento a través del OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres. Además se puede utilizar una solución
de ECM (Gestión de Contenido Empresarial) que ayude a manejar la información no estructurada de una
organización, sin importar la forma y donde se encuentre, sin afectar la productividad.
Los componentes clave de una solución que trate con documentos impresos y electrónicos incluyen:
1. Monitoreo de transacciones en papel que se producen en el multifuncional (impresión, escaneo y
copia), incluyendo quién realizó la transacción, cuando se produjo y el contenido implicado.
2. Captura del contenido y extracción de lo que se imprimió o digitalizó, lo que permite a la organización
identificar, o prevenir potencialmente, una violación en la seguridad.
3. Herramientas de investigación forense para la identificación de violaciones, incluyendo la capacidad de
búsqueda de todo lo que se ha copiado o impreso en un plazo determinado, por una determinada
persona o que contienen una determinada palabra o frase, por ejemplo.
Cada vez que se imprime, escanea o copia un documento, se puede monitorear y capturar todo lo relacionado
con ese documento en la transacción. Esto incluye la información de fecha y hora en que fue capturado, el
dispositivo utilizado y el texto completo del documento, sin pasar por alto la configuración de alertas para
notificar la impresión o escaneo de datos potencialmente sensibles.
No es difícil pensar que si una empresa no tiene control de su información, sea física o electrónica, es muy
probable que no pueda cumplir con las normas y regulaciones propias de su industria. ¿Es este su caso?
¿Sabe quién y qué está imprimiendo en su oficina? Si hay algo que aprender es que ninguna organización está
a salvo de un fallo de seguridad, pero si se toman medidas proactivas se pueden mitigar riesgos y reducir
daños.
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Acerca de Lexmark
Lexmark se centra exclusivamente en la conexión de la información impresa y digital sin estructurar a
través de las empresas con los procesos, aplicaciones y personas que más lo necesitan. Para obtener
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