Proyectos de Ingeniería de Sistemas I UNIVERSIDAD TECNÓLOGICA DEL PERÚ FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS CURSO: “PROYECTO DE INGENIERIA DE SISTEMAS I” TITULO DEL PROYECTO: IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL BASADO EN BUSSINESS INTELIGENT Y BPM Profesor : Ing. Perfecto Manrique, Wilmer. Aula : B - 507 Integrantes : - Chávez Huamán, Bettin@ Rebeca - Contreras Muñoz, Reymar Alfredo Lima – Perú 2012 1 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I INDICE INTRODUCCION CAPÍTULO 1: EMPRESA O ENTORNO 1.1. Objetivos estratégicos generales 1.2. Organización 1.3. Lista de problemas y análisis 1.4. Lista de soluciones y análisis CAPÍTULO 2: MARCO TEÓRICO 2.1. Planteamiento del Problema 2.2. Formulación del Problema 2.3. Objetivos 2.4. Justificación de la Investigación 2.5. Limitaciones -Antecedentes a niveles Cuantitativo CAPÍTULO 3: MARCO TEÓRICO 3.1. Antecedentes de la investigación 3.2. Bases teóricas 3.3. Sistemas de variables 3.4. Términos básicos y técnicos del OSCE 2 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I INTRODUCCION A continuación presentamos el siguiente trabajo, que tiene como fin la realización del diagnostico previo tanto interno y externo para la Implementación de la Gestión Documental para la Entidad del Organismo Supervisor de la Contrataciones del Estado – OSCE, que se dedica a velar por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones publicas. El OSCE cuenta con áreas que manejan mucha información tal es el caso de la Oficina de Asesoría Jurídica, Registro Nacional de Proveedores, Oficina de Arbitraje; además de contar con dos áreas de archivo las cuales son las encargadas de almacenar toda la documentación física de los procesos e inscripciones que se realizan, con el paso del tiempo la cantidad de documentos almacenados se ha incrementado en un 60% lo cual en la actualidad provoca que grandes cantidades de documentos se deterioren, y a la vez se reduce el espacio de almacenamiento, por no contar con un lugar especifico, que conlleva a improvisar oficinas para el archivamiento de los mismo. 3 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I CAPITULO 1: EMPRESA O ENTORNO EL ORGANISMO SUPERVISOR DE LAS CONTRATACIONES DEL ESTADO - OSCE El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (OSCE) es la entidad encargada de velar por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones públicas del Estado peruano. Tiene competencia en el ámbito nacional, y supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales. Es un organismo técnico especializado adscrito al Ministerio de Economía y Finanzas, con personalidad jurídica de derecho público y constituye un pliego presupuestal. OBJETIVOS ESTRATEGICOS GENERALES Mejorar el sistema de contratación pública a fin de optimizar e integrar los procesos técnicos de abastecimiento del Estado. Optimizar los servicios que brindamos a fin de lograr que los agentes del sistema de contratación pública, reconozcan al OSCE como un aliado eficiente para una gestión ágil, oportuna, económica y transparente. Lograr una gestión de alta calidad que asegure el cumplimiento de los fines institucionales. Fortalecer el liderazgo institucional en el ámbito de contratación pública en los procesos de integración internacional. ORGANIZACION El Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado tiene la siguiente organización: 4 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I 5 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Consejo Directivo.- Es el máximo órgano del OSCE. Se encuentra integrado por tres (03) miembros, designados por un periodo de tres (03) años mediante Resolución Suprema refrendada por el Ministerio de Economía y Finanzas. Presidencia Ejecutiva.- Máxima autoridad ejecutiva, Titular del Pliego y representante legal del OSCE, designado por Resolución Suprema refrendada por el Ministro de Economía y Finanzas, por un período de tres (03) años. Secretaria General.- Es el máximo órgano administrativo, encargado de la coordinación entre la Presidencia Ejecutiva y los órganos de asesoramiento y apoyo del OSCE, así como las entidades e instituciones nacionales e internacionales. Tiene a su cargo el despacho con la Presidencia Ejecutiva del OSCE. La Secretaría General depende jerárquicamente de la Presidencia Ejecutiva. Oficina de Control Institucional.- Es el órgano encargado de realizar el control gubernamental de la entidad, de conformidad con la Ley orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, sus normas reglamentarias, modificatorias y complementarias. Esta a cargo del Jefe del Órgano designado por la Contraloría General de la República. Oficina de Procuraduría.- Tiene como finalidad ejercer la representación y defensa jurídica de los derechos e intereses del OSCE conforme a lo dispuesto en el Decreto Legislativo del Sistema de Defensa Jurídica del estado, sus normas reglamentarias, complementarias y modificatorias. La oficina de Procuraduría organizacional, 6 se dependiendo ubica en el mayor administrativamente de nivel la jerárquico Presidencia Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Ejecutiva del OSCE y funcionalmente del Consejo de Defensa Jurídica del Estado. Tribunal de Contrataciones del Estado.- Tiene como finalidad resolver, en última instancia administrativa, las controversias que surjan entre las entidades, los participantes y los postores durante el proceso de selección, así como imponer las sanciones de inhabilitación temporal y definitiva a los proveedores, participantes, postores, contratistas, entidades y expertos independientes según corresponda para cada caso, por infracción de las disposiciones de la Ley, su reglamento y demás normas complementarias. El Tribunal es un órgano autónomo e independiente en la emisión de sus resoluciones y pronunciamientos, sin perjuicio de depender administrativamente de la Presidencia Ejecutiva del OSCE. Secretaría del Tribunal.- Es la Unidad Orgánica responsable de brindar soporte técnico, legal y administrativo al Tribunal de Contrataciones La Secretaría brinda soporte técnico, legal y administrativo al Tribunal para el cumplimiento de sus funciones. Está a cargo de un Secretario que depende directamente de la Presidencia del Tribunal. Oficina de Planeamiento y Desarrollo.- Tiene como finalidad elaborar y evaluar la ejecución de los planes institucionales y el proceso presupuestal del OSCE, así como las actividades de cooperación y asuntos internacionales y de racionalización administrativa de la gestión institucional. La oficina de Planeamiento y Desarrollo depende directamente de la Secretaría General. Se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: 7 Unidad de Planificación y Presupuesto. Unidad de Cooperación y Asuntos Internacionales. Unidad de Organización y Mejora de Procesos. Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Oficina de Estudios Económicos.- Tiene como finalidad conducir los estudios de carácter económico y social relacionados con las compras públicas, incluyendo aquellos conducentes a evaluar el funcionamiento de los regímenes de contrataciones del estado. Asimismo, le corresponde analizar y proponer mecanismos idóneos de contratación según mercados, así como plantear estrategias destinadas a promover el uso eficiente de los recursos públicos y de reducción de costos. La Oficina de Estudios Económicos depende directamente de la Secretaría General. Oficina de Asesoría Jurídica.- La Oficina de asesoría Jurídica tiene como finalidad brindar asesoramiento a la Alta Dirección y demás órganos y unidades orgánicas del OSCE, en asuntos de carácter jurídico con el propósito que las actuaciones institucionales se den dentro del marco legal vigente. La Oficina de Asesoría Jurídica depende directamente de la Secretaría General. Oficina de Administración.- Tiene como finalidad proveer a los órganos del OSCE de los recursos humanos y logísticos de acuerdo a las necesidades y normas vigentes, así como administrar la ejecución presupuestal, financiera y contable, y los proyectos y actividades referidos a la aplicación de recursos de tecnologías de la información en el OSCE. La Oficina de Administración depende directamente de la Secretaría General. La Oficina de Administración se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: 8 Unidad de Recursos Humanos Unidad de Logística Unidad de Finanzas Unidad de Tecnologías de la Información Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional.- Tiene como finalidad brindar orientación a los usuarios sobre los diversos servicios que presta el OSCE, coordinar el apoyo administrativo y de asesoría a las Oficinas Zonales, así como coordinar las actividades de comunicaciones, prensa, imagen institucional y relaciones públicas del OSCE.La Oficina de apoyo a la Gestión Institucional depende directamente de la Secretaría General. La Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: Unidad de Prensa e Imagen Institucional Unidad de Atención al Usuario Unidad de Coordinación Administrativa de Oficinas Zonales Dirección de Arbitraje Administrativo.- Es el órgano encargado de las actividades relacionadas con la conciliación y arbitraje administrativo de las contrataciones del Estado. Depende jerárquicamente de la Presidencia Ejecutiva. Dirección Técnico Normativa.- Tiene como finalidad establecer los criterios técnicos legales sobre la aplicación de la normativa de contrataciones del Estado, elaborar los proyectos normativos referidos a la aplicación de dicha normativa, así como brindar asesoría de carácter técnico legal y desarrollar las actividades referentes a la difusión y capacitación en materia de contratación pública.La Dirección Técnico Normativa depende directamente de la Presidencia Ejecutiva. La Dirección Técnico Normativa se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: 9 Sub Dirección de Normatividad Sub Dirección de Procesos Especiales Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Sub Dirección de Desarrollo de Capacidades Dirección de Supervisión.- Tiene como finalidad supervisar los procesos de contratación, de forma selectiva y/o aleatoria de acuerdo con las atribuciones conferidas al OSCE por la Ley.La Dirección de Supervisión depende directamente de la Presidencia Ejecutiva. La Dirección de Supervisión se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: Sub Dirección de Supervisión y Monitoreo Sub Dirección de Atención de Denuncias. Dirección del Registro Nacional de Proveedores.- Tiene como finalidad administrar el Registro Nacional de Proveedores y efectuar la fiscalización posterior de los procedimientos seguidos ante el RNP.La Dirección del Registro Nacional de Proveedores depende directamente de la Presidencia Ejecutiva. La Dirección del Registro Nacional de Proveedores se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: Sub Dirección de Operaciones Registrales Sub Dirección de Información Registral Sub Dirección de Fiscalización Dirección del SEACE.- Tiene como finalidad administrar y desarrollar las operaciones que se realizan en el marco del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado - SEACE, asícomo administrar tanto el Catálogo Único de Bienes, Servicios y Obras, como el Catálogo Electrónico de Convenios Marco, para lo cual desarrolla los proyectos y actividades referidos al diseño e implementación de sistemas automatizados del 10 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I SEACE y RNP.La Dirección del SEACEdepende directamente de la Presidencia ejecutiva. La Dirección del SEACE se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: Sub Dirección de Plataforma Sub Dirección de Desarrollo de Proyectos Dirección de Arbitraje Administrativo.- Tiene como finalidad desarrollar las actividades relacionadas con los mecanismos de solución de controversias de las contrataciones del estado.La Dirección de Arbitraje Administrativo depende directamente de la Presidencia ejecutiva. La Dirección de Arbitraje Administrativo se encuentra conformada por las siguientes unidades orgánicas: 11 Sub Dirección de Procesos Arbitrales Sub Dirección de Asuntos Administrativos Arbitrales Proyectos de Ingeniería de Sistemas I LISTA DE PROBLEMAS Y ANALISIS El OSCE fue creado a mediados del año 2008, y desde entonces como toda entidad pública ha sido propensa a tener varios cambios, ya sea en directivos; como por ejemplo: presidentes ejecutivos, hasta incluso cambios dentro de su organización, siendo el ultimo cambio en su organización efectuado a comienzos del presente año, el cual trajo como consecuencias diferentes tipo de problemas los cuales son detallados a continuación: El cambio de estructura organizacional trajo como primera consecuencia el desorden en las actividades realizadas por cada oficina, teniendo como resultado confusión entre el personal, duplicidad de información, perdida de tareas pendientes, exceso de personal por parte de algunas unidades. Un problema que se ha ido aumentando considerablemente es el exceso de información física archivada, en la actualidad existen 2 áreas de archivo en las cuales se alberga hasta un promedio de 1000 cajas conteniendo información como resoluciones, memorandos de las diferentes áreas, manuales, expedientes, convenios, etc, sumado a esto el espacio reducido en el cual se almacenan estos documentos y además el saber que existe hasta mas 4000 cajas archivadas por cada año en las instalaciones de Iron Mountain, nos hace enfocarnos mas en este tema. 12 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I LISTA DE SOLUCIONES Y ANALISIS Después de la realización de un breve análisis sobre la situación actual del OSCE y los problemas que presenta, a continuación detallaremos una serie de posibles soluciones a los problemas anteriormente mencionados: La realización de un nuevo ROF el cual buscara definir en base a la nueva estructura las actividades que desarrollara cada área, evitando de esta manera la duplicidad de información, y el exceso de personal en algunas áreas. Una propuesta de digitalización de documentos, los cuales serán almacenados en servidores Storage, además de que la información podrá prevalecer mucho mas tiempo sin temor al deterioro, y a la vez estará disponible mediante un buscador; la otra propuesta de solución filmación de archivos digitales la cual es usada por empresas de gran tamaño por el alto costo de mantenimiento que necesita. 13 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I CAPITULO 2: EL PROBLEMA PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA El problema en cual nos enfocaremos en el siguiente trabajo será el exceso de documentos físicos en el OSCE, puesto que al ser una entidad que diariamente maneja gran cantidad de información, sumando al hecho de no contar con una gestión en documentación, que le permita eliminar la duplicidad de los documentos, clasificación de los documentos, tiempo de archivamiento de los mismos, etc. Además de la implementación de la firma digital, puesto que se relaciona grandemente con el problema mencionado anteriormente. FORMULACIÒN DEL PROBLEMA Para realizar la formulación del problema, como primer paso desarrollaremos una serie de actividades las cuales nos dará como resultado el levantamiento de toda la información necesaria para proceder con la catalogación de los documentos. Para lo cual tendremos que solicitar información además de la realización de entrevistas grupales con los encargados del área de Archivo Periférico y Archivo del RNP para empezar a tener una idea del proceso de archivado de los documentos. Dentro de las áreas del OSCE hemos detectado a aquellas que manejan gran cantidad de información y a su vez generan la mayor cantidad de documentación: Oficina de Arbitraje: Es aquella en las cuales se guardan los expedientes de los proveedores que han entablado una conciliación y/o controversia y el resultado de las mismas, en una verificación rápida, no hemos dado con la 14 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I sorpresa de que ellos tienen un pequeño espacio en los cual guardan sus expedientes, y están proyectándose en crear su propia área de archivo. Registro Nacional de Proveedores: Es la que administra a todos los proveedores inscritos en el RNP, entre sus documentos mas importantes de archivamiento están los expedientes de cada proveedor, además de las revisiones legales de cada uno, tienen su propia área de archivo conocida como Archivo del RNP. Dirección de Supervisión: Es el encargado de supervisar, monitorear todas las denuncias que llegan hasta sus oficinas provenientes de los proveedores. Maneja gran cantidad de información, también nos hemos dado con la sorpresa de que están proponiendo la implementación de un archivo. Demás en áreas en general, las cuales generan documentación como manuales, memorandos, cartas, etc. OBJETIVOS Realizar una gestión de los documentos que permita al final obtener los siguientes objetivos: Un catalogo de documentos, con los cuales se facilitara su búsqueda, además de un correcto archivamiento. La digitación de los documentos permitirá un mejor archivamiento de los mismos, garantizando la disponibilidad del documento, además de su no deterioro. Evitar la redundancia de información, y el archivamiento mediante tiempos de vigencia de los documentosde acuerdo a su importancia. Evitar algún desastre provocado por la gran cantidad de papel almacenado. 15 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Contribuir con el medio ambiente, puesto que al digitalizar los documentos el OSCE podrá ahorrar lo que anteriormente se gastaba en papeles. JUSTIFICACIÒN DE LA INVESTIGACIÒN Nuestro proyecto se justifica en la necesidad que tiene actualmente del OSCE de dar solución al problema de gestión de documentos. Teniendo como base brindar más beneficios tanto al usuario como al personal que labora en el OSCE. Además de poder implementar una gestión que a futuro dará sus mayores resultados para la gran cantidad de información que maneja, convirtiéndola así en una de las entidades con mejor infraestructura en tecnologías de información. LIMITACIONES Dentro de las limitaciones encontradas en un primer estudio: Resistencia al cambio por parte del personal. No contar con los equipos necesarios para la realización del proyecto, además de los plazos de demora en la financiación de los mismos. No contar con una oficina especializada de sistemas, siendo nuestro punto de apoyo una unidad que depende de una oficina que no tiene conocimientos de tecnologías de información. 16 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Antecedentes a niveles Cuantitativo Después del análisis en el OSCE hemos definido el problema del exceso de documentos físicos en el OSCE(1), puesto que al ser una entidad Gubernamental que diariamente maneja gran cantidad de información, sumando al hecho de la la redundancia de información y deterioro de los documentos acumulados durante mucho tiempo. Tabla de Puntuación Según La Problemática ALTERNATIVAS PESOS FACTORES EFICIENCIA COSTO CALIDAD SEGURIDAD TOTALES 3 1 3 3 EVALUACION ALTERNATIVAS CALIFICACION ALTERNATIVAS 1 3 4 3 2 12 1 4 3 2 3 12 EVALUACION DE PROBLEMAS ESCALA DE PESOS 1 POCO IMPORTANTE 2 IMPORTANTE 3 MUY IMPORTANTE ESCALA DE PUNTAJES 1 Muy Bajo 2 Bajo 3 Medio 4 Alto 5 Muy Alto POR LO TANTO SEGÚN NUESTO ANALISIS DE FACTORES NOS CORRESPONDE DAR SOLUCION CON LA ALTERNATIVA QUE EL PROBLEMA PLANTEA CON LO CUAL SE JUSTIFICA LA MEJOR SOLUCION OPTIMA. 17 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I CAPITULO 3: MARCO TEÓRICO Nuestro proyecto tiene como objetivo principal realizar la gestión de la documentación en todo el OSCE, permitiendo de esta manera el manejo y la organización de la documentación producida y recibida desde su origen hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación. ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN Tenemos como referencia el proyecto de “Proyecto de digitalización de documentos estructuración y modernización de la gestión documental” que fue aplicado en el MTC (Ministerio de Transporte y Comunicaciones), en cual se ve claramente lo importante que es la gestión documental antes de empezar la digitalización. A continuación veremos algunos puntos resaltantes del proyecto en mención: El Proyecto de Digitalización de Documentos materializa la intención del MTC de implantar mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la gestión interna, partiendo desde las actividades básicas como la gestión documental en cada Dependencia, a fin de minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una administración más eficiente de cara a los usuarios del MTC. Conscientes de la magnitud de ésta intención, éste proyecto concentra sus esfuerzos en sentar bases sólidas consistentes y a la vez flexibles al cambio, a fin de, a partir de ellas, desarrollar y fortalecer una moderna y eficiente gestión documental, lo cual se evidencia en las primeras fases del mismo. 18 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Los principales objetivos del Proyecto son: Modernizar y optimizar la gestión documental en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones. Homogenizar y unificar los procesos de digitalización de documentos iniciados en las diferentes Dependencias del MTC. Disponer de los documentos en formato digital desde el Sistema de Trámite Documentario. Mejorar la capacidad de gestión administrativa y de planeamiento estratégico. Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en ésta materia. Implantar progresivamente un Sistema de Trámite Documentario con un workflow adecuado a la naturaleza de los procesos de gestión documental del MTC. 19 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Modernizar y normalizar las políticas de la gestión documental en el MTC significará optimizar los tiempos invertidos en la ejecución de los mismos, así como iniciar un proceso de concientización organizacional para las buenas prácticas en la gestión administrativa dentro del mismo. Considerando que el éxito de éste proyecto radica en un aceptable nivel de organización y ordenamiento de los documentos (archivística), es importante señalar que el nivel de normalización de las actividades archivísticas en el MTC es incipiente, haciéndose imprescindible reforzar la normatividad existente, así como 20 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I capacitar a los trabajadores involucrados para el correcto cumplimento de las nuevas disposiciones. Del mismo modo es necesario considerar lo siguiente: En la actualidad no se dispone de los mecanismos necesarios que nos permitan regular los procesos archivísticos, como son: El Programa de Control Documental de la Dependencia, que consta de : Inventario de Series Documentales y Tabla General de Retención de Documentos. La normatividad específica que regule la aplicación de todos los procesos técnicos archivísticos dentro del MTC. No se puede identificar con certeza el número exacto ni el dominio de archivos de gestión o periféricos existentes en el MTC, debido a que no existe la normatividad específica para la creación de éstos. Los archivos de gestión y periféricos se hacen evidentes al momento que remiten su documentación al Archivo Central. En su mayoría, los archivos de gestión y periféricos son organizados de acuerdo al criterio de las personas que lo administran (por lo general secretarias) y no en base a criterios técnicos archivísticos estándares, por ello actualmente no existe un ordenamiento homogéneo de los documentos en los archivos del MTC, debido a la ausencia de la normatividad específica para la ejecución de los procesos técnicos archivísticos, como se mencionó líneas arriba. Uno de los factores por los que no se puede realizar una correcta búsqueda, clasificación, asignación, transferencia o eliminación de los documentos es porque no se los tiene correctamente ordenados. Por otro lado, es necesario considerar que para poder implantar un sistema de gestión de documentos en una organización actual es imprescindible abarcar la gestión de documentos en toda su complejidad: 21 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Documentos que nacen electrónicos y que se convierten en papel para su autentificación. Documentos que ingresan en papel en las organizaciones. Documentos electrónicos que nunca dejan de serlo (p.e. correo electrónico). Documentos en papel que se convierten en electrónicos al digitalizarlos. Documentos que se “componen” de datos en una aplicación al ser consultados. Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos. Documentos que se sustituyen por aplicaciones informáticas que recogen los distintos pasos de un trámite o workflow. Documentos firmados electrónicamente El enfoque siempre debe alinearse con los procesos de negocio de la organización y la incorporación de los documentos en el sistema debe plantearse desde los orígenes del mismo, independientemente del período que se vaya a conservar. Todas las personas de una organización que manejen documentos serán responsables de su gestión, que debe estar tan integrada en la forma de trabajo que no sea percibida como una carga extraordinaria. 22 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Este sistema identifica cinco niveles de la estructura orgánica del MTC, presenta un agrupamiento por conjunto documentales de cada serie documental, que a su vez se subdivide en tipos y subtipos documentales. Es importante precisar que el MTC es la única entidad del Estado que ahora dispone de unSistema Electrónico de Series Documentales, poniéndolo así a la vanguardia sobre otras entidades. A su vez es importante resaltar que este sistema es generalizable para cualquier otra entidad del Estado. El Proyecto actualmente ya se esta ejecutando y se encuentra en un 40% de avance (set 06), finalizando casi por completo la Estructura Organizacional de todo el MTC. 23 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I La cual abarca desde: Esta estructura ya esta desarrollada, y con esto nos permitirá saber donde se encuentra la información, verificar avances de obras, realizar los seguimientos de obras concesionadas, y que sean ejecutados multisectorialmente, etc. 24 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Esta estructura agruparía los 3 sistemas de gestión que existen en toda entidad: Con esta estructura en cada entidad, e interconectadas al gobierno central se podría realizar los seguimientos y mejor control del desempeño de cada personal de cada entidad, así como saber exactamente los avances y estados de determinados proyectos o tramites. Asimismo en simultáneo se crearían y aplicarían normas que regulen la metodología de trabajo para reforzar esta estructura, aplicando la premisa “CENTRALIZACION NORMATIVA Y DESCENTRALIZACION OPERATIVA” 25 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I De lo antes mencionado, éste proyecto tiene por finalidad sentar bases sólidas para optimizar y modernizar la gestión documental en el MTC, abarcando campos como el ordenamiento y organización homogénea de los diferentes archivos del MTC, la optimización de procesos de gestión documental, la implantación progresiva de líneas de producción distribuidas que digitalicen los documentos de manera homogénea con un almacenamiento centralizado, enfocando las actividades hacia la implantación progresiva de un workflow documental idóneo para los procesos de gestión documental del MTC. 26 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I BASES TEORICAS Para poder desarrollar nuestro proyecto es necesario, como ya se ha visto en el ejemplo del proyecto implementado en el MTC, una buena relación entre áreas lo cual nos llevara a definir los roles y actividades de cada una de ellas, para lo cual utilizaremos el Business intelligence o también llamado Inteligencia Empresarial el cual nos será de gran ayuda en la toma de decisiones, de igual manera utilizaremos el BMP (Gestión de procesos de negocio) lo cual nos va a permitir simplificar y optimizar los procesos del negocio, están son las herramientas con la cual contaremos para el desarrollo de nuestro proyecto. BUSINESS INTELLIGENCE (Inteligencia Empresarial) En concepto, la inteligencia de negocios se refiere al uso de los datos de una empresa para facilitar la toma de decisiones mediante la comprensión del funcionamiento actual y la anticipación de acciones para dar una dirección operativa optima a la empresa. Business Intelligence tiene las siguientes fases: Fase 1 - Dirigir y Planear Fase 2 - Recolección de Información Fase 3 - Procesamientos de Datos Fase 4- Análisis y Producción Fase 5- Difusión FASE 1 – DIRIGIR Y PLANEAR 27 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I En esta fase inicial es donde se deberán recolectar los requerimientos de información específicos de los diferentes usuarios, así como entender sus diversas necesidades, para que luego en conjunto con ellos se generen las preguntas que les ayudarán a alcanzar sus objetivos. FASE 2 – RECOLECCION DE INFORMACION Es aquí en donde se realiza el proceso de extraer desde las diferentes fuentes de información de la empresa, tanto internas como externas, los datos que serán necesarios para encontrar las respuestas a las preguntas planteadas en el paso anterior. FASE 3 – PROCESAMIENTO DE DATOS Procesamiento de Datos. En esta fase es donde se integran y cargan los datos en crudo en un formato utilizable para el análisis. Esta actividad puede realizarse mediante la creación de una nueva base de datos, agregando datos a una base de datos ya existente o bien consolidando la información. FASE 4 – ANALISIS Y PRODUCCION Ahora, se procederá a trabajar sobre los datos extraídos e integrados, utilizando herramientas y técnicas propias de la tecnología BI, para crear inteligencia. Como resultado final de esta fase se obtendrán las respuestas a las preguntas, mediante la creación de reportes, indicadores de rendimiento, cuadros de mando, gráficos estadísticos, etc. FASE 5 - DIFUSION Finalmente, se les entregará a los usuarios que lo requieran las herramientas necesarias, que les permitirán explorar los datos de manera sencilla e intuitiva. 28 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Existen herramientas de inteligencia se basan en la utilización de un sistema de información de inteligencia que se forma con distintos datos extraídos de los datos de producción y operación cotidiana, con información relacionada con la empresa o sus ámbitos y con datos económicos. Mediante las herramientas y técnicas ETL (extraer, transformar y cargar) se extraen los datos de distintas fuentes, se depuran, preparan (homogeneización de los datos), y cargan en un almacén de datos. La inteligencia de negocios es un recurso poco aplicado en las pymes y más en la gran empresa; pero esto no es debido a que no aplique, sino a que las gerencias dentro de las pymes la encuentran como una práctica complicada y por ello comúnmente no la implementan. BENEFICIOS MÁS IMPORTANTES Reduce el tiempo mínimo que se requiere para recoger toda la información relevante de un tema en particular, ya que la misma se encontrará integrada en una fuente única de fácil acceso. Automatiza la asimilación de la información, debido a que la extracción y carga de los datos necesarios se realizará a través de procesos predefinidos. Proporciona herramientas de análisis para establecer comparaciones y tomar decisiones. Cierra el círculo que hace pasar de la decisión a la acción. Permite a los usuarios no depender de reportes o informes programados, porque los mismos serán generados de manera dinámica. Posibilita la formulación y respuesta de preguntas que son claves para el desempeño de la organización. Permite acceder y analizar directamente los indicadores de éxito. 29 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Se pueden identificar cuáles son los factores que inciden en el buen o mal funcionamiento de la organización. Se podrán detectar situaciones fuera de lo normal. Permitirá predecir el comportamiento futuro con un alto porcentaje de certeza, basado en el entendimiento del pasado. Los usuarios podrán consultar y analizar los datos de manera sencilla e intuitiva. BMP (Gestión de Procesos de Negocio) Se llama Gestión o administración por procesos de negocio (Business Process Management o BPM en inglés) a la metodología corporativa cuyo objetivo es mejorar el desempeño (Eficiencia y Eficacia) de la Organización a través de la gestión de los procesos de negocio, que se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar de forma continua. El Modelo de Administración por Procesos, se refiere al cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos. Un proceso se puede ver como un conjunto de recursos y actividades interrelacionados que transforman elementos de entrada en elementos de salida. 30 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I Los recursos pueden incluir personal, finanzas, instalaciones, equipos, técnicas y métodos. A través del modelado de los procesos de negocio, al interior de una organización, puede lograrse un mejor entendimiento de la operación de la empresa y muchas veces esto presenta la oportunidad de mejorar los procesos y con ello mejorar el desempeño. La estructuración de los procesos reduce errores, asegurando que los procesos se comporten siempre de la misma manera, reduciendo el margen de error y dando elementos que permitan visualizar el estado de los mismos durante cada etapa. La administración de los procesos permite asegurar que los mismos se ejecuten eficientemente, cumpliendo con estándares de calidad previamente establecidos, y ayudando a la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos. Es a través de la información que se obtiene de la ejecución diaria de los procesos, que se puede identificar posibles ineficiencias o fallas en los mismos, y actuar sobre ellos para optimizarlos. El alcance del BPM está conformado por un conjunto de soluciones de software especializado que logra automatizar, a día de hoy y de una manera eficiente, todo el ciclo de vida de los procesos, reglas y servicios de negocio, desde la identificación y modelización, hasta la monitorización, permitiendo así un entorno de Mejora Continua totalmente automatizado. La figura 2 muestra las distintas tecnologías del BPM por cada una de las etapas del ciclo de vida de la gestión de los procesos del negocio, definiendo así el alcance del mismo. 31 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I SISTEMA DE HIPOTESIS La implementación de la gestión documental permitirá tener un mayor control de los archivos fisicos además de un correcto inventario. Las metodologías a que serán utilizadas soportar el continuo crecimiento de la entidad, permitiendo que la adaptación sea mas sencilla. En un futuro se podrá plantear la digitalización de los archivos, teniendo como base que los archivos físicos se encuentran ordenados y foliados de acuerdo a cada área. La normalización de las siglas, nomenclaturas y números a ser utilizados en la foliación de cada expediente o file. El trabajo del archivo central, será minimizada gracias a la normalización de los archivos periféricos. Se trabajará según un cronograma establecido con anterioridad, para el migrado de los archivos, expedientes, folios de años anteriores al archivo central, permitiendo un ahorro de espacio y a la vez protegiendo la salud de los usuarios. 32 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I SISTEMA DE VARIABLES Metodología y estándares El inicio de la gestión documental deberá de diseñarse y utilizarse metodologías que contribuyan al crecimiento de la organización, basado en el claro entendimiento por parte de los usuarios. Supervisión y ejecución dela gestión documental Se deberán de realizar coordinaciones respectivas con el archivo central, a fin de que sea supervisado todo cambio en lo que respecta a la foliación de los expedientes. Además antes de ejecutar la gestión documental se deberá de capacitar a los usuarios para evitar posteriores inconvenientes en el proceso. Seguridad y salud La seguridad e integridad de los archivos, folios y expedientes será primordial en el proceso de la gestión por lo cual el personal que se encuentre a cargo deberá de seguir ciertas reglas para su manipulación de los mismos. Además se consultará con el Ministerio de Salud sobre los cuidados que se deberá tener en el manejo de los folios, puesto que el papel contiene ácaros que con el tiempo podrían causar enfermedades a los usuarios involucrados. Termino de confidencialidad El OSCE integrara una política de confidencialidad a los usuarios encargados de los archivos central y periférico a fin de salvaguardar la información de los expedientes y folios, permitiendo de esta manera un mejor control en cuanto a la seguridad. Impacto en los usuarios involucrados Se llevarán a cabo capacitaciones al personal involucrado en temas de archivo, gestión de documentos, etc. 33 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I TÉRMINOS BASICOS Y TECNICOS DEL OSCE BIENES COMUNES Son los productos denominados comoditas y aquellos que, habiendo sufrido procesos de transformación, han sido estandarizados dentro del mercado o como consecuencia de un proceso de homogenización llevado a cabo al interior de una o más Entidades. FICHAS TÉCNICAS Son fichas que contienen las características y especificaciones técnicas correspondientes a los bienes incluidos en el Listado de Bienes Comunes. LISTADO DE BIENES COMUNES Listado de bienes transables a través de la modalidad de subasta inversa. PROVEEDOR La persona natural o jurídica que vende bienes y que está en capacidad de participar en procesos de selección por subasta inversa electrónica. PARTICIPANTE El proveedor que puede intervenir en el proceso de selección por subasta inversa electrónica al haberse registrado como tal a través del Sistema. POSTOR La persona natural o jurídica legalmente capacitada que participa en un proceso de selección por subasta inversa electrónica desde el momento en que presenta su propuesta a través del Sistema AGENTE ELECTRÓNICO El Agente Electrónico es un programa que el proveedor podrá configurar con ciertos parámetros para que lo represente durante los Lances con Agentes Electrónicos. CIERRE ALEATORIO Se inicia a la finalización del horario indicado en la convocatoria para efectuar las mejoras de precios, cuya duración fluctúa de uno (1) a treinta (30) minutos conforme lo determine aleatoriamente el Sistema, periodo de tiempo durante el cual los postores podrán enviar sus últimos lances. 34 Proyectos de Ingeniería de Sistemas I RONDAS Serie que contiene los lances de los postores según los turnos establecidos por el Sistema de acuerdo a sus propuestas económicas, que se efectúan automáticamente en el Sistema durante etapa de Lances con Agentes Electrónicos. 35