¿Qué es la gestión documental? La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento, funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas. La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información. Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera rápida y sencilla. Obligaciones Creación, organización preservación y control de archivos *Implementación del programa de gestión documental Proceso archivístico: producción o recepción, organización, recuperación y disposición final. Ciclo vital de los documentos: *Archivo de gestión *Archivo central *Archivo histórico distribución, consulta, Agrupaciones documentales Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones las cuales según su jerarquía generan: *Fondo documental *Sección documental *Subsecciòn documental *Series y subseries documentales Fondo documental: es la totalidad de la documentación producida y recibida por una institución en desarrollo de sus funciones Sección documental: es una subdivisión del fondo identificada con la producción documental Serie documental: es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por la entidad, en cumplimiento de la misión de cometido estatal