Qué es la gestión documental (13462)

¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que
permiten a la empresa administrar su flujo de documentos a lo largo de el
ciclo de vida del mismo, ya sea bien mediante técnicas manuales o
aplicando tecnologías que permiten alcanzar cotas más altas de rendimiento,
funcionalidad y eficiencia. En este último caso los sistemas de gestión
documental pueden enlazar información contenida en bases de datos de otros
sistemas como los ERP´s con documentos y bibliotecas.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo
almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes
de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información
almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo
que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las
organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran
cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de
funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de
documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar
dentro de lo posible el uso de este tipo de información.
Los sistemas de gestión documental han de ofrecer medios de
almacenamiento, seguridad, capacidad de recuperación e indexación. Los
documentos han de estar siempre disponibles que se necesiten de manera
rápida y sencilla.
Obligaciones
Creación, organización preservación y control de archivos
*Implementación del programa de gestión documental
Proceso archivístico: producción o recepción,
organización, recuperación y disposición final.
Ciclo vital de los documentos:
*Archivo de gestión
*Archivo central
*Archivo histórico
distribución,
consulta,
Agrupaciones documentales
Son el conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en el
ejercicio de sus funciones las cuales según su jerarquía generan:
*Fondo documental
*Sección documental
*Subsecciòn documental
*Series y subseries documentales
Fondo documental: es la totalidad de la documentación producida y recibida
por una institución en desarrollo de sus funciones
Sección documental: es una subdivisión del fondo identificada con la
producción documental
Serie documental: es el testimonio documental continuado de actividades
repetitivas desarrolladas por la entidad, en cumplimiento de la misión de
cometido estatal