Recibo de Materiales Comprados

Dirección de compras
La Dirección de compras incluye las compras, recibo, costeo y el menu de
cuentas por Pagar de los Ciclos del Compras y Finanzas . La Inspección y la
Revisión de Material de artículos son cubiertos en el capitulo de Calidad de
este manual
Tabla de Contenidos
Dirección de compras
1
Compras
4
Resumen del Ciclo de Compras ......................................................................... 4
Controles Maestros de Compras ........................................................... 5
Ingreso de Datos Estáticos .................................................................... 5
Mantenimiento de Ordenes de Compra ................................................. 6
Recibos e Inspección de Compras ........................................................ 6
Pagos ..................................................................................................... 7
Ingreso y Mantenimiento de la Información del Proveedor ................................. 9
Ceja encabezado e información principal del proveedor ..................... 10
Ceja Direcciones OC (Ordenes de Compra) ....................................... 10
Ceja Direcciones Remitir a .................................................................. 11
Ceja Etiquetas de Dirección Corporativa y dirección base .................. 12
Ingreso y Mantenimiento de Ofertas de Proveedores ....................................... 12
Convertir Ordenes de Compra Planeadas en Ordenes de Compra en Firme .. 13
Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra ............................................ 16
Ingreso de Información del Encabezado de OC .................................. 16
Ingreso de Partidas de Artículos de la OC de Artículos de Inventario . 17
Ingreso de Partidas de Artículos – Gastos .......................................... 18
Ingreso de Partidas de Artículos – Ordenes de Trabajo (OT) ............. 19
Generación de Ordenes de compra por cargas en centros de trabajo
externos ............................................................................................... 20
Uso de Requisiciones de Ordenes de Compra ................................................ 21
Aprobaciones ....................................................................................... 21
Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra en blanco........................... 22
Creando una Orden de Compra en Blanco ......................................... 24
Convirtiendo OC Planeadas a Ordenes en Blanco ............................. 24
Recibiendo Contra Orden de Compra en Blanco .............................. 25
Usando el Mensajero de Alerta con OC en Blanco.............................. 26
Recibo de Materiales Comprados .................................................................... 26
Ingreso de Recibos .............................................................................. 27
Recibos de la Orden de Compra ......................................................... 27
Observando Parámetros de línea ........................................................ 28
1
Cuentas por pagar
29
Ingreso de facturas de Proveedores ................................................................. 29
Ceja de Datos del Encabezado de la Factura ..................................... 29
Ceja de Partidas de la factura .............................................................. 29
Seleccionando Facturas para pago usando un proceso en Lotes ................... 30
Selección de Facturas a Pagar utilizando el Proceso por Lotes ....................... 31
Seleccionar una factura individual a pagar ....................................................... 32
Estableciendo Registros de CxP Recurrentes .................................................. 32
Convertir Registros de CxP Recurrentes a Facturas ........................................ 33
Procesar Cheques Regulares a Pagar ............................................................. 33
Procesar Cheques Manuscritos y Transferencias Electrónicas Bancarias....... 34
Ingreso de Notas de Débito Miscelánea ........................................................... 35
Reevaluación de Moneda Extranjera /Montos de Cuentas por cobrar ............. 35
Invalidación de Cheques ................................................................................... 36
Ceja de Encabezado y Facturas ......................................................... 37
Ceja de información del Cheque .......................................................... 37
Removiendo registros de Compras y de Cuentas por pagar ............................ 38
Borrando Proveedores ......................................................................... 38
Borrando Ordenes de Compra ............................................................. 38
Borrando Facturas de Proveedores ..................................................... 38
Purgando Recibos ................................................................................ 38
Purgando Registros de CxP................................................................. 39
Entendiendo Terminos de Pago de CxP ........................................................... 39
Entendiendo el Costo de compra de Artículos y PPV ..................................... 40
Costeo Estandar y Recibos de Ordenes de Compra ........................... 41
Costeo estandar y Facturas de CxP .................................................... 41
Costeo Promedio ................................................................................. 42
Ultimo Costo........................................................................................ 43
Reporte de Costo ................................................................................. 43
Entendiendo los Costos Indirectos extras de Materiales .................................. 44
Entendiendo Transacciones en Moneda Foranea .......................................... 45
Entendiendo conversiones de Tipo de Cambio ............................................... 46
Bandera Método de Cotización Indirecta ............................................. 46
Reportes de la dirección de compras
47
Reporte Ad Hoc Wizard ...................................................................... 47
Reporte de Matriz de Ofertas ............................................................... 47
Etiquetas de correos – Proveedores .................................................... 47
Listado de Proveedores ....................................................................... 48
Compromisos de Ordenes de Compra ................................................ 49
Detalles de Ordenes de Compra ......................................................... 51
Imprimir Ordenes de Compra .............................................................. 51
Etiqueta de Empaque Maquila ............................................................. 52
Reimprimir Ordenes de Compra .......................................................... 53
2
Revisiones de Ordenes de Compra ..................................................... 54
Análisis del Proveedor ......................................................................... 55
Listar recibos de órdenes de compra ................................................... 56
Viendo e Imprimiendo Reporte de CxP............................................................. 57
Auditoría 1099 ...................................................................................... 57
Imprimiendo la Forma 1099 ................................................................. 57
Actividad CxP ....................................................................................... 58
Antiguedad de CxP .............................................................................. 58
Antigüedad de saldos CxP ................................................................... 59
Detalles de Facturas de CxP ............................................................... 60
Imprimir cheques y Reimprimir cheques.............................................. 60
Registro de cheques ............................................................................ 61
Auditoría de corrida de cheques .......................................................... 61
Imprimir Nota de Débito ....................................................................... 62
Análisis de pagos con días de flotación ............................................... 63
Reporte de Variación de Precio de Compra ........................................ 64
Listado de CxP recurrentes.................................................................. 65
Facturas no Correspondientes ............................................................. 65
Recibos no Correspondientes .............................................................. 66
3
Compras
Este ciclo utiliza la información de la planeación de órdenes de venta del ciclo de
Planeación para determinar las compras que necesitan ser realizadas. Cuando
los productos comprados son movidos dentro del inventario, se vuelven
disponibles para la emisión de órdenes de trabajo para la fabricación de
productos terminados en el ciclo de Fabricación.
El ciclo de Compras también lo habilita a establecer pagos recurrentes para
compromisos financieros regulares, tales como las utilidades, renta y seguro de
su edificio.
Resumen del Ciclo de Compras
El ciclo de Compras da seguimiento a los materiales y a los servicios comprados
para su compañía. Aquí es donde se archiva la información del proveedor y
todas las fases del proceso de compra, ingresando ofertas y órdenes de compra,
para recibir e inspeccionar las compras y después pagar las facturas y reconciliar
sus cheques con los estados de cuentas.
4
Controles Maestros de Compras
El Explorador de Controles Maestros le permite el acceso a los parametros del
Control de Compras. Los parametros del control de permite determinar y
cambiar tales cosas como los predeterminados en las formas (ej. Número de
cuentas predeterminadas) y las opciones del sistema tales como usted desea
usar la auto numeración para los códigos de orden de compra.
A lo largo de todo él capitula, Los controles maestros son descritos dentro del
contexto de las formas, reportes y operaciones que estos afectan. Para
información adicional en un control maestro en particular, consulte la ayuda en
línea del Intuitive ERP
Ingreso de Datos Estáticos
Existen dos tipos de datos estáticos del ciclo de Compras. El primer tipo es la
información del proveedor. Necesita establecer un código de proveedor por cada
proveedor a quien piense comprar en una base regular. Además, necesita
establecer un código de proveedor misceláneo en el Explorador de Controles
Maestros – carpeta de Compras – Valores Predeterminados. Este es el código
que usarás para proveedores a los cuales solo les compra ocasionalmente. El
segundo tipo de datos estáticos que necesita establecer es la Matriz de Ofertas
del Proveedor. Estas son las Matrices de Precios de Ofertas del Proveedor de
los artículos comprados. Cada categoría de datos estáticos es descrita a
continuación de una manera más completa.
Código de Proveedor
La Ficha del Proveedor, la cual es una forma multi etiquetada, le permite ingresar
nuevos proveedores dentro de la base de datos, además de datos significativos
del proveedor.
Para agilizar el proceso inicial del ingreso de códigos de proveedores, puede
utilizar el Asistente de Importación del Intuitive ERP, para ingresar lotes de datos
de información del proveedor, si es que ya se encuentra en formato electrónico.
Una vez que tenga todos los proveedores dentro de su base de datos, puede
auditar los registros ingresados para revisar su exactitud, utilizando el reporte
“Listado de Proveedores”. Si alguna vez desea un envío masivo por correo a sus
proveedores, puede utilizar el reporte “Etiquetas de Correos – Proveedores” para
crear las etiquetas.
Puede borrar proveedores utilizando la operación “Borrar Proveedoras”. De
cualquier manera, para proteger su base de datos, el Intuitive ERP no le permitirá
borrar un proveedor que se encuentre activo o tenga actividad, ya sea una orden
de compra abierta asociada con ese proveedor.
5
Matriz de Ofertas
La forma “Mantenimiento a matriz de ofertas” le permite ingresar y dar
mantenimiento a las ofertas de los proveedores de artículos comprados. Puede
ingresar diferentes ofertas de un proveedor por el mismo articulo, siempre y
cuando la vigencia de ellas no se quebrante.
EL reporte “Matriz de Ofertas” le permite imprimir y comparar las ofertas de su
sistema
Mantenimiento de Ordenes de Compra
La forma “Convertir OC planeada en OC” le permite seleccionar las órdenes de
compra MRP planeadas y convertirlas a órdenes de compra en firme en una sola
operación. Una vez convertidas, puede verificar las OC convertidas utilizando el
reporte “Ordenes de Compra Planeadas Convertidas” e imprimir las órdenes de
compra usando el reporte “Reimprimir Ordenes de Compra”.
La Ficha de Ordenes de Compra le permite crear órdenes de compra (y dar
mantenimiento a las existentes.) La Ficha de Ordenes de Compra archiva la
información del encabezado de la orden de compra en la forma principal y tiene
subformas separadas para artículos comprados de inventario, servicios de
maquila y artículos de gastos (no inventariados) De cualquier manera en el
proceso de pedido, usted puede usar la subpantalla Recapitular para revisar las
partidas de artículos introducidas.
El Intuitive ERP proporciona varios reportes para ver la diferente información
acerca de las órdenes de compra. Para repasar la partida de artículos de la
orden de compra e información de revisión, utilice el reporte “Detalles de
Ordenes de Compra” y el reporte “Revisiones de Ordenes de Compra”. Para
revisar sus compromisos financieros y ver un reporte de antigüedad de las
sumas de dinero que ha invertido en órdenes de compra abiertas, utilice el
reporte “Compromisos de Ordenes de Compra”. Para evaluar los precios, calidad
y entrega del proveedor utilice el reporte “Análisis del Proveedor”.
Si es necesario, puede borrar un orden de compra utilizando la operación “Borrar
Orden de Compra”, siempre y cuando no se haya recibido ningún material de
ella. Para remover información de órdenes de compra que no se requieren más,
puede utilizar la operación “Purgar Ordenes de Compra”, cuando se encuentre
preparado para purgar órdenes de compra cerradas.
Recibos e Inspección de Compras
The Inspection Required
flag is not used for
expense and work order
outplant line items.
La forma “Recibos de Ordenes de Compra” le permite archivar los recibos de
artículos comprados para cualquiera de los tres diferentes tipos de partidas de
artículos (partidas de artículos de inventario, gastos y órdenes de trabajo) Esto
crea un registro de recepción que puede después igualar con la partida de
artículos de la factura cuando reciba la factura del proveedor.
El reporte “Listar Recibos de Ordenes de Compra” le permite auditar la actividad
conducida por medio de la forma “Recibos de Ordenes de Compra”. Puede
6
también utilizar este reporte como un diario de compras de fin de mes, para fines
de auditoria.
Para compras de inventario, si la bandera Inspección Requerida de la orden de
compra es seleccionada, los artículos deben ser inspeccionados y los resultados
de la inspección registrados en la forma “Inspección Ordenes de Compra” antes
de que los artículos puedan ser vistos como disponibles por el MRP. Si la
bandera Inspección Requerida no es seleccionada, los artículos serán recibidos
en el inventario e inmediatamente se incrementa el balance de artículos en
mano.
Para inspecciones, el reporte “Inspección de Materiales Comprados” le
proporciona una lista de materiales que necesitan ser inspeccionados y el reporte
“Resultados de Inspección Ordenes de Compra” le proporciona los resultados de
la inspección.
Para eliminar la información de recepción que ya no se requiera, puede utilizar la
operación “Purgar Recepciones”, cuando se encuentre preparado para realizar
esta operación.
Pagos
Al mismo tiempo que recibe los embarques, recibirá también la factura del
proveedor. Necesita ingresar los datos de la factura, generar pagos para el
proveedor y eventualmente reconciliar su estado bancario con respecto a los
pagos.
El reporte “Actividad CxP (Cuentas por Pagar)” despliega la actividad de facturas
y pagos de proveedores. Estos datos incluyen una mezcla de datos de
facturación, cheques, descuentos y datos del balance que se debe. Puede usarlo
para ver si una factura especifica ha sido pagada, ingresando el código de la
factura deseada dentro de la forma selectora.
Para ver archivos de cuentas por cobrar abiertas en un formato bucketed, puede
usar el reporte “Antigüedad de Saldos CxP”. Este reporte muestra las facturas
que están corrientemente debidas y debidas en el pasado. *
Para las variaciones del precio de compra, revise el reporte “Variación del Precio
de Compra”. Este reporte lista las Transacciones de Contabilidad General que
son creadas cuando el precio de la orden de compra de un articulo y el precio de
la factura difiere.
Cuando reciba una nota de crédito del proveedor, quizás porque pagó de más
algo o existe un regreso de material por el cual usted ya pagó, entonces necesita
ingresar una nota de débito para invertir sus cuentas por la cantidad de crédito
del proveedor.
Finalmente, al final del año, necesita enviar reportes federales a sus proveedores
para propósitos de reportear los impuestos de venta.
7
La información que sigue describe las formas, operaciones y reportes que
apoyan estas tareas.
Ingreso de Datos de Facturas
La forma “Registro de Factura CxP” le permite ingresar los datos de e igualarlas
a los recibos, la operación “Seleccionar Pagos” le permite usar un proceso por
lotes para seleccionar las facturas a pagar. Las facturas seleccionadas
aprovecharán los descuentos permitidos o de otra manera se pagarán de
manera completa.
Los reportes “Facturas no Correspondientes” y “Recepciones no
Correspondientes” le permiten listar las recepciones y facturas que no han sido
correspondientes. El Intuitive le recomienda que revise estos reportes al final del
mes para que llamen su atención todas las recepciones y facturas del sistema
que todavía necesiten ser correspondientes.
Puede mirar los detalles de las partidas de artículos de las facturas utilizando el
reporte “Detalle de Facturas CxP”. Este reporte muestra información de la partida
de artículos (incluyendo cualquiera relacionada con notas de crédito), y lista las
cuentas cargadas y abonadas por la transacción.
Para compromisos regulares para los cuales no se ha facturado, (por ejemplo
por el arriendo de su edificio y sus utilidades), puede usar la forma “Registros de
CxP Recurrentes” para establecer los datos del pago y la operación “Convertir
CxP Recurrente” para convertirlas a facturas de misceláneas cuando se necesite
que estos pagos sean realizados. El reporte “Listado de CxP recurrente” le
permite ver los pagos recurrentes que usted ha realizado.
Generación de Pagos para Proveedores
La operación “Procesar Cheques” le permite preparar los cheques registrados
para la impresión de los cheques. Esta operación crea registros de cheques de
los pagos listados en el reporte “Auditoria de Corrida de Cheques”. Un cheque es
preparado para cada proveedor al que se le debe algún pago (puede ser solo
para una o varias facturas).
Los cheques serán impresos por cada pago la próxima vez que corra el reporte
“Imprimir Cheques”. Para prevenir errores de duplicación de cheques, puede sólo
correr el reporte “Imprimir Cheques” una vez para cualquier cheque en particular,
pero si es necesario, puede volver a imprimir cheques utilizando el reporte
“Reimprimir Cheques”.
Para las veces que quiera pagar solo un parte de una factura o si quiere
seleccionar el pago de una sola factura, puede usar la forma “Pagos Parciales”.
Puede usar la forma “CxP con Cheque Manuscrito” para registrar cheques
manuscritos y giros bancarios.
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Si necesita anular una factura, puede realizarlo utilizando la operación “Borrar
Factura CxP”, con tal de que un cheque no se haya escrito por ella y no tengan
recibos correspondientes.
Si necesita invalidar un cheque, la operación “Invalidar Cheques” le permite
invalidar cualquier cheque que ya no sea válido. Esta operación puede ser
particularmente útil si usted tiene un problema de impresión y necesita volver a
crear uno o más cheques registrados, o si tiene problemas relacionados con
alguna cuenta, pertenecientes a un cheque o cuenta especifica.
Una vez que las cuentas han sido pagadas y no quiere retener por mas tiempo
los registros de aquellos pagos, puede correr la operación “Purgar Cuenta por
Pagar” cuando esté seguro de eliminar la información no deseada de su sistema.
Ingreso de Notas de Débito
La forma “Nota de Débito Miscelánea” le permite ingresar datos de una nota de
débito recibida del proveedor. Una vez creada, puede imprimir la nota de débito
usando el reporte “Imprimir Nota de débito”. Muchas compañías envían una nota
de débito impresa a sus proveedores para reconocer el recibo de la nota de
débito
Reportes 1099
El Intuitive ERP automáticamente recopila los datos de los reportes 1099 cuando
son creados los pagos a sus proveedores. El reporte “Auditoria 1099” le permite
ver a cuales proveedores necesita enviarles una forma 1099. Este reporte es
proporcionado, así que puede auditar los registros en busca de exactitud, en
caso de que necesite corregir algunos problemas antes de cargar su impresora
con las formas “IRS issued 1099” y utilizando el reporte “Imprimir Forma 1099”
para imprimir los reportes.
Ingreso y Mantenimiento de la Información del Proveedor
Utilice al Ficha del Proveedor para ingresar información de un proveedor nuevo y
actualizar la información de los ya existentes. La Ficha del Proveedor es una de
las principales formas del ciclo de Compras. Los códigos de los proveedores
deben de existir en su sistema antes de que ellos puedan ser utilizados en
alguna forma, reporte u operación. De esta manera, cada proveedor con los
cuales regularmente negocia o a los cuales desea dar mantenimiento a su
información, deben de tener un código individual de proveedor.
Varios de los campos de la Ficha del Proveedor son los predeterminados a usar
cuando crea una orden de compra, factura o nota de crédito. Al ingresar la
información dentro de estos campos, eliminará la necesidad de ingresar la
misma información cada vez que realice una orden de compra, reciba materiales,
haga una factura y realice tareas similares. Todos estos valores son
predeterminados, pero puede modificarlos en bases orden por orden.
Si se encuentra implementando actualmente el Intuitive ERP, tenga en mente
que puede utilizar el Asistente de Importación para hacer las tareas del ingreso
de la información del proveedor tan eficientemente como sea posible. El
9
Asistente de Importación le permite cargar la información del proveedor dentro
de su sistema, proveniente de otra base de datos, la cual ya se encuentre en un
sistema de cómputo, sin tener que volverlos a capturar.
Independientemente del método que utilice para el ingreso de los datos iniciales
de los proveedores en su base de datos, utilice la Ficha del Proveedor para verla
y poderla dar mantenimiento.
Nota: Cuando implemente el Intuitive ERP, establecerá un código de Proveedor
Misceláneo como uno de los valores predeterminados en la carpeta de Compras
del Explorador de Controles Maestros. Puede utilizar este código de proveedor
para los proveedores a los cuales no pretende comprarles de manera regular.
Ceja encabezado e información principal del proveedor
La Ficha del Proveedor es una forma multi etiqueta. Esta forma ha sido diseñada
de tal forma de que usted ingrese los datos referenciales más frecuentes en las
etiquetas de Encabezado y Datos Principales del Proveedores. Las otra etiquetas
son para el mantenimiento de las direcciones de los proveedores.
You can change the
defaults for the
Vendor Card in the
Purchasing folder of
the Master Controls
Explorer.
Ceja Direcciones OC (Ordenes de Compra)
Utilice la etiqueta Direcciones OC de la Ficha del Proveedor para ingresar las
direcciones de las órdenes de compra del proveedor.
10
The Vendor Card’s PO
Addresses tab.
You may enter multiple
remit to addresses.
Ceja Direcciones Remitir a
Utilice la etiqueta Direcciones Remitir a, de la Ficha del Proveedor, para ingresar
las direcciones del remitente. Las direcciones de remitente son las localidades a
las cuales los pagos son enviados. Si usted ingresa una dirección en la etiqueta
Direcciones OC de la Ficha del Proveedor, automáticamente crea una entrada en
la etiqueta Direcciones Remitir a idéntica.
Para agregar una nueva dirección remitir a, presione el botón “Nuevo”, el cual se
encuentra en la parte superior de la etiqueta, ingrese la nueva dirección y
presione el botón “Guardar”. Para cambiar una dirección remitir a, presione la
ceja de la derecha del campo Selección de Registros, seleccione la dirección a
editar de la lista y cuando haya terminado presione el botón “Guardar”.
Nota: Las órdenes de compra abiertas no se actualizan cuando usted realiza
cambios en las direcciones a remitir. Debe de crear esos cambios utilizando la
Ficha de Orden de Compra.
The Vendor Card’s
Remit To Addresses tab.
11
Ceja Etiquetas de Dirección Corporativa y dirección base
Las etiquetas Dirección Corporativa y Dirección Base, le permiten almacenar
alguna información adicional de direcciones no esenciales, a las cuales desea
darles mantenimiento de ese proveedor. La información almacenada en estas
etiquetas no es utilizada en el sistema
The Vendor Card’s
Corporate Address tab.
The Home Address tab
has the same fields as
this tab.
Ingreso y Mantenimiento de Ofertas de Proveedores
La forma “Mantenimiento a Matriz de Ofertas” le proporciona una herramienta
para el ingreso y mantenimiento de las ofertas de los proveedores de artículos
comprados. Si ingresa una matriz de ofertas de un artículo, el sistema utilizará la
información de precios de esta fuente en la “Ficha de Orden de Compra”, “Ficha
de Cotización” y la forma “Convertir OT Planeada en OT en Firme”. Si no existe
información de ofertas en el sistema para el artículo, la información de precios es
tomada de la etiqueta “Listar Proveedores Autorizados” de la Ficha del Artículo.
12
Puede ingresar diferentes ofertas de un proveedor para un mismo artículo,
siempre y cuando la vigencia de efectividad de ellas no se quebrante.. Por
ejemplo, puede ingresar una oferta para un artículo que es efectiva del 1/1/2000
al 12/21/2000 o más allá.
En la parte inferior de la forma “Mantenimiento a Matriz de Ofertas”, hay dos
secciones, la sección principal es para ingresar la oferta utilizando la unidad de
medida de compra del artículo. La sección secundaria es para ver la información
de la oferta convertida en la unidad en la cual es almacenada del artículo.
Nota: El Intuitive ERP le permite establecer unidades de medida diferentes para
artículos de compras, almacén y ventas. Para más información acerca de las
unidades de medida vea la sección llamada “Comprensión de Unidades de
Medida” del capítulo correspondiente al ciclo de Inventario de este manual.
Click on the New
Date Range button
to add a bid with
different effectivity
dates for the same
vendor and item.
Select All Dates
option to add a bid
that is good until
cancelled.
The Stocking Unit of
Measure tab shows the
quantities in the unit of
measure used in the
Planning and
Manufacturing cycles.
Convertir Ordenes de Compra Planeadas en Ordenes de
Compra en Firme
La forma “Convertir OC Planeadas en OC en Firme” le permite convertir una de
las órdenes planeadas MRP en una orden de compra liberada. Empiece
escogiendo el criterio de selección de las órdenes de compra de la etiqueta
Criterios de esta forma, por ejemplo, puede seleccionar sólo las órdenes
13
planeadas de un comprador en particular. Después, cuando este preparado para
ver los resultados, presione Mostrar Registros.
En la etiqueta Resultados que el sistema despliega, verá las órdenes de compra
planeadas MRP que se encuentran dentro del criterio que especificó. Si no está
satisfecho con los resultados, presione la etiqueta Criterios y repita el proceso de
selección de OC utilizando diferentes criterios.
Cuando ha seleccionado la lista de OC planeadas con la cual desea trabajar
para la conversión a OC en firme, puede seleccionar órdenes específicas
presionando individualmente los check boxes de Convertir o puede seleccionar
todos de una sola vez con solo oprimir el botón Seleccionar Todos.
Note que en la etiqueta Resultados, al presionar el cursor en cada línea, la
información de la parte superior de la etiqueta muestra información adicional
acerca de la orden planeada. También note que puede cambiar el proveedor a
quien se colocó la orden y/o artículo a ser ordenado antes de convertir la orden
planeada.
Cuando presiona el botón Convertir, el sistema despliega un mensaje que indica
el número de OC que va a crear y un mensaje preguntando si desea continuar.
Si presiona “Si”, crea la OC y despliega un mensaje después para confirmar que
se ha realizado el proceso de conversión.
Selecting the upper
check box will convert
the Planned PO to a
Released PO.
Selecting the lower
check box will convert
the Planned PO to a
Firm Planned PO.
No POs are converted
unless you select them
and click Convert.
14
15
Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra
La Ficha de Ordenes de Compra le permite ingresar OC para materiales
comprados.
Ingrese la información de encabezado en la parte principal de la Ficha de
Ordenes de Compra y utilice los botones, los cuales son descritos a
continuación, para tener acceso a subformas para ingresar y ver datos de los
artículos de partida.






El botón “Artículo” es para artículos comprados regulares de
inventario.
El botón “Gasto” es para artículos comprados de gastos, como
carretillas, equipos de entrenamiento, etc.
El botón “OT” es para trabajos comprados de maquila o para
artículos regulares de inventario a ser enviados directamente para
una orden de trabajo de un pago y / o inspección.
El botón “Recapitular” le permite ver un resumen de todas las
partidas de artículos de una OC.
El botón “Encabezado” (en las subformas) es para regresar a la
parte principal de la Ficha de Ordenes de Compra.
El botón “Modificación“ (el cual aparece en todas las formas del
Intuitive ERP), es para agregar cambios de modificaciones del
programa a la forma.
Ingreso de Información del Encabezado de OC
La información de encabezado de OC se encuentra en la forma principal de la
Ficha de Orden de Compra. En esta forma, necesita proporcionar información
del proveedor, del comprador, la fecha en que los materiales son requeridos y la
información de embarque.
16
Note que justo debajo del campo Código del Proveedor, existen tres botones
para direcciones. Los botones “Dirección de OC” y “Remitir A” le permiten
ingresar direcciones diferentes para el envío de la orden de compra y el pago al
proveedor. El botón “Envío” le permite sustituir la dirección de envío
predeterminada de la compra. Esta es la dirección a la cual la compra será
enviada. Los predeterminados se establecen en el Explorador de Controles
Maestros – carpeta de Compras – Listados de Entrada – Dirección para
recepción compras
Condiciones especiales pueden ser aplicadas a la orden de compra
seleccionando diferentes opciones disponibles en la pagina de encabezado. Por
ejemplo: para indicar que esta orden debe ser tratada dentro del sistema una
requisición de Orden de Venta, seleccione la opción Aprobación Requerida. O
para designar esta orden como una Orden de Venta en blanco, seleccione
Blanket de la lista de Tipo.
Una vez que ha ingresado la información de encabezado, presione cualquiera de
los botones Artículo, Gasto, OT, para agregar partidas de artículos a la orden de
compra.
Ingreso de Partidas de Artículos de la OC de Artículos de
Inventario
Utilice la subforma “Artículo” de la Ficha de Ordenes de Compra para ingresar
partidas de artículos de artículos que son comprados, recibidos en el inventario y
cargados a la cuenta de Inventario. Los artículos de inventario son artículos
físicamente tangibles a diferencia de las partidas de gastos, las cuales por lo
general son servicios.
Para ingresar en la subforma “Artículo”, presione el botón “Artículo” en la forma
principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una
partida ha sido ingresada, presione el botón “Guardar” para agregar esta partida
a la Orden de Compra. Una vez que ha creado todas las partidas de artículos de
inventario de una orden, presione el botón “Encabezado” para regresar a la
forma principal de la Ficha de Ordenes de Compra.
Tip: Usted puede usar el Ciclo de Mensajero de Alerta para enviar un correo
electrónico o un mensaje en pantalla a los “recipientes” o receptores que usted
especifique siempre que una orden de compra sea ingresada que sea para un
proveedor o articulo en particular.
The Purchase Order
Card’s Line subform.
17
Ingreso de Partidas de Artículos – Gastos
Utilice la subforma “Gastos” de la Ficha de Ordenes de Compra para ingresar
partidas de artículos de materiales comprados que no son artículos normales de
inventario. Estos son generalmente servicios o artículos que son comprados una
vez, y no tienen códigos de artículo. Por ejemplo, si compra una carretilla
elevadora para su negocio, deberá de utilizar una partida de artículos – gastos,
para ingresar su descripción.
Para llegar a la subforma “Gastos”, presione el botón “Gastos” en la forma
principal de la Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una
partida de gastos ha sido ingresada, presione “Guardar” para agregar esta
partida de la OC. Una vez que ha creado todas las partidas de gastos de una
orden, presione “Encabezado” para regresar a la forma principal de la Ficha de
Ordenes de Compra.
18
Ingreso de Partidas de Artículos – Ordenes de Trabajo
(OT)
La subforma OT (Orden de Trabajo) de la Ficha de Ordenes de Compra tiene
dos propósitos. Uno es los trabajos comprados de maquila. Por ejemplo, si tiene
que enviar material a un contratista para ser pintado, ingresaría el costo de
pintado como una partida de artículo – orden de trabajo. El segundo es para
apartar la compra de materiales a una específica orden de trabajo.
The Purchase Order
Card’s WO subform for
outplant work.
To access this subform,
select Outplant in the PO
Type field.
La subforma OT requiere una orden de trabajo actual en el sistema que indique
que la orden necesita ser realizada por medio de una operación de maquila. Si
hay varias órdenes de trabajo, entonces varias partidas de órdenes de compra
deben ser creadas. Si utiliza la opción “Control de Piso de Producción”, entonces
debe también proporcionar un código de secuencia de ruta para indicar en cual
paso de la ruta del proceso, el trabajo de maquila necesita ser cargado.
Para llegar a la subforma OT, presione el botón “OT” en la forma principal de la
Ficha de Ordenes de Compra. Cuando toda la información de una partida de
artículos - OT ha sido ingresada, presione “Guardar” para agregar esta partida a
la OC. Una vez que ha creado todas las partidas de artículos - OT de una orden,
presione “Encabezado” para regresar a la forma principal de la Ficha de Ordenes
de Compra.
Nota: Cuando las operaciones de maquila son entregadas, usted recibe la orden
por medio de la forma “Recibos de órdenes de compra” al igual que cualquier
otro material comprado. También si utiliza la opción “Control de Piso de
Producción”, necesita registrar el movimiento de esta secuencia de operación en
la forma “Movimiento de Piso”. En el momento que la orden de compra es
recibida, sus cargos serán automáticamente costeados a la orden de trabajo
asociada.
19
Nota: Al igual que una partida de artículos – OT de un trabajo de maquila, las
partidas de artículos – OT para materiales necesitan ser recibidos por medio de
la forma “Recibos de Ordenes de Compra” e inspeccionados por medio de la
forma “Inspección de Ordenes de Compra”, si es que una inspección es
requerida. Al mismo tiempo, los materiales serán automáticamente enviados a la
orden de trabajo y una Transacción de Contabilidad General por la compra será
costeada
Generación de Ordenes de compra por cargas en
centros de trabajo externos
Si usted tiene centros de trabajo externos una orden de compra se generará
cada vez que una orden de trabajo sea cargada al centro de trabajo externo.
Una orden de compra es creada para cada orden de trabajo cargada en un
20
centro interno de trabajo no obstante él numero de ordenes de trabajo que
hayan sido cargados a este centro de trabajo. El proveedor predeterminado,
tiempos de ventaja, y el costo unitario ingresados para el despacho serán los
valores predeterminados usados cuando se creo la orden de compra. La fecha
requerida de la orden de compra es generalmente la misma que la fecha de
inicio de la secuencia operacional seguida en la ruta de operación del centro de
trabajo externo. Los valores predeterminados para la orden de compra pueden
ser vistos o editados de la tarjeta de Orden de Compra. Los cambios pueden ser
realizados para la información del proveedor solo cuando no haya habido un
contra recibo de la orden de compra.
Uso de Requisiciones de Ordenes de Compra
Las Requisiciones de la Ordenes de Compra son una característica que
introduce aun Nuevo nivel de control al proceso de la orden de compra. Usando
la característica de Aprobación en conjunción con la tarjeta de Orden de
Compra, una requisición puede ser generada, distribuida y luego aprobada para
ser liberada como una orden de compra.
El imprimir una requisición hacia una Impresión o Reimpresión de Orden de
Compra genera un punto de alerta. La requisición será impresa como una
orden de compra, aun cuando el estatus de aprobación este abierto y la orden
siga siendo considerada para una requisición y una orden de compra liberada
Cuando el estatus de aprobación este colocado para conceder, el estatus de
orden esta colocado para Liberar y la orden puede ser recibida por los
“Recipientes” de Ordenes de Compra. Las Requisiciones pueden también ser
recibidas por los “Recipientes” de Ordenes de Compra aunque un mensaje de
alerta será puesto indicando el estatus de la orden
Para colocar de forma predeterminada los ordenes de compra a aprobaciones
requeridas. Seleccione la opción en el control maestro de compras, Aprobación
(checada) predeterminada de la orden de compra. Este ajuste puede ser
alterado en la orden de compra como así lo necesite.
Aprobaciones
La característica de Aprobaciones le provee a usted la herramienta para
someter documentos para aprobación y luego rutarlos la transferencia de
aprobaciones requeridas. Las aprobaciones están disponibles para ordenes de
venta, cuotas, ordenes de cambios de ingeniería, y ordenes de compra. Las
Aprobaciones son usadas en conjunto con el Mensajero de Alerta y su servicio
de correo electrónico para proveer una notificación del sistema que alerte a las
personas apropiadas cuando un documento esta designado como aprobación
requerida. Cuando una Aprobador rechaza un documento o lo aprueba con
condiciones o cuando una nueva versión del documento requiere aprobación.
La característica del Aprobación no hace cumplir ninguna limitación o
restricción en documentos no aprobados.
Documentos – Los documentos sujetos a Aprobación son Cotizaciones,
Ordenes de Venta, Ordenes de cambio en Ingeniería, y Ordenes de Compra
Aprobaciones – Son el requerimiento que un individuo en particular
explícitamente indica su aceptación condicionada u incondicional para un
documento o que ellos implícitamente rechazan tal aceptación.
21
Para más información d Aprobaciones, por favor refiérase al capitulo de
Administración del Sistema de este manual.
Ingreso y Mantenimiento de Ordenes de Compra en blanco
Las ordenes de compra en vacías o en blanco pueden ser creadas y
mantenidas por medio de la Tarjeta de Ordenes de Compra. Una Orden en
blanco puede ser creada sin ingresas entregas a diferencia de las ordenes
estándar. Las Fechas de Entrega para las ordenes en blanco pueden ser
ingresadas de forma manual a través de la tarjeta de Ordenes de Compra o
convirtiendo una Orden de Compra Planeada a un “Convertir Orden de compra
Planeada a una forma de Orden de Compra
La orden en blanco puede consistir de múltiples líneas para el mismo artículo o
varios artículos comprados del mismo proveedor. Cada línea puede consistir en
múltiples entregas.
Fechas Efectivas y Cantidad de Orden
Las líneas en blanco de las ordenes son validas dentro del rango de fecha
establecidos por la fecha efectiva y la fecha de expiración si una ha sido
establecida. Solo la fecha efectiva es requerida aun cuando una fecha de
expiración puede ayudar a limitar por completo el tamaño del documento de la
orden de compra.
El Mínimo de Cantidad a Liberar establece la mínima cantidad para la cual una
entrega o línea puede ser liberada y podrá ser usada cuando una cantidad
ordenada de la orden es menor a la mínima. Convirtiendo la orden planeada de
150 piezas dentro de una orden en Blanco cuando lo mínimo para entrega de
la orden es 200 resultará en una nueva orden de entrega para 200 piezas.
La Cantidad Original establece la cantidad máximo permitida en una línea de
la orden en blanco. La cantidad restante es la Cantidad original menos la suma
de las cantidades requeridas para las entregas como vaya siendo actualizadas
cada vez que una entrega sea adicionada. Cuando sea alcanzada la cantidad
22
original para la orden, esta ya no se considera como abierta.
AL Imprimir una orden en Blanco de Imprimir Orden de Compra es la misma
para la Orden de Compra estándar, con la excepción del encabezado de la
Orden de Compra en Blanco que identifica la orden como una Orden en blanco.
23
Creando una Orden de Compra en Blanco
Al seleccionar el tipo de Orden en Blanco al ingresar una Orden de Compra, los
siguientes requerimiento y características son activados las cuales no están
presentes en la ordenes estándar.
1. Solo los artículos de inventario deben ser ingresados en una orden de
compra.
 Las OC en Blanco no deben incluir Orden de Trabajo (WO) o
líneas de Ordenes de compra de tipo de gasto.
2. La suma de las cantidades requeridas no puede exceder de la Cantidad
Original.
 La cantidad Original es el valor ingresado como la cantidad
máxima ordenada sobre la existencia de la orden en blanco
 La fecha efectiva determina el comienzo de la orden
 La fecha de Expiración determina la fecha final de la orden
 La Cantidad Requerida debe ser igual o mayor que la Mínima
cantidad Liberada.
3. El proceso del MRP no considera cantidad original de la orden en blanco
cuando hay ordenes de compra planeadas.
 Solo las cantidades requeridas en una Orden de Compra están
disponibles para el MRP.
4. Los artículos en la Ordenes de Compra en blanco deben tener una Política
de Discreción de Orden.
Convirtiendo OC Planeadas a Ordenes en Blanco
Ordenes de Compra Planeadas pueden convertirse a entregas en una orden en
Blanco existente en una Orden de Compra regular. Cuando la forma Convertir
OC Planeada a la forma de OC despliega los resultados en su criterio de
selección de todas maneras eso será Todo. Un solo artículo, o rango de fecha,
todas las ordenes en blanco abiertas se desplegarán para cada artículo. Las OC
en blanco abiertas tienen una fecha anterior o igual a la fecha requerida efectiva
de la orden planeada y una fecha de expiración que es nulo o mayor que el igual
a la fecha requerida de la orden planeada. También la cantidad actual restante
en la OC debe ser mayor que o igual a la cantidad planeada.
24
Cada vez que usted una orden planeada a una orden en blanco, una nueva
entrega par la fecha requerida es adicionada a la línea de la orden en blanco
seleccionada. La cantidad requerida en la entrega de la OC en blanco igualara
la cantidad de la orden planeada o la cantidad mínima liberada para la orden en
blanco, cualquiera que sea la mayor. El campo actual de la cantidad en blanco
es actualizado para relejar la cantidad que ha sido añadida.
Recibiendo Contra Orden de Compra en Blanco
El recibir artículos en una orden de compra en blanco es lo mismo como en
ordenes estándar. La entrega es marcada por completo cuando la cantidad
restante da a cero, ya sea por recibir completa la cantidad requerida o por
parametrizar la línea para completar sin haber recibido la cantidad requerida por
completo. La orden en Blanco y la línea, como sea, con el restante abierto tanto
como se vaya completando. Para revisar el estatus de la orden, abra el Reporte
de Detalles de OC y seleccione una orden especifica o una orden en blanco.
25
Usando el Mensajero de Alerta con OC en Blanco
Si usted esta usando la característica del Mensajero de Alerta una plantilla ha
sido agregada para que cada vez una orden en blanco se entregue, la plantilla
es creada. Ya sea convirtiendo o ingresando manualmente los datos, un
mensaje puede ser emitido a recipientes asignados informándoles de una
nueva entrega de orden en blanco, cuando una orden en blanco esta por
vencerse o cuando la cantidad restante de la orden en blanco ha alcanzado un
nivel de definición de usuario y necesita ser actualizada.
Recibo de Materiales Comprados
La forma “Recibos Ordenes de Compra” le permite recibir los artículos
comprados para alguno de los tres tipos de partidas de artículos (partidas
inventario, gastos u órdenes de trabajo).
26
Para compras de Inventario, si la bandera Inspección Requerida de la partida de
la orden de compra es seleccionada, los artículos serán recibidos para
inspección y serán evaluados como inventario, pero no serán vistos como
disponibles por el MRP. Si la bandera Inspección Requerida de la partida de la
orden de compra no es seleccionada, los artículos serán recibidos dentro del
inventario, inmediatamente incrementando el balance de artículos en mano
Tip. Usted puede usar el Ciclo de Mensajero de Alerta para enviar un correo
electrónico o mensaje en pantalla a los recipientes que especifique, siempre que
sea recibida una orden de compra requiera una inspección venidera.
Ingreso de Recibos
La vista predeterminada de la forma “Recibos Ordenes de Compra” muestra la
etiqueta Detalle de Entrega con la partida de artículos de la orden de compra que
todavía tienen cantidades que faltan por ser recibidas.
The Purchase Order
Receipt form’s header
and Delivery Detail tab.
To receive individual
lines as complete, click
in the Comp. Flag
check box.
To see the lines that have already
been received, click in the Show Zero
Balances check box.
To receive all the lines as
complete, click in the Receive All
Complete check box..
Recibos de la Orden de Compra
El recibir una cantidad contra la orden de compra de la sucursal actualiza
ambas, la cantidad recibida de la orden de compra y la secuencia de operación,
o centro de trabajo, cantidad completa. Cuando la Orden de Compra esta puesta
para completarse ya sea manualmente o completando la cantidad, la secuencia
de ruta esta colocada para ser
Si un artículo debe ser inspeccionado, las cantidades no son actualizadas
hasta que el recibo es aceptado después de la inspección. Para detalles en la
Inspección de la Orden de Compra y el Tablero de Revisión de Materiales, por
favor refiérase al capitulo de Calidad en este manual.
27
Observando Parámetros de línea
La etiqueta de información de Recibo de la forma de los Recibos a OC le
permite ver los parámetros para los campos requeridos para cualquiera de las
líneas
The Purchase Order
Receipt form’s Receipt
Info tab.
28
Cuentas por pagar
Ingreso de facturas de Proveedores
La forma de Entrada de las CxP le permite a usted ingresar información en las
facturas de los proveedores para que usted las pueda juntar con la orden de
compra en su sistema. El proceso de conjunción es una ruta significativa para
compara lo que ordeno a lo que recibió y lo que esta facturando. Si existen
discrepancias en estos monto el sistema lo alertara de la diferencia, pero le
permitirá continuar con el ingreso de la factura
La forma de la Ingreso de Factura del las CxP también le permite el ingreso de
dados en facturas misceláneas. Estas son facturas que no tienen ordenes de
compra asociadas.
Ceja de Datos del Encabezado de la Factura
La etiqueta de datos del encabezado de la factura de la forma de Ingreso de
factura de CxP le permite a usted ingresar información general concerniente a
la factura.
Ceja de Partidas de la factura
Las líneas de la Etiqueta de la factura, de la forma de Ingreso de la factura de
CxP le permite a usted conjuntar las cantidades recibidas a las cantidades
cargadas en la factura.
La opción de línea Miscelánea es para el ingreso de costos para la cual no
existe línea de orden de compra que haga pareja. Por Ejemplo, si usted
compra algo pero no crea una orden de compra para esto, usted seleccionará
la opción de línea Miscelánea. De forma similar, si usted incrementa uno o más
artículos a una orden pero nunca actualiza la orden de compra, usted
seleccionará la línea Miscelánea para los artículos adicionales que no
aparezcan en la orden de comprar.
Al ingresar líneas, usted debe checar la caja de línea Miscelánea y presione el
botón de “ir a Detalle” en la etiqueta de línea de Factura e ingresar las cuentas
a cargar. Usted puede ingresar tantas cuentas en la línea de artículos
29
miscelánea como así lo necesite. El sistema creara una GLT separada para
cada cuenta que ingrese.
Para líneas de facturas regulares que tenga una línea de orden de compra que
concuerde, ingrese el código de orden de compra en el campo de código de la
orden de compra. Luego presione el botón de “ Cuadrar Orden de Compra” para
que el sistema automáticamente llene esta forma de los recibos asociados que
no han sido cuadrados. Para facturas que tienen una orden de compra asociada
ingrese el código de la factura y presione “Cuadrar Orden de Compra”. Si usted
desconoce el código de la Orden de Compra o si no tiene una Orden de compra
asociada presione el botón de “ir a detalle” (...) y seleccione el embarque para
pago de la lista de recibos.
Seleccionando Facturas para pago usando un proceso en Lotes
La operación Selección de Pagos, le permite usar el proceso de lote para
seleccionar facturas para pago y aplicación de nota de débito. Cuando la
operación esta completa, el sistema despliega un mensaje que indica el
número de facturas seleccionada para su pago.
Las facturas seleccionadas tomarán ventaja de cualquier descuento permitido y
de otra forma seria pagada en su totalidad. Los cheques serán impresos para
cada uno de los pagos la próxima vez que corra el Proceso de Cheques y el
reporte de Cheques Impresos.
La lista de opciones en la mitad inferior de la forma son las opciones
disponibles de selección de lote. Usted puede elegir las facturas seleccionadas
para pago, basadas en la fecha de vencimiento, descuento por fecha, o por
monto máximo de balance. También usted puede escoger el pagar todas las
facturas con un código de Aprobación de pago de pagos inmediatos.
Seleccione la opción por medio de la cual usted desea seleccionar las facturas
para pago.
Usted puede correr el Selector de Pagos múltiples veces con criterios de
selección diferente para generar con precisión el juego de pagos que desea.
30
Por Ejemplo. Para seleccionar todas las facturas por encima de $500 con un
descuento que expira en una fecha en particular, corra Selección de Pago
escogiendo la opción “ Actualización de montos para…” y la opción “ Todas con
descuento a la fecha “ a la fecha que usted quiera en específico. Luego córralo
otra vez escogiendo la opción “ limpiar montos para…” y la opción “ Todos con
balance menos a “ donde usted haya especificado $500 como el monto.
Para ver la lista de cheques impresos, use el Reporte de Correr Auditoria de
Cheques. Si es necesario, puede remover un pago listado en dicho reporte,
abriendo la forma de Pagos en Pagos Parciales e ingresando $0.00 en el
campo de Monto siguiente a pagar y el campo de Siguiente monto de
descuento.
Selección de Facturas a Pagar utilizando el Proceso por Lotes
La operación “Seleccionar pagos” le permite utilizar el proceso por lotes para
seleccionar facturas a pagar y notas de débito a aplicar. Cuando la operación se
completa, el sistema despliega un mensaje que indica el número de facturas
seleccionadas a pagar.
Las facturas seleccionadas tomarán ventaja de algún descuento permitido y
serán pagadas completas. Los cheques serán impresos, por cada pago, la
próxima vez que se corra la operación “Procesar Cheques” y el reporte “Imprimir
Cheques”.
La lista de opciones en la mitad inferior de la forma son las opciones disponibles
a elegir para el proceso por lotes. Podría escoger para seleccionar facturas
basándose en pagos vencidos, fecha de descuento o por el monto máximo de
balance. Podría escoger “Todos los pagos con un código de permiso de pagar
inmediatamente”. Seleccione la opción por la cual desea utilizar como criterio
para seleccionar las facturas a pagar.
Puede correr la operación “Seleccionar pagos”, varias veces con diferentes
criterios de selección para generar precisamente el juego de pagos que desea.
Por ejemplo, para seleccionar todas las facturas que sobrepasen los $500 con un
descuento que expira en una particular fecha, corra “Seleccionar pagos”
31
escogiendo la opción “Actualizar Cantidades por...” y la opción “Todos los pagos
con descuento fecha” donde usted especifica la fecha que quiere, después
córrala de nuevo escogiendo la opción “Borrar cantidades de...” y la opción
“Todos los pagos con un saldo menor a..” Donde usted especifica $500 como la
cantidad.
Para ver las lista de cheques a ser impresos, utilice el reporte “ Auditoria de
corrida de cheques”. Si es necesario, puede remover un pago listado en el
reporte “Auditoria de corrida de cheques”, abriendo el pago en la forma “Pagos
Parciales” e ingresando $0.00 en los campos Monto de Próximo Pago y Monto
de Próximo Descuento.
Seleccionar una factura individual a pagar
La forma “Pagos Parciales” le permite pagar menos que la cantidad completa del
saldo de la factura. Esta forma también le permite agregar o quitar pagos de las
facturas listadas a pagar (como las listadas en el reporte “Auditoria de corrida de
cheques”)
Estableciendo Registros de CxP Recurrentes
You do not have to use
recurring A/P entries;
they are a tool provided
for your convenience.
La forma “Registros de CxP Recurrentes” le permite modernizar el proceso de
crear registros de cuentas por pagar comunes o recurrentes de los artículos o
servicios para los cuales no se realiza órdenes de compra o se recibe facturas.
Considere establecer registros de CxP recurrentes para gastos como los pagos
de las utilidades, seguros, alquiler o renta del edificio.
Como un resguardo financiero, los registros de cuentas por pagar recurrentes no
crean facturas automáticamente. Ellos no afectan en tu contabilidad hasta que no
se conviertan en facturas.
Utilizando la operación “Convertir CxP Recurrente” usted puede ver la lista de
todas los registros de cuentas por pagar recurrentes que a establecido y escoja
aquellas que desea convertir a facturas.
32
Convertir Registros de CxP Recurrentes a Facturas
La operación “Convertir CxP recurrente” despliega todos los registros de cuentas
por pagar recurrentes que han sido establecidas en su sistema y la fecha en las
cuales cada uno fue la última vez convertido a una factura. Le permite
seleccionar alguno de los registros y convertirlos en facturas.
To set up recurring
accounts payable
entries, use the
Recurring A/P Entries
form.
Procesar Cheques Regulares a Pagar
La operación “Procesar Cheques” le permite preparar los registros del cheque e
imprimir los cheques. Esta operación crea registros de cheques para los pagos
listados en el reporte “Auditoria de corrida de cheques”.
33
Esta operación escribe una Transacción de Libro Mayor (Contabilidad General)
por cada cheque que es procesado. La Transacción de Libro Mayor (LM) carga
su cuenta de CxP por la cantidad del cheque y abona la cuenta de efectivo
asociada con la cuenta del banco que usted ingrese. Si toma algún descuento en
los pagos que está realizando, esta operación también crea una Transacción de
LM por cada cheque que carga la cuenta de CxP y abona la cuenta de
descuentos de CxP por la cantidad del descuento.
El número de cheques escritos por cada proveedor depende de la cuenta de
CxP, las facturas cargadas y la región especificada en cada factura. Si la cuenta
de CxP y la región es la misma, un sólo cheque podría ser realizado para
diferentes facturas.
De manera inversa, si una factura carga mas de una cuenta de
CxP o si existen múltiples facturas donde todas utilizan la misma
cuenta de CxP pero especifican diferentes regiones, entonces un
cheque por separado será creado por cada combinación.
Procesar Cheques Manuscritos y Transferencias Electrónicas
Bancarias
La forma “CxP con cheque manuscrito” le permite procesar pagos de facturas
que no pueden ser manejados por medio de la operación “Procesar Cheques”.
Generalmente esta forma es utilizada para cheques manuscritos y transferencias
electrónicas bancarias.
All payments must be
based on a
corresponding invoice
that is already in the
database.
Cuando utiliza esta forma para pagar una factura, toma el lugar de Pagos
Parciales, Seleccionar Pagos, Procesar Cheques e imprimir cheques por el pago
realizado. La forma “CxP con cheque manuscrito” afecta sus cuentas de LM
(Contabilidad General) de la misma manera que la operación “Procesar
Cheques”. Crea una Transacción de LM para el pago que carga su cuenta de
CxP por la cantidad del cheque y abona la cuenta de efectivo asociada con la
cuenta del banco que usted ingrese. Si toma algún descuento en los pagos que
está realizando, esta operación también crea una Transacción de LM por el pago
a cargar en la cuenta de CxP y abona la cuenta de descuentos de CxP por la
cantidad del descuento
34
The list of invoices is
limited to the ones
for the customer ID
and currency type
you specify.
If the customer has
other invoices in a
different currency,
you must change to
that currency type to
see them.
Ingreso de Notas de Débito Miscelánea
When a vendor sends
you a credit memo; you
enter it as a debit memo.
La forma “Nota de Débito Miscelánea” le permite ingresar datos de una nota de
crédito recibida del proveedor. Una vez creada, puede imprimir la nota de débito
utilizando el reporte “Imprimir Notas de Débito”. Muchas compañías envían notas
de débito impresas al proveedor para dar conocimiento que se recibió la nota de
crédito.
Dos casos en los cuales una nota de débito podría ser necesitada son para
ingresar un reembolso por partes dañadas que ya han sido pagadas o para
ingresar un reembolso de una factura que ha sido pagada por una cantidad
mayor que la que realmente se debe. Las notas de débito serán aplicadas a
facturas del proveedor cuando los cheques son procesados por medio de la
operación “Procesar Cheques”, o cuando un cheque es manuscrito a través de la
forma “CxP con cheque manuscrito”.
Reevaluación de Moneda Extranjera /Montos de Cuentas por
cobrar
La forma de Reevaluación de CxC le permite revaluar sus cuentas pagables en
montos de moneda extranjera al final de cada periodo fiscal para un reflejo más
cercano de sus actuales obligaciones y para cumplir con estándares de
contabilidad aplicables. Específicamente, FASB52 (a) requiere una hoja de
balance de transacciones de moneda extranjera para ser reevaluada basándose
en el tipo de cambio en la hoja de balance del día y reconozca una ganancia /
perdida no realizada basada en esta reevaluación.
El asiento de diario generado por esta forma es asentado a la cuenta de
utilidad cambiaria no realizada de cxp. O a la perdida cambiaria no realizada de
cuentas por pagar que son especificadas en el Explorador de Controles
Maestros- Moneda-Lista de Entrada. Esto es creado como un asiento auto
reversible y seleccionara el primer día del siguiente mes como la fecha
reversible.
Usted puede seleccionar todos los tipos de monedas activos para reevaluación
o una moneda en especial. Incluso usted puede reevaluar estas monedas para
35
todos sus proveedores o para solo uno en particular. Para desplegar las
monedas, presione el botón de Refrescar. Para ver un reporte detallado en las
transacciones que serán revaluada usted puede ya sea presionar dos veces en
la línea para esta moneda o presionar el botón de Reporte.
La forma de Reevaluación de CxP selecciona automáticamente el tipo de
cambio (reevaluación de tipo de cambio) basado en el valor de la Moneda y la
forma de Mantenimiento de Región para la fecha especificada en el campo de
Registro de la Fecha. Usted puede cambiar el tipo de cambio seleccionando la
fila de tipo de cambio en la lista, ingresando el nuevo tipo en el campo de Tipo
de Cambio y presionando Actualizar. Esto le mostrará el efecto del tipo de
cambio en sus valores de las cuentas pagables. Pero esto de hecho, no hace la
reevaluación. Para hacer la reevaluación presione Aceptar.
Nota: Mantenga presente que su Reporte Aging CxP (a/P) esta basado en el tipo
de cambio de su historial de transacciones de sus facturas contra la
reevaluación de tipo de cambio. Así de este modo para reconciliar el balance en
el Libro Mayor de las cuentas pagables usted debe tener en consideración el
registro de reevaluación de red para el periodo.
Invalidación de Cheques
La operación de Invalidación de cheques le permite invalidar cualquier cheque
que no sea valido ya. Esta operación puede ser útil en particular si tiene algún
problema de impresión y necesita rehacer uno o más cheques o si tiene
36
problemas relacionados con la contabilidad en relación con una cuenta o
cheques especifico.
Cuando usted invalida un cheque que ya ha sido usado, todas las transacciones
en el Libro Mayor y registros de pagos hechos con el cheque serán revertidos.
Cuando invalida un cheque que aun no ha sido usado (en blanco) simplemente
será anotado como cheque invalido en el Registro de Cheques.
Ceja de Encabezado y Facturas
La etiqueta de las facturas muestra el código de identificación del cheque,
códigos de facturas asociadas y los montos en el Libro Mayor que serán
revertidos para esos cheques que han sido invalidados.
Ceja de información del Cheque
La etiqueta de información del cheque despliega los detalles de información para
cada cheque.
Click the arrow
buttons to move
from one check
to the next.
37
Removiendo registros de Compras y de Cuentas por pagar
Borrando Proveedores
La operación de Borrado de Proveedores permite a usted borrarlos. Esta
operación borrara al proveedor de las tablas activas del sistema y enviara el
registro del proveedor a las tablas históricas. Usted no puede borrar a un
proveedor que ha abierto una orden de compra o cuentas de CxP.
. .
Borrando Ordenes de Compra
La operación de Borrado de Ordenes de Compra le permite borrar una OC en
especifico del sistema probando que no se haya recibido material alguno para
esta
Nota: Usted puede usar los siguientes pasos para remover una OC que ya ha
recibido material
1. Use ya sea la Tarjeta de OC o la forma de Recipientes de OC para colocar
el estatus para cada línea para Completar.
2. Use la operación Purgando OC para remover la OC.
Borrando Facturas de Proveedores
La operación de Borrar Facturas de CxP le permite a usted borrar facturas de
cuentas por pagar del sistema, probando que el cheque no ha sido escrito y no
ha habido recibos que cuadrar.
Purgando Recibos
Receivers are the
records that get written
from the Purchase Order
Receipts form.
La operación de Purga de Recibos remueve los registros para los recibos que
estan vencidos o antes de la fecha que usted espeficique, dado que en la línea
de la OC el recibidor cuenta con un estatus de completo y el recibidor ha sido
cuadrado a una factura
Como una precaución de seguridad, la operación de Purga de Recibos
puntualiza para un OK antes de llevar a cabo la purga. Después que esta
38
operación esta completada, se despliega un mensaje que muestra el numero de
recibos purgados .
Una vez que hapurgado los recibos , ya no estarán disponibles en ningun lugar
del Intuitive ERP . No corra la Purga de Recibos hasta que ya no necesite
ningun reporte de esa información.
Purgando Registros de CxP
La operación de Purga de Cuentas por Pagar remueve registros de cuentas por
pagar que has sido completamente pagadas antes o en la fecha que usted
especifico.
Como una medida de seguridad , la operación de Purga de Cuents por Pagar le
puntualiza un OK antes de que lleve a cabo la purga Después que la operación
ha sido completada se desplegará un mensaje que muestra el número de
registros de cuentas que han sido purgadas .
Si la bandera de Historia de las CxP en el Explorador de Controles Maestros,
Compras – Bandera de Parametros Predeterminadoses seleccionada los
registros de las cuentas por pagar purgadas son escritas en una tabla de
hostoria antes de ser removidas.
Una vez que ha purgado los registros de CxP , ya no estaran nunca más
disponibles . No corra la Purga de CxP hasta que este seguro que ya no quiere
reporte alguno de esta información.
Entendiendo Terminos de Pago de CxP
Usted debe establecer los terminus de pagos que ha acordado con sus
proveedores en los Controles Maestros del Explorador, Compras, Ingreso de
Listas, Terminos de CxP. El ERP de Intuitive le permite calcular un descuento
por pronto pago y el especificar cuando se debe una factura
Una vez que lo establece, usted puede especificar los terminos de pago de las
CxP predeterminadas para cada proveedor en la Etiqueta de Datos Principales
del Proveedor para la Tarjeta del Proveedor. Como usted vaya ingresando las
ordenes de compra usnado la Tarjeta de Ordenes de Compra , usted puede
invalidad los terminos predeterminados de pago en una orden –por-base orden
La siguiente forma nos muetra algunos ejemplos de terminos de pago de CxP.
39
La siguiente tabla explica los terminos de pago para entradas seleccionadas en
la lista superior
Terminos de
pago
Descripción
2,10,Net 30
Usted cuenta con el 2% de descuento en la factura si
es pagada dentro de los 10 dias de la fecha de
factura,de otro modo deberá ser cubierta antes de
los 30 dias.
COD
Usted debe pagar por completo el monto de la
factura contra entrega de la orden
Net 30
La factura debera ser cubierta a los 30 dias después
de la fecha de factura
1%,10;
Free Month,15
Usted obtiene el 1% de descuento de la factura si
esta es pagada dentro de los 10 dias después de la
fecha de factura, de otro modo, la factura se vencera
mes 5 dias después , Por ejemplo( para una orden
que es facturada el 10 de Junio, usted obtendrá el
10% si la paga antes del 20 de Junio , de otra
manera la factura se vencerá el 15 de Julio.)
30,Free Month,
15
Después de 30 dias, la factura se vencerá después
del dia 15 del siguiente mes. Por Ejemplo. Para una
orden que fue facturada el 10 de Junio,su fecha de
vencimiento será Julio 10 pero se ira hasta el 15 de
Agosto .)
Entendiendo el Costo de compra de Artículos y PPV
Las Variaciones del Precio de Compra (PPVs) son Transacciones del Libro
Mayor que el sitema crea para registrar la diferencia entre un precio anticipado
de compra para un artículo y el precio que es pagada actualmente
Algunas compras serán inferiors an precio anticipado y otras estrán por encima.
En cada uno de estos casos , las mismas cuentas de variación son usadas. La
única diferencia es donde son acreditadas o de debito .
40
Las transacciones del Libro Mayor para las variaciones de precios de las
compras que usan costos estandares pueden tener lugar cuando los material
son recibidos y cuando son facturados. Dichas Transacciones para las
variaciones de los precios de los artículos que usan el promedio o el último
costeo solo toman lugar cuanod los materiales son facturados. La siguientes
información describe como trabaja este proceso.
Costeo Estandar y Recibos de Ordenes de Compra
Cuando usted registra un recibo para un artículo que usas costeo estandar el
sistema carga el la cuenta de Inventario y las cuentas de aclaración de las CxP
para el valor contable de las veces que los artículos son recibos. También
comprara el precio del artículo de la orden de compra con el precio contable y si
es necesario carga o acredita las cuentas de aclaración de la CxP y las cuentas
de variación de recibos de compras para la diferencia entre los dos precios en
los distintos precios que los artículos son recibidos,
Si el precio de la orden de compra es mayor que el valor en contabilidad se
creara una variación desfavorable. Si el de la orden de compra es menor se
creara una variación favorable . Para una variación desfavorable , las
Transacciones del Libro Mayor cargaran las cuentas de Variación de Recibo
de Compra y acreditará las cuentas de aclaración de CxP. Para una variación
favorable , las cuentas que son cargadas y acreditadas son revocables.
Por ejemplo, suponga que compra 50 piezas de un producto y que el valor
contable del producto es de $0.05 y el precio de las orden de compra es de
$0.08. Cuando usted recibe el producto se crearán las siguientes TLM.
1.
2.
$0.05 x 50 = $2.50
$0.03 x 50 = $1.50
CxP Aclaratoria
Inventario
Credito $2.50
Credito $1.50
Debito $2.50
Recibo VPC
Debito $1.50
Nota: Si el precio de la orden de compra ha sido $0.02 en lugar de $0.08,
entonces el credito y debito en la línea 2 sera reversible (ej. La variación será
favorable $1.50 en lugar de desfavorable $1.50).
Costeo estandar y Facturas de CxP
Cuando usted ingresa y cuadra la factura , usted usted hara reversible el recibo
de PVC y scribirá una Nuevo PVC basado en la diferencia entre el valor contable
y el precio de factura. El monto será cargado a PVC de la factura y acreditará
la CxP asumiendo que elmonto de la factura es mayor quel valor contable
Las variaciones del precio de compra se calcula si:
Valor Contable x Acticulos facturados– Precio por articulo facturado x Articulos
facturados
Por ejemplo. Suponga que usted compro un artículo que tiene un valor contable
de $10.00 y un precio en la orden de compra de $7.00. Luego, las TLM seran
hechas al momento que el producto es recibido
CxP Aclaratoria
Inventario
1.
Credito $10.00
Debito $10.00
2.
Debito $3.00
Recibo PVC
Credito $3.00
Ahora, más adelante suponga que el precio para artículo en la factura es de
$6.00 (no los $7.00 de la orden de compra). Las siguientes TLM serán escritas
asi:
41
This reverses the
Receiving PPV.
CxP Aclaratoria
CxP
1.
Debito $10.00
Credito $10.00
2.
Credito $3.00
Facturando VPC
Debito $3.00
3.
This creates the
Invoicing PPV.
Recibo VPC
Debito $4.00
Credito $4.00
En esta instancia , las variación es favorable (Ej. Usted paga menos quel monto
de la orden de compra). Cuando la variación es desfavorable, las cuentas de
cargo y de crédito para las segundas y terceras TLM son reversibles.
Estas transacciones actualizan las cuentas de aclaraciones de CxP y las de de
Inventario Con el costo actual de material del artículo. Y luego actualiza las
cuentas del PVC para las variaciones.
Costeo Promedio
El Costeo Promedio recalcula el valor contable para el artículo, con cada
compra. Cuando es recibida una orden de compra el cargada al inventario por
todo el monto total de la compra y las cuenta de CxP es acreditada para el
recibo. De forma adicional el nuevo costo promedio es calculado y aplicado al
inventario
Por ejemplo, suponga que usted tiene 100 articulos en inventario que tienen un
costo promedio de $0.05 cada uno y usted compra 50 a un precio de $0.08/c/u
Cuando usted recibe el articulo, el sistema creara la siguiente TLM:
$0.80 x 50 = $4.00
CxP Aclaratoria
Inventario
Credito $4.00
Debito $4.00
El sistema calcula el nuevo costo promedio para los articulos de la siguiente
forma.
Costo Promedio Viejo x Prioridad en mano+Precio de Compras Cantidad
recibida/ cantidad total
Que en este caso seria
($0.05 x 100) + ($0.08 x 50) / 150 = $0.06
La valoración de inventario total ahora seria $9.00 (150 artículos x $0.06). Usted
tiene un valor de inventario def $5 (100 artículos x $0.05) prioritario a esta
transacción ,que el inventario cargado para uno existente de $4.
Si usted usa el costo promedio y no tiene balance en mano para un artículo al
momento que recibe la compra , el sistema recalculará el costo promedio
usando el ultimo costo calculado, el cual es descrito en la sección que sigue
llamada “Entendiendo el ültimo costo “
Cuando usted ingresa la información de la factura y la cuadra con el recibo, el
sistema creará una TLM para mover el costo de Aclarando CxP a CxP .
Adicionalmente si ahi hay una diferencia entre el precio de compra en la orden
de compra y el precio usted debera pagar en la factura , el sistema creara un
PVC paa la variación.
Por ejemplo, cuando usted recibe su orden por 50 de los articulos a un costo
de $0.08 cada uno (i.e., no hay diferencia entre el precio de la orden de compra
y el precio de la factura) El sistema creara la siguiente TLM.
$0.80 x 50 = $4.00
CxP Aclaratoria
CxP
Debito $4.00
Credito $4.00
42
Ahora suponga , que el precio por el artículo en la factura es de $0.09 (y no el
de $0.08 de la orden de compra). La TLM adicional sera escrita asi:
$0.01 x 50 = $0.50
Facturando VPC
CxP
Debito $0.50
Credito $0.50
Ultimo Costo
El último costo recalcula el valor contable para el artículo en cada compra.
Cuando una orden es recibida, el inventario es cargado por el monto total de la
compra y al limpiar las CxP es acreditado para el recibo. De forma adicional el
Nuevo costo de compra es aplicado al inventario
Por ejemplo, supongase que usted tiene 100 para un artículo en inventario que
tiene un costo de $0.05 cada uno y ustd compra 50 masa un precio de $0.08
cada uno. Cuando usted recibe el artículo, se creará la siguiente TLM.
$0.80 x 50 = $4.00
Limpiando CxP
Inventario
Credit $4.00
Debit $4.00
También usara el precio de compra para calcular el costo total nuevo para el
inventario de la siguiente forma
Precio de Compra x (Prioridad en manor + Cantidad Recibida)
Que en este caso seria
$0.08 x (100 + 50) = $12
y actualizaria el costo del inventario usando la siguiente TLM:
($0.80 - $0.05) x 100 = $3.00
Inventario
Cuenta de cambio de
valor en Inventario
Debito $3.00
Credito $3.00
Cuando usted ingresa la información de la factura y la cuadra al recibo , el
sistema creará una TLM para mover los costos de la limpia de CxP a CxP. En
forma adicional , si existe una diferencia entre el precio de compra en la orden
de compra y el precio que actualmente tuvo que pagar en la factura el sistema
creara una VPC para la variación.
Por Ejemplo, cuando usted recibe , su orden para 50 de los articulos a un costo
de $0.08 c/u (ej. No hay ninguna diferencia entre el precio de la orden de
compra y el precio de factura ).El sistema creara la siguiente TLM:
$0.80 x 50 = $4.00
CxP Aclaratoria
CxP
Debito $4.00
Credito $4.00
Ahora, suponga que el precio del artículo en la factura es de $0.09 (y no de
$0.08 en la orden de compra).La siguiente TLM adicional será escrita asi:
$0.01 x 50 = $0.50
Facturando VPC
CxP
Debito $0.50
Credito $0.50
Reporte de Costo
El ERP de Intuitive le proporciona dos reportes en información de costeo de
Inventario: El Reporte de Valor de Stock y el Reporte de Variación de Precio de
Compra.
El Reporte de Valor de Stock,que esta en el Ciclo de Inventario , enlista su
valuación actual de stock, incluyendo la cantidad de stock para cada artículo, y
su actual ubicación comtra el reporte.
El Reporte de Variación en el Precio de Compra el cual esta en el ciclo de
Compras , le permite a usted enlistar todos las VPC ya sea para recibos de
variación de compra o variacines en factura.
43
Entendiendo los Costos Indirectos extras de Materiales
Intuitive ERP uses Fixed
and Variable Burden to
track the overhead costs
for manufactured items.
El ERP de Intuitive le permite ver la trayectoria del sobrecosteo en articulos
comprados articulo por articulo . En el Explorador de Controles Maestros ,
usted puede dar de alta en el Folder de los Valores Predeterminados de
Inventario los prarametros a cualquiera o mas de los metodos siguientes para
calcular el material de sobrecosteo:

Un porcentaje del costo de los articulos recibodos . Por ejemplo, 3%
del monto de los articulos para un recibo de orden

Un monto especifico por cada recibo de orden. Por ejmplo, $20 por
orden de recibo.

Un monto espefifico por articulo por orden de recibo Por ejemplo,
$0.10 por artculo por recibo de orden
Luego, en esta etiqueta de Nivel de Costeo de la Tarjeta del Articulo usted
puede cambiar los parametros predeterminados como lo elija
Cada vez que un articulo es recibido (usando los Recibos de Orden de Compra
) que use ya se el promedio o ultimo costeo el monto para el sobrematerial
sera calculado y actualizado . Por Ejemplo, suponga que usted compro 50
piezas de un articulo que tiene un valor contable de $5.00/cada uno.
Si el campo en la Tarjeta del Articulo del Porcentaje de sobrematerial para el
articulo esta dado al 3.00%, el sistema creara la siguiente TLM
$0.03 x (50 x $5) = $7.50
Inventario
Incremento de
sobrematerial
Debito $7.50
Credito $7.50
Si el campo del monto en la Tarjeta del Articulo para el articulo costo Adicional
del Sobrematerial es dado de $20,00 el sistema creara la siguiente TLM.
Inventario
Incremento de
sobremateriall
Debito $20.0
Credito $20.00
SI el Campo del Monto Por Recibo en la Tarjeta del Articulo para el
articulo es dado a $0.10 ,el sistema creara la siguiente TLM:
$0.10 x 50 = $5.00
Inventario
Incremento de
sobrematerial
Debito $5.00
Credito $5.00
Ademas, Si los tres campor son dados como se indica arriba las tres
transaccionens LM serán hechas .
También,sobre el recibo de la OC, si es que hay una diferencia entre el
sobrematerial por unidad del valor contable y el sobrante aplica sobre el recibo,
44
el sistema creara una variación que cargue (o acredite) la Variación de la cuenta
de Sobrematerial y acredite ( o cargue) el Incremento en la Cuenta del Material
para la diferencia.
Entendiendo Transacciones en Moneda Foranea
Al momento que Usted implemente el ERP de Intuitive , usted debe especificar
el tipo de moneda que intentara usar para las compras, ventas, cuentas del
Libro Mayor para ganacias o perdidas y la moneda local del sistema. Tambien
en ese momento , o de forma subsecuente usted puede agregar tantas otras
monedas al sistema como lo escoja . La forma de Múltiplos de moneda en el
Explorador de Controles Maestros Lista de Ingreso, En la forma deTipo de
Moneda usted puede seleccionar el tipo de moneda que desea usar, para dar de
alta sus tipo de cambio y formateándolos para su uso en las diferentes Formas
del ERP de Intuitive . Usted debe de tener en cuenta que los Euros esta también
entre las monedas que puede activar, El ERP de Intuitive es completamente
abilitado para usarse con Euros , lo puede activar como cualquier otra moneda y
el ERP tendra cuidado de hacer todas sus conversiones al dia de la moneda.
Para información o dar de alta las diferentes monedas, vea la sección llamada
“Establecimiento de nuevas monedas” en el capitulo de Administración del
Sistema de este manual
You may activate an
additional currency
whenever you need to
add one.
Una vez que usted ha activado las monedas requeridas, el campo de Tipo de
Moneda en las formas de Compras es usado para especificar el tipo de
moneda que sera usado en las transacciones y el campo de Region le permitirá
especificar su formato en los reportes e implimir documentos . Solo las monedas
que usted active por medio del Explorador de Controles Maestros apareceran
en la lista de Tipo de Monedas y solo las regiones que usted active para esas
monedas apareceran en la Lista de Region
Cuanod usted ingrese la información del proveedor usando las Tarjeta del
Proveedor (o el Intuitive Import Wizard) el tipo de moneda para el resto de las
formas relacionadas con las compras de ese proveedor. En otras palabras, el
tipó de moneda para las ordenes que usted coloque con el proveedor y el tipo
de moneda para el la información del reciboy de la factura que usted ingrese
predeterminará la moneda del proveedor , pero usted puede modificarla como
la vaya necesitando orden por orden
Cuando usted ingrese una orden de compra en una moneda extranjera, los
reportes de compras , estara en la moneda actual de compra , excepto los
reportes obligatorios de Ordenes de Compra, el cual es convertido en su moneda
local .
The default for the
conversion rate is taken
from the Currencies
Multiplier form in the
Master Controls
Explorer.
Cuando una factur de CxP es recibida , usted tiene la opción en la forma de
Ingreso de Facturas de CxP de resetear la conversión del tipo de cambio o usar
el que es valido en la fecha actual en la tabla actual . Luego cuando usted
pague la factura por medio de Cheques en Proceso o por medio de CxP a Mano
el sistema generará un tipo de cambio con ganacia ( o perdida) en las TLM para
la diferencia entre el tipo de cambio en la fecha de la factura y el dia de pago.
Si usted anula un cheque d CxP , el sistema creara una TLM de una ganacia o
perdida propiamente para revertir el pago original. Se creara una nueva TLM si
el cheque es elaborado nuevamente.
Casi todos los reportes, incluyendo el de Detalle de Factura de CxP Impresión
de Cheque, Actividad de CxP, Registro de Cheques, Correr Auditoria de
Cheque, Impresión de Nota de Debito, estan en la moneda facturada (moneda
foránea) Todas las variaciones son reportadas solamente en moneda local
45
Los botones selectores de Cuentas/Domesticas en los reportes de antiguedad de
saldos de cuentas por pagar le permite imprimir ya sea la factura en moneda
foránea o convertirla a moneda local
Al final de cada periodo fiscal , usted puede usar la forma de Revaluación de
CxP para revaluar las facturas pagables al tipo de cambio que usted
especifique para cada moneda. Esta característica le permite de forma mas
exacta reflejar su obligaciones y cumplirlas con los estandares de contabilidad
aplicables. Específicamente , FASB52(a), la cual requiere un balance de la hoja
de transcciones de moneda extranjera para ser realizada en base a la fecha de
la hoja de balance con el tipo de cambio adecuado y bien reconocer las ganacias
o perdidas basados en la revaluación.
To reconcile your A/P
general ledger, be sure
to take into account the
net revaluation posted
for the period.
Usando la forma de Revaluacion de CxP sus cuentas por pagar, no afectan sus
montos de factura de las CXP o sus tipos de cambio establecidos. Solo cambia
estos los valores en sus estados del periodo o financieros en orden para reflejar
de forma mas exacta el monto actual de sus obligaciones en sus estados
financieros. La entrada de Diario que es creada de la forma de Revaluación de
CxP es una entrada autoreversible y seleccionara el principio del siguiente
mes como la fecha reversible.
Entendiendo conversiones de Tipo de Cambio
Existen dos controles maestros para dar establecer sus conversions de tipo de
cambio. El primero es el Metodo Bandera de Cuota Indirecta , Parámetros de
Bandera predeterminados, . Fólder de Tipo de Monedas. El segundo es la forma
de Moneda y la forma de Mantenimiento de Región en el Explorador de
Controles Maestros. Lista de Extrada Fólder de Moneda.
Bandera Método de Cotización Indirecta
Si usted selecciona el Metodo de Bandera de Cuota Indirecta en el Explorador de
Controles Maestros usted dara de alta la Moneda y la Forma de Mantenimiento
de la Región las cuotas indirectas en tipos de cambio. Esto significa que la
forma le mostrará el numero de unidades de moneda extranjera que será
recibida por cada unidad de moneda de su moneda local . Por ejemplo, suponga
que usted tiene una Moneda Extranjera (ME) que es valuada en un cuarto de
su moneda local la es es un dólar. Usando el método de Cuota indirecta la
conversión del tipo de cambio seria presentada de la iguiente forma $1 = 4 ME
The direct currency
quoting is the method
most commonly used in
the U.S.
Si usted no utiliza este metodo entonces la cuota directa de tipo de moneda
seria usado por la forma de Moneda y Mantenimiento de Región la cual mostraria
cuanto de su moneda local puede ser intercambiado por la moneda foránea. Asi,
de ese modo usando el Metodo Indirecto de Cuota y dolares en la moneda local
la conversion del tipo de cambio quedaria asi:1 ME = $0.25.
46
Reportes de la dirección de compras
Los siguientes reportes le proveen de información de la actividad general y
detallada de todos los aspectos del ciclo de Compras. Estos reportes son
descritos a continuación.
Reporte Ad Hoc Wizard
El Ad Hoc Reports Wizard es una herramienta interactive que le permite a los
usuarios crear una cantidad de reportes ilimitados de clientes basados en la
información obtenida de la base de datos del Intuitive ERP . La clave real para
el poder de este producto es que ninguna base de datos , duda de construcción,
nombre de campo, o conocimiento de programación es requerido para tomar
total ventaja del las características de esta herramienta . Todo lo que se necesita
hacer para crear un reporte de cliente es navegar dentro del Intuitive para
seleccionar campos de datos de forma individual , posesionarlos en los reportes
como columnas , adicionar campos calculados identificación de grupos, y
acomodar de acuerdo a sus preferencias y crear reportes puntualizados un filtro
de información dinamica.
Para mayor información del Reporte Ad Hoc Report Wizard refierase al capitulo
de soporte de decisión en este manual
Reporte de Matriz de Ofertas
El reporte “Matriz de Ofertas” le permite listar todas las matrices de ofertas que
han sido ingresadas. Puede utilizar este reporte como una auditoría para las
matrices de precios y/o para hojas de precios de un proveedor en específico.
Puede imprimir matrices de ofertas para un artículo o proveedor en particular
Etiquetas de correos – Proveedores
El reporte “Etiquetas de correos – Proveedores” le permite imprimir etiquetas de
correos para los proveedores en su sistema. Este reporte, el cual puede ser
utilizado con Avery Labels ·5162, imprime etiquetas de direcciones para todos los
proveedores seleccionados usando la información de la etiqueta Direcciones OC
la cual se encuentra en la Ficha del Proveedor.
47
Puede seleccionar etiquetas para todos los proveedores o sólo para un
proveedor específico, y también para proveedores activos o inactivos.
Listado de Proveedores
El reporte “Listado de Proveedores” le permite imprimir una reporte de los
proveedores actuales dentro de su sistema. Debería revisar este reporte
después de que usted ha ingresado todos los proveedores al Intuitive ERP para
auditar la exactitud de la información.
Puede seleccionar todos los proveedores o sólo un proveedor específico, y
proveedores activos o inactivos.
Puede ordenar el listado de proveedores por nombre o por código del proveedor
48
Reporte de Ordenes de Compra Planeadas Convertidas
El reporte “Ordenes de compra planeadas convertidas” le permite listar todas las
órdenes de compra planeadas que han sido convertidas a órdenes de compra
liberadas.
Podría seleccionar las órdenes de compra para un proveedor, artículo, familia de
productos, comprador o rango de fechas específicos. También podría
seleccionar los datos usando un código de orden de compra planeada o un
código de orden de compra.
Compromisos de Ordenes de Compra
El reporte “Compromisos de órdenes de compra” muestra un reporte de
antigüedad de órdenes de compra abiertas. Este reporte le permite ver el monto
en dólares que usted ha comprometido a órdenes de compra abiertas.
El criterio de selección le permite ver los compromisos de todos los proveedores
o sólo de un cliente en específico. La Fecha de Vencimiento se predetermina con
la fecha del día de ayer. La Fecha final del periodo uno, se predetermina al último
día de la semana, mes o trimestre, basado en el periodo de selección que
especifique en la parte inferior de la forma. Los periodos de selección pueden
ser: diario, semanal, mensual, trimestral.
49
50
This report is intended to
be used as an audit
report on open purchase
orders.
Detalles de Ordenes de Compra
El reporte “Detalles de Ordenes de Compra” muestra toda la información
perteneciente a una orden de compra actual. Puede utilizarlo para ver tantos
datos de órdenes de compra como lo desee. Puede mostrar una orden de
compra específica o todas las órdenes de compras abiertas. El campo Tipo de
Partida le permite especificar el tipo de partidas que desea ver.
Una vez que ha ingresado la información de la orden de compra que desea ver,
entonces ahora puede limitar el reporte por código de proveedor, estado o por un
comprador específico.
Para reportar todas las órdenes de compra de una artículo específico, primero
seleccione un tipo de partida de artículo. Podría seleccionar un código de artículo
en el campo Código de Artículo.
If you need to reprint a
purchase order after it
has already been
printed, use the PO
Reprint report.
Imprimir Ordenes de Compra
El reporte “Imprimir Ordenes de Compra” el permite imprimir órdenes de compra
que han sido ingresadas pero no han sido impresas todavía. La opción de
“código de barras” en la forma selectora le permite escoger si quiere imprimir
códigos de barra en las órdenes de compra.
Este reporte imprimirá una orden de compra específica, todas las órdenes de
compra de un proveedor, todas las órdenes de compra dentro de un específico
rango de fechas o todas las órdenes de compra que no han sido impresas
todavía.
Seleccione la opción “Imprimir pie de página” en la forma selectora si es que
desea imprimir los pies de página ingresados en el Explorador de Controles
Maestros – carpeta de Compras – Encabezados y Pies de página, en la parte
inferior de la orden de compra
51
Etiqueta de Empaque Maquila
Este reporte es usado para acompañar una orden que ha sido embarcada hacia
afuera para un proceso fuera de planta, El código de la orden de compra ,
código de la orden de trabajo e información de ruteo es desplegado en este
reporte
Nota: Este reporte es acceso de el menu de Reportes de Compras y esta
disponible solo para ordenes de compra existentes fuera de planta .
52
Reimprimir Ordenes de Compra
El reporte “Reimprimir Ordenes de Compra” le permite reimprimir una orden de
compra después de que ya haya sido impresa anteriormente. La opción “Etiqueta
como Reimpresión” en la forma selectora de este reporte le permite escoger si
quiere imprimir la palabra “Reimpresión” en la parte superior de la orden de
compra. Este reporte puede ser útil si una orden de compra se pierde y el
proveedor pregunta por un reemplazo.
La opción “Sólo cantidad pendiente” le permite reimprimir las órdenes de compra
mostrando solo las cantidades pendientes. Los artículos y las cantidades que ya
han sido recibidas serán excluidas de la reimpresión de orden de compra cuando
esta opción es seleccionada.
Otras opciones de la forma selectora le permiten especificar un rango de códigos
y de fechas de órdenes de compra. Esto puede ser útil si su impresora se atasca
y falla al imprimir correctamente un número de órdenes de compra. Por ejemplo,
si una falla ocurre en la OC 3001 y usted no se entera hasta la OC 3025,
entonces podría correr Reimprimir Ordenes de Compra utilizando el rango de
códigos de OC de la 3001 a la 3025 para poder reimprimir todas esas órdenes.
53
Revisiones de Ordenes de Compra
El reporte “Revisiones de Ordenes de Compra” le permite imprimir alguna
revisión de una orden de compra que haya sido ingresada al sistema. Este
reporte puede mostrar revisiones de una orden de compra específica, todas las
revisiones de órdenes de compra de un proveedor, todas las revisiones dentro
de un cierto rango de fechas
54
This report is used
primarily for comparing
vendor performance.
Análisis del Proveedor
El reporte “Análisis del Proveedor” imprime un análisis del funcionamiento del
proveedor incluyendo precio, calidad e información de entrega. Tenga en mente
que este reporte sólo puede mostrar datos que hayan sido ingresados en el
sistema. De tal manera que si desea ver información específica, debe de ser
empeñoso en el ingreso de información detallada en las formas Recibos de OC,
Inspección de OC y Registros de Facturas CxP.
Puede ver el reporte “Análisis del Proveedor” para un proveedor específico o
para todos los proveedores con un estado activo o inactivo. La fecha de Rango
de Recibos de Ordenes de Compra limitará el reporte a solo aquellos recibos de
órdenes de compra realizadas dentro del rango que especifique.
Puede ordenar la información por código del proveedor o por nombre del
proveedor.
55
Listar recibos de órdenes de compra
El reporte “Listar recibos de órdenes de compra” es un reporte utilizado para ver
recibos realizados de órdenes de compra. Este reporte le permite auditar la
actividad conducida por parte de la forma “Recibos de OC”. También puede ser
utilizado como un diario de compras por meses con propósitos de auditoría.
El criterio de selección de este reporte le permite ver recibos específicos de
proveedores, órdenes de compra o recibos que se encuentren dentro de un
rango de fechas especificado. También podría escoger ver solamente recibos de
un particular código de artículo, cuenta de gastos, orden de compra o todas las
órdenes recibidas de un empleado específico.
El reporte puede ser agrupado por código de proveedor, fecha de recepción,
referencia (artículo, cuenta de gastos u orden de trabajo) ó pueden simplemente
ser clasificados por código de orden de compra.
56
Viendo e Imprimiendo Reporte de CxP
Los siguientes reportes estan relacionados al ciclo de Compras y pueden ser
encontrados dentro del menu de Finanzas o Contabilidad.
Auditoría 1099
El reporte “Auditoría 1099” lista todos los proveedores que deberían tener una
forma 1099 impresa. Este es proporcionado para poder auditar la exactitud de
los registros en caso de que necesite arreglar algún problema antes de imprimir
las formas 1099. Puede utilizarlo también para determinar si un proveedor en
específico que necesite un 1099, o cuales de todos los proveedores tienen la
cantidad mínima para esta forma.
Como parte del criterio de selección, debe suministrar el monto mínimo pagado
AAF. Intuitive ERP no proporciona automáticamente estos datos conforme
cambia la tasa de cambio de dólar anualmente.
El reporte “Auditoría 1099” puede ser ordenado por código de proveedor o
nombre del proveedor.
Imprimiendo la Forma 1099
El Imprimir el reporte de la forma 1099 le permite imprimir las formas de los
impuestos federales 1099 para los Proveedores que satisfagan el criterio de
año a la fecha y que tengan una Bandera 1099 verificada en si Tarjeta de
Proveedor
If a vendor fits the criteria
and needs a 1099, the 1099
Flag should be checked in
the Vendor Card.
Asegurese de cargar la impresora con la Forma 1099 antes de imprimir el
reporte correspondiente e imprimala desde cliente NT usando una impresora
laser
La 1099 es una forma de IRS que debe enviar una vez al año a los proveedores
que han recibido un un pago minimo de un dolar al año. El minimo dólar pagado
es demandado federalmente cada año.Todos los proveedores a quieres pago el
minimo monto o mas en un año, y quieren tenga la Bandera 1099 revisada en la
Tarjeta de Proveedor tendrá una 1099 impresa.
Nota: Para cada 1099 que usted envie a sus proveedores , recuerde el llenar la
1096 correspondiente para enviarla al IRS.
57
Actividad CxP
El reporte “Actividad CxP” despliega actividad de facturas y pagos. Estos datos
incluye un mezcla de información de datos de facturas, cheques, descuentos y
saldos vencidos. Puede usar este reporte para ver si una factura específica ha
sido pagada ingresando el código de la factura en la forma selectora.
Este reporte puede mostrar la actividad de facturas y pagos de todos los
proveedores o de un juego específico de proveedores. Puede limitar el reporte
ingresando códigos específicos de proveedores o de facturas, un código de
aprobación o un rango de fechas de facturas. El reporte puede ser clasificado por
código de factura o fecha de factura.
Antiguedad de CxP
Los reportes de la antiguedad de las CxP despliega los registros de las cuentas
por pagar. Usted puede definir el numero de dias usados para cada grupo
ingresando un valor en el campo de Dias Por Ciclo. Este campo tiene valores
predeterminados de vencimiento de deudas , 30, 60, y 90 dias.
El reporte el muestra facturas con deudas vencidas de uno, dos o tres ciclos
vencidos . El sistema calculará estos grupos basados en decisiones que usted
tome en la forma de selector, recordando la antiguedad de la fecha, ciclo de
duración, o en todo caso donde la antigüedad deba ser basada en la fecha de la
factura o la fecha de vencimiento de pago .
Usted puede elegir el ver los registros de CxP de todos sus proveedores o de
un proveedor en especifico. Si usted selecciona la Opción de Solo Moneda
Local , el reporte incluira solo las cuentas antiguas en su moneda local. Si esta
opción no es seleccionada , el reporte incluira la antigüedad de todas las
cuentas sin tomar en consideración el tipo de moneda. Al escoger la Moneda en
la parte inferior de la forma d Selector , usted podra escoger ya sea moneda
58
foránea la cual dsplegará en la antiguedad de cuentas en la moneda facturada o
en su moneda local .
The
Reverse
Subsequent Payments
option reverses (for
the purposes of the
report
only) any
payments made after
the
aging
date
specified.
La opción de Revertir Pagos Subsecuentes el la forma de Selector le permite
revertir el reporte de Post fecha. Por ejemplo. Si usted ingresa Enero 1ro
como la fecha de antiguedad y selecciona la opción de Revertir Pagos
Subsecuentes cualquier pago hecho desde Enero 1ro. No sera incluido en el
reporte. Si esta opción no es seleccionada , entonces los grupos seran
calculados en la fecha de antigüedad que usted ingrese, pero todos los pagos
(incluso aquellos hechos después de la fecha de antigüedad ) serán incluidos en
el reporte.
Antigüedad de saldos CxP
El reporte “Antigüedad de saldos CxP” despliega los registros de cuentas por
pagar abiertas en un formato de bloques. Podría definir el número de días
usados para cada bloque ingresando un valor en el campo Días por ciclo. Este
campo se predetermina a valores vencidos actuales, 30, 60 y 90 días.
El reporte muestra facturas actualmente vencidas, de un ciclo pasado, de dos
ciclos pasados y de tres ciclos pasados. El sistema calculará estos bloques
basándose en las opciones que usted realice en la forma selectora relacionadas
con la fecha de antigüedad de saldos, duración de ciclo o si la antigüedad de
saldos será basada en la fecha de factura o la fecha vencida de pago.
Puede escoger ver registros de CxP de todos los proveedores o de un solo
proveedor en específico. Su selecciona la opción “Sólo moneda nacional”, el
reporte incluirá solo la antigüedad de cuentas de moneda nacional. Si esta
opción no es seleccionada, el reporte incluirá antigüedad de saldos de todas las
cuentas independientemente del tipo de moneda. La opción “Moneda” en la parte
inferior de la forma selectora le permite escoger si la antigüedad de divisas
extranjeras debería de ser desplegada en la moneda facturada o en moneda
nacional.
La opción de la forma selectora “Invertir pagos siguientes” lo habilita a invertir los
reportes pos - fechados. Por ejemplo, si usted ingresa 1 de Enero como la fecha
de antigüedad de saldos y selecciona la opción “Invertir pagos siguientes”,
cualquier pago realizado desde el 1 de Enero no será incluido en el reporte. Si
esta opción no es seleccionada, entonces los bloques serán calculados basados
en la fecha de antigüedad de saldos que ingrese, pero todos los pagos (aún
59
aquellos realizados después de la fecha de antigüedad de saldos) serán
incluidos en el reporte
Detalles de Facturas de CxP
El reporte “Detalles de Facturas de CxP” le permite ver información detallada
relacionada con las facturas. Este reporte muestra información de las partidas de
artículos de las facturas (incluyendo algunos notas de débito relacionadas), y lista
las cuentas cargadas y abonadas por la transacción.
Puede seleccionar todas las facturas de CxP actuales de su sistema o limitar el
reporte para que muestre solo aquellas facturas con códigos de facturas,
cuentas de LM, OC relacionadas o estado de facturas específicas.
Adicionalmente, puede limitar el reporte a que muestre solo aquellas facturas
que caigan dentro de un rango específico de fechas de facturas o de LM.
Puede escoger si tener los datos ordenados por código del proveedor, nombre
del proveedor, código de factura o fecha de factura. Puede agruparlo por código
de lote, código de proveedor, código de orden de compra o nombre del
proveedor.
Imprimir cheques y Reimprimir cheques
El reporte “Imprimir cheques” imprime todos los cheques creados por la
operación “Procesar cheques” y tiene el formato para utilizar formas de cheques
estándar de negocios.
El talón del cheque tiene espacio suficiente para imprimir 13 códigos de facturas,
para identificar las facturas que están siendo pagadas. Si tiene un cheque que
tiene como referencia más de 13 facturas, el sistema automáticamente anulará
60
el primer cheque pero imprimirá los primeros 13 códigos de las facturas en el
talón del cheque e imprimirá el resto de las facturas en la remisión del segundo
cheque.
Como medida de precaución, los cheques sólo pueden ser impresos una sola
vez por medio de este reporte. Si tiene algún problema con la impresora, o
necesita volver a imprimir un cheque por cualquier razón, utilice el reporte
“Reimprimir cheques”.
Registro de cheques
El reporte “Registro de cheques” le permite ver el estado de pago de CxP
cheques. Podría reportar pagos realizados por una factura o tipo de pago
específico, o también para facturas pagadas en un rango de fechas específico.
La opción “Mostrar Detalle” de la forma selectora le permite tener un reporte que
muestre todas las facturas pagadas por cheques, así mismo como los datos del
monto total del pago.
Puede agrupar los datos del reporte por código de proveedor, nombre del
proveedor, fecha de cheque o número de cheque. Puede ver los datos en
moneda nacional o en la moneda en el cual el pago fue realizado
Auditoría de corrida de cheques
El reporte “Auditoría de corrida de cheques” imprime un registro de todas las
facturas seleccionadas a pagar. Este reporte le permite auditar los pagos que
usted va a realizar antes de correr la operación “Procesar Cheques”. Debería de
correr la operación “Seleccionar Pagos” y después revisar los pagos utilizando
este reporte antes de que correr la operación “Procesar Cheques”.
El reporte puede mostrar todas las facturas que están siendo pagadas o puede
mostrar las facturas pagadas de un banco o un proveedor específico.
Para agregar o remover una factura de la lista de facturas a ser pagadas, o para
modificar el monto de pago o de descuento, utilice la forma “Pagos Parciales”.
Después de que haya realizado todos los cambios que necesitan los pagos,
vuelva a correr este reporte por última vez.
61
Imprimir Nota de Débito
Cuando tiene notas de débito que necesitan ser enviadas a un proveedor, puede
utilizar el reporte “Imprimir notas de débito”. Este reporte imprimirá las notas de
débito que hayan sido ingresadas al sistema a través de la forma “Nota de débito
miscelánea”.
En la forma selectora tiene la opción de imprimir todas las notas de débito o sola
una en particular, todas las notas de débito correspondientes a un
proveedor o todas las notas de débito correspondientes a un rango de fechas
específico.
62
Análisis de pagos con días de flotación
El reporte “Análisis de pago con días de flotación” lista todos los cheques a pagar
por fecha de cheque y por número restante de días de flotación. Estos son el
número de días entre el tiempo que usted paga y factura contra el tiempo en que
se estima que el cheque sea cobrado y clareado en el banco.
63
El reporte sólo participa en la cuenta de días de flotación si ellos han sido
ingresados en la Ficha del Proveedor. Es un estimado de la fecha en que los
cheques serán cobrados y clareados.
Puede ver todos los cheques a pagar a través de este reporte o cheques en
particular que usted quiera revisar. Puede limitar el reporte ingresando un código
de banco particular, código de proveedor, rango de número de cheques y rango
de fechas estimadas de clareo.
Reporte de Variación de Precio de Compra
El reporte “Variación de precio de compra” puede mostrar las variaciones de
compra o de facturas de su sistema.
Una variación de compra es una VPC temporal que contabiliza la diferencia entre
el precio de un artículo de una orden de compra y su valor contable. Las
variaciones de precio de compra son utilizadas solo para artículos que utilizan el
costo estándar. Estas variaciones son creadas como sea necesario cuando una
orden de compra es realizada. Cuando la factura es recibida y relacionada, son
reemplazadas por una factura de variación de precio de compra por la diferencia
entre el valor contable y el precio de la factura.
64
Una variación de factura es una VPC que contabiliza la diferencia entre el precio
de un artículo y el precio de su factura. Los tres tipos de costos (promedio, último
y estándar) utilizan variaciones de factura. Estas variaciones son creadas así
como sea necesario por el sistema en el momento en que las facturas son
relacionadas a los recibos utilizando la forma “Registros de facturas CxP”.
Listado de CxP recurrentes
El reporte “Listado de CxP recurrentes” le permite imprimir un listado de los
pagos de CxP recurrentes que haya establecido en su sistema.
Puede seleccionar datos de todos los pagos recurrentes o de un pago en
particular, de todos los proveedores o de uno en particular y de todas las cuentas
de LM o sólo de alguna en particular.
Puede ordenar el reporte por código del proveedor, nombre del proveedor o por
código de pago recurrente.
Facturas no Correspondientes
El reporte “Facturas no correspondientes” le permite listar las facturas que no
han sido relacionadas a un recibo. Intuitive recomienda que usted revise este
reporte al final de mes para que llamen su atención todas las facturas del
sistema que necesitan todavía ser relacionadas.
Nota: Las transacciones de LM no escriben un abono de CxP por el monto de la
factura abierta hasta que la factura es relacionada a un recibo (el monto del
recibo restará en Clareo de CxP hasta que sea relacionada a la factura).
65
Recibos no Correspondientes
El reporte “Recibos no correspondientes” le permite listar los recibos que no han
sido relacionados todavía a una factura. Intuitive recomienda que revise este
reporte al final de mes para que llamen su atención todos los recibos del sistema
que necesitan todavía ser relacionadas.
Nota: Las transacciones de LM no escriben un abono de CxP por el monto de la
factura abierta hasta que el recibo es relacionada a una factura (el monto del
recibo restará en Clareo de CxP hasta que sea relacionada a la factura).
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Index
1099 audit report .......................... 46
1099 forms, printing ..................... 46
Address changes, on POs ........... 10
Aging
AP report .................................. 47
AP activity report .......................... 46
AP handwrite
form for .................................... 27
AP invoices
deleting lines on ....................... 31
detail report .............................. 47
discounts .................................. 24
header data tab ........................ 23
invoice lines tab ....................... 23
misc lines ................................. 23
overview of ............................... 23
partial payments....................... 25
revaluing foreign currency
payables .............................. 28
AP records
purging ..................................... 31
Auditing
list of vendors ........................... 40
PO receipts .............................. 45
Audits
check run ................................. 49
Average costing ........................... 34
inventory valuation ................... 34
Avery labels
vendor mailings ........................ 39
Balances due
AP activity report ...................... 46
Barcodes
purchase orders ....................... 42
Bids
matrix maintenance ................. 10
report on................................... 39
Buy cycle, overview of .................... 5
Check register .............................. 48
Check run audit report.................. 49
Checks
handwriting............................... 27
preparing for printing ................ 26
printing and reprinting .............. 48
register ..................................... 48
voiding...................................... 29
Convert planned PO to PO .......... 11
Converting
planned purchase orders, report
on......................................... 40
recurring AP payments ............ 26
Corporate addresses
vendor card .............................. 10
Credit memos
from vendors ............................ 28
Currencies
overview of foreign currency
transactions ......................... 36
quote method ........................... 38
Days to pay
AR ............................................ 32
Debit memos
creating .................................... 28
printing ..................................... 49
Deleting
AP invoices .............................. 31
purchase orders ....................... 31
vendors .................................... 30
Direct quote, currencies ............... 38
Discounts
AP payments ............................ 24
Euro .............................................. 36
Expenses
purchase order line items for ... 14
Flags
AP history ................................. 31
Float analysis, on payment ........... 50
Foreign currencies
purchase orders ....................... 37
purchasing,overview of ............ 36
quote method ........................... 38
revaluing accounts payable ...... 28
vendor information ................... 37
GLTs
AP invoice, last costing ............ 35
average costing, AP invoices ... 34
check preparation .................... 27
handwritten checks .................. 27
purchase order receipts ........... 20
standard costing, AP invoices,
standard costing .................. 34
standard costing, PO receipts .. 33
unmatched invoices ................. 51
unmatched receivers ................ 52
Handwriting checks ...................... 27
Home address, vendor card ......... 10
Implementing Intuitive ERP
adding vendors ........................... 8
Indirect quote, currencies ............. 38
Inventory
average cost, calculation of...... 34
costing reports.......................... 35
purchase order line items for ... 13
Invoices
AP detail report ........................ 47
AP, standard costing ................ 33
1
deleting lines on ....................... 31
matching delivery lines to AP
invoices................................ 23
payment activity ....................... 46
to be paid ................................. 49
unmatched, report on ............... 51
Invoicing
AP ……. ................................... 23
Labels
vendor mailings ........................ 39
Last costing
purchased items ...................... 35
Line items
purchase orders, for expenses 14
purchase orders, for inventory . 13
purchase orders, for WOs ....... 14
Mailing labels
vendors .................................... 39
Matching lines
AP invoices .............................. 23
Material burden costs ................... 36
Month end tasks
auditing PO receipts................. 45
Outplant work orders .................... 14
Overhead on materials ................. 36
Partial payments on AP invoices .. 25
Payment float analysis ................. 50
Payments
AR terms .................................. 32
payment select ......................... 24
Planned POs
converting to POs .................... 11
PO addresses, vendor card ........... 9
PPVs
AP report on ............................. 50
foreign currency ....................... 37
purchased items ...................... 33
Printing
1099 forms ............................... 46
checks ...................................... 48
debit memos ............................ 49
headings and footings on
purchase orders .................. 42
purchase orders ....................... 42
Process checks
creating check records............. 26
Purchase order receipts
overview of ............................... 20
viewing line settings ................. 21
Purchase orders
commitment report ................... 41
deleting .................................... 31
detail report .............................. 42
entering receipts for ................. 20
header information ................... 13
line items, for expenses ........... 14
line items, for inventory ............ 13
line items, WO related.............. 14
overview of ............................... 12
print .......................................... 42
receipt listing ............................ 45
report on released (converted) . 40
reprinting .................................. 43
viewing revisions ...................... 44
Purging
AP records ............................... 31
receivers................................... 31
Quote method, currency ............... 38
Receipts
entering for purchase orders .... 20
purchase order report .............. 45
Receivers
purging ..................................... 31
unmatched, report on ............... 52
Receiving
purchase orders ....................... 20
Recurring
AP payments, converting ......... 26
AP payments, creating ............. 25
AP payments, report on ........... 51
Regions, foreign currency............. 37
Releasing
planned POs ............................ 11
Remit to addresses, vendor card ... 9
Reports
foreign currency ....................... 37
Reprinting
checks ...................................... 48
purchase orders ....................... 43
Revaluing
accounts payable ..................... 28
Revisions
viewing for purchase orders ..... 44
Standard costing
AP invoices .............................. 33
purchased items ....................... 33
Taxes
1099 audit report ...................... 46
1099 form print ......................... 46
Terms
AR ................................................
………………………………...3
2
Three-part checks ........................ 26
Two-part checks ........................... 26
Unmatched invoices
AP report on ............................. 51
Unmatched receivers
AP report on ............................. 52
Variances
2
AP invoices, standard costing .. 34
positive versus negative........... 33
standard costing and PO receipts
............................................. 33
Vendor analysis ............................ 44
Vendor card
corporate and home address ... 10
header and main vendor data .... 9
overview of ................................. 8
PO addresses tab ...................... 9
remit to addresses ..................... 9
Vendor listing................................ 40
Vendors
adding and maintaining .............. 8
bids........................................... 10
deleting ..................................... 30
performance report .................. 44
report on ................................... 40
Voiding
checks ...................................... 29
checks and PPVs for foreign
currency ............................... 37
Work orders
purchase order line items for ... 14
3